UDBUDSBETINGELSER Rammeaftale - tjenesteydelser i forbindelse med ITsystemer til vejforvaltning, trafikledelse og trafikinformation EU-udbud 2013/S 051-083818 ( It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support ) Begrænset udbud, Udbudsdirektivet Vejdirektoratet 15. maj 2013 Frist for aflevering af tilbud: 25. juni 2013 kl. 12.00 Tilbud sendes til: Vejdirektoratet Guldalderen 12 DK-2640 Hedehusene Att. Eric thor Straten (3 trykte eksemplarer + digital kopi) Tilbud mærkes EU-udbud 2013/S 051-083818: Tilbud: Rammeaftale - tjenesteydelser i forbindelse med IT-systemer til vejforvaltning, trafikledelse og trafikinformation. MÅ IKKE ÅBNES VED POSTMODTAGELSE
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 2 af 12 Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Udbudsmaterialets bestanddele... 3 1.2 Efterspurgte ydelser og tidsplaner... 4 1.3 Om indgåelse af rammeaftaler... 6 2 Udbuddets proces og betingelser... 6 2.1 Udbudsprocessen... 6 2.2 Øvrige betingelser... 7 3 Afgivelse af tilbud... 8 3.1 Bilag 1-3 opfyldelse af mindstekrav og krav... 8 3.2 Udformning af tilbud... 10 4 Tildeling af rammeaftale... 10 4.1 Kvalitet opgaveløsning og kompetencer (60 %)... 10 4.2 Pris (40 %)... 11
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 3 af 12 1 Indledning Med det foreliggende udbudsmateriale byder Vejdirektoratet velkommen til tilbudsafgivelse i henhold til EU-udbud 2013/S 051-083818. Ordregivende myndighed er: Vejdirektoratet Guldalderen 12 DK-2640 Hedehusene Tlf.: +45 7244 7000 Vejdirektoratet har ansvaret for statsvejnettet, som består af motorveje, en række hovedlandeveje og mange af landets broer i alt cirka 3.800 km. Statsvejnettet udgør kun ca. fem procent af det samlede offentlige vejnet på knap 75.000 km, men næsten halvdelen af al trafik bliver afviklet på statsvejene. For at sikre en samlet og gennemtænkt infrastruktur samarbejder Vejdirektoratet med en lang række myndigheder og med vejsektoren og kommunerne. Vejdirektoratets arbejde består primært af tre ting: Planlægning Anlæg Drift og vedligeholdelse. Yderligere oplysninger kan findes på Vejdirektoratets hjemmeside, Vejdirektoratet.dk. 1.1 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale om løbende levering af IT-tjenesteydelser i forbindelse med IT-systemer til vejforvaltning, trafikledelse og trafikinformation med fire tilhørende bilag: Bilag 1: Behovsopgørelse Bilag 2: Leverandørens tilbudte kompetencer og ydelser Bilag 3: Leverandørens prisforhold Bilag 4: Opgaveaftale nr. [ ] (en skabelon for indgåelse af opgaveaftaler i kontraktens løbetid, [ ] er et løbenummer) Bilag 1 3 anvendes i tilbudsgivningen (til tilbudsgivers besvarelse) og er udfyldt med vejledende anvisninger af Vejdirektoratet som følger:
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 4 af 12 Bilag 1 indeholder en række krav til Leverandørens leverancer. Tilbudsgiver skal her besvare disse krav. Bilag 2 indeholder en kort vejledning til tilbudsgiver og bedes udfyldt i overensstemmelse hermed. Tilbudsgiver skal her redegøre for sine tilbudte ydelser og kompetencer. Bilag 3 indeholder også en kort vejledning til tilbudsgiver og bedes udfyldt i overensstemmelse hermed. Tilbudsgiver skal her beskrive sine tilbudte priser. Bilag 4 er en skabelon for indgåelse af opgaveaftaler i kontraktens løbetid. I afsnit 3 i nærværende udbudsmateriale er beskrevet en nærmere vejledning og foreskreven disposition for tilbudsgivers tilbudsafgivning. I det samlede udbudsmateriale indgår endvidere: Udbudsbekendtgørelsen for udbuddet Den til tilbudsgiver fremsendte opfordringsskrivelse Eventuelle rettelser og svar på spørgsmål i udbudsperioden. 1.2 Efterspurgte ydelser og tidsplaner 1.2.1 Efterspurgte leverancer De efterspurgte leverancer er i udbudsbekendtgørelsen beskrevet i form af 10 delaftaler. Disse beskrives nærmere i udbudsmaterialets Bilag 1. Imidlertid bortfalder delaftale 4, 5 og 10, således at de efterspurgte leverancer alene omhandler de resterende 7 delaftaler. For at bibeholde konsistens, bevares nummereringen: 1. IT-projektledelse for forretningsenheder vejman.dk 2. Systemudvikling og vedligeholdelse trafikinformationssystemer 3. Rådgivning standarder i trafikinformationssystemer 4. Udgår 5. Udgår 6. Systemudvikling, vedligeholdelse og -drift vintermanagement 7. Systemudvikling, vedligeholdelse og -drift belægningsoptimering 8. Systemudvikling, vedligeholdelse og -drift broforvaltning 9. Systemdrift og overvågning - trafikinformationssystemer 10. Udgår Det årlige omfang, udtrykt i årsværk og fordelt på delaftalerne, forventes at være som følger:
