Statsforvaltningens brev af 31. marts 2009 til en brancheorganisation Vedrørende Deres j.nr. 129654. Dansk Byggeri har som brancheorganisation den 13. marts 2006 rettet henvendelse til det kommunale tilsyn vedrørende spørgsmålet om I/S Entreprenørgårdens [i det følgende alene omtalt som Entreprenørgården] overholdelse af reglerne om omkostningskalkulation i forbindelse med afgivelse af tilbud på Vejle Kommunes udbud af opgaven med drift og vedligehold af kommunens veje og parker. Statsforvaltningen beklager den lange tid, der er gået med sagens behandling, hvilket skyldes, at der på tidspunktet for henvendelsen til det kommunale tilsyn var og fortsat er en lang række sager til behandling. Statsforvaltningen er mest tilbøjelig til at mene, at den omkostningskalkulation, som Entreprenørgården udarbejdede til brug for afgivelsen af sit tilbud af 2. december 2004, i et vist omfang har hvilet på urigtige eller ufuldstændige faktiske oplysninger og derfor ikke har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Entreprenørgården var et kommunalt fællesskab, oprettet med virkning fra den 1. januar 2002 og med Vejle og Tørring-Uldum Kommuner som interessenter. Ifølge interessentskabskontrakten skulle Entreprenørgården udføre opgaver inden for drift og vedligehold af vej-, park-, renovations- og kloakområdet. To år efter stiftelsen var interessenterne ifølge vedtægterne frit stillet med hensyn til, hvilke opgaver de ville tilbyde interessentskabet at udføre. 31-03-2009 TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA JOURNAL NR.: «Sagsnummer» SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: 7256 7982 TELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 EAN-NR. 5798000362291 SE-NR. 29 37 62 71 tilsynsyd@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 10.00-15.00 TORSDAG: 10.00-17.00 FREDAG: 10.00-13.00 TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: 09.00-13.00 TORSDAG: 12.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 Ifølge Vejle Kommunes oplysninger af 27. oktober 2008 hjemtog kommunen opgaven med drift og vedligeholdelse af vej og parker i kommunen og udbød opgaven i oktober 2004.
Entreprenørgården afgav tilbud på opgaven den 2. december 2004, hvoraf fremgår : 1. Entreprise 1 Vejle Midtby Tilbudssum inkl. regningsarbejder Vejafdelingen Samlet tilbudssum, ekskl. moms kr. 1.769.156,42 2. Entreprise 2 Bolig og Industriområder Tilbudssum inkl. regningsarbejder fra Vejafdelingen kr. 1.509.716,28 Tilbudssum inkl. regningsarbejder Skov og Parkafdelingen kr. 741.733,37 samlet tilbudssum, ekskl. moms kr. 2.251.449,65 3. Entreprise 3 Landområder Tilbudssum inkl. regningsarbejder Vejafdelingen kr. 1.199.645,15 Tilbudssum inkl. regningsarbejder Skov og Parkafdelingen kr. 520.506,13 samlet tilbudssum, ekskl. moms kr. 1.720.151,28 Eventuel reduktion ved hel overdragelse : 3 % af samlet tilbudssum. Det fremgår af tilbudet, at den tidligere direktør har underskrevet dette. Vejle Kommune og Entreprenørgården underskrev kontrakt herom henholdsvis den 25. januar 2005 og 27. december 2004. Ifølge kontrakten udgjorde den samlede kontraktsum for alle entrepriser med reduktion af 3 % i alt 5.568.534,63 kr. Det fremgår af sagen, at Entreprenørgården i forbindelse med udarbejdelse af tilbudet udarbejdede en omkostningskalkulation i excelregneark. Side 5 i excelregnearket indeholder efter sin egen ordlyd en sammenstilling af fem delentrepriser : vej 1, 2 og 3 og park 2 og 3. Salgspris 1. år for de enkelte entrepriser er ifølge side 5 : Vej entreprise 1, inkl. regningsarbejde kr. 1.913.156,82 vej entreprise 2, inkl. regningsarbejde kr. 1.543.013,89 vej entreprise 3, inkl. regningsarbejde kr. 1.218.708,44 park entreprise 2, kr. 710.235,81 SIDE 2
