FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE

OKTOBER 2013 TØNDER KOMMUNE FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE TILBUD

ADRESSE COWI A/S Jens Chr. Skous Vej 9 8000 Aarhus C TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk OKTOBER 2013 TØNDER KOMMUNE FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE TILBUD PROJEKTNR. A046312 DOKUMENTNR. A046312-001 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 10. oktober 2013 UDARBEJDET MEC, KAIN KONTROLLERET SLAR GODKENDT

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 5 INDHOLD 1 Indledning 7 1.1 COWIs styrker 7 1.2 Tilbuddets opbygning 8 2 Baggrund og forståelse af opgaven 9 2.1 Baggrund 9 2.2 Opgaveforståelse 11 3 Analytisk design 16 3.1 Forslag til opgaveløsning 16 3.2 Elementer i foranalysen 17 4 Tidsplan og budget 20 4.1 Tids- og aktivitetsplan 20 4.2 Budget 20 5 Organisering og bemanding 22 5.1 Organisering af samarbejdet 22 5.2 Bemanding 23 BILAG Bilag A Tro og love erklæring

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 7 1 Indledning Det er med stor interesse, at COWI byder på opgaven Foranalyse af konkurrenceudsættelse, udbudt af Tønder Kommune. Vores tilbud tager udgangspunkt i det fremsendte udbudsmateriale af 1. oktober 2013. Skabe klarhed COWI ser det som en spændende opgave i dialog med Tønder Kommune, at skabe et grundlag for den politiske beslutning om hvorvidt ét eller flere områder skal konkurrenceudsættes. Foranalysen vil bidrage til at skabe klarhed over fordele og ulemper for de enkelte områder. 1.1 COWIs styrker COWIs store erfaring inden for totalrådgivning vedrørende planlægning, samfundsøkonomi, infrastruktur, ingeniørteknik og miljø kombineret med specialistviden gør, at COWIs tilbud på opgaveløsningen har følgende styrker: Vi tilbyder en metodisk bredspektret opgaveløsning med en række styrkepunkter. Vi gennemfører en proces, der inddrager COWIs eksperter inden for økonomi, kommunale forhold og markedskendskab. Vores erfarne team af konsulenter, som har praktisk erfaring fra kommuner og/eller private entreprenører, sikrer, at vi har en helhedsorienteret og tværfaglig tilgang til opgaverne. Vi tænker 360 rundt om udfordringer og potentialer, og kan udarbejde sammenhængende løsninger, som giver værdi for Tønder Kommune. Overordnet kan vi tilbyde en robust og erfaren organisation, som er i stand til at overholde tidsfrister og kvalitetskrav. Vi kan endvidere løbende i processen indhente særlige ressourcepersoner med ekspertise af relevans for foranalysen, hvis dette skønnes nødvendigt for opgaveløsningen. Kontaktperson COWIs kontaktperson på tilbuddet er Senior projektleder Mette Christensen, mec@cowi.dk mobil 2469 6633.

8 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 1.2 Tilbuddets opbygning Tilbuddet består foruden dette kapitel af i alt fire kapitler: Kapitel 2 beskriver baggrund og forståelse af opgaven. Kapitel 3 indeholder en beskrivelse af den metode og den arbejdsproces, som COWI vil anvende i forbindelse med løsningen. Kapitel 4 indeholder forslag til tids- og aktivitetsplan, samt budget for opgaven. Kapitel 5 indeholder forslag til organisering af samarbejdet og en præsentation af projektholdet. Derudover er der et bilag med en tro og love erklæring.

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 9 Effektiv og billig 2 Baggrund og forståelse af opgaven Konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver betyder, at man ønsker at vurdere om kommunens egen løsning af opgaven er ligeså effektiv og billig som den andre leverandører kan tilbyde. I 2012 konkurrenceudsatte kommunerne samlet set 25,4 procent af deres opgaver 1. Dette er ikke ensbetydende med at alle opgaver blev udliciterede, men alene at de blev markedsafprøvet for at vurdere, om opgaven kunne leveres bedre og/eller billigere af andre leverandører end kommunen. Er dette ikke tilfældet, kan kommunen vælge at beholde opgaveløsningen på egne hænder. Tradition for private aktører 2.1 Baggrund På de tekniske områder og inden for rengøring er der lang tradition for, at anvende private aktører, da disse opgaver minder om tilsvarende opgaver på det private marked. I forhold til administrative ydelser (f.eks. lønadministration og it-drift) er der ikke samme tradition, men der ses en stigning i konkurrenceudsættelsen af denne type opgaver. 1 Opgørelse fra Økonomi- og indenrigsministeriet, 17. maj 2013, på baggrund af regnskabstal fra kommunerne.

