OUTLOOK 2013 (Office 365) Indhold INTRODUKTION TIL OUTLOOK... 2 PROGRAMMETS OPBYGNING.... 2 OPSÆTNING OG INDSTILLINGER... 3 OPSÆTNING AF SKRIFTTYPER... 3 OPSÆTNING AF SIGNATUR... 5 OPSÆTNING AF LÆSERUDER... 7 OPSÆTNING AF EGENSKAB FOR KALENDER... 8 STYRING AF RUDER... 10 MAIL... 11 PRIORITET KONTROL... 12 OPFØLGNING... 13 ANVENDELSE AF ADRESSEKARTOTEK... 14 AUTOSVAR (IKKE TIL STEDE)... 15 KALENDER... 17 AFTALE OG MØDEPLANLÆGNING... 18 ANVENDELSE AF PLANLÆGNINGSASSISTENTEN... 20 ANVENDELSE AF GRUPPEKALENDER... 21
INTRODUKTION TIL OUTLOOK Outlook 2013 er en del af Office 365. Office 365 licenserne styres via AD/Exchange og giver dig som ansat mulighed for og installere programmet på optil 5 enheder samtidigt. Endvidere er det muligt og bruge fx Word via webmailen. Standard størrelsen på den enkelte mailboks er pt. 50 GB. Det er så meget, at det er besluttet at arkivfunktionen ophører hvorved alle informationer vedr. mail, kalender osv. forbliver et sted. Der er fortsat en maksimumstørrelse på mail således, at hverken indgående eller afsendt mail kan overstige 50MB. Der tages ikke længer backup af din mailboks! Hvilket betyder, at hvis du først har slettet en mail for derefter også og slette mailen under Slettede mails vil den/de ikke kunne genskabes. PROGRAMMETS OPBYGNING. Outlook 2013 bygger på de samme ideer som nogen kender fra Office 2010. Ideen med bånd er, at menuerne/ikonerne ændre sig på båndet i forhold til hvilken funktion man ønsker og anvende. Indstillinger for programmet i version 2013 foregår under fanebladet Filer Navigations rude Læse rude. Opsætningen af ruder foregår under fanebladet Vis Opgavepanel. Programellementer Side 2/22
Læse rude. Mailens indhold kan læses. Afhængigt af indstillinger for visning af mail vil Outlook systemet registrere om mailen er læst Navigations rude. Ønsket mail udpeges (mus el. pil) Mailen åbnes ved dobbeltklik eller Enter Mail lukkes ved Esc OPSÆTNING OG INDSTILLINGER OPSÆTNING AF SKRIFTTYPER For at kunne opfylde kravene fra UC Syddanmarks designmanual skal der foretages nogle indstillinger i programmet. Aktiver Filer Indstillinger Mail Under Opret meddelelser vælges punktet Brug brevpapir... Side 3/22
Punkterne Nye e-mails og Svar på eller videresendelse af meddelelser skal begge indstilles skrifttypen Verdana i størrelse 10 Udpeg skrifttypen Verdana Typografien skal være normal i størrelse 10 Aktiver efterfølgende OK Efter at punkterne Nye e-mails og Svar på eller videresendelse af meddelelser er indstillet til skrifttypen Verdana i størrelse 10 vælges OK hele vejen ud. Side 4/22
OPSÆTNING AF SIGNATUR For at kunne opfylde kravene fra UC Syddanmarks designmanual vedr. mail afslutning skal disse sættes ind i programmet. En smart finesse i Outlook, er at man kan operere med flere signaturer. Vi vil i eksemplet oprette tre forskellige. Kaldt Arbejde Arbejde kort Privat Aktiver Filer Indstillinger Mail Under Opret meddelelser vælges punktet Signaturer.. Som udgangspunkt er E-mail-signatur tom Vælg Ny indtast fx Arbejde og afslut med OK Side 5/22
