Statsforvaltningens brev til en borger 2016-9283 Dato: 15-06-2016 Henvendelse vedrørende Vejle Kommune om aktindsigt På foranledning af din henvendelse af 24. januar 2016 har Vejle Kommune den 27. januar 2016 indbragt din sag om aktindsigt for Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Kommune ikke med den anførte begrundelse har været berettiget til at meddele afslag på din anmodning om aktindsigt i byrettens dom over et byrådsmedlem med henvisning til offentlighedslovens 19, stk. 1. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at det omhandlede domsudskrift, henset til, at dette er fremsendt til kommunen, ikke kan antages at være indgået til og udelukkende været benyttet i en sag inden for strafferetsplejen. Da dette er en betingelse for at anvende undtagelsesbestemmelsen er forudsætningen for at anvende offentlighedslovens 19, stk. 1, ikke opfyldt. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2016-9283 SAGSBEHANDLER: Merete Paasch Telefon: 7256 7000 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Statsforvaltningen skal på den baggrund anmode Vejle Kommune om at genoptage sagens behandling og tage fornyet stilling til din anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven. Statsforvaltningen har gennemgået Valgbarhedsnævnets afgørelse af 4. juni 2012 og referat fra byrådets møde den 25. april 2012 uden overstregninger. Efter en gennemgang af dokumenterne er det Statsforvaltningens opfattelse, at kommunen har været berettiget til med hjemmel i offentlighedslovens 30, nr. 1, at undtage de pågældende oplysninger fra Valgbarhedsnævnets afgørelse af 4. juni 2012 samt oplysningerne fra referat fra Vejle byråds møde den 25. april 2012 fra din adgang til aktindsigt. 1
Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at de undtagede oplysninger, der ligeledes fremgår af den afsagte dom, er oplysninger om den pågældendes private forhold, og som har en sådan karakter, at de er omfattet af bestemmelsen i offentlighedslovens 30, nr. 1. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af sagens oplysninger, at du den 10. januar 2016 på baggrund af en avisartikel, hvoraf det fremgår at udvalgsformand X i 2012 har vedtaget en bøde på 20.000 for overtrædelse af miljøbeskyttelsesloven, har anmodet Vejle Kommune om aktindsigt i følgende: [ ] Jeg har medsendt en side fra ministeriets hjemmeside, om indberetning til valgbarhedsnævnet. Det fremgår heraf, at det påhviler kommunalbestyrelsen omgående at foretage indberetning til valgbarhedsnævnet, når et medlem er blevet straffet. Jeg skal i den anledning med henvisning til offentlighedsloven bede om aktindsigt i den afsagte dom, kommunalbestyrelsens behandling af miljølovsovertrædelsen samt behandlingen i valgbarhedsnævnet. Den 24. januar 2016 har du klaget til kommunen over sagsbehandlingstiden. Vejle Kommune har den 27. januar 2016 truffet afgørelse om delvist at imødekomme din anmodning om aktindsigt. Af afgørelsen fremgår følgende: Indledningsvist skal vi beklage, at du ikke har modtaget svar tidligere. Det skyldes, at vi ganske enkelt har overset, at din henvendelse af 10. januar 2016 også indeholdt en aktindsigtsbegæring. Vi tillader os at gå ud fra, at du med kommunalbestyrelsens behandling af miljølovsovertrædelsen mener byrådets behandling af en sag om indberetning til valgbarhedsnævnet. For så vidt angår den afsagte dom, meddeler vi afslag på anmodningen. Begrundelsen er, at den afsagte dom indgår i en sag inden for strafferetsplejen, og sager inden for strafferetsplejen er ikke omfattet af retten til aktindsigt. Vi henviser til 19, stk. 1, i offentlighedsloven. Vi har overvejet, hvorvidt kommunen i stedet skulle meddele aktindsigt i dommen i medfør af meroffentlighedsprincippet, jf. 14, stk. 2, i offentlighedsloven. Kommunen meddeler ikke aktindsigt efter denne bestemmelse, da de hensyn, der begrunder undtagelsen af den pågældende sagstype fra retten til aktindsigt, taler imod. Kommunen har lagt vægt på hensynet til privatlivets fred. Adgangen til aktindsigt i straffesager er også reguleret i retsplejeloven, og vi kan henvise dig til at rette henvendelse til Retten i Kolding, der selv vurderer, om du har ret til aktindsigt i dommen efter reglerne i retsplejeloven. 2
