MÅLAFTALE 2016-18 CENTER Økonomi og IT ANSVARLIG CHEF Carsten Pedersen AFTALE INDGÅET AFTALEPART 9. juni 2016 Direktionen STRATEGISK AFSÆT bidrager i 2016-18 til realiseringen af følgende strategiske målsætninger og politisk vedtagne indsatser:
FORMÅL Målaftalerne har samlet set til formål, at... tydeliggøre den effekt, som vi ønsker vores arbejde skal have for kommunens borgere og bruge det som drivkraft for både udvikling og drift... skabe sammenhæng mellem byrådets strategiske målsætninger og prioriteringerne hele vejen ned i organisationen, herunder at: omsætte de indsatser og effekter, der er defineret i udvalgsstrategierne, til konkrete handlinger og mål give et overblik over det samlede målbillede for hele organisationen - både horisontalt og vertikalt... fungere som ramme for den løbende ledelsesdialog, læring og opfølgning på resultater. PRINCIPPER Aftalerne skal udfyldes og anvendes i overensstemmelse med kommunens styringsprincipper... effektbaseret, ved at: det strategiske afsæt er tydeligt, den ønskede effekt er omdrejningspunkt i planlægningen, og effekten skal være målbar (kvantitativt eller kvalitativt).... tillid og ansvar, ved at: aftalen bruges som grundlag for dialog med den politiske ledelse, der er plads til faglige vurderinger og forvaltning af ramme, og udmønte sig i målaftaler for samtlige centre.... strategisk styring - lokal ledelse, ved at: ejerskabet ligger hos direktion og chefgruppe, der er tilstrækkelige frihedsgrader i processen, og der iværksættes understøttende initiativer på tværs af organisationen.... systematisk opfølgning, ved at: udpege et entydigt ansvar for koordinering og afrapportering, være smidig og muliggøre korrigerende handlinger, og skabe fælles referenceramme og terminologi. 2
KOORDINERENDE ROLLE 3
Andet Indsats Titel baseret styring Ophav Understøttende administrativ indsats Organisationen har en ambition om at tilgå løsningen af kerneopgaven på struktureret vis gennem strategiske prioriteringer og en effektbaseret tilgang til styring med et tværgående sigte. Indsatsen knytter sig til det igangværende arbejde med at udvikle og implementere en effektbaseret styringsmodel i Guldborgsund Kommune, som indebærer: Beskrivelse at der defineres mål for den ønskede virkning af indsatsen, baseret på faglig indsigt og ud fra en vurdering af årsags- og virkningssammenhæng at der sker en systematisk vidensopbygning, som sætter os i stand til at vurdere, om iværksatte indsatser har den ønskede virkning overfor borgerne, at læringen medfører nødvendige tilpasninger af indsatsen. Dialog om mål og opfølgning på alle niveauer i organisationen er omdrejningspunktet for den effektbaserede styring. Afsæt Koblingen mellem strategiske beslutninger og en effektbaseret tilgang til opgaveløsningen sammenhold med økonomiske prioriteringer skal sikre, at kerneopgaven løses underforstået at der skabes mest muligt værdi hos borgere, virksomheder og samfund. Målgruppe Medarbejdere Ledere Politikere Aktiviteter tilrettelægges og styres med udgangspunkt i, at opnå størst mulig virkning hos borgerne Medarbejdere og ledere skal opleve det som meningsfuldt og motiveres af at bidrage til løsning af den fælles kerneopgaven. Der prioriteres på tværs af hele organisationen og der er en fælles ansvarlighed for opgaveløsningen. Der evalueres systematisk på driften gennem løbende opfølgning, og erfaringer omsættes til ny praksis. Organisering Leveringen af bidrag til indsatsen vil i første omgang stort set alene skulle ske fra. Øvrige centre/institutioner vil dog successivt blive involveret i forbindelse med at de respektive indsatser bliver udviklet. Økonomi Ressourceallokeringen til de respektive bidrag foretages indenfor Centrets nuværende ressourcer/økonomi. 4
EGNE BIDRAG 5
