Budget og økonomiske rammer for skoler og SFO er Indhold 1. Opbygning af budgetterne... 2 2. Centrale budgetpuljer... 2 3. Overførselsadgang... 3 4. Årshjul for budgetarbejdet... 4 5. Tildelingsmodellen for skolerne... 5 6. Tildelingsmodellen for SFO erne... 6 7. Styringsværktøjer... 9 Bilag 1 - Timegrundlag for beregning af lønbudget til fagpersonale... 10 Intern Service - Budget Rev. april 2014
1. Opbygning af budgetterne Skolelederen har ansvar for såvel budgettet til undervisning som budgettet til SFO. Ansvaret indebærer, at der løbende følges op på, om budgettet forventes at holde. Alle skolerne er omfattet af lønsumsstyring. Lønsumsstyring indebærer, at skolelederen har den fulde kompetence over såvel lønbudget som personale. Lønsumsstyring skal ses i modsætning til normeringsstyring, hvor budgettet styres efter en centralt godkendt normering. Skolernes budgetter består af følgende hovedområder: a. Personaleudgifter b. Aktiviteter og materialer c. IT og inventar d. Grunde og bygninger Følgende område budgetlægges på de enkelte skoler, men er udenfor skolens budgetramme: - budget til planlagt bygningsvedligeholdelse SFO ernes budget kan opdeles i følgende poster: a. Personaleudgifter b. Aktiviteter og materialer c. Forældrebetaling Øvrige udgifter som fx administration, teknisk serviceledelse og bygningsdrift afholdes af skolernes budgetter. Indtægterne fra forældrebetaling holdes udenfor SFO ernes budgetramme. 2. Centrale budgetpuljer Barselspulje Størstedelen af barselsudgifterne dækkes i kraft af en central barselspulje. I praksis betyder det, at institutionen tilføres dagpengerefusionen. Derudover tilføres institutionen 80 pct. af differencen mellem dagpengerefusionen og lønudgiften, mens institutionen selv skal finansiere op til 20 pct. af differencen. Puljen administreres af Intern Service. Længerevarende sygdom Ved længerevarende sygdom efter 21 dages sygefravær har skolerne mulighed for at søge dækning af vikarudgifterne. I praksis betyder det, at institutionerne i hovedreglen tilføres sygedagpengerefusionen samt den resterende del af lønudgiften. Puljen administreres af Dagtilbud og Skole.
3. Overførselsadgang Reglerne for overførsler mellem budgetårene er: Højest 10 pct. af et års oprindelige driftsbudgetramme kan overføres til året efter. Et eventuelt underskud kan højest udgøre 5 pct. af et års oprindelige driftsbudgetramme. Underskud overføres til året efter. Der må højest have underskud i tre på hinanden følgende år. Det betyder, at hvis man har underskud i 2011, skal man være i balance senest med udgangen af 2014. Institutioner, som er omfattet af rammeaftalen på det sociale område i Region Syddanmark, kan dog maksimalt overføre +/- 5 pct. af årets omkostningsbaserede budget, jf. takstprincipperne i Rammeaftalen for 2011. Det omkostningsbaserede budget indeholder bl.a. overhead på 5 pct., afskrivninger, andel af centrale puljer og overskud/underskud i takstberegningen to år tidligere. Der skal udarbejdes en årlig redegørelse fra institutionerne med begrundelse og formål for eventuelle overførsler og eventuelle underskud. Alle overførsler mellem budgetårene skal godkendes som tillægsbevillinger i byrådet.