Udfyld signaturen Arbejde med de oplysninger der er er krævet. Se eller kopier evt. (ikke billedet) opsætningen fra brevafslutningen som evt. ligger i H:\UCSSIGN\sign1.doc Skrifttypen skal også her være Verdana størrelse 10 * marker indsæt billede funktionen Brug billedet fra: K:\Public\SignaturFiler\Logo_kort.png Signaturen Arbejde kort oprettes på samme måde som ovenstående. Dog med en reduceret mængde skrift Noget tilsvarende kan evt. laves med signaturen Privat Disse arbejdssignaturer skal så indsættes i henholdsvis Nye meddelelser og Svar/videresendelse Det smarte ved denne funktion er at mails man svarer på bliver markeret med den korte version de ved jo hvem du er! Hvorimod nye mails bliver påført den udførlige arbejdssignatur Den evt. Private signatur vælges i selve e- mailen Vælg OK hele vejen ud Side 6/22
OPSÆTNING AF LÆSERUDER Læseruder i Outlook 2013 er som standard sat til og marker mails efter 5 sekunder og muligheden for og anvende mellemrumstasten til og skifte markør position. Disse standarder kan dog for nogle brugere være en prøvelse og arbejde under. Standard indstillingen betyder, at hvis markøren har været placeret på en mail i 5 sekunder vil systemet registrere den som læst. Denne kan ændres til x antal sekunder, men det vil stadig betyde, at der hvor markøren bliver efterladt vil blive markeret som læst, hvis denne funktion aktiveres. En anden mulighed er at sætte indstillingen til Marker emnet som læst, når markeringen ændres. Altså når man flytter markeringen fra en til en anden. Læsning ved brug af mellemrumstasten betyder at man kan bruge mellemrumstasten til og bladre i mails Hvis man ønsker, at ændre standard indstillingerne for læserude gøres det sådan: Aktiver Filer Indstillinger Mail Outlook-ruder Aktiver Læserude.. Side 7/22
OPSÆTNING AF EGENSKAB FOR KALENDER Som standard kan alle ansatte ved UC Syddanmark se hinandens kalender som optaget/ledig tid, emne, placering. Hvis man ønsker og give yderligere adgang til kalenderen gøres det under Egenskaber for kalender I chefgruppens kalendere kan man kun se optaget tid. Aktiver Kalendertilladelser på fanebladet Startside Standard er sat til Ledig/optaget tid, emne, placering dette styres via Exchange serveren. Side 8/22
Hvis der ønskes, at en person eller en gruppe får andre rettigheder på ens kalender gøres det ved: 1. Tilføj personen eller personerne. 2. Personen eller gruppen af personer tildeles det nødvendige Tilladelsesniveau 3. Afslut med og aktiver OK Eksemplet viser: Test KEAD Tarp kan se kalenderen med Detaljerede oplysninger. Han har mulighed for og flytte tidspunktet. Og han har mulighed for og slette møde. Brug aldrig højere tilladelsesniveau end nødvendigt. Side 9/22
STYRING AF RUDER Det er muligt og tilpasse layoutet individuelt i Outlook 2013. Opbygningen af startsiden kan blandt andet styres af Ruder Læse rude Navigations rude Opgavepanel Styring af ruder sker i fanebladet Vis Ønsker man og ændre på en af disse ruders indstillinger skal man aktiver den lille trekant Standard er Outlook sat til højre i læserude. Ønskes en anden indstilling aktiveres den her. Indstillinger her referer til det samme som under punktet Opsætning af læseruder Side 10/22
Vælges Bund Ændres udseende til kun og indeholde en kolonne som er opdelt i to områder. Med mail oplysninger øverst. Og med mail indhold nederst Vælges Deaktiveret Ændres udseende til kun og indeholde en kolonne. Og mail indhold er ikke synligt. MAIL Denne vejledning vil ikke beskæftige sig med de grundlæggende mailfunktioner så som sende og modtage en mail. Vejledningen er tænkt som en hurtig indførsel i programmet ud fra den forudsætning, at læseren har et basalt kendskab til et mailprogram. En ny mail startes i fanen Startside længst til venstre. En hurtigere måde og starte en ny mail på, uanset hvor man står i selve mail delen af programmet er ved og aktiver (Ctrl + n) I Til feltet indtastes den ønskede adresse. Er modtageren en kollega fra UC Syddanmark kan man nøjes med og skrive navnet. Navnet kan kontrolleres ved og aktiver Kontroller navne i båndet. Navne (interne) vil også kunne udpeges ved og aktiver Til eller Adressekartotek Side 11/22