park entreprise 3, kr. 517.501,52 Derudover er der en angivelse af de samlede lønomkostninger, maskinomkostninger, materialeomkostninger og udgifter til underleverandørerne for hver af de fem delentrepriser og efter angivelse af en faktor er dækningsbidraget beregnet herfor, såvel enkeltvis som samlet. De samlede udgifter for de fem delentrepriser udgør : Lønomkostninger kr. 2.993.110,61 faktor 1,30 Dækningsbidrag kr. 897.933,18 Maskinomkostninger kr. 832.438,96 faktor 1,30 Dækningsbidrag kr. 249.731,69 Materialeomkostninger kr. 788.370,95 faktor 1,10 Dækningsbidrag kr. 78.837,10 Underleverandør kr. 56.540,00 Faktor 1,10 Dækningsbidrag kr. 5.654,00 Desuden fremgår det af side 5, at salgsprisen 1. år er beregnet ved en sammenlægning af de samlede produktionsomkostninger for de fire omkostningskategorier tillagt en faktor. Saml. Prod.omkost. faktor salgspris 1. år Vej 1 : 1.510.449,20 1,27 1.913.156,82 Vej 2 : 1.241.253,70 1,24 1.543.013,89 Vej 3 : 973.659,66 1,25 1.218.708,44 Park 2 : 546.335,24 1,30 710.235,81 Park 3 : 398.462,71 1,30 517.501,52 De enkelte entreprisetilbudssummer er nærmere udspecificeret i regnearket. Specifikationen af entreprise 1, Vejdrift i Vejle Midtby er samlet på siderne 366-376, entreprise 2, Vejdrift i bolig og industriområder fremgår af siderne 704-718, entreprise 3, Vejdrift i landområder ses på siderne 1017-1027, entreprise 2, Parkdrift i bolig og industriområder fremgår af siderne 1306-1314 og entreprise 3, parkdrift i landområder fremgår af siderne 1617-1628. Ifølge disse sider udgør entreprisesummerne på de forskellige entrepriser følgende : Vej entreprise 1, tilbudsarbejder kr. 1.706.035,92 vej, entreprise 1, regningsarbejder kr. 207.109,70 [i alt for entreprise 1, udregnet af SIDE 3
statsforvaltningen, kr. 1.913.145,62] Vej, entreprise 2, tilbudsarbejder kr. 1.305.197,58 Vej, entreprise 2, regningsarbejder kr. 204.518,70 Park, entreprise 2, i alt kr. 741.733,37 [i alt for entreprise 2, udregnet af statsforvaltningen, kr. 2.251.449,65] Vej, entreprise 3, tilbudsarbejder, kr. 996.505,65 Vej, entreprise 3, regningsarbejder, kr. 203.139,50 Park, entreprise 3, i alt kr. 520.506,13 [i alt for entreprise 3, udregnet af statsforvaltningen, kr. 1.720.151,28] Som det fremgår ovenfor, er dækningsbidraget for lønomkostninger, maskinomkostninger, materialeomkostninger, samt betalinger til underleverandører beregnet. Beregningen tager udgangspunkt i en angiven faktor, og til brug for sagens behandling har statsforvaltningen anmodet Infra Service om at oplyse, på hvilken baggrund Entreprenørgården havde fastsat størrelsen af de faktorer, der blev anvendt ved beregningen. Infra Service har den 19. januar 2009 blandt andet oplyst følgende : Vi er i øjeblikket i fuld gang med at afslutte regnskabet for 2008, men jeg kan ikke se, at der heri vil være relevante oplysninger for den konkrete sag. Som det fremgår, et det meget vanskeligt for udenforstående at få overblik over det meget omfattende regneark, som er baggrund for tilbuddet på driftsopgaverne. Der foreligger herfor ikke efterkalkulationer med beregning af de fastsatte tillægsfaktorer. Der har gennem selskabets levetid kun været lavet regnskabsopfølgning på sagsniveau på DB1. Som det fremgår af den tidligere fremsendte eksterne advokatrapport fra Gorrissen, Federspiel og Kierkegaard dateret 9. september 2008, har de anvendte timesatser (i årene 2005-2007) for mandskab og maskiner været for lave. Det vil således efter min opfattelse ikke være muligt at foretage valide sammenligninger til de beregnede faktorer i tilbuddet. Følgende fremgår blandt andet af den omtalte advokatredegørelse, udarbejdet til belysning af den uhensigtsmæssige udvikling i Infra Services økonomi fra 2005 og fremefter : 5 Økonomistyring SIDE 4