4. Årshjul for budgetarbejdet Skolernes budget for det kommende år fastsættes ud fra det faktiske antal klasser og elever i det igangværende skoleår samt ud fra det forventede elevtal i det kommende skoleår. Det vil sige, at Budget 2014 fastsættes med 7/12-dele af skoleåret 13/14 og med 5/12-dele af skoleåret 14/15. Når det endelige elevtal for det kommende skoleår foreligger, foretages i løbet af året en regulering af budgettet. Endelige budgetter for det kommende år fremsendes til institutioner Endelig politisk behandling af budgetkontrollen pr. 31/8 November December Januar Februar Institutionerne udarbejder redegørelser til brug for overførsel af overskud/ underskud Regnskabsafslutning ultimo februar Vedtagelse af næste års budget senest 15. oktober Oktober Marts Budgetopfølgning pr. 31/3 1. behandling af budget og høringsfase September April Budgetopfølgning pr. 31/8 August Budgetproces med byrådsseminar medio august Direktionen og ØU behandler budgetoplægget Juli Juni Maj Endelig politisk behandling af regnskab og overførsler til næste budgetår Administrativt Endelig politisk budgetseminar behandling af budgetkontrollen pr. 31/3
5. Tildelingsmodellen for skolerne Det er vigtigt at huske, at tildelingsmodellen alene viser, hvordan skolernes budget beregnes. Man kan derfor ikke ukritisk anvende normeringen i modellen til at styre efter. Det er bla. vigtigt at være opmærksom på skolens gennemsnitsløn. Skolernes lønsum samt øvrige driftsbudget fastlægges ud fra en tildelingsmodel. Tildelingsmodellen tager afsæt i Vejen Kommunes temaplans definition af en bæredygtig skole på 100 elever. Det betyder, at tildelingsmodellen sikrer fuld bæredygtighed ved en gennemsnitlig klassestørrelse på ca. 15 elever. Modellen er elevbaseret med intervaller med varieret faktor pr. elev. Det vil sige, at hver elev udløser et antal timer afhængigt af, hvor mange elever der er på hele årgangen. Skoler med elevtal under 130 elever modtager desuden en grundtildeling på 410 timer årligt. Læs mere om tildelingen i bilag 1. Elevafhængig tildeling Fagpersonale Lønsummen fastsættes ud fra en timeberegning og en gennemsnitsløn. Budgettet til fagpersonale fastsættes herefter ud fra en gennemsnitsløn, mens budgettet til skoleleder og afdelingsledelse mv. fastsættes ud fra de konkrete lønninger. Pr. 1. august 2014 tilrettes gennemsnitslønnen ændringerne som følge af skolereformen dvs. undervisningstillæg og udfasning af 60 årsreglen. Understøttende undervisning For hver enkelt årgang er der fastsat et antal timer til understøttende undervisning. 22 elever udløser det fulde antal timer til understøttende undervisning. I tildelingen er det forudsat, at 50 pct. af den understøttende undervisning varetages af lærere og 50 pct. varetages af andre medarbejdere med relevante kompetencer herunder pædagoger. Budgettet fastsættes ud fra henholdsvis en gennemsnitlig lærerløn og en gennemsnitlig pædagogløn. Timerne udløser ikke forberedelsestid. Ved understøttende undervisning i special-delen skal der 8 elever til at udløse det fulde timetal til understøttende undervisning. Understøttende undervisning udløser 6% øvrig tid til pædagogerne. Læs mere i bilag 1. Administrativt personale Ressourcer til administrativt personale tildeles efter antal elever samt efter antal børn i SFO. I tildelingsmodellen sker det konkret ved, at hver fuldtidsstilling udløser et antal timer til administrativt personale, som sammenholdes med den konkrete årsløn. Budget til materialer og aktiviteter Materialer, aktiviteter og inventar til undervisningsbrug fastsættes ud fra antal elever på de enkelte faser. Personalerelaterede udgifter (uddannelse, kørsel mv.) fastsættes ud fra antal stillinger. Ikke elevafhængig tildeling Teknisk serviceledelse Løn til teknisk serviceledelse fastsættes ud fra bygningsareal og konkret årsløn.
Skolebestyrelse Udgifter til skolebestyrelse fastsættes med et konkret beløb for hver skole. Budget til bygningsdrift inkl. rengøring Budget til el, vand og varme fastsættes af Bygningsservice. Budgettet til rengøring fastsættes med baggrund i de indgåede rengøringskontrakter. Budgettet til løbende vedligehold af ejendommen fastsættes på baggrund af konkrete opgørelser, som opdateres af Bygningsservice. Budgettet til vedligeholdelse af udendørsarealer fastsættes på baggrund af en fordelingsnøgle, som tager højde for antal m2 og antal børn. Inklusionstildeling Inklusionsmodellen bygger på en analyse af skolernes sociale profil. Ud fra hver skoles gennemsnitlige profil score set ud fra de 15 % mest udsatte elever tildeles inklusionspuljen. Inklusionspuljen består af ressourcerne til specialklasserne. Skolerne betaler herefter for de elever, der er ekskluderet i et specialklassetilbud. Når en skole inkluderer en elev fra et specialklassetilbud, tilbageføres eksklusionsbetalingen til skolen. Der er to eksklusionstakster: - Elever med svære kognitive og fysiske funktionsnedsætter - Elever med behov for mere struktur og guidning, end det er muligt at tilbyde i almenområdet. I skoleåret 2013/14 er der som overgangsordning fastsat en maksimal ramme for +/- virkningen af udmøntningen af inklusionspuljen for skolernes budget på 3 % af lønbudgettet for skoleåret. 