Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 13. juni 2012 Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. 1. Resume Med udgangspunkt i budgetforliget for 2012 er der udarbejdet en partnerskabsanalyse for Multimediehuset (Hovedbiblioteksdelen). Aarhus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice Rådhuset 8000 Aarhus C Partnerskabsanalysen viser, at mulige partnerskaber kan opdeles i tre kategorier. (1) Partnerskaber der medfører yderligere tilbud og aktiviteter i Multimediehuset, men som ikke kan forventes at bidrage til finansiering af den løbende biblioteksdrift. (2) Partnerskaber der giver nye kompetencer og viden og dermed bedre aktiviteter og tilbud for borgerne, men som på sigt ikke forventes at bidrage til finansiering af biblioteksdriften. (3) Partnerskaber af kommerciel karakter som måske kan bidrage til finansieringen af biblioteksdriften, men som forventes at være få og usikre over tid, hvorfor de ikke er indregnet i finansiering af medudgiftsbehovet. Kultur og Borgerservice vil frem mod ibrugtagningen af Multimediehuset arbejde videre med partnerskabsdannelse med henblik på at styrke området og udnytte de potentielle synergieffekter. Sagsnummer 12/000791 Sagsbehandler Henrik Traberg Direkte telefon 8940 9301 E-post borgerserviceogbiblioteker@aarhus.d k E-post direkte htr@aarhus.dk www.aakb.dk Indstillingen indeholder to scenarier for den fremtidige drift af Multimediehuset. Scenarie 1 fastholder den eksisterende økonomiske ramme for Hovedbiblioteket, og har derfor ingen økonomiske konsekvenser. Bygnings- og funktionsmæssigt er der forskellige forudsætninger, da Multimediehuset har væsentlig større publikumsarealer og faciliteter end Hovedbiblioteket har i dag. Scenariet har derfor som konsekvens en væsentlig lavere aktivitet og færre tilbud end bygningen er etableret til. Dette skyldes manglende it-bestykning, fastholdelse af nuværende åbningstid på Hovedbiblioteket, manglende tilførsel af dedikerede ressourcer til læringsaktiviteter, aktiviteter rettet mod børn og deres familier samt etablering og udvikling af partnerskaber, der kan bidrage til yderligere aktiviteter i bygningen. Endelige medfører myndighedskrav og større arealer, at der skal flyttes res- Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset.
sourcer fra borgerbetjening til servicevagt. For borgerne vil scenarie 1 være en reel serviceforringelse. Scenarie 2 svarer til en driftsudvidelse, til det der indgik i indstillingen vedtaget i byrådet den 9. juni 2011, korrigeret for efterfølgende myndighedskrav i forbindelse med brug af salene og reduktion i forhold til it-investeringen i multisalen grundet fondsbidrag fra A.P. Møller. Der er tale om en udvidelse af driftsrammen med 10,02 mio. kr. i 2014 og 12,71 mio. kr. i hvert af årene herefter. Der er tale om udgifter til bl.a. biblioteksfaglig personale, servicevagter, læringsaktiviteter for børn, IT-bestykning samt konsekvenser af forøget åbningstid. Hermed vil tilgængelighed, indhold og effekt svare til de forudsætninger, visioner og værdier, der har været grundlaget gennem hele processen for Multimediehuset. Udbyttet for borgerne vil blive som oprindeligt politisk ønsket og anlægsinvesteringen og eksterne donationer til projektet udnyttes mere effektivt. 2. Beslutningspunkter At 1) udgiftsposterne som følge af ibrugtagning af Multimediehuset indgår i budgetforhandlingerne for 2013-2016. At 2) såfremt scenarie 1 vælges, bliver effekten som beskrevet i afsnit 4.2.1 og ydelserne som beskrevet i afsnit 5.1. At 3) en eventuel forpagtningsafgift i forbindelse med driften af caféen i Multimediehuset vil indgå i finansieringen af merudgiftsbehovet i scenarie 2. 