REFERAT Dato: 18. november 2016 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 24 Mødedato 15. november 2016 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 24 Tilstede Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalget Thomas Nybo Rasmussen TNR Vandkunsten A/S Hildur Hansen HH Vandkunsten A/S Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S Vivian Johman VBJ Wissenberg A/S Helle Dalsgaard HD 3B, Boligsocial medarbejder Marie Krøgh Westh MKW 3B, Boligsocial medarbejder Sven Herrmann SH 3B, driftschef Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Ref. Susanne Kühl SUKU 3B, projektchef Afbud Iris Gausbo IG Hjortegården, Bestyrelsesformand Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Liv Ridder Storgaard LRS Vandkunsten A/S Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 4.0 Økonomi 5.0 Tidsplan 6.0 Kommende aktiviteter 7.0 Eventuelt Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder Orientering af fremtidig 3B bemanding af byggesagen.
Trine er ny projektleder på byggesagen, netop ansat i 3B. I en periode indtil etape 1 er godt i gang, er både Trine og Susanne på sagen. Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Godkendt uden bemærkninger. Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 3.0 Administrative forhold - orientering ved 3B Byg: Myndighedsgodkendelse: Herlev Kommunes behandling af ansøgning jf. ekstraordinært afdelingsmøde den 10. oktober 2016 er afsluttet og godkendt. Der forelå på mødet ikke stillingtagen fra Landsbyggefonden 3B Byg følger op på dette. Herlev Kommunes behandling af supplerende ansøgning vedr. individuelle tilvalg er afsluttet og godkendt. Aktindsigt: 3B er ikke omfattet af aktindsigt som følge af offentlighedsloven, men det er Herlev Kommune, da den er en offentlig myndighed/forvaltning. Man kan derfor evt. søge aktindsigt om sagen via Herlev Kommune. For at imødekomme henvendelser fra beboere besluttede BU, at byggeudvalgsmødereferater fremadrettet lægges på hjemmesiden sammen med oversigtstegninger vedr. både boliger og friarealer samt et link til Enemærke og Petersens rullende ugetidsplaner. Ligeledes lægger 3B en beskrivelse af BU s rolle og mandat op på hjemmesiden. Rådgiver fremskaffer egnede oversigtstegninger og 3B lægger materialet på hjemmesiden og sørger for at link til tidsplaner fungerer. Tilvalg: Informationsmaterialet vedr. tilvalg tilpasses fremover, så hhv. etagehuse og rækkehuse kun får materiale om badeværelser som er målrettet enten etagehuse eller rækkehuse, da det har forvirret nogle beboere, at begge dele var rundsendt til alle. Der vedlægges også en adresseliste, så badeværelsestype lettere kan identificeres. Fejl vedr. nummerering af blandingsbatteri rettes. Afkrydsningslisten skal vedlægges materialet særskilt og ikke midt i materialet. Handicappede kan kontakte Marie og Helle for særskilt samtale vedr. tilvalg, hvis der er behov Beboervejledning Manual til rengøring af badeværelser blev efterspurgt. 3B er i gang med at gøre leverandørernes vejledninger mere beboerorienterede, og vender tilbage med status på dette arbejde. Ligeledes skal der udarbejdes en skruevejledning til badeværelserne, således at beboerne ved hvor og hvordan det er tilladeligt at skrue i vægge mv. Rådgiver leverer input. Hvis en beboer efter byggesagens afslutning ønsker at montere supplerende eller andet møblement i badeværelserne, skal man ansøge om dette hos ejendomskontoret. 2