E-mail afslutningen kan ændres ved og udpege et alternativ på ikonet Signatur Vedhæft fil (1) foregår ved og aktiver den velkendte clips. I Outlook 2013 er der derudover muligt og vedhæfte et visitkort, egne kalenderoplysninger eller et andet Outlook element (2) fx en mail PRIORITET KONTROL For og anskueliggøre vigtigheden over for modtageren af mailen, kan dette indikeres ved og hæve og sænke prioriteten. Det har intet med hastighed og gøre, kun en visuel indikation af mailen ved modtageren. Ved og aktiver Mærker fremkommer der en dialogboks som blandt andet inder holder Anmodning om kvittering, når meddelelsen er modtaget og en Anmodning om kvittering, når meddelelsen er læst Det er ikke givet, at dette understøttes af den mailserver hvor modtager adressen befinder sig. Endvidere kan man i nogle systemer også afvise, at lade sine mails blive markeret som læst Side 12/22
OPFØLGNING Det er allerede muligt under udfærdigelsen af mailen at indiker om der ønskes opfølgning. Afhængigt af valgt opfølgningstidspunkt vil mailen blive påført et stempel Også mail der modtaget kan markeres med opfølgning. Når mails er blevet påført en opfølgning vil de fremgå i Opgavepanelet på forsiden. Forudsætter at funktionen er aktiveret. VIS Layout Opgavepanel Side 13/22
ANVENDELSE AF ADRESSEKARTOTEK Modtager af ny mail kan enten indtastes i det tilhørende felt. Eller det kan udpeges ved og aktiver Til.. eller Adressekartotek Aktiver Adressekartotek Afhængigt af hvilket Adressekartotek der er valgt vil der fremkomme person- eller gruppeoplysninger som kan udpeges ved (dobbelt klik) eller (Enter) Ved og kikke ned over listen af navne kan man se, at der er fire typer af elementer. 1. Person med havelåge Delt fællespostkasse. Typisk som afdeling- eller projektpostkasse 2. To personer. Gruppe på normalt to eller flere personer. 3. Person uden globus. Ansatte. 4. Person med globus. Personens mailboks ligger udenfor UCSyd s Outlook/Exchange miljø. Hvis man vælger og skrive til en gruppe, vises denne med et + foran gruppenavnet (1) Endvidere kommer der en oplysning om hvor mange modtager det drejer sig om (2) Side 14/22
Aktiveres + vil der (evt. kun første gang) komme en dialogboks frem om og udvide listen vælg OK Gruppens medlemmer vil herefter blive foldet ud Ønsker man at slette enkelte personer på listen kan det gøres (1). Uden at det som sådan påvirker gruppen. Personer der har påsat Autosvar (2) angives i anden farvetoning. AUTOSVAR (IKKE TIL STEDE) Ikke til stede agenten aktiveres på følgende måde: Vælg Fanebladet - Filer Under punktet Oplysninger vælges Autosvar Her kan det godt tage lidt tid inden programmet reagerer! Side 15/22
Først skal du tage stilling til om autosvaret skal aktiveres med det samme eller i en bestemt periode (1) Det ønskede autosvar udfyldes henholdsvis i I min organisation (2) og i Uden for min organisation (3). Teksten kan god være forskellig! NB. Autosvar for en fællespostkasse sættes via webamil! Så længe Autosvar er aktiveret vil dette kunne ses under: Punktet Oplysninger vælges Autosvar Eller direkte i Indbakken Personer der kontakter dig i perioden hvor Autosvar er aktiveret vil automatisk modtage den indtastede tekst. NB. Der bliver kun genereret et (1) autosvar, hvilket betyder at funktionen kun fungerer første gang en person henvender sig til dig i en given periode. Der bliver endvidere ikke leveret en status mail med oversigt over hvilke personer der kontaktet dig i perioden hvor Autosvar har været aktiveret. Side 16/22
