Udbudsbetingelser Rammeaftale Bistand til planlægning af jordfordeling EU-udbud
Indhold 1. Introduktion... 3 2. Den ordregivende myndighed... 3 3. Udbudsmaterialet... 4 4. Beskrivelse af den udbudte ydelse... 4 5. Den udbudte aftales omfang... 5 6. De retlige rammer... 5 Udbudsprocedure... 5 Indgåelse af parallelle rammeaftaler... 5 Efterfølgende miniudbud for konkrete opgaver... 5 7. Udarbejdelse af tilbud... 6 Udbudsmaterialet... 6 Vejledning til udarbejdelse af tilbud... 6 Alternative tilbud... 6 Forhandling... 6 Fortrolighed... 6 Aflysning... 7 8. Formkrav til tilbuddet... 7 Frist for afgivelse af tilbuddet... 7 Adresse, antal eksemplarer mv.... 8 Sprog... 9 Vedståelsesfrist... 9 Skriftlige spørgsmål... 9 9. Ordregivers vurdering af tilbud... 9 Åbning af tilbud... 9 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål... 9 Vurdering af forbehold... 10 Kriterier for vurdering af tilbud... 10 Evalueringsmetode... 10 Tildeling af kontrakt... 11 Oversigt over tidsfrister i udbuddet... 12 2
1. Introduktion Disse udbudsbetingelser gælder for NaturErhvervstyrelsens udbud af en rammeaftale til køb af bistand i forbindelse med jordfordeling. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud. Ordregiver har vurderet, at det ikke er muligt at opdele kontrakten i delkontrakter for dermed at tage hensyn til små og mellemstore virksomheder. Dette er begrundet i, at den samlede kontraktsum er på et niveau hvor virksomheder der kan klare aftalens delelementer også vurderes at kunne klare den samlede kontraktsum, tidsperioden taget i betragtning. 2. Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V ved: Jordfordeling og Landbrugslov Pionér Allé 9 6270 Tønder Danmark NaturErhvervstyrelsen er en styrelse under Miljø- og Fødevareministeriet. Styrelsen har ansvaret for ministeriets erhvervs- og miljøpolitik. NaturErhvervstyrelsen understøtter udviklingen af en fremtidsorienteret fødevaresektor i balance med natur og miljø gennem tilskud, regulering og kontrol. NaturErhvervstyrelsen har afdelinger, inspektorater og skibe over hele landet. NaturErhvervstyrelsen er ofte i kontakt med landmænd, fiskere og en bred kreds af virksomheder, organisationer, forskere og myndigheder inden for fødevareområdet. Opgaverne vil som udgangspunkt udføres for, Jordfordeling og Landbrugslov som er en enhed i NaturErhvervstyrelsen med kontoradresse i Tønder. Enheden udfører bl.a. jordfordelingsopgaver i forbindelse med kommunale og statslige vådområdeprojekter. I det følgende kaldet Ordregiver. 3
Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Louise Aulin Pallis KIU@naturerhverv.dk Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt udpege en anden kontaktperson. 3. Udbudsmaterialet Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale Kravspecifikation ESPD Leveringsaftale Udbudsbekendtgørelsen Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. http://naturerhverv.dk/om-os/udbud/ Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. 4. Beskrivelse af den udbudte ydelse Aftalen omfatter teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med planlægning af jordfordelinger. Jordfordelingen gennemføres af NaturErhvervstyrelsen. Tilbudsgiver skal levere kompetent bistand, der på NaturErhvervstyrelsens vegne kan planlægge jordfordelingen, jf. Kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal byde ind med landinspektører og øvrige relevante konsulenter. 4
5. Den udbudte aftales omfang Der forventes, at der vil blive indgået leveringsaftaler for et beløb på 4 mio. kr. ekskl. moms over 4 år. 6. De retlige rammer Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med Udbudsloven 1. Indgåelse af parallelle rammeaftaler Ordregiver ønsker at indgå parallelle rammeaftaler med op til tre leverandører. Efterfølgende miniudbud for konkrete opgaver Ved de efterfølgende miniudbud vil de op til tre leverandører konkurrere ud fra følgende: Et tilbudt maksimum antal timer, til den konkrete opgave med et fast antal lodsejere ud fra ordregivers oplysninger. Et tilbudt maksimum antal timer, for 20 % ekstra lodsejere. Det tilbudte maksimale antal timer for ovenstående to punkter lægges sammen og ganges med den timepris, leverandøren har tilbudt ved EU-udbuddet. Den konkrete opgave, og Leveringsaftale, vil blive tildelt den leverandør, som har afgivet tilbuddet der er økonomisk mest fordelagtigt i forhold til det tilbudte samlede antal timer og tilbudt timepris. Ordregiver vil før et miniudbud gennemføres oplyse antallet af lodsejere i den konkrete opgave. For lodsejere med flere ejendomme beregnes et tillæg på 0,25 for hver ejendom ud over en, således at en lodsejer med 2 ejendomme tæller 1,25 og 3 ejendomme tæller 1,5 Der indgås kontrakt om den konkrete opgave med det dertil hørende faste timetal, således at kontrakter om den enkelte jordfordeling bliver indgået til en fast pris, der dog kan reguleres i forhold til nedenstående. Det tilbudte timetal for ekstra lodsejere vil blive anvendt til regulering af kontraktsummen, såfremt der er flere elle færre lodsejere end forudsat. 1 Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15.12.2015 5