3. Baggrund Multimediehuset tages i brug ultimo 2014. Hermed får Aarhus et nyt hovedbibliotek til erstatning for det nuværende i Mølleparken. Men bygningen er langt mere end det. Multimediehuset bliver det centrale mødepunkt, opholdssted, oplevelsessted og læringscenter i de nye omdannede bynære havnearealer. Aarhus Byråd har i flere omgange (2007, 2010 og 2011) behandlet indstillinger om kommende aktiviteter i Multimediehuset. I forbindelse med budgetforliget for 2012 besluttede forligspartierne: Kultur og Borgerservice vil frem mod ibrugtagningen arbejde med udvikling af modeller for partnerskaber, der skal muliggøre indhentning af synergieffekter og yderligere aktiviteter, kompe- Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 2 af 14
tencer og ressourcer i Multimediehuset. Modellerne skal omfatte både civilsamfunds-aktiviteter, fx foreningslivet, og andre offentlige aktiviteter og ydelser herunder mulighederne for en ændret kommunal opgavevaretagelse set i lyset af Aarhus Kommunes kanal-strategi og udviklingen af Borgerservice. Endvidere skal det undersøges, hvorvidt og på hvilke vilkår private aktører kan tænkes ind i sådanne modeller. Kultur og Borgerservice fremsender forud for budgetforhandlingerne 2013 afrapportering på disse modeller herunder mulig økonomisk synergi. Kultur og Borgerservice har i 2012 foretaget en analyse (screening) af mulighederne for partnerskaber (se bilag 1) med henblik på mulig synergi. I 2011 bevilligede A.P. Møller og Hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fond til almene Formaal 17,4 mio. kr. til opgradering af Multisalene 1. I forbindelse med bearbejdning af projektet har der været en tæt dialog mellem bygherre og brandmyndighederne i forhold til de brandsikringsmæssige og evakueringsmæssige forhold til bygningen. Myndighedskravet er, at der som minimum skal være 1 person tilstede i brugstiden, som er instrueret i betjening af flugtvejsbelysningen. Dette gælder også ved brug af fx salene uden for bibliotekets åbningstid. Ovenstående forhold er indarbejdet i nærværende indstilling. 4. Den forventede effekt Effekten af indstillingen er afhængig af, hvilket scenarie der vælges. Fælles for den beskrevne effekt er, at der er særlig fokus på effekt i forhold til borgerne i Aarhus. 4.1 Partnerskaber i Multimediehuset Som det fremgår af vedlagte partnerskabsanalyse (bilag 1) kan effekten af partnerskaber i Multimediehuset opdeles i tre kategorier. De tre kategorier kan være overlappende/blandede. For alle tre kategorier gælder, at de ikke umiddelbart forventes, at kunne bidrage til driftsfinansieringen jfr. tabellerne i afsnit 7. Kategori 1 Aktivitets- og serviceudvidelse - Partnerskaber der medfører, at der i Multimediehuset tilbydes borgerne aktiviteter og 1 Af ansøgningen fremgår det: Med en bevilling til Multisalen i Multimediehuset vil det være muligt at skabe et unikt samlingspunkt for byens borgere og besøgende og en centralt udviklende faktor for forenings- og kulturlivet i Aarhus. En donation vil være afgørende for etablering af Multisalen. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 3 af 14
tilbud, som ellers ikke (eller i mindre omfang) ville være at finde i Multimediehuset. De har som effekt, at bygningens faciliteter og anlægsinvesteringen udnyttes bedre, men genererer ikke bidrag til finansieringen af den løbende biblioteksdrift. Inden for denne kategori er der mange potentielle partnerskaber, ikke mindst lokale. Kategori 2 Yderligere kompetencer etc. Partnerskaber som bringer nye kompetencer eller supplerende viden ind i Multimediehuset. For borgerne medfører denne type partnerskaber bedre, bredere og mere målrettede aktiviteter og tilbud typisk på lidt længere sigt. Det betyder bedre udnyttelse af bygningens faciliteter og af anlægsinvesteringen, men