Formål Formålet med kvalitetsstyring er overordnet, at der skabes en forbedringskultur, der kan beskrives som en systematisk, fortløbende proces i 4 dele: Planlægning af opgaveløsning (procedurer) Opgaveløsning Check af overensstemmelse mellem planlægning og opgaveløsning (audit) Opfølgning på check (afhjælpende-, korrigende- eller forebyggende handlinger) Den interne audit skal sikre, at uoverensstemmelser eller afvigelser i forhold til planlægning af arbejdet (procedurerne) bliver registreret, og at der sker en hensigtsmæssig opfølgning enten ved at afhjælpe eller korrigere handlinger i opgaveløsningen eller ved at forbedre procedurerne i forhold til den aktuelle fremgangsmåde. Afgrænsning Proceduren omfatter hele KS-systemet og al sagsbehandling, som er underlagt kommunens natur- og miljøadministration, herunder de opgaver, som Svendborg kommune løser for Ærø og Langeland kommuner ifølge aftale om forpligtende samarbejde, se aftaler. Lovgrundlag Beskrivelse Lov nr. 506 af 07.06.2006 om kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Bek.nr. 661 af 14.06.2006 om krav til kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. HVAD: 1. Planlægning af audit 2. Udpegning af interne auditorer 3. Forberedelse af audit 4. Gennemførelse af audit 5. Rapportering 6. Afsluttende møde 7. Opfølgning HVORNÅR: KS-systemet underkastes inten audit med ca 12 måneders mellemrum efter en langsigtet auditplan, som løbende holdes ajour, henvisning auditplan (skal udarbejdes inden 6 mdr.) HVEM: De e har ansvar for at der foretages audit efter denne procedure. De e kan udpege audithold til at gennemføre audit. HVORDAN: Se nedenstående skema. Side 1 af 7
1. Planlæg audit De e har ansvar for at udarbejde og løbende ajourføre en langsigtet plan for gennemførelse af audit så KS-systemet auditeres med ca. 12 måneders mellemrum, se auditplan (skal udarbejdes). Auditplanen skal udformes, så alle T-procedurer bliver auditeret hvert år, mens alle M- og N procedurer auditeres over en periode på 4 år. Auditplanen skal indeholde en oversigt over hvilket arbejdsfelt og tilhørende procedurer, der planlægges auditeret hvornår. Dato for audit i de enkelte sagsområder fastlægges i samråd med den ansvarlige leder eller det sagsansvarlige team. Intern audit gennemføres ikke uanmeldt, medmindre ekstraordinære forhold begrunder det. Der kan gennemføres ekstraordinær ad-hoc audit hvis det skønnes nødvendigt, inden næste ordinære audit at efterprøve, om aftalte afhjælpende eller korrigerende handlinger er effektivt gennemført hvis svar udebliver på udstedte afvigelsesrapporter hvis klager fra politikere, borgere eller andre parter rejser tvivl om at opgaveløsningen er i overensstemmelse med politik, mål myndighedskrav eller øvrige kravgrundlag 2. Udpeg interne auditorer De e udpeger en auditleder, som skal have god indsigt i KS-systemet og have Side 2 af 7
gennemført et relevant kursus i at foretage intern audit. De e kan selv fungere som auditleder. sammensætter i samråd med de e et audithold. De interne auditorer skal være uafhængige, dvs. de må ikke auditere eget arbejds- eller ansvarsområde og ikke på anden måde være forhindret i objektiv og upartisk bedømmelse skal have god indsigt i det auditerede kravgrundlag kan med fordel komme fra en natur- og miljøadministration i anden kommune 3. Forbered audit leder og fordeler auditholdets arbejde. Der foretages en gennemgang af procedurer og evt andre relevante dokumenter mhp. at definere auditstrategi. Der kan efter behov udarbejdes en auditcheckliste til de interne auditorer til brug ved audithandlingen. Der udarbejdes et auditprogram (mødeindkaldelse), som skal afleveres til ansvarlig leder / ansvarligt team før auditeringen indledes. Auditprogrammet skal indeholde følgende punkter, se skabelon auditprogram, skal udarbejdes inden 6 mdr.: oplysninger vedr. auditee, dato, auditorer Indledende møde med den eller de auditerede Gennemgang af afvigelser fra tidligere audit Indsamling af information om Side 3 af 7