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 5 af 12 1. Ca. 1 årsværk 2. Ca. 0,5 årsværk 3. Ca. 1,5 årsværk 4. Udgår 5. Udgår 6. Ca. 1,5 årsværk 7. Ca. 1 årsværk 8. Ca. 1 årsværk 9. Ca. 1,5 årsværk 10. Udgår Der indgås rammeaftale med én leverandør pr. delaftale. Konkrete opgaver under en delaftale aftales herefter i rammeaftaleperioden i form af opgaveaftaler, som indgås under anvendelse af skabelonen i Bilag 4. Bemærk, at angivelserne af forventet omfang ikke repræsenterer en forpligtelse for Vejdirektoratet. 1.2.2 Forventet tidsplan Vejdirektoratet vil følge nedenstående tidsplan efter aflevering af tilbud: Meddelelse om tildeling af ordre udsendes 16. august 2013 Standstillperioden udløber 26. august 2013, kl. 24.00 Underskrifter af rammeaftaler 27. august 2013 Rammeaftaleperiode starter (kontraktstart) 1. september 2013 Nøgletidspunkter for udbuddet i øvrigt fremgår af nærværende udbudsbetingelsers forside og afsnit 2.1. 1.2.3 Kontraktløbetid Som anført i rammeaftalen er løbetiden 24 måneder, regnet fra kontraktstart med mulighed for gensidigt aftalte forlængelser à 12 måneder, maksimalt to gange, men også med mulighed for en behørigt varslet opsigelse i løbetiden. Vejdirektoratet må dog gøre opmærksom på, at hvis et eventuelt kommende statsligt udbud af konsulentydelser med købsforpligtelse for statens institutioner kommer til at indeholde et overlap med de her udbudte konsulentydelser, så kan det betyde at kontraktens opsigelsesbestemmelser tages i anvendelse inden rammeaftalens udløb. Endvidere skal gøres opmærksom på at forlængelse kan komme på tale i tilfælde af forsinkelser i et eventuelt efterfølgende udbud, jf. rammeaftalens punkt 3.
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 6 af 12 1.3 Om indgåelse af rammeaftaler Som det fremgår af den vedlagte kontrakt er der tale om en rammeaftale, der giver Vejdirektoratet ret, men ikke pligt til at bestille ydelser hos de firmaer, med hvem rammeaftale er indgået. Det er Vejdirektoratets hensigt, at udbuddet skal resultere i indgåelse af enslydende rammeaftaler med de leverandører, som tildeles ordre for de forskellige delaftaler. Efter indgåelse af rammeaftalerne er det Vejdirektoratets hensigt, at der med disse udvalgte leverandører vil blive indgået opgaveaftaler indenfor de delaftaler, til hvilke, de er udpeget i henhold til tildelingskriterierne. Dette betyder: At tilbud gives gældende for en eller flere delaftaler. Tilbudsgiver er i opfordringsskrivelsen blevet gjort opmærksom på, på hvilke(n) delaftale(r), hun/han er udpeget til tilbudsgivning. At tildeling af ordre til kontraktindgåelse sker på grundlag af kriterier, som vedrører den eller de pågældende delaftaler. At der indgås rammeaftale med én leverandør pr. delaftale 2 Udbuddets proces og betingelser 2.1 Udbudsprocessen Udbudsforretningen gennemføres som begrænset udbud i overensstemmelse med EU's regler for offentlige indkøb, udbudsdirektivet 2004/18/EF. 2.1.1 Tilbudsaflevering og -frist Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet senest 25. juni 2013 kl. 12.00. Tilbud skal være afleveret i 3 trykte eksemplarer (1 underskrevet original og 2 kopier) på adressen anført i afsnit 1, att. Eric thor Straten, i en lukket kuvert eller pakke, der tydeligt er mærket med: EU-udbud 051-083818: Tilbud: Rammeaftale tjenesteydelser i forbindelse med IT-systemer til vejforvaltning, trafikledelse og trafikinformation. MÅ IKKE ÅBNES VED POSTMODTAGELSE. Endvidere skal tilbuddet vedlægges elektronisk i pdf eller MS Word-format på et passende lagringsmedie. Tilbud afleveres i Vejdirektoratets reception på adressen anført i afsnit 1. 2.1.2 Behandling af spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at stille spørgsmål til eller anmode om en uddybende beskrivelse af enkelte punkter, der vedrører udbudsmaterialet. Af hensyn til en forsvarlig behandling heraf skal eventuelle spørgsmål fremsendes skriftligt via e-mail på