10 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE Tabel 2-1 Områder, hvor nye opgaver konkurrenceudsættes 2010 Områder, hvor nye opgaver konkurrenceudsættes besluttet i 2010 Pct. Klassiske udbudsområder (fx teknik- og miljøområdet, kørsel, affaldsindsamling) 41 Facility management (fx rengøring, vedligehold, kantine, klima- og energiudvikling) 35 Markedsmodnede velfærdsområder (fx frit valg, madservice, beskæftigelse) 34 Administrative ydelser (fx lønadministration, it-drift) 22 De store velfærdsområder (fx ældre- og plejecentre, daginstitutioner, sociale institutioner) 16 Kilde: KL s nyhedsbrev Momentum 2011/1 Kvalificeret grundlag På sit møde den 27. juni 2013 2 besluttede kommunalbestyrelsen i Tønder at få kvalificeret grundlaget for at konkurrenceudsætte de tre ovenfor nævnte områder. Kvalificeringen skal danne grundlag for en endelig politisk beslutning om hvorvidt, et eller flere af områderne skal konkurrenceudsættes. Der gennemføres en foranalyse, der skal afdække følgende 3 : Markedsanalyse af vilkårene for konkurrenceudsættelse. Markedsanalysen skal give et præcist bud på effektivitets- og kvalitetsrationalet i konkurrenceudsættelsen herunder opstille en liste med vurderede positive og negative effekter af konkurrenceudsættelsen. Opgaveafgrænsning, således der gives et præcist billede af hvilke opgaver der kan konkurrenceudsættes samt en vurdering af konsekvenser ved konkurrenceudsættelse. Opstilling af rammer og forløb for konkurrenceudsættelsen, herunder opstilling af den nødvendige proces og økonomi for at kunne konkurrenceudsætte hvert område opstilling af økonomisk overslag med estimering af omkostninger fra proces igangsættes til udbud og eventuel overdragelse efter virksomhedsordning og udbudslovgivning er sket. 2 Kommunalbestyrelsen, referat, møde 27. juni 2013, punkt 4 3 Jævnfør Tilbudsforespørgsel på konkurrenceudsættelse, Tønder Kommune 1. oktober 2010

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 11 2.2 Opgaveforståelse Inden en opgave konkurrenceudsættes er der en række forhold, som skal analyseres, således at beslutningen kan træffes på et kvalificeret grundlag. I de næste afsnit er beskrevet hvorledes det vurderes om en opgave er egnet til udbud, samt barrierer for og konsekvenser af udbud af en opgave. 2.2.1 Vurdering af udbudspotentialer Udbudsegnethed For at vurdere om en opgave er egnet til udbud, er der en række parametre som skal vurderes. Grundlæggende kan man sige, at opgaverne markedsmæssig og økonomisk skal være interessante at byde på samtidig med, at de skal være beskrivelige og målbare på et tilstrækkeligt niveau. I forbindelse med en beskrivelse af om opgaver egner sig til udbud, bør der foretages en gennemgang af de i Tabel 2-2 nævnte parametre for at sikre, at opgaverne har en passende høj grad af egnethed til udbud. Tabel 2-2 Parametre for vurdering af udbudsegnethed Parameter Økonomi Beskrivelse Skal have et vist omfang. Det skal vurderes, at der er et besparelsespotentiale ved udbud. Beskrivelig Opgaven skal ydelsesmæssigt være nemt beskrivelig - enten til tilstands- eller udførelseskrav? Omfang/registrering Interaktion med andre opgaver Effektivitet i tilbageværende egenproduktion Det skal være muligt at fastlægge omfanget i form af kendte mængder (lbm, m 2, stk., antal gange osv.) Opgaven skal nemt og sikkert kunne beskrives i forhold til andre opgaver - grænseflader skal kunne fastlægges Opgaven skal kunne udføres løsrevet fra den øvrige egenproduktion. Alternativt, skal de dele af egenproduktionen som udbud af en opgave "ineffektiviserer" omorganiseres eller medudbydes. Markedsforhold Der skal være aktører på markedet, der umiddelbart kan løse opgaven eller alternativt kan bringes til det på kortere sigt. Opgaven skal udbydes på en økonomisk attraktiv måde i relation til leverandører. Kontrol Muligheden for gennemførelse af kontrol af opgaveudførelse/-kvaliteten skal være enkel og hurtig.

