Center for Administrativ Service

Center for Administrativ Service

Center for Administrativ Service 1. Centerets formål, primære opgaver og politiske udvalg Her beskrives centrets: Formål Center for Administrativ Service (CAS) er etableret med det formål at skabe sammenhængende administrative serviceydelser for kommunens øvrige centre; herunder for ledelse, direktion og det politiske niveau. Primære opgaver CAS varetager opgaver indenfor følgende hovedområder; Økonomi, Personale & Forhandling, HR & Kommunikation, Digitalisering & Effektivisering samt Sekretariat Politisk(e) udvalg Økonomiudvalget 2. Strategi og resultatmål Her beskrives centrets strategi: Center for Administrativ Service er den proaktive og udviklingsorienterede samarbejdspartner, der skaber forudsætninger for, at hele organisationen yder god service til borgere og virksomheder. I dialog og tværfagligt samarbejde leverer vi ydelser, der skaber værdi, indsigt og handlemuligheder. Vores kerneopgave er at skabe mod til råderum. Det gør vi i mange dimensioner gennem inspiration og løsningsorienteret anvendelse af vores faglighed og i samarbejde med centrene. CAS har siden 2014 arbejdet efter at opfylde ovenstående strategi. Det betyder at vi har fokus på at levere sikker drift samtidig med at vi udvikler og optimerer de administrative arbejdsgange og procedurer, således at resten af organisationen kan anvende mest mulig tid på deres kerneopgave. I vil der udover sikker drift være fokus på fortsat implementering og konsolidering af de projekter, der er igangsat under Parat til Fremtiden og som er forankret i CAS. Det drejer sig om 1) Prioritering og råderum, hvor fokus i er på systemanvendelse og dataunderstøttelse af kommunens samlede økonomistyring. 2) Administrative effektiviseringer hvor fokus er på implementering og forankring af standardiserede ydelser indenfor HR & Kommunikation, Personale & Forhandling samt Indkøb og Kontraktstyring. Som følge af ovenstående indsatser er CAS ansvarlig for at kommunens samlet set overholder nogle meget ambitiøse effektiviseringsmål, som skal nås i løbet af. Til at understøtte organisationens muligheder for styring og prioritering af indsatser er der i 2016 udviklet koncepter til at understøtte it-investeringer og generelt porteføljestyring af organisationens større, tværgående udviklingsindsatser. Disse indsatser skal ligeledes konsolideres og overgå til drift i. En række af projekterne i KOMBIT s Monopolbrudsprogram går for alvor ind i implementeringsfasen i budgetperiodens overslagsår og CAS får en afgørende rolle i at sikre fremdrift samt følge op på effekter og gevinster. I H-MED er der besluttet en 2 årig indsats i 2016- for at nedbringe kommunens samlede sygefravær. Overskriften er: Fra fravær og stress til nærvær og trivsel og målet er, at kommunens gennemsnitlige sygefraværsprocent i skal være på 4,5% samt at krisehjælps-henvisninger med årsag i stress reduceres med 25 % i i forhold til det gennemsnitlige niveau i 2016. Planlægningen af indsatsen i vil blive drøftet i H-MED ultimo 2016. CAS er tovholder på planlægning og gennemførsel af indsatserne Finansielle mål: Beskrivelse af mål Måltal afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Øvrige udgifter, netto. afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Løn, netto. Realisering af budgetterede gevinster ifm. projektet Administrative effektiviseringer (samlet for hele organisationen). 6,7 mio. kr. 3,2 mio. kr. 11,6 mio. kr. 1

Ikke-finansielle mål: Beskrivelse af mål Administrative effektiviseringer: Implementering ny organisering og standardiserede arbejdsgange indenfor HR, Kommunikation og Personale. Administrative effektiviseringer: Videreudvikling af koncept for kontrakt- og leverandørstyring til at understøtte realisering af finansielle mål vedr. IT- og indkøbsområdet. Økonomistyring: Øget fokus på understøttelse af den decentrale økonomistyring gennem bedre systemunderstøttelse og en tydelig strategi for anvendelse af grunddata og ledelsesinformation. It- og porteføljestyring: Konsolidering af styringssetup for it- og projektinvesteringer. Således at der etableres en fælles og anerkendt projektportefølje af kommunens vigtigst prioriterede, tværgående udviklings- og effektiviseringsprojekter. Porteføljen indgår som led i budgetdrøftelser forud for budget 2018. CAS understøtter H-MED s arbejde med at reducere kommenens samlede gennemsnitlige fravær. Der måles på de iværksatte indsatser fra 2016, således at de indsatser med størst effekt videreføres i. Ekstern revision: Ingen bemærkninger vedr. finansiel kontrol eller IT-kontroller i. Måltal Overgang til drift af ny model senest 1. august Kontraktoverblik etableret senest 1. august Datavalidering skal gennemføres for alle centre i Projektportefølje fremlægges på strategiseminar i april 4,5 pct. gennemsnitligt sygefravær for hele kommunen Ingen revisionsbemærkninger. 2

3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Tabel 1 Driftsbudget for Center for administrativ service fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i 1000 kr. 1) 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) Korrigeret 2) 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Løn 69.294 64.024 54.304 56.075 54.304 Øvrige udgifter 93.958 91.431 90.039 87.130 87.828 Udgifter totalt 163.252 155.456 144.343 143.205 142.132 Indtægter totalt -18.283-21.147-21.147-21.147-21.147 Nettobevilling i alt 144.969 134.309 123.196 122.058 120.985 Tabel 2 Driftsbudget for Center for administrativ service fordelt på rammer Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Center for administrativ service 78.391 66.819 55.205 55.202 55.202 Personale og forhandling 8.067 8.108 8.108 8.108 8.108 Solt, ADM bidrag mv 15.673 14.618 14.618 9.028 9.028 Den centrale refusionsordning -11.402-14.884-14.884-14.884-14.884 Fælles for alle - lønpuljer m.v. 44.255 49.625 51.036 52.797 54.419 Byrådet 9.985 10.023 9.113 11.807 9.113 Nettobevilling i alt 144.969 134.309 123.196 122.058 120.985 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) De store fald i Centrets overordnet ramme fra 2016 til og videre i overslagsrene skyldes, at der centralt på denne ramme er placeret store effektiviseringspuljer, som skal udmøntes i løbet af årene. Effektiviseringspuljerne holdes samlet for at bevare et samlet overblik og sikre at planlagte effektiviseringer udmøntes på de rammer og aktiviteter, hvor den reelle effektivisering planlægges at skulle have effekt. Først når de igangsatte projekter har tilvejebragt en gennemarbejdet implementerings- og gevinstrealiseringsplan, kan de konkrete budgetreduktioner gennemføres. Dette gælder kun for store, tværgående projekter. I praksis betyder det, at der indenfor CAS samlede ramme er placeret store negative budgetpuljer, som i løbet af året reduceres ved at der omplaceres løn- eller driftsmidler fra de øvrige centres rammer. Således vil især rammens lønbudget stige i løbet af budgetåret. For er der på denne ramme placeret effektiviseringspuljer på i alt 11,6 mio. kr., jf. rammens mål. Faldet i øvrige udgifter skyldes dels, at der på rammen er afsat investeringsmidler, der skal sikre at de store effektiviseringsprojekter kan realiseres. Disse midler bortfalder i overslagsårene. Ligeledes er der indbudgetteret forventede effektiviseringer på nogle af rammens underaktiviteter. Dette gælder særligt Monopolbrud. Faldet på SOLT skyldes at Egedal kommune i 2015 påbegyndte at afdrage leasinggælden. I 2018 vil der blive tilbagekøbt yderligere af anlægsporteføljen hvilket bevirker at leasingafgifterne falder yderligere i 2019 og frem. Stigningen i fælles lønpuljer mellem korrigeret budget 2016 og budget skyldes primært, at der bliver udmøntet midler fra barselspuljen til de decentrale enheder. Udsvingene på Byrådet ramme skyldes udmøntning af åremålslønninger samt at der er budgetteret med valgafholdelse i de år, hvor valgene med sikkerhed skal afholdes (Kommunal- og Europaparlamentsvalg) og der hvor Folketingsvalget forventes afholdt i den pågældende budgetperiode. 3