Indsats Titel baseret styring Ophav Understøttende administrativ indsats Koordinator Indenfor den tidsmæssige ramme af målaftalen, er den fortsatte udrulning af effektbaseret styring, hovedsageligt fokuseret omkring følgende fire delindsatser: 1) Udbredelse af effektkæden som arbejdsredskab Centret vi igennem facilitering, undervisning m.m., medvirke til at implementere arbejdsmetoden i bund på de respektive fagområder 2) Etablering af en systematisk evalueringskultur Skabe rammerne for en systematisk evalueringskultur, med det formål, at styrke betingelserne for vidensopsamling, læring og udvikling i hele organisationen og på tværs af organisationen. 3) Implementering af effektbaseret økonomistyring Der skal udarbejdes løsninger på, hvordan den effektbaserede økonomistyring konkret kan operationaliseres, herunder: - integration mellem strategi- og budgetproces for den kommende byrådsperiode, - revision af budgetmateriale, koncept for budgetopfølgning og procedurerne omkring regnskabsudarbejdelse, Beskrivelse - udvikling af effektbaserede tildelingsmodeller og incitamentsstrukturer, - skabe mere tydelig sammenhæng mellem ressourceanvendelse, aktiviteter, resultater og effekt. - bidrage til prioriteringsbeslutninger og effektivitetsovervejelser, samt - Eksplicitte budgetforudsætninger og fokus på reelle afvigelsesforklaringer. 4) Ledelsesinformation Der skal udvikles en systematik i tilvejebringelse og præsentation af relevante, valide og aktuelle ledelsesunderstøttende data, som: - medvirker til at kvalificere den politiske betjening, - bidrager til dialog og beslutningstagen om fremadrettede strategier og løsninger, - er tilpasset styringsbehovet på de forskellige ledelsesniveauer, således at informationerne skaber grundlag for at foretage opfølgning, evaluering og korrigerende handling, - tilgodeser direktionens og chefgruppens behov for overblik og muliggør tværgående prioriteringer, samt - understøtter kommunens nye målaftalekoncept således at valgte måleparametre og milepæle for effekt præsenteres i sammenhæng med økonomi, aktivitetsdata og resultater. 6
Andet De beskrevne delindsatser er alle elementer af det igangværende arbejde med at udvikle og implementere en effektbaseret styringsmodel i Guldborgsund Kommune. Det er hensigten, at delindsatserne tilsammen skal: Afsæt skabe et tydeligt fokus på borgernes behov og gøre effekten af indsatsen til omdrejningspunkt for planlægning, eksekvering, opfølgning og evaluering, tegne en rød tråd, både vertikalt og horisontalt, gennem hele organisationen, som øger sammenhængs- og forklaringskraften etablere en fælles terminologi og metodisk tilgang for alle i kommunen, samt give grundlag for en tværgående og langsigtet prioritering på både politisk og administrativt niveau. Dermed understøtter indsatsen strukturen i vores måde at tilgå kerneopgaven og indfrielsen af byrådets strategiske målsætninger. Problem Den nuværende styring er i høj grad præget af fokus på budgetoverholdelse. Fremover skal der styres på både økonomi, aktivitet og effekt, dvs. helhedsorienteret styring. Der skal skabes sammenhæng mellem Strategi Budget. Målgruppe Alle ledere og medarbejdere i kommunen Byråd og fagudvalg Hvordan ressourcer, aktiviteter, og ydelser/produkter hænger sammen, samt hvordan disse forventes at bidrage til at opnå de ønskede effekter på de respektive områder. Bedre prioriterings- og udviklingsgrundlag for beslutningstagerne dvs. synliggørelse af: hvilke aktiviteter og/eller indsatser de kan prioritere imellem, hvis der er krav eller ønske om at styrke effekten på et givent område. hvilke områder indsatsen er mangelfuld på, og hvor der med fordel kan udvikles nye aktiviteter eller produkter, hvis der skal opnås en given effekt Parametre Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler Milepæle Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler Organisering Budget og Regnskab Styringsenheden Økonomi Indsatsen vurderes ikke umiddelbart at have konsekvenser for ressourceallokeringen i centret og udgifter forbundet hermed forventes afholdt indenfor de eksisterende budgetter. 7
Rapportering Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler 8
BIDRAG TIL ANDRE CENTRE 9
Bidrag Indsats Titel Guldborgsund Kommune et godt sted at leve Ophav Økonomiudvalget Koordinator Center for Borger og Branding Beskrivelse Vi ønsker at flest mulige får adgang til et hurtigt internet. Det gælder både for virksomheder og for borgere. Vi vil tiltrække flest mulige leverandører, der ønsker at levere bredbånd til Guldborgsund og generelt øge/understøtte samarbejdet mellem leverandører, lokalsamfundet og kommunen. Guldborgsund kommune er som andre udfordret på dårlige netforbindelser. Hvis Guldborgsund kommune fremadrettet skal være et attraktivt sted at bo og arbejde samt have en aktiv erhvervsudvikling, skal der være basal elektronisk infrastruktur til rådighed. Afsæt En velfungerende infrastruktur er en