E/F Elefantens Gård Referat af ordinær generalforsamling 2014 Onsdag den 23. april 2014 kl. 19.15 blev der holdt ordinær generalforsamling i E/F Elefantens Gård i fælleslokalet Johan Semps Gade 9, st. tv. For generalforsamlingen forelå følgende dagsorden: a) Valg af dirigent b) Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år c) Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor d) Forelæggelse til godkendelse af budget for det kommende år og prognose for det følgende år e) Forslag fra bestyrelse eller medlemmer Bestyrelsen har fra ejerne af stuelejlighederne i DBG 2 og 4 modtaget følgende forslag: Det foreslås at vedtægternes 3.3 ændres til følgende (ændring er markeret med fed og understregning): 3.3 Ejere af stueejerlejligheder med ejerlejlighedsnumre, 1, 2 13, 67, 68, 28. 29. 39 og 40 har enebrugsret til terrasseareal placeret umiddelbart overfor den enkelte stueejerlejlighed, hvilken brugsret kan opsiges med 30 års forudgående varsel fra opsigelsestidspunktet. Renholdelse, vedligeholdelse og fornyelse af terrassearealet påhviler den enkelte ejerlejlighedsejer. f) Valg af formand for bestyrelsen g) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen h) Valg af suppleanter i) Valg af revisor og suppleant for denne j) Eventuelt Til stede på generalforsamlingen var lejlighed nr. 1, 3, 10, 11, 13, 19, 20, 24, 29, 31, 34, 39, 40, 41, 42, 44, 46, 49, 56, 58, 59, 60, 61, 64, 67, 68, 70, 71, 72, 73 og 77. Lejlighed nr. 2, 5, 8, 12, 18, 25, 28, 36, 37, 38, 43, 45, 47, 48, 50, 52, 53, 54, 57, 62, 66, 74 og 75 var repræsenteret ved fuldmagt, og således var et fordelingstal på 5.950 ud af i alt 8.353 repræsenteret (fælleslejligheden medregnes ikke som repræsenteret, men indgår i det samlede fordelingstal). Herudover deltog administrator Daniel R. Foldager fra CEJ Ejendomsadministration A/S. Ad a) Valg af dirigent Formanden Allan Hauge Nielsen bød velkommen til generalforsamlingen og foreslog Aase Lohmann som dirigent og Daniel R. Foldager som referent, hvilket generalforsamlingen tilsluttede sig. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig for så vidt angik punkterne på dagsordenen. Side 1 af 8
Dirigenten konkluderede, at beslutningerne på dagsordenen kunne træffes ved simpelt flertal. Dog krævede forslag e1 om ændring af vedtægtens 3.3 kvalificeret flertal. Det betød, at to tredjedele af ejerne skulle være repræsenteret på generalforsamlingen og at to tredjedele af de repræsenterede skulle stemme for forslaget. Da to tredjedele ikke var repræsenteret, kunne forslaget vedtages foreløbigt, hvis mindst to tredjedele af de repræsenterede efter både antal og fordelingstal stemte for forslaget. I så fald skulle forslaget vedtages endeligt på en senere generalforsamling, hvor mindst to tredjedele af de fremmødte, efter både antal og fordelingstal, skulle stemme for. Ad b) Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år Formanden henviste til beretningen, der var udsendt til ejerne med indkaldelsen, og tilføjede følgende: Anvendelse af fælleslokalet i JSG 9 st. tv. ( Elefanthuset ) Jeg henviser til bemærkningerne i den skriftlige del af beretningen. Jeg gør opmærksom på, at bestyrelsen har besluttet at forenkle lejeafgiften, så den fremover vil være 350,- kr. uanset om der er tale om et dagsarrangement eller en overnatning Elefantaftener Bestyrelsen ønsker at vi kan fortsætte med at arrangere Elefantaftener, så vi vil endnu en gang opfordre til, at I kommer med gode kontaktmuligheder og emner. Forbrugsaflæsning Jeg henviser til beskrivelsen i den skriftlige beretning. Indvendig vedligeholdelse Heller intet nyt siden