Hospitalsenheden Vest Rapport Patientsikkerhedsrunde Røntgenafdelingen Regionshospitalet Herning Den 01.10.12 med opfølgning den 20.02.13 Side3
Sammenfatning Denne rapport er udarbejdet som resultat af en patientsikkerhedsrunde i Røntgenafdelingen, Regionshospitalet Herning den 1. oktober 2012 + et 20.02.13. Fokusområderne i runden var indkredser ved et planlægningsmøde den 19. september 2012 mellem Ledende oversygepelejerske, assisterende afd.radiograf og patientsikkerhedsnøgleperson. Fokusområderne var: Problematikker relateret til de hygiejniske forholdsregler, når henvisninger er mangelfuldt udfyldt ift. patienter med smitterisiko. Problematikker ift. misforholdet mellem kapacitet og efterspørgsel af undersøgelser. Der fokuseres på, hvad der skal til for at opnå en bedre prioritering og en sikring af, at den rette undersøgelse anvendes til den rette tilstand. Problematikker relateret til hyppige nedbrud af Ris og Pachs, samt manglende integration med Midt EPJ. Se handleplan for løsninger. Side 1
Handleplan. Tilføjelser med rødt er fra opfølgningsmødet den 20.02.2013. Kvalitetsbrist Mål Ansvarlig Tiltag Tidsramme Overvågning Opfølgning Problemer med at overholde de hygiejniske forholdsregler, når sengeafsnit udfylder henvisninger ift. patienter med smitterisiko mangelfuldt. Det er eksempler på, at det er tilfældigt om Rtg. opdager at en patientent er isoleret. I et udredningsforløb kan man andre gange ikke vide om patienten er smittefarlig. At sengeafsnittene husker at angive når en patient er isoleret. At personalet i Rtg. altid overholder de generelle hygiejniske forholdsregler. og patientsikkerhedsnø glepersoner. Afdelingsledelse & patientsikkerhedsnø glepersoner i samarbejde med hygiejnesygeplejerske Kommunikerer med afdelinger og - rapporterer UTH når henvisninger er udfyldt mangelfuldt. Gentager undervisning af alt personale i overholdelse af generelle hygiejniske forholdsregler. Gennemgår og justerer afdelingens dokumenter vedr. hygiejniske forholdsregler Løbende Inden udgangen ag 2012 Reduktion i antallet af UTH på området. Fremgår af e-dok Overvåges ved ½ årlige møder mellem risikomanager og hygiejnesygeplejersker Der gentages undervisning i april 2013 Afdelingens oplever et misforhold mellem kapacitet og efterspørgsel af undersøgelser. 2/3 af undersøgelserne er akutte eller halvakutte, og fremgår ikke af booking. Afdelingen oplever i flere situationer, at der ordineres en række rtg. undersøgelser som ikke alle vurderes at være nødvendige, og som måske heller ikke altid er de bedste til at stille en korrekt diagnose. I kombination med, at der er mangel på lægeressourcer, betyder det, at der indimellem er flaskehalsproblemer og dårlig udnyttelse af ressourcer. Løsningen skal findes på flere (mange) niveauer. Optimering af patientforløb med akut abdomen. Tilstræbe at der i dialog med speciallæger sættes stopklodser ind ift. hvor mange rtg. undersøgelser der bestilles ad gangen Cheflæge + ledende overlæger fra Akut-, Kirurgisk -og Rtg.afd. Ledende oversygeplejerske Drøfter forløbet mhp. at sikre at relevante fagpersoner udarbejder forløbsbeskrivelse af tilstanden akutabdomen jf. standard 3.12.1 beskrivelse af retningslinjer vedr. behandling af konkrete patientgrupper. Har oplæg på Afd. ledelsesseminar ift. problemstilling Sikrer at problemstillingen drøftes i de samarbejdsteams Rtg. afdelingen har etableret med de kliniske afdelinger. Sikrer at der nedsættes samarbejdsteams i de afdelinger der mangler: Medicinsk-, kirurgisk-, ortopædkirurgisk- og onkologisk afdeling Uge 41 og derefter 4. og 5. oktober 2012 Efteråret 2012 Forløbsbeskrivelse i e- Dok Områderne er i proces og er drøftes med de samarbejdende afdelinger, hvor det bl.a. drøftes og defineres hvad der er en akut patient. Tonny kontakter akutafdelingen med udgangen af marts 2013 mhp. yderligere tiltag ift. ultralydsscanning. Side3