3.1 Rådgiver/byggeledelse Byggeplads: Rådgiver orienterede kort om status. Klimaskærme optager meget tid pt. Rydning er begyndt på parterrestier i område 2 og byggepladsvej etableres efter jul. Der er opsat stilladser på rækkehusene. 1001 parterrefacader er næsten færdige. 1002 altaner er færdige på opgang 1 og de næste følger snarest. Bad følger snarest. Byggeplads fylder godt på p-pladser og de første badevogne opstilles om kort tid Placering af badevogne gav anledning til diskussion. Det ønskes, at vogne opstilles så tæt på boliger som muligt dvs. på p-pladserne. rådgiver følger op på, hvilke muligheder der er og vender tilbage med oplæg inkl. evt. merpris. Emhætter i rækkehuse: Rådgiver gennemgik notat vedr. emhætter som blev udsendt med dagsordenen. Notatet var udarbejdet, fordi BU havde ønsket at få afklaret, om luftskiftet fra emhætter kunne øges yderligere, da beboere i prøveboliger i rækkehusene oplever, at ny emhætte suger mindre end den oprindelige, som de selv havde fået sat op. De to alternative muligheder vedr. emhætter i rækkehusene blev gennemgået og drøftet. Begge de alternative løsninger vil medføre en større ekstraudgift pr. bolig og det ene alternativ vil desuden medføre problemer med andre rørføringer. Der er projekteret et ventilationsanlæg med varmegenindvinding suppleret med udsugning fra køkken og bad og med indblæsning af forvarmet luft i alle opholdsrum. Dette lever op til krav i Bygningsreglementet. Som supplement har man i Hjortegården tilkøbt muligheden for - via emhætterne - at forcere luftmængden i det tidsrum, der laves mad. Det nye anlæg vil give en generel forbedring af indeklimaet for beboerne, og forbedrer luftskiftet i køkkenet ved madlavning. Imidlertid vil nogle af de beboere, som i tidens løb selv har fået monteret emhætte med motor, opleve, at emhætten i madlavningssituationen suger mindre end den emhætte, de selv har fået sat op. CWM var forbeholden overfor den projekterede løsning, fordi han ikke mente at løsningen er i overensstemmelse med beboernes forventninger (for så vidt angår de beboere som selv tidligere har fået monteret emhætte med motor). Det blev dog besluttet at fastholde den projekterede løsning af hensyn til tidsplanen og økonomien, ligesom løsningen generelt vil forbedre boligernes indeklima og er en energivenlig løsning. Det blev desuden besluttet, at der fremadrettet skal informeres om de ændringer, man vil opleve som følge af det nye ventilationsanlæg, hvis man i forvejen havde en emhætte. Dette vil ske på de planlagte opstarts- og informationsmøder. Evaluering af udearealer: Procedure for evaluering af udearealerne blev drøftet. Rådgiver indkalder BU til evaluering inkl. udvalgte fra driften. BU sonderer gerne inden med naboer. Evaluering skal ske i dagslys Der blev spurgt, om affaldskurve og askebægre er inkluderet i projektet. Rådgiver føl- 3
ger op på dette. Øvrige punkter vedrørende planter mv. kan mailes til SUKU, som medtager dem i forbindelse med evalueringen. 3.2 Driften 3.3 Boligsociale herunder kommunikation HD og MKW henstillede til at beboerne følger proceduren for henvendelser, så de kan følge med, idet de har fået mange nye opgaver pga. deres nye rolle i projektet. Der testes pt. nye åbningstider. Prøvemiddag og startskudsfest søndag gik godt og mange besøgte galleri og prøvelejelighed. HD og MKW takkede for, at skurbyen har taget så godt imod dem. 3.4 Beboerkoordinator Se pkt. 3.3. 3.5 Beslutningslisten Ingen bemærkninger. Ad 4.0 4.0 Økonomi 3B Byg orienterede om status på økonomi. Der er siden det ekstraordinære afdelingsmøde den 10. oktober 2016 fremkommet store ekstrakrav fra entreprenøren. Rådgiverne er i gang med at kortlægge, om kravene er berettigede. Hvis de er berettigede, vil der ikke være nogen reserve eller buffer tilbage til resten af udførelsen. Det er ikke holdbart. I så fald vil det være nødvendigt at have nogle projektjusteringer i baghånden projektjusteringer, som er forlods godkendt af BU, bortset fra nogle mindre af rent byggeteknisk karakter som fx ændring af brandbeklædning omkring rækkehusenes ventilationsanlæg. Der blev drøftet og godkendt følgende tre justeringer: CTS-anlæg på rækkehusenes ventilationsanlæg kan udgå, fordi den enkelte beboer under alle omstændigheder selv kan slukke sit anlæg samtidig med at beboeren i forvejen selv skal lukke vinduer fx hvis der kommer en beredskabsmeddelelse