UDBUDSMATERIALE Offentligt udbud Rammeaftaler vedrørende levering af personlig og praktisk til borgere i eget hjem efter servicelovens 83 og 91 Annonceringsdato: 27. september 2013 Side 1 af 27
2013 Indhold 1. Indledning... 4 2. Udbudsmaterialet... 5 3. Ordregivers forhold... 5 4. Beskrivelse af Københavns Kommunes ressortområde... 6 4.1 Værdigrundlag... 6 4.2 Organisering... 6 4.3... 6 4.3.1 Sundheds og Omsorgsforvaltningens organisering i forhold til ydelserne praktisk og personlig til hjemmeboende:... 7 4.3.2 Socialforvaltningen... 8 5. Tilbudsgivers forhold... 9 5.1 Generelt... 9 5.2 Konsortier... 9 6. De udbudte aftalers omfang... 10 6.1 Beskrivelse af de udbudte ydelser... 10 6.2 Forventet omfang... 14 6.3 Eksklusivitet... 14 6.4 Rammeaftalerne er delaftaler... 14 6.5 Antal leverandører på rammeaftalen... 15 6.6 Aftalens længde... 15 7. Udbudsprocedure... 15 7.1 Generelt... 15 7.2 Tilbudsgivers egnethed... 15 7.2.1 e forhold... 16 7.2.2 Den økonomiske og finansielle formåen... 16 7.2.2.1 Årsregnskab... 16 7.2.2.2 Nøgletal... 17 7.2.3 Den tekniske og faglige formåen... 17 7.2.3.1 Liste over de betydeligste leverancer... 17 7.2.3.2 Oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer... 18 7.2.4 Henvisning til andres ressourcer... 18 7.2.5 Dispensation for krav til dokumentation i forbindelse med egnethedsvurdering... 19 Side 2 af 27
2013 7.3 Tilbudsvurdering... 19 7.3.1 Generelt... 19 7.3.2 Alternative bud... 19 7.3.3 Kontrolbud... 19 7.3.4 Tildeling af kontrakten... 19 7.3.4.1 Tildelingskriterium... 19 7.3.4.2 Underkriterier... 19 7.4 Tilbudsfrist... 20 7.5 Aflevering af tilbud... 21 7.6 Tilbuddets indhold... 21 7.7 Sprog... 22 7.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 22 7.9 Åbning af tilbud... 23 7.10 Skriftlige spørgsmål og ændringer af udbudsmaterialet... 23 7.10.1 Kontaktperson... 23 7.10.2 Frist for at stille spørgsmål og offentliggørelse af disse... 23 7.10.3 Ændringer af udbudsmaterialet... 23 7.11 Aftalegrundlag... 24 7.11.1 Generelt... 24 7.11.1.1 Sociale og etiske hensyn... 24 7.12 Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv.... 24 7.13 Forbehold... 25 7.14 Omkostninger ved udbudsforretningen... 25 7.15 Ordregivers afklarende spørgsmål... 25 8. Underretning om tildelingsbeslutningen... 26 8.1 Retsvirkning... 26 9. Tidsplan... 26 10. Klageprocedurer... 26 10.1 Indgivelse af klager (jf. lov nr. 492 af 12.05.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v., med senere ændringer.)... 26 10.2 Organ med ansvar for klageprocedure... 26 10.3 Yderligere oplysninger i forbindelse med en evt. klage... 26 Side 3 af 27
1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Københavns Kommunes udbud af rammeaftaler om varetagelse af personlig og praktisk til borgere i eget hjem efter servicelovens 83 og 91. De ydelser, der her udbydes, vedrører primært ydelser, der skal leveres i borgernes hjem. Københavns Kommune har en række særskilte ordninger vedrørende indkøb, madservice og tøjvask, der også bevilliges efter servicelovens 83, men som ikke er omfattet af dette udbud. Udbudsbetingelserne er udarbejdet ud fra følgende overordnede præmisser: Målgruppen for de udbudte opgaver er borgere, der er visiteret til personlig og/eller praktisk efter servicelovens 83 af Københavns Kommunes Sundheds og Omsorgsforvaltning eller Socialforvaltning. Borgerne har efter servicelovens bestemmelser om frit valg, ret til at vælge mellem minimum to leverandører af personlig og praktisk efter servicelovens 83 og 91. I Københavns Kommune vil borgene blive tilbudt at kunne vælge mellem en kommunal leverandør og to private leverandører af praktisk og personlig i hvert lokalområde. Udbuddet er opdelt i fem delområder. For hvert delområde ønsker Københavns Kommune at indgå rammeaftale med to Tilbudsgivere. Bemærk: Varetagelsen af opgaver vedrørende personlig og praktisk til borgere i eget hjem er omfattet af EU s udbudsdirektiv bilag II B, hvorfor udbuddet gennemføres alene i overensstemmelse med direktivets artikel 23 og 35, stk. 4. Udbuddet er således ikke underlagt de øvrige bestemmelser, som følger af Udbudsdirektivet, ligesom kontrakten heller ikke er undergivet annonceringspligt i medfør af tilbudsloven. Henvisninger i dokumenterne til "udbud", "udbudsmaterialet" eller lignende skal dermed ikke forstås således, at processen er underlagt udbudsdirektivet og/eller tilbudsloven. Udbuddet er alene underlagt de procedurebestemmelser, som følger af dette dokument. Idet det ikke kan udelukkes, at rammeaftalerne har grænseoverskridende interesse, gennemføres udbuddet som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbuddet annonceres på udbud.dk og på kk.dk/udbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser. I fase 1 vurderes tilbuddets overholdelse af formalia samt Tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger i punkt 7.2. Kun Tilbudsgivere, som opfylder formalia, samt vurderes egnede ud fra de angivne oplysninger, vil herefter overgå til fase 2. I fase 2 foretages en konkret evaluering af de indkomne tilbud i henhold til punkt 7.3.4 og på baggrund heraf besluttes med hvilke Tilbudsgivere, der skal indgås kontrakt. Side 4 af 27