3.2 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere Forudsætninger 1. Løn En stor del af Centrets samlede budget anvendes til aflønning af medarbejdere. Rammen skal sikre lokal løndannelse, hvilket betyder, at der skal sikres lønstigninger indenfor det fastlagte lønbudget. Der er i alt budgetteret med ca. 64 mio. kr. i løn. Dette er fastlagt udfra den nuværende normering og kendte effektiviseringskrav. 2. IT Udover løn er det største udgiftsområde på centrets samlede ramme IT. IT udgøres af flere aktiviteter hvoraf betaling for kommunens anvendelse af KMD-systemer samt afregning til IT-Forsyningen udgør langt størstedelen af disse. Der er i alt budgetlagt med udgifter til central IT på i alt 38,5 mio. kr. De fleste IT-kontrakter er fastprisaftaler, men særligt abonnement til IT-forsyningen kan være udgiftsdrivende, da der er tale om forbrugsafregning. 3. Den centrale refusion ordning 4. Effektiviseringer (Parat til Fremtiden). 5. Centrale løn- og kompetencepuljer Der er budgetteret med refusionsindtægter på baggrund af endelig restafregning vedr. Regnskab 2015. Forudsætningen for at hjemtage refusion er, at udgiften er større end de beløbsgrænser som udmeldes af ministeriet. I 2014 udgjorde refusionen af 106 personnumre mens der i 2015 blev udbetalt refusion til 113 personnumre. Der er i budgetteret med indtægter for 14,8 mio. kr. Der er indlagt betydelige effektiviseringspuljer, dvs. forventninger om reduceringer i budgettet. Effektiviseringerne vedrører Administrative effektiviseringer for 8,1 mio. kr., Monopolbrud for 0,1 mio. kr. og It/indkøb for 3,4 mio. kr.. Såfremt disse effektiviseringer ikke realiseres, vil det betyde en manglende reduktion og dermed have samme effekt som en udgiftsstigning. Der er i budgetteret med effektiviseringer for i alt 11,6 mio. kr. De centrale puljer er dels beregnet på baggrund af regnskabsresultat 2015 og dels ift. det fastlagte niveau fra budget 2016-2019. I alt er der budgetteret med udgifter for centrale løn- og kompetencepuljer for 23, 5 mio. kr. 6. Tjenestemandspension Der er budgetteret i forhold til antallet af pensionerede tjenestemænd primo januar 2016, samt forventninger til af/og tilgang i årene frem. i alt er der budgetteret med udgifter til tjenestemandspension for 19,9 mio. kr. i. 4

3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn og øvrige udgifter Løn Størstedelen af budgettet er fordelt i 1/12 dele. På de fastansatte er der i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af sjette ferieuge til nogle medarbejdere. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober. Effektiviseringen på -8,1 mio. kr. vedrørende projekt Administrativ Effektiviseringer, er foreløbig periodiseret i august. Lønpuljerne er periodiseret med udmøntning af Tre-partsinitiativer - kompetence/andet i februar, barselspuljen er spredt henover året, og resten af lønpuljerne udmøntes til øvrige centre ultimo året, hvilket bevirker udsvinget i december. I november og december er der lønudgifter i forbindelse med kommunalvalget. Øvrige udgifter Centerets bevilling indeholder seks rammer og herunder mange aktiviteter, de store udsving vedrører især IT-området. Her er blandt andet en stor del af basisbidraget til IT-forsyningen periodiseret i januar. Effektiviseringspuljerne Parat til Fremtiden, er foreløbigt perioderet i januar og august. Derudover er flere aktiviteter periodiseret i 1/2 dele og 1/4 dele, de største udsving vedrører betaling af leasingafgiften på SOLT projekterne. Figur 2 Forventet indtægtsniveau Indtægter Størstedelen af indtægterne er refusionsindtægter vedrørende Den centrale refusionsordning og seniorjob, de er begge periodiseret i 1/12 dele, da staten udbetaler refusioner hver måned. Herudover er der indtægter vedrørende administrationsbidrag m.m. der hovedsagligt kommer ind i sidst på året. Forskellen mellem 2016 og skyldes at refusionerne for januar først blev bogført i februar og der i maj var en efterregulering vedr. 2015 på Den centrale refusionsordning på 3,4 mio. kr. der skulle betales tilbage til staten. 5

