Indhentning af tilbud Midtjysk Turisme ønsker at få tilbud på opgaveløsning vedrørende følgende opgave i regi af Socialfondsprojektet RETHINK Kulturturisme : Konsulentbistand til udvikling af afslutningskonference i RETHINK Kulturturisme 1. oktober 2014 Baggrundsbeskrivelse: RETHINK Kulturturisme Aarhus er Europæisk Kulturhovedstad i 2017, og det er vigtigt, at kulturaktører og turismeerhverv er klædt på til at udnytte denne enestående mulighed for vækst. I projektet RETHINK Kulturturisme tilbydes turismeog kulturaktører i Region Midtjylland kompetenceudvikling, netværk og viden med det formål at udvikle nye samarbejder og styrke den internationale kulturturisme i hele regionen. Projektet startede i maj 2013 og afsluttes ved udgangen af 2014, hvor det er ambitionen, at kulturturismen har fået et kompetenceløft. Det gælder kompetencer i forhold til at udvikle nye forretningsmodeller og nye oplevelser, at arbejde med kvalitets- og produktudvikling, at udnytte nye teknologiske muligheder, at styrke salg og markedsføring, og sidst men ikke mindst at tænke internationalt. I efteråret og vinteren 2013/2014 blev der afholdt en seminarrække, hvor 60-80 kultur- og turismevirksomheder var repræsenteret. På de i alt tre seminarer fik deltagerne viden og værktøjer inden for områder som målgruppeforståelse, forretningsudvikling, servicedesign, digitalisering og projektudvikling. På baggrund af seminarforløbet har deltagerne haft mulighed for at søge udviklingsmidler til projektets testfase, som løber fra februar oktober 2014. Som testprojekt i RETHINK Kulturturisme skal man undersøge, udvikle og teste, hvordan man kan skabe bedre samarbejdsrelationer mellem kultur og turisme, styrke forretningsgrundlaget og øge tiltrækningen af internationale kulturturister. I udvælgelsen af testprojekterne er der blevet lagt vægt på, i hvilket omfang det enkelte testprojekt opfylder følgende kriterier: Er et samarbejde med deltagere fra både kultur- og turismesektoren Har de strategiske intentioner i projekt RETHINK Kulturturisme for øje Kan testes på den korte tid, der er til rådighed Har et internationalt fokus - vi ønsker at tiltrække udenlandske kulturturister Er i tråd med værdikædetankegang - det vil sige, at man indtænker partnere og aspekter, der kan være med til at løfte gæstens samlede rejseoplevelse og opfattelse af kvalitet i alle led - fra transport og infrastruktur, til modtagelse, produkter og services samt salg og markedsføring. Rummer overførbar læring. Det vil sige, at de erfaringer, samarbejdsmodeller eller resultater, projekterne skaber, skal kunne overføres til andre aktører og projekter frem mod 2017 og videre. Er levedygtigt i samme eller videreudviklet form, også efter projekt RETHINK Kulturturismes udløb i december 2014. Har et perspektiv, der sigter på at skabe forøget forretning i forbindelse med 2017 1
Ud af de 30 modtagne ansøgninger udvalgte projektets styregruppe 10 testprojekter, som støttes med i alt kr. 2,1 mio. til kompetenceudvikling og konsulentbistand. Udviklingsaktiviteterne kan eksempelvis være konceptudvikling, strategiudvikling, forretningsudvikling, markedsforberedelse, servicedesign, målgruppeafklaring og undervisning. En introduktion til de 10 testprojekter kan læses på: www.kulturturisme.dk Parallelt med udviklings- og testforløbet i de enkelte testprojekter har der i foråret 2014 været afholdt to masterclasses, som har fungeret som en platform for erfaringsudveksling, netværk og inspiration inden for kulturturisme-feltet. Der har været tale om heldagsarrangementer, opdelt i to dele: Formiddagen var målrettet deltagerne fra testprojekterne, hvor de fik mulighed for at mødes på tværs og udveksle erfaringer og hente ny inspiration inden for bestemte aktuelle tematikker. Eftermiddagsprogrammerne for de to masterclasses har været