afgørende forudsætning for dels at adressere demografiudviklingen og urbaniseringen i Guldborgsund kommune samt at understøtte den fortsatte vækst. Samtidigt er en velfungerede infrastruktur afgørende for, at kommunen kan levere mange af de velfærdsydelser, der fremover skal kunne tilbydes kommunens borgere. Ved at arbejde med udvikling af såvel fysisk som digital infrastruktur vil Guldborgsund kommune understøtte tilgængeligheden i hele kommunen og derved understøtte en positiv udvikling. Problem Dårlig mobil- og bredbåndsdækning skaber udfordringer for bosætning og erhvervsudvikling Målgruppe Borgere og Erhvervsliv Erhvervslivets rammebetingelser forbedres Rammevilkår for eksisterende borgere og bosætning forbedres Bedre bredbånds- og mobildækning i flere dele af kommunen Parametre Den gennemsnitlige opkoblingshastighed skal være 15 mbit eller derover for 98% af borgerne i kommunen ved udgangen af 2018. Baseret på nøgletal fra tjekditnet.dk. Projektet har fire hovedmilepæle: Milepæle Aktivt hjælp til lokale ildsjæle Reducere barrierer for udbredelse af mobil og trådet bredbånd Kortlægning af bredbåndsdækningen i kommunen Etablere grundlag for investering i infrastruktur 10
Andet Organisering er ansvarlig for gennemførelse af bidraget. Alle kommunens afdelinger/institutioner vil i større og mindre grad blive involveret i leveringen af centrets bidrag Økonomi Ressourceanvendelsen finansieres primært af de afsatte midler til formålet (26.0 mio. jf. budgetforliget 2016) og i mindre omfang Centrets egne driftsmidler Rapportering Der afrapporteres ca. hvert kvartal til henholdsvis Økonomiudvalg samt Direktion 11
Andet Bidrag Indsats Titel Guldborgsund Kommune et godt sted at drive virksomhed Ophav Økonomiudvalget Koordinator Center for Borger og Branding Beskrivelse Afdelingen vil bidrage til at vise mulighederne for lokale virksomheder til at byde ind på offentlige varekøb og tjenesteydelser i hele landet. Indsatsen har også et internt fokus som handler om en fortsat forbedring af Guldborgsund kommunes erhvervsservice og kommunikation omkring offentlige indkøb. Afsæt Indsatsen skal bidrage til udvikling i de eksisterende virksomheder og de muligheder der ligger i offentlige udbud. Det handler om at tage konkurrencen op med andre virksomheder på markederne i ind- og udland, når der udbydes offentlige indkøb såvel nationalt som i EU. Problem Offentlige udbud kan virke uoverskuelige at byde ind på for mindre eller mellemstore lokale virksomheder. Alene mængden af dokumenter og jura i forbindelse med EU-udbud skræmmer virksomhederne væk fra kontrakter der ellers kunne give dem vækst. Målgruppe Erhvervslivet i Guldborgsund kommune. Vækst og jobskabelse i eksisterende virksomheder Guldborgsund Kommune opleves endnu mere erhvervsvenlig. Parametre Antal lokale baserede virksomheder som vinder kontrakter udbudt af offentlige instanser i stat, region og kommune. Milepæle At virksomheder som ønsker at deltage i offentlige udbud ved at de kan hente viden og sparring i afdelingen. Organisering Centrets bidrag leveres af Finans, Indkøb og Forsikring Økonomi Indsatsen varetages inden for eksisterende økonomiske rammer. Rapportering I løbet af hele perioden. 12
Bidrag Indsats Titel Borgerne motiveres til i højere grad at være aktive medspillere via samskabelse og inddragelse i forhold til egen udvikling Ophav Handicap og Psykiatri Koordinator Center for Socialområdet Beskrivelse Teknologien skal medvirke til, at borgere trods funktionsnedsættelse fortsat kan mestre egen livssituation længst muligt i eget hjem. Den skal frigive tid fra rutineprægede opgaver til pleje- og omsorgsopgaver. Og endelig skal velfærdsteknologi være med til at forbedre arbejdsforholdene for vores medarbejdere. Implementere velfærdsteknologi, som kan understøtte, at borgeren i videst muligt omfang kan tilrettelægge sin egen hverdag uden afhængighed af personalemæssig hjælp fra den kommunale pleje Være med til at afprøve og implementere produkter inden for især telekommunikation, overvågning og sanseteknologi Afsæt Den enkelte borger opnår størst mulig selvhjulpenhed, værdighed og livskvalitet Optimere og kvalitetsforbedre vores ydelser, så vi kan levere maksimal velfærd for skattekronerne til borgerne i Guldborgsund Kommune Forbedre arbejdsforholdene, så Guldborgsund Kommune, Handicap og Psykiatri, er en