Tilbudsindhentning På levering af Lovpligtige tilsyn for Favrskov Kommune Favrskov Kommune efteråret 2015
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 4 1.2 Ordregiver... 4 1.3 Tidsplan... 4 1.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 1.5 Opgavens omfang... 5 1.6 Meddelelse om resultatet... 5 2. Udbudsbetingelser... 5 2.1 Udbudsform... 5 2.2 Formkrav... 5 2.3 Ejendomsret... 6 2.4 Tilbudsfrist... 6 2.5 Åbning af de indkomne tilbud... 6 2.6 Vedståelsesfrist for tilbud... 6 2.7 Alternative bud... 6 2.8 Ordregivers forbehold... 6 2.9 Tilbudsgivers forbehold... 7 2.10 Egnethedsvurdering... 7 2.11 Konsortier... 8 2.12 Tildelingskriterium... 8 2.12.1 Pris... 8 2.12.2 Kvalitet... 9 3. Tilbudsdisposition... 9 Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring... 11 Udbudsbilag B - Virksomhedsoplysninger samt økonomiske nøgletal... 13 Udbudsbilag C - Referenceliste... 14 Udbudsbilag D - Konsortieerklæring... 15 Udbudsbilag E - Erklæring fra anden enhed... 16 5. Rammeaftale... 17 1 Parterne... 17 2 Kontraktgrundlag... 17 3 Rammeaftalens omfang... 18 4 Kontraktperiode... 18 5 Priser... 19 6 Prisregulering... 19 7 Fakturering... 19 8 Betaling... 20 9 Bonus, gebyrer mv.... 20 10 Kvalitet... 20 11 Etik og socialt ansvar... 20 12 Arbejdsklausul... 21 13 Kontakt mellem parterne... 21 14 Erstatning og forsikring... 21 15 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 22 16 Leverandørens misligholdelse... 22 17 Ordregivers misligholdelse... 23 18 Lovvalg og afgørelse af tvister... 23 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 24 20 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 24 21 Kontraktændringer... 24 22 Underskrift... 24 Side 2 af 35
Bilag 1 Spørgsmål, svar samt ændringer til materialet... 25 Bilag 2 Kravspecifikation... 26 2.1 Formålet med tilsynene... 26 2.2. Referencerammer... 26 2.3. Forberedelse... 27 2.4. Materiale til rådighed i forbindelse med tilsynsbesøget... 27 2.5. Gennemførelse... 27 2.6. Opfølgning... 28 Bilag 3 Tilbudsliste... 29 Bilag 4 Tilsynskonceptet i Favrskov Kommune... 30 4.1 Indledning... 30 4.2 Lovgrundlag... 30 4.2.1 Plejeboliger... 30 4.2.2 Handicap- og psykiatriområdet... 30 4.3 Formål... 31 4.4 Principper for Favrskov Kommunes tilsyn... 31 4.5 Varetagelse af tilsynsforpligtelsen for de tilbud, som kommunen selv fører tilsyn med... 31 4.5.1 Systematisk tilsynsprocedure... 32 4.5.1.1 Indholdsmæssige krav til tilsynsrapporten for de tilbud, som kommunen fører tilsyn med... 32 4.5.2 Skærpet tilsyn og påbud... 33 4.5.3 Andre tilsynsmyndigheder... 33 4.6 Organisering af tilsynsfunktionen... 33 4.7 Afrapportering til det politiske niveau... 34 Bilag 5 Oversigt over lokaliteter... 35 Side 3 af 35
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Favrskov Kommune har pligt til at føre tilsyn med de kommunale tilbud på det sociale område. Af 15 og 16 i Lov om Retssikkerhed og administration på det sociale område fremgår således, at kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynsforpligtigelsen omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Tilbudsindhentningen vedrører levering af de lovpligtige uanmeldte tilsyn af Favrskov Kommunes ældreområde samt på handicap- og psykiatriområdet. Favrskov Kommune vil herefter blive kaldet ordregiver. Materialet består af: Tilbudsbetingelser med bilag A-E Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation) 1-5 Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgåes på baggrund af udkastet til rammeaftalen. Rammeaftalen er gældende for Forvaltningen Social og Sundhed og dennes afdelinger og institutioner, der ejes af ordregiver. 1.2 Ordregiver Ordregiver er: Favrskov Kommune Skovvej 20 8382 Hinnerup Ordregivers kontaktperson fremgår af afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet - se afsnit 1.4. Efter udbuddets afslutning vil den daglige kommunikation foregå mellem Forvaltningen og de valgte tilbudsgivere. 1.3 Tidsplan Offentliggørelse: Uge 38 Spørgefrist: 19. oktober klokken 8:00 Tilbudsfrist: 29. oktober klokken 10:00 Offentliggørelse af resultatet: Uge 46 Aftale start: Januar 2016 Kontrakt forudsættes indgået med én tilbudsgiver pr. delaftale i form af nedenstående aftaletype. Rammeaftale mellem én leverandør og Ordregiver - på én eller begge delaftaler. 1.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Ordregiver opfordre tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller materialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal være skriftlige og rettes til Laila Juncker, pr. e-mail: ljun@favrskov.dk, med emnet: "Spørgsmål Lovpligtige tilsyn. Side 4 af 35