åbne for alle interesserede, og temaerne var: Mulighederne i Kulturhovedstadsåret med inspiration fra kulturhovedstæderne Linz09, Marseille- Provence 2013 og Aarhus2017 (masterclass 1) Vejen til bedre gæsterelationer og involverende gæsteoplevelser med inspiration fra to cases (masterclass 1) Fundraising viden og konkrete værktøjer (masterclass 2) Der har deltaget 20-30 personer på formiddagsprogrammerne, og 60-70 personer til eftermiddagsdelen. Deltagerne repræsenterer museer, hoteller og kroer, festivaller, events, kommuner, visit-organisationer, kulturelle foreninger og netværk, attraktioner, teatre ol. RETHINK Kulturturisme er et kompetenceudviklingsprojekt under EU s Socialfond og består af følgende partnerkreds: Aarhus2017, VisitAarhus, Region Midtjylland, Aarhus Kommune og Midtjysk Turisme (med sidstnævnte som tilsagnsmodtager). Baggrundsbeskrivelse: Afslutningskonference Projektets afslutningskonference afholdes onsdag d. 1. oktober 2014, og planen er at lave et heldagsarrangement (fra 9.00 til 16.00/17.00). Arrangementet finder sted på Centralværkstedet i Aarhus, som bl.a. er valgt, fordi det er et sted fyldt med atmosfære, og hvor kulturhistorie er sat ind i en nytænkende ramme, der appellerer til den krævende mødeturist, der forventer mere end standarden. Derudover er der mulighed for at skalere op og ned på det fysiske set-up, så det matcher et deltagerantal på 100 såvel som 300. Arrangementet er åbent for alle interesserede, og det er derfor svært at forudsige det endelige deltagerantal, men succeskriteriet er min. 100 personer fra både kultur- og turismeerhvervet i Region Midtjylland. Den overordnede primære målsætning med arrangementet er at markere afslutningen på RETHINK Kulturturisme som et læringsforløb. Et vigtigt programpunkt er således at få formidlet erfaringer, læringer og resultater fra de 10 testprojekter også med fokus på, hvordan vi fortsætter den positive udvikling og læring i det hele taget. 2
Op til konferencen udarbejder projektteamet et magasin, der præsenterer viden og resultater fra testprojekterne. Det er planen, at magasinet bliver lanceret på selve konferencen. Derudover skal testprojekterne selv formidle deres erfaringer og læringer på konferencen. Vi ønsker at skabe et stærkt koncept og format, der kan sætte projektet og dets læringer på landkortet. Vi vil således udvikle en konference, der: Bryder med de traditionelle rammer og gentænker den klassiske konference Skaber et indbydende univers, der inviterer til en unik og lærerig konferenceoplevelse Skaber en interessant og nytænkende formidling af testprojekternes læring og erfaringer Formålet med at gentænke konferencerammerne er at skabe de mest optimale rammer i forhold til at få formidlet den læring, der er sket i projektet. Og her er det vigtigt, at deltagerne tager læringen til sig og ser den som anvendelsesorienteret i deres egne projekter / forretninger. Når deltagerne går hjem fra konferencen, vil vi således gerne, at de har fået nye vitaminer og ny viden til deres fortsatte arbejde. Opgavebeskrivelse Midtjysk Turisme ønsker at få følgende opgave løst: Konsulentbistand til udvikling af afslutningskonference i RETHINK Kulturturisme 1. oktober 2014 Opgaven består af følgende delopgaver: 1. Udvikling af et idé-univers for konferencen, der både afspejler sig i det fysiske set-up og i selve processen for dagen, herunder også koncept for mulige deltagerinvolverende elementer. Det er vigtigt, at universet har en berettigelse i forhold til målgruppens karakteristika og ligeledes kan tilpasses deltagerantallet. 2. Sparring i forhold til projektteamets programlægning (indholdssiden), så det matcher idé-universet. I den forbindelse forventes det, at konsulenten kan identificere diverse relevante indslag og formater (fx performances, sansebaserede teknikker, oplevelser, metoder til netværk, deltagerinvolvering etc.). Herunder skal der også i tæt samarbejde med projektteamet udarbejdes en tidsplan og drejebog for konferencen. 