5.1. Økonomistyringssystem Efter det oplyste blev der aldrig foretaget efterkalkulationer på afsluttende opgaver, ligesom systemet ikke var i stand til at generere de nødvendige data hertil. Det er vores overordnede vurdering, at økonomistyringen først efter [navnet på den ny direktør]s tiltræden blev anvendt til at givet et korrekt billede af driften i selskabet. At dette ikke var tilfældet tidligere skyldtes, at oplysningerne i vidt omfang kun var samlet hos [navnet på den tidligere direktør]. De øvrige ledende medarbejdere havde ikke et samlet billede af selskabets økonomi. 5.2 Standardtimesatser Medarbejderne udarbejdede timesedler, hvor der generelt set blev foretaget registrering af al forbrugt tid. Det var dog ikke muligt i IT-systemet at trække opgørelser af omfanget af tid medgået til eksempelvis kurser, spildtid med videre. Dette indebar, at der registreringsmæssigt ikke sondredes mellem tid, hvor medarbejderne grundet mangel på opgaver (eksempelvis i vinterperioder) ikke arbejdede, kursusdeltagelse og egentlig spildtid. Det i organisationen ofte anvendte ord lav produktivitet dækker således over mange forskellige forhold. Der blev anvendt en række standardomkostninger på de forskellige typer maskiner og medarbejdere. Beregninger af disse standardomkostninger har siden 2005 været behæftet med systematiske fejl, og dette har haft stor betydning for den økonomiske udvikling i I/S Infra Service. Problemet bestod i, at omkostningerne var fordelt på et for højt antal produktive timer. Vi har samstemmende fra de interviewede fået oplyst, at det var [navnet på den tidligere direktør], der ud fra sine erfaringer fastsatte antallet af produktive timer. Eksempelvis blev antallet af produktive timer for en specialarbejder sat til 1.550 timer pr. år. Efter [navnet på den nye direktør]s tiltræden blev antallet af produktive timer genberegnet, og for 2008 udgør disse 1.421 timer. Der er således tale om, at standardomkostningerne for de timelønnede medarbejdere var ansat 10 % for lavt. Tilsvarende gjorde sig gældende for maskiner. Eksempelvis var standardomkostningen for renovationsbiler baseret på 1.850 produktive timer om året. Dette blev efterfølgende revideret til 1.100 timer årligt, svarende til det antal timer, som bilerne kører i gennemsnit. Timeprisen for renovationsbiler burde således være knap 70 % højere. Problemstillingen gør sig gældende SIDE 5
for stort set alle typer maskiner. Eksempelvis var det gennemsnitlige faktiske timetal for ladvogne 569 timer i 2007, hvor standardtimeprisen var beregnet ud fra 1.000 driftstimer. I maskinparken indgik 108 køretøjer i kategorien ladvogne. Afskrivningslængderne på aktiver har muligvis generelt set været for lange. Eksempelvis blev varevogne afskrevet over 10 år, hvilket har vist sig at være en for lang afskrivningsperiode i forhold til den fysiske levetid. Dette har givet anledning til ekstraordinære afskrivninger i forbindelse med, at maskiner er blevet skrottet eller afhændet. Det forhold, at standardtimeomkostningerne generelt ikke har afspejlet de reelle omkostninger, har medført at de beregnede dækningsbidrag ikke har været retvisende (). 5.5 Generelt om økonomistyringen Bestyrelsen modtager igennem 2005 ikke informationer, som indikerer, at der er et grundlæggende problem med fordeling af direkte omkostninger. Anbefalingen i besøgsrapporten fra Kommunernes Revisions kontrolbesøg i november 12005 om udarbejdelse af en økonomistyringshåndbog burde have medført en drøftelse i bestyrelsen af tilstrækkeligheden af de etablerede rutiner. Ved aflæggelsen af årsrapporten for 2005 i juni 1006 genfremsættes anbefalingen fra Kommunernes Revision, () Såfremt der i løbet af efteråret 2006 var sket en grundig bearbejdning af rutinerne til brug for udarbejdelsen af en sådan håndbog, må det formodes, at de systematiske fejl ved fastsættelsen af standardtimeomkostningerne ville være blevet afdækket. 6.2. Afgivne licitationstilbud For så vidt angår licitationer vundet af I/S Infra Service har vi gennemgået et antal af disse med henblik på at skabe os et overordnet billede af økonomien i disse tilbud. Som det fremgår af afsnit 5, har der været en række systematiske fejl i fastsættelsen af timepriser for såvel mandskab som materiel. Dette har medført at de afgivne tilbud generelt ikke har reflekteret de reelle driftsomkostninger. Herudover har der på et par enkelte SIDE 6
