Notat til OmrådeMED Ny organisation i Beskæftigelse Dette notat beskriver direktionens forslag til Økonomiudvalget om, at Beskæftigelse og skal organiseres i en ny struktur i kommunen med virkning fra 1. januar 2013. Som konsekvens af etablering af Udbetaling Danmark med en tilhørende samling af er det direktionens ønske at flytte Ydelsescenteret til under og Digitalisering for at samle opgaven med udbetaling af ydelser til borgerne. 29. oktober 2012 Beskæftigelse Tlf. 46 11 31 10 suva@rudersdal.dk Dermed sikres fremadrettet sin både faglige og organisatoriske bæredygtighed. Samtidig geares Beskæftigelse til i endnu større udstrækning at sætte ledelsesmæssigt fokus på den beskæftigelsesrettede indsats samtidig med, at der kan ske en administrativ gevinst. I sammenhæng med flytning af Ydelsescentret overføres sagsbehandlingen i førtidspensionsnævnet til Psykiatri og Handicap. Ydelsescenterchefen forventes fortsat at indgå i nævnet. I sammenhæng hermed vurderes det, at der kan ske en vis effektivisering af området, idet Psykiatri og Handicap i forvejen har ansvaret for indsatsen overfor målgruppen. Aktuelt er tre medarbejdere delvist involveret i opgaven, herunder ydelsescenterchefen. I Ydelsescenteret går en teamleder på pension ved årets udgang, og den har ikke været planlagt genbesat. Ydelsescenteret er således i gang med en omstilling til at organisere sig med kun en fælles leder, hvor teamlederens opgaver er fordelt blandt medarbejderne. Som led i den omstilling er det planlagt at overføre Ydelsescenterets opgaver på integrationsområdet til Jobcenteret, hvilket svarer til et årsværk. I Jobcenteret skal der således etableres et Integrationsteam, der varetager alle opgaver på integrationsområdet 1. I forbindelse med at Ydelsescenteret flyttes fra Beskæftigelse giver den reducerede organisation anledning til at genoverveje ledelsesstrukturen. Der er ikke samme behov for tværgående ledelse af jobcenter og ydelsescenter. 1 Lovgivningen foreskriver at boligplacering af flygtninge skal ske udenfor jobcenteret, men der forventes en lovændring, der gør det muligt at samle opgaven. Andre kommuner har allerede gjort det på trods af lovgivningen.
stillingen og jobcenterchefstillingen kan derfor lægges sammen i en stilling, således at en også varetager jobcenterchefstillingen. Derved reduceres ledelseslaget fra tre til to. Der skal fortsat være to teamledere i jobcenteret. PUC skal fortsat referere direkte til en/jobcenterchefen. Udgangspunktet i organisationsændringen er, at medarbejderne flytter med opgaven, dog kan der i særlige tilfælde ske undtagelser herfra. Alle medarbejdere vil hurtigst muligt blive orienteret om, hvordan de indgår i den nye organisation. Ny organisation i Beskæftigelse/jobcenter Jobcenteret vil fremover blive organiseret med kun to teams, hvor der i dag er tre teams. Job- og virksomhedsservice ophører som selvstændigt team og opgaverne og medarbejderne flytter til sygedagpengeopfølgningsteamet og Aktivteamet. Sygedagpengeopfølgningsteamet tilføres opgaven med varetagelse af tildelingen og opfølgningen på fleksjob og ledighedsydelse. Aktivteamet tilføres de opgaver på integrationsområdet, der hidtil er blevet varetaget i Ydelsescenteret og i Job og Virksomhedsservice for så vidt angår modtagelse af flygtninge, danskundervisning m.v. Aktivteamet tilføres endvidere opgaven med virksomhedskontakten i forbindelse med løntilskud og virksomhedspraktik. Endelig overføres ansvaret for receptionen til Aktivteamet, da receptionen herefter i højere grad kan indgå i et team, der står for den første kontakt til borgerne, herunder en indkaldefunktion. Projekt og Udvikling skal fortsat løse de opgaver der i dag løses i PUC; Forberedelse af sager til EBU, LBR og Erhvervsråd, kontakt til Beskæftigelsesregionen, økonomiopfølgning, styring af digitaliseringsprojekter, juridisk bistand mv. Men der vil ske en skarpere prioritering af opgaveløsningen således at der frigives tid til, at PUC kan indgå mere i den øvrige opgaveløsning i jobcenteret, således at den nye ledelse aflastes på udvalgte områder. Der overføres en medarbejder fra PUC til varetagelse af den del af PUC s opgaver der overføres til, jf. nedenfor. Den nye ledelse i Beskæftigelse vil i samarbejde med det nye OmrådeMED afklare de endelige snitflader mellem de to nye teams samt PUC s opgaver i den nye organisation. Det gælder eksempelvis organiseringen af betalingen af regninger og fleksjob/løntilskud samt 2
