INDHOLD Indholdsfortegnelse DEL I - Tre typer af vejledningshjørner... 3 1. Vejledningshjørne for kriseramte/lukningstruede virksomheder... 3 Figur 1: Rutediagram... 10 2. Vejledningshjørne Classic for ikke-kriseramte virksomheder... 11 3. Det rullende vejledningshjørne... 13 DEL II - Drejebog til vejledningshjørner Vejledning... 15 Bilag A: Drejebog... 17 Bilag B: Kontaktoplysninger... 23 Bilag C: Evalueringsskema... 24 Bilag D: Medarbejderliste... 26 Bilag E: Skema til medarbejdernes kompetencer/ønsker... 27 Bilag F: Nyttige links... 29 Bilag G: Præsentation af VEU Center Fyn (PowerPoint) Bilag H: Referatskabelon... 30 Sidst opdateret januar, 2013 Ny opdatering: Henvendelse til informationskonsulent Mette E. Hansen, mea@vucfyn.dk 2
TRE TYPER DEL I - Tre typer af vejledningshjørner Allerede i perioden med Uddannelse Fyn forud for VEU Center Fyn blev der arbejdet med udvikling af konceptet for et vejledningshjørne, med vejledningssituationen, de fælles oplæg og materialer. Alt sammen med henblik på synergi-effekten i den overordnede ide: én indgang til vejledning om efter- og videreuddannelse. Erfaringerne med vejledningshjørner peger da også på at disse aktiviteter kan udgøre en af grundstenene og danne omdrejningspunkt for det fremtidige samarbejde i VEU Centret. Fokus er derfor på en videreudvikling af samarbejdet om vejledningshjørner ikke kun i forhold til interne partnere, men også i forhold til eksterne samarbejdspartnere, dvs. virksomheder, jobcentre, beskæftigelsesregion, faglige organisationer/tillidsrepræsentanter m.fl. alt sammen for at kvalitetssikre vejledningsindsatsen over for målgrupperne. Der har hidtil været tale om tre typer af vejledningshjørner, som beskrevet i det følgende. 1. Vejledningshjørne for kriseramte/lukningstruede virksomheder Målet med et vejledningshjørne for en virksomhed i krise er at formidle rådgivning og vejledning i forhold til uddannelse/efteruddannelse, der kan medvirke til at fastholde den enkelte medarbejder i ansættelse og hvis det ikke er muligt, da at øge opmærksomheden på de nuværende muligheder for efteruddannelse med løntabsgodtgørelse og/eller andre uddannelsessystemer til rådighed for ledige. Og det samme gælder i forhold til fordeling, hvor medarbejdere ved i en periode at kombinere job og efteruddannelse bliver opkvalificeret (og undgår en periode med dagpenge). I sagens natur har jobcentre og faglige organisationer/a-kasser en meget aktiv rolle i et vejledningshjørne på en virksomhed, der er ramt af krise, er lukningstruet eller lukningsramt. I forbindelse med varslingssager er det Jobcentret, der som den første bliver orienteret, enten via Beskæftigelsesregionen eller virksomheden direkte, og som den første har indgangen til virksomheden. Ved denne type af sager er Jobcentret opdragsgiver og den, der styrer processen og udarbejder en overordnet handlingsplan for indsatsen under hensyn til den konkrete virksomhed og dens medarbejdere. Så snart VEU Center Fyn har fået kendskab til en virksomhed i krise typisk via Jobcentret eller faglige organisationer vil man på sekretariatet sørge for at koble de relevante uddannelsesinstitutioner på opgaven i forhold til et vejledningshjørne, udpege en eller flere tovholdere blandt uddannelsesinstitutionerne under hensyn til branche og/eller målgruppe og i 3
TRE TYPER det hele taget sørge for, at indsatsen internt i VEU Center Fyn koordineres professionelt med den plan for indsatsen, der allerede er udarbejdet af Jobcentret. En sådan koordinering vil forstærke varetagelsen af den samlede opgave! Særlige forhold i forbindelse med et VEU Center Fyn vejledningshjørne på en kriseramt/lukningstruet virksomhed er, at der skal udvises stor respekt for målgruppen, der skal tænkes i muligheder - og budskaberne om uddannelse skal tilpasses. Rammer og rollefordelinger i forhold til vejledningshjørnet aftales ved et møde på virksomheden forud for et informationsmøde for berørte medarbejdere. Ved dette indledende møde deltager typisk følgende parter: Virksomhedens ledelse (personalechef/områdeansvarlig), tillidsrepræsentanter, tovholder og repræsentanter for relevante uddannelsesinstitutioner i VEU Center Fyn, ligesom der vil være repræsentanter fra det lokale jobcenter og faglige organisationer. Alle muligheder for tilskud og øvrige forhold søges afdækket alt sammen for at sikre, at virksomheden og den enkelte medarbejder kan gøre brug af de lovmæssige rettigheder og muligheder i den givne situation, herunder det lokale jobcenters afdækning af de økonomiske muligheder i forbindelse med varslingspuljer o. lign. Ved vejledningshjørner i en kriseramt/lukningsramt virksomhed, hvor der allerede er fyring af medarbejdere på vej, kan