6. Tildelingsmodellen for SFO erne Lønbudgettet på SFO erne fremkommer ved en timetildeling til SFO-børnene og en timetildeling til førskoleordningen kombineret med en gennemsnitsløn. Alle SFO erne får en grundtildeling ud fra antallet af SFO-børn. Grundtildelingen er beregnet ud fra åbningstid og antal årlige pasningsdage. Grundtildelingerne er fastsat ud fra hhv. 30, 60, 120 og 180 børn. Derudover tildeles timer pr. barn udover grundtildelingen. Det betyder fx, at en SFO med 50 børn får en grundtildeling på 3.018 timer plus 1.260 timer (=20x63). En SFO med 90 børn får grundtildeling på 4.919 timer plus 1.560 timer (= 30x52). Tildeling af timer SFO-børn Antal børn 0-30 31-60 61-120 121-180 181- Grundtildeling/timer/år 3.018 3.018 4.919 8.018 11.105 Tildeling/timer/år pr. barn udover 30/60/120/180 63 52 51 52
Tildeling af timer førskoleordning Antallet af timer til førskoledelen er afhængig af antallet af børn. Fuld tid Timer pr. barn i førskoleordning/3 mdr. 57,11 Omregning til normering og lønbudget: I beregningen af normeringen forudsættes det, at personalet er sammensat af 70 pct. pædagogpersonale og 30 pct. pædagogmedhjælpere. Dette skal sammenholdes med omregningsfaktoren for pædagoger og medhjælpere. Til omregningsfaktoren benyttes årlige tilsynstimer 1.417, jf. den centrale arbejdstidsaftale mellem KL og BUPL. Som følge af en tidligere ændring, hvor der kun gives halv kompensation for 6. ferieuge, tillægges der 18 timer. Omregningsfaktor til årsværk Pædagog Medhjælper Timer 1.435 1.661 Samlet betyder det, at en institution med 4.919 timer til rådighed er normeret til 0,7*4.919/1.435 = 2,4 pædagoger og 0,3*4.919/1.661 = 0,9 medhjælpere. Herefter sammenholdes normeringerne med gennemsnitslønningerne for hhv. pædagoger og medhjælpere, hvorved lønbudgettet fremkommer. Lederløn: I lønbudgettet tages der højde for lederlønninger, idet 1,9 årsværk med gennemsnitslønnen for pædagoger erstattes med 1 ledelsesløn-tildeling og 0,9 souschef tildeling såfremt der både er leder og souschef. Ledelsestid: Tildelingen af ledelsestid i SFO erne afspejler antallet af børn. Tildeling af timer til ledelse Antal børn 0-64 65-125 126-180 181- Timer 280 380 460 560 Der er ikke en særskilt tildeling af timer til ledelse i forbindelse med førskoleordning. Her indgår ledelsestiden som en del af den samlede tildeling til førskoleordning. Vikar: Vikarbudgettet beregnes som 4 pct. af lønsummen. Materiale- og aktivitetsudgifter: Budgettet til materiale- og aktivitetsudgifter tildeles pr. SFO-barn og pr. barn i førskoleordning. Tildelingen sker ud fra det budgetterede børnetal.
Uddannelse: Der tildeles budget pr. fuldtidsstilling til uddannelse. Garantitildeling: Skolefritidsordningerne er omfattet af en garantiordning, som sikrer en garantitildeling uafhængig af, hvordan antallet af børn udvikler sig i løbet af året. SFO er med under 30 børn er garanteret personaleressourcer til pasning af 30 børn. SFO er med mere end 30 børn er garanteret personaleressourcer svarende til 90 pct. af det forventede børnetal. Tilsvarende er der for førskoleordningen ligeledes en garantiordning, som giver ressourcer til minimum 17 børn. Hvis der er færre end 17 børn, er institutionen garanteret personaleressourcer til 90 pct. af det forventede børnetal. Som hovedregel, etableres der ikke førskole, når der er mindre end 10 børn. Det er garantitildelingen, der fremgår af drifts- og udviklingsaftalerne (orange skrift i tildelingsmodellen) Rullende skolestart: Byrådet har godkendt, at der etableres rullende skolestart på Lintrup Børnecenter, Brørupskolen, Askov-Malt Skole, Grønvangskolen og Østerbyskolen. Ved rullende skolestart udgår førskoleordningen. Specialbørn - harmonisering: Børnene i specialklasser med generelle indlæringsvanskeligheder tildeles 2 gange alm. tildeling. De øvrige børn på Østerby Centret samt ADHD-børnene på Højmarkskolen har 3 dobbelt tildeling. Optælling af børn: Børn indmeldt inden d. 15. i en måned tælles med ved opgørelsen af børnetal. Børn indmeldt efter d. 15. tæller først med i efterfølgende måned. Budgetterede børnetal:. Antal børn i førskoleordning: antal børn i 0. klasse fra skoleprognosen. Antal børn i SFO: Der beregnes, hvor stor en andel af børn har benyttet SFO af antal børn 0. 3. klasse i sidst kendte år. Herefter beregnes procentdelen af det samlede antal børn i 0. 3. klasse jf. den nyeste skoleprognose. OBS! Fra 1. august 2014 ændres tildelingen til SFO, så tildelingen pr. barn svarende til nedgangen i åbningstimer. Derudover tilpasses tildelingen en udvidelse af åbningstimer svarende til en halv time om fredagen. Endelig vil der ske en tilretning i forhold til tildelingen i forbindelse med det udvidede SFO-tilbud til børn fra 4.-6. klasse.