3.4 Risici Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. Løn Forventninger om betydelige administrative effektiviseringer i de kommende år har stor indflydelse på CAS lønbudget. Dels skal der sikres realisering af egne effektiviseringskrav og dels skal CAS sikre en korrekt udmøntning af effektiviseringer på kommunens samlede rammer. 2. IT Særligt afregning til ITforsyningen er forbundet med risiko. Dels er afregningen forbrugsbestemt, dvs. afhæng af de opgaver, som kommunens bestiller hos ITforsyningen og dels opstår der løbende nye krav og forventninger til de opgaver som IT skal kunne løse, særligt ift. sikkerhed og integration mellem systemer. 3. Effektiviseringer 4. Den Centrale Refusionsordning 5. Selvforsikring/arbejdss kader På baggrund af grundige foranalyser, er der budgetlagt ambitiøse effektiviseringsgevinster på det administrative område. Realiseringen af disse gevinster kræver opbakning fra hele organisationen og stort medspil fra decentrale ledere ift. at sikre at omlægning af arbejdsgange reelt kommer til at ske. Der er risiko for at hjemtage for meget refusion, som synliggøres ved den endelige restafregning i næste budgetår. Konkret betyder det at der skal tilbagebetales til refusionsordningen. Dette kan ligeledes være gældende ift. at der kan blive hjemtaget for lidt refusion. Risiko i forhold til dyrere arbejdsskader/-ulykker end skønnet blandt andet ud fra For kommunens samlet set skal der realiseres effektiviseringer på det administrative område for 10 mio. kr. i. Heraf vil CAS andel kun udgøre en mindre del. Projektet adm. effektiviseringer tilvejebringer en grundig og godkendt gevinstrealiseringsplan. De ansvarlige ledere skal sikre den konkrete udmøntning. 2 mio. kr. Projektet adm. effektiviseringer tilvejebringer en grundig og godkendt gevinstrealiseringsplan. De ansvarlige ledere skal sikre den konkrete udmøntning. i 2016 betød en for stor hjemtagen af refusion, at kommunen skulle tilbagebetale for meget refusion på 3,4 mio. kr. Fra-0,5 til 2,0 mio. kr. Centerchef og ansvarlige personaleledere 2-3 mio. kr. IT-forsyningen og ejerkommunerne arbejder på at etablere en abonnementsordning der dækker bredere end i dag. Dette giver en større budgetsikkerhed i overslagsårene. Digitalisering og Effektivisering Styregruppen for Adm. effektiviseringer Tæt samarbejde med de respektive centre, så den rigtige refusion hentes hjem, samt fokus på at justere refusionen så den er så retvisende som muligt i det refusionsåret. Dette kræver konkret at fagcentre kontaktes ifb. Med den foreløbige refusion med det formål at de kvalificerer kr.- beløbet på den hjemtagne refusion. Daglig arbejdsmiljøleder der skal sikre opprio- Økonomistyring og Finans Personale og Forhandling. 6

aktuarberegning. Den særlige risiko ved skader på flere personer samtidigt med erstatningssum på over 2,5 mio. kr. er der tegnet særlig forsikring på, dog med en selvrisiko. riteret og forebyggende indsats i forhold til arbejdsmiljøområdet. 7

4. Anlægsbudget 4.1 Anlægsbudget Tabel 3 angiver de planlagte anlægsinvesteringer for 2016-2020. Tabel 3 Anlægsbudget fordelt på anlægsprojekter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Monopolbrudsprojekt 125 843 1.205 121 0 Nettobevilling i alt 125 843 1.205 121 0 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. xx (i -priser) Kommunerne kommer fra en it-verden, hvor KMD leverede de it-systemer kommunerne efterspurgte. Ikke kun it-systemerne, men også hele den infrastruktur der forbandt systemerne. Ved salget af KMD i 2008 valgte kommunerne at stifte deres eget it-fælleskab KOMBIT, for selv at sikre sig indflydelse på og ejerskab til løsninger og infrastruktur på de områder, hvor KMD i mange år har haft monopol. KOMBIT blev som kommunernes it-fællesskab skabt med den hovedopgave at sikre, at kommunerne samlet kan bryde KMD s monopol og arbejde for gennemsigtighed i priserne pa et marked, hvor flere leverandører har mulighed for at gøre sig gældende. 4.2 Risici Aktivitet Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig KOMBIT/KL overvurderer effektiviseringspotentialet i deres kommunikation til topledelsen i kommunerne. 1. Monopolbrudsprojekt Digitaliserings afdeling 4.3 Periodiseret anlægsbudget Figur 3 Periodiseret anlægsbudget Periodiseret anlægsbudget 1. Monopolbrudsprojekt Udgifterne i forventes at falde i maj i forbindelse med en aktivitet der vedr. kompetenceudvikling, mens det resterende budget er periodiseret til at blive afviklet i september/oktober i forbindelse med aktiviteter, der vedrører IDM-løsning og Konsulentydelser til IDM. 8

Center for Administrativ Service Centerets ramme 1. Centerets ramme s primære aktiviteter Center for Administrativ Service s primære aktiviteter afholdes indenfor denne ramme. Det drejer sig om centret samlede lønbudget (undtaget Personale og Forhandling som har sin egen ramme), udgifter til IT, som er fælleskommunale samt udgifter og effektiviseringer forbundet med store tværorganisatoriske indsatser, eksempelvis Parat til Fremtiden og Monopolbrud. 2. Resultatmål Finansielle: Beskrivelse af mål Måltal Ikkefinansielle: afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Øvrige udgifter. afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Løn Realisering af budgetterede gevinster ifm. projektet Administrative effektiviseringer (samlet for hele organisationen). Beskrivelse af mål Administrative effektiviseringer: Implementering ny organisering og standardiserede arbejdsgange indenfor HR, Kommunikation og Personale. Administrative effektiviseringer: Videreudvikling af koncept for kontrakt- og leverandørstyring til at understøtte realisering af finansielle mål vedr. IT- og indkøbsområdet. Økonomistyring: Øget fokus på understøttelse af den decentrale økonomistyring gennem bedre systemunderstøttelse og en tydelig strategi for anvendelse af grunddata og ledelsesinformation. It- og porteføljestyring: Konsolidering af styringssetup for it- og projektinvesteringer. Således at der etableres en fælles og anerkendt projektportefølje af kommunens vigtigst prioriterede, tværgående udviklings- og effektiviseringsprojekter. Porteføljen indgår som led i budgetdrøftelser forud for budget 2018. Ekstern revision: Ingen bemærkninger vedr. finansiel kontrol eller IT-kontroller i. CAS gennemsnitlige sygefravær skal fastholdes på det tilfredsstillende lave niveau fra 2015. 2,1 mio. kr. 1,2 mio. kr. 11,6 mio. kr. Måltal Overgang til drift af ny model senest 1. august. Kontraktoverblik etableret senest 1. august. Datavalidering skal gennemføres for alle centre i Projektportefølje fremlægges på strategi-seminar i april Ingen bemærkninger. 3,2 pct. 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Nedenfor er fagområdets driftsbudget præsenteret. Tabel 1 viser Centerets ramme fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter, mens tabel 2 viser Centerets ramme s driftsbudget fordelt på de styringsrelevante aktiviteter. 9