aftalen udvides til at omfatte opsagte medarbejderes mulighed for deltagelse i personlige afklarende samtaler inden for normal arbejdstid og eventuelle deltagelse i uddannelsesaktiviteter under opsigelsesvarslet, herunder IKV/RKV-forløb, hvor den enkelte medarbejders personlige og faglige kompetencer vurderes. Samt kursusaktiviteter finansieret via kompetencefonde (ansøgninger varetages af virksomhedens tillidsrepræsentanter). Tovholder/VEU Center Fyns sekretariat sørger for, at samtlige uddannelsesinstitutioner i VEU Center Fyn holdes orienteret om processen. Drejebogen, der udfyldes af parterne forud for vejledningsindsatsen (virksomheden på den ene side og VEU Center Fyn m/samarbejdspartnere på den anden) omfatter rammen og den konkrete organisering i forbindelse med vejledningshjørnet med klar fordeling af roller, herunder tovholder funktion og spilleregler/plan for, hvordan information og kommunikation foregår mellem vejledningshjørnets parter. 4
TRE TYPER Aftalen omfatter følgende: Periode for vejledningshjørnet Periode, datoer, tidspunkter. (Hvis der sker ændringer undervejs i processen, er det tovholders opgave at informere samtlige involverede i vejledningshjørnet). Involverede samarbejdspartnere/tovholder(e) Herunder tillidsrepræsentanternes rolle, adgangen for medarbejdere til at deltage i individuelle vejledningssamtaler i arbejdstiden, rammer for medarbejderes deltagelse i efteruddannelse osv. Drejebogen vedhæftes en liste med telefon/e-mail adresse på teamet omkring vejledningshjørnet, som er samtlige kontaktpersoner på virksomheden og i VEU Center Fyn og samarbejdspartnere (Jobcentre, faglige organisationer/a-kasser m.fl.). Bemanding af vejledningshjørnet /den kompetente konsulent Bemandingen af et vejledningshjørne afgøres som udgangspunkt af virksomhedens branche og sagens størrelse! En bemanding af et vejledningshjørne for en virksomhed i krise er som oftest ret massiv. Eventuelt opdeles bemandingen af vejledningshjørnet i to faser, hvilket aftales på det indledende møde på virksomheden om organisering, rammer og rollefordelinger. 1. fase: Varighed efter aftale. Intensiv bemanding af vejledningshjørnet, fx dagligt i 3-4 timer med en eller flere uddannelsesinstitutioner og eventuelt i kombination med et jobcenter og/eller faglige organisationer. 2. fase: Hyppigheden af det bemandede vejledningshjørne aftales, eksempelvis kan det være 1-2 gange ugentligt med et antal timer for en eller flere uddannelsesinstitutioner ad gangen - og eventuelt i kombination med et jobcenter og/eller faglige organisationer. Vejledningen kan foregå som åben vejledning, hvor konsulenter fra de involverede uddannelsesinstitutioner/jobcentret er til stede og tager imod i et aftalt tidspunkt på dagen. Eventuelt deltager også A-kasse medarbejdere eller uddannelsessekretærer og/eller konsulenter fra faglige organisationer. 5
TRE TYPER Alternativt kan være tale om, at virksomheden har udarbejdet en liste, hvor medarbejdere forlods har skrevet sig på med konkrete tidspunkter til konkrete uddannelsesinstitutioner. Denne model betyder, at ingen bruger unødig tid (spildtid)! Virksomheden forpligter sig til at føre listerne og holde uddannelsesinstitutionerne orienteret om datoer og tidspunkter (og ændringer). Det er vigtigt for kvaliteten af vejledningen, at der stilles lokale(r) til rådighed, sådan at den individuelle samtale mellem konsulenten og en medarbejder i en vanskelig situation kan foregå respektfuldt som en fortrolig samtale uden medhør. Vejledningen kan eventuelt også foregå som gruppevejledning, hvor grupper af medarbejdere puljes og får vejledning, specifikt i forhold til mulighederne inden for IKV/RKV, deres faglige baggrund/fremtidsmuligheder eller lignende. Vejleder/konsulent medbringer bærbar computer og mobiltelefon. Virksomheden sørger for adgang til internettet med henblik på søgning på UddannelsesGuiden og de konkrete uddannelsers hjemmesider m.fl. Der stilles store krav til den kompetente konsulent i forhold til viden om muligheder for efter- og videreuddannelse, støttemuligheder, uddannelseslovgivning, jobåbninger, muligheder inden for realkompetencevurdering og kompetencefonde mv. Og ikke mindst i forhold til uvildig vejledning (som konsulent i VEU Center Fyn er man også forpligtet i forhold til andre uddannelsesinstitutioners udbud). Derudover er det vigtigt, at konsulenten kender til diverse positiv-lister i Beskæftigelsesregionen, til aftaler i forbindelse med overenskomster på arbejdsmarkedet samt til reglerne og de forskellige tidsfrister i forbindelse med varslingspuljerne (den ordinære og den supplerende). Som medlem af VEU Center Fyn er de deltagende uddannelsesinstitutioner/konsulenter del af et pligt-netværk - og det er nødvendigt at knytte tættere samarbejdsrelationer, særligt i forbindelse med et vejledningshjørne, hvor man arbejder sammen om en konkret opgave over en længere periode. Konsulenterne fra det lokale jobcenter supplerer med viden om den ansattes rettigheder og pligter og om mulighederne for virksomhedspraktik, løntilskud m.m. Det fysiske vejledningshjørne VEU Center Fyn har mulighed for at stille en stand til rådighed. I øvrigt består det fysiske vejledningshjørne af VEU Center Fyn roll ups og af reoler/hylder/borde i virksomhedens 6
