BUDGETPROCES 2017 2020 - DEN ADMINISTRATIVE DEL OPDATERET 13/4-2016 UDARBEJDET AF: TEAM BUDGET, LEDELSESINFORMATION OG ANALYSE, CENTER FOR ØKONOMI OG EJENDOMME 1
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Forkortelser anvendt i notatet... 3 2 Budgetfase 1... 4 3 Budgetfase 2... 10 3 Udmøntningsfase... 14 4 Opfølgningsfase... 16 2
1 Indledning I den administrative budgetproces belyses de trin og processer, der er indeholdt i den administrative del af Helsingør Kommunes budgetproces, tidsmæssigt og indholdsmæssigt. Papiret er dermed henvendt til det administrative niveau, samt andre aktører, der er involveret i den administrative del af budgetprocessen. Den administrative budgetproces skal ses i sammenhæng med Helsingør Kommunes politiske budgetproces. Formålet med denne del af budgetprocessen er at præcisere hele processen ved at konkretisere indholdet, klarlægge frister samt fastlægge, hvem der er ansvarlige for de respektive leverancer. Den administrative del af budgetprocessen omfatter den del, der understøtter den politiske proces, dvs. udfærdigelsen af udvalgssager, notater og økonomiske beregninger, samt tekniske justeringer af budgettet, der skal danne grundlag for de politiske drøftelser. 1.1 Forkortelser anvendt i notatet Igennem notatet og særligt i tabellerne er anvendt en del forkortelser for aktørerne i budgetprocessen. De er som følger: BY: Byrådet BEU: Beskæftigelsesudvalg BU: Børne- og Uddannelsesudvalg CC: Centerchefer CTM: Center for Teknik, Miljø og Klima DIR: Direktionen EPO: Center for Erhverv, Politik og Organisation FU: Fagudvalg KCL: Koncernledelsen KL: Kommunernes Landsforening KTU: Kultur- og Turismeudvalg PL: Pris- og lønregulering SIF: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalg SIM: Social- og Indenrigsministeriet SU: Socialudvalg TMK: Teknik-, Miljø- og Klimaudvalg ØK: Økonomiudvalget : Center for Økonomi og Ejendomme 3
2 Budgetfase 1 I budgetfase 1 ligger det grundlæggende administrative arbejde i forbindelse med budget 2017-2020. Al budgetmateriale udarbejdes, der afholdes strategiseminar for politikerne og der afholdes budgetmøder i fagudvalg. I første budgetfase er der 4 opgaver, der er i fokus: 1. Basisbudgettet 2. Beskrivelse af budgettet 3. Udarbejdelse af prioriteringskatalog (forslag til servicereduktioner og forslag til effektivisering og omlægninger) 4. Indhentning af forslag til nye drifts- og anlægsopgaver Basisbudgettet I første budgetfase er en af de store opgaver, at få færdiggjort basisbudgettet. Dette gøres som beskrevet i den politiske budgetproces ved at budgettet rulles og alle tekniske korrektioner i forbindelse med politiske beslutninger og norm-/mængdejustering indarbejdes. Senest marts måned kommer KL med et PL skøn. Afviger dette skøn væsentligt fra det forrige, vil det nye skøn blive indarbejdet. De tekniske korrektioner behandles på fagudvalgenes budgetmøder sammen med forslag til nye drifts- og anlægsopgaver. Et første skøn på indtægtsprognose beregnes også i denne periode ved hjælp af KL s tilskudsmodel (statsgarantien kendes først i løbet af juni efter indgåelse af økonomiaftale). På baggrund af ovennævnte udarbejdes et budgetforslag til politisk behandling. Beskrivelse af budgettet Der udarbejdes en komplet beskrivelse af budgettet og alle aktiviteter i budgettet. For hvert budgetområde udarbejdes der en overordnet beskrivelse af budgetområdet (budgetområdebeskrivelser), inklusive mål for budgetområdet og relevante nøgletal. Derudover udarbejdes der selvstændige beskrivelser af alle aktiviteterne under de enkelte budgetområder. I aktivitetsbeskrivelserne er det vigtigt med en grundig beskrivelse af mulighederne for at justere på serviceniveauet for den enkelte aktivitet. udarbejder skabeloner og eksempler til brug for arbejdet med beskrivelse af budgettet. Udarbejdelse af prioriteringskatalog opdateret 13/4 2019 På grund af et øget behov for at give politikerne mere at vælge imellem er det besluttet at øge måltallet for det samlede prioriteringskatalog fra 90 til 120 mio. kr. Nedenstående tekst og tabel er rettet til ift. dette. I juni måned vedtager de enkelte