sager været tale om egentlige fejlskøn eller beregningsfejl. Disse kan henføres til de beregnere, der har afgivet tilbuddene. Der er tale om et beskedent antal og formentlig inden for, hvad der er sædvanligt for en sådan type virksomhed. Vi har konstateret, at [navnet på den tidligere direktør] reducerede de afgivne tilbud yderligere i forhold til de af I/S Infra Service beregnede fastsatte priser. Dette er efter det oplyste sket ud fra en forretningsmæssig vurdering af hvilke opgaver, der mest sandsynligt vil komme til udførelse, og hvilke typer opgaver, der måtte anses som værende meget lidt sandsynlige. Enhedspriserne for disse opgaver har derfor været skæv og ikke nødvendigvis reflekteret de reelle omkostninger ved udførelsen af disse opgaver. Vi har forstået på A [navn], at dette er sædvanlig praksis indenfor branchen. [Navnet på den tidligere direktør]s reduktion af priserne må antages at have været forretningsmæssigt begrundede. Kommuner, herunder 60-selskaber som I/S Infra Service, må ikke afgive tilbud til andre offentlige myndigheder, der indebærer en betaling, der er lavere end de beregnede samlede omkostninger. Når der er tale om samlede tilbud, skal bestemmelsen vurderes i den sammenhæng. På baggrund af oplysninger fra A [navn] fremgår det, at det er almindeligt, at man ved licitationstilbud vurderer sandsynligheden for, om en opgave kommer til udførsel. Er sandsynligheden lille, kan det fagligt forsvares at sætte denne opgave til et lavt beløb, uagtet at omkostningen til udførelsen vil være højere. Det afgørende har derfor været, om der er sammenhæng mellem sandsynligheden for, at den pågældende opgave kommer til udførelse og den fastsatte pris på tilbudet. Ved udførelsen af opgaverne er der ikke konstateret mange eksempler på, at den foretagne sandsynlighedsvurdering har været forkert. Man har således ikke i den sammenhæng konstateret væsentlige tab. Da den manglende rentabilitet i en række opgaver, vundet i licitation, som alt overvejende hovedregel kan forklares ud fra de systematiske fejl, og kun i meget begrænset fald kan henføres til de af [navn på den tidligere direktør] foretagne prisnedslag i de afgivne tilbud, er forholdene ikke undersøgt nærmere. 9. Konklusion Underskuddene er primært opstået som følge af systematiske fejl i beregningen af standardomkostninger, i det omkostningerne for både mandskab og timer blev fordelt på alt for mange driftstimer. Dette betyder, at SIDE 7
timepriserne, som blev anvendt både til regningsarbejde og som dannede grundlag for de afgivne tilbud, var for lave. Vi har ikke foretaget eksakte beregninger, men vi anslår, at timepriserne for mandskab har været mindst 10 % for lave og for maskiner langt større op til 60-70 %. Efter det oplyste har [navnet på den tidligere direktør] egenhændigt fastsat antallet af effektive produktionstimer. Vi er af den opfattelse, at skønnet har været meget urealistisk, og det er meget kritisabelt, at der ikke er sket en justering heraf efter det første år, hvor det var muligt at konstatere, at der ikke kunne produceres det forudsatte antal timer, hverken for mandskab eller maskiner. I organisationen anvendte man kun dækningsbidrag 1 som styringsmål, og dette har, grundet den manglende fordeling af omkostninger, generelt set været misvisende. Det er Dansk Byggeris opfattelse, at Entreprenørgårdens tilbud ikke har overholdt reglerne om omkostningskalkulation, da Entreprenørgården efterfølgende har oplyst, at lønsummen til løsning af den udbudte opgave udgør 4.116.000 kr., hvorfor der alene er 1.453.000 kr. til dækning af materialer, materiel, underentreprenører, indirekte driftsomkostninger, kapitaludgifter, bygninger, mv. administrationstillæg, reducering af medarbejdere, og avance, når tilbudsummen udgør 5.569.000 kr. Det fremgår i øvrigt af sagen, at Tørring-Uldum Kommune pr. 1. januar 2005 udtrådte af det kommunale fællesskab, og at Odense Kommune fra samme dato indtrådte. Interessentskabet ændrede i den forbindelse navn til I/S Infra Service [i det følgende alene omtalt som Infra Service]. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven nu lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008, som ændret ved 1 i lov nr. 136 af 24. februar 2009). Ifølge 47, stk. 2 i styrelsesloven varetages tilsynet med kommunale fællesskaber, jf. 60, af den statsforvaltning, der efter stk. 1 varetager tilsynet med de deltagende kommuner. Hvis tilsynet ikke varetages af samme statsforvaltning, udøves tilsynet af den statsforvaltning, der efter stk. 1 varetager tilsynet med fællesskabets hjemstedskommune. Efter stk. 1 varetages tilsynet med kommunerne af statsforvaltningen i den region, hvori kommunen er SIDE 8
beliggende. Bestemmelsen er i sit indhold en videreførelse af 47, som den var formuleret i lov nr. 968 af 2. december 2003, med senere ændring, som var gældende på tidspunktet for jeres henvendelse i 2006. På tidspunktet for Dansk Byggeris henvendelse af 13. marts 2006 til Statsamtet Århus, det kommunale tilsyn, eksisterede Entreprenørgården ikke længere, idet det var erstattet af Infra Service. Statsamtet Århus førte tilsyn med Vejle Kommune (og Tørring-Uldum Kommune), mens Statsamtet Sønderjylland førte tilsyn med Odense Kommune. Da Odense Kommune var valgt som fællesskabets hjemstedskommune, skulle Statsamtet Sønderjylland således tage stilling til henvendelsen. I forbindelse med strukturreformen overgik Statsamtet Sønderjyllands sager til Statsforvaltningen Syddanmark, der nu har afsluttet sagens behandling. Følgende fremgår af 1 og 2, stk. 4 i lov om kommuners og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder (opgaveudførelsesloven - lov nr. 378 af 14. juni 1995, med senere ændringer) : 1, stk. 1. Denne lov finder anvendelse på kommuners og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder, medmindre andet er bestemt i lovgivningen. Stk. 2. Loven finder ikke anvendelse på opgaver, som kommunale fællesskaber, jf. 60 i lov om kommunernes styrelse, udfører for de kommuner og amtskommuner, der deltager i fællesskabet. 2, stk. 4. Kommunalbestyrelser og amtsråd skal, forinden de afgiver tilbud på og indgår aftale om udførelse af en opgave for en anden offentlig myndighed, foretage en kalkulation af de samlede omkostninger, der vil være forbundet med kommunens eller amtskommunens varetagelse af opgaven. Kommunalbestyrelser og amtsråd må ikke afgive tilbud på eller indgå aftale om udførelse af opgaver, der indebærer en vederlæggelse, som er lavere end det kalkulerede beløb. Ifølge lovens forarbejder (lovforslag LF nr. 151 af 18. januar 1995) er det forudsat, at bestemmelsen i 1, stk. 2 kun finder anvendelse, hvis den pågældende opgave konkret er overført til det kommunale fællesskab. Følgende fremgår endvidere af lovforslaget : Selvom kommunalbestyrelserne og amtsrådene, ligesom det er tilfældet for statsinstitutioner, i f.eks. omkostningskalkulationen vil kunne foretage et vist skøn SIDE 9
vedrørende de forskellige forventede omkostninger, vil tilsynsmyndighederne skulle påse, om kommunalbestyrelserne eller amtsrådenes skøn har været lovlige og f.eks. ikke hvilet på urigtige faktiske forhold. Statsforvaltningen konstaterer, at Vejle Kommune havde hjemtaget opgaven med drift og vedligehold af vej og park i kommunen. Som følge heraf var Entreprenørgården omfattet af kravet om udarbejdelse af en omkostningskalkulation i medfør af 2, stk. 4 i opgaveudførelsesloven. Ifølge 4 i bekendtgørelse nr. 533 af 28. juni 1995 om kommuners og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder skal kalkulationen omfatte følgende : 4. Kalkulationen af en kommunes eller en amtskommunes samlede omkostninger ved udførelse af en opgave for en anden offentlig myndighed skal omfatte a) alle de direkte omkostninger der er forbundet med opgavevaretagelsen, f.eks. løn incl. pensionsbidrag og andre løndele samt over- og merarbejde, tjenesterejser, materialer og specielt anskaffet apparatur, og b) alle de indirekte omkostninger der er forbundet med opgavevaretagelsen, f.eks. indirekte lønomkostninger, andel af fællesomkostninger til f.eks. ledelse, administration, husleje, udstyr, udvikling m.v. og lovpligtige forsikringer, pensionsforpligtelser, forrentning af driftskapital, forrentning og afskrivning af anlægsværdier samt beregnede omkostninger for faciliteter i øvrigt, der er stillet til rådighed ved opgavevaretagelsen. Som det fremgår af bestemmelsen i 4, skal omkostningskalkulationen omfatte de gennemsnitlige langsigtede omkostninger og ikke kun udgifterne. Dette er begrundet i to forhold: For det første er der forskel på omkostningerne og udgifterne i det enkelte år. Der kan derfor ikke direkte udarbejdes en kalkule for en opgave ud fra de tal, der figurerer i regnskabet/budgettet. Dette hænger bl.a. sammen med det forhold, at forrentning og afskrivning ikke indgår i det kommunale budgetog regnskabssystem, idet anlægsudgifterne registreres fuldt ud i det regnskabsår, hvori de afholdes samt, at materialer ikke nødvendigvis benyttes i det regnskabsår, hvor de er indkøbt. For det andet er omkostningerne en beregnet og ikke en konstaterbar størrelse. Omkostningsberegningen bygger på, at man i det enkelte år opgør værdien af forbruget af de produktionsfaktorer, der indgår i opgaveudførelsen. Omkostningerne skal således afspejle SIDE 10
værdien af det forbrug af produktionsfaktorer, der indgår i udførelsen af opgaven. I omkostningskalkulen skal alle omkostninger medregnes. Det gælder såvel direkte som indirekte omkostninger samt investeringsomkostninger. Som omkostninger skal derfor også medtages omkostninger, der ikke knytter sig direkte til den udførende enhed. Det kan være omkostninger - f.eks. til lønadministration - der i budgettet er opført under kommunens centralforvaltning. Eller omkostninger der slet ikke figurerer på kommunens budget - f.eks. husleje for kommunalt ejede ejendomme, fremtidige udgifter til tjenestemandspension eller - for selvforsikrende kommuner - omkostninger, der svarer til, hvad kommunen skulle have betalt i præmier, såfremt den var forsikret. Omkostninger, der ikke fremgår af budgettet, skal indgå i omkostningskalkulationen som beregnede størrelser. En sådan beregning kan f.eks. foretages på grundlag af en sammenligning med, hvad markedsprisen er for lignende ydelser. Det skal i øvrigt bemærkes, at der ikke er nogen entydig afgrænsning mellem direkte og indirekte omkostninger. Den samme omkostning kan f.eks. i nogle kommuner figurere som en direkte omkostning, mens den i andre kommuner kan være en indirekte omkostning - alt afhængigt af, hvordan den enkelte kommune har indrettet sin virksomhed. Da omkostningsberegningen skal omfatte alle de omkostninger, der er forbundet med løsningen af en given opgave, skal udgifter, der er fælles med driftsenhedens/kommunens øvrige aktiviteter, indgå med en andel i kalkulen, som en indirekte omkostning. På grund af udgifternes ofte udelelige karakter, må de typisk fordeles efter en fordelingsnøgle. Denne fordelingsnøgle skal baseres på en fastsættelse af den pågældende aktivitets andel af de samlede fællesudgifter. Den hyppigst anvendte fordelingsnøgle er lønandele, hvor den enkelte aktivitets andel fastsættes udfra, hvor stor en andel lønudgiften til aktiviteten udgør i forhold til driftsenhedens/kommunens samlede lønudgift. Alternativt kan f.eks. lokaleudgifter anvendes som fordelingsnøgle. Der henvises til kapitel IV. Reglerne om omkostningskalkulation i Indenrigsministeriets vejledning nr. 107 af 30. juni 1995 om kommuners og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. SIDE 11
