Bestemmelser om udbud og tilbud BUT TRA-TLO.R001 Rådgivningsydelse Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser November 2016
Dokumentnr. 16/03512 2 af 12 Indhold TRA-TLO.R001 INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 3 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 4 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 5. Tilbud... 9 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 11
3 af 12 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Udbuddet omfatter drift og vedligeholdelse af det glatførevarslingssystem, der anvendes af Vejdirektoratet, knap 90 kommuner, 5 lufthavne samt enkelte private virksomheder i Danmark. Ydelserne er opdelt i to delkontrakter, som udbydes samlet. Udbuddet er benævnt TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser samt TRA-TLO.R002 Rammeaftale om drift og udvikling af VejVejr. Nærværende BUT er gældende for TRA-TLO.R001. Delkontrakt, TRA-TLO.R001, omfatter indsamling af observationsdata og andre meteorologiske informationer samt udarbejdelse af vejvejrsprognoser og meteorologkommentarer og levering af al denne information i glatføresæsonen (1. oktober til 30. april). Dertil kommer indsamling og levering af observationsdata og varsler udenfor glatføresæsonen. Rådgivers leverancer leveres til en central database med observations- og prognosedata (glatdb) med henblik på, at informationerne gøres tilgængelige i systemet VejVejr Delkontrakt TRA-TLO.R002 omfatter drift og vedligehold af glatdb samt drift og udvikling af VejVejr, herunder support af brugerne af VejVejr. Endvidere omfatter opgaven visse administrative opgaver i forbindelse med drift af VejVejr. Igennem VejVejr informeres vintervagten om aktuelle vejvejrsobservationer og prognoser og opnår adgang til meteorologkommentarer, nedbørsradarbilleder og varsler. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Ydelserne er opdelt i to delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn. De bydende vil kunne afgive tilbud på én eller på begge delkontrakter, og de er ikke forpligtet til at afgive tilbud på begge delkontrakter. Begge delkontrakter får en varighed på 4 år og 3 måneder, og aftaleperioden vil således være fra 2017 til 2021. Der henvises til ydelsesbeskrivelsen for en mere detaljeret beskrivelse af opgaven.
4 af 12 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Tilbud skal afgives på dansk. 3.2 Kontraktform Opgaven udbydes i delt rådgivning. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT. De i udkast til aftale, afsnit 4, nævnte dokumenter, bortset fra punkt b). Tilbudsliste. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens faser og 2-kuvert system Vejdirektoratet vil gennemføre dette udbud ved anvendelse af to-kuvert systemet. Tilbudsgiveren skal derfor aflevere tilbuddet i to dele som nærmere beskrevet i afsnit 6. Bedømmelsen sker i 3 faser: Tilbudskuverter mærket Del 2 - øvrige tilbudsdokumenter åbnes, og der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.5, forkastes. På baggrund af det øvrige indhold i samme kuvert sker der herefter en bedømmelse af de kvalitative underkriterier, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om resultatet af denne evaluering udsendes til de bydende. Det skal understreges, at individuel dialog med de bydende om evalueringen ikke er tilladt, før kontrakten er tildelt. Kuverter mærket Del 1 - Pris åbnes, og der sker en bedømmelse af underkriteriet Pris. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Betingelser for deltagelse 3.5.1 Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1-3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153.
5 af 12 Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af mindstekrav og/eller prækvalifikation. 3.5.2 Mindstekrav til de bydende (egnethed) Mindstekrav fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1). 3.6 Tildeling 3.6.1 Generelt Kriterium for tildeling er bedste forhold mellem pris og kvalitet for det samlede udbud af delkontrakt TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser og delkontrakt TRA-TLO.R002 Rammeaftale om drift og udvikling af VejVejr, idet der vælges den tilbudssammensætning, der giver det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Håndteringen af eventuelle tilbudte rabatter ved samlet overdragelse af begge delkontrakter sker i bedømmelsens tredje fase (jf. beskrivelsen af bedømmelsens faser i afsnit 3.4), og den gennemføres i 2 trin. Trin 1 Der gennemføres først en sædvanlig bedømmelse af tilbuddene på de 2 delkontrakter hver for sig, idet der beregnes en samlet evalueringspris for hver delkontrakt (se afsnit 3.6.3 om beregning af evalueringspris). Tilbuddet med Bedste forhold mellem pris og kvalitet på hver delkontrakt identificeres, og kombinationen af de 2 tilbud betegnes Bedste kombination, trin 1. Hvis ingen af tilbudsgiverne har tilbudt rabat ved samlet overdragelse, er bedømmelsen afsluttet med trin 1, men ellers forsættes med trin 2. Trin 2 Der gennemføres igen en bedømmelse af tilbuddene på de 2 delkontrakter hver for sig, men i bedømmelsen indgår kun tilbuddene fra Bedste kombination, trin 1 samt tilbud med rabatter. Delkontrakterne tildeles den tilbudskombination, der samlet set har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Eksempel Nedenfor er gengivet et eksempel, hvor kun tilbud 2 og tilbud 4 har givet rabat på samlet overdragelse. Trin 1 Tilbudsgiver Samlet evalueringspris, delkontrakt 1 (kr.) Samlet evalueringspris, delkontrakt 2 (kr.) Tilbud 1 10.000.000 21.000.000 Tilbud 2 13.000.000 22.000.000 Tilbud 3 12.000.000 21.000.000