Københavns Kommune er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger medfører, at Københavns Kommune er berettiget eller i nogle tilfælde forpligtet til at afvise tilbuddet. Det er Tilbudsgivers ansvar og risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. 2. Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Kravspecifikation Bilag B: Udkast til kontrakt personlig og praktisk Bilag C: Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb Bilag D: Kontraktbilag med social klausul vedrørende elever/praktik Bilag E: Formular til Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Bilag F: Formular til Erklæring om virksomhedens eventuelle gæld til det offentlige Bilag G: Erklæring om væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden sidste regnskabsperiode. Bilag H: Formular til Erklæring om virksomhedens nettoomsætning og egenkapital og om virksomhedens aktuelle økonomiske situation Bilag I: Formular til Erklæring om referencer Bilag J: Formular til Erklæring om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer Bilag K: Tilbudsliste: Pris Bilag L: Tilbudsliste: Kvalitet, implementering og samarbejde. Bilag M: Samlede cases Bilag N: Delegerede Sygeydelser / Sundhedslovsydelser Bilag O: Implementeringsplan for nye leverandører af praktisk og personlig Bilag P: Socialforvaltningens kvalitetsstandarder Bilag Q: Sundheds og Omsorgsforvaltningens kvalitetsstandarder 3. Ordregivers forhold Den ordregivende myndighed er: Københavns Kommune v. og Socialforvaltningen Sjællandsgade 40 2200 København N Rammeaftalerne kan benyttes af og Socialforvaltningen. Side 5 af 27
4. Beskrivelse af Københavns Kommunes ressortområde Københavns Kommune har ca. 42.000 ansatte og et budget på 42 mia. DKK til at varetage kommunale opgaver for kommunens ca. 500.000 indbyggere. 4.1 Værdigrundlag København er som Danmarks hovedstad og centrum i Øresundsregionen et kraftcenter for menneskelig, kulturel og økonomisk udvikling på et bæredygtigt grundlag. Det giver Københavns Kommune nogle særlige forpligtelser og muligheder for at være udadvendt og udviklingsorienteret. Københavns Kommune er en offentlig servicevirksomhed. Kommunens opgave er at yde en service overfor borgere og virksomheder, som gør det attraktivt at bosætte sig og investere i byen. Kommunen skal være bevidst om kvaliteten i sine serviceydelser, og kommunen skal møde brugeren med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid. Københavns Kommune skal være en attraktiv arbejdsplads, der er præget af effektivitet, samarbejde og stadig udvikling. Kommunen skal som arbejdsplads være kendetegnet ved et udfordrende og sundt arbejdsmiljø. Kommunen skal være en virksomhed, hvor medarbejdernes ansvarlighed, engagement og initiativ værdsættes, og hvor mangfoldighed betragtes som et aktiv. 4.2 Organisering Kommunen består af 7 forvaltninger med ca. 1000 kommunale institutioner, kontraktinstitutioner og selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Københavns Kommune. Det er borgere visiteret til personlig og praktisk samt srehabilitering af eller Socialforvaltningen, der skal benytte ydelser leveres under de udbudte rammeaftaler. Neden for er givet en nærmere beskrivelse af de to forvaltninger. 4.3 varetager de kommunale opgaver, der hører under Sundheds- og Omsorgsudvalget. s samlede budget for 2013 udgør 6,1 mia. kr. (november 2012). Antallet af ansatte i er ca. 8500. (november 2012). Sundheds og Omsorgsforvaltningen har opgaver inden for to hovedområder: Ydelser til ældre borgere over 65 år, dvs. hjemme, hjemmesyge, dagtilbud, emidler, almindelige ældreboliger, boliger, aflastningsboliger, madservice, og træningscentre mv. Side 6 af 27
Sundhedsfremme og sygdomsforebyggelse for samtlige borgere i Københavns Kommune. Endvidere hører voksentand og kommunens arbejdsmiljørådgivning samt træningscentre under. Desuden har hovedansvaret for kommunens relationer til sygehusvæsnet i Region Hovedstaden. Sundheds og Omsorgsforvaltningens Organisationsstruktur. er på ydelsesområdet praktisk og personlig til borgere i eget hjem organiseret med en centralforvaltning og 5 lokalområder med der tilhørende enheder. De fem lokalområder er: Vesterbro / Kongens Enghave / Valby (VKV) Vanløse/Brønshøj/Husum (VBH) Bispebjerg/Nørrebro (BIN) Østerbro/Indre by/ Christianshavn (IBØ) Amager (AMA) 4.3.1 Sundheds og Omsorgsforvaltningens organisering i forhold til ydelserne praktisk og personlig til hjemmeboende: Centralforvaltning Lokalområde AMA Lokalområde IBØ Lokalområde VKV Lokalområde VBH Lokalområde IBØ Visitation Visitation Visitation Visitation Visitation Udføreenheder Udføreenheder Udføreenheder Udføreenheder Udføreenheder Centralforvaltningen har til formål at forestå strategi- og politikformulering samt rammer for forvaltningens virke. Leverandørens kontakt med centralforvaltningen vil primært være til Center for Omsorg vedrørende kontrakter og generelle retningslinjer, samt prisreguleringer. Det er lokalområdekontorerne med tilhørende enheder der har den daglige kontakt til leverandører og borgere. Lokalområderne består af et lokalområdekontor med visitation og en række underlagte udføreenheder. Det er visitationens opgave at vurdere borgernes individuelle behov for praktisk og personlig og visitere til ud fra forvaltningens kvalitetsstandarder, hvorefter udføreenhederne Side 7 af 27
(offentlige og private leverandører samt selvudpegede ere) leverer den visiterede praktiske og personlig i samspil med borgerne. Private leverandører af praktisk og personlig vil have bred kontakt med visitation og andre udføreenheder i lokalområderne. Borgers leverandør af personlig vil have som opgave at koordinere en i forhold til andre leverandører, herunder kontakt til syge træningscentre, dagtilbud og leverandører af madservice, tøjvaske- og indkøbsordninger mv. 4.3.2 Socialforvaltningen Socialforvaltningen varetager de kommunale opgaver, der henhører under Socialudvalget. Socialudvalgets samlede budget for 2013 udgør 6,6 mia. kr. (november 2012). Antallet af ansatte i Socialforvaltningen er omregnet til fuldtidsstillinger ca. 6.603 ansatte (November 2012). Socialforvaltningen arbejdsområde er borgere under 65 år herunder børn, unge og voksne, der har store sociale og/eller psykiske problemer, har et handicap, er kriminalitetstruede, voldsramte, prostituerede eller har et stof- eller alkoholmisbrug, som de har brug for til at håndtere. 4.3.3. Socialforvaltningens organisationsstruktur Socialforvaltningens organisation på hjemmeområdet består af fem niveauer: Socialforvaltningens direktion Mål og Rammekontoret for voksne Hjemmevisitationen Drift- og Udviklingskontor for Den Social Hjemme 5 lokale Hjemmecentre Socialforvaltningens direktion varetager i samarbejde med Mål og Rammekontoret for voksne og Hjemmevisitationen strategi- og politikformulering samt rammer for forvaltningens virke. Det er Hjemmevisitationens opgave at vurdere borgernes individuelle behov for og visitere ud fra forvaltningens kvalitetsstandarder, hvorefter Den Sociale Hjemme dvs. de 5 lokale hjemmecentre, private leverandører og selvudpegede ere leverer de visiterede ydelser i samspil med borgerne De private leverandører vil primært have dagligt kontakt til både Hjemmevisitationen og de 5 lokale hjemmecentre. Side 8 af 27