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 7 af 12 dansk. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Vejdirektoratets Leverandørportal, Id nr. 637 på webadressen: http://www.vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/leverandoerportal/sider/aktuelleudbu d.aspx Spørgsmål modtaget senest 7. juni 2013 vil blive besvaret hurtigst muligt og senest 19. juni 2013, mens spørgsmål modtaget efter 7. juni 2013 vil blive besvaret, såfremt det er muligt senest 19. juni 2013. Spørgsmål modtaget efter 19. juni 2013 vil ikke blive besvaret. Spørgsmål skal rettes til mailadressen DRI-udbud@vd.dk. 2.1.3 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen for tilbuddet er 4 måneder fra tilbudsfristen, hvilket betyder at vedståelse gælder til 25. oktober 2013. 2.1.4 Underretning om tildeling af ordrer Ved Vejdirektoratets endelige beslutning om tildeling af ordrer vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet herom. I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. underskriver Vejdirektoratet først kontrakten med valgte leverandører efter udløbet af standstill-perioden. Navne på udvalgte tilbudsgivere offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede aftaler. 2.2 Øvrige betingelser 2.2.1 Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgiverens udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og eventuelle udgifter i forbindelse med efterfølgende kommunikation er Vejdirektoratet uvedkommende. 2.2.2 Forhandlingsforbud Det fremhæves, at tilbudsgivere og Vejdirektoratet ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er givet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her,... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. 2.2.3 Ordregivende myndigheds forbehold Udover at tage et generelt forbehold for godkendelse fra bevilgende myndighed, forbeholder Vejdirektoratet sig ret til
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 8 af 12 at beholde det tilsendte materiale at indhente supplerende oplysninger fra alle eller enkelte af tilbudsgivere, efter at tilbuddene er modtaget, i overensstemmelse med udbudsreglerne. at justere/præcisere krav i udbudsmaterialet i overensstemmelse med udbudsreglerne. 2.2.4 Tilbudsgivers forbehold for udbudsmateriale Eftersom Vejdirektoratet vil indgå enslydende kontrakter med de udvalgte leverandører, vil der ikke være adgang til at tage forbehold for kontraktens bestemmelser. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af ordregiver. Såfremt tilbuddet indeholder ikke-væsentlige forbehold, kan tilbuddet afvises eller forbeholdene prissættes. 2.2.5 Tavshedspligt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Vejdirektoratet, dets leverandører, kunder og interessenter, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. For Vejdirektoratets personale gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Konsulenter og andre, der bistår Vejdirektoratet, pålægges forpligtelser med hensyn til oplysninger om tilbudsgivernes forhold svarende til de, der gælder for tilbudsgivere med hensyn til Vejdirektoratet. 2.2.6 Ejendomsforhold til udbudsmaterialet De i udbudsmaterialet indeholdte informationer er Vejdirektoratets ejendom. De fremsendte tilbud på grundlag af dette udbudsmateriale vil blive behandlet fortroligt. 2.2.7 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 3 Afgivelse af tilbud 3.1 Bilag 1-3 opfyldelse af mindstekrav og krav Tilbudsafgivning foregår ved at anvende den nedenfor anførte procedure og for de delaftaler, man er udpeget til at give tilbud på at udfylde: Bilag 1 her besvares de opstillede krav Bilag 2 her beskrives nærmere om tilbudte kompetencer (i form af beskrivelser og CV er) og ydelser, der tilbydes, som støtte for besvarelsen i Bilag 1.