Statsforvaltningen konstaterer indledningsvist, at der ikke fuldt ud er den fornødne sammenhæng mellem de enkelte entreprisetilbudssummer i excelregnearket, og sammenstillingen heraf side 5. I forhold til de enkelte entreprisetilbudssummer, som fremgår af excelregnearket, er der for så vidt angår entrepriserne 2 og 3 sammenhæng med det afgivne tilbud af 2. december 2004. For så vidt angår entreprise 1 er tilbudet af 2. december 2004 nedsat med ca. 144.000 kr. i forhold til sammenstillingen side 5 og entreprisetilbudsummen i selve regnearket, uden at baggrunden herfor nærmere kan forklares ud fra det foreliggende talmateriale. Statsforvaltningen må desuden konstatere, at standardomkostningerne fra 2005 ifølge advokatredegørelsen for såvel mandskab som maskiner har været fastsat for lavt, idet der er ved beregningen er anvendt et for højt antal produktive timer, således at timeprisen er blevet for lav. Statsforvaltningen er opmærksom på, at advokatredegørelsen ikke angår Entreprenørgården, men Infra Service. Efter statsforvaltningens opfattelse forekommer det imidlertid rimeligt at antage, at det i sagen omhandlede tilbud fra 2. december 2004 er udarbejdet efter de samme principper og forudsætninger som de, der blev anvendt efter 1. januar 2005, og som i et vist omfang blev afdækket ved advokatredegørelsen. Begrundelsen for denne antagelse er, at uanset ændring i deltagerkredsen pr. 1. januar 2005 fortsatte interessentskabet sin drift som en fortsættende virksomhed med samme ledelse. Det er derfor statsforvaltningen opfattelse, at omkostningskalkulationen for så vidt angår de direkte omkostninger i et vist omfang hvilede på urigtige faktiske forhold, eftersom det må anses for sandsynliggjort, at timetallet for mandskab og maskiner er fastsat for lavt, som følge af et for højt ansat produktionstimetal. Vedrørende de indirekte omkostninger vil disse, som det fremgår ovenfor kunne indgå i kalkulationen som en beregnet størrelse, der indgår med en fastsat andel. På grund af disse udgifters ofte udelelige karakter, må de typisk fordeles efter en fordelingsnøgle. Denne fordelingsnøgle skal baseres på en fastsættelse af den pågældende aktivitets andel af de samlede fællesudgifter. SIDE 12
Statsforvaltningen konstaterer, at der ved sammenstillingen på side 5 er foretaget en beregning af dækningsbidraget, som statsforvaltningen lægger til grund er udtryk for aktivitetens andel af de samlede fællesudgifter. Statsforvaltningen må imidlertid samtidig konstatere, at det ikke har været muligt at få oplyst, på hvilken baggrund størrelsen af denne faktor er fastsat. Det er derfor endvidere statsforvaltningen opfattelse, at det ikke er muligt at vurdere, om det ved beregningen fremkomne beløb, betegnet som dækningsbidrag, også helt konkret ville kunne dække de med opgaven forbundne indirekte omkostninger. I denne sammenhæng har statsforvaltningen tillige noteret sig, at afskrivningerne på aktiver ifølge advokatredegørelsen muligvis generelt har været for lange. Dette indebærer, at de årlige afskrivninger har været angivet for lave. Statsforvaltningen må derudover konstatere, at det heller ikke er muligt at foretage en efterkalkulation af opgaven, eftersom systemet ifølge oplysning fra advokatredegørelsen ikke er i stand til at genere de nødvendige data hertil. Det er derfor statsforvaltningens opfattelse, at det ikke er godtgjort, at Entreprenørgården for så vidt angår de indirekte omkostninger fuldt ud har overholdt omkostningskalkulationsreglerne. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. I øvrigt I/S Infra Service, Vejle Kommune og Odense Kommune har modtaget kopi af dette brev. Entreprenørgårdens tidligere direktør har tillige modtaget kopi af udtalelsen samtidig med, at han er blevet vejledt om persondatalovens regler. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Anne Rasmussen SIDE 13
kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 14