bidrager ikke til finansieringen af biblioteksdriften. Det vurderes, at der er en del potentielle partnerskaber både lokalt og nationalt. Kategori 3 Kommercielle aktiviteter Partnerskaber der kan give øget borgerrettede aktivitet og dermed bedre udnyttelse af bygningen og anlægsfinansieringen. Det vurderes at der er få potentielle partnerskaber inden for denne kategori. Det kan også være løsrevne kommercielle aktiviteter, som ikke er borgerrettede i en bred og åben forstand, fx lukkede arrangementer 2 i salene. Det giver bedre udnyttelse og et potentielt bidrag til finansiering af biblioteksdriften og vil dermed være med til at sikre opfyldelsen af visioner, værdier, indhold og formål for Multimediehuset. For de kommercielle aktiviteters vedkommende er der dog tale om stor usikkerhed om realiseringsgraden. Endvidere vil det forudsætte dedikerede ressourcer fra biblioteksdelen til at etablere og vedligeholde denne type partnerskaber. Samlet set medfører det, at det vurderes, at det ikke for nuværende kan bidrage til finansieringen af aktiviteterne i Multimediehuset. 4.2 Scenarier for aktiviteter i Multimediehuset Der opstilles to grundlæggende scenarier for aktiviteter 3 i Multimediehuset. Scenarie 1 svarer til, at den eksisterende økonomiske ramme for Hovedbiblioteket overføres til Multimediehuset. Scenarie 2 svarer til et bearbejdet scenarie fra 2011-indstillingen. 2 Fx private fester og lukkede virksomhedskonferencer og messer. 3 Indstillingen omfatter biblioteksdelen af Multimediehuset. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 4 af 14
4.2.1 Effekt ved Scenarie 1 (= fastholdelse af eksisterende økonomiske ramme for Hovedbiblioteket) Multimediehuset har som bygning nogle andre forudsætninger end det eksisterende Hovedbibliotek i forhold til aktiviteter og drift, hvilket betyder, at: 1. møde- og salfaciliteterne 4 vil ikke kunne anvendes uden for Hovedbibliotekets åbningstider (mandag til fredag kl. 10-18 og lørdag kl. 10-14), da der ikke vil være den nødvendige bemanding hertil. Bygningens faciliteter vil hermed være dårligere udnyttet trods en forventet stor efterspørgsel på disse faciliteter. 2. aktivitetsniveauet i bygningen vil have et niveau 5, hvor det vil være vanskeligere at få en ekstern forpagtningsaftale på café og kantine i Multimediehuset. Det gør bygningen og dens tilbud og aktiviteter mindre attraktiv for borgerne. Multimediehuset som kerne i byens nye centrale byrum og det centrale sted for læring, viden, dannelse, oplevelser og kultur, vil uden moderne café og kantinefaciliteter være mindre attraktiv. 3. de dårligere vilkår for café- og kantinedrift for de eksterne lejere på de ca. 10.000 m 2 vil gøre det mindre attraktivt at vælge Multimediehuset som lejemål. I værste fald kan det påvirke lejeindtægt 6 og muligheden for synergi med lejere. 4. bygningens borgerrettede faciliteter i form af mødelokaler, labs og undervisningsfaciliteter vil ikke være tilstrækkeligt it-understøttede og bliver dermed væsentlig mindre attraktive for både borgere og partnerskaber. Det vil ikke være muligt at leve op til visionen som byens centrale lærings-, dannelses- og oplevelsessted med fokus på viden, læring, relationer og formidling. 5. den digitale formidling af bibliotekets indhold (herunder også partnerskabers indhold) i både det åbne biblioteksrum og i forbindelse med de mere specialiserede faciliteter som labs, undervisningslokaler og mødelokaler, vil være begrænset, da den understøttede hardware vil være mangelfuld. 6. manglende it-understøtning og opgradering af læringsindsatsen for byens borgere i forhold til den digitale udvikling vil medføre, at de borgerrettede it-understøttende aktiviteter vil fortsætte på nuværende niveau. 4 Mødelokaler, undervisningslokaler, multisal og børnesal. 5 Grundet begrænset åbnings- og tilgængelighedstid for bygningen samt manglende udnyttelse af møde-, undervisnings- og salfaciliteter. 6 Og herigennem den samlede finansiering af anlægsprojektet. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 5 af 14
