DUBU Sag og Dokument integrationer Formålet med dette notat er at informere DUBU kommuner omkring hvilke integrationer vedrørende Sager og Dokumenter der er en del af DUBU, samt hvilke integrationsmuligheder DUBU giver. Indhold DUBU udstiller tre services... 1 OIO Dokument (IND)... 2 OIO Sag (UD)... 3 OIO Dokument (UD)... 4 Eksisterende DUBU funktionalitet... 4 Email... 5 E-boks:... 5 Print... 6 Arkivering... 6 Placering af et dokument... 7 Overførsel af gamle sager og dokumenter... 8 DUBU udstiller tre services til ESDH integration Nogle integrationer er allerede en del af DUBU projektet, og kommunerne har betalt for disse integrationer via deres tilslutning til DUBU. Disse beskrives i afsnittet Eksisterende DUBU funktionalitet på side 4. Andre integrationer kræver at 3. parts leverandøren skal tilpasse deres system for at integrationen virker. I disse tilfælde udstiller DUBU en service, som 3. parts leverandøren kan benytte sig af, for at opfylde kommunernes behov. Kommunerne har betalt for de tre services DUBU udstiller, men de har ikke betalt for det arbejde 3. parts leverandøren skal udføre for at integrationen fungerer. Her vil således skulle forhandles med den givne leverandør. Nedenstående figur giver et overblik over de tre services DUBU udstiller, som f.eks. ESDH leverandøren kan benytte. 1
OIO Dokument (IND) Kommunen modtager i dag breve, dokumenter mm. via mange forskellige kanaler. For at få disse dokumenter ind i DUBU skal en 3. partsleverandør benytte den standardiserede OIO snitflade, som DUBU stiller til rådighed og herigennem aflevere dokumenterne til DUBU. 3. parts leverandøren vil typisk være ESDH leverandør, men kan også være en blanketsystem-leverandør, en scanningssystem-leverandør osv. DUBU stiller ingen begrænsninger for hvem der kan integrere. I forhold til DUBU vil det typisk være relevant at overføre: 1. Scannede breve (breve som kommunen har modtaget via PostDanmark og siden indscannet) 2. Blanketter (indkommet via selvbetjeningsløsninger/blanketløsninger) 3. Elektroniske dokumenter (word, powerpoint, excel etc.) 4. Emails (se også afsnittet om integration til email), kan f.eks. komme ind via E-boks. 5. Andre Når dokumenter er afleveret til DUBU, vil DUBU forsøge at placere dokumentet så præcist som muligt på sagen/aktiviteten. Læs mere om hvordan dette sker i afsnittet Placering af et dokument på side 7. 2
Konsekvens ved at fravælge Dokument-ind -integration? Det er muligt at overføre dokumenter manuelt til DUBU. Det vil ofte kunne gøres via drag-n-drop, hvor man hiver dokumentet fra f.eks. ESDH til DUBU-sagen. Kommunen vil skulle lave interne processer for hvordan f.eks. indscannet post mm. manuelt bliver overført til DUBU. OIO Sag (UD) I DUBU er det (som ved øvrige fagsystemer) en forudsætning, at sagsbehandlerne kun opretter sager i det pågældende fagsystem. Det betyder at der f.eks. ikke bør oprettes nye DUBU-sager i KMD Sag eller i ESDH. For at understøtte en helhedsorienteret sagsbehandling samt spare medarbejderne for at hoppe ind og ud af forskellige fagsystemer er der imidlertid behov for at sammenstille sager fra de kommunale fagsystemer i et samlet overbliksbillede. Der kan identificeres to forskellige behov der kræver at der kan hentes sager ud af DUBU 1) en DUBU-sagsbehandler har brug for at se om der er øvrige sager på personen og som for overblikket skyld har brug for at få vist DUBU-sagen i det samme overbliksbillede, som de øvrige ikke-dubu sager. 2) en kommunal medarbejder, der ikke arbejder i DUBU, har brug for at få vist DUBU-sager. Ad1) kan løses ved at kommunernes fagsystemer indeholder snitflader til at aflevere sager til visning i et samlet overbliksbillede. OIO Sag (UD) er denne snitflade for DUBUs vedkommende. Et sådant sagsoverblik på personen får kommunerne i dag delvist via KMD Sag, afhængigt af hvilke fagsystemer, der er integreret med KMD Sag. Det er forskelligt fra kommune til kommune. Man vil kunne få et fælles sagsoverblik, hvis KMD implementerer en snitflade på KMD Sag, så der automatisk oprettes låste kopier af DUBU-sager i KMD Sag. Sagsbehandleren vil dermed kunne få det fælles overblik via KMD Sag. Til orientering arbejder KOMBIT på et projekt (SAPA), der skal tilvejebringe en åben og fælleskommunalt ejet løsning til sagsoverblik på tværs af ESDH- og fagsystemer. Denne løsning forventes udrullet i 2015. I kan læse mere på kombit.dk/sapa omkring projektet. Ad2) Kan løses på samme vis, hvis ESDH-leverandørerne implementerer en snitflade på deres løsning, der henter de eksisterende DUBU-sager (låste kopier) ind i ESDH. Hermed vil kommunale medarbejdere uden adgang til DUBU få vist DUBU sager og eventuelt dokumenter i ESDH. Det er herunder op til den enkelte kommune, hvorvidt sagernes dokumenter ligeledes skal overføres til ESDH (via OIO Dokument (UD)). 3