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 9 af 12 Bilag 3 her anføres timepriser. Dokumenterne er fremsendt i elektronisk form og kan anvendes til udfyldelsen. Benyt gerne en anden skrifttype, farve el. lign., der muliggør en nem visuel genkendelse i forhold til Vejdirektoratets tekst. 3.1.1 Bilag 1 Bilag 1 indeholder et afsnit 0 med generelle krav, der skal besvares uanset, hvilken delaftale, der gives bud på. Endvidere indeholder bilaget krav for hver delaftale. I Bilag 1 er nogle krav anført som mindstekrav. Disse skal forstås som ufravigelige og skal ubetinget være opfyldt manglende opfyldelse af et mindstekrav vil føre til en forkastelse af tilbuddet for den eller de delaftaler, som mindstekravet gælder. De opstillede krav vil være kontraktligt gyldige i den anførte formulering, med mindre tilbudsgiver udtrykkeligt anfører, at krav ikke opfyldes eller opfyldes med afvigelse. Tilbudsgiver skal i sit tilbud besvare kravopfyldelse i Bilag 1 for de berørte delaftaler efter følgende fremgangsmåde: Opfyldt Opfyldt med afvigelse Ikke opfyldt Betydende, at kravet er opfyldt i Vejdirektoratets formulering Betydende, at der er en afvigelse i opfyldelsen af det pågældende krav. Afvigelsen i forhold til Vejdirektoratets formulering af kravet skal beskrives. Betydende, at kravet ikke opfyldes. Tilbudsgiver kan eventuelt anføre en formulering, som han vil opfylde. (Bemærk, at et ikke-opfyldt mindstekrav fører til forkastelse af tilbuddet). 3.1.2 Bilag 2 I Bilag 2 skal tilbudsgiver nærmere beskrive sine tilbudte kompetencer i form af CV er og øvrige relevante beskrivelser og sit ydelsestilbud. Dette gøres i overensstemmelse med Vejdirektoratets anvisninger, som er anført i bilaget. Det er vigtigt, at beskrivelsen i Bilag 2 fungerer som støtte til, uddybning af og eventuel dokumentation for de afgivne svar i Bilag 1, idet beskrivelserne indgår i tilbudsevalueringen. 3.1.3 Bilag 3 I Bilag 3 skal tilbudsgiver afgive prisoplysninger i overensstemmelse med de anførte anvisninger og samtidige besvare krav efter samme fremgangsmåde som i Bilag 1. Bemærk, at nogle krav er mindstekrav. Disse skal forstås som ufravigelige og skal ubetinget være opfyldt manglende opfyldelse af et mindstekrav vil føre til en forkastelse af tilbuddet for den eller de delaftaler, som mindstekravet gælder. Alle priser skal opgives i danske kroner, ekskl. moms.
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 10 af 12 3.2 Udformning af tilbud 3.2.1 Disposition Tilbud skal afgives i henhold til den nedenstående foreskrevne disposition. Formålet med en krævet bestemt disposition for tilbuddene er dels at sikre sammenlignelighed i besvarelsen, dels at sikre at alle relevante forhold bliver behandlet. Dette udelukker ikke, at dispositionen kan suppleres med forhold, som leverandøren måtte finde relevant men alle punkter i dispositionen bør indgå i tilbudsgivers besvarelse. Disposition Indhold, kommentarer 1. Tilbudsgiver Kontaktoplysninger (firma og kontaktperson) 2.Resumé Organisation, personer og øvrige forhold i forbindelse med de tilbudte ydelser Angivelse af hvilke delaftaler, der bydes på 3. Udfyldte bilag Udfyldte bilag - jf. afsnit 3.1 Resumé af tilbuddets indhold, herunder af opfyldelse af stillede krav Eventuelle kommentarer til og forbehold for udbudsmaterialet 4 Tildeling af rammeaftale Tildeling af rammeaftale for hver delaftale sker som anført i udbudsbekendtgørelsen på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud opdelt i de nedenstående to underkriterier. Det første af disse underkriterier er kvalitativt, mens det andet er et priskriterium. Underkriterierne er angivet med procentsatser, der angiver deres relative vægt i tilbudsevalueringen. Ved den samlede tilbudsvurdering vil underkriterierne indgå med en vægt svarende til de anførte procentsatser. Tilbud, der ikke indeholder forbehold, som medfører, at tilbuddet afvises jf. bemærkningerne i afsnit 2.2.4 om tilbudsgivers forbehold og opfylder alle mindstekrav vil pr. delaftale blive evalueret efter de nedenstående principper med henblik på at indgå kontrakter som beskrevet i afsnit 1.3 Om indgåelse af rammeaftaler. Resultatet af tilbudsevalueringen vil således være, at der tildeles én ordre pr. delaftale, til det tilbud, der får den højeste sammenvejede værdi. 4.1 Kvalitet opgaveløsning og kompetencer (60 %) Ved dette underkriterium bedømmer Vejdirektoratet for hver delaftale kvaliteten af den tilbudte opgaveløsning og kvaliteten af de tilbudte kompetencer. De afgivne besvarelser i Bilag 1 for krav (der ikke er mindstekrav) og de beskrevne tilbudte ydelser i Bilag 2 behandles samlet med henblik på at bedømme kvaliteten af