7. antallet af borgerrettede aktiviteter vil være på det nuværende niveau i Hovedbiblioteket men i en langt større bygning, der var tiltænkt et højere aktivitets- og anvendelsesniveau. 8. der vil være et de facto lavere serviceniveau for borgerne alene grundet de større afstande i bygningen, hvor der er længere for den enkelte til personlig vejledning eller hjælp til at anvende bibliotekets faciliteter og tilbud. Det medfører erfaringsmæssigt, at nogle borgere vælger tilbuddet fra. 9. det vil blive vanskeligere at sikre Multimediehuset som en afgørende drivkraft i at borgerne får de grundlæggende forudsætninger som aktive medborgere i et digitalt Danmark - herunder den digitale kontakt mellem borger og det offentlige. 10. borgerne i store dele af åbningstiden vil opleve huset som et kedeligt og halvtomt sted med begrænset dynamik. Det nuværende aktivitetsniveau på Hovedbiblioteket vil i en væsentlig større bygning i flere etager og med flere fysiske faciliteter, der understøtter borgerrettede aktiviteter opleves som en halvinaktiv bygning. Det vil mindske brugen af bygningen og dermed skabe en selvforstærkende ond cirkel. 11. der vil mangle ressourcer til at danne og udvikle partnerskaber, hvilket får betydning for antallet og karakteren af de borgerrettede aktiviteter, der kan tilbydes. Bygningens potentiale vil hermed kun udnyttes i et begrænset omfang. 12. den nødvendige servicevagtdækning af det væsentlig større areal vil medføre mindre tid til formidling og servicering af borgerne, da der flyttes ressourcer fra borgerkontakt til bygningsdrift. 4.2.2 Effekt ved Scenarie 2 (udvidelse: Se de enkelte udgiftsbehov i afsnit 7.2.2) Overordnet sikres der ved scenarie 2, at indholds- og aktivitetsdelen i Multimediehuset svarer til de forudsætninger, visioner og værdier, der har været grundlaget for hele processen for Multimediehuset. Fra beslutningen om at der skulle opføres et nyt hovedbibliotek, formulering af værdigrundlaget for bygningen, over konkurrenceprogram til udpegning og viderebearbejdning af det endelige projekt. Der er taget delvis 7 højde for et væsentlig forøget publikumsareal i forhold til nuværende på Hovedbiblioteket i forhold til biblioteksfaglig vejledning og servicevagt. Dermed søges serviceniveauet fastholdt i forhold til adgang til personlige ressourcer, vejledning og hjælp. 7 Forventet øget digitalisering og selvbetjening blandt biblioteksbrugere, mere hensigtsmæssig indretning af biblioteksrummet med vejledningspunkter og arbejdet med optimering af servicekoncept gør, at der ikke er indregnet en fuld personalemæssig kompensation for det øgede publikumsareal. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 6 af 14
De brugerrettede faciliteter som mødelokaler, labs, undervisningslokaler, sale og biblioteksrummet bestykkes med det til bygningen forberedte it- og AV-udstyr. Bygningens brugere får hermed mulighed for at udnytte bygningens faciliteter fuldt ud uanset om bygningen anvendes til formidling, inspiration, læring, dannelse eller oplevelse. Udnyttelsen af børnesalen på niveau 1 og hele det specifikke område på niveau 2 indrettet til børn- og familien gør Multimediehuset til et moderne børne- og familiebibliotek. Opbygning, indretning og aktiviteter understøtter børns glæde ved læring, stimulerer læselyst og læsefærdigheder, fremmer nysgerrighed, styrker tilegnelse af viden og giver kvalificerede kulturoplevelser i bred