TRE TYPER kantine med materialer, der fortæller om de kurser og muligheder for efteruddannelse, der findes inden for VEU Center Fyn, økonomiske støtteordninger m.v. Som udgangspunkt udleveres VEU Center Fyn mappen med grundmaterialet, som består af information om OBU, FVU og AMU. Mapperne suppleres individuelt med relevante materialer fra uddannelsesinstitutionerne. I betragtning af mangfoldigheden i VEU Center Fyns udbud af uddannelser, vil det ikke være muligt at udarbejde materialer, der er dækkende for alle. Det bliver altså svært at begrænse omfanget af brochurer. Og derfor vil det eventuelt være hensigtsmæssigt med en (lille) stander for hver af de uddannelsesinstitutioner, der samarbejder om vejledningshjørnet! Visitkort for kontaktpersoner i forbindelse med vejledningshjørnet. Medarbejderne har til enhver tid adgang til at studere materialet i den aftalte periode. Det skal fremgå af drejebogen, hvem der påtager sig opgaven med at sikre tilstrækkeligt materiale ved det fysiske vejledningshjørne, typisk en tovholderopgave. Eventuelt mulighed for en vejledningstelefon, hvor medarbejderen blot ved at løfte røret får kontakt med VEU Center Fyns sekretariat eller en konsulent fra en af de relevante uddannelsesinstitutioner. Eventuelt mulighed for PC med opkobling til VEU Centrets hjemmeside, til UddannelsesGuiden, www.svu.dk, www.veug.dk og andre relevante links. Informationsmøde I forbindelse med etablering af vejledningshjørnet for den kriseramte virksomhed afholdes et informationsmøde for berørte medarbejdere og det er vigtigt, at virksomhedens ledelse samt tillidsrepræsentanter er til stede ved mødet med henblik på at kunne besvare spørgsmål. Mødet indledes med et oplæg ved virksomhedens ledelse eventuelt også oplæg fra tillidsrepræsentanter. Begge oplæg fungerer som en blåstempling af indsatsen, idet der oplyses om, hvilke tilbud de ansatte har fået forhandlet sig frem til! Herefter præsenteres relevante uddannelsesinstitutioner samlet i et ikkeinformationstungt fælles oplæg. Et eksempel på et generelt oplæg med en præsentation af VEU Center Fyn og samtlige uddannelsesinstitutioner til brug for informationsmøde ses af 7
TRE TYPER Bilag G. Et fælles oplæg (Power Point) gør det således muligt for alle at kunne afholde disse informationsmøder og samtidig dække alle uddannelsesinstitutioner! Oplægget kan danne udgangspunkt for et mere målrettet budskab i forhold til den konkrete virksomhed og gruppen af medarbejdere. Kunsten bliver at få tilført oplægget en mulighedstænkning og en personlig energi! Der gives en generel information om jobåbninger og muligheder i realkompetencevurdering introduceres. Følges op i den individuelle vejledning, som altid bør starte med et overblik over, om der er realkompetencer, der eventuelt kan vurderes og/eller anerkendes. Filosofi: At der tages udgangspunkt i det, man kan og ikke i det, man ikke kan! Det overvejes i hvert enkelt tilfælde, om de økonomiske støttemuligheder (VEU/SVU) i forbindelse med uddannelse og efteruddannelse skal introduceres på informationsmødet det må i givet fald ikke blive for teknisk. Rådgivning og vejledning om disse muligheder foregår primært i den efterfølgende individuelle vejledning. De økonomiske forhold i forbindelse med eventuel inddragelse af varslingspuljer præsenteres typisk af virksomheden og det lokale jobcenter, ligesom jobcentre og faglige organisationer præciserer pligter og rettigheder i forbindelse med ledighed. Information om disse emner må typisk gentages igen og igen - det gælder naturligvis særligt i tilfælde med et langt opsigelsesvarsel, hvor det er vigtigt, at emnet holdes varmt. Fokusgruppeinterview Eventuelt vil der med fordel kunne tilbydes virksomheden et fokusgruppeinterview med udvalgte medarbejdergrupper, fx i forbindelse med afdækning af behov og tilpasning af særlige forløb. Kommunikationsplan Drejebogen omfatter spilleregler og en plan for, hvordan information og kommunikation foregår mellem de parter, der er involveret i det konkrete vejledningshjørne (en tovholderopgave). Drejebogen vedhæftes en liste (Bilag B) med telefon/e-mail adresse på samtlige kontaktpersoner på virksomheden og i VEU Center Fyn og samarbejdspartnere (Jobcentre, faglige organisationer/a-kasser m.fl.). 8