organiseringen af de nye rehabiliteringsteams, der træder i kraft fra 1. januar 2013. Den nye organisation i Beskæftigelse forventes at blive i de eksisterende lokaler. Oversigt over organisation: / jobcenterchef PUC Sygedagpenge/ fastholdelse på arbejdsmarkedet Aktiv- og virksomhedsteam 3
Ny organisation i Som følge af overførsel af Ydelsescenteret til vil organisationen i se ud som nedenfor angivet. og digitalisering Funktionsleder Jesper Funktionsleder Poul Erik er i dag placeret både i Holte og Birkerød, Ydelsescenteret i Birkerød. I 2013 samles og Ydelsescentret fysisk til en enhed i Holte. Alle medarbejderne i det ny samles den 20. november 2012 til en medarbejderdag for at tage de første skridt til den ny fælles hverdag. Inden da vil alle medarbejdere, der skal overføres til, blive inviteret til en samtale med Charlotte og Poul Erik. Overførsel af Ydelsescenteret samlede konsekvenser Nedenfor beskrives de væsentligste konsekvenser af en overførsel af Ydelsescenteret til for så vidt angår personale, økonomi og snitflader til jobcenteret. Personale I Ydelsescenteret er i dag ansat 17 personer, heraf to chefer. Når den ene chef går på pension ved årets udgang er stillingen ikke forudsat genbesat. Som led i samling af integrationsopgaven vil der blive 4
overført et årsværk i form af medarbejder med tilhørende løn til integrationsindsatsen i jobcenteret. Herefter resterer 15 personer, incl. Ydelsescenterchefen. Med en forventet effektivisering af arbejdet vil antallet af medarbejdere kunne reduceres med 1, hvorefter der er 13 medarbejdere og en ydelsescenterchef, der overføres til. En del af PUCs opgaver vil overgå til. Det drejer sig primært om servicering af politisk niveau i form af opsamling og afrapportering, forberedelse af udvalgssager, budgetopfølgning, administrativ bistand generelt, herunder samarbejde med Økonomi om revisionskontakt. Opgaverne er fordelt ud på flere medarbejdere i PUC, men der vurderes at kunne ske overførsel af relevant medarbejder med tilhørende løn. Derimod vurderes det ikke muligt at overføre relevant medarbejder til Psykiatri & Handicap som kompensation for sagsbehandlingen og formandskabet på førtidspensionsområdet. I stedet vil der blive overført ½ årsværk, svarende til 250.000 kr. til dækning af opgaven. Ydelsescenterchefen forventes fortsat at indgå i nævnet. Økonomi De økonomiske forhold afklares i samarbejde med Økonomi. Som følge af de personalemæssige tilpasninger og den forventede effektivisering vil der blive et samlet provenu på 1 mio.kr., der tilfalder kommunekassen, dog således at der sker en forholdsmæssig tilpasning i 2013 i takt med at midlerne frigives efter opsigelsesperioderne. Snitflader Ydelsescenter og Jobcenter har i dag et tæt samarbejde omkring borgeren, og har udviklet en række arbejdsgange der sikrer, at borgeren ikke bliver sendt rundt i kommunen, men i videst muligt omfang oplever et tværfagligt samarbejde og en koordineret social indsats. Det er vigtigt, at der i den nye kommunale struktur indtænkes et samarbejdsforum mellem Ydelsescenter og Jobcenter, så der fortsat kan sikres et tværfagligt samarbejde med borgeren i centrum. Samarbejdet bør endvidere udvides til også at dække Psykiatri og Handicap, der vil få en aktiv rolle i udviklingen af både de nye rehabiliteringsteams samt øget fokus på en fælles indsats i øvrigt. 5
Procesplan Den nye organisation træder i kraft den 1. januar 2013. Indkaldelse af ekstraordinært OmrådeMED i begge områder 1. møde i OmrådeMED med høring begge områder Samtaler med alle teamledere Fællesmøder med medarbejdere i hhv. Beskæftigelse og Andet møde i OmrådeMED (Aflevering af høringssvar til Økonomiudvalget) Den relevante PUC-medarbejder orienteres Orientering via intranet Fællesmøder med medarbejdere i hhv. Beskæftigelse og Samtaler med alle relevante medarbejdere i Beskæftigelse Alle medarbejdere i det nuværende Ydelsescenter får samtale med Charlotte Lemche-Romvig og Poul Erik Hansen Medarbejderdag for den nye organisation i Politisk fase sag i Økonomiudvalget Konkrete personalesager Økonomi Samarbejdsaftaler Snitfladepapirer Arbejdsgange Ny organisering af OmrådeMED Tirsdag 30. oktober Kl. 14.00 Onsdag 31.oktober Kl. 9.00-10.00 Onsdag 31. oktober Umiddelbart efter OmrådeMed Onsdag 31. oktober Kl. 15.00 Fredag 9. november Kl. 9-10 Fredag 9. november Umiddelbart efter OmrådeMed Fredag d. 9. november kl.11 (efter MED-møde) (Samtidigt med fremsendelse af materiale til ØU) Fredag 9. november Kl. 12.30 evt. andet tidspunkt i Mandag 12. november og de følgende dage hurtigst muligt Mandag 12. november og de følgende dage hurtigst muligt 20. november 2012 Økonomiudvalgsmøde onsdag den 21. november 22.november og frem 22.november og frem 6