fagudvalgs deres bidrag til et samlet finansieringsbidrag på 60 mio. kr. Udvalgene udvælger en række forslag til servicereduktioner og effektiviseringer fra et samlet prioriteringskatalog på minimum 120 mio. kr. for at nå deres måltal. Forslag til servicereduktioner og forslag til effektiviseringer og omlægninger dækkes af fællesbetegnelsen prioriteringsforslag. De enkelte centre udarbejder derfor forslag til servicereduktioner for minimum 90 mio. kr. samlet og forslag til effektiviseringer og omlægninger for samlet 30 mio. kr. Disse samles i et prioriteringskatalog, der forelægges politikkerne. Måltal for udvalgene fremgår af den politiske budgetproces og måltallene for de enkelte centre fremgår af nedenstående tabel. De fremlagte 4
forslag må gerne have en stigende profil således at det samlede måltal på 120 mio. kr. først opnås i 2018. Dog skal der fremlægges forslag med en samlet effekt på minimum 90 mio. i 2017. Alle forslag skal fremlægges ifm. budgetprocessen for budget 2017 2020. (Tabel opdateret 13/4 2016) Center Center for Teknik, Miljø og Klima Center for Kultur, Idræt og Byudvikling Center for Sundhed og Omsorg Center for Dagtilbud og Skoler Center for Særlig Social Indsats Center for Job og Uddannelse Center for Børn, Unge og Familier Center for Økonomi og Ejendomme Center for Borgerservice, IT og Digt. Center for Erhverv, Politik og Organisat Budget servicedrift 2016 Måltal effektiviseringer Måltal servicereduktioner Måltal i alt (2018) Måltal i alt (2017) 160.802.000 1.770.256 5.310.767 7.081.023 5.310.767 154.448.000 1.700.305 5.100.915 6.801.220 5.100.915 573.750.000 6.316.365 18.949.096 25.265.462 18.949.096 842.020.000 9.269.727 27.809.182 37.078.909 27.809.182 203.174.000 2.236.725 6.710.176 8.946.902 6.710.176 63.711.000 701.389 2.104.167 2.805.556 2.104.167 274.502.000 3.021.969 9.065.908 12.087.878 9.065.908 200.629.000 2.208.708 6.626.123 8.834.831 6.626.123 129.582.000 1.426.557 4.279.672 5.706.229 4.279.672 122.446.000 1.347.998 4.043.993 5.391.991 4.043.993 I alt 2.725.064.000 30.000.000 90.000.000 120.000.000 90.000.000 Forslag til servicereduktioner De enkelte centre udarbejder forslag til reduktion af servicen på centrets område. En servicereduktion kan enten være et helt ophør med at udføre en aktivitet eller at ændre serviceniveauet på en eller flere aktiviteter. Der udarbejdes forslag, der samlet svarer til minimum 3 pct. af servicedriftsbudgettet (ca. 90 mio. kr.). Forslag til effektiviseringer og omlægninger Centrene udarbejder ligeledes en række forslag til tiltag, hvor en aktivitet helt eller delvis kan omlægges, så den samme service kan leveres, men for færre midler. Ved en effektivisering forstås også tiltag, hvor tilbuddet omlægges til eksempelvis andre og billigere lokationer, men hvor selve tilbuddet er uændret. Der udarbejdes forslag, der samlet set svarer til minimum 1 pct. af servicedriftsbudgettet (ca. 30 mio. kr.). Proces for udarbejdelse af prioriteringskatalog Centrene bør konstant være opmærksom på muligheder for at omlægge driften til en mere effektiv og billigere form. Det er dog først ved godkendelse af nærværende papir, at processen for udarbejdelse af prioriteringsforslag formelt sættes i gang. Den enkelte centerchef er ansvarlig for metoden og processen omkring prioriteringsforslag. Uanset metode er det er vigtigt, at centerchefen sammen med ledergruppen i centret laver et kvalitetstjek af centrets prioriteringsforslag således, at der kun arbejdes videre med forslag, der reelt er mulige at gennemføre og hvor indsatsen står mål med den økonomiske gevinst. Under hele processen med udarbejdelsen af prioriteringsforslagene er det vigtigt, at centerchefen har en løbende dialog med centrets referencedirektør omkring indhold og potentiale, men specielt også i forhold til, om der mangler prioriteringsforslag for at nå centrets måltal. 5