12 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE Omkostninger ved at gennemføre udbud Potentielle besparelser skal sammenholdes med omkostningerne ved at gennemføre udbud mv. Dette for at sikre, at det formentlig vil være forretningsmæssigt fornuftigt at igangsætte udbud på relevante områder. Det forudsættes, at potentielle udbudsmuligheder skal have et vist årligt økonomisk omfang, ligesom opgaver skal være udbudsegnede og vurderes som indeholdende et besparelsespotentiale. Fælleskommunale samarbejder Det bør også vurderes, om der er muligheder for at indgå i tværkommunale samarbejder omkring levering af ydelser, der måtte være egnede herfor. Det kan afdækkes, om der er basis for samarbejde kommuner imellem og i givet fald på hvilke områder og i hvilket omfang. Fælles for etablering af fælleskommunale samarbejder, er tanken om, at der kan opnås økonomiske besparelser ved at øge volumen på de arbejder og indkøb, der skal gennemføres. 2.2.2 Vurdering af barrierer for og konsekvenser af eventuelle udbud Ofte vælges det at udbyde driftsopgaver ud fra økonomiske hensyn. Det er dog væsentligt at være opmærksom på, at sådanne udbud med efterfølgende overdragelse af opgaver til private leverandører, kan få en række afledte konsekvenser på andre områder. Det er derfor hensigtsmæssigt at identificere eventuelle barrierer for, at man kan opnå de ønskede økonomiske effekter ved udbud af driftsopgaver. Administration Ved en øget andel af opgaver, der skal løses af private leverandører, vil kommunen få omkostninger til kontraktstyring, forhandlinger, rekvirering af ydelser samt kontrol og godkendelse af fakturerede arbejder. Kontrolarbejde Der må påregnes et ressourceforbrug på planlægning og gennemførelse af kontrolarbejder ved overdragelse af opgaver til private leverandører. Kontrolarbejdet skal sikre, at kommunen får den ydelse som man betaler for. Omfanget af kontrolarbejdet vil i høj grad bero på den volumen af opgaver, der udbydes, opgavernes art og på hvorvidt opgaverne udbydes på udførelses- og/eller tilstandskrav eller i en form for partnering. Virksomhedsoverdragelse I de tilfælde, hvor en kommune vælger at overdrage opgaver, som tidligere har været varetaget af egne medarbejdere, til private leverandører, er kommunens medar-

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 13 bejdere omfattet af retningslinjerne i Virksomhedsoverdragelsesloven 4. Loven angiver de forpligtelser og rettigheder en virksomhed har i forhold til overtagelse af en anden virksomheds (eller del heraf) ansatte. Sociale klausuler I mange kommunale driftsorganisationer findes der et forholdsvist stort antal medarbejdere med løntilskud eller med andre sociale foranstaltninger tilknyttet. I forbindelse med udbud af opgaver, der er bemandet med disse medarbejdere, må man som kommune gøre sig klart, hvorvidt disse sociale forpligtelser skal overføres til en privat leverandør i tilfælde af overdragelse af opgaverne. I forbindelse med udbud kan kommunen således stille krav om, hvorvidt leverandører skal beskæftige medarbejdere tilknyttet forskellige former for tilskud eller sociale ordninger og i hvilket omfang. Effektiviteten i den tilbageværende organisation I forbindelse med udbud og overdragelse af opgaver, er det væsentligt at sammensætte udbuddene på en måde, der ikke medfører forringelser af effektiviteten i den tilbageværende del af organisationen. Det er derfor vigtigt at bevare mulighederne for at planlægge de tilbageværende arbejder effektivt - dette gælder både i forhold til maskiner og mandskab, ledelse, materialeindkøb mv. I forbindelse med udbud bør der således altid foretages en vurdering af maskin- og mandskabsbrugen på opgaverne, opgavernes tidsmæssige placering over året, opgaverne varighed mv. Især for Entreprenørafdelingens område kan det anbefales at planlægge udbuddene af opgaverne som korte koncentrerede indsatser på bestemte tidspunkter af året (f.eks. rabatklipning, gadefejning, tømning af sandfang i rendestensbrønde) eller som sammensatte og varierende opgaver med en jævn belastning og fordeling over året. Da kommunens økonomiske betingelser kan ændre sig væsentligt i løbet af de enkelte budgetår, er det væsentligt at udarbejde kontrakterne med private leverandører således, at der kan ske passende reguleringer i mængden af de opgaver, der skal udføres. Hvis der f.eks. skal gennemføres besparelser på området, bør der være frihedsgrader i relation til kontrakternes omfang, da det ellers vil være den tilbageværende del af kommunens egen driftsorganisation, der skal finde besparelserne. Man skal dog være opmærksom på, at jo større muligheder kommunen ønsker for at regulere på arbejdets omfang, jo højere bliver prisen. 4 Lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002

