Rasmus Frey Forretningsleder
Struktur og Governance i OS2 Baggrund og Proces Organisering Spørgsmål
Baggrund og Proces
Generalforsamling 2015 Forslag til ændret organisering af OS2 fremlagt og vedtaget.
Generalforsamling 19. maj 2015 Strategisk drøftelse Bestyrelsesmøde september 2015 Forberedelse 3 & 4. kvartal Gennemførelse 2016 og frem Det forberedende arbejde bestod af tre workshops: Projekt/ produktniveau Porteføljestyring Governance
Ikke revolution, men evolution
Organisering
Digitaliseringsstyrelsen Generalforsamling Andre fællesskaber KL Fagudvalg Leverandørpartnere SBSYS KIT@ Bestyrelsen Faggrupper 4S Stiftelsen KTC KOMBIT Styregrupper Forretningsleder Koordinationsgrupper 6-byerne SKI Projekter Produkter Open Source initiativer
Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede strategiske ansvar og skal sikre en positiv udvikling af OS2. Michel van der Linden, Direktør, Kalundborg Kommune (Formand) Jens Kjellerup, IT chef, Ballerup Kommune Lars Sommer, IT arkitekt, Odense Kommune Henrik Brix, IT chef, Favrskov Kommune Leon K. Johansen, IT forretningsudvikler, SKI Bo Fristed, CIO, Aarhus Kommune
Forretningslederen Bindeleddet i OS2 Bestyrelsen Leverandørerne Styregruppe Operationel ansvarlig Koordination mellem projekter / produkter og bestyrelsen Projekter Leverandørdialog Styre projekt- og produktporteføljerne Forretningsleder Kommunikation til medlemmer og interessenter Produkter Styring af projektmodel og skabeloner Strategi for afholdelse/ deltagelse i konferencer Fagudvalg Faggrupper Koordinationsgrupper
Produktniveauer 3 Niveauer af OS2 produkter N1 = Mindre projekter og pilotprojekter N2 = Produkter med større indvirkning og et strategisk ophæng N3 = Produkter af strategisk karakter og stor udbredelse Minimumskrav til: Relevans Formkrav Governance Strategisk sammenhæng
Niveau 1 Relevans Ideen Værdi (lokal) Værdi for andre Formkrav Kildekoden deles, placeres på OS2 Github. Licenskriterier overholdes. Udbudsregler er overholdt. Alm. Lovformlighed er overholdt. Sikkerhed er tænkt ind i løsningen. Databehandleraftaler er på plads. Dokumentation af løsningen. Driftskrav udformet. Uddannelsesmateriale udarbejdet. Følg eller forklar i forhold til standarder og rammearkitektur. Governance Funding kan ikke ske via OS2. Forretningsleder assisterer ved formkrav. Forretningsleder afgør produktniveau. Orientering til bestyrelsen. Antal kommuner: +1. Løbende dialog med forretningsleder i projektets tilblivelse. Ikke krav om anvendelse af OS2 projektmodel. Strategisk sammenhæng Ingen tæt kobling til OS2 strategi. Skal understøtte: Innovation Lokal kommunal dynamik Open Source
Niveau 2 Relevans Niveau 1 + Global kommunal værdi. Lokal linjeledelse accept. Formkrav Niveau 1 + Følg eller forklar projektmodel. Projektleder skal være certificeret eller dokumenteret projektleder. Kommunikationsmateriale til strategisk niveau. Præsentationsmateriale. Kun en version af core koden. Best practice dokumenteres ved implementering. Drifts set up skal beskrives. Governance Niveau 1 + OS2 funding mulig. Bestyrelsen godkender projekt. Nedsættelse af styregruppe. Dannelse af koordinationsgruppe. Strategisk sammenhæng Niveau 1 + Beskriv strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og strategi.
Niveau 3 Relevans Niveau 2 + Ophæng til nationale strategier. Formkrav Niveau 2 + Politisk kommunikation: Lokal Omverden (KOMBIT, KL, Digitaliseringsstyrelsen mv.) Procesplan + procesansvar for overgang til drift. Strategisk sammenhæng Niveau 2 + Strategisk overensstemmelse i forhold til OS2 vision og strategi. Governance Niveau 2 + Bestyrelsen godkender projekt. Bestyrelsen udpeger styregruppen. Bestyrelsen har stemmemajoritet i styregruppen. Mindst ét bestyrelsesmedlem i koordinationsgruppe.
Styregruppen Valg af projektleder Godkendelse af økonomi Sikrer ressourcer Sikre overholdelse af krav Sikre at interessenter høres Konflikthåndtering Opfølgning på business case og gevinstrealisering
Koordinationsgruppen Indsamling af ønsker til videreudvikling Igangsætte udviklingsprojekter Ansvar for udviklings- og driftskontrakten med leverandøren Styring af økonomi til udvikling Indstille udviklingsprojekter til bestyrelsen
Fagudvalg Arkitekturprincipper Standarder Kontrakter Projektmodel Driftskrav Udbudskrav
Faggrupper Opsamle, drøfte og formidle viden Ligesindede kan finde sammen Dele interesse og viden Nye projekter kan fødes Ny viden til eksisterende
Fra ide til projekt til produkt Ideer Idegenerering Output: Projekt ideer Prioritering Output: Projekt koncepter Implementering Output: Projekter Nye Produkter
Kommissorium Projektmodel Idefase Business case Målhierarki Interessent analyse Formålet med projektmodellen er at skabe en fælles struktur for samarbejdet omkring projekter i OS2. Projektbeskrivelse Business case Tidsplan Kommunikationsplan Planlægning Risiko analyse Milepælsplan Faseovergangsbeslutning Faseovergangsbeslutning Gennemførelse Der arbejdes dynamisk med dokumenter fra planlægningsfasen Projektstatus Overdragelse til drift Overlevering og afslutning Faseovergangsbeslutning Evaluering
Et professionelt samarbejde OS2 fællesskabet er et solidt fundament for digitale projekter
Ledelsesovervejelser Brug det som giver mening. Spørg mindst en gang om året om der er produkter i OS2 porteføljen der giver mening. Man kan deltage uden at det koster ekstra. Overvej når I går med udfordringer i organisationen om i sammen med andre kommuner via OS2 kan løse jeres udfordring. Opbyg kompetencer med OS2.