BUDGETPROCESSEN 2015-2018 29-01-2014 ACADRE 13/xxxx
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Budgetlægningsproces 2015 2018 5-2.1. Budgetreduktioner 6-2.2. Tekniske korrektioner 6-2.3. Den administrative del 7 3. Hovedprincipperne i budgetlægningen 8-3.1 Fagudvalgene 9-3.2 Inddragelse af ledere og medarbejdere 9 4. Basisbudget 2015 samt overslagsår 2016 2018 10 5. Proces- og tidsplan for budgetlægning 2015 2018 12 29-01-2014 2
1. Indledning Budgetprocessen 2015 2018 er udarbejdet med det formål at fastlægge procedure, strategier og tidsplan for budgetlægningen for 2015 og overslagsårene 2016-2018. Arbejdet med budgetlægningen kan opdeles i 4 faser: 1. Tidsplan og procedure godkendes, teknisk budget og forslag til budgetreduktioner udarbejdes. Der afholdes forårsseminar i maj 2014, hvor de nærmere målsætninger drøftes. (Forberedelsesfase) 2. Basisbudget behandles i Økonomiudvalget i august, hvor der også afholdes budgetseminar. Resultatet af Økonomiaftalen og betydningen for Langeland Kommune fremlægges på budgetseminaret. (Udarbejdelsesfase) 3. Budgetforslaget kommer til 1. behandling i Økonomiudvalget, høringsfase fortsætter og der er mulighed for at indsende forslag m.v. (Statusfase) 4. Budgetforslaget skal behandles to gange i Kommunalbestyrelsen. Der kan indsendes ændringsforslag mellem 1. og 2. behandlingen. Det endelige budget vedtages den 09.10.2014. (Beslutningsfase) Det fremgår af aftalen om den kommunale økonomi for 2014, at KL og regeringen er enige om, at det fremover bliver obligatorisk for kommunerne at udarbejde langsigtede økonomiske målsætninger herunder målsætninger for eksempelvis drift og anlæg. Formålet med obligatoriske langsigtede økonomiske målsætninger er således, at bidrage til en forbedring af den generelle økonomistyring i kommunerne. De langsigtede økonomiske målsætninger skal danne ramme for kommunens økonomiske styring på kort og lang sigt gennem fastlæggelsen af konkrete målsætninger for den økonomiske udvikling. Målsætningerne skal understøtte de politiske prioriteringer i budgetprocessen. I forbindelse med forårsseminaret i den 12. maj 2014 vil en del af disse målsætninger indgå i den politiske drøftelse. De omfattende budgetreduktioner på tværs af de kommunale serviceområder nødvendiggør, at fagudvalgene arbejder sideløbende med den øvrige budgetlægning, med konkretisering af den aftalte reduktion af driftsbudgettet på 16 mio. kr. årligt. 29-01-2014 3
Direktionens forslag til en fortsat styrket budgetproces: Afholdelse af forårsseminar den 12.05.2014 fra kl. 13.00 til 16.00 Fortsat aktiv involvering af fagudvalg Involvering af faglige ledere og MED-organisationen Afholdelse af budgetseminar den 25.08.2014 De aftaler og beslutninger, der tidligere er truffet omkring økonomistyringen, skal videreføres i budgetprocessen, hvor der er følgende opmærksomhedspunkter: Udviklingsaftalen At skabe balance i den langsigtede økonomi herunder langsigtede økonomiske målsætninger Løbende tilpasning som følge af demografien Løbende proces omkring reduktion af driftsudgifterne Positivt driftsresultat Sikre at innovationsideer indgår i processen omkring reduktioner Det er vigtigt, at budgetreduktionerne på 16 mio. kr. årligt gennemføres uafhængigt af den tekniske bearbejdning af budgetforslaget, idet denne budgetreduktion er en fast forudsætning. 29-01-2014 4