TRE TYPER Evaluering af vejledningshjørnet Der tilbydes løbende evalueringsmøder på virksomheden med henblik på at opsamle hidtidige erfaringer i forhold til den praktiske afvikling og ikke mindst medarbejdernes tilfredshed med processen, sådan at der løbende kan rettes til, hvis dette er påkrævet. Ved det indledende møde på virksomheden forud for et vejledningshjørne aftaler parterne, hvordan det konkrete vejledningshjørne evalueres ved periodens afslutning. De vigtigste læringspunkter i samarbejdet omkring vejledningshjørnet kan samles op ved at benytte evalueringsskemaet, Bilag C, der udfyldes af de parter, der har samarbejdet omkring vejledningshjørnet. Evalueringen vi efterfølgende være at finde på VEU Center Fyns hjemmeside. Herudover kan man overveje et evalueringsark til den enkelte medarbejder, der er blevet vejledt, og man kan overveje, om der skal suppleres med en kvantitativ evaluering. Eksempler på spørgsmål til medarbejderes evaluering kunne være: Hvad fik du ud af informationsmødet? Har den personlige vejledning hjulpet dig i processen hidtil? Ved du, hvor du kan få hjælp i processen fremover? Hvis ja: Hvor: Endelig er også et fokusgruppeinterview blandt medarbejdere en mulighed, der kan aftales nærmere. Figur 1: Rutediagram for vejledningshjørne på kriseramt/lukningstruet virksomhed se næste side: 9
FIGUR 1 RUTEDIAGRAM for indsatsen: Virksomheden/ Ansatte Jobcentret, evt. varslingspulje Info-møde med Ledelsen/ tillidsfolk samt Veu Center Fyn Oplysninger vedr. tilbud til ansatte/fyrede Drejebog: Fastlæggelse af forløb Info-møde med ansatte VEU Center Fyn: Relevante uddannelsessteder IKV/RKV Relevante uddannelsessteder Afdækning af personlige Kompetencer Vejledning af ansatte til Uddannelse/Jobs Medarbejder ønsker mod uddannelse/jobåbninger Virksomhedsbetalt Kompetencefonden/Positivlisten Uddannnelsesaktiviteter 10
TRE TYPER 2. Vejledningshjørne Classic for ikke-kriseramte virksomheder De medarbejdere, der har størst behov for opkvalificering og efteruddannelse, har som oftest også de største barrierer i forhold til at respondere på kampagner og/eller være opsøgende i forhold til de eksisterende muligheder for faglig og almen uddannelse. Men erfaringerne viser, at når der skabes rum for samtale og dialog mellem den enkelte medarbejder og en eller flere kompetente repræsentanter fra uddannelsesinstitutionerne, så kommer der konkrete behov og ønsker frem. Her har et vejledningshjørne også vist sig at være særdeles egnet med det formål at skabe generel opmærksomhed på de forskellige muligheder for efteruddannelse inden for netværket og på kompetenceudvikling i det hele taget, rådgivning og vejledning til medarbejdere om kompetencefonde, IKV/RKV, løntabsgodtgørelse m.m.. Det er vigtigt, at man præsenterer de eksisterende redskaber det gælder også mulighederne inden for jobrotation og voksenlærlinge, så længe disse ordninger er gældende. Alt, hvad der kan være til gavn for den enkelte medarbejder og for virksomhedernes produktivitet og konkurrenceevne. Det er vigtigt, at virksomhedens medarbejdere ikke opfatter vejledningshjørnet som en trussel et varsel om fyring eller fordeling! Her vil en introduktion ved virksomhedens ledelse, og eventuelt også tillidsrepræsentanter, være afgørende for modtagelsen af vejledningshjørnet på den konkrete virksomhed. Omvendt må virksomhedens ledelse heller ikke opfatte vejledningshjørnet som en trussel i den forstand, at nu kommer alle medarbejdere på én gang og vil have efteruddannelse! Processen forudsætter derfor, at rammer og aftaler om efteruddannelse skal være klare og synlige og for medarbejderne gælder det i særdeleshed, at selve etableringen af vejledningshjørnet er foretaget i fuld åbenhed, sådan at den enkelte medarbejder oplever, at der reelt er tale om et tilbud og en mulighed! I forbindelse med et vejledningshjørne af typen Classic (ikke-kriseramt virksomhed) er der sjældent behov for bemanding af vejledningshjørnet med flere uddannelsesinstitutioner ad gangen. Eventuelt kan der være tale om, at de institutioner, der er involveret i vejledningshjørnet på skift tager sig af bemandingen af det konkrete vejledningshjørne. Og at tilbagemeldinger fra vejledningshjørnet sendes til VEU Center Fyns sekretariat, der samler informationerne - og videresender til kontaktpersoner på de enkelte uddannelsesinstitutioner. Forud for etablering af et vejledningshjørne for en ikke-kriseramt virksomhed træffes der aftale med virksomheden om de praktiske forhold - i lighed med aftalen med kriseramte/lukningstruede virksomheder: 11