Spørgsmål, fremsendt inden ovenstående tidsfrist, vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Ordregiver har mulighed for at besvare dem inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på hjemmeside: www.favrskov.dk. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 1.5 Opgavens omfang For nærmere beskrivelse af opgavens omfang, herunder mindstekrav der skal opfyldes, henvises til tilbudslisten bilag 3 og kravspecifikationen bilag 2. Delaftaler Udbuddet omfatter to delaftaler: 1. Uanmeldte tilsyn af Ældreområdet jf. gældende lovgivning 2. Uanmeldte tilsyn af Handicap- og psykiatriområdet jf. gældende lovgivning Tilbudsgiver må give et samlet bud på begge delaftaler (kombinationsbud). Ved et kombinationsbud kan der tilbydes en yderligere rabat, hvis tilbudsgiveren vinder begge delaftaler. Omsætning Ordregiver har pt. 13 lokaliteter, jf. Bilag 5. Ordregiver har på nuværende tidspunkt 8 lokaliteter på Ældreområdet og 5 lokaliteter på Handicap og psykiatriområdet der skal føres tilsyn med. På Handicap- og psykiatriområdet gennemføres tilsynet dog stikprøvevis, således at der årligt gennemføres tilsyn på 2 af førnævnte 5 lokaliteter. De anførte steder skal betragtes som vejledende, og antallet af steder der skal føres tilsyn med kan varigere igennem kontraktperioden. Rammeaftalen Rammeaftalen er gældende i perioden 1. januar 2016 31. december 2020. Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår endvidere af kapitel 5 Rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med en leverandør for hver delaftale. 1.6 Meddelelse om resultatet Alle Tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt pr. mail blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. Tildeling af rammeaftalen er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbudsforretningen gennemføres som en åben tilbudsindhentning. Tjenesteydelsen er en Bilag 2B ydelse. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i en original version med underskrift. Side 5 af 35
Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en USB-nøgle. Alle filer skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 1 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale har det elektroniske eksemplar forrang. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.4 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Annoncering Lovpligtige tilsyn og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde på følgende adresse: Favrskov Kommune Indkøbsfunktionen Skovvej 20 8283 Hinnerup Att.: Laila Juncker Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. I tilfælde af personlig aflevering af tilbud skal dette aftales inden aflevering med kontaktpersonen for tilbudsindhentningen. 2.5 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.6 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende 3 måneder fra tilbudsfristen. 2.7 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.8 Ordregivers forbehold Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af besøgsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet tilsyn ikke kan dække et særligt behov hos Ordregiver. Side 6 af 35
2.9 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Forbehold skal være specifikke og så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige og branche forbehold, så som samhandelsbetingelser, betalingsbetingelser etc., vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.10 Egnethedsvurdering Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) - og at Tilbudsgiver ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Fortrykt formular findes som Bilag A. Bilaget skal udfyldes og medsendes for at tilbuddet kan komme i betragtning. Nøgletal for Tilbudsgivers senest to afsluttede årsregnskaber. Fortrykt formular findes som Bilag B. Bilaget skal udfyldes og medsendes for at tilbuddet kan komme i betragtning. Tilbudsgiver vil blive vurderet egnet på baggrund af ovenstående oplysninger og såfremt regnskabet skaber tvivl om Tilbudsgivers egnethed i forhold til at løfte opgaven, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for de senest to regnskabsår på grund af tidspunktet for Tilbudsgivers etablering, kan Tilbudsgiver blot vedlægge en bankgaranti. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de seneste 2 år. Fortrykt formular findes som bilag C. Bilaget skal udfyldes og medsendes for at tilbuddet kan komme i betragtning. Side 7 af 35