Organisationsdiagram over Socialforvaltningen Hjemme: Socialforvaltningens direktion Mål og Rammekontor for voksne Hjemmevisitationen DU kontor for social hjemme Hjemmecenter Amager Hjemmecenter Valby/Vesterbro Hjemmecenter Østerbro/City Hjemmecenter Brønshøj/Vanløse Hjemmecenter Nørrebro/Bispebjerg Hjemmevisitationen er internt opdelt i fem distriktsgrupper svarende til de 5 lokale hjemmecentre: Vesterbro / Kongens Enghave / Valby (VKV) Vanløse/Brønshøj/Husum (VBH) Bispebjerg/Nørrebro (BIN) Østerbro/Indre by/christianshavn (IBØ) Amager (AMA) Der er geografisk lighed mellem Socialforvaltningens Hjemmecentre og Sundheds- og Omsorgsforvaltningens Lokalområdekontorer. 5. Tilbudsgivers forhold 5.1 Generelt Det skal klart og tydeligt fremgå af Tilbudsgivers fremsendte dokumenter, hvilken juridisk person, der er Tilbudsgiver. Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte rammeaftale, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel kontrakt. 5.2 Konsortier I det omfang Tilbudsgiver udgør et konsortium, skal der blandt konsortiets medlemmer udpeges en fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura over for Københavns Kommune. De i konsortiet deltagende virksomheder hæfter solidarisk, direkte og ubetinget over for Københavns Kommune i forbindelse med tilbuddet og en eventuel kontrakt. Side 9 af 27
Tilbudsgiver skal udfylde erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (Københavns Kommunes standardblanket, jf. bilag E, skal anvendes til dette), såfremt det er et konsortium, der er Tilbudsgiver. Den udfyldte erklæring skal fremsendes sammen med tilbuddet. Bemærk at hver enkel konsortiedeltager skal underskrive erklæringen. Københavns Kommune forbeholder sig ret til at afvise Tilbudsgiver såfremt, der i et konsortium deltager en eller flere virksomheder fra andre tilbudsgivende konsortier, og såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Hver konsortiedeltager skal udfylde en tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige (Bilag F), der skal være vedlagt tilbuddet. Københavns Kommune forbeholder sig ret til at afvise Tilbudsgiver såfremt, en Tilbudsgiver anvender samme underleverandør som andre Tilbudsgivere, og såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Spørgsmål i øvrigt om forhold vedrørende konsortier, og om hvorledes virksomheder går sammen i partnerskaber kan rettes til Københavns Erhvervsservice via e-mail til erhverv@kk.dk eller på telefon 33 66 33 33. 6. De udbudte aftalers omfang 6.1 Beskrivelse af de udbudte ydelser Nærværende udbud omfatter levering af praktisk og personlig i henhold til servicelovens 83 og 91 til borgere i Københavns Kommune. Københavns Kommune opererer med tre ydelseskategorier Praktisk, personlig og personlig. Hver rammeaftale omfatter levering af alle tre ydelseskategorier. Nedenfor er givet en samlet beskrivelse af antal borgere der modtager de forskellige ydelseskategorier og antal visiterede timer i de enkelte lokalområder i de to forvaltninger. Antal borgere og visiterede timer fordeler sig således på lokalområder i forhold til de tre ydelses- og priskategorier. Side 10 af 27
Tabel 1 - Modtagere af praktisk og personlig fordelt på forvaltning, lokalområder og leverandørtyper ultimo 2012 Socialforvaltningen Antal borgere Leverandør typer Leverandør typer Lokalområde Kommunal Privat SelvudpegetKommunal Privat Selvudpeget Amager 1319 937 13 492 139 69 Bispebjerg/Nørrebro 1439 529 42 611 173 96 Indre By/Østerbro 1447 750 42 360 109 39 Valby/Vesterbro 1378 562 30 380 167 52 Brønshøj/Vanløse 1334 591 16 288 86 53 I alt 6917 3369 143 2131 674 309 * Nogle borgere har kommunal leverandør til nogle former for og privat til andre Tabel 2 - Antal visiterede timer inden for praktisk og personlig fordelt på forvaltning, lokalområder og leverandørtyper i 2012 Socialforvaltningen Antal timer Leverandør typer Leverandør typer Lokalområde Kommunal Privat SelvudpegetI alt Kommunal Privat Selvudpget I alt Amager 265.101 53.835 6.375 325.311 102.225 25.766 52.678 180.669 Bispebjerg/Nørrebro 236.453 27.525 17.863 281.841 112.133 23.453 62.970 198.556 Indre By/Østerbro 262.099 33.668 16.362 312.129 44.491 10.932 25.546 80.969 Valby/Vesterbro 258.689 30.019 7.566 296.274 57.869 22.747 32.609 113.225 Brønshøj/Vanløse 213.718 28.190 15.223 257.131 44.611 14.614 53.684 112.909 I alt 1.236.060 173.237 63.389 1.472.686 361.329 97.512 227.487 686.328 Tabel 3 - Modtagere af hjemme i lokalområde Amager, fordelt på forvaltning og leverandørtyper ultimo 2012 Antal borgere Type * Type * Praktisk Praktisk Kommunal leverandør 1172 744 752 478 255 266 Privat leverandør 924 138 147 136 46 66 Selvudpeget er 7 12 16 31 58 108 I alt 2103 894 915 645 359 440 * Nogle borgere har kommunal leverandør til nogle former for og privat til andre Tabel 4 - Modtagere af hjemme i lokalområde Amager inden for ydelseskatagorierne praktisk, personlig og personlig i 2012 Antal timer Type Socialforvaltningen Praktisk Socialforvaltningen Type Praktisk I alt I alt Kommunal leverandør 43.339 137.287 84.473 265.099 46.296 23.807 32.122 102.225 Privat leverandør 22.251 19.379 12.204 53.834 11.053 6.496 8.217 25.766 Selvudpeget er 572 3.409 2.393 6.375 27.439 2.383 22.856 52.678 I alt 66.162 160.075 99.070 325.308 84.788 32.686 63.195 180.669 Side 11 af 27