6 af 12 Tilbud 4 12.000.000 20.000.000 Trin 2 Tilbudsgiver Samlet evalueringspris, delkontrakt 1 (kr.) Samlet evalueringspris, delkontrakt 2 (kr.) Samlet evalueringspris, i alt (kr.) Bedste kombination, trin 1 (uden 10.000.000 20.000.000 30.000.000 rabat): Tilbud 1 på delkontrakt 1. Tilbud 4 på delkontrakt 2. Tilbud 2 m. rabat 12.000.000 21.000.000 33.000.000 Tilbud 4 m. rabat 11.000.000 19.500.000 30.500.000 Vinderkombinationen med laveste samlede evalueringspris i alt er Bedste kombination, trin 1, dvs. Tilbud 1 tildeles delkontrakt 1, og Tilbud 4 tildeles delkontrakt 2. 3.6.2 Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A Pris B Opgaveløsning C Projektorganisation og bemanding 3.6.3 Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet således, at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala:
7 af 12 Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Underkriterium C 10 Gives for det fremragende tilbud 500.000 350.000 som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende 400.000 280.000 opfyldelse af underkri- teriet 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende 300.000 210.000 7 Gives for tilbud med god opfyldelse 200.000 140.000 af underkriteriet 6 Gives for tilbud med lidt over middel 100.000 70.000 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende 0 0 4 Gives for tilbud med lidt under middel + 100.000 + 70.000 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende + 200.000 + 140.000 2 Gives for tilbud med utilfredsstillende + 300.000 + 210.000 1 Givet for tilbud med meget utilfredsstillende + 400.000 + 280.000 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) + 500.000 + 350.000 Underkriterium B Opgaveløsning Ved vurdering af underkriteriet tillægges følgende forhold betydning: Metode til og implementering af kvalitetsovervågning af meteorologiske ydelser og glatføreprognoser: o At der tilbydes en sammenhængende, gennemtænkt og velafprøvet løsning. Der lægges vægt på, at der kan henvises til andre tilsvarende opgaver, hvor metoden er anvendt med succes. o I hvor høj grad alle trivielle rutiner implementeres som automatiske (fx dataindsamling, datalagring, datafiltrering og statistisk databehandling). o Omfanget og kvaliteten af intelligent analyse af opsamlede data mhp. at lokalisere fejlkilder. Velplanlagt opstart, eksekvering og afslutning af kontrakten: o At der demonstreres overblik over aktiviteter og afhængigheder for opstartsperioden, og at tilbudsgiver demonstrerer overblik og evne til at sikre fuld leveringsdygtighed efter opstartsperiodens afslutning. o At aktiviteter og indbyrdes afhængigheder er kortlagt og beskrevet for afslutningsfasen ved aftalens ophør.
8 af 12 Beskrivelsens detaljeringsgrad: At beskrivelsen har en sådan detaljeringsgrad, at kvaliteten af det tilbudte er klart defineret. Underkriterium C Projektorganisation og bemanding Ved vurdering af underkriteriet tillægges følgende forhold betydning: At den tilbudte organisation demonstrerer en tydelig rollefordeling og ansvarsfordeling, og i hvor høj grad organisationen er opbygget på en måde der sikrer, at beslutnings- og kommunikationsveje både internt og eksternt er simple og sikrer hurtig kommunikation og hurtig stillingtagen. Omfanget og kvaliteten af projektlederens og back-up projektlederens dokumenterede ledelses- og samarbejdserfaring samt deres erfaring med opgaver af den udbudte type. Endvidere omfanget og kvaliteten af dokumenterede kompetencer, jf. krav til rådgiver i Ydelsesbeskrivelsen. Omfanget og kvaliteten af øvrige medarbejderes dokumenterede erfaring med opgaver af den udbudte type samt omfanget og kvaliteten af kompetencer, jf. krav til rådgiver i Ydelsesbeskrivelsen. Ved vurdering af kompetencer skal kravene, som er formuleret i udbudsmaterialet, generelt ikke forstås som minimumskrav i udbudslovens forstand, og alle krav skal ikke nødvendigvis opfyldes for at få tildelt aftalen. Karakteren vil være et udtryk for omfanget og kvaliteten af de tilbudte kompetencer. 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk http://mst.dk http://at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til snh@vd.dk og fek@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål.
