Udbudsbetingelser Kystfiskerfacilitator til det danske Hav- og fiskerifondsprogram 19-03-2014
Indhold Introduktion... 2 Den ordregivende myndighed... 2 Udbudsmaterialets bestanddele... 2 Beskrivelse af den udbudte ydelse... 3 Den udbudte aftales omfang... 3 Udbudsprocedure... 3 Tilbudsgivers egnethed... 4 Personlige forhold... 4 Arbejdspladsforhold... 4 Erklæring om tavshedspligt... 4 Serviceattest... 4 Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen... 5 Den økonomiske formåen... 5 Den tekniske formåen... 5 Tildeling af kontrakt... 6 Tildelingskriterier... 6 Evaluering af tilbud:... 6 Afgivelse af tilbud... 7 Tilbudsfrist... 7 Formkrav... 8 Sprog... 8 Afleveringssted... 9 Vedståelsesfrist... 9 Alternative tilbud... 9 Spørgsmål om udbuddet... 9 Øvrige forhold... 10 Meddelelse om ordretildeling... 10 Tidsplan for udbud... 10 Aflysning... 11 Side 1 af 13
Forbehold... 11 Forhandling... 11 Fortrolighed... 12 Introduktion NaturErhvervstyrelsen hører under Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Vi arbejder med at skabe de bedste rammer for vækst i fødevareerhvervene og samtidig sikre en forsvarlig forvaltning af naturen. Vi understøtter Danmarks position som verdens tredjestørste fødevareklynge. Det gør vi ved at: skabe rammerne for, at danske landmænd og fiskere bedst muligt kan arbejde i og med den natur, der omgiver os. understøtte udviklingen af en fremtidsorienteret fødevaresektor i balance med natur og miljø. biddrage til udviklingen af attraktive levevilkår i landdistrikts- og fiskeriområder. NaturErhvervstyrelsen har afdelinger, inspektorater og skibe over hele landet. Vi er ofte i kontakt med landmænd, fiskere og en bred kreds af virksomheder, organisationer, forskere og myndigheder inden for fødevareområdet. En af opgaverne i den forbindelse er varetagelsen af Danmarks bidrag til EU's Hav- og fiskerifondsprogram 2014 til 2020, til denne opgave søges en kystfiskerfacilitator. Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V Kontaktperson: Kristine Bech Klindt I det følgende kaldet ordregiver. Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Kontrakt Bilag 1 CSR Bilag 2 Opgavebeskrivelse Bilag 2A Rapport fra arbejdsgruppe om kystfiskeri Side 2
Bilag 3 Kravspecifikation og tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 4 Udelukkelsesgrunde Bilag 5 Udbetalt forfalden gæld Bilag 6 Arbejdspladsforhold Bilag 7 Erklæringer om tavshedspligt Det bemærkes at bilag 4 til 6 ved indgåelse af kontrakt skal erstattes med en serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen eller lign. Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. www.naturerhverv.dk/servicemenu/naturerhvervstyrelsen/udbud/ Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. Beskrivelse af den udbudte ydelse NaturErhvervstyrelsen ønsker at etablere en funktion som facilitator for det danske Hav- og fiskerifondsprogram 2014-2020. Facilitatoren skal informere og rådgive om Hav- og fiskerifondsprogrammets tilskudsmuligheder inden for kystfiskeriet, mindre fiskerihavne og udvikling af fiskeriområder via lokale aktionsgrupper. Facilitatoren skal være bindeled mellem kystsamfundet og kystfiskerne, og arbejde med projekter vedr. netværk, fiskere, havnene, distribution, turisme mm. Facilitatoren skal være en selvstændig og initiativrig person med kendskab til fiskerierhvervet og til forholdene i kystområderne med fiskeriaktiviteter. Den udbudte aftales omfang Der ønskes kontrakt for en periode på to år med en kystfiskerfacilitator. Der ønskes samtidig tilbud på en option på yderligere forlængelse i fire perioder af hvert et års varighed frem til Hav- og fiskerifondsprogrammets afslutning i 2020. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsdirektivet (direktiv 2004/18). Side 3
Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver kan anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring vedrørende Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde i henhold til artikel 45, stk. 1 og 2, litra a-g, samt gæld til det offentlige på over 100.000 kr., hvilket skal ske ved anvendelse af den i bilag 4. og bilag 5. vedlagte erklæringer. Erklæringerne må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal angive arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, sammenholdt med udbudsdirektivets artikel 27, hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 6. Erklæring om tavshedspligt Som udgangspunkt skal tilbudsgiver betragte alle oplysninger om NaturErhvervstyrelsens interne forhold som fortrolige og disse må ikke komme uvedkommende til kendskab. Tilbudsgiver skal derfor afgive tro og loveerklæring vedrørende tavshedspligt. Det sker ved anvendelse af bilag 7. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder fra tilbudsfristen Serviceattest Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat) over for ordregiver fremlægger dokumentation for ovenstående i form af serviceattest eller tilsvarende indenfor en fastsat tidsfrist. Serviceattesten må ikke være ældre end 3 måneder. Side 4
Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen Den økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning, der vedrører den eller de relevante delaftaler, som der afgives tilbud på, præsteret indenfor det seneste regnskabsår. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for soliditetsgraden for det seneste regnskabsår. Soliditetsgraden defineres som virksomhedens samlede egenkapital divideret med virksomhedens samlede aktiver ganget med 100 (egenkapital/aktiver*100). Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for likviditetsgraden for det seneste regnskabsår. Likviditetsgraden defineres som tilgodehavender plus likvide beholdninger i procent af den kortfristede gæld (tilgodehavender + likvid beholdning/kortfristet gæld*100). Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af erklæring fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste på de to mest betydningsfulde leverancer, indenfor det relevante område eller indenfor beslægtede områder i forhold til leverancen. Leverancen skal beskrives for så vidt angår type og leveringstidspunkt. Side 5
Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante leverancer, og Ordregiver forholder sig retten til at kontakte den pågældende reference. Referencer vil blive spurgt, hvordan de på en skala fra 1 til 5, hvor 1 er lavest og 5 er højest, har været generelt tilfredse med samarbejdet, og hvordan de på en skala fra 1 til 5 vil give en generel vurdering af kvaliteten i den udførte opgave. Tilbudsgivere der scorer 1 og/eller 2 i begge spørgsmål vil blive sorteret fra. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og- /eller moderselskabers referencer. Såfremt tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige bud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent Kvalifikationer og relevant erfaring 50 Pris 30 Præsentation og gennemgang af tilbud 20 Evaluering af tilbud: Evaluering af kvalifikationer og erfaring. Det vægter positivt, hvis der er taget en uddannelse som biolog, agronom eller anden naturvidenskabelig uddannelse der kan bidrage med de faglige forudsætninger for at løfte opgaven. Det vægter positivt jo flere års erfaring og at din erfaring relaterer sig til den konkrete udbudte opgave. Det vægter positivt såfremt du har arbejdet som projektleder ved flere lejligheder. Det vægter positivt, hvis du har arbejdet med nogle af de problemstillinger fiskerierhvervet står overfor. Det vægter positivt, hvis du har arbejdet med de udfordringer Kystfiskerne står overfor. Det vægter positivt, hvis du har kendskab til offentlig forvaltning og især Fødevareministeriet. Det vægter positivt, hvis du har erfaring med at rådgive andre, og især hvis du har erfaring med at rådgive fiskere. Side 6
Det vægter positivt, hvis du har erfaring med at skrive tilskudsansøgninger og rapporter. Det vægter positivt, dersom du har kendskab og/eller erfaring fra arbejdet i lokale aktionsgrupper. Det vægter positivt dersom du har kendskab og erfaring fra arbejde i fiskerihavne og landingssteder. Det vægter positivt hvis du har kendskab til turismeerhvervet, og eventuelt har arbejdet indenfor dette felt. Ovenstående beskrivelse angiver hvad ordregiver vil vægte positivt. De enkelte krav og den tilhørende evaluering vil indbyrdes vægte forskelligt. Det er den samlede vurdering, der vægtes med 50 %. Pris Prisen vægtes med i alt 30 %. Ordregiver vil evaluere prisen på baggrund af den samlede pris for løsning af opgaven inkl. alle optioner. Laveste pris vil blive vægtet positivt, og opnå den højeste score. Øvrige tilbudsgiveres priser vil blive tildelt point forholdsmæssigt, efter det tilbud der har laveste pris. Det vil sige, at et tilbud der er 10 % dyrere, vil opnå 10 % færre point. Præsentation og gennemgang af tilbud. Præsentationen indgår som et underkriterium, og vægtes med 20 %. Tilbudsgiverne vil alle blive bedt om at møde frem, og gennemgå deres tilbud. Præsentationen har til formål, at give Ordregiver en hurtig gennemgang af det indleverede tilbud, samt et indtryk af hvordan tilbudsgiver formår at skabe struktur og overbevisning i sin præsentation. Alle tilbudsgivere får samme tid og vilkår til deres gennemgang. Det skal bemærkes, at ordregiver ikke må forhandle, eller på anden måde må forsøge at få modificeret eller ændret tilbudsgivers oprindelige tilbud. Tilbudsgiver kan derfor ikke stille spørgsmål til ordregivers vurdering af det modtagne tilbud eller til ordregivers vurdering af tilbudsgivers præsentation. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal, for at være rettidigt og for at ordregiver kan tage det i betragtning være ordregiver i hænde senest: Den 30. april 2014 kl. 12.00. Side 7