14 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE Direkte omkostninger i forbindelse med udbud Ved udbud af driftsopgaver, skal der udarbejdes et entydigt udbudsmateriale og gennemføres en udbudsprocedure. Som et væsentligt grundlag for udbudsmaterialet, skal der foretages en grundig registrering af hvilke ydelser, der skal leveres - hvad, hvor og hvor meget? Ved udbud af større samlede opgaver (> DKK 5 mio.) kan der påregnes en engangsudgift på min. 4-8 % af udbuddenes samlede årlige omsætning til registrering, udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbudsprocedure. Udgiften afhænger dog meget af hvor godt et datagrundlag kommunen er i besiddelse af. Registrering og kvalitetsbeskrivelser koster. Hertil kommer eget ressourceforbrug internt i kommunen. Indirekte omkostninger i forbindelse med udbud I forbindelse med et udbud, hvor opgaven tildeles en privat leverandør, kan der påregnes indirekte udgifter eller manglende indtægter, som kan være vanskelige at opgøre præcist. F.eks. i forhold til Entreprenørafdelingen kan indirekte udgifter/manglende indtægter omfatte: Manglende lejeindtægter fra materielgårde og stillepladser som entreprenøren ikke ønsker at leje Omkostninger til udarbejdelse af kontrolbud hvis kommunens egen Entreprenørafdeling afgiver kontrolbud. Færre arbejdsopgaver til kommunens løn- og personaleafdeling og IT afdeling for de medarbejdere der virksomhedsoverdrages. Opsigelse af eventuelle leasingkontrakter på maskiner og materiel Organisatoriske og personalemæssige udfordringer Kommunen bør overveje, hvilken viden og kompetencer medarbejderne i de enkelte afdelinger bør besidde, for at kunne løse kerneopgaver på en økonomisk og faglig velfunderet måde. Vælger man at udbyde hele ydelsesområder, kan der være risiko for, at organisationen på sigt mister muligheden for senere igen at kunne gennemføre den berørte type af opgaver på effektiv vis. Dette er særligt udtalt på opgavetyper, der kræver specialviden. Ved valg af ydelsesområder til udbud, bør det vurderes, hvilke konsekvenser en overdragelse til private leverandører vil have på kommunens mulighed for planlægning og allokering af den tilbageværende bemanding.

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 15 Markedsmæssige forhold For at opnå en god konkurrence anbefales det, at der udbydes opgaver som dels er store nok til at tiltrække store leverandører, dels er små nok til at mindre firmaer kan overkomme dem. Store leverandører vil typisk byde på opgaver med en entreprisesum større end 2-3 mio. kr. pr. år og denne størrelse opgave vil normalt også være overkommelig for mindre private aktører.

16 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 3 Analytisk design Tønder Kommune ønsker for hvert af de tre udpegede områder at få et præcist bud på: Effektivitets- og kvalitetsrationaler, herunder vurderede positive og negative effekter af konkurrenceudsættelsen Opgaver, der kan konkurrenceudsættes, samt vurdering af konsekvenser Rammer og forløb for konkurrenceudsættelsen, herunder proces og økonomi 3.1 Forslag til opgaveløsning COWI vil analysere hvert område separat efter samme metode, dvs. at der for hvert område vil blive udarbejdet en rapport, som er opbygget efter samme skabelon. Processen er illustreret i nedenstående figur. Figur 3-1 Analyse af de enkelte områder

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 17 Disposition 3.2 Elementer i foranalysen I vores opgaveløsning vil vi gennemgå og beskrive nedennævnte elementer, som således også er disponeringen for den rapport Tønder kommune vil modtage som slutprodukt for hvert område. Tabel 3-1 Elementer i analysen 1 Baggrund 1.1 Kort beskrivelse af det specifikke område 1.2 Erfaringer fra andre kommuner med udbud af pågældende område 2 Kortlægning af opgaver 2.1 Beskrivelse af opgaver og den tilknyttede økonomi 2.2 Beskrivelse af snitflader til andre områder 3 Vurdering af udbudspotentialer 3.1 Overordnet vurdering af udbudsmuligheder 3.2 Identifikation af udbudsmuligheder 3.3 Generel vurdering af opgavernes egnethed til udbud og besparelsesmuligheder 3.4 Vurdering af tværkommunale samarbejdsmuligheder 4 Vurdering af barrierer for og konsekvenser af eventuelle udbud 4.1 Administrative opgaver 4.2 Kontrolarbejde 4.3 Virksomhedsoverdragelse 4.4 Sociale klausuler 4.5 Effektiviteten i den tilbageværende organisation 4.6 Omkostninger i forbindelse med udbud 4.7 Organisatoriske og personalemæssige udfordringer 4.8 Markedsmæssige forhold 5 Anbefalinger 5.1 Anbefalet strategi for konkurrenceudsættelse 5.2 Forberedelser (proces) 5.3 Usikkerheder 5.4 Realisering af rationaler 5.5 Andre virkemidler Nedenfor er de enkelte afsnit uddybet med angivelse af metode og datagrundlag Indhold 3.2.1 Baggrund En overordnet beskrivelse af det specifikke område, herunder en kort historik, hvor f.eks. tidligere overvejelser eller forsøg med udbud fremgår. Desuden beskrives andre kommuners erfaring med udbud af det pågældende område.