2. Budgetlægningsproces 2015 2018 Med udgangspunkt i udfordringerne omkring budget 2014 2017, krav til langsigtede økonomiske målsætninger og den generelle økonomiske situation på Langeland, er der behov for tilrettelæggelse af en koordinerende proces i forbindelse med budgetlægningen 2015 2018. Budgetstrategien består derfor i, at koordinere: Proces for budgetlægning 2015 2018 Proces for budgetopfølgning 2014 og regnskab 2013 Budgetprocessen for 2014 2017 blev udarbejdet sideløbende med udvalgenes budgetarbejde og konkretisering af budgetreduktioner. Udarbejdelse af basisbudget 2014-2017 var et "startskud" for en ny måde at håndtere budgetprocessen på. Hvornår og med hvilke beløb basisbudgettet automatisk skulle tilrettes blev et gennemgående tema i budgetdrøftelserne. Den tidligere opstart havde ligeledes den konsekvens, at der løbende igennem hele året har været et stort administrativt fokus på budgetprocessen - Dette har været rigtigt gavnligt i forhold til processen. Med henblik på løbende at have et opdateret skøn af yderligere budgettilpasninger og omprioriteringer, er de to processer koordineret således, at viden fra budgetopfølgningen og regnskab 2013 løbende indarbejdes i budgetlægningen. Erfaringerne viser, at det er vigtigt at basisbudget indeholder de afledte konsekvenser af regnskabet, så budgetlægningen og de væsentlige politiske drøftelser og behandlinger ikke forstyrres af dette. Dette skal således være et opmærksomhedspunkt i planlægning og gennemførelse af næste års budgetproces. Et yderligere element i det videre arbejde med at forbedre denne del af budgetprocessen er, at skabe en større grad af "ensartethed" i arbejdet på tværs af de politiske udvalg og den samlede organisation. Der afholdes et forårsseminar kort efter regnskabsafslutningen for 2013, hvor dette resultat og den løbende administrative opfølgning i 2014 vil blive drøftet. Fremtidens økonomistyring kræver større sammenhænge mellem regnskab og budget, hvilket stiller andre krav til hurtigere tilretning. Kommunerne står overfor nye principper for økonomistyring. Det drejer sig ikke længere om kun at overholde budgetterne, men øget fokus på at prioritere og levere en høj kvalitet via egne ambitioner, digitaliseringsstrategier, udefra kommende pres, kommende nye reformer m.v. 29-01-2014 5
De stigende krav til at dokumentere effekt og levere mere for mindre kræver nye styringsværktøjer, økonomiske nøgletal og krav omkring målstyring m.v. Denne proces er igangsat og vil indgå i den løbende administrative og politiske budgetopfølgning og budgetlægning. 2.1. Konkretisering af budgetreduktioner (16 mio. kr.) Der udarbejdes oversigter der budgetmæssigt opdeles i: Serviceudgifter (forringelser og udvidelser), medfinansiering og overførsler Demografi På baggrund af befolkningsprognosen og fagafdelingernes beregninger udarbejder Økonomi en oversigt over de samlede demografikorrektioner. 2.2. Tekniske korrektioner Det er alles ansvar at gøre opmærksom på tekniske korrektioner til basisbudgettet. Formålet er at forebygge, at eventuelle fejl overføres til det kommende budgetforslag. Tekniske korrektioner kan f.eks. være: Budgetomplaceringer mellem konti inden for udvalg og politikområder, som skal finde sted for at justere budgettet i forhold til den faktiske aktivitet, samt for at følge den autoriserede kontoplan. Budgetomplaceringer mellem aktivitetsområder. Disse kan finde sted, hvis et budgetbeløb skal flyttes som følge af en tidligere flytning af opgaver/konti fra et aktivitetsområde til et andet. Indregning af kommunalbestyrelsens beslutninger, der har virkning for 2014 og frem. Udmøntning af tidligere års rammebesparelser. Væsentlige ændringer i kontraktmæssige forpligtelser. Organisatoriske ændringer, hvor der ikke ændres på opgavens karakter/indhold. Egentlige fejl. Dette kan f.eks. være poster, der er faldet ud under den seneste budgetlægning eller områder der er blevet dobbeltbudgetteret eller lignende. 29-01-2014 6