TRE TYPER Periode for vejledningshjørnet Involverede samarbejdspartnere/deltagere Det fysiske vejledningshjørne Bemanding af vejledningshjørnet. Her adskiller vejledningshjørne Classic sig fra det første beskrevne vejledningshjørne (for kriseramt/lukningstruet virksomhed), idet der typisk vil være tale om bemanding af vejledningshjørnet en enkelt dag om ugen i ca. ½-1 time omkring frokost eller på et andet aftalt tidspunkt med konsulenter på skift fra de uddannelsesinstitutioner, der er relevante i forhold til virksomheden, og som der er truffet aftale med. I dette tidsrum vil virksomhedens medarbejdere have mulighed for individuel vejledning. Der vil også være mulighed for, at en faglig organisation, et jobcenter m.fl. deltager i bemandingen. Informationsmøde. I forbindelse med etablering af vejledningshjørnet afholdes som regel et informationsmøde for interesserede medarbejdere. Varighed af mødet aftales med virksomheden. På mødet præsenterer de relevante uddannelsesinstitutioner i kort form de muligheder for uddannelse/efteruddannelse, der findes inden for VEU Center Fyn. Præsentationen kan ske i et fælles oplæg eller institutionerne kan vælge at præsentere sig selv. Derudover vil mulighederne inden for kompetencefonde blive gennemgået, ligesom der vil blive introduceret til de økonomiske støttemuligheder/løntabsgodtgørelse (VEU/SVU). Efterfølgende vil der være mulighed for individuel vejledning/aftale af individuelle samtaler. Fokusgruppeinterview. Som ved vejledningshjørne af type I (kriseramt virksomhed) kan der eventuelt tilbydes virksomheden et fokusgruppeinterview med udvalgte medarbejdergrupper, fx i forbindelse med afdækning af behov og tilpasning af særlige forløb. Evaluering af vejledningshjørnet. Også ved vejledningshjørne Classic tilbydes et evalueringsmøde på virksomheden, eventuelt suppleret af en kort beskrivelse af forløbet og med en opsamling af resultaterne. Deltagere i evalueringsmødet er repræsentanter fra virksomhedens ledelse, tillidsrepræsentanter og repræsentanter fra de øvrige involverede deltagere i vejledningshjørnet. Opfølgning. Der tilbydes en opfølgningsdag efter ca. ½ år med indhold efter aftale. 12
TRE TYPER Drejebog, der udførligt omfatter samtlige ovennævnte punkter, bekræftes af parterne (virksomheden på den ene side og VEU Center Fyn m/samarbejdspartnere på den anden). Drejebogen omfatter også eventuelle interne uddannelsesaftaler, der skal respekteres. Samt eventuel aftale om, hvorvidt vejledningshjørnet alene skal være informerende eller om der må stilles noget i udsigt? 3. Det rullende vejledningshjørne Det rullende vejledningshjørne er i slægt med vejledningshjørnet af type II., Classic idet der er tale om besøg på en ikke-kriseramt virksomhed. Denne type vejledningshjørne er forsøgsvis blevet afprøvet under overskriften Bussen triller i tiden med Uddannelse Fyn. Den faglige organisation, 3F Odense, var initiativtager og tovholder i dette projekt, hvor det oprindelig var tanken, at en bus kunne køre repræsentanter for VEU Center Fyn rundt til forskellige virksomheder over alt på Fyn, medbringende diverse bannere, plancher, brochurer etc. Efter aftale leverede man en stram to timers præsentation af de forskellige uddannelsesinstitutioner i vejledningsnetværket og mulighederne inden for uddannelse/efteruddannelse, typisk med vægt på mulighederne i kompetencefondene. Men der var også mulighed for, at løntabsgodtgørelse i form af VEU/SVU kunne introduceres. Nu blev det ikke til nogen bus i bogstavelig forstand, men konceptet i øvrigt blev afprøvet med stor succes i efteråret 2009. Oprindelig var det orientering om mulighederne i kompetencefondene (der var forholdsvis nye på det tidspunkt), der var udgangspunktet for Bussen triller. Derfor var det helt naturligt disse muligheder, der blev fokuseret på ved besøgene. Og sådan kan det meget vel være ved fremtidige vejledningshjørner af denne type, da der fortsat blandt mange medarbejdere er stor usikkerhed om retten til uddannelse via den kompetencefond, der er omfattet af deres overenskomst. Samtidig er det vigtigt, at man præsenterer mulighederne inden for jobrotation og voksenlærlinge, så længe disse ordninger er gældende. Som ved vejledningshjørne Classic er det meget vigtigt, at hverken virksomhedens ledelse eller virksomhedens medarbejdere ser vejledningshjørnet som en trussel. For ledelsen kunne truslen være et massivt krav om efteruddannelse her og nu og for medarbejderne et forvarsel om, at der ville forekomme nedskæringer, fordeling og/eller afskedigelser i en nær fremtid. Igen er det afgørende for modtagelsen af det konkrete rullende vejledningshjørne, at der er åbenhed i processen og at der er klarhed omkring rammer/aftaler om efteruddannelse. 13