18 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE Metode og datagrundlag Som indledning gennemføres et fælles interview med fagchef og leder af området, dvs. i alt tre interviews (et for løn, rengøring og entreprenørafdeling). Interviewene danner grundlag for en beskrivelse af området. Derudover leverer Tønder Kommune en kort beskrivelse af historikken på områderne. På baggrund af desk research og COWIs erfaringer beskrives generelle erfaringer fra andre kommuner med udbud af de pågældende områder. Indhold Metode og datagrundlag 3.2.2 Kortlægning af opgaver En beskrivelse af alle opgaver på området, herunder tilknyttet budget, medarbejdere og snitflader til andre opgaver. I samarbejde med lederen af området opstiller COWI en liste over opgaver på området. På baggrund af denne liste udfylder området et skema udarbejdet af COWI for hver opgave. Skemaet skal medvirke til at få afdækket evt. opdelinger af området, overordnede arbejdsgange, samt snitflader til andre opgaver. Skemaet indgår i vurderingen af opgavens egnethed til konkurrenceudsættelse. For at vurdere effektivitetsrationalet vil COWI bearbejde et udtræk fra kommunens økonomistyringssystem og i samarbejde med kommunens ansatte fordele omkostningerne til forskellige funktioner. Indhold Metode og datagrundlag 3.2.3 Vurdering af udbudspotentialer En beskrivelse af effektivitets- og kvalitetsrationalet i konkurrenceudsættelse af opgaver på området, herunder positive og negative effekter. Beskrivelsen baserer sig på parametrene i Tabel 2-2 Parametre for vurdering af udbudsegnethed. Udover sammenligningen af omkostningerne til forskellige funktioner, sammenlignes også timepriser. COWI har erfaring med at beregne timepriser til brug for kontrolbud og kan sammenligne timepriser fra andre kommuner med de timepriser, Tønder Kommune har. For Entreprenørafdelingen og Rengøring beregnes maskintimepriser og disse sammenlignes med licitationsresultater fra andre kommuner for at få en indikation af, om det kan betale sig at udlicitere maskintunge funktioner. Særligt i forhold til Lønproduktion vurderes muligheder for etablering af fælleskommunale samarbejder ud fra tanken om, at der kan opnås økonomiske besparelser ved at øge volumen på de arbejder og indkøb, der skal gennemføres. Indhold 3.2.4 Vurdering af barrierer for og konsekvenser af eventuelle udbud En beskrivelse af positive og negative effekter af at konkurrenceudsætte opgaver inden for området. Beskrivelsen baserer sig på de i afsnit 2.2.2beskrevne punkter.

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 19 Metode og datagrundlag COWI beregner og beskriver barrierer og konsekvenser set i forhold til de konkrete opgaver. Vi vil trække på COWIs store erfaring og kendskab til opgaver inden for de berørte områder. Derudover vil der være behov for, at Tønder Kommune leverer data vedrørende f.eks. antal medarbejdere med lønstilskud eller andre sociale foranstaltninger, der er tilknyttet de enkelte områder. Indhold Metode og datagrundlag 3.2.5 Anbefalinger Anbefalinger af hvilke opgaver der vurderes at være egnede til konkurrenceudsættelse, samt beskrivelse af udbudsstrategi og omkostninger i relation hertil. På baggrund af den gennemførte foranalyse udarbejder COWI anbefalinger til opgaver, der kan konkurrenceudsættes, samt konsekvenserne heraf. Der beskrives forskellige scenarier, som estimerer omkostninger ved at igangsætte processen.

20 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 4 Tidsplan og budget 4.1 Tids- og aktivitetsplan Nedenfor er opstillet en overordnet tids- og aktivitetsplan. De enkelte aktiviteter detailplanlægges endeligt med Tønder Kommune på opstartsmødet primo uge 44. De enkelte aktiviteter fremgår af tidsplanen og gennemføres så vidt muligt parallelt for alle tre områder. Tabel 4-1 Tidsplan November December Januar uge 44 uge 45 uge 46 uge 47 uge 48 uge 49 uge 50 uge 51 uge 52 uge 1 Møder - opstartsmøde x - møde vedr. udkast til anbefalinger x Opgaveafgrænsning og kortlægning - indledende interview m. fagchef og leder (3 stk) - udarbejdelse og udsendelse af skema - beskrivelser og historik udarbejdes - desk research på erfaringer fra andre kommuner Vurdering af egnethed, herunder markedsanalyse - beregning af omkostninger v. opgaveløsning - vurdering af markedssituation - beskrivelse af snitflader, samt effekt på andre områder Anbefalinger og beskrivelse af udbudsforløb - anbefaling af opgaver egnede til konkurrenceudsættelse - beskrivelse af scenarier for udbudsforløb 4.2 Budget COWI kan tilbyde at løse opgaven for en samlet pris på 205.000 kr., ekskl. moms, men inklusiv udgifter til transport. Vi forventer, at skulle bruge ca. 250 timer til at gennemføre foranalysen, som beskrevet i dette tilbud.

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 21 Betingelser Ovennævnte honorartilbud forudsætter, at grundlaget for opgavernes løsning ikke ændres væsentligt under udarbejdelsen. Arbejdet udføres i henhold til GBR 92 og COWIs ansvar er begrænset til kr. 205.000 kr.