Forudsætningerne, der ligger til grund for forslagenes økonomiske potentiale, fastsættes i centrene, men Økonomi Service i Center for Økonomi og Ejendomme bistår løbende med udregninger af de konkrete effektiviseringsgevinster og besparelsespotentialer. Der er desuden oprettet en arbejdsgruppe, der tager sig af de tværgående effektiviseringsforslag. Derudover bistår både EPO og gerne i forhold til facilitering af processen med at identificere mulige prioriteringsforslag. Frem til udvalgsbehandlingen i juni drøftes prioriteringsforslagene løbende på en række møder mellem og de enkelte centre. Dette sker med henblik på afklaring af evt. bistand samt kvalitetssikring af forslagene og koordination af processen. Behandling i KCL/DIR Koncernledelsen har det overordnede ansvar for at centrene opfylder deres måltal og at der leveres velbeskrevne prioriteringsforslag. Frem til juni vil KCL løbende blive orienteret om status på arbejdet med prioriteringsforslagene. På mødet d. 4. april vil der være en udvidet drøftelse af status og på mødet d. 9. maj behandler KCL de endelige forslag. Inden prioriteringsforslag sendes til udvalgene behandles de i Direktionen d. 24. maj Som følge af direktionens beslutning om at udvide måltallet for prioriteringskataloget til 120 mio. kr. vil der være en ekstra behandling i KCL d. 23. maj. Ved dette møde skal det samlede prioriteringskatalog behandles. Alle forslag skal dermed være færdige senest d. 17. maj. Til KCL s behandling d. 9. maj skal der som minimum være udarbejdet forslag svarende til det oprindelige måltal på 90 mio. kr. Behandling i MED Før prioriteringsforslagene sendes til udvalgsbehandling, skal de have været i høring i MEDsystemet. Det er centerchefens ansvar at sørge for at forslagene sendes i høring i de respektive A-MED og C-MED samt at høringssvarene sendes videre til S- og H-MED. Efterfølgende skal forslagene sendes i høring i H-MED og S-MED. Dette sker på henholdsvis et ekstraordinært S-MED møde d. 20. maj og på H-MEDs møde d. 23. maj. Tværgående effektiviseringsforslag Særligt blandt effektiviseringsforslagene vil der være forslag, der går på tværs af centre. Derfor er det nedsat en arbejdsgruppe, der dels vil have ansvaret for at udarbejde tværgående effektiviseringsforslag og dels ansvaret for at kvalitetssikre og koordinere de tværgående forslag med de involverede centre. Arbejdsgruppen styres af KCL og ledes af (Økonomi og Planlægning) med bidrag fra øvrige centre. Arbejdsgruppen vil have særligt fokus på nedenstående emner: Administration Personale Digitalisering Konkurrenceudsættelse Fælles ejendomsdrift Arealoptimering For alle tværgående effektiviseringsforslag vil der blive udarbejdet et estimat for effektiviseringsgevinsten og fordelingen af gevinsten på de enkelte centre. Dette vil indgå i beregningen af om centret når deres måltal. Indhentning af forslag til nye drifts- og anlægsopgaver I forbindelse med beskrivelsen af budgettet udarbejder centrene eventuelt forslag til nye driftsopgaver. Alle forslag til nye driftsopgaver behandles på fagudvalgenes budgetmøder i 6
juni, hvor udvalget også har mulighed for at fremsætte nye forslag. Hvis en ny driftsopgave er uundgåelig indarbejdes den som en driftskorrektion i budgetforslaget Ansvaret for udarbejdelse og implementering af nye anlægsforslag er primært fordelt mellem Center for Økonomi og Ejendomme () og Center for Teknik, Miljø og Klima (CTM). og de enkelte fagcentre forventningsafstemmer forholdet mellem anlægsforslagene og anlægsrammen. Ifølge den økonomiske politik kan der ved budgetgodkendelse maksimalt indgå allerede besluttede og nye anlægsforslag op til en ramme på 160 mio. kr. brutto årligt. Dette bør indgå i overvejelserne ved fremsættelsen af et nyt anlægsforslag, så der ikke fremsættes nye forslag, hvor det ikke er realistisk, at de kan prioriteres ind i anlægsplanen. har bygherreansvar for alle kommunens ejendomme, herunder: nybyggeri, ombygning og større renoveringer, herunder klimatiltag køb af grunde (hvis det er en forudsætning for et givet projekt, som kræver grundkøb) tekniske installationer i bygninger, herunder el-, vand- og varmeinstallationer udvendig bygningsvedligeholdelse CTM har ansvaret for: ombygning eller sanering af park og vej ombygning eller renovering af byrum anlæg vedrørende miljø og natur byggemodning Derudover har ansvaret for opgaver, der falder udenfor ovennævnte, med