Dato 8. december 2014 Sagsbehandler Katrine Søborg Høyer Mail kash@vd.dk Telefon +45 7244 3117 Dokument 14/09168-38 Side 1/7 Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder både orienterende oplysninger om det udbudte projekt, og bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Denne opgave benævnt Udbud af tværgående managementydelser (bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser) omfatter analyse, rådgivning og bistand i forbindelse med managementydelser indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser. Opgaver og opgavetyper beskrives nærmere nedenfor i afsnit 3.4.3. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes som begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: a) Udbudsbekendtgørelsen b) Meddelelse til tilbudsgiverne (opfordringsbrev) c) Nærværende BUT d) Udkast til aftale e) Tilbudsliste (TBL) f) Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar offentliggjort i tilbudsfasen g) Særlige betingelser for rådgivning (SBR) Niels Juels Gade 13 1022 København K Telefon 7244 3333 kash@vd.dk vejdirektoratet.dk SE 60729018 EAN 5798000893450
3.3. Udvælgelse 3.3.1. Serviceattest Krav vedrørende serviceattest fremfår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.1). 3.4. Tildeling 3.4.1. Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.4.2. Økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium Vægtning A Pris 40 % B Kvalitet 60 % 3.4.3 Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan maksimalt blive 10,0. Det tilbud, der opnår den højeste samlede karakter er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.4.3.1 Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Der skal afgives tilbud på den vedlagte tilbudsliste, se Tilbudsliste (TBL). Tilbudsgiver forpligter sig til at kunne stille medarbejdere til rådighed indenfor de på ti budslisten prissatte konsulentkategorier. Konsulentkategorierne beskrives nedenfor i afsnit 3.4.3.2. Der er ikke krav om, at tilbudsgivers skal kunne afgive tilbud på alle konsulentkategorier. Kan tilbudsgiver ikke stille en bestemt konsulentkategori til rådighed, kan tilbudsgiver angive timeprisen for den næste, højere konsulentkategori. Eks. Tilbudsgiver kan ikke stille en konsulent til rådighed. Derfor angives timeprisen for en projektleder i stedet. Der udregnes en gennemsnitlig medarbejdertimepris på baggrund af de i TBL anførte timepriser for de tilbudte konsulentkategorier. Den gennemsnitlige medarbejdertimepris udgør tilbuddets tilbudssum. Laveste gennemsnitlige medarbejdertimepris tildeles karakteren 10. En gennemsnitlig medarbejdertimepris, der er 800 kr. over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved retlinet interpolation og ekstrapolation. Tilbud, der ligger højere end kr. 800 over laveste pris tildeles negativ karakter. 2
3.4.3.2 Bedømmelse af kvalitative underkriterier B- kvalitet generelt: Ved bedømmelse af kvalitative underkriterier anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen sker iht. følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 8 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Bedømmelse af underkriterium B kvalitet Ved bedømmelsen af kvalitet lægges vægt på en opgavebeskrivelse udarbejdet af tilbudsgiver, der som minimum indeholder angivelse af: Hvilke metoder og værktøjer, der vil blive inddraget og nyttiggjort ved løsningen af opgaver under rammekontrakten. (Ved tilbudsevalueringen vil det blive tillagt positiv bedømmelse, i hvilket omfang inddragelse og nyttiggørelse påvirker kvalitetsniveauet af opgaveløsningen i positiv retning). Hvilke kvalifikationer herunder konsulentkategorier, der indgår i opgaveløsningen hos tilbudsgiver, der inddrages og nyttiggøres i løsningen. (Ved tilbudsevalueringen vil det blive tillagt positiv bedømmelse, i hvilket omfang inddragelse og nyttiggørelse påvirker kvalitetsniveauet af opgaveløsningen i positiv retning). Opgaver Vejdirektoratet arbejder løbende på at optimere organisationens forretningsgange og processer med henblik på at sikre, at vi arbejder så effektivt og målrettet med vores opgaver som muligt, herunder sikrer, at vi udnytter ressourcerne optimalt. 3
Til at bistå os i dette arbejde har vi jævnligt behov for eksterne konsulenter til bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse-, organisationsudvikling og visse HR ydelser, samt opstilling af løsningsforslag og implementering af nye tiltag. Bistanden kan f.eks. omfatte lederudviklingsforløb- og uddannelse på alle niveauer i organisationen. Analyserne kan f.eks. vedrøre arbejdsgange og-processer, evalueringer af disse samt erfaringsopsamlinger for enkelte enheder i organisationen. Det er Vejdirektoratets overordnede mål med udbuddet, at skabe mere fleksible og administrativt lettere bestillinger af tværgående managementydelser for de ansatte i Vejdirektoratet. Der er tale om udviklingsopgaver der typisk ikke løses i forbindelse med de sædvanlige driftsopgaver i Vejdirektoratet, hvorfor det er vanskeligt at opgøre omfanget af disse opgaver. Vejdirektoratet forventer, at de bydende leverandører til de tværgående managementydelser