22 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 5 Organisering og bemanding 5.1 Organisering af samarbejdet COWI foreslår, at der nedsættes en projektgruppe bestående af Tønder Kommunes kontaktperson, lederne fra de berørte områder, samt COWIs projektteam. Denne gruppe holder opstartsmøde primo uge 44, samt møde vedrørende udkastet til anbefalinger, dvs. inden endelig færdiggørelse af rapporterne. Fra COWI er der en sektorspecialist, som varetager aktiviteter på de enkelte områder (interview, indhentning af oplysninger mv.) og har den direkte kontakt med kommunens leder af området. Figur 5-1 Organisering af samarbejde mellem COWI og Tønder Kommune (TK)

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 23 Erfarent team 5.2 Bemanding Vi har sammensat et projektteam af erfarne specialister inden for de enkelte områder. Teamet er vant til at arbejde sammen, hvilket er en fordel den snævre tidsplan taget i betragtning. Derudover kan vi - i det omfang, der er behov herfor - trække på ressourcer fra COWIs øvrige organisation til desk research mv., samt evt. behov for specialistviden inden for de enkelte områder. Tabel 5-1 COWIs projektteam Navn Kompetenceområde Rolle i projektet Mette Christensen Kai Nicolaisen Ole Nielsen Søren Larsen Projektledelse. Kommunal økonomi og organisation, udbudsprocesser mv. Drift og vedligeholdelsesopgaver på områderne vejdrift, grønne områder, gadebelysning, vintervedligehold. Registrerings- og udbudsopgaver inden for vejdrift. Facilities Management. Driftsforvaltning og - organisering. Opbygning af bestiller/udfører systemer baseret på SLA (Service Level Agreement) og KPI (Key Performance Indicator). Totaløkonomi og levetidsomkostninger. Logistikanalyse. Analyse af arbejdspladser og indretninger. Fysisk arbejdsmiljø. Bæredygtighed. Økonomiske analyser, forretningsplaner, registerbaseret analyse, befolkningsprognoser, tværfagligt samarbejde og koordinering Projektleder Ansvar for projektfremdrift, kundekontakt. Specialist ift. organisatoriske forhold, udbudsret samt sociale klausuler. Specialist ift. konsekvenser af udbud på de tekniske områder, sammenlignelige licitationsresultater mv. Specialist ift. konsekvenser af udbud på rengøringsområdet, bestille/udfører modeller m.v. Specialist ift. beregning af de økonomiske scenarier ved udbud af opgaver

24 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 5.2.1 Mini CV'er METTE CHRISTENSEN, senior projektleder Cand. scient. pol. Kort om Mette: Mette har et indgående kendskab til den offentlige sektor. Hun har erfaringer med det politiske og strategiske niveau, både fra sin erhvervserfaring og mange års kommunalpolitisk arbejde. Mette har en bred viden om regional udvikling og vækststrategier, offentlig-privat samspil og organisationsudvikling. Hun arbejder i særdeleshed med uddannelses-, arbejdsmarkeds- og energiområdet. Hun har desuden en betydelig faglig viden på velfærdsområdet, hvor hun har deltaget i og ledet en række evalueringer og metodeudviklingsprojekter. Mette Christensen er en meget erfaren projektleder, der har ledet flere store, multidisciplinære projekter, hvor en række underleverandører har været inddraget i opgaveløsningen. Derudover har Mette tilrettelagt og styret komplekse visions- og idéprocesser, samt faciliteret en række workshops og udviklingsprojekter. UDVALGTE REFERENCER Optimering i udnyttelse af lokaler og bygninger (skoler, dagtilbud, fritid og kultur) Hjørring Kommune vedtog ifm. budget 2012 en såkaldt EXIT-strategi, hvor en central målsætning er, at kommunens bygningsareal primo 2016 skal være reduceret fra 350.000 m2 til 300.000 m2. Reduktionen skal ske ved frasalg af bygninger, nedrivning af bygninger og udlejning af bygninger, således at bygningernes drift og vedligehold minimum går i nul. Formålet med den analyse COWI gennemførte, var at levere konkrete og anvendelige forslag til den fremtidige anvendelse af bygninger og lokaler på skole- og dagtilbudsområdet samt kultur- og fritidsområdet. Forslagene skal medvirke til at frigøre ressourcer på kort sigt (frem mod 2016) og på lang sigt (helt frem til 2026) samt etablere et forbedret grundlag for tilrettelæggelse af den fremtidige styring og udvikling af skole - og dagtilbudsområdet samt kultur- og fritidsområdet. Kunde: Hjørring Kommune, 2012 Organisationsanalyser af konkurrenceudsatte områder inden for drift og vedligehold af grønne områder Syddjurs kommune besluttede at konkurrenceudsætte de fem områder: - Grønne områder for Team Ejendomme og ældreboliger - Baner og idrætsanlæg for Plan, udvikling og kultur - Afhøvling af rabatter, grus langs vejkanter m.v. - Renholdelse af byer, rastepladser og offentlige toiletter - Tavler, skilte og afmærkning af kørebaner. For de to første var der behov for at klargøre områderne organisatorisk til at blive konkurrenceudsat. COWI gennemførte en analyse på baggrund af følgende kommissorium: Der udarbejdes en statusbeskrivelse i relation til den eksisterende organisering af driften af grønne områder ved daginstitutioner, skoler, ældrecentre og idrætsanlæg. På baggrund af denne statusbeskrivelse foretages en vurdering af, hvilken fremtidig organisering, der vil være bedst egnet til konkurrenceudsættelse. Afslutningsvist gives en vurdering af, hvordan organisationsændringerne implementeres. COWI gennemførte interview med relevante aktører på de berørte områder, gennemførte en

