FÆLLES BIBLIOTEKSSYSTEM Drejebog 1: Organisation og Kontrakter Version af 19.05.2014 1. Indhold 1. Indhold 2. Indledning 3. Organisering af projektet lokalt generelle anbefalinger 4. Bemanding af projektet - lokale roller og ressourcer 5. Kontraktforhold 6. Lokal business case (ikke udarbejdet endnu) 2. Indledning KOMBIT udarbejder forud for udrulning af Fælles Bibliotekssystem 4 drejebøger til kommunerne omhandlende forhold af relevans for den enkelte kommunes ibrugtagning. En hjælp til at komme godt i gang med Dantek Library. De fire drejebøger er: Drejebog for Organisation og kontrakter Drejebog for Konvertering Drejebog for Ibrugtagning Drejebog for Support og uddannelse Drejebøgerne bliver løbende opdateret på www.kombit.dk/bibliotek, hvor man altid vil kunne finde nyeste version af en given drejebog. 3. Organisering af projektet lokalt generelle anbefalinger KOMBIT anbefaler, at kommuner, som skal migrere til Dantek Library i løbet af 2015, allerede på nuværende tidspunkt - maj 2014 - påbegynder den lokale organisering af projektet. Lokalt skal projektet forankres i de to sektorer (Folkebibliotek og Skolebibliotek) i kommunen, som er omfattet af Fælles Bibliotekssystem. Hvis ikke KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/7
dette arbejde allerede er i gang, skal det igangsættes hurtigst muligt, igen forudsat en forventning om ibrugtagning i løbet af 2015. KOMBIT anbefaler ligeledes, at kommunen vælger en projektejer og en projektleder, som har ansvaret for projektet i kommunen. Det anbefales desuden, at der etableres en Styregruppe, hvis medlemmer har beslutningskompetence indenfor både folke- og skolebiblioteksområdet. Styregruppens formål er at sikre en forsvarlig gennemførelse af projektet lokalt herunder naturligvis allokering af nødvendige ressourcer både i form af økonomi og personale. På tværs af de to sektorer vil det være oplagt at nedsætte en projektgruppe, som tager sig af de forskellige aktiviteter, som skal koordineres på et operationelt niveau. En vigtig opgave for projektgruppen vil være at sikre integrationen med tredjepartssystemer samt kommunikation til medarbejderne. 4. Bemanding af projektet - lokale roller og ressourcer I forbindelse med udsendelse af denne drejebog fremsendes en let revideret version af det tidligere fremsendte regneark og den tidligere fremsendte vejledning til udarbejdelse af lokal business case. Formålet hermed er at give kommunerne mulighed for at genberegne business casen i lyset af nye oplysninger. Konkret drejer det sig især om 2 forhold. Det første er borgerprisen, der nu er fastlagt til en ny maksimal størrelse (kr. 6,00) knap 15 % lavere end tidligere udmeldt. Det andet er budgettering af lokale udgifter knyttet til migrationsprojektet. Den ramme, der tidligere er meldt ud, er uforandret, men da lokale forskelle i forudsætninger, der danner grundlag for beregning af omkostninger, er kolossalt forskellige, lægger projektet med opbakning fra Styregruppen og de to følgegrupper en mere åben budgetramme frem. I stedet for at beramme fordelingen mellem projektledelse og andre involverede nøglepersoner fremlægges en beskrivelse af de roller, der skal bemandes, for at projektet kan lykkes. Nogen kommuner vil finde flere roller bemandet gennem en person, og andre kommuner vil sammensætte teams på anden vis. I det følgende beskrives de i alt 8 roller, som er identificeret under forarbejdet til pilotprojektet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/7