Der skal angives minimum 3 referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen beskrives og vedlægges. Ordregiver kan indhente referencer hos de angivne kontaktpersoner. Såfremt de indhentede referencer skaber tvivl om Tilbudsgivers egnethed i forhold til at løfte opgaven, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise Tilbudsgiver. 2.11 Konsortier Såfremt flere Tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Ordregiver. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.10 Egnethedsvurdering gives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (bilag D), hvori konsortiedeltagerne erklære, at de i fællesskab afgiver tilbud, samt hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen med hvilken konsortiedeltager, ordregiver med bindende virkning kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler. 2.12 Tildelingskriterium Rammeaftaleen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende kriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Kriterium Vægtning i procent Pris 55 % Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Ressourcer - Rammen for besøget - Afrapportering Hvad Ordregiver forstår ved de enkelte delkriterier fremgår af de efterfølgende afsnit. 45 % Fordelt med 30 % 40 % 30 % 2.12.1 Pris Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser i tilbudslisten i bilag 3. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og tillæg herunder kørsel. Prisen skal være for 1 uanmeldt tilsyn på en lokalitet inkl. de krav der stilles i Kravspecifikationens samt den tilbudte kvalitet. Ordregiver accepterer ingen tillæg eller andre omkostninger som vil blive tilføjet prisen. Tilbudsgiver skal i Tilbudslisten angive en timepris for arbejde som går udover de udbudte tilsyn, men som Ordregiver kan benytte sig af i tilfælde af ekstraordinære temaer samt ved skærpet tilsyn. Denne pris vil ikke indgå i vægtningen. Side 8 af 35
2.12.2 Kvalitet Ved bedømmelsen af kvalitet, vil der blive lagt vægt på Ressourcer, Rammen for besøget og Afrapporteringen efter den vægtning som er opgivet i afsnit 2.12. Ved Ressourcer forstår Ordregiver følgende: Ordregiver vil vægte det positivt, at Tilbudsgiver har flere medarbejdere som fast er tilknyttet tilsynsområdet samt at disse medarbejdere har arbejdet med området gennem en årrække. Det vil desuden blive vægtet positivt, hvis medarbejderne har en faglig baggrund indenfor området. Tilbudsgiver bør vedlægge cv er for de medarbejdere som tilbydes til at løse opgaven samt vedlægge en opgavebeskrivelse for den enkelte medarbejder. Ved Rammen for besøget forstår Ordregiver følgende: Ordregiver vil vægte det positivt, at Tilbudsgiver kan dokumentere positive resultater indenfor udspørgelsen af personale og beboere. Dette kan eventuelt dokumenteres ved at vedlægge spørgsmål fra sidste tilsyn eller et tænkt eksempel. Ordregiver vil ligeledes vægte det positivt, hvis Tilbudsgiver kan beskrive et typisk handlingsforløb af et besøg samt hvilken målsætning Tilbudsgiver har for et tilsyn. Det vil desuden blive vægtet positivt, hvis Tilbudsgiver har arbejdet med tema er under tilsynene der ikke vedrører kontroldelen af et tilsyn samt beskrive hvordan dette er forløbet. Tilbudsgiver vil derudover blive vægtet positivt, hvis de kan bidrage med forslag eller tiltag der kan udvikle Ordregivers lokaliteter positivt. Ved Afrapportering forstår Ordregiver følgende: Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan rapporten sikrer et retvisende billede af tilsynet og er læsevenlig, kortfattet og overskuelig. Tilbudsgiver kan eventuelt vedlægge et udkast til en rapport. 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en skabelon for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges. Formålet er at sikre såvel Tilbudsgiver som Ordregiver, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). 2 Eventuelle forbehold. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 2.9 Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3 Egnethedsvurdering: Tilbudsgiver skal vedlægge følgende for at blive godkendt som egnet til at afgive tilbud på opgaven: - Udfyldt og underskrevet udbudsbilag A, B, C og for sammenslutninger af tilbudsgivere D eller E 4 Tildelingskriterium: Pris Tilbudsgiver skal oplyse prisen i Tilbudslisten bilag 3. Kvalitet Tilbudsgiver vil blive vurderet på følgende delkriterier: Side 9 af 35
- Ressourcer - Rammen for besøget - Afrapportering Side 10 af 35
Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring Om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes efter udbudsdirektivet art. 45 enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA b) bestikkelse, som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA c) svig, som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge, som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning Side 11 af 35
c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret eller i den ordregivende myndigheds land ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Virksomhedens navn: CVR nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Side 12 af 35
Udbudsbilag B - Virksomhedsoplysninger samt økonomiske nøgletal Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by: Telefonnummer: CVR nr.: Kontaktperson (navn, tlf. og e-mail): Selskabsform: Resultat Omsætning Årets resultat Balance Egenkapital Nøgletal i % Soliditetsgrad Virksomhedens økonomiske nøgletal Regnskabsår 1 [Indsæt årstal] Regnskabsår 2 [Indsæt årstal] Side 13 af 35
Udbudsbilag C - Referenceliste Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken tjenesteydelse der er tale om, og hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken tjenesteydelse der er tale om, og hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende) Firmanavn Kontaktperson - navn og tlf.nr. Beskrivelse af leverancen: (Der skal angives, hvilken tjenesteydelse der er tale om, og hvorvidt leverancen var en enkeltstående eller løbende) (Tilbudsgiver kan tilføje flere celler efter behov) Såfremt der ikke kan opgives 3 sammenlignelige referencer, skal dette begrundes. Side 14 af 35
Udbudsbilag D - Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt og består af: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen. Under henvisning til udbudsmaterialets afsnit 11.1 skal alle oplysninger krævet i afsnit 6 afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Side 15 af 35
Udbudsbilag E - Erklæring fra anden enhed Om at stille kapacitet til rådighed for tilbudsgiver Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Ovennævnte virksomhed erklærer hermed, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over følgende ressourcer, og som ovennævnte virksomhed herved forpligtiger sig til at stille til rådighed overfor ordregiver. Beskrivelse af ressourcer: Dato og underskrift: Hvis ovennævnte virksomhed stiller økonomiske og finansielle ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, skal virksomheden under beskrivelsen af ressourcer erklære at hæfte direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af rammeaftalen, eventuelt for et begrænset beløb. Side 16 af 35
5. Rammeaftale Udkast til rammeaftale. Rammeaftale vedr. levering af lovpligtige tilsyn Delaftale XX 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem Favrskov Kommune Indkøbsafdeling Skovvej 20 8283 Hinnerup (i det følgende kaldet Ordregiver) og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR-nr.] (i det følgende kaldet Leverandøren). 2 Kontraktgrundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers tilbudsindhentning på levering af lovpligtige tilsyn. Leverandøren forpligter sig ved denne rammeaftale til at levere de i aftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Aftale grundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Denne rammeaftale mellem Leverandøren og Ordregiver B. Bilag 1 - Offentliggjorte spørgsmål, svar samt ændringer til materialet C. Bilag 2 Kravspecifikation D. Bilag 3 Tilbudslisten E. Bilag 4 Tilsynskoncept i Favrskov Kommune F. Bilag 5 Oversigt over lokaliteter G. Leverandørens tilbud af dd.mm.2015 Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene går det først nævnte forud for et senere nævnt bilag. Side 17 af 35
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 3 Rammeaftalens omfang Levering af lovpligtige tilsyn til den i 1 nævnte Ordregiver. Ydelsesbeskrivelsen er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3). Rammeaftalens lokaliteter ved aftale start fremgår af bilag 5. Anførte lokaliteter er vejledende og kan ændre sig igennem kontraktperioden. Denne aftale er en rammeaftale. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de ydelser der er omfattet af aftalen. Medarbejder ressourcer: Det forudsættes at opgaven varetages af kvalificerede medarbejdere. Leverandøren er forpligtet til at anvende de medarbejderressourcer, som fremgår af leverandørens tilbud. Udskiftning af leverandørens medarbejdere i aftaleperioden kan udelukkende finde sted, hvor den pågældende medarbejder har lovligt forfald i en periode eller ophøre sin ansættelse hos leverandøren. I tilfælde af udskiftning af medarbejdere skal ordregiver orienteres herom samt årsagen til udskiftningen. Forud for eventuel udskiftning af ledende medarbejdere skal ordregiver hurtigst muligt, og med mindst 7 dages varsel, skriftligt underrettes herom af tilbudsgiveren. Såfremt tilbudsgiver undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder (f.eks. som følge af at en medarbejder fratræder sin stilling), må udskiftningen ikke påføre Ordregiver omkostninger eller forsinkelser. Den nye medarbejder skal have mindst tilsvarende kvalifikationer og indsigt, og tilbudsgiver skal for egen regning sørge for videns overdragelse til den pågældende. For en medarbejder kan blive udskiftet skal ordregiver godkende udskiftningen og den nye medarbejder. Ordregiver skal kunne anmode tilbudsgiver om at udskifte en person, hvis kompetencer eller samarbejdsforhold betinger dette. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. januar 2016 til og med 31. december 2020. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den 31.12.2018. Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med 6 måneders varsel. Hvis ordregivers tilbudsindhentning indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for uden virkning eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Side 18 af 35
5 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Leverandørens tilbud af dd.mm.åååå angivne priser. Priserne kan reguleres i henhold til 6 Prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter, knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. Såfremt der er tale om permanente prisfald, skal ny prisliste (tilbudsliste) fremsendes til Ordregiver. 6 Prisregulering Priserne skal være faste de første 2 år regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer 1 gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning to år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindekset fra 1.10.2016 til 1.10.2017. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker på foranledning af den part, der ønsker prisen reguleret ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index). Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode. Varsel om prisreguleringer skal sendes til kontaktpersonen ved ordregiver. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Den part der modtager varsel om prisændring skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele om prisændringen kan accepteres. 7 Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv.(lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Tilsynslokaliteten Fakturabeløb Leverandørens CVR-nummer. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. Side 19 af 35
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 8 Betaling Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra afsendelse af korrekt elektronisk faktura. Alle betalinger skal ske i danske Kroner. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 9 Bonus, gebyrer mv. Omsætningen, som følge af denne kontrakt med Ordregiver, må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 10 Kvalitet Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 18 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 11 Etik og socialt ansvar Leverandøren indestår for, at Leverandøren overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Leverandøren indestår endvidere for, at Leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende tilsyn, som opfylder kontraktens krav. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Side 20 af 35
Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 12 Arbejdsklausul Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Leverandøren er forpligtet til inden for 10 dage efter skriftlig anmodning at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst, med en oversigt over leverandørens indbetalte A-skat for de pågældende medarbejdere. For personale, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, skal tilsvarende oplysninger udleveres. Hvis leverandøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne kan ordregiver tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese sådanne krav. 13 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Leverandøren og dennes medarbejdere skal udvise respektfuld, hjælpsom og serviceminded adfærd over for Ordregiver. Nærmere betingelser for adfærd i forbindelse med samhandlen aftales i forbindelse med implementering af aftalen. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 14 Erstatning og forsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervsansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede ydelser. Leverandøren er forpligtet til at tegne erhvervsansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 10 mio. danske kr. Leverandørens erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Leverandøren skal senest 30 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende kontrakt, forelægge dokumentation for tegnet erhvervsansvarsforsikring i henhold til ovenstående. Ordregiver skal i det hele kunne godkende forsikringsbetingelserne. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Side 21 af 35
15 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af, at opfyldelse af nærværende kontrakt hindres grundet force majeure, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Ved force majeure forstås ekstraordinære omstændigheder, der opstår uden parternes skyld, og som parterne ikke er herre over og ikke burde have forudset. Force majeure foreligger f.eks. ved krig, usædvanlige naturbegivenheder, generalstrejke, generallockout, sabotage eller terrorisme. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Leverandørens side for at kunne genoptage leveringen Er force majeure isoleret til Leverandørens virksomhed eller områder, Leverandøren bærer risikoen for, kan Ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 16 Leverandørens misligholdelse Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse, medmindre andet følger denne rammeaftale. Forsinkelse af enkelte ordrer Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden rimelig tid efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren. Mangler Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav eller såfremt ydelsen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden. Ophævelse af rammeaftalen Side 22 af 35
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden. Ved gentagne forsinkelser af ydelsen. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse. Ved gentagne gange at yde en mangelfuld ydelse. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde ydelser. Manglende overholdelse af arbejdsklausulen ( 12) og de etiske krav i ( 11). Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang dette ikke strider mod lovgivningen. Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen. Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller hvis leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed. Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale. Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne. Indtræden af andre omstændigheder, der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Listen er ikke udtømmende. Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren. Erstatning Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning. 17 Ordregivers misligholdelse Ordregivers misligholdelse bedømmes efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse. 18 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Favrskov Kommunes retskreds. Side 23 af 35
19 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages. Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for Ordregivers medarbejdere i Ordregivers indkøbssystem. Leverandøren, dennes ansatte, underleverandører samt eventuelle rådgivere er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 20 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Ordregiver. Leverandøren kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Leverandøren har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 21 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandøren. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til 6 Prisregulering betragtes ikke som en kontraktændring. 22 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Underskrift Ordregiver Underskrift Leverandøren Side 24 af 35
Bilag 1 Spørgsmål, svar samt ændringer til materialet Side 25 af 35