udsendelsen af den skriftlige beretning. Elevatorer Det ser desværre ud til at vi kan se frem til problemer med de tre elevatorer, der ikke har fået fornyet dørmaskinen. Telefonabonnement hos TDC vedr. elevatortelefoner Problemet er stadig ikke løst. Bureaukratiet og logistikken fungerer ikke ordentligt hos TDC. Inddækning og reparation af murkroner på 5. sal Intet nyt Oliering af træværk og maling af opgange Under indtryk af omkostningerne ved en generel oliering af alt udvendigt træværk, har bestyrelsen besluttet at begrænse dette års oliering til at omfatte sydvendt og vestvendt træværk, dvs. Johan Semps Gade ind mod gården, David Balfours Gade ind mod gården samt Hammershøis Kai ud mod kanalen. Alle vil blive tilskrevet herom. Udover oliering er det også tiltrængt at der bruges algefjerner. Algesprøjte med væske kan rekvireres ved at skrive til jchristensen4@icloud.com. Det er konstateret, at der enkelte steder er foretaget oliering af terrassegulvene. Dette er ikke hensigtsmæssigt, og er ikke i henhold til foreningens standard. Evt. oliering kræver en helt alternativ behandling. Kontakt Andreas for nærmere information. Side 2 af 8
Overvejelser om der i David Balfours Gade bør være lidt beplantning Vi er jo ikke kommet meget videre, men vi har fået udarbejdet et kommissorium og foreløbigt har vi udpeget følgende medlemmer til arbejdsgruppen: Niels Bang Christensen (DBG 2, 2.th.), Lis Marcussen (DBG 2, 5.), Britta Larsen (DBG 2, 1.th.) og mig selv som formand oprindeligt var det Jane Thomsen, som stod for det. Der er plads til flere, så interesserede er velkomne til at melde sig. Storskrald, papcontainer og ny affaldssortering Intet nyt. Elektronisk post Da vi praktisk talt har email-adresser på alle vil vi fremover som hovedregel gå over til elektronisk post. Der udsendes naturligvis ikke synlige mailinglister (vi bruger bcc), og alle modtager en mail om man er indforstået. Afslag indebærer at man fortsat modtager brevpost. Som oplyst vil det endelige materiale til den årlige generalforsamling altid blive udsendt med postvæsenet. Evt. indkøb af kajakker til fælles brug Som omtalt i den skriftlige beretning ønsker bestyrelsens at erfare generalforsamlingens syn på et evt. indkøb af to kajakker. Prisen er ca. 10.000 kr. pr. stk. Cykler Trængslen i cykelskuret er fortsat et tilbagevendende emne til diskussion. Jeg har ikke flere bemærkninger hertil. Men måske har man i forsamlingen? Cirkelbroen Som det er fremgået af lokalpressen er Københavns Kommune af Landsretten blevet tvunget til at udarbejde en lokalplan for Cirkelbroen. Den skal så sendes i høring hos naboerne. Alle ejere vil blive hørt, og vi har som bestyrelsen ingen særlig vægt. Derfor vil vi henholde os til svarene fra hver enkelt ejer. Bemærkninger og spørgsmål til beretningen: En ejer gjorde opmærksom på, at Enhjørningens Gård havde gjort indvendinger mod etablering af en kajakbro i kanalen. Bestyrelsen var opmærksom herpå, og afventede om broen blev realiseret. Der var i øvrigt ingen indvendinger imod bestyrelsens tanker om at indkøbe to kajakker, hvis broen blev etableret. En ejer fandt pladsen i cykelskurene meget trang og omtalte en mulig løsning med parkering i to etager. Bestyrelsen opfordrede ejer til at sende noget materiale om muligheden til bestyrelsens nærmere vurdering. En ejer gjorde opmærksom på hans idé med at udvide cykelskuret ind mod haven, som han tidligere havde mailet til bestyrelsen. Det gav fordoblet kapacitet til en overkommelig pris. En ejer mente, at mange cykler sjældent blev brugt og med fordel kunne fjernes ellers stilles andre steder. Bestyrelsen oplyste, at der ved en mærkningsrunde blev sat mærkater på 18 cykler, men ca. halvdelen af mærkerne blev fjernet af ejerne, da cyklerne stadig blev brugt. Bestyrelsen håbede i øvrigt, at der kunne opnås enighed med Løvens og Enhjørningens Gård om ad- Side 3 af 8