Tabel 1 Driftsbudget for Centerets ramme fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Løn 31.646 24.020 14.710 14.710 14.710 Øvrige udgifter 46.745 42.799 40.495 40.492 40.492 Udgifter totalt 78.391 66.819 55.205 55.202 55.202 Indtægter totalt 0 0 0 0 0 Nettobevilling i alt 78.391 66.819 55.205 55.202 55.202 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) De store fald i budgetteret lønudgifter skyldes, at der centralt på denne ramme er placeret store effektiviseringspuljer, som skal udmøntes i løbet af årene. Effektiviseringspuljerne holdes samlet for at bevare et samlet overblik og sikre at planlagte effektiviseringer udmøntes på de rammer og aktiviteter, hvor den reelle effektivisering planlægges at skulle have effekt. Først når de igangsatte projekter har tilvejebragt en gennemarbejdet implementerings- og gevinstrealiseringsplan, kan de konkrete budgetreduktioner gennemføres. Dette gælder kun for store, tværgående projekter. I praksis betyder det, at denne ramme, har store negative budgetpuljer liggende, som i løbet af året reduceres ved at der omplaceres lønmidler fra de øvrige centres rammer. Således vil denne rammes lønbudget stige i løbet af budgetåret. For er der på denne ramme placeret effektiviseringspuljer på i alt godt 11 mio. kr., jf. rammens mål. Faldet i øvrige udgifter skyldes dels, at der på rammen er afsat investeringsmidler, der skal sikre at de store effektiviseringsprojekter kan realiseres. Disse midler bortfalder i overslagsårene. Ligeledes er der indbudgetteret forventede effektiviseringer på nogle af rammens underaktiviteter. Dette gælder særligt Monopolbrud. Tabel 2 Driftsbudget for Centerets ramme fordelt på aktiviteter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 020 Konsulentbistand m.v. CAS 4.598 2.405 2.405 2.405 2.405 040 Øvrig administration (cen.ram) 32.852 32.969 31.197 31.197 31.197 060 HR og Kommunikation 221 221 221 221 221 080 IT, Fujitsu 5.077 4.725 4.725 4.725 4.725 100 Telefoni og kopi 852 894 894 894 894 120 IT, KMD 14.812 14.812 14.812 14.812 14.812 140 IT, Øvrige 2.297 2.604 2.604 2.604 2.604 160 Øvrig administration (sekretariat) 2.053 2.062 2.062 2.062 2.062 180 Parat til fremtiden (digitalisering) -1.690-11.096-18.634-18.634-18.634 200 Monopolbrud 0-104 -2.408-2.408-2.408 260 IT-forsyningen 14.855 15.779 15.779 15.779 15.779 280 IT, Tværgående 1.508 592 592 589 589 300 Øvrig administration (digitalisering) 36 36 36 36 36 320 Økonomi afdeling 920 920 920 920 920 Nettobevilling i alt 78.391 66.819 55.205 55.202 55.202 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) 10

3.2 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere Forudsætninger 1. Løn En stor del af rammens budget anvendes til aflønning af medarbejdere. Rammen skal sikre lokal løndannelse, hvilket betyder, at der skal sikres lønstigninger indenfor det fastlagte lønbudget. 2. IT Det absolut største udgiftsområde på rammen er IT. IT udgøres af flere aktiviteter hvoraf betaling for kommunens anvendelse af KMD-systemer samt afregning til IT-Forsyningen udgør langt størstedelen af disse. Der er i alt budgetlagt med udgifter til central IT på i alt 38,5 mio. kr. De fleste ITkontrakter er fastprisaftaler, men særligt abonnement til IT-forsyningen kan være udgiftsdrivende, da der er tale om forbrugsafregning. 3. Effektiviseringer Der er indlagt betydelige effektiviseringspuljer, dvs. forventninger om reduceringer i budgettet. Effektiviseringerne vedrører Administrative effektiviseringer og Monopolbrud. Såfremt disse effektiviseringer ikke realiseres, vil det betyde en manglende reduktion og dermed have samme effekt som en udgiftsstigning. 3.3Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn, øvrige udgifter og indtægter i 1.000 kr. Løn tet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejdere på baggrund af tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober. Lønrefusion er indregnet i juni og december. Effektiviseringen på -8,1 mio. kr. vedrørende projekt Administrativ Effektiviseringer er foreløbigt periodiseret i august. Øvrige udgifter Rammen indeholder flere områder og mange aktiviteter, udsvinget i januar skyldes at en stor del af basisbidraget til IT-Forsyningen betales i januar og udsvinget august skyldes effektiviseringspuljerne vedrørende Parat til Fremtiden. Derudover er flere aktiviteter periodiseret i 1/2 dele og 1/4 dele. Indtægter Der er ikke budgetteret med indtægter på denne ramme. 11

3.4 Risici Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. Løn Forventninger om betydelige administrative effektiviseringer i de kommende år har stor indflydelse på CAS lønbudget. Dels skal der sikres realisering af egne effektiviseringskrav og dels skal CAS sikre en korrekt udmøntning af effektiviseringer på kommunens samlede rammer. 2. IT Særligt afregning til ITforsyningen er forbundet med risiko. Dels er afregningen forbrugsbestemt, dvs. afhæng af de opgaver, som kommunens bestiller hos ITforsyningen og dels opstår der løbende nye krav og forventninger til de opgaver som IT skal kunne løse, særligt ift. sikkerhed og integration mellem systemer. 3. Effektiviseringer På baggrund af grundige foranalyser, er der budgetlagt ambitiøse effektiviseringsgevinster på det administrative område. Realiseringen af disse gevinster kræver opbakning fra hele organisationen og stort medspil fra decentrale ledere ift. at sikre at omlægning af arbejdsgange reelt kommer til at ske. For kommunens samlet set skal der realiseres effektiviseringer på det administrative område for 10 mio. kr. i. Heraf vil CAS andel kun udgøre en mindre del. 2-3 mio. kr. IT-forsyningen og ejerkommunerne arbejder på at etablere en abonnementsordning der dækker bredere end i dag. Dette giver en større budgetsikkerhed i overslagsårene. 2 mio. kr. Projektet adm. effektiviseringer tilvejebringer en grundig og godkendt gevinstrealiseringsplan. De ansvarlige ledere skal sikre den konkrete udmøntning. Projektet adm. effektiviseringer tilvejebringer en grundig og godkendt gevinstrealiseringsplan. De ansvarlige ledere skal sikre den konkrete udmøntning. Centerchef og ansvarlige personaleledere Digitalisering og Effektivisering Styregruppen for Adm. effektiviseringer 12