Tilbud, der er modtaget efter dette tidspunkt, indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at tilbuddet er modtaget i rette tid og på rette sted. VIGTIG INFORMATION: Tilbudsgiver skal præsentere sit tilbud. NaturErhvervstyrelsen planlægger, at præsentation skal ske den 7. maj 2014. Invitation med angivelse af tid og sted, samt det ønskede indhold i præsentationen vil blive meddelt tilbudsgiverne på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside, senest 2 døgn før præsentationsdagen. Formkrav Tilbuddet skal indeholde: Bilag 3 Kravspecifikation og tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 4 Erklæring om Udelukkelsesgrunde Bilag 5 Erklæring om Ubetalt forfalden gæld Bilag 6 Erklæring om Arbejdspladsforhold Bilag 7 Erklæring om tavshedspligt Kopi af tilsagn fra forsikringsselskab med tilsagn om mulighederne for at kunne tegne erhvervsansvarsforsikring eller kopi af eksisterende police. Diverse økonomiske oplysninger, jf. afsnit om økonomisk formåen samt udbudsbekendtgørelsen Diverse tekniske oplysninger, jf. afsnit om teknisk formåen samt udbudsbekendtgørelsen Tilbud skal afgives i 4 eksemplarer (1 original og 3 kopier) og 1 elektronisk udgave i PDF format på et USB-stik eller tilsvarende med alle nødvendige dokumenter. De originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Sprog Tilbud skal være på dansk, dog kan eventuelle regnskabsoplysninger, og tekniske dokumenter leveres på engelsk. Side 8
Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev) til: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V Danmark Att: Kristine Bech Klindt Mrk: Kystfiskerfacilitator MÅ IKKE ÅBNES Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til ordregivers udpegede kontaktperson: Fuldmægtig Kristine Bech Klindt E-mail: projektdesign@naturerhverv.dk og krba@naturerhverv.dk Spørgsmål, der stilles senere end den 21. april 2014, vil alene blive besvaret i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: www.naturerhverv.dk/servicemenu/naturerhvervstyrelsen/udbud/ Side 9
Rettelsesblad om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelsen af tilbud under nærværende udbud er ordregiver uvedkommende. Herunder også de omkostninger der måtte være forbundet med at møde frem og give den ovenfor nævnte præsentation. Omkostninger i forbindelse med udbuddet er ordregiver uvedkommende, herunder såfremt ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Meddelelse om ordretildeling Efter tilbudsvurderingen vil ordregiver kontakte såvel den tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt den obligatoriske stand-still periode på 10 dage, inden der underskrives kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt den 26. maj 2014 Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet og Ordregiver forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 3 måneder. Tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale 19. marts 2014 Frist for spørgsmål 21. april 2014 Tilbudsfrist 30. april 2014 Præsentation 7. maj 2014 Underretning om tildelingsbeslutning 12. maj 2014 Kontraktunderskrivelse 26. maj 2014 Side 10
Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af ordregiver. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan kapitaliseres med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Ordregiveren er berettiget, men ikke forpligtet, til at tage tilbud med øvrige forbehold i betragtning, når de prissættes ud fra betragtninger om, hvordan forbeholdet forventes at påvirke benyttelsen af den pågældende ydelse målt som en sum i DKK. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontraktudkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Forhandling Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver, idet ordregiver skal holde sig indenfor de rammer for forhandling, der er givet i vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Side 11
Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgiver, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Side 12