Tabel 5 - Modtagere af hjemme i lokalområde Vestebro/Kgs. Enghave/Valby, fordelt på forvaltning og leverandørtyper ultimo 2012 Antal borgere Praktisk Type * Praktisk Type * Kommunal leverandør 1167 830 834 355 210 215 Privat leverandør 587 87 89 162 61 49 Selvudpeget er 13 13 14 32 46 96 I alt 1767 930 937 549 317 360 * Nogle borgere har kommunal leverandør til nogle former for og privat til andre Tabel 6 - Modtager af hjemme i lokalområde Vestebro/Kgs. Enghave/Valby inden for ydelseskatagorierne praktisk, personlig og personlig i 2012 Antal timer Praktisk Type Socialforvaltningen Praktisk Socialforvaltningen Type I alt I alt Kommunal leverandør 45.775 130.265 82.648 258.688 25.323 15.885 16.662 57.869 Privat leverandør 14.309 9.210 6.498 30.017 8.734 7.093 6.919 22.747 Selvudpeget er 575 4.246 2.744 7.566 15.444 2.162 15.003 32.609 I alt 60.659 143.721 91.890 296.271 49.501 25.140 38.584 113.225 Tabel 7 - Modtagere af hjemme i lokalområde Indre by/østerbro, fordelt på forvaltning og leverandørtyper ultimo 2012 Antal borgere Praktisk Type * Praktisk Type * Kommunal leverandør 1207 871 878 337 150 180 Privat leverandør 741 81 82 104 31 25 Selvudpeget er 37 24 30 30 30 48 I alt 1985 976 990 471 211 253 * Nogle borgere har kommunal leverandør til nogle former for og privat til andre Tabel 8 - Modtagere af hjemme i lokalområde Indreby/Østerbro inden for ydelseskatagorierne praktisk, personlig og personlig i 2012 Antal timer Praktisk Type Socialforvaltningen Praktisk Socialforvaltningen Type I alt I alt Kommunal leverandør 45676 127046 89376 262098 16.767 16.153 11.572 44.491 Privat leverandør 19033 8879 5755 33667 3.549 4.298 3.084 10.932 Selvudpeget er 2041 7399 6923 16362 12.253 2.688 10.605 25.546 I alt 66750 143324 102054 312127 32.569 23.138 25.261 80.969 Side 12 af 27
Tabel 9 - Modtagere af hjemme i lokalområde Bispebjerg/Nørrebo fordelt på forvaltning og leverandørtyper ultimo 2012 Antal borgere Praktisk Type * Praktisk Kommunal leverandør 1280 809 815 587 337 423 Privat leverandør 526 78 79 178 64 70 Selvudpeget er 25 36 41 68 80 172 I alt 1831 923 935 833 481 665 * Nogle borgere har kommunal leverandør til nogle former for og privat til andre Tabel 10 - Modtagere af hjemme i lokalområde Bispebjerg/Nørrebo inden for ydelseskatagorierne praktisk, personlig og personlig i 2012 Antal timer Type Praktisk Socialforvaltningen Type * Praktisk Socialforvaltningen Type I alt I alt Kommunal leverandør 46.312 113.192 76.948 236.452 45.830 33.353 32.950 112.133 Privat leverandør 12.638 8.994 5.891 27.523 8.253 7.973 7.227 23.453 Selvudpeget er 965 9.431 7.467 17.863 30.364 28.161 4.445 62.970 I alt 58.950 122.186 82.839 281.838 84.447 69.486 44.623 198.556 Tabel 11 - Modtagere af hjemme i lokalområde Vanløse/Brønshøj/Husum fordelt på forvaltning og leverandørtyper ultimo 2012 Antal borgere Praktisk Type * Socialforvaltningen Type * Praktisk Kommunal leverandør 1206 739 749 282 147 153 Privat leverandør 559 49 54 84 23 28 Selvudpeget er 17 22 24 31 48 106 I alt 1782 810 827 397 218 287 * Nogle borgere har kommunal leverandør til nogle former for og privat til andre Tabel 12 - Modtagere af hjemme i lokalområde Vanløse/Brønshøj/Husum inden for ydelseskatagorierne praktisk, personlig og personlig i 2012 Antal timer Praktisk Type * Praktisk Oplysningerne i overnævnte tabel 1-12 er alene vejledende og ikke bindende for Københavns Kommune. Kravene til de omfattede ydelser er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen, jf. bilag A, mens Københavns Kommunes krav til kontraktvilkår fremgår af udkastet til rammeaftale, jf. bilag B, og Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved indkøb, jf. bilag C. Rammeaftalen forventes at træde i kraft den 1. april 2014. Socialforvaltningen Type * I alt I alt Kommunal leverandør 45.831 101.440 66.446 213.717 17.860 11.921 14.830 44.611 Privat leverandør 14.641 8.020 5.527 28.188 5.686 3.836 5.092 14.614 Selvudpeget er 1.067 7.730 6.426 15.223 22.418 2.319 28.948 53.684 I alt 60.472 109.460 71.973 257.128 45.964 18.076 48.869 112.909 Ud over leverancer af hovedydelserne praktisk og personlig, vil Tilbudsgiver være forpligtet til at levere mindre komplekse sygeydelser i henhold til Sundhedsloven, jf. lov 913 af 13/07/2010. Der henvises til Bilag A kravspecifikationen afsnit 2.2 og Bilag N for en nærmere Side 13 af 27
beskrivelse af opgaven og kommunens krav hertil. Den mindre komplekse syge vil typisk skulle leveres sammen med andre former for personlig i borgers hjem, helt som det allerede er praksis i Københavns Kommune i dag. Betaling for syge skal være indregnet i prisen for personlig, og der afregnes således ikke særskilt for sygeydelser. 6.2 Forventet omfang Med den nuværende fordeling af borgere og timer mellem de forskellige mulige leverandører, forventes den samlede årlige omsætning på de udbudte rammeaftaler med private leverandører uforbindende at udgøre ca. 121 mio.kr. årligt i hele Københavns Kommune. Omsætningen forventes at blive fordelt på to leverandører i hvert af de 5 lokalområder. Der henvises til afsnit 6.4 for en angivelse af den forventede omsætning i hvert lokalområde. De udbudte aftaler er rammeaftaler. Københavns Kommune er derfor ikke forpligtiget til at aftage en bestemt mængde ydelser eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter og er på ingen måde forpligtende for Københavns Kommune. 6.3 Eksklusivitet De valgte leverandører tillægges ved rammeaftalen en ikke-eksklusiv ret til at levere de af rammeaftalen fastlagte ydelser til Københavns Kommune. Københavns Kommune er således ikke afskåret fra at indføre en ordning med tilbud til borgerne om fritvalgsbevis efter servicelovens 91, stk. 2, nr. 2. Endvidere skal Tilbudsgiverne være opmærksomme på borgernes ret til at vælge selvudpeget efter servicelovens 94. 