7. Styringsværktøjer Nedenfor gennemgås de primære styringsværktøjer. Tildelingsarket Tildelingsarkene er regneark, hvor grundlaget for budgettet fremgår. I arket er der mulighed for at simulere konsekvenserne af ændringer i bl.a. elevtallet. Arket tager dog ikke automatisk højde for evt. tilgang af budgetmidler fra barselspuljen og sygefraværspuljen. Økonomisystemet (Prisme) I Prisme er der adgang til at følge det økonomiske forbrug måned for måned i forhold til det samlede budget. Oplysningerne kan bl.a. hentes via økonomirapporterne. Det er mulighed for at tilgå Rollebaseret Indgang via Prisme under Posteringer på bilag. Se mere på Vejen Kommunes intranet Vejledninger Rollebaseret Indgang. KMD Rollebaseret Indgang. I KMD Opus Rollebaseret Indgang er der adgang til løn- og personale data. Der er udarbejdet en række rapporter, der kan anvendes, som de er, men som også kan tilpasses individuelle behov. På Vejen Kommunes intranet Vejledninger Rollebaseret Indgang - ligger vejledning til program og rapporter. Det er en god ide at være tilmeldt nyhedsmail på intranettet, så man får besked, når der er ændringer/nyheder ol. Det er muligt at udvælge, hvilke områder man ønsker advisering på, så man alene får advisering på de relevante områder.
Bilag 1 - Timegrundlag for beregning af lønbudget til fagpersonale Herunder gives en oversigt over de tildelingsnøgler, der danner grundlaget for folkeskolernes budget. Grundtildeling til undervisning: For 0. og 10. klasse gælder det, at skolerne tildeles minimumstimetallet, mens tildelingen til 1.-9. klasse er fastsat til det vejledende timetal. Dette ændres pr. 1. august 2014, idet der herefter alene findes et minimumstimetal. Til budgettet er følgende tildeling anvendt: Grundtildeling august 2013 2014 2015 klasse timer/år timer/år timer/år Minimumstimet al: bh.k 600 600 600 Vejledende timetal: 1 690 750 750 2 712,5 750 750 3 802,5 780 780 4 802,5 900 900 5 832,5 930 930 6 840 930 930 7 870 960 960 8 990 960 960 9 930 930 930 Minimumstimet al: 10 840 840 840 Intervallerne i tildelingsmodellen med tilhørende faktorer: Elever Faktor 0 7 0,225 8 14 2,123 15 20 0,799 21 28 1,274 29 39 0,799 40 56 0,899 57 74 0,829 75 84 0,814 85 95 0,799 96 112 0,899 113 130 0,829 131 140 0,814 141 151 0,799 152 168 0,899
Understøttende undervisning fra 1. august 2014: Klasse timer/år bh.k 458 1 308 2 308 3 270 4 240 5 200 6 200 7 248 8 248 9 288 10 0 I almen-delen udløser 22 elever det fulde timetal, men det for special-delen udløses af 8 elever. Timer til understøttende undervisning udløser ikke forberedelsestid. Timer til øvrig undervisningstid tildeles med 4,59 timer pr. elev. Special bh.k. 2013 1.8.2014 timer/år timer/år Grundtimetal pr. klasse 600 848 Specialklasser 2013 1.8.2014 timer/år timer/år Grundtimetal pr. klasse 766,6 848 Timer til øvrig tid Alle timer til undervisning udløser timer til øvrig tid. I modellen forøges timetallene med følgende omregningsfaktor: Øvrig tid omregningsfaktorer 2013 Faktor bh.k. omregningsfaktor 1,214 1-10 kl. Omregningsfaktor 1,513 spe.uv. Omregningsfaktor 1,513
1.8.2014 Faktor bh.k. omregningsfaktor 1,05 1-10 kl. Omregningsfaktor 1,308 spe.uv. Omregningsfaktor 1,308 Tid til ledelse timer/år Grundtildeling 560,00 Kvotient Undervisnings pers. 78,20 Kvotient SFO pers. 26,10 Ekstra tildel overtallig viceinspek. 300,00 Tildeling 10. Klassecenter 1.260,00 Tildeling til ledelse fortages efter følgende nøgle (SLU 20/12-06 pkt. 420)