gang til cykelparkeringen i kælderen. Det er også en mulighed at tænke cykelparkering ind i planerne om forskønnelse af David Balfours Gade. Bestyrelsen fortalte om udfordringerne med ventilationen, og referatet er vedlagt et notat om sagen. Man kan desuden finde lidt om emnet på hjemmesiden. Bestyrelsen fortalte, hvordan emnet var blevet grundigt undersøgt, og et øget sug i systemet var ikke alene løsningen. Den nuværende løsning opfyldte desuden alle myndighedskrav. Bestyrelsen ville vende tilbage, når der var nyt i sagen. En ejer spurgte til status på murkronerne. Bestyrelsen svarede, at murkronerne var blevet inspiceret, og man afventede nu en rapport med nærmere oplysning om omfang og udgift. Hvis bestyrelsen fandt udgiften rimelig, ville arbejdet blot blive sat i gang. Beretningen blev herefter godkendt. Ad c) Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor Administrator Daniel R. Foldager gennemgik årsrapporten for 2013 i hovedtræk og fremhævede de poster, der afveg væsentligt fra budgettet. Årsrapporten, der var uden anmærkninger, udviste efter hensættelser til fremtidigt vedligehold et overskud på 67.360 kr. Der var ingen spørgsmål eller bemærkninger, og årsrapporten blev enstemmigt godkendt. Ad d) Forelæggelse til godkendelse af budget for det kommende år og prognose for det følgende år Formanden gennemgik budgettet for 2014 i hovedtræk og gjorde opmærksom på, at der var budgetteret med en stigning i aconto fællesbidraget på 2,8 procent til 191,31 kr. pr. fordelingstal pr. år. Prognosen for 2015, der var noget mere usikker, udviste en stigning på ca. halvanden procent. Formanden oplyste, at der var nogen tvivl om, hvorvidt foreningen afsætter tilstrækkeligt til de store fremtidige vedligeholdelsesopgaver. Fx kostede en omgang oliering af udvendigt træværk rask væk 6-700.000 kr. Bestyrelsen revurderede løbende situationen og havde i første omgang valgt at hæve den årlige hensættelse fra 170.000 kr. til 200.000 kr. Der var ingen spørgsmål eller bemærkninger, og budgettet blev enstemmigt godkendt inkl. stigning i aconto fællesbidraget til 191,31 kr. pr. fordelingstal pr. år fra 1. januar 2014. Ad e) Forslag fra bestyrelse eller medlemmer e1) Forslag om terrasser, ændring af vedtægternes 3.3 Forslagsstillerne motiverede forslaget. Ønsket var blandt andet et grønt hegn, der kunne holde de små børn inde og væk fra kanalen, ligesom ønsket var en plads til lidt havemøbler. Der var lagt meget arbejde i at udarbejde forslaget, og fx både arkitekt og brandmyndighed havde været involveret. Terrasserne ville blive etableret, så de fremstod som de eksisterende terrasser. Side 4 af 8
Næstformanden gennemgik historikken for de omhandlede stuelejligheder. De var etableret uden terrasser, da de oprindeligt var tænkt til erhverv. Skanska fik imidlertid status ændret til beboelse, før de i sin tid solgte lejlighederne. Skanska forsøgte samtidig at få godkendt en etablering af terrasser, hvilket blev afvist af ejerforeningen. Den efterfølgende ejer, Smedegaard, forsøgte også at få godkendt terrasser, men det blev nedstemt på generalforsamlingen i 2011. Terrasser ville også give en teknisk begrænsning. For hvis arealet foran lejlighederne blev indskrænket fra nuværende 4 meter til fx 1,7 meter, ville der opstå problemer i forbindelse med vedligehold, der krævede brug af stor lift. Bestyrelsen