mindre det er investeringer direkte til et fagligt formål, større IT-investeringer, nye hjælpemidler i ældreplejen (over 100.000 kr.) mv. I disse tilfælde har det enkelte center ansvaret for at beskrive anlægsforslagene og de afledte konsekvenser. Indsamlingsproces holder i løbet af vinter/foråret møde med de relevante fagcentre med henblik på at indsamle nye anlægsforslag. CTM udarbejder selv forslag indenfor deres kompetenceområde. Forslagene, der fremsættes af centrene, skal være af en sådan karakter, at de anses som nødvendige af hensyn til den fortsatte drift. Det vil sige, at centrene primært kan stille forslag om renoveringer, udbygninger eller andre investeringer, der understøtter den fortsatte drift. Efter indsamling vil og CTM inddele forslagene i to kategorier, henholdsvis: Prioritet 1) uundgåelige nye anlægsforslag ( need to have ) Prioritet 2) øvrige nye anlægsforslag ( nice to have ) Uundgåelige nye anlægsforslag er eksempelvis anlæg, der understøtter Helsingør Kommunens kerneopgaver. Dette kan f.eks. være opgradering af skolernes ventilationsanlæg for at sikre en sundt indeklima. Ligeledes er opfyldelse af (nye) lovkrav en uundgåelig ny anlægsopgave, ligesom opfyldelse af aftaler som f.eks. reduktion af kommunens CO2 emission (Borgmesteraftalen af 2009) falder indenfor denne kategori. Endelig er der kommunens egen forpligtigelse til at opretholde vedligeholdelsesniveauet for de kommunale ejendomme, så de fremstår tætte, sunde og sikre for brugerne. Eksempelvis udskiftning af et utæt tag eller vinduer, sætningsskader m.v. Øvrige nye anlægsforslag er ønsker af mere individuel karakter, refererende til det enkelte centerområdes/enheds behov, og som typisk medfører et øget serviceniveau. Det kan f.eks. være en anlægsopgave vedr. nyt maritimt fælleshus på Nordhavnen. 7
For anlægsopgaver som tildeles prioritet 1, foretages de nødvendige foranalyser omkring fysiske forhold og kalkuleres overordnet i henhold til eksisterende procedure, således at fagudvalgene ved udvalgsmøderne i maj måned har et kvalificeret fagligt og økonomisk overblik over anlægsopgaven, samt afledte konsekvenser i relation til planforhold, dispensationer m.v. hvorefter der udarbejdes en beskrivelse. Anlægsopgaver i prioritet 2 behandles ud fra kendte nøgletal og/eller på baggrund af erfaringer fra andre kommuner med tilsvarende anlægsopgaver. Der undersøges altså ikke yderligere ligesom der ikke udarbejdes beskrivelser for prioritet 2 forslag. Prioriteringsproces Efter indsamling og opdeling forelægges alle nye anlægsforslag for direktionen opdelt i hhv. prioritet 1 og 2. Direktionen drøfter og tager stilling til evt. omgruppering af anlægsforslagene, inden for de to kategorier, og meddeler derefter beslutningen til. Efter direktionens godkendelse forelægges alle nye anlægsforsalg, fordelt på hhv. prioritet 1 og 2, fagudvalgene på udvalgsmøderne i maj måned, hvor fagudvalgene har mulighed for at supplere med yderligere nye anlægsforslag, der ikke allerede fremgår af anlægsforslagslisten fremsat af administrationen. Fagudvalgene prioriterer anlægsopgaverne i prioritet 1 og prioritet 2. Alle nye anlægsforslag fra fagudvalgene, fordelt på hhv. prioritet 1 og 2, forelægges Økonomiudvalget på udvalgets møde i juni. udarbejder oversigt over endelige anlægsopgaver efter behandlingen i Økonomiudvalget. afslutter arbejdet med at kvalificere alle nye prioritet 1 anlægsopgaver (senest d. 6. juni). Budgetfase 1 opdateret 13/4-2016 Møde Leverance Leverance Indhold Ansvarlig deadline ØK (18/1) BY (25/1) 7/1 Budgetproces den politiske del Et notat der detaljeret beskriver årets budgetproces. Notatet er målrettet til den politiske proces. KCL (25/1) 18/1 Budgetproces - administrative del Intet møde Jan. - marts Forslag til nye anlægsopgaver Intet møde Marts Fordeling af forslag til nye anlægsopgaver DIR (Marts) - Alle nye anlægsopgaver fordelt i prioritet 1 og 2 KCL (4/4) 18/3 Oversigt over de foreløbige prioriteringsforslag og status ift. måltal KCL (18/4) 6/4 Foreløbigt skøn over budget 2017 Et notat der supplerer årets budgetproces. Notatet er tilrettet den administrative del og er således mere orienteret mod leverancer. indhenter forslag til nye anlægsopgaver fra centrene. kategorisere alle indkommende forslag i prioritet 1 og 2. forelægger Direktionen alle nye forslag opdelt i de to kategorier. KCL drøfter status på arbejdet med at finde prioriteringsforslag og udarbejde budgetområdebeskrivelser og aktivitetsbeskrivelser KCL bliver præsenteret for den økonomiske situation og 8