attraktiv arbejdsplads, der kan tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere Problem Der er en stigende behov/ønske om som borger i større udstrækning at være mere selvhjulpen, og derigennem opnå større frihed og dermed øget livskvalitet. Man ønsker som borger at bibeholde sin værdighed, sikkerhed og tryghed. Kommunen står i lighed med andre kommuner over for et stigende pres på velfærdsydelserne samt et faldende udbud af arbejdskraft. Derfor er der et stigende behov for at optimere ressourceanvendelsen herunder at sikre vi anvender de varme hænder hvor det giver størst værdi/effekt for vores borgere. Vigtig for kvaliteten i kommunens service er at arbejdsglæden er stor samt et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø. Teknologierne skal derfor kunne bidrage til at sikre dette. Målgruppe Borgere, medarbejdere og andre samarbejdspartnere At borgere trods funktionsnedsættelse bedre/fortsat kan mestre egen livssituation længst muligt i eget hjem. Frigørelse af tid fra rutineprægede opgaver til pleje- og omsorgsopgaver. Forbedring af arbejdsforholdene for medarbejderne 13
Andet Parametre Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler Afprøvningen og implementeringen af velfærdsteknologi skal: Milepæle tage udgangspunkt i dokumenterede behov munde ud i dokumenteret effekt Senest ved udgangen af 2018 Organisering IT-afdelingen Økonomi Ressourceallokeringen til de respektive bidrag foretages indenfor Centrets nuværende ressourcer/økonomi Rapportering Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler 14
Bidrag Indsats Titel Borgerne skal blive mest muligt selvhjulpne i forhold til sygdom og funktionsnedsættelse Ophav Folkesundhed og Omsorg Koordinator Center for Sundhed og Omsorg Beskrivelse Teknologien skal medvirke til, at borgere trods funktionsnedsættelse fortsat kan mestre egen livssituation længst muligt i eget hjem. Den skal frigive tid fra rutineprægede opgaver til pleje- og omsorgsopgaver. Og endelig skal velfærdsteknologi være med til at forbedre arbejdsforholdene for vores medarbejdere. Implementere velfærdsteknologi, som kan understøtte, at borgeren i videst muligt omfang kan tilrettelægge sin egen hverdag uden afhængighed af personalemæssig hjælp fra den kommunale pleje Være med til at afprøve og implementere produkter inden for især telekommunikation, overvågning og sanseteknologi Afsæt Den enkelte borger opnår størst mulig selvhjulpenhed, værdighed og livskvalitet Optimere og kvalitetsforbedre vores ydelser, så vi kan levere maksimal velfærd for skattekronerne til borgerne i Guldborgsund Kommune Forbedre arbejdsforholdene, så Guldborgsund Kommune, Folkesundhed og Omsorg, er en attraktiv arbejdsplads, der kan tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere Problem Der er en stigende behov/ønske om som borger i større udstrækning at være mere selvhjulpen, og derigennem opnå større frihed og dermed øget livskvalitet. Man ønsker som borger at bibeholde sin værdighed, sikkerhed og tryghed. Kommunen står i lighed med andre kommuner over for et stigende pres på velfærdsydelserne samt et faldende udbud af arbejdskraft. Derfor er der et stigende behov for at optimere ressourceanvendelsen herunder at sikre vi anvender de varme hænder hvor det giver størst værdi/effekt for vores borgere. Vigtig for kvaliteten i kommunens service er at arbejdsglæden er stor samt et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø. Teknologierne skal derfor kunne bidrage til at sikre dette. Målgruppe Medarbejdere, borgere og andre samarbejdspartnere At borgere trods funktionsnedsættelse bedre/fortsat kan mestre egen livssituation længst muligt i eget hjem. Frigørelse af tid fra rutineprægede opgaver til pleje- og omsorgsopgaver. Forbedring af arbejdsforholdene for medarbejderne 15
Andet Parametre Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler Afprøvningen og implementeringen af velfærdsteknologi skal: Milepæle tage udgangspunkt i dokumenterede behov munde ud i dokumenteret effekt Senest ved udgangen af 2018 Organisering IT-afdelingen Økonomi Ressourceallokeringen til de respektive bidrag foretages indenfor Centrets nuværende ressourcer/økonomi Rapportering Under udarbejdelse afventer afdelingernes målaftaler 16