4. Driftsbudget for Centerets ramme 4.1 Centerets ramme 4.1.1 Aktivitetsbudget for Centerets ramme Tabel 3 viser aktivitetsbudgettet for Centerets ramme Tabel 3: Aktivitetsbudget for Centerets ramme Udviklingen i mængden Antal helårspersoner Korrigeret budget 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Konsulentbistand m.v. CAS 0 0 0 0 0 Øvrig administration (cen.ram) 0 0 0 0 0 HR og Kommunikation 0 0 0 0 0 IT, Fujitsu 0 0 0 0 0 Telefoni og kopi 0 0 0 0 0 IT, KMD 0 0 0 0 0 IT, Øvrige 0 0 0 0 0 Øvrig administration (sekretariat) 0 0 0 0 0 Parat til fremtiden (digitalisering) 0 0 0 0 0 Monopolbrud 0 0 0 0 0 IT-forsyningen 0 0 0 0 0 IT, Tværgående 0 0 0 0 0 Øvrig administration (digitalisering) 0 0 0 0 0 Økonomi afdeling 0 0 0 0 0 Udviklingen i enhedsprisen i kr. Konsulentbistand m.v. CAS 0 0 0 0 0 Øvrig administration (cen.ram) 0 0 0 0 0 HR og Kommunikation 0 0 0 0 0 IT, Fujitsu 0 0 0 0 0 Telefoni og kopi 0 0 0 0 0 IT, KMD 0 0 0 0 0 IT, Øvrige 0 0 0 0 0 Øvrig administration (sekretariat) 0 0 0 0 0 Parat til fremtiden (digitalisering) 0 0 0 0 0 Monopolbrud 0 0 0 0 0 IT-forsyningen 0 0 0 0 0 IT, Tværgående 0 0 0 0 0 Øvrig administration (digitalisering) 0 0 0 0 0 Økonomi afdeling 0 0 0 0 0 Udviklingen i kr. Konsulentbistand m.v. CAS 4.598.140 2.405.164 2.405.160 2.405.160 2.405.160 Øvrig administration (cen.ram) 32.852.246 32.968.709 31.197.322 31.197.322 31.197.321 HR og Kommunikation 220.689 220.677 220.671 220.671 220.671 IT, Fujitsu 5.076.518 4.725.186 4.725.184 4.725.184 4.725.183 Telefoni og kopi 851.696 893.854 893.857 893.856 893.856 IT, KMD 14.812.282 14.811.577 14.811.568 14.811.568 14.811.567 IT, Øvrige 2.296.513 2.603.912 2.603.909 2.603.909 2.603.907 Øvrig administration (sekretariat) 2.053.425 2.062.106 2.062.108 2.062.108 2.062.109 Parat til fremtiden (digitalisering) -1.689.773-11.095.626-18.633.929-18.633.929-18.633.929 Monopolbrud 0-103.530-2.408.103-2.408.103-2.408.104 IT-forsyningen 14.855.152 15.779.122 15.779.122 15.779.122 15.779.123 IT, Tværgående 1.508.448 592.472 592.471 589.322 589.322 Øvrig administration (digitalisering) 36.029 36.031 36.023 36.023 36.023 Økonomi afdeling 919.591 919.537 919.539 919.539 919.539 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2015 er pr.31. maj (i -priser) 13

Forudsætninger for aktiviteter jf. tabel 3 1. Konsulentbistand m.v. CAS Udgifter til ekstern revision (hele kommunen). Udgifter til system-bistand på kommunens centrale systemer. Udgifter til konsulentbistand og/eller investeringer i midlertidige ansættelser i forbindelse med større effektiviseringersindsatser. Centrets samlede lønudgifter (undtagen Personale og Forhandling samt centerchef). Kompetenceudvikling og kontorhold for afdelingen HR og Kommunikation. Kommunens samlede annonceudgifter. 2. Øvrig administration (cen.ram) 3. HR og Kommunikation 4. IT, Fujitsu Udgifter til kommunens samlede IT-portefølje hos Fujitsu. Det drejer sig om økonomisystem, lønsystem og ledelsesinformation. 5. Telefoni og kopi Kommunens samlede udgifter til telefonabonnementer og kopimaskiner. 6. IT, KMD Kommunens samlede udgifter til KMD it-systemer. 7. IT, Øvrig tet er baseret på kontrakter. Der er typisk tale om mindre støttesystemer der anvendes af de øvrige centre. 8. Øvrig administration (sekretariat) tingent til KL og advokatbistand. Kompetenceudvikling og kontorhold for afdelingen Sekretariat, samt kon- 9. Parat til fremtiden Samlede budgetlagte effektiviseringspotentialer, som CAS på hele kommunens vegne - er ansvarlig for realisere. 10. Monopolbrud Forventede effektiviseringer for kommunens samlet set, som følge af KOMBIT s obligatoriske IT-projekt: Monopolbrud. I aktiviteten er også budgetlagt med kendte investeringsbehov fx til nye, mindre it-løsninger, der er en forudsætning for implementering af Monopolbruddets nye systemer. 11. IT-forsyningen Kommunens samlede udgifter til IT-Forsyningen, dvs. den samlede drift af kommunens IT (infrastruktur, servere, sikkerhed mv.). Herunder også kommunens samlede udgifter til pc ere (skoleområdet undtaget). 12. IT-Tværgående til vedligeholdelse af Licenser og Digitaliseringspulje 13. Øvrig administration (digitalisering) talisering. Kompetenceudvikling og kontorhold for afdelingen Effektivisering og Digi- 14. Økonomi afdeling Kompetenceudvikling og kontorhold for afdelingen Økonomi. 14

4.1.2 Periodiseret budget for Centerets ramme Figur 3 Forventede nettoudgifter pr. styringsrelevant aktivitet i 1.000 kr. (1. del) Konsulentbistand m.v. CAS Der er stort set periodiseret i 1/4 dele. Øvrig administration (cen.ram) tet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejdere på baggrund af tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober. Lønrefusion er indregnet i juni og december. Resten er periodiseret i 1/12 dele. HR og Kommunikation Der er periodiseret i 1/12 dele. IT, Fujitsu Ledelsesinformation er periodisering i januar, februar, marts. april, Juli og oktober. Fujitsu - Prisme/SD er periodiseret i 1/12 dele. Telefoni og kopi Den største del er periodiseret i 1/4 dele (februar, maj, august og november) og resten i 1/12 dele. IT, KMD KMD Faktureringsaftale er periodiseret i 1/12 dele. KMD - TSA aftale (UDK) KMD - TSA aftale (Egedal kommune) er periodiseret i 1/12 dele med 2/12 dele i januar og o i december. IT, Øvrige Vedligeholdelse og Licenser er periodiseret i 1/4 dele og digitaliseringspuljen i oktober. 15