forstand. Dermed kan rammerne leve op til bibliotekslovens formålsparagraf om oplysning, oplevelser og uddannelse også for børn og deres familier. Børnebiblioteket er den ældste kulturinstitution for børn og med Multimediehuset føres institutionen ind i det 21. århundrede. Multimediehuset kommer hermed til at give et væsentligt bidrag til en række af Aarhus Kommunes mål for børn og unge, herunder 95 %- målsætningen vedrørende ungdomsuddannelse. Biblioteket har en lovbunden opgave i at understøtte og bidrage til borgernes uddannelse og dannelse. Med moderne fysiske og itmæssige faciliteter samt ved styrkelse af målrettede læringsaktiviteter gennem partnerskaber, vil Multimediehuset give et væsentligt bidrag til borgernes mulighed for aktiv og ligeværdig deltagelse i det moderne digitale samfund. Hermed understøttes kommunens kanalstrategi. Styrkelse af partnerskaber vil udvide og kvalificere de tilbud og aktiviteter, der tilbydes i Multimediehuset. Det kan være i form af fx læringsaktiviteter, formidlingsaktiviteter og kulturelle tilbud i bred forstand. Det er en nødvendig investering i fremtidens Multimediehus, med både direkte og indirekte afkast. Anlægsinvesteringen og de eksisterende driftsbevillinger vil hermed give et endnu større udbytte. Større tilgængelighed gennem udvidet åbningstid til biblioteket og bygningens brugerrettede faciliteter giver byens borgere mulighed for i langt højere grad at udnytte Multimediehusets mange faciliteter. Anlægsinvesteringen udnyttes i højere grad og Multimediehuset bliver det ønskede centrale sted for læring, dannelse, kultur, oplevelse, mødested i Aarhus. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 7 af 14
5. De planlagte ydelser 5.1 Ydelser ved Scenarie 1 (= fastholdelse af eksisterende økonomiske ramme for Hovedbiblioteket) Åbnings- og tilgængelighedstid for Multimediehuset bliver mandagfredag kl. 10-18 og lørdag kl. 10-14, svarende til Hovedbibliotekets åbningstid i dag. Uden for disse åbningstider vil bygningen ikke være tilgængelig for brugerne. Biblioteksfaglig vejledning fastholdes nominelt på Hovedbibliotekets nuværende niveau. Det medfører, at den enkelte medarbejder fysisk skal dække et 40 % større areal end i dag på Hovedbiblioteket. En endnu større del af arbejdstiden vil hermed foregå gående. Niveauet for it- og AV-udstyr i det væsentligt større Multimediehus inkl. faciliteter, der ikke findes i dag på Hovedbiblioteket vil svare til Hovedbibliotekets it-bestykning i dag. Det gælder fx antallet af pc er til brugerne, antal storskærme 8 og projektorer i biblioteksrummet, mødelokaler, undervisningslokaler, børnesal og labs. Multisalen vil takket være donation fra A.P. Møller og Hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fond til almene Formaal - blive udstyret med moderne it- og AV- og lysudstyr. Antallet af biblioteksgenererede aktiviteter rettet mod børn og deres familier fastholdes på nuværende niveau, hvilket i 2011 var i alt 49 arrangementer, svarende til ca. én aktivitet pr uge. Hertil kommer de aktiviteter som partnerskaber vil kunne generere inden for det eksisterende partnerskabsniveau. 5.2 Ydelser ved Scenarie 2 (= Udvidelse: Se de enkelte udgiftsbehov i afsnit 7.2.2) Den biblioteksfaglige vejledning forhøjes med 3 årsværk 9. Multimediehuset bestykkes med tidssvarende it i forhold til de faciliteter og funktioner bygningen er tiltænkt og opført til. Det betyder, at der etableres: 1. flere publikumspc ere til bibliotekssøgning, internetbrug og tekstbehandling m.v. samt undervisningsaktiviteter 2. flere printere til brugerne 8 Til formidling af indhold, aktiviteter, læring og wayfinding. 9 Skulle det nuværende antal m 2 publikumsareal pr. medarbejder pr. åbningstime på Hovedbiblioteket fastholdes i Multimediehuset, ville normeringen skulle øges med i alt 10 årsværk. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 8 af 14