Strategi seminar (21/4) 18/4 1. Slides mm. til oplæg og præsentation af eventuelle budgetudfordringer 2. Opdateret likviditetsprognose 3. Første bud på resultatbudget for 2017-2020 underliggende eventuelle budgetudfordringer. Politikkerne bliver præsenteret for den økonomiske situation og for evt. underliggende budgetudfordringer. Første bud på resultatbudgettet udarbejdes med de usikkerhedsfaktorer der er på dette tidlige tidspunkt. Derudover vil der være diverse andre oplæg og drøftelse med relation til budgettet. EPO/ Fagudvalg TMK (3/5) SU (3/5) BEU (4/5) BU (9/5) KTU (9/5) SIF (10/5) ØK (23/5) 14 dage før Alle nye anlægsopgaver fordelt i prioritet 1 og 2 forelægger fagudvalg alle nye forslag opdelt i de to kategorier. KCL (9/5) 2/5 CC for orienterer om status på beskrivelse af budgettet CC fra orienterer om den foreløbige status på arbejdet med beskrivelse af budgettet som senere præsenteres i FU. A-MED og C- MED (senest 17/5) Prioriteringsforslag Koncernledelsen får forelagt prioriteringsforslagene til en kritisk gennemgang. Forslag sv. t. det oprindelige måltal på 90 mio. kr. - Prioriteringsforslag A-MED og C-MED får centrets prioriteringsforslag til drøftelse og høringssvar sendes til S- og H-MED 17/5 Prioriteringsforslag H-MED og S-MED drøfter 17/5 prioriteringsforslagene H-MED (23/5) S-MED (20/5) KCL (23/5) 17/5 Prioriteringsforslag Koncernledelsen får forelagt prioriteringsforslagene til en kritisk gennemgang. Forslag sv. t. det nye måltal på 120 mio. kr. DIR (24/5) 23/5 Høringsvar fra MED Direktionen følger op på KCL og MED s behandling af prioriteringsforslag Intet møde - Høring af ældreråd Ældrerådet høres forud for SU s budgetmøde Budgetmøder 1 KTU (6/6) BU (6/6) SU (7/6) TMK (7/6) BEU (8/6) SIF (9/6) 14 dage før 1. Dagsordenspunkter 2. Budgetområdebeskrivelser 3. Aktivitetsbeskrivels er Beskrivelserne af budgetområder samt aktivitetsbeskrivelser præsenteres. Endvidere præsenteres udvalget prioriteringskatalog i form af forslag til CC EPO Centre// CC 9
ØK (13/6) 4. Forslag til servicereduktioner 5. Forslag til effektiviseringer og omlægninger 6. Forslag til nye serviceopgaver 7. Forslag til anlægsopgaver 8. Drifts- og anlægskorrektioner 9. Eventuelle takster servicereduktioner og effektiviseringsforslag. Der præsenteres også forslag til nye driftsopgave samt et samlet katalog over forslag til anlægsopgaver. Takster forelægges hvis de forefindes på udvalgets område. Ledermøde (juni efter behandling i FU) - Budgetforslaget Alle ledere med personaleansvar samt MEDrepræsentanter indkaldes til et møde hvor det foreløbige budgetforslag fremlægges. Orienterings møde for BY (24/6) - Plancher og et notat om økonomiaftale Der udarbejdes et notat, der beskriver konsekvenserne af årets økonomiaftale. 3 Budgetfase 2 Anden budgetfase omfatter 1. og 2. behandling af budgettet og et mellemliggende budgetforhandlingsseminar. udsender medio juli en omfattende budgetmappe, med relevante notater og beskrivelser af budgetaktiviteterne og prioriteringsforslag, der understøtter den politiske budgetforhandling. Endvidere udsendes en regnemaskine til at understøtte den politiske forhandlingsproces, da denne kan anvendes til at danne et budgetforslag. Centrale notater i budgetmappen vil være et notat med direktionens budgetvurdering med opmærksomhedspunkter, et estimat af en evt. ubalance i budgettet og anbefalinger til at opnå balance i budgettet. Endvidere indgår et resultatbudget baseret på første indtægtsprognose, udvalgenes finansieringsbidrag samt en regulering med juni PL. Der skal også udarbejdes et overblik over nye anlægsforslag, en beskrivelse af de forslag, der har fået prioritet 1, samt beskrivelser af alle budgetområde, aktivitetsbeskrivelser og prioriteringsforslag. Resultatbudgettet opdateres løbende og som minimum ved 1. og 2. behandling af budget søger om tilskud og lånedispensationer fra diverse puljer som er angivet i økonomiaftalen, og svar på ansøgningerne vil blive forelagt ved 1. første behandlingen, såfremt de er modtaget. I løbet af budgetfase 2 gennemføres også opfølgning af indeværende års budget gennem budgetrevision og halvårsregnskab. Konsekvenserne af budgetopfølgning inddrages i budgetlægningen. Budgetmappe (Udleveres i midt/slut af juli) 10