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 25 organisatorisk analyse om områderne og opstillede anbefalinger til den fremtidige organisering. Kunde: Syddjurs Kommune, 2011 Ledelsessparring, Brønderslev Kommune Med baggrund i beslutning truffet i budgetaftale 2011 for Brønderslev Kommune skulle der gennemføres en samlet vurdering af ledelsesstrukturen i hele den kommunale organisation med henblik på en mulig omorganisering og slankning. Opgaven lød på at komme med forslag til justering af ledelsesstrukturen fra niveau 3 og ned, således at den ønskede besparelse opnås med mindst skade for ledelseskraften i organisationen. COWI varetog processen, som var delt i en analysedel og en procesdel. Kunde Brønderslev Kommune., 2011 Analyse af resultatcenter AK Arealer Aalborg Byråd oprettede 1. januar 2010 resultatcenter AK Arealer i Teknik- og Miljøforvaltningen med direktionen som øverste ansvarlige. Resultatcentret blev placeret under Trafik & Veje. Med henblik på at undersøge om formålet med oprettelsen af AK Arealer blev imødekommet optimalt ved denne organisering, gennemførte COWI en analyse heraf. Analysen var delt to faser, hvor der i fase 1 blev udarbejdet et oplæg om udfordringer og muligheder for AK Arealer. Oplægget var baseret på et desk study. I fase 2 blev der gennemført interview med alle afdelingsledere i forvaltningen, samt medlemmerne af BOGS (Byggemodnings og grundsalgsgruppen). På baggrund af analysen pegede COWI på de elementer, der skal indgå i en reorganisering af AK Arealer for at opfylde formålet med AK Arealer. Kunde: Aalborg Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen, 2010. KAI NICOLAISEN, specialist Bygge- og anlægsingeniør Kort om Kai: Kai er en erfaren projektleder, der arbejder med rådgivning inden for drift og vedligeholdelsesopgaver på områderne vejdrift, grønne områder, gadebelysning, vintervedligehold. Projektledelse af registrerings- og udbudsopgaver inden for vejdrift. Tilsyn og projektstyring af anlægsopgaver inden for jord-, kloak- og belægningsområdet. UDVALGTE REFRENCER Elementregistrering og udbud Registrering af vejelementer på ca. 500 km. veje i Aabenraa Kommune. Registrering af elementer og udbud af driftsopgaver for Team Ejendomme, Kultur og Fritid samt Sundhed og Handikap. Kunde: Aabenraa Kommune, 2013 Registrering af elementer og beskrivelser af driftsopgaver for Ejendomscentret Kunde: Horsens Kommune 2013 Udarbejdelse af kontrolbud Udarbejdelse af kontrolbud, indsamling og bearbejdelse af materiale fra kommunen. Kunde: Viborg Kommunes Driftsafdeling, 2013 Sorø Kommune 2012

26 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE Udbud af driftsopgaver Udarbejdelse af projekt- og udbudsmaterialer: SB, SAB, TAG, TBL. Sparring med kunden om valg af løsninger. Gennemførelse af EU licitation. Kunde: Syddjurs Kommune, 2012 Udbud af driftsopgaver Registrering af elementer ved 5000 lejemål. Udarbejdelse af projekt- og udbudsmaterialer: SB, SAB, TAG, TBL. Sparring med kunden om valg af løsninger. Kunde: Fællesbo, Herning, 2012 Udbud af vinterdrift Vinterdriftsopgaver i Faaborg-Midtfyn, Assens, Thisted, Svendborg, Aabenraa, m.fl. kommuner. Kunder: Faaborg-Midtfyn, Assens, Thisted, Svendborg, Aabenraa, 2006-2010 Udbud af drift af gadebelysning Drift og vedligehold af gadebelysning i Vejle, Haderslev, Tønder, Aabenraa, Thisted, Fåborg-Midtfyn, Middelfart Ikast-Brande m.fl. kommuner. Udarbejdelse af projekt- og udbudsmaterialer: SB, SAB, TAG, TBL. Sparring med kunden om valg af løsninger. Gennemførelse af EU licitation. Kunder: Vejle, Haderslev, Tønder, Aabenraa, Thisted, Fåborg-Midtfyn, Middelfart Ikast-Brande kommuner, 2007-2012 OLE NIELSEN, specialist Teknikumingeniør og proceskonsulent Kort om Ole: Ole Nielsen er driftsrådgiver med kompetencer i relation til opstilling af funktionskrav for driftog vedligehold. Ole har mere end 30 års erfaring med bygningsdrift og facilities management, og har udarbejdet flere standarder på området. Ole har været projektleder for udvikling af COWIs D&V system, Caretaker, og har gennem dette virket som rådgiver og underviser for mange virksomheders ejendoms- og driftsfunktioner. Ole har også stor erfaring med processer og brugerinvolvering UDVALGTE REFERENCER CARLSBERG DANMARK 2013 Udarbejdelse af udbudsmateriale for al bygnings- og terrændrift. Materialet er baseret på gennemgang af bygninger og terræn, og udformet som 50 stk. SLA (Service Level Agreements) beregnet på internationalt udbud på Carlsbergs 140 markeder. NY OPS BYSKOLE I FREDERIKSHAVN KOMMUNE - 2011-12 Vurdering og beskrivelse af drift og vedligehold over en 25 års periode, samt etablering af beregningsformler for vedligeholdsstand og terminalværdi ved OPS periodens udløb. FREDERIKSHAVN KOMMUNE - 2011-12