3. flere betjeningspunkter i biblioteksrummet 4. labs, undervisningslokaler og mødefaciliteter med pc ere, storskærme og projektorer etc. 5. børnesal med tidssvarende it, lyd og lysudstyr 6. it-udstyr formidlingsaktiviteter på medierampen 7. et antal visningsskærme og storskærme til information og formidling fordelt i biblioteksrummet Væsentlig flere aktiviteter målrettet børn og deres familier. Med en dedikeret ressource på 2 årsværk forventes det, at der vil kunne genereres op i mod 5-7 gange 10 flere aktiviteter i løbet af året end der i dag er på Hovedbiblioteket. En fordobling 11 af de borgerrettede læringsaktiviteter primært på det digitale område (pc-kurser, internetkurser, introduktion til mobiltelefon, kurser i kommunale selvbetjeningsløsninger o.m.m.). Systematisk arbejde med at udvikle partnerskaber med henblik på at styrke og udvikle de tilbud der gives i Multimediehuset. Åbningstiden udvides i forhold til 2011-niveau 12 med 2 timer dagligt ugens 6 første dage, der etableres 4 timers søndagsåbent og der gives mulighed for at sale og café kan anvendes mandag til fredag frem til kl. 22 13. 6. Organisering af indsatsen I forudsætninger for aktiviteter og beregninger er der taget udgangspunkt i den gennemførte partnerskabsanalyse. Der er ligeledes taget højde for forventede ændringer i forhold til: øget digitalisering og selvbetjening blandt en del af bibliotekets brugere (del af kanalstrategien for Aarhus Kommune) ændrede arbejdsgange og måder at møde borgeren på dels som konsekvens af at Hovedbiblioteket bliver til Multimediehuset, dels som den løbende udvikling i og optimering af arbejdsgange på biblioteksområdet 10 I dag anvendes der i gennemsnit 9 medarbejdertime pr børneaktivitet. 11 I 2011 var der 425 læringsaktiviteter på Hovedbiblioteket. 12 I 2012 blev åbningstiden reduceret på Hovedbiblioteket som en del af Aarhus Kommunes budget for 2012. Det betød kortere åbningstid fredag og lørdag samt harmonisering af sommer- og vintertidsåbent. Denne reduktion foreslås tilbagerullet. 13 Mulighed for at benytte sale og café til arrangementer frem til kl. 22 også efter bibliotekets lukketid. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 9 af 14
Som det fremgår af partnerskabsanalysen (bilag 1), vil der kunne tænkes partnerskaber, hvor eksterne parter overtager en del af bibliotekets kerneopgaver i form af læringsaktiviteter og arrangementer i bredere forstand. Dette kan i midlertidig ikke anbefales af Kultur og Borgerservice, da det vil have en række utilsigtede følgevirkninger i forhold til bl.a. tilbuddenes karakter, indhold og målgrupper. Det gælder brugerbetaling, begrænset tilbud til børn og unge og begrænset mulighed for at sikre aktiviteter hen over hele året. Det vurderes, at disse følgevirkninger overstiger fordelene ved at overdrage denne type aktiviteter til ekstern part. Partnerskaberne er derimod oplagte til at udvikle og supplere tilbuddene og aktiviteterne i Multimediehuset. Valg af scenarie 1 betyder, at, der skal flyttes ressourcer fra borgerbetjeningen til servicevagt for at håndtere de større bygningsmæssige arealer (svarende til ca. 1½ årsværk) Valg af scenarie 2 vil betyde, at organiseringen af partnerskabsindsatsen og læringsaktiviteterne samt aktiviteterne målrettet børn og deres familier styrkes. Kultur og Borgerservice vil frem mod ibrugtagningen af Multimediehuset arbejde videre med partnerskabsdannelse med henblik på at styrke området og udnytte de potentielle synergieffekter. Konkret vil der blive arbejdet med metodeudvikling, organisering, identifikation af partnerskabsklynger (fx inden for læring, børn og familier samt borgerinddragelse/inklusion). 7. Konsekvenser for ressourcer 7.1 Scenarie 1 Scenarie 1 har ikke konsekvenser for den samlede ramme til Hovedbiblioteket/ Multimediehuset. 7.2 Scenarie 2 I scenarie 2 er der taget udgangspunkt i det eksisterende budget for Hovedbiblioteket og mankoen til den beskrevne ydelse beregnet. 7.2.1 Samlet udgiftsbehov for scenarie 2 Det samlede udgiftsbehov er angivet i tabel 1. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 10 af 14