TRE TYPER Det rullende vejledningshjørne kan eventuelt fungere som afsæt for en udvidelse til et vejledningshjørne af typen Classic, hvis der blandt virksomhedens ledelse og medarbejdere viser sig interesse og behov for det. 14
DREJEBOG DEL II - Drejebog til vejledningshjørner Drejebogen - Bilag A - er uddraget af beskrivelsen af de tre typer af vejledningshjørner på baggrund af hidtidige erfaringer med vejledningshjørner i regi af VEU Center Fyn (tidligere Uddannelse Fyn) og besvarelser af spørgeskemaet Hvad skal der til for at det lykkes endnu bedre? (et spørgeskema sendt til konsulenter i VEU Center Fyn og til jobkonsulenter ved udgangen af 2010). Det er tanken, at drejebogen kan anvendes som en check liste i forbindelse med de tre typer af vejledningshjørner. Og at den danner udgangspunkt for den aftale, der træffes mellem parterne på det indledende møde på virksomheden, hvor selve organiseringen af vejledningshjørnet, rammer og rollefordelinger bliver afklaret. Ved det indledende møde deltager typisk følgende parter: Virksomhedens ledelse (personalechef/områdeansvarlig), tillidsrepræsentanter, tovholder og repræsentanter for relevante uddannelsesinstitutioner i VEU Center Fyn. Afhængigt af typen deltager eventuelt også repræsentanter fra det lokale jobcenter/faglige organisationer/a-kasser. Drejebogen som checkliste med afkrydsning og udfyldelse sikrer, at der bliver taget stilling til de forskellige processer i forløbet med et vejledningshjørne, at der opnås aftale om rammer og rollefordelinger - og at der skabes et for alle parter åbent og synligt overblik over den samlede indsats. Den udfyldte drejebog bekræftes ved underskrift af repræsentant for virksomheden på den ene side og repræsentant for VEU Center Fyn på den anden (og eventuelt andre). For at kunne gennemføre et vejledningshjørne på tilfredsstillende vis for de berørte medarbejdere på en given virksomhed gælder det, at samarbejdet om opgaven skal fungere, både internt i VEU Center Fyn og i samarbejdet med virksomhederne, jobcentre og faglige organisationer/a-kasser. Og at samarbejdet finder sted i respekt for hinandens forskellige tilgange til opgaven. Her kommer drejebogen til at stå sin prøve som et omdrejningspunkt for det videre samarbejde om vejledningshjørner inden for VEU Center Fyn både internt og eksternt - og en kvalitetssikring af vejledningsindsatsen over for målgrupperne. Konceptet for vejledningshjørner, erfaringer og best practise vil blive drøftet og evalueret løbende, når VEU Center Fyn i fremtiden indkalder til dialogmøder med fynske jobcentre og faglige organisationer. 15
DREJEBOG Når faste partnere i samarbejdet omkring vejledningshjørner har godkendt form og indhold for konceptet for vejledningshjørner og drejebogen, vil en beskrivelse af de tre typer af vejledningshjørner være at finde på http://www.veu-center.dk/dit-veu-center/veu-center-fyn.aspx sammen med tilhørende bilag: Bilag A: Drejebog Bilag B: Kontaktoplysninger Bilag C: Evalueringsskema Samtidig vil følgende bilag være at finde på hjemmesiden og de kan benyttes som et tilbud i processen med et vejledningshjørne: Bilag D: Skema til brug for virksomhedens liste over medarbejdere (inkl. fratrædelsesdato) til vejledning (ved kriseramt/lukningstruet virksomhed) Bilag E: Skema, der foreløbigt opsamler medarbejderens nuværende kompetencer og ønsker om efteruddannelse (til brug for den individuelle vejledning) Bilag F: Nyttige links Bilag G: Generel (fælles) præsentation (Power Point) af VEU Center Fyn og mulighederne for faglig og almen uddannelse (evt. til brug for informationsmøder i forbindelse med vejledningshjørner) Bilag H: Referatskabelon På den omtalte hjemmeside vil man også kunne finde evalueringsrapporten Uddannelse Fyn. Evaluering af vejledningshjørner og individuel vejledning (December 2009). 16
BILAG A Drejebog til vejledningshjørner Vejledningshjørne for virksomhed: Perioden: 1. Hvem har den første kontakt til virksomheden? VEU Center Fyns sekretariat Partner i VEU Center Fyn. Hvem? Jobcenter. Hvilket? Faglig organisation/a-kasse. Hvilken? Andre. Hvem? Den, der har den første kontakt til virksomheden, tager straks kontakt til VEU Center Fyns sekretariat. Telefon: E-mail: 2. Type af vejledningshjørne Type 1: Kriseramt/lukningstruet virksomhed Type 2: Classic for ikke-kriseramt virksomhed Type 3: Det rullende vejledningshjørne 3. Samarbejdspartnere orienteres og tovholder(e) udpeges VEU Center Fyn udpeger en eller flere tovholdere under hensyn til branche VEU Center Fyns sekretariat orienterer alle 10 skoler VEU Center Fyns sekretariat/tovholder(e) orienterer samtlige kontaktpersoner i forbindelse med vejledningshjørnet Andre. Hvem: 17