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 11 af 12 den tilbudte opgaveløsning, således som den kan identificeres og vurderes ud fra de tilbudte ydelser og den tilbudte opfyldelse af de opstillede krav. Kvaliteten af de tilbudte konsulentkompetencer vurderes ud fra de relevante beskrivelser i Bilag 2, især de vedlagte CV er på de personer, der skal udføre de givne ydelser. Bedømmelsen udtrykkes i form af en værdi mellem 0 og 10 efter følgende skala: Karakter Beskrivelse 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser. 9 8 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for tilbud, som kun lige netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer (med tomt beskrivelsesfelt i opstillingen) finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. 4.2 Pris (40 %) 4.2.1 Beregning af teoretisk årspris For hver delaftale beregnes en teoretisk årspris, baseret på de i Bilag 3 anførte timepriser for de enkelte delaftaler og de nedenstående angivelser af timer pr. år i kolonnen Timer/år. Kolonnen % VD angiver forventningen til den procentvise andel af timerne, som forventes erlagt på Vejdirektoratets adresser i København eller Fløng. Denne andel anvendes ved beregningen af årsprisen, hvor Leverandøren har anført regulering af timeprisen for arbejde fra egen adresse eller på Vejdirektoratets adresser. Kolonnen Prisspænd anvendes i forbindelse med evaluering af den teoretiske årspris, jf. nedenfor i afsnit 4.2.2.
EU-udbud 2013/S 051-083818: Side 12 af 12 Delaftale Timer/år % VD Prisspænd 1 1.200 timer 80 % 550.000 2 600 timer 80 % 300.000 3 1.800 timer 80 % 800.000 4 Udgår 5 Udgår 6 1.800 timer 100 % 800.000 7 1.200 timer 80 % 550.000 8 1.200 timer 80 % 550.000 9 1.800 timer 95 % 800.000 10 Udgår Ved beregningen af årsprisen gælder særlige bestemmelser for følgende delaftaler: Delaftale 6: I Bilag 3 skal tilbudsgiver for denne delaftale anføre priser for to konsulentkategorier. Til beregning af årsprisen anvendes en sammenvejning af timepriserne for disse to konsulentkategorier med henholdsvis 60 og 40 %. Delaftale 8: I Bilag 3 skal tilbudsgiver ligeledes for denne delaftale anføre priser for to konsulentkategorier. Til beregning af årsprisen anvendes en sammenvejning af timepriserne for disse to konsulentkategorier med henholdsvis 75 og 25 %. Delaftale 9: I Bilag 3 skal tilbudsgiver for denne delaftale anføre vederlag for arbejde og tilkald uden for almindelig arbejdstid. Disse vederlag indregnes i årsprisen ved anvendelse af følgende forudsætninger: Der forudsættes 200 opkald, hvoraf 100 er tilkald, på et år og 200 timers arbejde uden for almindelig arbejdstid. Timetallene er indeholdt i det samlede timetal (kolonnen Timer ). Endvidere indregnes en eventuel i Bilag 3 anført pris for vagtordning. Her anvendes procentfordelingen i kolonnen % VD uændret på timer uden for almindelig arbejdstid. Endelig: Hvis tilbudsgiver har anført flere priskategorier for arbejde uden for almindelig arbejdstid, vil en jævn fordeling af arbejdet over døgnets timer uden for den almindelige arbejdstid blive anvendt. 4.2.2 Evaluering af årspris Herefter evalueres årsprisen efter følgende metodik: Inden for hver delaftale tildeles den således beregnede laveste årspris værdien 10. En referenceårspris, som udgøres af denne laveste årspris tillagt det i tabellen anførte prisspænd, vil få værdien 0. De øvrige årspriser vil få en værdi i henhold til den lineære funktion mellem den laveste årspris og referenceårsprisen. Tilbud, der ligger højere end laveste pris tillagt prisspændet tildeles negativ karakter. Som anført udføres denne evaluering for hver delaftale.