har indgående viden og erfaringer med rådgivning og analyse indenfor området. Følgende opgavetyper kan eksempelvis indgå i udførelsen heraf: Managementydelser (bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser) Bistand til planlægning og gennemførelse af forskellige seminarer indenfor de enkelte områder og divisioner, samt events. Bistand til udvikling og implementering af strategiske tiltag, handlingsplaner m.v. indenfor de enkelte områder og divisioner. Bistand til ledelsesudvikling (Lederudviklingsforløb- og uddannelse på alle niveauer) Bistand til interne tværgående efteruddannelsesforløb. Bistand til planlægning og gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse (systemlevering og support) Bistand til planlægning og gennemførelse af interne optimeringsforløb (f.eks. LEAN-aktiviteter og procesbeskrivelser) Sparring til ledelse og udvikling Konsulentkategorier og -kompetencer Der skal vedlægges en beskrivelse af de kategorier af konsulenter, der vil blive inddraget ved løsningen af de af rammekontrakten omfattede opgaver. Der ønskes alene en generel beskrivelse af de kvalifikationer og den erfaring, som ved rammekontrakten sikres at ville blive inddraget ved løsning af de konkrete opgaver under delkontrakterne. Tilbudsgiver skal i sit tilbud benytte følgende konsulentkategorier: Juniorkonsulent: Ved Juniorkonsulent forstås en medarbejder i det daglige konsulentteam, der bidrager til at tilrettelægge, gennemføre og afrapportere analyser. Konsulent: Ved konsulent forstås en medarbejder i det daglige konsulentteam, der er i stand til at tilrettelægge, gennemføre og afrapportere egne analyser. 4
Projektleder: Ved projektleder forstås den daglige leder af konsulentteamet, som er i stand til at lede den samlede tilrettelæggelse, gennemførelse og afrapportering af teamets arbejde i overensstemmelse med den aftalte leverance til Kunden. Projektlederen skal endvidere varetage den daglige kontakt til Kundens projektleder. Partner/ledende medarbejder: Ved partner forstås et medlem af konsulentfirmaets ledelse, som over for Kunden er ansvarlig for sikring af kvaliteten i de aftalte leverancer samt for løbende sparring til Kundens projektledelse og topledelse. Tilbudsgiver skal for hver konsulent, der bydes ind under en af de ovenstående konsulentkategorier, angive følgende: Uddannelse og andre kvalifikationer Erfaring med større projekter (angiv typisk varighed), herunder om erfaringen vedrører projektledelse eller rådgivning (opgaver og roller) Andre relevante erfaringer 3.5. Særlige forhold Opgaven omfatter ikke virksomhedsoverdragelse. 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan tilbudsgiver fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til kash@vd.dk. Vejdirektoratet vil offentliggøre spørgsmål og tilhørende besvarelse på http://www.vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/leverandoerportal/sider/aktuelleudbud.aspx senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af offentliggørelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af tilbudsgiverne. Udbuddets titel og spørgsmålets emne skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Udbud af tværgående managementydelser (bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser) Spørgsmål vedr. Udbud af tværgåen- 5
de managementydelser (bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser) Det er tilbudsgivers ansvar at gøre sig bekendt med spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade offentliggjort under spørgerunden. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade påhviler alene tilbudsgiver. 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering af tilbud Tilbud afleveres i en lukket kuvert/pakke mærket Udbud af Tværgående managementydelser (bistand, rådgivning og analyse indenfor ledelse, organisationsudvikling og visse HR-ydelser) og Må ikke åbnes i receptionen. Kuverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (usb eller andet) som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af uoverensstemmelser. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Niels Juels Gade 13 1022 København K 6
Senest onsdag d. 28. januar 2015, klokken 12.00 Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (TBL). TBL indeholder tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, erklæringer vedrørende artikel 27 og 45 i udbudsdirektivet 2004/18/EF og bemyndigelseserklæring og erklæring om solidarisk hæftelse, såfremt flere byder i forening. Opgavebeskrivelse udarbejdet af tilbudsgiver. En beskrivelse af de kategorier af konsulenter, der vil blive inddraget ved løsningen af de af rammeaftalen omfattede opgaver Tilbudsgiverne bedes holde beskrivelsen af metoder og værktøjer samt den generelle beskrivelse af kvalifikationer unde de forskellige konsulentkategorier (CV er undtaget) på maks. 30 sider Tilbudsgiverne bedes holde beskrivelserne af konkrete konsulenter (CV er) på maks. 2 sider pr. konsulent. 7. Vedståelse Tilbud skal vedstås i 60 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. 8. Vederlag Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen. 7