BILAG A 4. Indledende møde på virksomheden om organisering, rammer og rollefordelinger I mødet deltager følgende: Virksomhedens ledelse (personalechef/områdeansvarlig) Tillidsrepræsentanter Repræsentanter fra Jobcentret Tovholder(e) Repræsentanter for relevante skoler inden for VEU Center Fyn VEU Center Fyns sekretariatsleder Andre. Hvem: Virksomheden bidrager med data (navn, adresse, cpr.nr., fratrædelsesdato osv.) for den enkelte medarbejder (Bilag D) Den konkrete organisering af vejledningsindsatsen omfatter følgende: 5. Periode for vejledningshjørnet Periode for fysisk vejledningshjørne: Dato for informationsmøde: Bemanding i 1. fase (2 uger): 3-4 timer dagligt/en eller flere skoler Bemanding i 2. fase: Et antal timer 1-2 gange ugentligt/en eller flere skoler Bemanding, andet: 6. Det fysiske vejledningshjørne Placering, hvor? Roll ups Stand/reol/hylder/bord Ansvar for materialer. Hvem? Vejledningstelefon (direkte kontakt til VEU Center Fyn)? Mulighed for internetadgang (VEU Center Fyns hjemmeside, UddannelsesGuiden samt www.svu.dk, www.veug.dk m.fl.) Adgangskode til internet: Supplerende oplysninger: 18
BILAG A 7. Informationsmøde Mødet afholdes hvor? Tidspunkt: Oplæg ved virksomhedens ledelse (ved kriseramt virksomhed: Hvilke tilbud har medarbejderne fået forhandlet sig frem til) Oplæg ved tillidsrepræsentanter (ved kriseramt virksomhed: Hvilke tilbud har medarbejderne fået forhandlet sig frem til) Oplæg ved det lokale jobcenter (ved kriseramt virksomhed) om evt. varslingspuljer og om pligter og rettigheder i forbindelse med ledighed Faglige organisationer/a-kasser vejleder (ved kriseramt virksomhed) i forhold til pligter og rettigheder i forbindelse med ledighed Generelt oplæg med en præsentation af mulighederne i VEU Center Fyn med introduktion til økonomiske støttemuligheder, VEU/SVU (følges op i den individuelle vejledning). Specifikt oplæg målrettet en konkret gruppe af medarbejdere Generel information om jobåbninger (ved kriseramt virksomhed) Introduktion af muligheder i realkompetencevurdering (følges op i den individuelle vejledning) Individuel vejledning i forlængelse af informationsmødet Aftale vedrørende individuelle samtaler Tilbud om fokusgruppeinterview og serviceeftersyn af færdigheder inden for dansk og regning/matematik for udvalgte medarbejdergrupper med henblik på afdækning af behov for almen efteruddannelse i form af FVU/OBU Supplerende oplysninger: 19
BILAG A 8. Medarbejdere og TR i forhold til vejledningshjørnet Individuelle vejledningssamtaler for medarbejdere inden for normal arbejdstid Aftale af rammer for medarbejdernes deltagelse i uddannelsesaktiviteter (i opsigelsesperioden) Aftale af tillidsrepræsentanternes rolle i processen Tillidsrepræsentanter ansøger i forhold til kompetencefonde Supplerende oplysninger: 9. Bemanding af vejledningshjørnet / den kompetente konsulent Bemanding i 1. fase, ca. 2 uger (kriseramt virksomhed): 3-4 timer dagligt/en eller flere konsulenter fra VEU Center Fyn Bemanding i 2. fase (kriseramt virksomhed): Et antal timer 1-2 gange ugentligt/en eller flere konsulenter fra VEU Center Fyn Andet: Bemanding af vejledningshjørne Classic : En enkelt dag pr. uge efter aftale (typisk ½-1 time omkring frokost) med konsulenter fra relevante skoler fra VEU Center Fyn Det lokale jobcenter er til stede og tager imod i et aftalt tidspunkt på dagen A-kasse medarbejdere/uddannelsessekretærer/konsulenter fra faglige organisationer deltager Åben vejledning konsulenter fra VEU Center Fyn er til stede og tager imod på aftalte tidspunkter Virksomheden har udarbejdet en liste med navn på medarbejdere, der har skrevet sig på med konkrete tidspunkter til konkrete skoler Virksomheden forpligter sig til at føre listerne og at holde de involverede skoler orienteret om datoer og tidspunkter og eventuelle ændringer Virksomheden stiller egnede lokale(r) til rådighed for de individuelle vejledningssamtaler Behov for gruppevejledning (specifikt i forhold til RKV) Test af medarbejdernes færdigheder i dansk/matematik (FVU) Vejleder/konsulent medbringer bærbar computer og mobiltelefon Virksomheden sørger for adgang til internet Supplerende oplysninger: 20