Leverance Deadline Ansvarlig Resultatbudget på baggrund af ring 1 uge 28 Der udarbejdes et resultatbudget, indeholdende: - Første indtægtsprognose. - Et opdateret driftsbudget for 2017 - Udvalgenes finansieringsbidrag - Regulering med juni-pl. - En opdateret anlægsplan - Et estimat af en evt. ubalance i budgetforslaget Anlægsplanen fra sidste års budget Anlægsplanen fra sidste års budget, indeholdende alle eksisterende anlægsprojekter, opdateret med anlægsoverførslerne og evt. anlægskorrektioner. Uge 27 Notat om direktionens budgetvurdering Et notat med opmærksomhedspunkter, et estimat over ubalancen, samt særlige anbefalinger i forhold til budgetlægningen. Likviditetsprognose Et notat der beskriver den forventede udvikling af likviditeten pba. resultatbudgettet. Notat om indtægter Notat der beskriver budgetlægningen på indtægtssiden. Notater over lån, renter og balancer mv. Der udarbejdes et notat over kommunens finansielle status mht. langfristet gæld, rente- indtægter og udgifter, mm. Oversigt over driftskorrektioner til budgettet En liste over driftskorrektioner udarbejdes. Oversigt over anlægskorrektioner I tråd med oversigten over driftskorrektioner udarbejdes en lignende for anlægskorrektioner, der er godkendt i budgetrevisionen. Oversigt over forslag til nye anlægsopgaver En oversigt over alle nye forslag til anlægsopgaver. Beskrivelser af forslag til nye anlægsopgaver Forslag til nye anlægsopgaver med prioritet 1 beskrives. Beskrivelser af alle budgetområder inkl. aktivitetsbeskrivelser Herunder ønsker til nye opgaver. Prioriteringskatalog Alle forslag til servicereduktioner og forslag til effektiviseringer og omlægninger fra de enkelte udvalg samles i fælles prioriteringskatalog Uge 28 Uge 28 Uge 28 Uge 27 Uge 28 Uge 26 Uge 26 uge 26 Uge 26 Uge 26 / CTM CC Indarbejdelse af Lov og Cirkulære Program Alle lovforslag med en effekt på over 20.000 kr. for Helsingør kommune, Uge 26 11
fordeles ud på de enkelte budgetområder og totalrammer samt indarbejdes i budgettet. Regnemaskinen Årets regnemaskine er et simuleringsværktøj, der kan bruges til at se konsekvenser af til- og fravalg af prioriteringsforslag, anlægsopgaver, samt eventuelle nye forslag. Diverse ansøgninger til puljer Der bliver ansøgt tilskud og lånedispensationer fra alle relevante puljer, som fastsat i økonomiaftalen. Svar på disse vil blive forelagt ved 1. behandlingen. (Uge 27, hvis aktstykket ikke er modtaget inden uge 26) Uge 28 Uge 28 Oversigt over udbudsemner En oversigt over alle emner til udbud i budgetåret udarbejdes. Uge 26 Eventuelt andre notater Eventuelle yderligere notater samles og indsættes i budgetmappen. Det kan være politisk bestillingsarbejde eller andre relevante baggrundsnotater. Uge 26 EPO - Udbud og Indkøb Alle centre Orientering af borgerne og brugerråd med høringsret (august) Borgmesteren orienterer borgene om den aktuelle økonomiske situation og evt. udfordringer med budgettet i løbet af august. Formen er endnu ikke besluttet, men alt efter den valgte form skal der udarbejdes materiale til orientering ligesom orienteringen skal annonceres Hvert år i august måned inviterer borgmesteren desuden repræsentanter for de fem råd, som er nedsat af Byrådet og som har høringsret i forhold til budgettet, til et forudgående orienteringsmøde om budgettet. De fem råd er: Integrationsrådet, Handicaprådet, Ældrerådet, Idræts- og Fritidsforum og Udsatterådet. Der inviteres endvidere en repræsentant for de politiske grupper til at deltage i orienteringsmødet. De respektive centre er ansvarlige for at udsende dagsorden, samt at videreformidle evt. bemærkninger fra rådene til Byrådet. Leverance Deadline Ansvarlig Annoncering af orientering af borgerne - EPO Orientering af borgerne skal annonceres Annoncering af orienteringsmøde med brugerråd Orienteringsmøde med brugerråd skal annonceres Materiale udarbejdes Alt efter formen for orienteringen skal der udarbejdes materiale. - EPO - EPO/ Første behandling (ØK 29/8 og BY 5/9) Den 29. august behandles budgettet første gang i Økonomiudvalget og ugen efter i Byrådet. På mødet vil der foreligge et opdateret resultatbudget (i tilfælde af ændringer) inkl. udvalgenes finansieringsbidrag. 12