Økonomi kan generelt pege på tekniske korrektioner til budgettet med henblik på at skabe overensstemmelse mellem budget og faktisk forbrug på områder, hvor der er sket en udvikling i udgifter eller indtægter, uden at der er foretaget budgetmæssige tilpasninger. Tekniske korrektioner, som har nettovirkning på kommunens budget, godkendes af Økonomiudvalget i oversigtsform. Ændringer som følge af tekniske korrektioner indarbejdes i basisbudgettet. Økonomiudvalget skal på augustmødet forholde sig til eventuelle udvidelser af budgetrammen. 2.3. Den administrative del I budgetprocessen har Økonomi en særlig rolle. Der er et behov for, at denne rolle løbende defineres, så der skabes de nødvendige sammenhænge mellem Direktion og leder i Økonomi. Der er endvidere behov for at delelementer drøftes i budgetprocessen, og at den tekniske del af budgetlægningen løbende koordineres. Opgaver: Drøfte skabeloner til udvalgenes budgetbidrag. Koordinering og sparring af delelementer i processen, herunder spørgsmål til budgetvejledningen/budgetprocessen. Tilrettelæggelse af intern administrativ proces. Økonomisystemets understøttelse særlige behov og ønsker? Interne administrative tidsfrister for indberetninger og fremsendelse af materiale og oversigter. Orientering fra Økonomi om den overordnede politiske proces 29-01-2014 7
3. Hovedprincipperne i budgetlægningen Budgetproces og tidsplan for budgetlægningen 2015-2018 godkendes på Økonomiudvalgets møde den 03.02.2014. Fagudvalgene orienteres på møderne i februar 2014 om, hvordan Direktionen planlægger at gribe budgetprocessen an. Fagudvalgene skal udarbejde forslag omkring budgetreduktionerne (16 mio. kr.) og løbende sikre en tilpasning af budgetforslaget via politisk godkendelse af færdigbehandlede forslag. Udmøntning af budgetreduktionerne skal senest være besluttet i fagudvalgene den 19.06.2014. På baggrund af fagudvalgenes tilbagemeldinger udarbejder Økonomi det endelige basisbudget, der behandles i Økonomiudvalget den 04.08.2014. Samtidig udarbejdes en orientering omkring Økonomiaftalens påvirkning på finansieringssiden og øvrige ændringer af de større konjunkturfølsomme områder. Budgetforslaget udarbejdes efterfølgende og drøftes på budgetseminaret den 25.08 2014 og behandles på Økonomiudvalgets møde den 01.09.2014. Halvårsregnskabets resultat vil evt. danne grundlag for evt. korrektion af budgetforslaget for 2015 og overslagsårene. Udgangspunktet for anlægsbudgettet er 15 mio. kr. Der udarbejdes en investeringsoversigt, der drøftes i forbindelse med budgetseminaret den 25.08.2014. Økonomiudvalget skal på baggrund af budgetforslaget fastlægge: Eventuelle yderligere korrektioner af fagudvalgenes budgetrammer på grund af yderligere økonomisk pres (uforudsete udgifter) Eventuel igangsætning af yderligere analyser Forslag til anlægsprojekter Øvrige retningslinjer for budgetarbejdet og udmelding til fagudvalg 29-01-2014 8
3.1 Fagudvalgene Formålet med en fremrykket budgetproces, er en tidligere inddragelse af fagudvalgene og dermed en langt mere aktiv rolle i budgettilpasningen. Målet er, at fagudvalgene skal arbejde med: Overholdelse af budgetramme 2015-2018 (Se definition side 11) Udarbejde langsigtede overordnede målsætninger Forslag til udmøntning af budgetreduktioner = 16. mio. kr. Beskrivelse af de områder, der evt. skal reduceres i forbindelse med aktivitetsudvidelser, idet den korrigerede budgetramme ikke må overskrides Målopfyldelse i forhold til kvalitetskontrakter, udviklingsaftale o.l. 3.2 Inddragelse af ledere og medarbejdere Ledere inddrages aktivt fra starten af året i den nye budgetproces. Det er en vigtig forudsætning for processens kvalitet og kobling til øvrige aktiviteter på vores forskellige institutionsområder, at institutions- og afdelingsledere er tæt inddraget i udviklingen af de forslag, der skal bringes frem til fagudvalgenes behandling. Dette gælder både