om det. Forberedelse for video ved dørtelefoner kan udgå, fordi det næppe bliver aktuelt at udføre dette de næste mange år, og i så fald betaler man for en forberedelse, som ikke anvendes og som risikerer at blive forældet rent teknisk. Pullertlamper ved indgange kan udgå, fordi der i forvejen er for meget lys, og fordi de er placeret et sted med risiko for påkørsel. Tilvalg: Det er konstateret, at det administrativt er alt for omfattende at håndtere kontantbetaling i forbindelse med tilvalg. Den samlede pris bliver den samme for beboeren, uanset betalingsmetode. Derfor blev det besluttet, at alle tilvalg fremadrettet håndteres over huslejen. Ad 5.0 5.0 Tidsplan Ingen bemærkninger. Ad 6.0 6.0 Kommende aktiviteter Afholdte og kommende aktiviteter 2016: 4
BU besluttede, at der indtil videre fortsættes med opstarts- og informationsmøder i en takt, hvor det er muligt at holde møderne i Hjortehuset. Der er 120 siddepladser i salen i Hjortehuset. På grund af byggearbejdernes fremdrift vil det betyde, at den enkelte beboer ikke i alle situationer kan komme til møde i god tiden inden opstart af tilvalg mv. Det blev besluttet, at næste opstarts- og informationsmøde finder sted tirsdag den 3. januar 2016 i Hjortehuset. 3B Byg indkalder og afklarer forinden, om rækkehusene 101-109 skal deltage her eller om det er bedre, at etagehusene 1003-1004 deltager. Det afhænger af rækkefølgen på byggearbejderne. Status Afholdte arrangementer Dato og kl Sted Afholdt Ekstra ordinært afdelingsmøde Tirsdag 09.februar - kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 16 Tirsdag 16.februar - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Evalueringsmøde Prøveblok 116 Torsdag 18.februar - kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Midtvejsmøde Prøveblok 1005 Torsdag 25. februar - kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Store INFO-SPØRGEMØDE NR 1 Onsdag 09. marts kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 17 Tirsdag 22. marts - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 18 Tirsdag 19. april - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Evalueringsmøde for 1005 Tirsdag 03. ma j - kl 17 Hjortehuset ok Badeværelser og ventilation Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 19 Tirsdag 24. maj - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Store INFO-SPØRGEMØDE NR 2 Onsdag 08 juni kl 17 Hjortehuset ok Afholdt Markedsdag Lørdag 11. juni kl 12 ok Afholdt BU / Evalueringsmøde for 1005 Mandag 27.juni - kl 17 Byggeskur ok Klimaskærm - Altaner mm Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 20 Tirsdag 28.juni - kl 17 Byggeskur ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 21 Tirsdag d. 23. august kl.17 Byggeskur ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 22 Tirsdag d. 13. september kl.17 Byggeskur ok Afholdt Store INFO-SPØRGEMØDE NR 3 Tirsdag d.20.september kl 17 Hjortehuset ok ok Afholdt Ekstraordinært afdelingsmøde Mandag d 10. oktober Herlev medborgerhus Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 23 Tirsdag d 18. oktober, kl. 17-19 Byggeskur ok Afholdt Middag for prøveblokkens beboere Tirsdag d. 25. oktober kl. 17.30-21 Hjortehuset ok Afholdt Byggeudvalgsmøde nr. 24 Tirsdag d. 15. november, kl.17-19 Byggeskur ok Følgende er ikke afholdt: Indkaldt Startskudsfest for beboerne Søndag d. 13. november, kl. 12? Indkaldt Etape 1- Info-/Opstartsmøde Tirsdag d 29. november, kl. 17-19 Hjortehuset Blok 1001 og 1002. Indkaldt Byggeudvalgsmøde nr. 25 Tirsdag d. 13. december, kl.17-19 Byggeskur Indkaldt Etape 1 Info-/Opstartsmøde Tirsdag d. 3. januar kl. 17-19 Hjortehuset Enten blok 1003 og 1004 eller blok 101-109 5
Ad 7.0 7.0 Eventuelt Beboere i 53 og 73 stadig mangler postkasser. Rådgiver følger op. Varslinger vedrørende altanrengøring skal tilpasses og indeholde instruks om at lukke vinduer, da der renses med vandkanon. 3B Byg følger op. Bilag: Ingen. 6