7. Udarbejdelse af tilbud Udbudsmaterialet Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmaterialet til nærværende udbud, som består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten. Kravspecifikationer der beskriver de specifikke krav til ydelserne. Rammeaftale og leveringsaftale, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Udbudsbekendtgørelse ESPD Vejledning til udarbejdelse af tilbud Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Forhandling Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har 6
afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er Ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre oplysninger om tildeling af kontrakt på TED. Ordregiver forbeholder sig derfor ret til at offentliggøre navn på vindende tilbudsgiver samt kontraktsum inkl. alle optioner. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. 8. Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er onsdag den 31. august 2016, kl. 12.00 Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen. 7
Formkrav og sprog Tilbuddet skal afleveres i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse, mærket "Rammeaftale bistand til planlægning af jordfordeling - tilbud. Må ikke åbnes af postfunktionen". I kuverten skal tilbuddet endvidere vedlægges i elektronisk form på USB-stik. Det originale papireksemplar skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: Følgebrev med angivelse af tilbudsgivers kontaktoplysninger m.m. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse inkl. dokumentation Udfyldt ESPD Følgebrev med angivelse af personlige kontaktoplysninger Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Følgebrevet skal være underskrevet af en for virksomheden tegningsberettiget person. Leverandørens løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver skal udfylde bilaget Kravspecifikation. Som dokumentation for opfyldelse af de angivne krav og mindstekrav, kan der vedlægges relevante dokumenter. Adresse mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: NaturErhvervstyrelsen att. Louise Aulin Pallis Nyropsgade 30 1780 København V Tilbud må ikke indsendes pr. mail. 8
Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den nævnte frist. Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt pr. e-mail til følgende e-mail adresser: KIU@naturerhverv.dk, hafi@naturerhverv.dk og LG@naturerhverv.dk I emnefeltet skal angives: Bistand til planlægning af jordfordeling Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter offentliggjort på ordregivers hjemmeside. Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest mandag den 22. august 2016, kl. 12:00. Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 9. Ordregivers vurdering af tilbud Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i 159, stk. 5 i udbudsloven, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til ovennævnte bestemmelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 9
Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. Kriterier for vurdering af tilbud Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af: Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund, hvor tallene i parentes angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen: 1) Pris 40 % 2) De tilbudte landinspektører og øvrige konsulenters uddannelse samt erfaring og kompetencer (60 %) Evalueringsmetode Ved evalueringen af tilbuddene lægges der vægt på de kriterier, der er opstillet under punkt 10. og 11. i Kravspecifikationen Evaluering af de modtagne tilbud foretages ved anvendelse af denne skala: Bedømmelse Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Ikke tilfredsstillende 1 10
Tildeling af kontrakt Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Før tildeling af kontrakten til den vindende tilbudsgiver vil Ordregiver indhente dokumentation fra denne for de afgivne oplysninger i ESPD en: Det fælles europæiske udbudsdokument. Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 3.3.4. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakt er underskrevet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 11
Oversigt over tidsfrister i udbuddet Dato, klokkeslæt Aktivitet Mandag d. 22. august, kl. 12:00 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Torsdag d. 25. august, kl. 12:00 Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Onsdag d. 31. august, kl. 12:00 Onsdag d. 21. september Mandag d. 3. oktober Frist for afgivelse af tilbud Forventet tildeling af kontrakten Forventet indgåelse af kontrakten 12