Tabel 1 Samlet udgiftsbehov 2014 2015 og frem - P/L-2012 mio. kr. - Konsekvenser af større bygning samt prioriterede 9,22 7,87 indsatser (tabel 2-5) Åbningstid (tabel 6) 0,8 4,84 I alt 10,02 12,71 7.2.2 Specificering af de enkelte udgiftsbehov ved scenarie 2 I tabel 2 til 6 er de enkelte udgiftsbehov specificeret. Tabel 2 Konsekvenser af udvidet publikumsareal 2014 (1) 2015 og frem - P/L-2012 mio. kr. - Biblioteksfaglig vejledning og hjælp til selvhjælp 0,29 1,74 ved eksisterende åbningstid (3 årsværk) 14 Servicevagt ved eksisterende åbningstid samt evakueringsuddannet servicemedarbejder i hele åbningstiden (myndighedskrav) 0,15 0,92 I alt 0,44 2,66 (1) MMH forventes taget i brug november 2014. For at sikre at de ønskede aktiviteter kan realiseres fra start, er der beregnet 2/12 effekt i 2014. Tabel 3 Konsekvenser af udvidet publikumsareal samt anvendelse af bygning (it-udstyr) 2014 (2) 2015 og frem (3) - P/L-2012 mio. kr. - It-bestykning/investering 7,66 2,250 (2) Medfinansiering fra Hovedbiblioteket (investeringen i 2013 og 2014) samt AP Møllers fondsdonation på 0,68 mio. kr. i 2014 er fratrukket. (3) Bruttoudgift til reinvestering årligt 3,072 mio. kr. Medfinansiering på 0,869 fra Hovedbiblioteket (it-investering + drift (licenser etc.)). Tabel 4 Konsekvens af udvidelse af areal til børn og deres familier 2014 2015 og frem - P/L-2012 mio. kr. - Aktiviteter rettet mod børn og familier (2 årsværk) 0,38 1,12 14 En analyse på Hovedbiblioteket i foråret 2012 viste, at i 25-50 % af tiden i en biblioteksvagt, går personalet. Med større afstande i Multimediehuset vil denne andel vokse væsentligt, med den nuværende bemanding på Hovedbiblioteket. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 11 af 14
Tabel 5 Opfyldelse af visioner og værdier på indholdssiden (partnerskaber og læringsaktiviteter) 2014 (4) 2015 og frem - P/L-2012 mio. kr. - Borgerrettede læringsaktiviteter (2 årsværk) 0,38 1,12 Partnerskaber (1 årsværk) 0,36 0,72 I alt 0,74 1,84 (4) MMH forventes taget i brug november 2014. For at sikre at de ønskede aktiviteter kan realiseres fra start, er der beregnet 4/12 effekt i 2014 for læringsaktiviteter og 6/12 for partnerskaber. Tabel 6 Åbningstid 2014 (5) 2015 og frem - P/L-2012 mio. kr. - Udvidet åbningstid inkl. servicevagt, forbrugsudgifter og 0,33 1,98 faglig vejledning 2 timer dagligt ugens første 6 dage Adgang til sale og cafe mandag fredag kl. 22 0,05 0,30 Søndagsåbent (4 timer) inkl. servicevagt, forbrugsudgifter, 0,33 1,99 faglig vejledning og rengøring Tilbageførsel af reduktion af åbningstid i forbindelse med 0,09 0,57 B2012 I alt 0,8 4,84 (5) Multimediehuset forventes taget i brug november 2014. For 2014 er der indregnet 2/12 effekt. 7.3 Finansiering Det foreslås, at der tages stilling til finansiering af de i afsnit 7.2 nævnte udgifter i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2013-2016. Det foreslås, at en eventuel forpagtningsafgift i forbindelse med cafédriften i Multimediehuset indgår som en del af finansieringen af de i scenarie 2 beskrevne medudgifter. Det samlede udgiftsbehov ved scenarie 2 (tabel 1) foreslås givet som en rammeforøgelse til Borgerservice og Biblioteker. Marc Perera Christensen / Rolf Hapel Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 12 af 14