Øvrig administration (sekretariat) Kontingent til KL er periodiseret i 1/2 dele i marts og september. Øvrige omkostninger er periodiseret i 1/12 dele. Figur 3 Forventede nettoudgifter pr. styringsrelevant aktivitet i 1.000 kr. (2. del) Parat til fremtiden Effektiviseringen på -3,5 mio. kr. vedrørende IT-effektiviseringer og indkøb er foreløbigt periodiseret i januar og august. Effektiviseringen på -8,1 mio. kr. vedrørende projekt Administrativ Effektiviseringer er foreløbigt periodiseret i august. Monopolbrud Effektiviseringen på -0,1 mio. kr. er periodiseret i december. IT-forsyningen Basisbidraget til IT-Forsyningen er periodiseret med 75 % i januar og 25 % i juni. PC abonnementer til administration og skoler samt ekstern liniedrift er periodiseret i 1/4 dele. Øvrig administration (digitalisering) Der er periodiseret i 1/12 dele. Økonomi afdelingen Der er periodiseret i 1/12 dele, undtagen konsulentbistand, som er periodiseret i jan og december. 16

Center for Administrativ Service Personale og Forhandling 1. Personale og Forhandling s primære aktiviteter Personale og Forhandlings primære aktiviteter vedrører løn- og personaleadministration, herunder juridisk bistand til organisationens ledere. Afdelingen er endvidere ansvarlig for MED-organisationen og for kommunens samlede Arbejdsmiljøindsats. Rammen udgøres kun af lønbudget. 2. Resultatmål Finansielle: Beskrivelse af mål Måltal afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Lønbudget. 0,4 mio. kr. Ikkefinansielle: Beskrivelse af mål Fra sygefravær og stress til nærvær og trivsel. Personale og Forhandling skal tilsvarende resten af CAS bibeholde sygefraværsprocenten for centret samlet set fra 2015. Måltal 3,2 %. 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Nedenfor er fagområdets driftsbudget præsenteret. Tabel 1 viser Personale og Forhandling s ramme fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter, mens tabel 2 viser ramme Personale og Forhandling s driftsbudget fordelt på de styringsrelevante aktiviteter. Tabel 1 Driftsbudget for Personale og Forhandling fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 Løn 8.298 8.380 8.380 8.380 8.380 Øvrige udgifter -231-273 -273-273 -273 Udgifter totalt 8.067 8.108 8.108 8.108 8.108 Indtægter totalt 0 0 0 0 0 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) Tabel 2 Driftsbudget for Personale og Forhandling fordelt på aktiviteter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 Personale og forhandling 8.067 8.108 8.108 8.108 8.108 Nettobevilling i alt 8.067 8.108 8.108 8.108 8.108 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) tet er på 8,1 mio. kr. 3.2 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere Forudsætninger 1. Løn: Hovedparten af rammens budget dækker lønudgifter til de 17 ansatte i afdelingen. 17

3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn, øvrige udgifter og indtægter i 1.000 kr. Løn tet er fordelt i 1/12 dele. Der er i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6. ferieuge til nogle medarbejdere på baggrund af tidligere års erfaring. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober. Øvrige udgifter I juni og december kommer der betaling fra rammen Fælles for alle lønpuljer til medarbejder ansat til opgaverne vedr. sundhedsordningen. Resten af budgettet er fordelt i 1/12 dele, da udgifterne falder spredt hen over året. Indtægter Der er ikke budgetteret med indtægter på denne ramme. 3.4 Risici Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. Projektet administrative effektiviseringer skal i 2016/ implementere nye og standardiserede arbejdsgange på HR, Kommunikation og Personaleområdet. Dette kan resultere i organisationstilpasninger, som også har indflydelse på rammens lønbudget. En evt. løntilpasning af rammen kendes først ultimo 2016. Projektet bygger på en veldokumenteret businesscase og har også til ansvar at etablere en plan for gevinstrealisering. Lederen af Personale og Forhandling skal sikre at gevinsterne realiseres. 18

4.Driftsbudget for Personale og Forhandling 4.1 Personale og Forhandling 4.1.1 Aktivitetsbudget for Personale og Forhandling Tabel 3 viser aktivitetsbudgettet for Personale og Forhandling Tabel 3: Aktivitetsbudget for Personale og Forhandling Udviklingen i mængden Antal helårspersoner Korrigeret budget 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Personale og forhandling 0 0 0 0 0 Udviklingen i enhedsprisen i kr. Personale og forhandling 0 0 0 0 0 Udviklingen i kr. Personale og forhandling 8.066.757 8.107.593 8.107.590 8.107.590 8.107.590 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) Forudsætninger for aktiviteter jf. tabel 3 1. Personale og for- Handling Løn: Hovedparten af rammens budget dækker lønudgifter til de 17 ansatte i afdelingen. Øvrige udgifter: tet indeholder midler til kompenteceudvikling, abonnementer og medlemsskaber, samt kontorhold mv. 4.1.2 Periodiseret budget for Personale og Forhandling Figur 3 Forventede nettoudgifter pr. styringsrelevant aktivitet i 1.000 kr. Personale og forhandling Periodiseringen for aktiviteten er beskrevet i Figur 1. 19

20

Center for Administrativ Service SOLT, ADM. bidrag m.v. 1. SOLT, ADM. bidrag m.v. s primære aktiviteter SOLT-projektet sælg og lej tilbage stammer fra 2000 da Ølstykke - og Stenløse kommune indgik i hver deres SOLT-projekt omkring kommunernes skoler, Sandbjergkomplekset i Stenløse og Stenløse Rådhus. Der var leasingporteføljer for knap 1 mia. kr.. Stenløse rådhus er tilbagekøbt for 52 mio. kr. ultimo 2014. I 2018 tilbagekøbes Sandbjergkomplekset i Stenløse, Jørlunde skole og Stenløse skolerne for i alt 376,2 mio. kr. Denne ramme indeholder betalingen til leasingafgifterne og kapitalforvalterhonorar. Den samlede ramme for SOLT-depotet er beskrevet i et selvstændigt notat i budgettet. Administrationsbidraget m.v. består af administrationsbidrag fra affaldssektoren, som dækker forsyningsområdets andel af kommunernes almindelige administrationsudgifter. Derudover er der administrationsbidrag vedr. skorstensfejer, skadedyr og renholdelse af Egedal Centeret. 2. Resultatmål Finansielle: Beskrivelse af mål Måltal afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Øvrige udgifter. 0,86 mio. kr. Ikkefinansielle: Beskrivelse af mål Der skal særligt fokus på, at konteringen af leasingafgifterne foretages i de perioder som det er budgetteret. Målet er, at der ikke foretages periodeforskydninger pga. manglende kontering. Måltal 0 kr. i periodeforskydninger. 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Nedenfor er fagområdets driftsbudget præsenteret. Tabel 1 viser SOLT, ADM. bidrag m.v. s ramme fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter, mens tabel 2 viser ramme SOLT, ADM. bidrag m.v. s driftsbudget fordelt på de styringsrelevante aktiviteter. Tabel 1 Driftsbudget for SOLT, Adm bidrag mm. fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 Løn 0 0 0 0 0 Øvrige udgifter 18.283 17.213 17.213 11.623 11.623 Udgifter totalt 18.283 17.213 17.213 11.623 11.623 Indtægter totalt -2.610-2.595-2.595-2.595-2.595 Nettobevilling i alt 15.673 14.618 14.618 9.028 9.028 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) tet på Øvrige udgifter udgøres af Leasingafgiften til SOLT, mens indtægter total udgøres af Administrations Bidrag m.v. SOLT var oprindeligt budgetteret til 24,283 mio. kr. i 2016. Dette er blevet reduceret med 6 mio. kr. i forbindelse med den 1. politiske budgetopfølgning 2016. Årsagen til nedjusteringen er resultatet af regnskabet for 2015. Denne nedjustering mangler at blive foretaget i overslagsårene 2019 og 2020. I 2015 påbegyndes afdrag på leasinggælden på baggrund af tilbagekøb af en række af skolerne. I 2018 vil der blive tilbagekøbt yderligere af anlægsporteføljen hvilket bevirker at leasingafgifterne falder yderligere i 2019 og frem. 21