4.1 Projektejer KOMBIT anbefaler, at hver kommune forankrer migrationsprojektet økonomisk og ledelsesmæssigt via en projektejer. Projektlederen vil referere til projektejeren og det vil være oplagt, at begge deltager i Styregruppens møder. 4.2 Projektleder KOMBIT anbefaler, at der i den enkelte kommune vælges en projektleder, som varetager projektledelse på tværs af pædagogisk læringscentre, folkebiblioteket og fælles kommunal it-afdeling. Projektledernes opgaver kan f.eks. være: Kontaktperson til KOMBIT Kontaktperson til Dantek/Systematic Koordinerende rolle i forhold til de forskellige parter i kommunen Kommunikation omkring projektets fremdrift til projektejer og personale Foretage risikovurdering Estimering af ressourceforbrug 4.3 Fagperson med viden om økonomisystem KOMBIT anbefaler, at hver kommune tidligt foretager sondering af opgavens omfang i forhold til integrationen mod kommunens økonomisystem og debitorsystem. Dette betyder, at man skal undersøge kommunens aftale med leverandør(erne) og eventuelt indgå aftale om implementering af snitflade og test af kommunikation mellem Økonomisystem og Dantek Library og mellem Debitorsystem og Dantek Library. Fagpersonen må ligeledes forventes sammen med leverandør(erne) at lave testmateriale og sikre, at man kan teste løsningen uden, at det påvirker kommunens driftsmiljø. Det skal sikres, at man ikke sender henvendelser ud til kommunens borgere i forbindelse med test. Dantek opsætter et eksternt testmiljø inden selve overtagelsesprøven for den enkelte kommune. Oplysningerne om dette testmiljø vil fremgå at Drejebog for Ibrugtagning. Opgaver for fagperson med viden om økonomisystem kan f.eks. være: KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/7
Kontakt til leverandør af økonomi- og/eller debitorsystem Udarbejdelse af testcases Test af integration Parameteropsætning af regningsforløb i Dantek Library Test at data til og fra bibliotekssystem til og fra økonomisystem 4.4 Fagperson fra Biblioteket / Kultur- og Fritidsforvaltningen KOMBIT anbefaler, at hver kommune allokerer faglige personer indenfor biblioteksområdet, som kan svare på spørgsmål vedrørende parametre og lokale arbejdsgange, som har betydning for forretningen. Opgaver for fagperson fra biblioteket kan f.eks. være: Bistå projektleder og andre ressourcepersoner med sin viden om forretningsgange i folkebiblioteket Viden om Biblioteket Kommer -modul Viden om regnings- og gebyrforhold Viden om fjernlånsarbejde Viden om reserveringsmuligheder, udlånsregler og hjemkaldelser for borgerne Datavask i nuværende system 4.5 Fagperson fra Pædagogisk Læringscenter / Skoleforvaltningen KOMBIT anbefaler, at hver kommune allokerer faglige personer indenfor Pædagogisk læringscenters virkeområde, som kan svare på spørgsmål vedrørende parametre og lokale arbejdsgange, som har betydning for forretningen. Opgaver for fagperson fra Pædagogisk Læringscenter kan f.eks. være: Bistå projektleder og andre ressourcepersoner med sin viden om forretningsgange på Pædagogisk Læringscenter området Viden om reserveringsmuligheder, udlånsregler og hjemkaldelser for elever og lærer Viden om bookingperiode og transitforhold imellem bookinger Viden om feriekalender i forhold til udlån og bookinger Viden om søgeveje indenfor kommune og i forhold til evt. fællessamlinger og CFU Datavask i nuværende system KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/7
4.6 Fagperson fra Kommunal IT KOMBIT anbefaler, at hver kommune tilknytter en IT person fra den kommunale IT-afdeling. Personens opgave er primært at koordinere i forhold til andre kommunale it-opgaver, og samtidig at få tilvejebragt relevante ressourcepersoner internt i kommunen eller kontaktpersoner hos leverandører af tredjepartssystemer. Opgaver for fagperson fra Kommunal IT kan f.eks. være: Bindeled til kommunens IT-afdeling, således at man rettidigt kan få de rigtige ressourcepersoner i spil i forhold til integration mod tredjepartssystemer Bindeled til kommunes overordnede IT-strategi, i forhold til afsætning af ressourcer, koordineret i forhold til andre IT-opgaver i kommunen, som har betydning for valg af ibrugtagningstidspunkt Viden om kommunens udviklingsplaner indenfor it-arbejdspladser Viden om Kommunens IT-arbejdspladser for administrative medarbejdere Viden om kommunens brug af tablets Viden om folkebibliotekernes setup eller f.eks. de Pædagogiske Læringscentres setup på tværs af kommunen 4.7 Systemadministrator på nuværende bibliotekssystem(er) KOMBIT anbefaler, at hver kommune tilknytter en systemadministrator med viden omkring nuværende opsætninger i bibliotekssystem(er). Hvis kommunen migrerer fra to forskellige systemer, skal man nok forvente, at begge områder skal være repræsenteret. Opgaver for systemadministrator kan f.eks. være: Indberette lokale parametre Svare på spørgsmål omkring hvilke arbejdsstationer, selvbetjeningsenheder, sorteringsanlæg og andre perifere enheder, som skal kommunikere med Dantek Library Ændre printopsætning til Windowsprint Datavask i nuværende system(er) Kontakt til nuværende leverandør(er) omkring data KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/7