Det tilstræbe at akutlæger kan anvende ultralydsscanning på niveau 1. De ledende overlæger i Akutog Rtg. afdelingen Drøfter muligheden for at akutlæger anvender ultralydsscanning på niveau 1 og sikrer, at der iværksættes fornøden undervisning. Ultimo 2012 og primo 2013 Fokusere indsatsen for at rekuttere udenlandske radiologer sammen med HR chefen Processen er i gang Fokusere indsatsen for at skaffe HU læger til de radiologiske afdelinger i Vest og Midt Cheflægerne i Vest og Midt sammen med Sundhedsdirektøren Processen er i gang Der mangler fortsat læger. Der arbejdes videre med problemet, hvor det er relevant. Problematisk at der ikke er integration mellem EPJ og RIS /Pachs. Rtg. afd.har ndtrykket af, at rtg. beskrivelserne måske ikke altid bliver læst grundigt nok. Der er forskellig praksis ift., hvordan rtg.beskrivelserne håndteres i EPJ. At adgangen til rtg.beskrivelser bliver lettere, evt. ved at sekretæren kopierer teksten over i EPJ, den ledende sekretær og KIT Finder løsninger på problemet Efterår 2012 Tracer på området evt. ved midtvejdbesøget den 5. november 2012 eller senere K&U samt KIT følger op sammen med Rtg. Der er ikke gennemført tracer. Umiddelbart vil det være en stor opgave for Rtg. sekretæren at kopiere teksten over i Midt EPJ. Rtg. mener, at dette må være stamafdelingens opgave. Drøfter det med afdelingerne ved de ordinære møder. Den 20.02.2013 Aktuelt er det største problem: Ris og Pachs. Der er hyppige nedbrud og IT løser ikke problemet akut. Det viser sig at Pachs mangler RAM, hvilket Rtg. er afhængig af, at nogen fortæller dem, og løser. Sikre hurtigere support ved akut nedbrud Kontakter Per Jørgensen for drøftelse af problematikken mhp. sikring af akut support. Snarest Opfølgning ved næste dialogmøde mellem AL og HL Side 1
Manglende integration mellem RIS / Pachs og MidtEPJ At HEV så hurtigt det er muligt opnår integration Cheflægen Tager sagen op på dialogmøde med Regionen med appel om at HEV kommer i betragtning som en af de første der får integrationen når ny version af Ris er klar 1. maj Næste dialogmøde Side 2
Øvrige kommentarer Ved runden i afdelingen blev tavlemødekulturen fremhævet som værende gode og effektive. Møderne er sat i system hver 14. dag og der er god disciplin ift. fremmøde. Afdelingssygeplejersken styrer tavlen, altid med tilstedeværelse af afdelingsledelsen. Der arbejdes på også at få indført tavlemøde i sengeafsnittet. Der blev observeret mange gule sedler hos den sygeplejerske der havde telefontiden (mandag efter en weekend). Presset på telefontiden er blevet større efter at Viborg patienterne er kommet til Herning, og afdelingen har allerede lagt en plan for udvidelse af telefontiden. Som service overfor patienterne, blev det aftalt, at undersøge forskellige muligheder indenfor telefoni, f.eks. om det er mulighed for at registrere patientens opringning med lovning på at ringe tilbage når der er ledigt om patienten kan ledes igennem en vejldening ift. om de ønsker samatale med en sygeplejerske, eller de ønske at booke en anden tid. I rummet for klargøring af journaler til næste dag blev der set mange sedler på journalerne, som lægerne skulle se. Det blev drøftet om ikke disse sedler kunne overgå til opgavelister i EPJ. Arbejdsgangene i den retning vil blive undersøgt og drøftes med de EPJ ansvarlige. Arbejdsgangene ift. hvordan EPJ er sat op default blev drøftet. Liste over teamets medlemmer Cheflæge Jens Friis Bak Ledende overlæge Tonny Hansen Ledende oversygeplejerske Hanne Birgit Falkesgaard Overlæge Jørn Baun Christensen Patientsikkerhedsnøgleperson Hanne Pilgaard Nørgaard Risikomanager og referent fra K&U Anna Marie Fink Tidsforbrug Aktivitet / tidsforbrug Antal personer Tidsforbrug Forberedelse 4 personer ½ time 2 timer Runde 7 personer 2 timer 14 timer Rapportskrivning & opfølgning 1 person 2 timer 2 timer Opfølgningsmøde 6 personer 1½ time 9 Rapportskrivning 1 person 1 time 1 Ialt 27 timer Baggrundsmateriale og litteratur 1.2.6.1 Risikostyring - Patientsikkerhedsrunder, Hospitalsenheden Vest Retningslinje Side3