For så vidt angår afgørelsen fra Valgbarhedsnævnet har vi undtaget de oplysninger, som vedrører indholdet af dommen, fra retten til aktindsigt. Vi henviser til 30, stk. 1, nr. 1, i offentlighedsloven, hvorefter der ikke er aktindsigt i oplysninger om enkeltpersoners private forhold. For så vidt angår uddrag af referat fra Byrådets møde, den 25. april 2012 har vi undtaget tilsvarende oplysninger, alt med samme begrundelse. Vi har overvejet, hvorvidt kommunen i stedet skulle meddele aktindsigt i oplysningerne i medfør af offentlighedsprincippet, jf. 14, stk. 1, i offentlighedsloven. Kommunen meddeler ikke meraktindsigt i oplysningerne, da de hensyn, der begrunder undtagelsen af de pågældende oplysninger fra retten til aktindsigt, taler i mod. Kommunen har lagt vægt på hensynet til privatlivets fred,. Endvidere er der i det hele lagt vægt på, at X på kommunens forespørgsel har oplyst, at han ikke ønsker, at der meddeles meroffentlighed i dommen eller de vedlagte dokumenter. Vejle Kommune har under henvisning til din klage over sagsbehandlingstiden den 24. januar 2016, hvor du også anmoder om at sagen indbringes for Statsforvaltningen, såfremt din anmodning ikke imødekommes, den 27. januar 2016 oversendt sagen til Statsforvaltningen. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Følgende fremgår af offentlighedslovens 19 og 30, stk. 1, nr. 1 og 34: 19. Retten til aktindsigt omfatter ikke sager inden for strafferetsplejen, jf. dog stk. 2. 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold [ ] 34. Hvis de hensyn, der er nævnt i 30-33, kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Det gælder dog ikke, hvis 1) det vil medføre en prisgivelse af de hensyn, der er nævnt i 30-33, 2) det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller 3) det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold Undtagelse af aktindsigt efter 19, stk. 1 3
I bemærkningerne til offentlighedslovens 19, stk. 1, der er identisk med den tidligere gældende lovs 2, stk. 1, 1. pkt. i lovforslag nr. 144 af 7. februar 2013, fremgår følgende: Med begrebet sager inden for strafferetsplejen forstås i overensstemmelse med gældende ret alle sager vedrørende gennemførelse af strafferetlige retsfølger, herunder også de sager, der efter særlig hjemmel behandles af andre forvaltningsmyndigheder end politi og anklagemyndighed. [ ] Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af bestemmelsen, er, at samtlige sagens dokumenter og oplysninger er undtaget fra retten til aktindsigt. Dette gælder uanset, om der i sagen foreligger dokumenter, som hvis de havde foreligget i en anden sammenhæng, havde været undergivet aktindsigt. I overensstemmelse med det anførte skal bestemmelsens anvendelsesområde fortolkes vidt. Undtagelsesbestemmelsen i 19, stk. 1, vedrører en bestemt sagstype. Indholdet af dokumenterne der indgår i sagen, er således ikke i sig selv af betydning for spørgsmålet om udelukkelse af adgangen til aktindsigt, jf. Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2013, side 339. Herom fremgår følgende i offentlighedskommissionens betænkning, side 443: Det anførte hvorefter undtagelsesbestemmelsen vedrører en bestemt sagstype indebærer i anden række, at dokumenterne kun er undtaget, såfremt de er indgået og udelukkende benyttes i en sag inden for strafferetsplejen. Hvis en straffesags dokumenter udlånes til brug for en sag uden for strafferetsplejen f.eks. hvis politiet udlåner en straffesags dokumenter til en myndighed, der anvender dokumenterne til behandlingen af en sag uden for strafferetsplejen vil en begæring om aktindsigt i denne sag således ikke kunne afslås med hjemmel i 2, stk. 1, 1. pkt. Dette skyldes, at der ikke hos den myndighed, der har lånt politiets dokumenter, vil være tale om aktindsigt i en sag inden for strafferetsplejen, hvilket er en forudsætning for at anvende undtagelsesbestemmelsen Det samme gælder i øvrigt, hvis en forvaltningsmyndighed efter at have sendt en sag til politiet med den konsekvens, at sagen hos den pågældende myndighed betragtes som en sag inden for strafferetsplejen, jf. pkt. 2. ovenfor selv anvender dokumenterne fra (straffe)sagen i en anden sammenhæng, f.eks. i forbindelse med en fortsat tilsynssag. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Kommune ikke med den anførte begrundelse har været berettiget til at meddele afslag på din anmodning om aktindsigt i byrettens dom over et byrådsmedlem med henvisning til offentlighedslovens 19, stk. 1. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at det omhandlede domsudskrift, henset til, at dette er fremsendt til kommunen, ikke kan antages at være indgået til og udelukkende været benyttet i en sag inden for strafferetsplejen. Da dette er en betingelse for at anvende undtagelsesbestemmelsen er forudsætningen for at anvende offentlighedslovens 19, stk. 1, ikke opfyldt. 4
Statsforvaltningen skal på den baggrund anmode Vejle Kommune om at genoptage sagens behandling og tage fornyet stilling til din anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven. Undtagelse efter 30, nr. 1 Det fremgår af sagens oplysninger, at Valgbarhedsnævnet i forlængelse af byrettens dom over det pågældende byrådsmedlem, har taget stilling til byrådsmedlemmets valgbarhed. Vejle Kommune har undtaget oplysninger om indholdet af byrettens dom, der fremgår af valgbarhedsnævnets afgørelse af 4. juni 2012, efter offentlighedslovens 30, nr. 1. Endvidere har Vejle Kommune undtaget tilsvarende oplysninger fra referat af Vejle byråds møde den 25. april 2012. Af de specielle bemærkninger til 30, nr. 1 i lovforslag nr. 144 af 7. februar 2013 fremgår det, at bestemmelsen er enslydende med den tidligere gældende lovs 12, nr. 1. Om bestemmelsens nærmere anvendelsesområde fremgår følgende: Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der kan anses for at vedrøre private forhold, må der som efter den gældende lov tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det er således ikke enhver konkret oplysninger om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes med hjemmel i bestemmelsen. Ved vurderingen af, om en oplysning kan undtages fra aktindsigt efter nr. 1, er det dermed afgørende, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter vedrører oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er derimod ikke en betingelse for at undtage oplysninger, at hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår. [ ] Omfattet af nr. 1 er særligt følsomme oplysninger, såsom oplysninger om race og religion, oplysninger om strafbare forhold, helbredsforhold og lignende. Endvidere er mindre følsomme oplysninger omfattet, f.eks. oplysninger om CPR-numre, beskyttede adresser i folkeregistret, beskyttede telefonnumre og oplysninger om eksamenskarakterer. Bestemmelsen omfatter også oplysninger, der afspejler, at en person har været indstillet til Kongehuset til en orden, som den pågældende imidlertid ikke fik. Uden for bestemmelsen falder oplysninger af rent objektiv karakter, såsom oplysninger om udstedelse af pas, jagttegn, oplysninger om civilstand og oplysninger om indgåelse af ægteskab. Det samme gælder oplysninger om, hvem der har truffet afgørelse i en sag eller i øvrigt medvirket ved sagens behandling, samt oplysninger, der er offentligt tilgængelige, f.eks. i offentlige registre, såsom folkeregisteroplysninger. I det omfang et dokument indeholder oplysninger omfattet af nr. 1, bør forvaltningsmyndigheden efter anmodning fra den aktindsigtssøgende gennemføre en anonymisering af de pågældende oplysninger efter et princip svarende til lovforslagets 14 5
(meroffentlighedsprincippet), hvis anonymiseringen kan foretages uden nævneværdig brug af myndighedens ressourcer. Udgangspunktet for afgrænsningen af, hvilke oplysninger der kan anses for omfattet, må navnlig søges i en vurdering af, om oplysningerne for en generel betragtning efter deres karakter kan betegnes som følsomme. Er det tilfældet, kan oplysningerne undtages, uanset om hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår. Det forhold, at der ikke skal foretages en konkret interesseafvejning, men en generel vurdering af, om oplysningerne vedrører private forhold, indebærer af afgrænsningen af, hvad der kan betegnes som oplysninger om private forhold og derved omfattet af undtagelsesadgangen efter 30, nr. 1 ikke kan ændres ved, at en myndighed giver et tilsagn om diskretion til den, oplysningerne angår, jf. Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, side 508 ff. Vejle Kommune har oplyst, at de oplysninger der er undtaget, indholdsmæssigt vedrører den afsagte dom. Statsforvaltningen har gennemgået Valgbarhedsnævnets afgørelse af 4. juni 2012 og referat fra byrådets møde den 25. april 2012 uden overstregninger. Efter en gennemgang af dokumenterne er det Statsforvaltningens opfattelse, at kommunen har været berettiget til med hjemmel i offentlighedslovens 30, nr. 1, at undtage de pågældende oplysninger fra Valgbarhedsnævnets afgørelse af 4. juni 2012 samt oplysningerne fra referat fra Vejle byråds møde den 25. april 2012 fra din adgang til aktindsigt. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at de undtagede oplysninger, der ligeledes fremgår af den afsagte dom, er oplysninger om den pågældendes private forhold, og som har en sådan karakter, at de er omfattet af bestemmelsen i offentlighedslovens 30, nr. 1. Det fremgår af sagen, at du allerede inden kommunens afgørelse har tilkendegivet, at du ønsker at klage over kommunens afgørelse. Vi mener ikke, at det er i overensstemmelse med remonstrationsordningen i offentlighedslovens 37, stk. 2, der har til formål, at nye synspunkter og anbringender kan gøres gældende over for kommunen, der herefter kan vælge at ændre et afslag på aktindsigt eller fastholde afslaget. Da vi i den konkrete sag ikke har modtaget supplerende oplysninger fra dig, gør vi ikke yderligere. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Vejle Kommune Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Merete Paasch 6