9 af 12 Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: TRA- TLO.R001 Spørgsmål vedr. < > 4.1 Orienteringsmøde Der afholdes orienteringsmøde den 25. november 2016, kl. 9.30 11.30, hos Vejdirektoratet, Niels Bohrs Vej 30, 9220 Aalborg Øst. Mødelokale fremgår af skærme ved hovedindgangen til Region Nordjylland, som Vejdirektoratet deler adresse med. Ved ankomst bedes der rettet henvendelse til receptionen, der ligeledes ligger ved hovedindgangen, idet kontaktperson vedr. mødet er Simon Nødgaard Hansen. På mødet vil Vejdirektoratet orientere om opgaven, og der vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt muligt stillet ved e-mail inden mødet, og spørgsmål, som stilles på mødet, bedes efterfølgende fremsendt pr. e-mail. Tilbudsgiverne anmodes om at tilmelde sig med antal deltagere senest den 23. november 2016 til tov@vd.dk med kopi til snh@vd.dk. 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Oplysning om alternative tilbud fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. II.2.10. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås.
10 af 12 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i 2 lukkede kuverter/pakker mærket hhv. TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser. Del 1 - Pris og TRA- TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser. Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Begge påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 3 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet) som pdf med underskrift. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem de trykte eksemplarer og det elektroniske eksemplar vil det trykte eksemplar være gældende. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Niels Juels Gade 13 1022 København K Att.: Freddy Knudsen senest på tidspunktet anført på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Tidspunktet for åbning af priskuverter fastlægges efter gennemførelse af bedømmelsens 2 første faser. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud som anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.6. 5.5 Tilbud på flere delkontrakter Delkontrakt TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser og TRA-TLO.R002 Rammeaftale om drift og udvikling af VejVejr er udbudt samlet, og tilbudsgiver kan afgive tilbud på den ene eller på begge delkontrakter. Som det fremgår af tilbudslisten, har tilbudsgiver mulighed for at give rabat ved tildeling af begge delkontrakter.
11 af 12 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Kuvert mærket Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Kuvert mærket Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter (Betingelser for deltagelse samt underkriterium B og C): Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og e-mail adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. underkriterium B Opgaveløsning. Der vedlægges en beskrivelse af opgaveløsningen, der målrettes de emner, der tillægges betydning ved vurdering af underkriteriet, jf. afsnit 3.6.3. Beskrivelsen ønskes begrænset til max. 10 A4-sider. Bilag vedr. underkriterium C Projektorganisation og bemanding: Der vedlægges nedenstående dokumentation, som målrettes de emner, der tillægges betydning ved vurdering af underkriteriet, jf. afsnit 3.6.3. Organisationsplan, der viser medarbejdernes roller samt beslutnings- og kommunikationsveje internt, i forhold til Vejdirektoratet og i forhold til den rådgiver, der tildeles den anden delkontrakt, TRA-TLO.R002. CV for projektleder. CV for back-up for projektleder i tilfælde af ferie, sygdom eller lignende. Op til 5 CV er for meteorologer. Generelt ønskes CV er begrænset til 1 3 sider. Kun de 3 første sider vil indgå i bedømmelsen. CV er skal indeholde en beskrivelse af medarbejderens kompetencer samt relevante opgaver, som medarbejderen har løst, med oplysning om opgavenavn, kunde, periode, medarbejderens rolle, opgavens omfang og indhold. Såfremt der medsendes CV på en medarbejder, der ikke er fastansat hos tilbudsgiver, skal der vedlægges en rådighedserklæring fra medarbejderens arbejdsgiver eller (såfremt medarbejderen ikke har en arbejdsgiver) fra medarbejderen selv. Bilag vedr. betingelser for deltagelse: Oplysninger om virksomhedens nettoomsætning for de seneste 3 regnskabsår (revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab). For virksomheder, der har været etableret i mindre end 3 år, fremsendes oplysningerne for så lang en periode som muligt.
12 af 12 Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde mindstekravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Referenceliste, der dokumenterer erfaring indenfor de seneste 3 år med levering af meteorologiske tjenesteydelser i form af observation og analyse af vejr og udarbejdelse af vejrprognoser til brug for snerydnings- og saltningsberedskab for veje eller lufthavnsanlæg. Referencelisten bør indeholde oplysninger om projektnavn, kontraktform, ordregiver, kontraktsum, udførelsestidspunkt samt beskrivelse af projektet. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal der fremsendes referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde mindstekravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) xml-fil til udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2.
Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk