BESTYRELSESMØDE den 08 sept 2014 kl 18 Dagsorden: 1. Godkendelse af ref. 2. Indkommen post formand 3. Orientering - skriftlige indlæg? 4. ANF status opgaver forhandlingsoplæg mm 5. Indkomne forslag / drøftelser / beslutninger: 5.1 Havnebudget anlægsarbejder landpladser leasingkontrakt mm-pna 5.2 Takstblad betaling for ekstra transport ved haller? Palle /PNA 5.3 Evt. køb af Havn ideoplæg PNA skubbes til næste møde 5.4 Opbevaring grej til ikke hjemmehørende både 5.5 Bestyrelsesseminar tema bl.a. bestyrelsessamarbejde dato 5.6 Tildeling af bådpladser procedurer mm 5.7 SUP oplæg fra Sonja 5.8 Ny Legeplads debat skubbes til næste møde 5.9 Medlemsseminar efteråret dato, indhold mm 5.10 Kapsejlads budgetrevision jf oplæg fra SK udsættes (venter på Søren) 5.11 Hjemmesiden, IT udvalg mm indlæg fra Michael 6. Medlemsforhold, herunder 2 aktuelle sager 7. Todo liste 8. Eventuelt 9. Næste møde 20 oktober 1 Referat / formalia Fra sidste bestyrelses møde: Godkendt Afbud fra Henrik og Søren 2 Indkommen post Fra Luc: Velos marine insurence (forsikring): for vores både mm. Tak for det, men uinteressant for nuværende Klub Kommune samarbejde de vil gerne motivere for motions betinge sportsgrene. Kan vi nok ikke pga. heldagsarbejde og løn mm. Fritidshjems ordning og det kan vi ikke. Ingen i bestyrelsen har tid / ressourcer til det. Tall Ship race. Primo august. De vil gerne låne div. bl.a. RIB både. Vil nok blive udsat for en hård behandling. Skal være AS skipper, som godkendes af Gunnar. Luc og Gunnar skriver svar brev til Jan Kondrup DGI har et tilbud mht. forbedring af klub. Luc undersøger nærmere Aalborg Regatta afregnes nu. Infobrev udsendt. Og ophænges på opslagstavlen (done)
3 Orientering De vigtigste ting fra de enkelte udvalg: 3.1 Hus 1. Nogle problemer med det nye låsesystem, men det går fremad og forventes at virke helt inden alt for længe. 2. Døre skal skiftes ca 30K, men skal lige sikre at prisen er rigtig. Plus montering. Luc og Henrik sætter i gang 3. Termovinduer nogle skal nok skiftes. 4. Rum på 1 sal skal ændres, bl.a. med arbejdspladser plus depot rum. Evt. Check mht. Tagvindue for at kunne bruges som opholdsrum 5. Princip: Udlån er ok for klubber i kommune, så er det normalt ok inkl. betaling, og kalender skal passe plus kontaktperson 6. Luc drøfter opgave fordeling mht. Havne relaterede anvendelse 7. Reservering er muligt med max 2 måneder varsel for ikke direkte klub aktiviteter, men også for at sikre rimeligt varsel 3.2 Havneudvalg 1. Stige stativ for fastlåsning ikke besluttet? Der skal findes en placering 2. Landplads 3 vi tager pt. kun det halve, senere skal resten ryddes (2. prio) 3. Park og natur klipper alt hos os fra 11 sept. 4. Det hele bliver rigtigt flot og godt! 5. Bent har fået en hjælper (Lennert, aktivering) og det går godt der sker mange ekstra ting 3.3 Aktivitets udvalget Sonja redegjorde for hvilke aktiviteter der er gennemført og planlagt (fremgår af hjemmesiden) 3.4 Kapsejladsudvalget Søren fraværende 3.5 Junior og joller
1. Sommerlejr gik godt, regnskab balancerer 2. Mistede 4 medlemmer sidste år, forventes flere kommer til. Pt. 10-12 aktive 3. Mht. flere og nye medlemmer har skole reform har ikke hjulpet fordi børnene er meget væk hjemmefra i forvejen 3.6 Undervisning 1. Opstart af duelighedsprøve, pt. 6 tilmeldte, skal være min 12, men også god tid til sidste tilmelding 2. Forventet mange på sejlerskolen, der er pt. stor interesse 3. Vi vil gerne have folk som medlemmer vi er en KLUB dvs. formålet er også at få flere medlemmer via skolebåd mm. alle kursister betaler gæstemedlemsskab på 475 kr 4. Princip: Undervisning skal via Hans Jørgen Simoni! Ikke private undervisning. Luc orienterer de relevante 5. Handicap både mm. kører godt. Der mangler måske oprydning? 3.7 Kasserer 1. Tilgang af 36 nye både, hvoraf 28 små både. Vi får en nedgang i antal kvadratmeter. Ca. 32 er udmeldt, heraf 20 med både. 308 både i AS. 394 aktive medlemmer, 27 passive, 21 juniorer. 2. Sponsor aftale med Spar Nord (Luc), gerne 3 årig. Vi skal gerne arrangere noget for dem. Ideer eftersøges? 3. Evt. hovedsponsor på hjemmeside, afklares af IT udvalg 4. Forventet 130 stativer der skal købes (leases) altså stor succes! Hovedparten lejer. Dvs. potentiel risiko på at vi står med for mange. På den anden side er 130 ud af 308 både, dvs. lav risiko. 5 års leasing. Ca 75% lejer 5. Gunnar checker at der er mærkater på joller og andre både på land aht. betaling. 6. Til div. kapsejladsstævner mm. skal man typisk bevise man er medlem af en sejlklub, dvs. man har betalt kontingent. Gunnar har forslag om mulighed for et medlemskort og det er en god ide. MBA tilbyder at hvis akut behov, kan man ofte via mail / SMS til Michael få et svar meget hurtigt dette kun ment som nødløsning. 7. Husk fra 1 maj og betalt landplads kan den ikke refunderes 3.8 Formand 1. Der er generelt nok hjælpere via de arbejdsfrie 2. Renovering af udearealer er i fuld gang det koster penge men bliver også godt. Vi har ansøgt ANF om tilskud