udvalgets egne tiltag og mere tværgående tiltag. Denne aktivitet igangsættes umiddelbart efter, at tidsplanen for budgetprocessen er godkendt. Hovedprincipperne i budgetprocessen er, at MED- og Hovedudvalg både inddrages tidligt og løbende i budgetlægningen. Denne involvering er en vigtig forudsætning for at nå målet om, at budgetreduktionerne på 16 mio. kr. kan komme på plads før sommerferien. Hvis der skal ske yderligere budgetreduktioner, og der som følge heraf skal udarbejdes oplæg til andre reduktioner efter sommerferien, vil MED- og Hovedudvalg blive inddraget. Herudover afholdes der efter behov budgetorienteringsmøder i Hovedudvalget og i MED-udvalgene på de enkelte områder. 29-01-2014 9
4. Basisbudget 2015 samt overslagsår 2016-2018 Basisbudgettet, som består af overslagsårene i vedtaget budget 2014, fungerer som det første bud på aktivitetsniveauet for det kommende år. Der skal korrigeres for: Tekniske ændringer Øvrige korrektioner Pris- og lønudviklingen Tekniske ændringer er afledte konsekvenser af beslutninger truffet siden sidste budgetvedtagelse, både udefrakommende beslutninger og kommunalbestyrelsens beslutninger. Som eksempel er kommunalbestyrelsens forventning om en aftale indebærende en årlig reduktion i driftsudgifterne på 16 mio. kr. De tekniske korrektioner er yderligere specificeret under afsnit 2.2 Der kan også være tale om udefrakommende beslutninger, som virkningen af ny lovgivning, som beskrives i lov- og cirkulæreprogrammet. Konsekvenserne opgøres så vidt muligt på baggrund af de aktuelle forhold. De budgetmæssige konsekvenser skal sammenholdes med Langeland kommunes DUTkompensation. Økonomi vurderer og indarbejder væsentlige ændringer fra Økonomiaftalen i samarbejde med Direktionen. Øvrige korrektioner er rettelser af fejl og mangler eller ændringer af overførselsudgifterne på baggrund af justerede konjunkturskøn. Der skal være tale om væsentlige og ufravigelige ændringer, som kan dokumenteres. Som en del af basisbudgettet skal der også korrigeres for pris- og lønudviklingen. Der tages udgangspunkt i KL s udmeldte skøn. I det omfang KL korrigerer pris- og lønskønnene i budgetforløbet, vil der ske endnu en korrektion i basisbudgettet. Korrektionerne vil blive beskrevet med oplysninger om de anvendte forudsætninger og årsagsforklaringer. Hensigten er, at skabe overblik over de indlagte ændringer, der skal begrænses mest muligt. Korrektioner for ændret demografi vedrører ændringer i befolkningstallet/sammensætningen. Disse ændringer indgår i de aftalte budgetreduktioner, hvor driftsbudgettet skal reduceres med 16 mio. kr. årligt. Afdelingernes ajourføringer for budget 2015-2018 skal afleveres til Økonomi senest den 15.06.2014. 29-01-2014 10
Budgetreduktionerne på 16 mio. kr. vil blive konkretiseret i basisbudgettet på baggrund af fagudvalgenes tilbagemeldinger til Økonomiudvalget inden den 19.06.2014. Økonomiafdelingen udarbejder en ny version af basisbudgettet efterhånden som der sker ændringer til dette med henblik på at følge budgetprocessen tæt. Basisbudgettet for 2015 udmeldes dog først på Økonomiudvalgets møde den 04.08.2014, hvor denne version af basisbudgettet danner budgetrammen for 2015. De ændringer som på dette tidspunkt endnu ikke er indregnet på grund af manglende oplysninger/viden reguleres efterfølgende af Økonomi. Basisbudgettet vil blive justeret efterfølgende, hvis der sker øvrige justeringer i 2014 som har permanent virkning. Med henblik på at øge gennemsigtigheden vurderer Økonomi løbende de ændringer, der kan ligge i en gråzone mellem en basiskorrektion og en servicejustering. 29-01-2014 11