oplyste, at ejerne i stueetagen gerne må anvende egne havemøbler foran deres lejligheder, blot møblerne kan flyttes. En ejer mente godt, at udfordringerne med lift kunne løses på den mindre plads. Forsamlingen udvekslede meninger om sagen. Nogle fandt at en terrasse højnede livskvaliteten og kunne godt unde de omhandlede ejere dette. Det ville desuden øge sandsynligheden for at ejere med børn blev boende, hvilket gav liv og glæde i haven. De fandt også løsningen pæn. Andre kunne godt lide havens nuværende udseende og mente, at børnefamilierne alligevel så ofte på et tidspunkt valgte at flytte i hus. En ejer fandt, at det 30-årige opsigelsesvarsel var meget langt, og mente i øvrigt, at en form for betaling til fællesskabet for arealerne ville være passende. Ideen var god, men det skulle ikke være gratis. Forslagsstiller havde forhørt sig hos en ejendomsmægler om, hvor meget lejlighedernes værdi kunne stige på terrasserne, og det var ikke vurderet til meget over den udgift, der var ved etableringen. Det 30-årige varsel var desuden ikke noget nyt, men var allerede gældende for de eksisterende terrasser. Bestyrelsen oplyste, at det 30-årige varsel kom sig af, at bebyggelsesprocenten var for høj til, at terrassearealerne kunne udmatrikuleres til lejlighederne. Man havde derfor i sin tid valgt denne løsning, da arealerne så på papiret stadig tilhørte foreningen. En ejer var bekymret for, om grilning på de nye terrasser ville medføre gener for de overboende. Bestyrelsen oplyste, at grilning på arealerne i selve haven allerede er tilladt, og at bestyrelsen må tage fat i emnet, hvis der opstår problemer. Forslaget krævede kvalificeret flertal, og efter skriftlig afstemning kunne dirigenten konstatere, at forslaget var faldet med følgende stemmer For: 23 lejligheder med fordelingstal 2.510 Imod: 30 lejligheder med fordelingstal 3.327 Ad f) Valg af formand for bestyrelsen Allan Hauge Nielsen blev genvalgt. Side 5 af 8
Ad g) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen Jens Kim Christiansen, Jørn Juel Christensen, Aase Lohmann og Andreas Ahlén blev alle genvalgt. Ad h) Valg af suppleanter Britta Larsen, Niels Thomsen og Jacob Eschen stillede op til de to suppleantposter. Efter skriftlig afstemning blev Niels Thomsen valgt med 3.823 stemmer og Britta Larsen med 3.310 stemmer. Jacob Eschen fik 3.000 stemmer. Bestyrelsen havde herefter følgende sammensætning: Allan Hauge Nielsen Jens Kim Christiansen Aase Lohmann Jørn Juel Christensen Andreas Ahlén Britta Larsen Niels Thomsen Formand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Suppleant Suppleant Ad i) Valg af revisor BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt. Ad j) Eventuelt En ejer mente, at haven altid havde været flot, men krævede mere vedligehold, herunder gødning, udskiftning af planter, topdressing mv. På spørgsmålet, om det var nødvendigt at stille et konkret forslag om dette, svarede bestyrelsen, at den ville drøfte mulighederne. Dirigenten supplerede med, at alle idéer, der blev givet på generalforsamlingen, blev noteret. En ejer foreslog, at der blev etableret en ordning, hvor ejerne kunne hjælpe til. Fx så det var muligt at bistå med vanding i en tør sommer. Bestyrelsen opfordrede ejere, der ønskede at bidrage til vedligehold af haven, til at henvende sig. En ejer spurgte nærmere ind til bestyrelsens bemærkning om, at der måske ikke blev afsat tilstrækkeligt til vedligehold. Bestyrelsen oplyste, at der ikke måtte opstå bekymring om udgifterne til vedligehold. Ønsket var blot at henlæggelserne skete successivt, så fællesbidraget ikke pludselig skulle stige markant. Dirigenten oplyste, at alle kunne låne fælleslejligheden gratis, hvis det var til afholdelse af fællesarrangementer. fx bridgeaftener eller andet, som ejerne kunne have glæde af. Foreningen ledte i øvrigt efter en ny pilateslærer. Side 6 af 8