Lokale ændringer af perifere enheder i forbindelse med ibrugtagningen Kontakt til og koordinering med nuværende leverandør(er) omkring ibrugtagningstidspunkt 4.8 Koordinerende opgave i forhold til Driftscenter Folkebibliotekerne har flere større driftscentre, hvor man drifter bibliotekssystem for en eller flere andre kommuner. Ligeledes har nogle kommuner driften af bibliotekssystem for gymnasier eller andre institutioner. I forbindelse med migration af driftcentre forventer KOMBIT, at driftscentret kommer til at allokere ressourcer til koordinerende funktioner i forhold til de kommuner, man drifter bibliotekssystem for. Opgaver for koordinerende person i driftscenter kan f.eks. være: Bindeled mellem driftscenter og de lokale driftsbiblioteker Koordinering af ibrugtagningstidspunkt hos alle kommuner, som er en del af driftscentret. Det forventes, at en samlet overgang/eller en overgang meget tæt på hinanden, vil være ønskværdig for alle parter Bindeled og koordinering med institutioner, som ønsker at tage Dantek Library i brug. 5. Kontraktforhold 5.1 Kontraktperiode KOMBIT anbefaler at man undersøger sin nuværende kontrakt med bibliotekssystemleverandøren. Alt efter kommunens kontraktforhold skal der undersøges følgende: - Hvornår udløber kontrakten? - Muligheder for forlængelse af kontrakten - Opsigelsesvarsel på kontrakten Pædagogisk læringscenter og folkebiblioteket har ikke nødvendigvis det samme udløb af kontrakt. KOMBIT forventer, at kommunen efter overgang til Dantek Library minimum har en måned, hvor den gamle kontrakt ikke er udløbet (1 måneds overlap). Det er vigtigt at slå fast, at driften afvikles i Dantek Library, mens nuværende system bruges til at tjekke eventuelle manglende data. Samtidig opstår én måneds bufferperiode til håndtering af KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/7
uventede problemer, der måtte dukke før det planlagte ibrugtagningstidspunkt. Kontrakten opsiges ikke, før man har et aftalt ibrugtagningstidspunkt med KOMBIT og Dantek A/S. 5.2 Leverandørens mulighed for opsigelse af kontrakt DBC har opsagt alle deres kontrakter på Integra med kommunerne pr. 31. december2015. Derfor og af andre grunde er der for alle Integra-kommuner planlagt ibrugtagning af Dantek Library i Q3 2015. Opmærksomheden henledes på, mulige opsigelser fra nuværende leverandør ved Oracle End of life. Dette har allerede ramt nogle kommuner, som derfor har været nødsaget til at anskaffe ny server eller til at forny driftsaftale frem til overgang til Dantek Library. KOMBIT anbefaler, at man undersøger dette aspekt. 5.3 Kommunens varsling overfor institutioner Kommuner, som har indgået kontrakt om drift af bibliotekssystem for institutioner, skal varsle de pågældende institutioner om ibrugtagningstidspunktet af Dantek Library og forny eller opsige den lokale aftale i lyset heraf. Vilkår for institutioners benyttelse af Dantek Library er endnu ikke færdigbehandlet i projektledelsen. Institutioner kan benytte Dantek Library, hvis de i dag driftes af en kommune, men KOMBIT s projektledelse vil udarbejde en model for betaling ved etablering af nye driftssamarbejder. 6. Lokal business case I forbindelse med, at tilslutningsaftalerne blev underskrevet i efteråret 2012, fik kommunerne tilsendt et + regneark og en vejledning i udarbejdelse afden lokale business case. Disse dokumenter er nu blevet opdateret og medsendes denne drejebog som bilag 1. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/7