Konsekvens ved at fravælge Sager-ud -integrationen? Hvis kommunen vælger ikke at hente Sager ud af DUBU, vil DUBU sagsbehandleren ikke have et fælles overblik og alle borgerens sager (men vil selvfølgelig have hele DUBU-sagsoverblikket i DUBU). Ligeledes vil kollegaer i kommunen der ikke har adgang til DUBU ikke kende til DUBU Sagerne. Kommunerne kan overveje om det giver mening for dem at vente til SAPA-løsningen bliver udrullet i 2015. OIO Dokument (UD) På samme måde som ovenstående beskrivelse af hvordan dokumenter afleveres ind i DUBU, kan 3. parts leverandører ligeledes hente dokumenter ud af DUBU. Det kan være et behov i forhold til hvorvidt der ønskes at kollegaer i andre enheder i kommunen skal have adgang til at læse DUBU sagernes dokumenter (nogle kommuner mener dette er vigtigt, andre ikke). Det kan også være i forhold til f.eks. B&U udvalgsmøder, hvor en række kommuner benytter deres ESDH til dannelse af dagsorden. Således kunne ESDH hente DUBU dokumenterne ind i ESDH, og dermed danne dagsordenen. Konsekvens ved at fravælge Dokument-ud -integration? Ligesom det er muligt manuelt at lægge dokumenter ind i DUBU, er det også muligt at manuelt hente dokumenter ud. Drag-n-drop ud af DUBU er ikke understøttet på nuværende tidspunkt, og sagsbehandleren skal således downloade dokumentet lokalt, og overføre dette til ESDH. Eksisterende DUBU funktionalitet Der eksisterer en række forskellige integrationer i DUBU specifikationen. Nedenstående integrationer er valgt ud, fordi de ofte har en tæt tilknytning til det kommunale ESDH system, og omhandler håndteringen af Sager/Dokumenter. Alle nedenstående integrationer er en del af DUBU, og kommunerne har betalt for disse integrationer via deres tilslutning til DUBU. E-mail og Print eksisterer i dag. E-boks og Arkivering er en del af henholdsvis fase 2 og fase 4. 4
Arkivering * (Statens Arkiver + 7) Email Udtræk DUBU Drag n drop Print E-Boks * Funktionaliteten til arkivering er en del af DUBU kontrakten, men selve det at foretage udtrækket vil kræve betaling hos IBM. Email Email ud Når der skal sendes email fra DUBU, åbnes sagsbehandlerens emailklint (f.eks. Outlook) automatisk op, og mailen skrives og sendes ligesom en hvilken som helst anden email. Email ind De emails sagsbehandleren modtager kan flyttes til DUBU via Drag-n-drop, hvor sagsbehandleren hiver mailen fra sin emailklient over på den givne sag/aktivitet i DUBU. Der har været udtrykt ønske om at der oprettes en DUBU-knap i emailklienten, så emailen ved tryk overføres til DUBU. Hvis dette er en funktionalitet der ønskes vil det være DUBU referencegruppe der beslutter dette. Det bør overvejes om en knap -løsning egentlig er en bedre løsning end den eksisterende. Ved en knapløsning vil sagsbehandleren alligevel skulle placere mailen på en aktivitet efterfølgende i DUBU. I stedet for at gøre det direkte, som i den nuværende løsning. E-boks: DUBU vil i fase 2 integrere til E-boks. Det er en enkeltvejs integration hvor sagsbehandleren fra DUBU vil kunne sende breve direkte til borgerens E-boks via et enkelt knaptryk. 5
Hvis borgeren vælger at svare via E-boks, vil svaret gå ind i den generelle kommunale indbakke for E-boks. Typisk er dette en integreret del af kommunens ESDH system. For at få svaret over i DUBU er det overordnet to muligheder A. Sagsbehandleren hiver manuelt brevet fra ESDH til DUBU B. ESDH systemet overfører automatisk brevet via den service DUBU stiller til rådighed. DUBU vil når den har modtaget brevet, forsøge at placere dette på den korrekte Sag. Det er den samme service som beskrevet i afsnittet OIO Dokument (IND) ovenfor på side 2, og der skelnes ikke mellem en email og et dokument. Der var til mødet med de 12 KMD Sag EDH kommuner og KMD den 28.2 snak omkring en tovejs-integration til E-boks, hvor svaret fra borgeren går direkte til DUBU uden om ESDH. Dette ville i givet fald være DUBU referencegruppe der tager stilling til et sådan videreudviklingspunkt. Der blev samme dag alternativt talt om at købe et tillæg hos KMD, hvor E-boks integrationen håndteres af KMD. Det er KOMBITs vurdering at det ikke