Der er som udgangspunkt ingen nye leverancer til første behandlingen, idet budgetmappen bliver udleveret medio juli og omfatter alt relevant materiale. Dog skal der udarbejdes et dagsordenspunkt, ligesom resultatbudgettet opdateres, hvis der er sket ændringer siden sidst. 1. behandlingen (ØK 29/8 og BY 5/9) Leverance Deadline Ansvarlig MED s bemærkninger til 1. behandlingen H-MED får tilsendt dagsordens punkt vedr. ØK s 1. behandling. H-MED får dermed muligheden for at fremsætte eventuelle bemærkninger vedr. konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, der efterfølgende kan indgå i Byrådets 1. behandling. 29/8 EPO Dagsordenspunkt Der udarbejdes et dagsordenspunkt til ØK og BY omkring førstebehandlingen af årets budget. ØK 19/8 BY 25/8 Borgmesterens tale Der skal skrives et udkast til borgmesterens budgettale ved Byrådets budgetbehandling. 2/9 /EPO Materiale fra budgetmappen Der er som udgangspunkt intet nyt materiale ved førstebehandlingen. Alt materiale er allerede udsendt før sommerferien, men det sikres at alt relevant materiale er tilgængeligt. - Resultatbudget Resultatbudgettet, der er en del af den tidligere udsendte budgetmappe, opdateres hvis der er ændringer. - Svar på puljeansøgninger Der foreligger svar på ansøgningerne til diverse puljer omkring tilskud og lånedispensation. - Budgetforhandlingsseminar På årets budgetforhandlingsseminar er der fokus på de politiske forhandlinger omkring budgettet. Seminariet skal hovedsagligt bruges til forhandlinger. Materialet er derfor som udgangspunkt det samme materiale som ved førstebehandlingen. Foruden at dele af administrationen skal stå til rådighed for eventuelle spørgsmål, notater og udregninger. Budgetforhandlingsseminar (14-15/9) Leverance Deadline Ansvarlig Resultatbudget Resultatbudgettet, der er en del af den tidligere udsendte budgetmappe opdateres. I tilfælde af væsentlige ændringer udsendes det til budgetseminariet, ligesom regnemaskinen opdateres og udsendes. 12/9 Materiale fra budgetmappen Der er som udgangspunkt intet nyt materiale ved budgetseminaret. Alt materiale er allerede udsendt i juli og tilgængeligt på Kilden og kommunens hjemmeside. 12/9 Anden behandling af budget - ØK/BY (26/9 og 3/10) Ved anden behandling af budgettet skal budgettet endeligt vedtages. Her udsendes en forligstekst, en opdateret version af resultatbudgettet på baggrund af evt. budgetforlig, et oplæg til valg af udskrivningsgrundlag, hvor enten selvbudgettering eller statsgaranti vælges. 13
Der udarbejdes desuden en oversigt over eventuelle drifts- og anlægskorrektioner der er indarbejdet efter 1. behandlingen og der gives tilbagemelding på tidligere søgte låneansøgninger, hvis de ikke er kommet til 1. behandlingen. Nedenfor er listet leverancerne: 2. behandling af budget 1 Leverance Deadline Ansvarlig Høring af råd Rådene høres mellem 2. behandlingen i ØK og BY. De får tilsendt dagsordenspunktet samtidig med ØK. 3/10 EPO/CC H-MED inviteres til møde med ØK forud for 2. behandlingen H-MED mødes med ØK på samme dag som ØK s 2. behandlingen. H-Med inddrages med henblik på at afgive bemærkninger, hvis budgetforliget indeholder forslag som har konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. 