Bilag 2 Kravspecifikation Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal løse samtlige af de beskrevne opgaver og inkludere disse i sit tilbud. Minimumskravene gælder for begge delaftaler. Ordregiver har pligt til at føre uanmeldte tilsyn med de kommunale tilbud på det sociale område. Af 15 og 16 i Lov om Retssikkerhed og administration på det sociale område fremgår således, at kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynsforpligtigelsen omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. 2.1 Formålet med tilsynene Hovedformålet med at føre tilsyn er at sikre, at opgaverne løses til borgerens bedste og i overensstemmelse med Servicelovens krav samt øvrig gældende lovgivning på området. Kommunalbestyrelsen i Favrskov Kommune ønsker desuden tilsynet gennemført med udgangspunkt i følgende principper: Kontrolaspektet med henblik på at sikre, at institutionens tilbud mht. målgruppe, indsats, ledelse og økonomi er i overensstemmelse med det grundlag kommunalbestyrelsen har vedtaget. Udviklingsaspektet med henblik på at bidrage til en løbende udvikling og forbedring af institutionens rammer og ydelser. I relation til ovenstående er formålet med tilsynsbesøgene: At sikre en fremadrettet og løbende udvikling af ydelserne At afdække styrker og forbedringsmuligheder i den måde, som medarbejderne løser opgaverne på At identificere udviklingsområder i plejeboligerne/bostederne At bidrage til sikring af kvaliteten i den måde opgaverne løses på At indsamle og dele viden med henblik på løsning af fælles udfordringer eller tiltag på kommunens plejecentre/bosteder generelt set. At udvikle besøgene til en positiv oplevelse, hvor besøgene baseres på en dialogform med mulighed for afklaring, indsigt, forståelse og gensidig læring. 2.2. Referencerammer Tilsynet tager udgangspunkt i følgende: Den til enhver tid gældende lovgivning på området Kommunens kvalitetsstandarder og servicedeklarationer Instrukser o Fagligt koncept og metode o Hygiejne o Medicinadministration og håndtering o Dokumentation o Magtanvendelse Beskrivelser af ledelsesmæssige forhold o Organisering o Ansvars- og kompetencefordeling Side 26 af 35
o o o Introduktionsmateriale for nye medarbejdere herunder vikarer Forholdsregler i akutte situationer Sygefraværspolitik 2.3. Forberedelse Ved det uanmeldte tilsynsbesøg orienteres den stedlige leder eller dennes stedfortræder ved besøgets start. Det forventes, at den daglige leder eller stedfortræder vil kunne være til stede under tilsynsbesøget. 2.4. Materiale til rådighed i forbindelse med tilsynsbesøget Tilsynsførende vil have adgang til beskrivelser af de forskellige tilsynssteder igennem Tilbudsportalen og skal have sat sig ind i forholdene på lokaliteten inden besøget. Tilsynsførende vil desuden modtage oplysninger om tilsynsstederne fra kontaktpersonen i Social og Sundhed. Under tilsynsbesøg på plejecentre rekvirerer tilsynsførende 2 stk. afgørelsesskrivelser efter eget valg. Ved tilsynsbesøg på handicap/psykiatriområdet rekvireres tilsvarende 2 stk. 141 handleplaner. Under tilsynsbesøg indhenter tilsynsførende supplerende oplysende materiale hos det stedlige personale i fornødent omfang. 2.5. Gennemførelse Tilsynsbesøgene planlægges i dialog og samarbejde med forvaltningen og skal kunne lægges indenfor en af forvaltningen fastsat periode, hvor tidspunktet på dagen ligeledes er bestemt. Dette er for at sikre at tilsynene kan gennemføres på tidspunkter, hvor der er tilstrækkeligt med personale og beboere tilstede. Tilsynsbesøget er dialogbaseret og forudsættes at være anerkendende i sin tilgang. Tilsynsbesøget omfatter følgende elementer: Tilsynsmøde mellem tilsynsførende, leder og 2 4 medarbejdere (hvis tillidsrepræsentanten eller sikkerhedsrepræsentanten er på arbejde vil disse blive valgt) Besigtigelsen Individuelle samtaler mellem tilsynsførende, personale, beboere og pårørende (om muligt medlemmer af bruger-/beboer-/pårørenderåd) Tilsynsbesøget afsluttes med en kort mundtlig opsummering til ledere og medarbejdere På tilsynsmødet drøftes de stedlige forhold gennem inddragelsen af de nævnte referencerammer samt indhentede materialer. Besigtigelsen omfatter altid fællesarealerne men også boligdelen, såfremt der kan opnås samtykke hertil fra de pågældende beboere. Besigtigelsen sker med henblik på en vurdering af: Hvorvidt omgivelserne muliggør hensigtsmæssige udfoldelses- og udviklingsmuligheder for beboerne Samspillet og omgangstonen mellem beboere og personale i dagligdags situationer (hvor dette er muligt). Rengøringsstandarden I forbindelse med individuelle samtaler, skal brugere og pårørende give samtykke til, at de ønsker at medvirke i samtale med de tilsynsførende. Side 27 af 35