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 27 Etablering af et ejendomscenter i Frederikshavn Kommune. Interview af alle driftsområder. Gennemgang af analyse af den hidtidige driftssituation med omfang, arbejdsbeskrivelser og økonomi. Udarbejdelse af serviceleveringsaftaler (SLA) for alle driftsområder fra grønne og grå områder på terræn, over vintertjeneste og pedelfunktioner, og til rengøring, bygningsvedligehold, serviceaftaler samt posttjeneste. SLA'er er udarbejdet som bilag til en huslejemodel (udarbejder af Ernst & Young), således at huslejen for den enkelte institution beregnes på basis af serviceniveauet i SLA, og således at der samtidig dannes en komplet beskrivelse af det totale driftsarbejde i institutionen. Etablering af 5 geografiske decentrale servicecentre i kommunen, samt efteruddannelse af disse. FORSVARETS BYGNINGS- OG ETABLISSEMENTSTJENESTE - 2006-10 Udarbejdelse af kvalitetsstyringsmodel for Forsvarets bygningsmasse. Driftsherrerådgiver for beskrivelse og udbud af eftersyn af 2,5 mil. m2 bygninger i DK. Efterfølgende indarbejdelse af systemet hos FBE, samt deltagelse i kvalitetskontrol af Forsvarets egne eftersyn. SØREN LARSEN, specialist Master of Science in International Economic Consulting Kort om Søren: Søren er økonom med særlig fokus på finansiel- og økonomisk analyse og modellering, databaser og Excel med fokus på brugervenlighed. Derudover har Søren stor erfaring i at udarbejde forretningsplaner for udviklingsprojekter, i at beregne den mest fordelagtige benyttelse af jordbesiddelser ud fra et forretningsmæssigt perspektiv og i at vurdere alternative udbuds- og salgsstrategier. Søren arbejder til daglig meget på tværs af faggrupper, og har stor erfaring i at sammenknytte faglig viden fra f. eks. ingeniører, arkitekter, planlæggere etc. bl.a. ifm. udarbejdelse af forretningsplaner. UDVALGTE REFERENCER Vurdering af det optimale fremtidige antal og placering af materielgårde Projektet havde til formål, at vurdere 5 alternative placeringer for en central materielgård ud fra økonomiske, personalemæssige og driftsmæssige kriterier. Kunde: Haderslev Kommune, 2012 Udbudsformer for drift og vedligehold af gadelys Udbudsformer for D&V af gadelys Rådgivning i forbindelse med udbud af drift og vedligehold for gadelys. Det skal undersøges, om energibesparelser ved fremtidige renoveringer helt eller delvist kan finansiere drift, vedligeholdelse og renoveringer. Kunde: Middelfart Kommune, 2010-2011 Udarbejdelse af kontrolbud for Entreprenørafdeling Udarbejdelse af kontrolbud i forbindelse med udbud af drift og vedligehold af grønne områder. Herunder beregning af mandtimepris og maskintimepris. Kunde: Svendborg Kommune, 2011

28 FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE Organisering af driftsudbud Indledende arbejde frem mod samlet udbud af drift og vedligehold af park og vej. Identificering af situationer der være udfordrende og forslag til ny organisationsstruktur med henblik på at optimere processen i forbindelse med et udbud. Kunde: Syddjurs Kommune, 2011 Vintervedligehold i Aalborg Kommune Bearbejdning af udleverede økonomioplysninger fra Aalborg Kommune samt registreringer af fysiske enheder (km vej mv.). Indhentning af licitationspriser fra andre kommuner. Opstilling af benchmark statistik for vintervedligehold. Gennemgang af historiske økonomital for Aalborg Kommune og opstilling af mål og nøgletal for fremtiden. Gennemgang af kommunens interne organisering samt snitfladen til private leverandører. Vurdering af organiseringens hensigtsmæssighed ift. incitamentsstyring. Vurdering af allerede udbudte opgaver, og dette sammenholdt med COWIs erfaringer fra andre kommuner danner grundlag for en fremadrettet strategi for optimering på området. Kunde: Aalborg Kommune, 2011

FORANALYSE AF KONKURRENCEUDSÆTTELSE 29 Bilag A Tro og love erklæring