KALENDER Gennemgangen af kalenderfunktionen i Outlook 2013 vil forgå ud fra de samme præmisser som ligger til grund for gennemgangen af mail delen. Alle bruger i Outlook er sat standard til at vise optaget/ ledig tid, emne, placering. For og ændre perioden der er synlig i kalenderen kan man henholdsvis aktiver Dag Arbejdsuge Uge Måned Ved og vælge Måned visning kan uge nummer aflæses Side 17/22
AFTALE OG MØDEPLANLÆGNING Ny aftale aktiveres på ikonet eller ved og trykke Crtl + n (1) Nyt møde (2) aktiveres på ikonet En smart og nyttig detalje i Outlook er at der ned i højre hjørne fremkommer en rulleliste der anskueliggør muligheder og konflikter for et møde den pågældende dag med den ønskede mødelængde Side 18/22
Valg af mødedag kan foretages ved og ændre datoen ud for stjernen eller ved og klikke i kalenderen i højre hjørne Relevante indstillinger sættes og sendes NB. Det er ikke muligt via RemoteApp/Outlook og lave et onlinemøde. Efter afsendelsen vil det planlagte møde fremgå af kalenderoversigten Tilbagemeldingen foregår via mail. Her vil man enten kunne se om mailen bliver accepteret afvist eller om der bliver bedt om yderligere oplysninger Åbnes mailen/kalenderen vil man foroven kunne se tilbagemeldingen på mødeanmodningen. I bunden af kalenderhovedet kan man se status på tilbagemeldinger, er kun relevant ved flere inviterede. Side 19/22
ANVENDELSE AF PLANLÆGNINGSASSISTENTEN Mødet udfyldes med mødedeltager og en eventuel mødedag Aktiver Planlægningsassistenten 1. Personer kan kobles til/fra i oversigten ved og fjerne/sætte flueben ud for personen. Der tilføjes yderligere personer under listen. 2. Tidsindikatoren kan placeres på et andet tidspunkt ved hjælp af tidslinjen eller markering med musen. 3. Hurtigvalg af en alternativ dato kan foregå i kalenderoversigten (højre margen). Side 20/22
Når et passende tidspunkt er fundet. Ingen konflikter eller mindst mulige. Man kan her vælge og Sende (1) eller gå tilbage til Aftale (2) Under aftale vil man kunne se, at det fremfundne mødetidspunkt er overført til aftalen og de øvrige ting som emne og sted kan udfyldes inden afsendelse. ANVENDELSE AF GRUPPEKALENDER Aktiver først Kalender i navigationsruden. Aktiver derefter Kalender-grupper Vælg Opret ny kalendergruppe Indtast et sigende navn til kalendergruppen Udpeg de personer der skal kunne ses i oversigten. Kan gøres ved dobbelt klik eller udpeg og aktiver Enter Side 21/22
Læseruden bliver delt op med x antal kalendere således overblikket bliver bedre. Hvis der ønskes tilføjet flere personer til en eksisterende gruppekalender kan det gøres på følgende måde: Højreklik på gruppekalenderens navn. Vælg Tilføj kalender fra Fra adressekartoteket Udpeg den/de personer der ønskes tilføjet. Ønskes en person/kalender slettet fra en eksisterende gruppekalender gøres det på følgende måde: Højreklik på det navn/kalender der ønskes slettet Vælg Slet Kalender Man kan nu anvende gruppekalenderen til og oprette et møde: Udpeg først den ønskede gruppe (1). Aktiver herefter den lille trekant under Nyt møde og vælg Nyt møde med alle Knud Adamsen 17/8 2015 Side 22/22