6.4 Rammeaftalerne er delaftaler Rammeaftalerne udbydes lokalområdevist. For hvert lokalområde indgås der rammeaftale med to private leverandører af personlig og praktisk. De to private leverandører vil sammen med den kommunale hjemme og de selvudpegede ere står for leveringen af praktisk og personlig til borgerne. Nærværende udbud består af følgende delaftaler: Lokalområde delaftale vedrører Amager Vesterbro/Kongens Enghave/ Valby Indre By/Østerbro Bispebjerg/Nørrebro Vanløse/Brønshøj/Hus Indhold af delaftale Forventet / uforbindende omsætning i mio kr.(1) Praktisk og personlig 35,0 jf. afsnit 6.1 Praktisk og personlig 24,3 jf. afsnit 6.1 Praktisk og personlig 18,4 jf. afsnit 6.1 Praktisk og personlig 24,4 jf. afsnit 6.1 Praktisk og personlig 18,8 jf. afsnit 6.1 (1) Omsætningen i lokalområdet forventes fordelt på to tilbudsgivere. Side 14 af 27
Der kan afgives tilbud på en, flere eller samtlige udbudte delaftaler. Det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, hvilke(n) delaftale(r) som Tilbudsgiver ønsker at byde på. Med indgåelse af rammeaftalerne sikrer Københavns Kommune ikke leverandøren leverance til et givet antal borgere og sikrer heller ikke leverandøren en bestemt omsætning. Den enkelte borger visiteret til praktisk og personlig vælger selv hvilken leverandør, som borgeren vil modtage de visiterede ydelser fra. Den enkelte borger har endvidere ret til at skifte leverandør. 6.5 Antal leverandører på rammeaftalen Københavns Kommune ønsker at indgå aftale med 2 leverandører pr. lokalområde. En Tilbudsgiver, som afgiver tilbud på en rammeaftale i et givent lokalområde, skal kunne levere samtlige ydelser under rammeaftalen i det pågældende lokalområde enten alene eller ved brug af underleverandører/konsortiedeltagelse. 6.6 Aftalens længde Københavns Kommune ønsker at indgå en 2-årig rammeaftale med option på forlængelse 1 år ad gangen, dog maksimalt 2 år i alt ud over den anførte kontraktperiode. Københavns Kommune kan med et skriftligt varsel til leverandøren på 3 måneder forlænge kontraktperioden for 1 år ad gangen. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører rammeaftalen uden yderligere varsel. 7. Udbudsprocedure 7.1 Generelt Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser, se afsnit 1 ("Indledning"). Ved et offentligt udbud kan alle interesserede Tilbudsgivere afgive tilbud. 7.2 Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende de dokumenter og den dokumentation, som Københavns Kommune anmoder om i nærværende punkt 7.2. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger medfører, at Københavns Kommune er berettiget eller i nogle tilfælde forpligtet til at afvise tilbuddet. Københavns Kommune vil alene tage tilbud i betragtning fra de Tilbudsgivere, som vurderes at være egnede til at varetage den udbudte opgave ud fra de oplysninger, som Tilbudsgiver skal afgive i henhold til nærværende punkt 7.2. Bemærk: Københavns Kommune vil ved vurderingen af Tilbudsgivernes egnethed inddrage alle de dokumenter/oplysninger, som Tilbudsgiverne har afgivet i medfør af dette afsnit 7. Uanset, at en Side 15 af 27
Tilbudsgiver derfor opfylder mindstekravene, kan Københavns Kommune ud fra en samlet vurdering komme frem til, at den pågældende Tilbudsgiver ikke er egnet til at udføre de(n) udbudte rammeaftale(r). 7.2.1 e forhold Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om Tilbudsgivers personlige forhold: Tilbudsgiver erklærer på tro og love, i hvilket omfang Tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. "Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love", forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. Udelukkelse fra at afgive tilbud vil ske i overensstemmelse med lovens 1, stk. 2. Erklæring skal afgives på den formular, som forefindes som bilag F. Bemærk at erklæringen underskrives af virksomhedens ledelse eller revisor. Såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium skal hver enkel konsortiedeltager vedlægge erklæring i tilbuddet. Såfremt Tilbudsgiver henviser til andre juridiske enheders ressourcer (fx et moderselskab), jf. punkt 7.2.4., skal tilbuddet desuden indeholde erklæring fra den/de virksomhed(er), hvis ressourcer, der henvises til. 7.2.2 Den økonomiske og finansielle formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: 7.2.2.1 Årsregnskab Tilbudsgiver skal fremsende årsregnskaber for de tre seneste regnskabsår med revisionspåtegning ledsaget af erklæring fra Tilbudsgiver om, hvorvidt der er indtrådt væsentlige forandringer efter det yngste årsregnskab. Minimumskriterier: Tilbudsgivers seneste 3 disponible regnskabsår må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for firmaets fortsatte drift eller indikerer, at almindelige nationale regnskabsregler og god regnskabsskik ikke er overholdt. Tilbudsgiver har vedlagt erklæring om, hvorvidt der er indtrådt væsentlige negative ændringer efter det yngste årsregnskab. Erklæringen afgives på den formular, som forefindes som Bilag G. Bemærk, at erklæringen underskrives af virksomhedens ledelse eller revisor. Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager en underskreven erklæring i tilbuddet. Side 16 af 27
Såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium, vedlægger hver enkel konsortiedeltager årsregnskaber for de seneste 3 regnskabsår. 7.2.2.2 Nøgletal Tilbudsgiver skal fremsende erklæring om nedenstående nøgletal for seneste 3 disponible regnskabsår, afhængigt af, hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Tilbudsgivers nettoomsætning inden for praktisk og personlig jf. servicelovens 83. Tilbudsgiver egenkapital Erklæringen afgives på den formular, som forefindes som Bilag H. Bemærk, at erklæringen underskrives af virksomhedens ledelse eller revisor. Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager en underskreven erklæring i tilbuddet. Minimumskriterier: Tilbudsgivers samlede nettoomsætning (ekskl. moms) inden for praktisk og personlig efter servicelovens 83, skal i gennemsnit i de seneste 3 disponible regnskabsår udgøre minimum (for konsortier: summeret) kr. 2.000.000 kr. årligt. Tilbudsgiver skal i det seneste disponible regnskabsår have en egenkapital på minimum (for konsortier: summeret) på o 500.000 kr., hvis der bydes på en delaftale o 650.000 kr., hvis der bydes på to delaftaler o 800.000 kr., hvis der bydes på tre delaftaler o 950.000 kr., hvis der bydes på fire delaftaler o 1.100.000 kr., hvis der bydes på fem delaftaler 7.2.3 Den tekniske og faglige formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen. 7.2.3.1 Liste over de betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste over de betydeligste leverancer målt i omsætning ekskl. moms inden for området praktisk og personlig i henhold til servicelovens 83 og 91, som Tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre disponible regnskabsår. Af listen over betydeligste referencer skal angives kommuner der har været indgået kontrakt med, kontraktforholdets varighed omsætning ekskl. moms i de seneste tre disponible regnskabsår jf. kontrakten, kontaktperson og telefonnummer. Oplysningerne skal anføres i skemaet i Bilag I. Såfremt de af Tilbudsgiver angivne referencer indeholder andre ydelser end praktisk og personlig i henhold til servicelovens 83 og 91 som angivet i punkt 6.1, skal disse andre ydelser være fratrukket i de angivne beløb. Side 17 af 27
Minimumskriterier: Minimum én af de oplistede kontraktforhold/referencer skal inden for de seneste tre disponible regnskabsår udgøre omsætning på kr. 2.000.000 kr. ekskl. moms, når omsætningen for de tre disponible regnskabsår summeres. Kontakt til kontaktpersoner fra kommuner på referencelisten, må ikke vise, at virksomheden væsentligt har misligholdt sin(e) kontrakt(er). Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium udfyldes en samlet referenceliste for konsortiet. 7.2.3.2 Oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer Tilbudsgiver skal fremsende oplysninger om de generelle uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos Tilbudsgiver. Oplysningerne skal være fra 2013. Tilbudsgiver skal vedlægge en redegørelse for ledende medarbejderes uddannelse og erfaringer med relevans for levering af praktisk og personlig. Det skal være angivet hvilke ledere i den daglige ledelse, der har en sundhedsfaglig autorisation. Antal medarbejdere beskæftiget med leverancer af personlig og praktisk i henhold til servicelovens paragraf 83 og 91. Oplysningerne anføres i skemaet i Bilag J Minimumskriterier: Der skal i den daglige ledelse være autoriseret sundhedspersonale. Der skal i ledelsen være medarbejdere med mindst 3 års erfaring med leverancer af praktisk og personlig jf. serviceloven eller lignende opgaver. 7.2.4 Henvisning til andres ressourcer Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse enheder. Dette kan f.eks. være aktuelt i det tilfælde, at Tilbudsgiver ikke selv opfylder et givet minimumskriterium. Dette kræver dog, at den økonomiske aktør, der henvises til, skriftligt via en tegningsberettiget, meddeler at denne forpligter sig til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed til Tilbudsgivers opfyldelse af rammeaftalen, og at denne erklæring vedlægges tilbuddet i dateret og underskreven stand. Hvis Tilbudsgiver således vil anvende andre økonomiske aktører til at dokumentere sin egnethed, vedlægges relevant dokumentation for deres egnethed i den udstrækning, Tilbudsgiver baserer sig derpå. Den økonomiske aktør, der anvendes, skal ligesom Tilbudsgiveren udfylde formularen i bilag F, vedrørende eventuel gæld til det offentlige, og denne vedlægges tilbuddet. Der henvises derudover til afsnit 7.2.1 ovenfor. Side 18 af 27
7.2.5 Dispensation for krav til dokumentation i forbindelse med egnethedsvurdering Kan Tilbudsgiver dokumentere, at der er tale om en nyetableret virksomhed, det vil sige en virksomhed, der er stiftet inden for de seneste 3 år, skal Tilbudsgiver alene vedlægge oplysninger fra virksomhedens levetid. De opstilledes minimumskrav vil også gælde nyetablerede virksomheder, der i givet fald og om nødvendigt må basere sig på andres ressourcer. 7.3 Tilbudsvurdering 7.3.1 Generelt Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag en konkret vurdering af de indkomne tilbud på hvert af de udbudte delområder/aftaler. Vurderingen vil ske i henhold til det i punkt 7.3.4.1 opstillede tildelingskriterium. Tilbud må ikke afgives under forudsætning af, at Tilbudsgiveren bliver valgt som leverandør på flere delområder/aftaler. 7.3.2 Alternative bud Københavns Kommune accepterer ikke alternative bud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbud, der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. 7.3.3 Kontrolbud Der afgives ikke kontrolbud, da Københavns Kommune under reglerne om frit valg selv er leverandør på samme vis som leverandørerne på de enkelte delaftaler. 7.3.4 Tildeling af kontrakten 7.3.4.1 Tildelingskriterium Valg af leverandør på de enkelte delaftaler vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, se afsnit 7.3.4.2. Hver delaftale (lokalområde) evalueres og tildeles isoleret set. Det skal bemærkes, at Bilag A: Kravspecifikation vedrører minimumskrav, der alle anses for vedtaget af Tilbudsgiver ved fremsendelsen af tilbud og der kan ikke tages forbehold for disse krav. Se hertil afsnit 7.13 om forbehold. 7.3.4.2 Underkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående Underkriterier: 1. Pris (50 %) Side 19 af 27