vil give yderligere funktionalitet end mulighed (B) ovenfor, da KMD Sag alligevel ikke ville kunne garantere at E-boks svaret lander mere præcist i DUBU end den almindelige OIO Dokument (IND) integration allerede garanterer. Print I de tilfælde hvor borgeren ikke har E-boks benytter DUBU i dag lokale printere til at udskrive breve. Brevet vil altså printes ud på den printer som den enkelte Sagsbehandler benytter. Der er i DUBU specifikation ikke mulighed for fjernprint. Hvis DUBU kommunerne ønsker at DUBU skal integrere til en fjernprintsløsning, vil det være en beslutning DUBU reference-gruppe skal tage. KOMBIT støtter og anbefaler brugen af fælles offentlige løsninger. Udviklingen af en den fælles offentlige fjernprintsløsning er forventeligt færdigt i maj 2012. Til mødet den 28.2 mellem de 12 KMD Sag kommuner og KMD blev der talt om en KMD fjernprintsløsning. Hvis de 12 kommuner vælger at købe en særlig fjernprints integration via KMD uden om referencegruppen, udelukker det ikke muligheden for at DUBU referencegruppen på et senere tidspunkt også vælger at integrere til den fælles offentlige løsning. Arkivering Kommunerne har et stort behov for at få arkiveret deres sager i overensstemmelse med reglerne. I dag benytter kommunerne deres ESDH til arkivering. Arkivering er en del af fase 4, hvor DUBU skal kunne foretage udtræk til arkivering til både Statens arkiv samt 7 arkiv. Kommunen behøver således ikke integration til ESDH for at kunne løfte sin arkiveringspligt. Det er desuden forventningen, at selvom der eksisterer en fuld integration til ESDH, vil der stadig eksistere arkiveringspligtige data i DUBU, hvorfor kommunen ikke ville kunne fuldføre en 100 % arkivering via ESDH. 6
Da arkivering først implementeres i fase 4, er både proceduren samt prisen for disse arkivudtræk ukendt. Det er dog fast at der vil være tale om udtræk fra DUBU til arkivering, og således ikke en fuldautomatisk arkivering til Statens Arkivering samt 7. Udtrækkene vil blive forsøgt implementeret så det kræver mindst muligt manuelt arbejde for kommunerne. Lovgivningsmæssigt ligger der ingen problematik i at arkivering ikke er klar før fase 4, eftersom sagerne fra DUBU tidligst i vil kunne kræves at være arkiveret i 2016. Placering af et dokument Dette afsnit beskriver hvordan DUBU agerer efter at f.eks. et ESDH-system har afleveret et dokument via OIO snitfladen Dokument (IND). Det er en del af fase 2, og udviklingen af de nye skærmbilleder og funktionalitet kræver ikke yderligere betaling hos kommunerne. Nedenstående figur illustrerer at DUBU vil forsøge at placere det indkomne dokument så præcist som muligt, alt efter hvilke meta-data der kommer sammen med dokumentet. Direkte på sagen(aktivitet/bilag), evt. oprettelse af ny sag Kendt CPR nr. Besked til Sagsbehandler Indbakke (filtreret på Sagsbehandler) START Kendt sagsbehandler Dokument via OIO Dokument (IND) Manuelt Intet kendt Indbakke Manuelt Hvis f.eks. der medsendes CPR eller Sagsid, kan dokumentet placeres direkte på sagen (eventuelt direkte på en aktivitet). Hvis dokumentet ikke kan placeres direkte på sagen vil dokumentet lægges i DUBU-indbakken. Indbakken vil kunne filtreres på f.eks. Sagsbehandler, så den enkelte sagsbehandler kan se de dokumenter der er relevante for ham/hende. 7
De dokumenter hvor DUBU ikke kan placere dokumentet vil være synligt for alle sagsbehandlere i den fælles indbakke, hvorfra dokumentet vil kunne placeres korrekt. OBS: Ovenstående funktionalitet er en del af fase 2 og således ikke færdigproduceret. Der kan derfor forekomme ændringer - det beskrevne er det forventede design. Overførsel af gamle sager og dokumenter Størstedelen af de 44 DUBU kommuner har manuelt oprettet nye sager i DUBU og overført eksisterende dokumenter til disse, i forbindelse med hele opstarten af DUBU. Dette har været/er en tung og tidskrævende proces. Det er vurderingen at det ville blive uforholdsmæssigt dyrt at lave en egentlig konvertering af gamle sager. Det kan dog overvejes hvorvidt det giver mening at benytte OIO Dokument (IND) servicen til at overføre dokumenter fra gamle sager i forbindelse med opstart af DUBU. Mange af disse gamle dokumenter vil således lande i den fælles DUBU indbakke, og sagsbehandlerne vil så derfra skulle placere dokumenterne på aktiviteter. Kommunerne må overveje hvad der giver mening for dem, i forhold til hvor mange dokumenter der skal overføres og hvorvidt denne semi-automatisering giver nogen værdi. 8