3. Byggetilladelse til hal og hytter afventer teknisk udvalg Luc checker lige. Lokal / plan eller dispensation er uklart? Men det måske ikke muligt at dispensere pga. krav til lokalplanens principper. I værste fald går der 1-2 år. 4. Nordkraft. Vi dropper det det passer ikke ind i vores aktiviteter 5. Div plakater mm. er klar til genbrug 4 ANF Mail fra Jan Stage. Invitation til at finde en løsning incl. advokater, men excl. Voldgift. Møde 22 sept. Mødet kommer til at afgøre om vi kan komme lidt videre. 5 Indkomne forslag / drøftelser / beslutning 5.1 Havnebudget: Det kører bedre end budget. Liften nogenlunde som budget. Landpladserne løber noget ovre pga. grus mm. Truck indkøb. 1.2 MDKK til stativ indkøb, vi har 1 MDKK på leasing (hvoraf vi selv skal lægge 20%), så vi mangler ca. 500K. Vi prøver at øge leasing til i alt 1.3 MDKK. Hvilket medfører ca 200KDKK / år. Ca 50 KDKK i indtægt, så ca 150KDKK ud af kassen til stativer. Efter 5 år ejer vi dem selv. Levetid forventet 20-30 år. Dette for at sikre vi kan levere 20-30 stativer ekstra, hvis det bliver nødvendigt. Reelt er det en opsparing at klubben køber stativerne 5.2 Takstbetaling Køb af klippe kort f.eks. 4 løft skift ændre vi udløb fra 1 til 5 år og det skal fortsat være på samme båd Hvad med ved køb af ny båd, så skal man have nyt stativ, hvis ikke detr gamle kan genbruges 5.3 Opbevaring af grej Grej kun til registrerede både og det skal mærkes både med ejer og bådnavn. 5.4 Princip omkring hal: Flyt til/fra hal er ok og gratis Ansvar omkring bådflytning på ikke autoriserede det må være den enkeltes ansvar. Foretrukket en ansvars fraskrivelse for den enkelte. Der skal findes en løsning på dette? Palle og Peder checker lige dette område. Alternativt KUN privat ordning og det er beslutningen indtil andet måtte være muligt
5.5 Bestyrelses seminar November. 8 nov. 09:00 14.00 incl. frokost. Luc laver dagsorden 5.6 Tildeling af bådpladser Fås via havnefoged ansøgning. Båden / plads skal passe nogenlunde sammen. Vi betaler til ANF med kvadratmeter og derfor er vi nødt til at være firkantede på bådpladsernes størrelse i forhold til bådene. Vi tager hensyn til anciennitet. 5.7 SUP Stand Up Padle. Ny sportsgren der vinder indpas og Sonja foreslår vi skal have det det ind i klubben. Fremmende for de unge og måske fremmende for medlemmer. Søren plus en mere vi gerne træne / instruktør. Grej, hvad gør vi? Ca 2K for opstart. Del af aktivitetsudvalget, Pris 2800 for oppusteligt, nok ca 5-6 KDKK for brædder. Som social disciplin. Evt. snak med sportshøjskolen, låne fra dem? 5 KDKK for at komme i gang er OK. 5.8 Legeplads Springer vi over i denne omgang, vil evt blive diskuteret på seminar 5.9 Medlems møde og seminar Lørdag eftermiddag d 15 nov 2014. kl 13.00 16.00 Sonja koordinerer og laver oplæg 5.10 Kapsejlads Venter på Søren næste møde 5.11 IT udvalg / Mails Vi står foran konsolidering af IT, f.eks. hjemmeside, medlemskartotek, lift og hus reservering mm. Derfor giver det mening med et udvalg der kigger på en samlet løsning. Dette består af: MBA, Peder og Gunnar Michael fremhævede at når vi nu har gjort e-mail til den primære kommunikations form fra klubben (bestyrelse mm) og til medlemmerne er det vigtigt at vi ikke spammer medlemmerne med for mange intet sigende mails. Derfor fokus på korte og præcise e-mails og evt. henvisning til hjemmesiden for flere detaljer. Derudover måske et nyhedsbrev i ny og næ
6 Medlemsforhold Diskussion omkring service niveau / friplads. Generelt har vi taget hårdt fat på at få ens regler for alle og frem for alt sikre at dem der ikke betaler ikke kan være medlem / have deres båd i havnen. Dette blev ivrigt diskuteret og vi mener alle i bestyrelsen at linjen er rigtig og den fastholdes også selv om det giver nogle få utilfredse medlemmer typisk dem der har problemer med betaling eller med at overholde reglerne. Vi vil dog gøre mere ud af kommunikation, bl.a. afholder flere medlemsmøder, men også konkret informere via e-mail når vi tvangsudmelder medlemmer pga. restance eller lign forhold. Samtidig er det irriterende for alle, hvis der laves støj i baggrunden desværre er det jo dem fra ovenstående gruppe der fører an. Der er pt. to konkrete sager, som Luc tager kontakt til. Vi har en info mail adresse den lukkes og fremover bør alle bruge de specifikke mail adresser f.eks. for kasserer, sekretær osv. 7 Todoliste 8 Eventuelt DS Klub konference ca 20 nov. Sonja deltager Gunnar tager til seminar i Kalø vig ang. Fysisk træning mm. 9 Næste møde Mandag d 20 okt 2014