Der vil blive givet point i forhold til omkostninger ved den samlede opgaveløsning i lokalområdet på et år, hvor omkostningerne til de tre former for er lagt sammen. Der vil blive taget udgangspunkt i nedenstående skema. Delaftale - Lokalområde XX Ydelse Antal timer visiteret i Københavns Kommune 2012 Praktisk 120.147, 84.179 Tilbudt pris pr. time Samlet omkostning på et år, 66.414 Total Den tilbudte pris vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers udfyldelse af Bilag K: Tilbudslisten Pris. 2. Kvalitet (35 %) Ved vurderingen af underkriteriet "Kvalitet" vil Københavns Kommune foretage en samlet vurdering af besvarelsen af Tilbudslistens nr. 1.1 til og med nr. 3.10. Der kan gives mellem 0 og 10 point, hvor 5 point modsvarer det kvalitetsniveau Københavns Kommune med rimelighed kan forvente. 3. Implementering og samarbejde (15 %) Ved vurderingen af underkriteriet "Implementering og samarbejde" vil Københavns Kommune foretage en samlet vurdering af besvarelsen af Tilbudslistens krav nr. 4.1 til og med nr. 4.3. Der kan gives mellem 0 og 10 point, hvor 5 point modsvarer det niveau for implementering og samarbejde som forvaltningen med rimelighed kan forvente. Den tilbudte Kvalitet, Implementering og samarbejde vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af Bilag L: Tilbudslisten 2: Kvalitet, Implementering og samarbejde. 7.4 Tilbudsfrist Tilbud skal være Københavns Kommune i hænde senest torsdag d. 31. oktober 2013 kl. 13.00, se afsnit 7.5. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Side 20 af 27
7.5 Aflevering af tilbud Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale, jf. bilag B. Tilbudsgiver skal tydeligt angive hvilke(n) delaftale(r) der bydes på. Såfremt Tilbudsgiver byder på flere delaftaler, men ikke ønsker at give enslydende tilbud på hver delaftale, skal tilbudsgiver aflevere separat tilbudsliste for hver delaftale, der bydes på. Tilbud skal afleveres i 6 eksemplarer, således: 1 underskrevet eksemplar på papir (original) 4 kopier af tilbuddet på papir 1 elektronisk eksemplar på usb-nøgle (i pdf- eller office-format eller tilsvarende) Forekommer der forskelligheder i de 6 eksemplarer, vil indholdet af originalen blive lagt til grund for tilbudsvurderingen. Tilbud skal afleveres på/fremsendes til følgende adresse: Københavns Kommune Sjællandsgade 40 2200 København N Att.: Helle Kruse Wichmann Hvert papir-eksemplar bør indsættes i et ringbind eller lignende. Kuverten/kassen med det fremsendte tilbud bedes mærket: Udbud vedrørende levering af personlig og praktisk og med tydelig angivelse af MÅ IKKE ÅBNES I POSTMODTAGELSEN. 7.6 Tilbuddets indhold Nedenstående dokumenter skal fremsendes, og udgør samlet set tilbuddet: Nr. Dokument Beskrivelse af dokument 1 Udfyldt og underskrevet formular til erklæring om Tilbudsgiverens forhold i henhold til ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 7.2.1 Husk: Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager denne erklæring i tilbuddet. 2 Seneste 3 årsregnskaber med revisionspåtegning ledsaget af erklæring fra Tilbudsgiver om eventuelle væsentlige forandringer indtruffet efter den yngste årsrapport. 7.2.2.1 Husk: Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel Side 21 af 27
konsortiedeltager de udbedte årsregnskaber og erklæring i tilbuddet. 3 Erklæring om nøgletal for de seneste 3 disponible regnskabsår. Husk: Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium vedlægger hver enkel konsortiedeltager vedlægge denne erklæring i tilbuddet. 4 Liste over de betydeligste leverancer inden for området personlig og praktisk efter servicelovens 83 og 91, som Tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 disponible regnskabsår 7.2.2.2 7.2.3.1 Husk: Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium udfyldes en samlet referenceliste for konsortiet. 5 Oplysninger om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer 7.2.3.2 6 Såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium, udfylder Tilbudsgiver en 5.2 erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse. 7 Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, 7.2.4 vedlægges følgende endvidere som en del af tilbuddet: Erklæring fra den økonomiske aktør, der henvises til, om at denne forpligter sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed. Relevant dokumentation for den økonomiske aktørs (der henvises til) egnethed. Den økonomiske aktør, der henvises til, udfylder erklæring om gæld til det offentlige 8 Udfyldt tilbudsskema 1 Pris 7.3.4.2 9 Udfyldt tilbudsskema 2 Kvalitet og "Implementering og samarbejde " 7.3.4.2 Er ovenstående dokumenter ikke udfyldt korrekt eller fremsendt som en del af tilbuddet, er Københavns Kommune berettiget til og kan være forpligtet til - at se bort fra tilbuddet. 7.7 Sprog Tilbuddet, dvs. de under punkt 7.6 oplistede dokumenter, skal udfærdiges på dansk, mens eventuelle bilag af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt Københavns Kommune anmoder herom, skal Tilbudsgiver uden omkostninger for Københavns Kommune sørge for oversættelse af hele eller dele af bilagsmaterialet til dansk. 7.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud er bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Bemærk, at tilbud på en delaftale i et lokalområde er bindende, uanset antal delaftaler / lokalområder, der bydes på, således at der ikke kan tages forbehold herfor. Side 22 af 27