overensstemmelse/afvigelse ved interviews, dokumentgennemgang, demonstrationer mv. Udarbejdelse af auditrapport Afsluttende møde med den eller de auditerede med opsamlende konklusion 4. Gennemfør audit Audithandlingen gennemføres efter auditprogrammet. Ad indledende møde: Præsentation af deltagere og rollefordeling Formål med audit forklares Auditprogram + evt ændringer gennemgåes Opklarende spørgsmål Ad gennemgang af afvigelser fra tidligere audit: Hvis der er foretaget effektiv opfølgning lukkes tidligere udstedte afvigelsesrapporter. Hvis der er manglende eller ufuldstændig opfølgning kan den tidligere afvigelse lukkes, hvis der rejses en ny afvigelse med eventuelt ændret formulering Ad indsamling af information: Der skal kun foretages registrering af afvigelser når der findes objektive vidnesbyrd om at KS-systemet er utilstrækkeligt eller hvis dets krav ikke overholdes i praksis Vidnesbyrd om uoverensstemmelse samt forbedringsområder registreres og afvigelser opdeles i større eller mindre afvigelser Større afvigelser er: Manglende eller uegnet procedure, herunder især at lov- og myndighedskrav er tilsidesat i uoverensstemmelse med deres hensigt Side 4 af 7
Ringe implementering af procedure Mange små mangler, der samlet truer kvaliteten Mindre afvigelser er: Alle andre afvigelser 5. Udarbejd auditrapport 6. Gennemfør afsluttende auditmøde Auditholdet har time-out hvor der udarbejdes en kort auditrapport på grundlag af indsamlingen af vidnesbyrd, se skabelon auditrapport. Auditrapport fremlægges for den ansvarlige leder / det ansvarlige team, som skriver under på, at konstaterede afvigelser og konklusionen af audit er blevet forklaret, er forstået og er accepterede. Der skal aftales frist for udarbejdelse af forslag til afhjælpende eller korrigerende handlinger, se T-6, og der kan indgåes aftaler om eventuelle forebyggende handlinger. Auditrapport overdrages til ansvarlig leder / ansvarligt team med kopi til e. 7. Følg op på resultat af audit Det ansvarlige team / de ansvarlige for det auditerede område skal udarbejde forslag til afhjælpende og korrigerende handlinger inden for den fastsatte frist og fremsende det til auditleder, se T-6 vurderer og godkender eller forkaster Side 5 af 7
de fremsendte forslag. Hvis de foreslåede handlinger vurderes utilstrækkelige skal der laves aftale med de ansvarlige for det auditerede område om hvordan nødvendige og tilstrækkelige handlinger kan foretages. Hvis der ikke bliver fulgt op inden for 1 måned efter at den aftalte frist er udløbet skal de e beslutte hvordan der skal følges op, f.eks ved at iværksætte ekstraordinær audit. Senest ved næste ordinære interne audit skal det vurderes, om der er gennemført fyldestgørende afhjælpende og korrigerende handlinger Side 6 af 7
Kvalitet Værdigrundlaget Hvad kendetegner især god kvalitet ved løsning af denne opgave At auditeringen er værdiskabende, dvs at tilgangen skal være pragmatisk. Hovedkriteriet for at rejse afvigelser er hvornår der kan være tale om truet kvalitet fremfor uvæsentlige detailafvigelser. At audithandlingen især fokuserer på at finde vidnesbyrd om overensstemmelser med kravgrundlaget i stedet for at have fokus på at finde afvigelser. At den eller de auditerede er velinformeret om såvel det grundlæggende formål som auditeringsprogrammet. At de interne auditorer erhverver konkret erfaring med audit Hvordan tilgodeser proceduren kommunens 4 værdier? Referencer og vejledninger Obs. hav tålmodighed ved eksterne links, som kan tage et stykke tid. DS/EN ISO 19011 vedrørende retningslinier for audit af kvalitetsstyringssystemer og af miljøledelsessystemer Lov nr. 506 af 07.06.2006 om kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Bek.nr. 661 af 14.06.2006 om krav til kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Side 7 af 7