Der vil på enkelte tilsynssteder være beboere som ikke kan kommunikere. Ved disse tilsyn skal Tilbudsgiver, som alternativ til samtaler, følge personalet i samvær med beboerne og på baggrund heraf foretage en evaluering. På nuværende tidspunkt har Ordregiver 1 lokalitet der kræver denne metode, men dette kan ændre sig til flere eller færre i kontraktperioden. Der forudsættes afsat minimum 4 timer til gennemførelsen af et tilsynsbesøg. Ved et tilsyn skal Tilbudsgiver være indstillet på at bruge 1 time på et tema valgt af Ordregiver. Temaet vil blive oplyst af Ordregiver og vil kunne variere fra år til år. 2.6. Opfølgning Efter tilsynene sammenfattes og sammenskrives tilsynsbesøgets fund og konklusioner i et rapportudkast, der fremsendes til institutionens leder samt Social og Sundheds tilsynsansvarlige senest 14 dage efter besøget. Kravene til udformningen af rapporten vil foregå i dialog med den tilsynsansvarlige i Social og Sundhed efter udbuddets afholdelse. Udkastet betegnes som et internt dokument mellem den stedlige leder, den tilsynsansvarlige og tilsynsførende, indtil eventuelle faktuelle fejl er rettet samt kommentarer er afgivet. Brugere og pårørendes navne registreres af den tilsynsførende, men anonymiseres i rapporten af hensyn til efterfølgende offentliggørelse. Såfremt der afdækkes forhold, der kræver akut handling rettes der henvendelse til tilsyns- og kvalitetslederen i Social og Sundhed. Den endelige rapport fremsendes til institutionens leder samt Social og Sundheds tilsynsansvarlige senest 7 dage efter, at eventuelle rettelser og kommentarer er tilgået tilsynsførende. Tilsynsførende udarbejder en sammenfatning af de væsentligste konklusioner og fund på henholdsvis ældreområdet og handicap-/psykiatriområdet. Sammenfatningen skal foreligge senest 14 dage efter, at sidste endelige rapport på hvert af de to områder foreligger. Side 28 af 35
Bilag 3 Tilbudsliste De angivne priser skal være i overensstemmelse med afsnit 2.12.1 Pris. Delaftale: Uanmeldte tilsyn af Ældreområdet Pris i DKK Pris i DKK (kombinationsbud) Pris pr. lokalitet Timepris Delaftale: Uanmeldte tilsyn af Handicap- og psykiatriområdet Pris pr. lokalitet Timepris Pris i DKK Pris i DKK (kombinationsbud) Side 29 af 35
Bilag 4 Tilsynskonceptet i Favrskov Kommune Tilsynskoncept for Social og Sundhed i Favrskov Kommune 4.1 Indledning Favrskov Kommune har pligt til at føre tilsyn med de kommunale tilbud på det sociale område jf. retssikkerhedslovens 15 og 16. Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynsforpligtigelsen omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Driftsorienteret tilsyn med visse sociale tilbud, jf. 4 i lov om socialtilsyn, udføres dog af socialtilsynet ved Socialtilsyn Midt. Nærværende notat beskriver alene rammerne for Favrskov Kommunes egne tilsyn. 4.2 Lovgrundlag 4.2.1 Plejeboliger Ifølge 151 i lov om social service har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at de kommunale opgaver efter 83, 83a og 86 løses i overensstemmelse med de afgørelser, kommunalbestyrelsen har truffet efter disse bestemmelser og i henhold til de vedtagne kvalitetsstandarder. Tilsynet skal både omfatte indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Den kommunale myndighed skal aflægge mindst et uanmeldt tilsynsbesøg årligt på kommunens plejecentre. Tilsynet omfatter indsatsen overfor de borgere, der modtager kommunale serviceydelser. Tilsynet må ikke varetages af leverandører eller personer, der udfører opgaver på området. Efter hvert tilsynsbesøg udarbejdes der en rapport til brug for opfølgningen på tilsynsbesøget. Én gang årligt senest 14 dage efter at sidste tilsynsrapport foreligger udarbejdes der på baggrund af samtlige rapporter en samlet redegørelse om de kommunale tilsyn. Redegørelsen sendes til høring i ældrerådet og behandles af kommunalbestyrelsen. Efter kommunalbestyrelsens behandling offentliggøres tilsynsrapporterne. 4.2.2 Handicap- og psykiatriområdet Ifølge servicelovens 148 fører kommunalbestyrelsen et generelt driftsorienteret tilsyn med egne tilbud efter denne lov, som ikke er omfattet af 4 i lov om socialtilsyn, samt med private tilbud efter denne lov beliggende i kommunen, som ikke er omfattet af 4 i lov om socialtilsyn. Det driftsorienterede tilsyn omfatter tilsyn med tilbuddenes personale, bygninger og økonomi. Tilsynsforpligtelsen er for Favrskov Kommunes vedkommende delt mellem kommunen og Socialtilsyn Midt. Kommunen fører tilsyn med: - Bostøtte efter servicelovens 85 - Tilbud om beskyttet beskæftigelse efter servicelovens 103 - Aktivitets- og samværstilbud efter 104 Socialtilsyn Midt fører tilsyn med: - De kommunale botilbud - Rusmiddelcentret Side 30 af 35