7.9 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 7.10 Skriftlige spørgsmål og ændringer af udbudsmaterialet Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. 7.10.1 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes via e-mail til den udpegede kontaktperson, der er: Helle Kruse Wichmann E-mail: BP6J@suf.kk.dk Sjællandsgade 40 2200 København N E-mails bedes i emnefeltet navngivet Udbud af praktisk og personlig til hjemmeboende borgere i Københavns Kommune Opstår der uoverensstemmelser mellem Københavns Kommunes skriftlige angivelser og evt. mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. Københavns Kommune kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 7.10.2 Frist for at stille spørgsmål og offentliggørelse af disse Spørgsmål vil alene blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse i rimelig tid inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive gjort tilgængelig på annoncen på: http://www.udbud.dk/ Tilbudsgiver opfordres til hyppigt at kontrollere via ovenstående hjemmeside, hvorvidt Københavns Kommune har offentliggjort spørgsmål og svar. 7.10.3 Ændringer af udbudsmaterialet Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydelige uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Københavns Kommune opmærksom herpå, således at Københavns Kommune får mulighed for at afe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Side 23 af 27
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Eventuelle ændringer vil blive gjort tilgængelige på hjemmesiden: http://www.udbud.dk/ Tilbudsgiver er forpligtet til hyppigt at kontrollere via ovenstående hjemmeside, hvorvidt Københavns Kommune har offentliggjort ændringer af udbudsmaterialet. 7.11 Aftalegrundlag 7.11.1 Generelt Endelig aftale om levering af den udbudte ydelse indgås på grundlag af vedlagte udkast til rammeaftale med bilag, jf. bilag B. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af den udbudte ydelse. Kontrakten har altid forrang frem for leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. Dette gælder uanset leverandøren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 7.11.1.1 Sociale og etiske hensyn Bilag C, Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn ved praktisk og personlig, skal i henhold til Økonomiudvalgets beslutning af 11. oktober 2011 medtages i kommunens aftaler, når følgende betingelser er opfyldt: Bilaget er obligatorisk at anvende ved indgåelse af kontrakter med en samlet skønnet værdi på minimum 1 mio. kr. (inkl. evt. optioner og muligheder for forlængelse). For kontrakter på minimum 1 mio. kr., der involverer flere leverandører, skal den gennemsnitlige kontraktsum pr. leverandør dog udgøre minimum 0,5 mio. kr., før bilaget skal anvendes. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kommunen stiller en række sociale og etiske krav vedr. bl.a. miljø, arbejdsmiljø og arbejdstagerrettigheder, ligebehandling samt børn og unge mv. Disse krav findes i bilag A, B og C og D. 7.12 Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Det skal bemærkes, at Københavns Kommune er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Side 24 af 27
Københavns Kommune meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til videregive dem til andre offentlige myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggør Københavns Kommune ikke oplysninger, som Tilbudsgiveren har fremsendt, og som Tilbudsgiveren har betegnet fortrolige. 7.13 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller rammeaftaleudkastet mv. I stedet for at overveje forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Københavns Kommunes opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. punkt 7.10.3. Bemærk: Standardvilkår og forretningsbetingelser kan udgøre et forbehold overfor for udbudsmaterialet, kravspecifikationen og udkast til rammeaftalen, som kan begrunde, at tilbuddet må afvises som ukonditionsmæssigt. Københavns Kommune ønsker ikke at modtage tilbud, der indeholder forbehold i forhold til udbudsmaterialet, kravspecifikationen, udkast til rammeaftale, eller andre dele af udbudsmaterialet. Tilbud, der indeholder forbehold over for udbudsmaterialet vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsvurderingen. 7.14 Omkostninger ved udbudsforretningen Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Københavns Kommune uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til Tilbudsgiver. 7.15 Ordregivers afklarende spørgsmål Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem Tilbudsgiver og Københavns Kommune før efter underretningen om tildelingsbeslutningen. Københavns Kommune er berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er Tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra Københavns Kommune i dette øjemed. Side 25 af 27
8. Underretning om tildelingsbeslutningen 8.1 Retsvirkning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til de(n) vindende Tilbudsgiver(e) er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med Tilbudsgiverne, men alene underretning om, at Tilbudsgiver efter Københavns Kommune vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen rammeaftale eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af alle parter. Københavns Kommunes underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med punkt 7.8. 9. Tidsplan Nedenfor har Københavns Kommune angivet tidsplanen for nærværende udbud. Kommunen forbeholder sig dog ret til at ændre de anførte tidspunkter. Tidspunkt Aktivitet 27. september 2013 Offentliggørelse af udbudsbetingelserne 31. oktober 2013 Tilbudsfrist 22. november 2013 Tildelingsbeslutning forventes meddelt 27. november 2013 Indgåelse af rammeaftale forventes 1. april 2014 Forventet kontraktstart 10. Klageprocedurer 10.1 Indgivelse af klager (jf. lov nr. 492 af 12.05.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v., med senere ændringer.) 10.2 Organ med ansvar for klageprocedure Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17 DK-2100 København Ø Tlf.: + 45 3529 1000, E-mail: klfu@erst.dk, Internetadresse: www.klfu.dk 10.3 Yderligere oplysninger i forbindelse med en evt. klage Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Center for Udbudsregler Carl Jacobsens Vej 35 DK-2500 Valby Tlf.: + 45 4171 5000, E-mail: kfst@kfst.dk, Internetadresse: www.kfst.dk Side 26 af 27