Bilag Bilag 1 Partnerskabsanalyse. Tidligere beslutninger 1. Forligspartierne vedtog i forbindelse med budget 2012 for Aarhus Kommune at: Kultur og Borgerservice vil frem mod ibrugtagningen arbejde med udvikling af modeller for partnerskaber, der skal muliggøre indhentning af synergieffekter og yderligere aktiviteter, kompetencer og ressourcer i Multimediehuset. Modellerne skal omfatte både civilsamfunds-aktiviteter, fx foreningslivet, og andre offentlige aktiviteter og ydelser herunder mulighederne for en ændret kommunal opgavevaretagelse set i lyset af Aarhus Kommunes kanal-strategi og udviklingen af Borgerservice. Endvidere skal det undersøges, hvorvidt og på hvilke vilkår private aktører kan tænkes ind i sådanne modeller. Kultur og Borgerservice fremsender forud for budgetforhandlingerne 2013 afrapportering på disse modeller herunder mulig økonomisk synergi. 2. Forligspartierne vedtog i forbindelse med budget 2012 for Aarhus Kommune, at åbningstiden på Hovedbiblioteket skulle reduceres fra januar 2012 og frem svarende til årligt 560.000 kr. (P/L-2011). 3. Aarhus Byråd vedtog den 9. juni 2011 indstillingen Konsekvenser af ibrugtagningen af Multimediehuset at sende indstillingen frem til budgetforhandlingerne for 2012. Indstillingen indeholder konsekvenser af at Hovedbiblioteket bliver til Multimediehuset ultimo 2014. Konsekvenserne er opdelt i udvidet publikumsarealer, bygning (it-udstyr), areal til børn og familier, læringsaktiviteter og partnerskaber samt åbningstid og tilgængelighed til sale og café. 4. Forligspartierne vedtog i forbindelse med budget 2011 for Aarhus Kommune at: ( ) de direkte afledte udgifter til drift og vedligehold af henholdsvis Multimediehuset og Havnepladserne håndteres i forbindelse med den tekniske budgetlægning for 2012. I forhold til de aktivitetsafhængige udgifter er forligspartierne enige om at drøfte disse i forbindelse med budgetdrøftelserne for 2012 i overensstemmelse med beskrivelse i indstillingen Multimediehuset og Havnepladserne drift, vedligehold og aktiviteter. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 13 af 14
5. Aarhus Byråd vedtog den 8. september 2010 indstillingen Multimediehuset og Havnepladserne drift, vedligehold og aktiviteter. Indstillingen indeholder bl.a. beskrivelse af behovet for itinvesteringer i forbindelse med bygningen, behovet for yderligere vejledningspunkter i forhold til Hovedbiblioteket, aktiviteter rettet mod henholdsvis børn, læringsaktiviteter samt generel programlægning og eventkoordinering. Herudover indeholdt indstillingen forslag om udvidet åbningstid i forhold til eksisterende åbningstid på Hovedbiblioteket. 6. Aarhus Byråd vedtog den 15. august 2007 indstillingen Multimediehuset bygningsmæssig drift og vedligehold samt personaleog it-mæssige konsekvenser, hvori det fremgår, at byrådet skulle behandle en fornyet indstilling vedrørende drifts- og vedligeholdelsesudgifterne for Multimediehuset, når det konkrete projekt kendes. 7. Aarhus Byråd vedtog den 20. december 2006 indstillingen Multimediehuset status og valg af udbudsform, endelig placering, fastlæggelse af kerneværdier m.v.. Kerneværdierne omhandler bl.a. livslang læring, kultur og oplevelser, brobygger mellem borger og teknologi samt borgeren som udgangspunkt. 8. Aarhus Byråd vedtog den 1. juni 2005 indstillingen Fremrykning af rådighedsbeløb fra 2012 og frigivelse af anlægsbeløb i perioden 2005-2008 til begyndende projektering af nyt Multimediehus, som tager udgangspunkt i, at Multimediehuset skal være et åbent, fleksibelt oplevelses- og videnscenter med særlig fokus på nyeste kultur- og informationsbærende medier. Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Side 14 af 14