Andet Bidrag Indsats Titel En stærk organisation - lederudvikling Ophav Understøttende administrativ indsats Koordinator Center for Politik & Personale Beskrivelse Lederudvikling, herunder arbejdet med det personlige lederskab, udgør et væsentlig indsatsområde i forhold til at skabe en stærk organisation, og indsatsen indgår således i Direktionens målaftale. s bidrag vil derfor have fokus på følgende: Trivselselementet i det personlige lederskab Løbende opdatering af grundviden, dvs. bruch-up kurser indenfor eks. MED-system, Økonomi og Budget, Guldborgsundmodellen, personalejura m.m. Afsæt Bidraget understøtter den samlede indsats En stærk organisation og er tæt knyttet til ledelsesgrundlag, styringsprincipperne og delindsatsen omkring MED og TRIO en. Problem HR & Arbejdsmiljøs kortlægning af organisationens behov for understøttende indsatser i 2015 viste behov for at arbejde med ledertrivsel (energi, overskud, mening, samarbejde, rammer, grundlæggende kompetencer, m.m.). Der er evidens for at alle disse faktorer har stor betydning for medarbejderes trivsel og den daglige opgaveløsning. Målgruppe Alle ledere i center Økonomi og IT Øge den enkelte leders trivsel gennem kompetencer, samarbejde og relationelle forhold, samt oplevelsen af mening og overskud i arbejdet. Parametre Ledertrivselsundersøgelse ved start og slut LUS samtaler en gang årligt Kvalitative interviews med lederne Leder/Medarbejdernes oplevelse af øget trivsel Milepæle Ledertrivselsundersøgelse ved start (juni 2016) LUS samtaler afholdt årligt (dec/jan) Forløb gennemført kontinuerligt Ledertrivselsundersøgelse (halvårligt) Organisering Bistand fra Center for Politik & Personale. 17
Økonomi Sker inden for den allerede eksisterende normering. Rapportering Der afgives en rapport til direktion/referencedirektør ultimo 2017 og 2018 18
Bidrag Indsats Titel En stærk organisation MED-udvalgene og TRIO en skal være rammen om et udviklende samarbejde mellem ledere og medarbejdere baseret på tillid og ansvar. Ophav Understøttende administrativ indsats Koordinator Center for Politik & Personale Beskrivelse s bidrag vil bestå af følgende: Omsættelse af den nye MED-aftale til praksis. Arbejde med mødepraksis og forberedelse af MED-udvalgsmøder (og personalemøder med MED-status) før, under og efter møderne Sikre at alle medlemmer af MED har en MED-uddannelse Sikre at der leves op til intentionerne i MED-aftalen, så MED giver mening, at vi bruger det rette MED-niveau og at MED involveres korrekt Sikre at der arbejdes med forebyggelse af sygefravær og at trivslen fortsat er høj gennem målrettede og tilpassede indsatser. Center-MED skal som arbejdspladsens samarbejdsorganer beskæftige sig med arbejdsmiljø, fastholdelse og trivsel. Der arbejdes med hvordan TRIO en kan støtte op i den nære hverdag med fokus på det mest optimale samarbejde og bedste løsning af kerneopgaven. Udvide antallet af trivselsmålinger til 2 hvert år. Afsæt Bidraget understøtter den samlede indsats En stærk organisation og er tæt knyttet til arbejdet med indsatsen i forhold til lederudvikling og ledertrivsel, da MED-systemet og TRIO en også kan kvalificere ledelsens opgaveløsning. Problem Den nye MED-aftale som trådte i kraft i januar 2016 skal omsættes til praksis for at give mening. Center MED og de lokale MED-udvalg og personalemøder med MED-status er en vigtig del af den helhedsorienterede trivselsindsats og skal derfor fungere som samarbejdsorgan for at kunne understøtte dette. Målgruppe TRIOerne (Ledere, arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter/ medarbejderrepræsentanter) Medlemmer af MED-udvalg Medarbejdere generelt en af delindsatsen er at fastholde/øge medarbejdernes trivsel og dermed sikre fundamentet for den gode varetagelse af kerneopgaven. Parametre Der er tidligere sendt spørgeskema til MED-udvalgene. Der vil blive fulgt på dette fra HR & Arbejdsmiljø. APV/trivselsundersøgelser og MUS. Der gennemføres trivelsesmålinger 2 gange årligt 19
Andet Sygefravær og medarbejderomsætning Milepæle Ovennævnte bidrag iværksættes i juni 2016 og der vil løbende blive arbejdet med udviklingen af samarbejdet. Den helhedsorienterede trivselsindsats kører indtil januar 2018 Organisering Bistand fra Center for Politik & Personale (HR & Arbejdsmiljø) Økonomi Sker inden for den allerede eksisterende normering. Rapportering Der vil løbende (i ht. bla. CenterMED s årshjul) ske en afrapportering til henholdsvis ledelse, medarbejdere og CenterMED 20