BILAG A 10. Kommunikationsplan Tovholder/VEU Center Fyns sekretariat er ansvarlig for kommunikationen mellem de forskellige parter, involveret i det konkrete vejledningshjørne Drejebogen vedhæftes liste med telefon/e-mail adresse på samtlige kontaktpersoner på virksomheden og i VEU Center Fyn og øvrige samarbejdspartnere (Jobcentre, faglige organisationer/a-kasser) Virksomheden sørger for opdatering af lister med medarbejdere til vejledning Supplerende oplysninger: 11. Evaluering af vejledningshjørnet Tilbud om løbende evalueringsmøder på virksomheden (i forhold til den praktiske afvikling af vejledningshjørnet og medarbejdernes tilfredshed med processen) Deltagere: Repræsentanter fra virksomhedens ledelse, tillidsrepræsentanter, tovholder fra VEU Center Fyn og repræsentanter fra de øvrige involverede deltagere i vejledningshjørnet Afsluttende evaluering i form af et evalueringsskema, som afrunder processen i forhold til virksomheden. Evalueringsskemaet omfatter også de vigtigste læringspunkter til brug for det videre samarbejde i VEU Center Fyn Tilbud om en opfølgningsdag efter ca. ½ år med indhold efter aftale (gælder specielt for vejledningshjørne af typen Classic ). Medarbejderne skal have mulighed for en individuel vurdering. Hvordan? Der suppleres med en kvantitiv evaluering. Hvordan? Fokusgruppeinterview blandt medarbejderne ved afslutningen af processen Hvornår? Medarbejderne skal have mulighed for en individuel evaluering. Hvordan? 21
BILAG A Afkrydsningen og udfyldelse af ovenstående drejebog bekræftes hermed: Sted: Dato: Underskrift af repræsentanter fra virksomheden: Underskrift af repræsentanter fra VEU Center Fyn, (tovholdere): Andre: 22
BILAG B Kontaktoplysninger Virksomhed/skole/jobcenter/ andre Virksomhedens navn Adresse SE-nr. Tlf Web VEU Center Fyn, Sekretariat Kontaktperson E-mail Telefon/mobiltelefon Ansvarlig for: Ansvarlig for: VEU Center Fyn, tovholder AMU-Fyn Cramers Uddannelsescenter Dalum Landbrugsskole HF & VUC FYN Kold College Social- og sundhedsskolen Fyn Svendborg Erhvervsskole Syddansk Erhvervsskole TietgenSkolen Uddannelsescenter Fyn 23
BILAG C Virksomhedens navn: Periode: Evaluering af et vejledningshjørne (type ) Processen Det fysiske vejledningshjørne (inkl. materialer) Hvad fungerede rigtig godt? Hvad kan gøres bedre? Informationsmødet Bemanding af vejledningshjørnet Den individuelle vejledning Test af medarbejdernes færdigheder Kommunikation/koordinering af samarbejdet Andet 24
BILAG C Deltagere i evalueringen Fra VEU Center FYN: Fra virksomheden:: Andre: 25
BILAG D Liste over medarbejdere til vejledning Arb.nr. Navn Adresse E-mail Cpr.nr. Telefon Fratrædelse Fagforbund 1 2 3 4 4 5 6 7 8 9 10 26
BILAG E Medarbejder Navn Adresse Postnr./By Telefon CPR-nr. E-mail Skema til medarbejdernes kompetencer/ønsker Nuværende kompetencer Ønsker om efteruddannelse Uddannelsesinstitution Uddannelse/Efteruddannelse 27
BILAG E Uddannelsestilbud ved kriseramte/lukningstruede virksomheder I opsigelsesperioden: Beskriv tilbuddet: Betalt af virksomheden Midler fra kompetencefond Midler fra eventuel varslingspulje Andet Efter fratrædelse: 6 ugers selvvalgt uddannelse Muligheder i 1. ledighedsperiode Jobplan Andet Supplerende bemærkninger Ansvarlig for aftalt plan herunder at sikre, at den fratrådte ved, hvor man kan henvende sig, når indsatsen ikke længere koordineres af VEU Center Fyn. Navn: E-mail: Telefon: Evt. etablering af en opfølgningsgruppe 28
BILAG F Nyttige links VEU Center Fyn AMU-Fyn Cramers Uddannelsescenter Dalum Landbrugsskole HF & VUC FYN Kold College Social- og Sundhedsskolen Fyn Svendborg Erhvervsskole Syddanks Erhvervsskole TietgenSkolen Uddannelsescenter Fyn http://www.veu-center.dk/dit-veu-center/veu-center-fyn.aspx www.amu-fyn.dk www.cramers.dk www.dalumls.dk www.vucfyn.dk www.koldcollege.dk www.sosufyn.dk www.svend-es.dk www.sde.dk www.tietgen.dk www.uc-fyn.dk Andre nyttige links UddannelsesGuiden Statens Voksen-Uddannelsesstøtte (SVU) VEU-godtgørelse Jobcenter Assens Jobcenter Faaborg-Midtfyn Jobcenter Kerteminde Jobcenter Middelfart Jobcenter Nordfyn Jobcenter Nyborg Jobcenter Odense Jobcenter Svendborg Beskæftigelsesregion Syddanmark Vækstforum Syddanmark Kompetencefonde www.ug.dk www.svu.dk www.veug.dk https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/assens https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/faaborg-midtfyn https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/kerteminde https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/middelfart https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/nordfyn https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/nyborg https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/odense https://info.jobnet.dk/mit+jobcenter/syddanmark/svendborg www.brsyddanmark.dk/ http://vaekstforum.regionsyddanmark.dk/wm220355 https://www.kompetencefonde.dk/ 3 F http://forsiden.3f.dk/article/20060423/om3f/60423013?profile=2194 Dansk Metal FOA HK evejledning http://www.danskmetal.dk/ http://www.foa.dk/ http://www.hk.dk/ http://ug.dk/evejledning.aspx 29
BILAG H Mødereferat Dato Tid Sted Mødedeltagere Fraværende Referent Dagsorden/ emner 30
BILAG H Punkt Emne Konklusion Aktion/hvem 31