Tabel 2 Driftsbudget for center for SOLT, ADM bidrag m.v fordelt på aktiviteter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 SOLT 18.283 17.213 17.213 11.623 11.623 Administrationsbidrag m.v. -2.610-2.595-2.595-2.595-2.595 Nettobevilling i alt 15.673 14.618 14.618 9.028 9.028 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2015 er pr. 31. maj (i -priser) 3.2 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere 1. Leasingafgiften og kapitalforvalterhonorar 2. Administrationsbidrag affaldshåndtering Forudsætninger Leasingafgiften falder ved tilbagekøbet ultimo 2018 af Sandbjergkomplekset, Jørlunde skole og Stenløse skolerne. Kapitalforvalterhonorar på 0,6 mio. kr. er budgetteret uændret i forhold til budget -20. Honoraret forventes dog at falde i takt med at anlægsporteføljen bliver tilbagekøbt. Lidt over 90 % af administrationsbidraget vedrører affaldshåndteringen. 3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn, øvrige udgifter og indtægter i 1.000 kr. Løn Der er ikke budgetteret med løn på denne ramme. Øvrige udgifter Leasingydelsen betales fire gange om året i april, juli, oktober og december. Kapitalforvalterhonoraret betales hvert kvartal. Indtægter Administrationsbilagene vedr. skorstensfejer og renholdelse af Egedal Center falder i marts/april. Administrationsbidragene vedr. skadedyr og affaldshåndtering falder ultimo året i forbindelse med regnskabsafslutningen. 22

3.4Risici Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. SOLT Ændringer i renteniveauet vil påvirke leasingafgiften. Ligeledes vil en ændring i valutakurser ændre leasingafgiften, da den betales i euro. Nedjusteringen på 6 mio. kr. kan således blive påvirket af renteniveau og valutakurs. En renteændring på plus/minus 0,5 % på leasingafgiften i SOLT vil betyde en mer/mindreud gift på ca. 4,6 mio. kr. Løbende kontakt til kapitalforvalterne ift. kvalificering af forventninger til renteniveauet og valutakurser. Økonomistyring og Finans 4. Driftsbudget for SOLT, ADM. bidrag m.v. 4.1 SOLT, ADM. bidrag m.v. 4.1.1 SOLT, ADM. bidrag m.v. Tabel 3 viser aktivitetsbudgettet for SOLT, ADM. bidrag m.v. Tabel 3: Aktivitetsbudget for SOLT, ADM. bidrag m.v. Udviklingen i mængden Antal helårspersoner Korrigeret budget 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 SOLT 0 0 0 0 0 Administrationsbidrag m.v. 0 0 0 0 0 Udviklingen i enhedsprisen i kr. SOLT 0 0 0 0 0 Administrationsbidrag m.v. 0 0 0 0 0 Udviklingen i kr. SOLT 18.283.012 17.213.000 17.213.000 11.623.000 11.623.000 Administrationsbidrag m.v. -2.610.322-2.594.895-2.594.895-2.594.896-2.594.896 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2015 er pr. 31. maj (i -priser) Forudsætninger for aktiviteter jf. tabel 3 1. SOLT SOLT er en primær driver og derfor fremgår forudsætningerne i 3.1 2. Administrationsbidrag Administrationsbidrag m.v. er en primær driver og derfor fremgår forudsætningerne m.v. i 3.1 23

4.1.2 Periodiseret budget for SOLT, ADM. bidrag m.v. Figur 5 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet i 1.000 kr. SOLT Periodiseringen for aktiviteten er beskrevet i Figur 1. Administrationsbidrag Periodiseringen er beskrevet i Figur 1. 24

Center for Administrativ Service Den centrale refusionsordning 1. Den centrale refusionsordnings primære aktiviteter Statsrefusionen udbetales på baggrund af kommunens udgifter jf. serviceloven til særlig støtte som f.eks. anbringelser og forebyggende foranstaltninger, hjælpemidler og boligindretning samt praktisk og personlig hjælp til både børn og voksne. Udgifterne bliver budgetteret i de respektive fagcentre mens statsrefusionsindtægten budgetteres i Center for Administrativ Service da beregningen foretages i den centrale økonomifunktion. 2. Resultatmål Finansielle: Beskrivelse af mål Måltal Ikkefinansielle: afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Øvrige udgifter. Beskrivelse af mål Til at understøtte det finansielle mål, skal der ske en gennemgang og kvalitetssikring af arbejdsgange, således at der ved den endelige restafregning kun er en difference på +/- 0,75 mio. kr. ift. budgetteret. Dette sikres ved at kvalificere den foreløbige restafregning, således at refusionen holdes inden for det refusionsberettigede år. 0,75 mio. kr. Måltal Den foreløbige restafregning foretages indenfor regnskabets supplementsperiode. 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Nedenfor er fagområdets driftsbudget præsenteret. Tabel 1 viser Den centrale refusionsordnings ramme fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter, mens tabel 2 viser ramme Den centrale refusionsordnings driftsbudget fordelt på de styringsrelevante aktiviteter. På denne ramme budgetteres kun med indtægter. Tabel 1 Driftsbudget for Den centrale refusionsordning fordelt på løn, øvrige udgifter og Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 Løn 0 0 0 0 0 Øvrige udgifter 0 0 0 0 0 Udgifter totalt 0 0 0 0 0 Indtægter totalt -11.402-14.884-14.884-14.884-14.884 Nettobevilling i alt -11.402-14.884-14.884-14.884-14.884 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) Stigningen fra 2016 til skyldes, at der er foretaget en negativ efterregulering på 3,4 mio. kr. i 2016, hvilket skyldes, at der blev hjemtaget for meget refusion i 2015. Overslagsårene er budgetlagt ud fra det samlede resultat fra den endelige restafregning der blev foretaget i maj 2016. 25

Tabel 2 Driftsbudget for center for den centrale refusionsordning fordelt på aktiviteter Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret 2) 2016 2018 2019 2020 Den centrale refusionsordning -11.402-14.884-14.884-14.884-14.884 Nettobevilling i alt -11.402-14.884-14.884-14.884-14.884 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. maj (i -priser) 3.2 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere Forudsætninger 1. Refusionsindtægter Der er budgetteret med refusionsindtægter på baggrund af endelig restafregning vedr. Regnskab 2015. Forudsætningen for at hjemtage refusion er, at udgiften er større end de beløbsgrænser som udmeldes af ministeriet. I 2014 udgjorde refusionen af 106 personnumre mens der i 2015 blev udbetalt refusion til 113 personnumre. 3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn, øvrige udgifter og indtægter i 1.000 kr. Løn Der er ikke budgetteret løn på denne ramme. Øvrige udgifter Der er ikke budgetteret med øvrige udgifter på denne ramme Indtægter Det periodiserede budget er 1/12 dele det er tilpasset ministeriets udbetaling af refusion 26

3.4 Risici Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. Refusion Der er risiko for at hjemtage for meget refusion, som synliggøres ved den endelige restafregning i næste budgetår. Konkret betyder det at der skal tilbagebetales til refusionsordningen. Dette kan ligeledes være gældende ift. at der kan blive hjemtaget for lidt refusion. i 2016 betød en for stor hjemtagen af refusion, at kommunen skulle tilbagebetale for meget refusion på 3,4 mio. kr. Tæt samarbejde med de respektive centre, så den rigtige refusion hentes hjem, samt fokus på at justere refusionen så den er så retvisende som muligt i det refusionsåret. Dette kræver konkret at fagcentre kontaktes ifb. Med den foreløbige refusion med det formål at de kvalificerer kr.-beløbet på den hjemtagne refusion. Økonomistyring og Finans 27

4. Driftsbudget for Den centrale refusionsordning 4.1 Den centrale refusionsordning 4.1.1 Aktivitetsbudget for Den centrale refusionsordning Tabel 3 viser aktivitetsbudgettet for Den centrale refusionsordning Tabel 3: Aktivitetsbudget for Den centrale refusionsordning Udviklingen i mængden Antal helårspersoner Korrigeret budget 2016 forslag forslag 2018 forslag 2019 forslag 2020 Den centrale refusionsordning 0 0 0 0 0 Udviklingen i enhedsprisen i kr. Den centrale refusionsordning 0 0 0 0 0 Udviklingen i kr. Den centrale refusionsordning -11.228.303-14.883.914-14.883.909-14.883.909-14.883.909 1) Beløbene i tabellen er alle i -priser 2) Det korrigerede budget 2016 er pr. 31. ma j(i -priser) Da rammen er lig aktiviteten, er den styringsrelevante aktivitet beskrevet i ovenstående afsnit 3.1 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger.. 4.1.2 Periodiseret budget for Den centrale refusionsordning Figur 5 Forventede udgifter pr. styringsrelevant aktivitet i 1.000 kr. Den centrale refusionsordning Periodiseringen er beskrevet i Figur 1. 28

Center for Administrativ Service Fælles for alle lønpuljer m.v. 1. Fælles for alle lønpuljer m.v. s primære aktiviteter Seniorjob: vedrører personer, der er berettigede til efterløn, og som opbruger deres dagpengeret mindre end 5 år før efterlønsalderen. Ordningen indebærer, at Egedal Kommune har pligt til at ansætte den pågældende borger i seniorjob. Elever: I Egedal ansættes hvert år fire HK-elever. Uddannelsespuljer finansierer centralt fastsat kompetence- og organisationsudvikling. Krisehjælp: Medarbejdere der udsættes for arbejdsbetingede hændelser som trusler, vold, mobning, samarbejdsproblemer, arbejdsbetinget stress m.v. kan af egen leder henvises til psykologisk krisehjælp i Falck Healthcare. Indenfor fastsatte rammer dækkes udgiften centralt. Øvrige: Omfatter centralt afholdte udgifter til AES (Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring), dyre speciallægeerklæringer for medarbejdere, Sundhedsordningen for medarbejderne, tjenestekørsel for medarbejdere på konto 6, tværgående uddannelsespulje for MED og arbejdsmiljø og Arbejdsmiljøudvalg. Lønpuljer: Omfatter centralt afholdte udgifter til løn, overenskomstbestemte midler mv. som fordeles til kommunens enheder i løbet af året. Herunder ligger også barselspuljen, som er den største af de centrale lønpuljer. Tjenestemandspension: Løbende pensionsudbetalinger til tjenemandspensionister, børnepensionstillæg og indtægter fra SAMPENSION for disse. De fleste tjenestemandspensionister er genforsikret, men der eksisterer også tjenestemandspensionister som ikke er genforsikret, herunder politikere, statstjenestemænd indtil 63½ år, tidligere amtsmedarbejdere, tidligere skattemedarbejdere hvor kommunen har pensionsforpligtelsen. Interne forsikringspuljer: Egedal Kommune er selvforsikret vedrørende arbejdsskade og ulykker. Der er ansat en daglig arbejdsmiljøleder, som skal sikre en forebyggende indsats i forhold til arbejdsmiljøområdet. Der er indgået en administrationsaftale med et forsikringsselskab i forhold til administrationen af arbejdsskader og -ulykker, og der er tegnet særskilt arbejdsskade-/katastrofeforsikring, som dækker skader på flere personer samtidigt med en erstatningssum på over 2,5 mio. kr. 2. Resultatmål Finansielle: Beskrivelse af mål Måltal Ikkefinansielle: afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Driftsbudgettet. afvigelse på max +/- 5 pct. mellem oprindeligt budget og endeligt årsresultat. Lønbudgettet. Beskrivelse af mål Krisehjælps-henvisninger med årsagen Stress reduceres iht. sygefraværsindsatsen 1,2 mio. kr. 1,2 mio. kr. Måltal - 25 % ift. 2016 tallet 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Nedenfor er fagområdets driftsbudget præsenteret. Tabel 1 viser Fælles for alle lønpuljer m.v. s ramme fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter, mens tabel 2 viser ramme Fælles for alle lønpuljer m.v. s driftsbudget fordelt på de styringsrelevante aktiviteter. 29