En ejer takkede for en god generalforsamling, afholdt i en pæn og ordentlig tone. Desuden lød en tak til dirigenten og bestyrelsen, der sørgede for en yderst velfungerende drift af foreningen, hvilket flere ejere tilsluttede sig. Da der herefter ikke var yderligere bemærkninger, konstaterede dirigenten, at dagsordenen var udtømt, og takkede for god ro og orden, hvorefter formanden traditionen tro rundede af. Dato: 8/5 2014. Dirigent Aase Lohmann. Formand Allan Hauge Nielsen Side 7 af 8
Elefantens Gård Notat vedr. udsugning fra lejlighederne På basis af klager over udsugningens effektivitet har bestyrelsen i november 2013 foretaget en stikprøvekontrol. Systemet er opbygget således, at alle lejligheder der ligger over hinanden, altså f.eks. alle lejlighederne til venstre i opgangen er på samme udsugningsanlæg. Udsugningsanlægget omfatter såvel køkkenudsug (emfang) som udsugning i bad. Udsugningen i badeværelser er fast, medens udsugningen i køkkenet kan varieres med et spjæld. Udsugningen styres af en trykmåler i forbindelse med ventilatoren således at der tilsikres et fast trykfald i systemet. Dvs. suget tilpasses alt efter hvor mange der har åbnet for spjældet i køkkenet. De krav der skal opfyldes af udsugningsanlægget er fastlagt i Bygningsreglementet af 1998. Lovkravet er, at der er en grundudluftning, der sikrer, at luften i lejligheden udskiftes minimum hver anden time. For en lejlighed på netto 100 m2 svarer dette til ca. 125 m3 pr. time. Typisk vil en lejlighed på denne størrelse have ét udsug i køkken og ét i badeværelse. Det betyder, at de enkelte udsug skal kunne klare ca. 70 m3 pr. time. Herudover er der krav om, at et emfang kan sikre et sug på min. 20 l/sec. (72 m3/time). Men typisk er emfanget dimensioneret til at klare det dobbelte (ca. 140 m3/time). Det er væsentligt at notere, at forudsætningen for et effektivt udsug et, at erstatningsluft frit kan strømme ind. Det vil sige, at det ved brug af emfang må sikres, at ventilationsriste i vinduer (eneste kilde til luftindsug) er fuldt åbne. Testen omfattede 2 udsugningsstrenge med i alt 8 lejligheder. Konklusionen var, at alle emfang ved max. åben stilling leverede et udsug på mindst 140 m3/time, og at alle badeværelsesudtræk leverede et udsug på over 70 m3/time. (Undtaget ét udtræk der var stoppet af støv). Der er således ikke behov for en generel indjustering af anlægget. Men det er væsentlig, at ejerne er opmærksomme på korrekt vedligehold. Herudover bemærkedes, at et antal af de testede emfang var defekte, og at en række af badeværelsesudtrækkene manglede rengøring. Bestyrelsen har besluttet at indhente generelt tilbud for at servicere/rengøre/istandsætte emfang. Tilbuddet vil være fast for så vidt angår arbejdsløn, idet størstedelen af tiden går med at nedtage, adskille, rengøre, samle og opsætte. Hvis der skal udskiftes dele betales disse særskilt efter fremsendt prisliste. Tilbud vil blive fremsendt til alle. Med hensyn til badeværelsesventiler noteredes, at det generelt ikke var klart hvordan disse nedtages og rengøres. Hele ventilen skal skrues af, der skal ikke skrues på regulator i midten denne burde være fastlåst med kontramøtrik. Normalt skal åbningen være ca. 4 mm. Ved opsætning vil tætningsliste omkring ventilen typisk kræve udskiftning. Foreningen indkøber reservedele og udleverer. 10-4-2014 / JKC Side 8 af 8