3. Udvikling af nytænkende og kreativt koncept, format og plan for, hvordan erfaringerne fra testprojekterne skal formidles på dagen, således at essensen af udviklingsarbejdet såvel som det fremadrettede perspektiv i hvert testprojekt synliggøres på en interessant, håndgribelig og deltagerorienteret måde. 4. I tæt samarbejde med projektteamet skal konsulenten ligeledes være med til at klæde de 10 testprojekter på til opgaven/formidlingssituationen. 5. Rådgivning af projektteamet omkring, hvordan det udviklede konferenceunivers kan være med til at styrke rekrutteringsprocessen på en kreativ/nytænkende måde og tiltrække konferencedeltagere. Der lægges vægt på et løbende og tæt samarbejde med projektteamet i processen, og det forventes ligeledes, at konsulenten deltager på selve konferencen og på opstillingsdagen dagen inden konferencen (nærmere rollefordeling mellem projektteam og konsulent i forhold til afvikling af selve konferencen aftales i løbet af samarbejdsprocessen). Samarbejdet igangsættes på et opstartsmøde ultimo juni / primo juli, hvor 3
der snakkes nærmere omkring og afstemmes forventninger i forhold til opgaveløsning, proces, roller, tidsplan og målsætninger. De igangværende analyse- og udviklingsopgaver i de enkelte testprojekter afsluttes medio september, hvilket der skal tages højde for i forbindelse med planlægningen og gennemførelsen af opgavepunkterne 3 og 4. Beløbsramme for opgaveløsningen Den økonomiske ramme for opgaveløsningen er max kr. 80.000,- ekskl. moms. Tilbudsgiver afholder udenfor kontraktsummen selv omkostninger til kontorhold, husleje, udgifter i forhold til rejser og transport, samt andre overheadomkostninger. Omkostninger til diverse produktion (fx det fysiske set-up) afholdes af Midtjysk Turisme, som skal godkende alle udgifter i denne forbindelse. Midtjysk Turisme er økonomisk og praktisk ansvarlig for: Sparring med tilbudsgiver om tilrettelæggelse af samarbejdet Koordinering med øvrige aktiviteter i RETHINK Kulturturisme-indsatsen. Honorar Der ydes ingen godtgørelse eller honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Kriterier for tildeling af kontrakt Kriteriet for tildeling af kontrakten er: Det økonomiske mest fordelagtige bud. Der vil i vurderingen blive lagt vægt på følgende underkriterier: Kompetence, viden og erfaring med løsningen af lignende opgaver, hvor nytænkning af formater og arrangementer har været i fokus Metodik og kreativ tilgang til opgaveløsningen Bemanding og ressourcepersonernes profiler Specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Disposition for tilbuddet Tilbuddet skal indeholde: Forslag til opgaveløsning, jf. opgavebeskrivelsen, herunder tidsplan Oplysninger om medarbejdere og ressourcer En samlet pris for opgaven med specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Kontaktperson og kontaktoplysninger vedr. opgaven 4
Tidsplan for løsning af opgaven 16. juni 2014 kl. 12: Frist for indsendelse af tilbud 19. juni 2014: Leverandør vælges 19. juni 1. oktober 2014: Opgaveløsning med følgende milepæle: Ultimo juni/primo juli: Opstartsmøde med projektteam 30. september: Deltagelse på opstillingsdag på Centralværkstedet 1. oktober: Deltagelse på afslutningskonference på Centralværkstedet Svarfrist Forslag til opgaveløsning skal sendes elektronisk til Maria Christensen på mailadresse mch@midtjyskturisme.com. Omfanget på opgaveløsningen er max 5 sider og skal være os i hænde senest d. 16. juni 2014 kl. 12. Eventuelle spørgsmål til udbuddet sendes på mail til: Maria Christensen Midtjysk Turisme E-mail: mch@midtjyskturisme.com Læs mere om projektet RETHINK Kulturturisme på www.kulturturisme.dk 5