5. Proces- og tidsplan for budgetlægning 2015 2018: Forudsætningen for tidsplanen for udarbejdelse af budgetforslag er en løbende proces med den aftalte opgave, at reducere driftsbudgettet med 16. mio. kr. pr. år. Konkretisering af den aftalte reduktion af driftsbudgettet på 16 mio. kr. Fordelingen af den aftalte reduktion på 16 mio. kr. mellem udvalgene forudsættes fastholdt. Fagudvalgene arbejder, sideløbende med den øvrige budgetlægning, med konkretisering af den aftalte reduktion af driftsbudgettet. De konkretiseringer af reduktioner, der besluttes i udvalgene, anbefales og besluttes løbende af Økonomiudvalg/Kommunalbestyrelse med henblik på en løbende tilpasning af budgetforslaget. Der skal være opmærksomhed omkring forventninger og krav til høring og medinddragelse. 01.01.2014 til 19.06.2014 Opstartsfasen Forløb før forårsseminar Proces- og tidsplan for budget 2015-2018 godkendes i Økonomiudvalget Økonomi har udarbejdet ny befolkningsprognose for perioden 2014 2026 03.02.2014 03.02.2014 Forårsseminar Kommunalbestyrelsen afholder forårsseminar 12.05.2014 (13.00 16.00) 29-01-2014 12
Politisk del af budgetlægning Fagudvalgene behandler løbende forslag til budgetreduktioner, omprioriteringer m.v. samt anlægsbudget Fagudvalgenes budgetforslag indarbejdes i det materiale, som drøftes på budgetseminar den 25.08. 2014. Tilbagemelding til Økonomiudvalget senest 01.01.2014 til 19.06.2014 19.06.2014 Høringsfase Det forudsættes, at afdelingerne og/eller udvalgene gennem hele budgetforløbet er i dialog med de respektive MED-Udvalg, bestyrelser m.v. omkring budgetlægningen Økonomi udarbejder basisbudget, hvor konsekvenser af det ændrede pris- og lønskøn samt konsekvenser af tidligere beslutninger og kendte ændringer indregnes 05.05.2014 Administrativ del af budgetlægning Seneste frist for aflevering af fagafdelingernes budgetændringer for 2015-2018 til Økonomi 15.06.2014 Direktionen drøfter budgetsituationen og materiale, der skal præsenteres for Økonomiudvalget den 04.08.2014, herunder resultatet af Økonomiaftalen mellem regeringen og KL Nødvendige løbende ændringer til basisbudgettet indarbejdes og vurderes af Økonomi 25.06.2014 Budget udarbejdes for hovedkonto 7 og 8 10.07.2014 29-01-2014 13
Takster og budgetbemærkninger til 1. behandling 22.08.2014 Økonomiudvalgets behandling af basisbudget, orientering om Økonomiaftalen m.v. Økonomiudvalget drøfter status på fagudvalgenes budgetforslag, indtægtsprognose (Økonomiaftalens resultat), beskrivelse af aftalens øvrige større ændringer og konsekvenser heraf Afklaring af forventningen til udvalgenes anlægsbudgetforslag 2015 04.08.2014 04.08.2014 Frist for indsendelse af ønsker Drift (Sendes til Økonomi) Frist for forslag til fordeling af anlægsrammer (Sendes til Økonomi) 25.06.2014 Kommunalbestyrelsen og Hovedudvalg afholder budgetseminar og drøfter: Budgetseminar Nuværende status på budgetforslaget Drøftelse af halvårsregnskabets effekt på budget 2015 25.08.2014 Anlægsbudget Udvalgenes budgetønsker og/eller reduktionsforslag Høringsfase Det forudsættes, at afdelingerne og/eller udvalgene gennem hele budgetforløbet er i dialog med de respektive MED-Udvalg, bestyrelser m.v. omkring budgetlægningen 29-01-2014 14
1. og 2. behandling af budget 2015 og overslagsårene 2016-2018 Økonomiudvalget udarbejder budgetforslag til 1. behandling i kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen 1. behandler budgetforslaget 01.09.2014 08.09.2014 Sidste frist for indsendelse af ændringsforslag. Forslag skal afleveres senest kl. 12.00 til Økonomi 26.09.2014 Økonomiudvalget vurderer egne behov for fremsættelse af ændringsforslag 03.10.2014 Kommunalbestyrelsen 2. behandler budgetforslaget, herunder godkendelse af takster 09.10.2014 Efter vedtagelse Planlægning af den videre proces for 2016 2019 Medio januar 2015 Evaluering af processen for 2015-2018 29-01-2014 15