14/9 EPO Dagsordenspunkt Der udarbejdes et dagsordenspunkt til ØK og BY omkring andenbehandlingen af årets budget. Borgmesterens tale Der skal skrives et udkast til borgmesterens budgettale ved byrådets 2. budgetbehandling. Resultatbudget Igen opdateres resultatbudgettet. Det opdateres denne gang eventuelt på baggrund af et forlig. ØK 14/9 BY 21/9 BY 3/10 ØK 14/9 BY 21/9 /EPO Opdateret anlægsplan En anlægsplan på baggrund af evt. forlig udarbejdes En eventuel forligsoversigt Såfremt der foreligger et politisk forlig, skal der udarbejdes en oversigt af dette. ØK 14/9 BY 21/9 ØK 14/9 BY 21/9 En eventuel forligstekst ØK 14/9 BY 21/9 Notat vedr. valg af udskrivningsgrundlag for 2017 ØK 14/9 Der udarbejdes et notat der beskriver statsgaranti vs. selvbudgettering. BY 21/9 /EPO Endeligt budget fra provstiet Der vedlægges et endeligt budget fra provstiet, herunder oplæg til kirkeskat. Tekniske korrektioner mellem 1. og 2. behandlingen I forbindelse med eksempelvis 2. budgetrevision kan der opstå drifts- og anlægskorrektioner efter 1. behandlingen. Der udarbejdes og vedlægges en oversigt over driftskorrektioner. Takstoversigt 2016 Takster beregnes til foreløbig godkendelse i ØK og BY. ØK 14/9 BY 21/9 ØK 14/9 BY 21/9 ØK 14/9 BY 21/9 3 Udmøntningsfase I udmøntningsfasen sørger for at indberette det vedtagne budget til Social- og Indenrigsministeriet, samt at taste det færdigt i økonomisystemet. Endvidere trykkes der en 14
budgetbog med det vedtagne budget, budgetområdebeskrivelser, samt andet relevant budgetmateriale. Budgettet offentliggøres på kommunens hjemmeside og lægges på Kilden. koordinerer en orientering af FU om konsekvenserne af det vedtagne budget for det enkelte FU. Orientering følger en fastlagt skabelon, som udarbejdes af. Møde Leverance Leverance Indhold Ansvarlig deadline Intet møde Oktober Orientering af ledere med budgetansvar Alle ledere med budgetansvar inviteres til en orientering om konsekvenserne af budgetforliget /EPO Intet møde Oktober Offentliggørelse af budget på hjemmeside Budgettet offentliggøres med pressemeddelelse på kommunens hjemmeside. /EPO Intet møde Oktober til Januar Budget indberettes til SIM Budgettet indberettes til SIM inden given tidsfrist. Intet møde Oktober Skatteprocenter indberettes Procenter for kommuneskat og kirkeskat indberettes til SKAT. Intet Møde Oktober/ November Budget tastes færdigt i økonomisystemet Budgettet tastes færdigt, afrundes til hele tusinder og låses. Intet møde November Tal trækkes til Danmarks Statistik KMD trækker det vedtagne budget til Danmarks Statistik medio november, til offentliggørelse ultimo januar. Fagudvalgsm øder: SU (1/12) TMK (1/12) KTU (5/12) BU (5/12) SIF (6/12) BEU (7/12) ØK (12/12) Orientering af FU om konsekvenser af vedtaget budget Udarbejdelse af fælles skabelon til orientering af de enkelte FU om konsekvenserne af det vedtagne budget. ØK (21/11) BY (28/11) 11/11 18/11 Takster Takster genberegnes efter budgetvedtagelse og forelægges ØK og BY, hvis forhold i det vedtagne budget giver anledning til dette. Taksterne skal godkendes i BY inden 1. december 2016. Intet møde November Budgetområdebeskriv elser Intet møde November/ Budgetbog December Budgetområdebeskrivelser opdateres. Budgetbogen samles, trykkes og publiceres på hjemmesiden og Kilden. BY får den udleveret på deres sidste møde i december. 15
4 Opfølgningsfase I opfølgningsfasen laver opfølgning på, om den forventede overholdelse af budget 2017. Endvidere er det besluttet, at der ved budgetrevisionerne skal følges op på realiseringen af gevinsten af de vedtagne effektiviseringsforslag. Der er i 2017 planlagt 2 årlige budgetrevisioner pr. 30/4 og 31/8, som forelægges for fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd og et årligt halvsårsregnskab. Budgetrevisionerne laves af i samarbejde med øvrige centre. Møde FU juni 2017 ØK juni 2017 BY juni 2017 Leverance deadline - Leverance Indhold Ansvarlig 1. budgetrevision pr. 30/4 1. budgetrevision forelægges FU/ØK/BY til godkendelse. Der følges op på de vedtagne effektiviseringsforslag med bidrag fra centre/ decentrale enheder ØK sept. 2017 BY okt. 2017 - Halvårsregnskab Der udarbejdes et lovpligtigt halvårsregnskab pr. 30. juni. med bidrag fra centre/ decentrale enheder FU okt. 2017 ØK okt. 2017 BY okt. 2017-2. budgetrevision pr. 31/8 2. budgetrevision forelægges FU/ØK/BY til godkendelse. Der følges op på de vedtagne effektiviseringsforslag med bidrag fra centre/ decentrale enheder 16