Bestemmelser om udbud og tilbud Rammeaftale VIKING-projektsekretær for EasyWay VIKING sekretariatet Oktober 2014
2 af 10 Indholdsfortegnelse BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD... 3 1. ALMENT... 3 2. ORIENTERING... 3 2.1 Ordregiver... 3 2.2 Rammeaftalerne... 3 3. UDBUD... 4 3.1 Udbudsform... 4 3.2 Udbudsmateriale... 4 3.3 To-kuvert system og bedømmelsens faser... 4 3.4 Udvælgelse... 5 3.4.1 Serviceattest... 5 3.4.2 Kriterier for udvælgelse (egnethed)... 5 3.5 Tildeling... 5 3.5.1 Generelt... 5 3.5.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud... 5 3.5.3 Tildelingsmodel... 5 3.5.4 Resultat af bedømmelsen... 7 3.5.5 Indgåelse af rammeaftaler... 7 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET... 7 5. TILBUD... 8 5.1 Alternativer... 8 5.2 Forbehold... 8 5.3 Aflevering af tilbud... 8 5.4 Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 9 5.5 Vedståelse... 9 5.6 Vederlag... 9 TILBUDS- OG AFREGNINGSGRUNDLAG (TAG)... 10
3 af 10 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Aftalen omfatter teknisk konsulentassistance som "VIKING-projektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet, der ledes af Trafikledelsesområdet, i forbindelse med afrapportering og afslutningen af projekter under NEXT-ITS, EIP, EIP+ og CEF Call, nærmere beskrevet i bilag 1. Opgavetyperne er nærmere beskrevet i bilag 1 Rammeaftale vedrørende Konsulentassistance i forbindelse med "VIKING-projektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet Beskrivelse af ydelserne. 2.1 ORDREGIVER Opgaven udbydes af: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13, Postboks 9018 1022 København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: www.vejdirektoratet.dk Den bydende og den tilbudsgivere, der senere indgås rammeaftale med, benævnes tilbudsgiver eller konsulent. 2.2 RAMMEAFTALERNE Vejdirektoratet vil ud fra de opstillede tildelingskriterier og tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene som anført i BUT, afsnit 3.5, og herefter indgå rammeaftaler med op til 3 tilbudsgivere. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Rammeaftalen forventes indgået ultimo december 2014. Rammeaftalerne løber i 24 måneder, således at der i denne periode kan tildeles konsulentaftaler (rekvisition) på baggrund af rammeaftalen. En konkret konsulentaftale kan således løbe i en periode, der slutter efter udløbet af de 24 måneder.
4 af 10 Rammeaftalen inkluderer option på forlængelse i 2 gange 12 måneder. Rammeaftalen er ikke eksklusive, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indgå konsulentaftale med konsulenter, der ikke har en rammeaftale. Vejdirektoratet er endvidere ikke forpligtet til at aftage ydelser fra tilbudsgiveren, dvs. tilbudsgiveren er ikke garanteret nogen minimumsomsætning hidrørende fra rammeaftalen. Tilbudsgiverne skal i forbindelse med tilbuddet angive 1 medarbejdere, der er allokeret til løsning af opgaver for Vejdirektoratet under den udbudte rammeaftale. 3. UDBUD 3.1 UDBUDSFORM Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til Udbudsdirektivet for den offentlige sektor (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Tilbud skal afgives på dansk. Bilag (dokumentation) til tilbuddet kan være på engelsk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk/engelsk. Udbudsbekendtgørelsen er bekendtgjort i EU-tidende samt på Vejdirektoratets Leverandørportal på www.vejdirektoratet.dk Leverandørportalen Aktuelle udbud. Alt udbudsmateriale er tilgængeligt på Vejdirektoratets Leverandørportal. 3.2 UDBUDSMATERIALE Udbudsmaterialet omfatter følgende: Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jfr. afsnit 5 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret oktober 2014 Tilbudsliste (TBL), dateret oktober 2014 Bilag 1 Rammeaftale vedrørende "VIKING-projektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet Beskrivelse af ydelserne Bilag 2 Udkast til rekvisition under rammeaftale om "VIKING-projektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet, dateret oktober 2014 Bilag 3 Udkast til rammeaftale om "VIKING-projektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet, dateret oktober 2014 3.3 TO-KUVERT SYSTEM OG BEDØMMELSENS FASER Vejdirektoratet vil gennemføre dette udbud ved anvendelse et to-kuvert system. Konsulenten skal derfor aflevere tilbuddet i to dele som nærmere beskrevet i afsnit 3.5. Bedømmelsen sker i 3 faser:
5 af 10 1. Tilbudskuverter mærket Del 2 - øvrige tilbudsdokumenter åbnes, og der sker en udvælgelse, som beskrevet i afsnit 3.4, hvor ukonditionsmæssige tilbud forkastes. 2. På baggrund af det øvrige indhold i samme kuvert sker der herefter en bedømmelse af det kvalitative underkriterium, som beskrevet i afsnit 3.5. Meddelelse om resultatet af denne evaluering udsendes til de bydende. 3. Kuverter mærket Del 1 - Pris åbnes, og der sker en bedømmelse af underkriteriet Pris. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.4 UDVÆLGELSE 3.4.1 Serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem Vejdirektoratet agter at indgå rammeaftale, skal - forinden kontraktindgåelse - fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. artikel 45, stk. 3 i udbudsdirektivet. 3.4.2 Kriterier for udvælgelse (egnethed) Kriterier for udvælgelse fremgår af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2). 3.5 TILDELING 3.5.1 Generelt Kriteriet for tildeling er det økonomiske mest fordelagtige tilbud. 3.5.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud To underkriterier indgår i tilbudsbedømmelsen: A Pris B Kompetencer Vægtning: Der vil blive anvendt nedenstående vurderingsmodel med den anførte vægtning: Pris 40 % Samlet kompetenceprofil 60 % 3.5.3 Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10,00.
6 af 10 Bedømmelse af underkriterium A Pris: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, der er 3,7 mio. kr. over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved retlinet interpolation og ekstrapolation. Tilbud, der ligger højere end 4 mio. kr. over laveste pris tildeles negativ karakter. Bedømmelse af underkriterium B Samlet kompetenceprofil: Vejdirektoratet vil bedømme dette underkriterium på grundlag af følgende elementer: Vejdirektoratet lægger vægt på, at den tilbudte medarbejder, der er allokeret til løsning af opgaverne for Vejdirektoratet under den udbudte rammeaftale har en samlet kompetenceprofil, der sandsynliggør, at de arbejdsopgaver, jf. beskrivelsen i bilag 1, som Vejdirektoratet forventes at få behov for bistand til, kan løses af den tilbudte medarbejder. Der skal vedlægges CV for den tilbudte medarbejder, der indeholder en oversigt over tidligere erfaringer, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 5 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV og oversigt bedes ikke overstige to A4 sider. Der skal vedlægges en redegørelse for den pågældende medarbejders mulighed for at løse de beskrevne forventede opgaver, som Vejdirektoratet kan få behov for bistand til. Redegørelsen bedes ikke over-stige 2 A4 sider. Der vil her blive lagt vægt på, at den tilbudte medarbejder kan repræsentere Vejdirektoratet, herunder forstå og kommunikere Vejdirektoratets strategier og politik på området. Ved bedømmelse af kvalitative underkriterier anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Delkriteriet Samlet kompetenceprofil vurderes på en skala fra 0-10, hvor 10 point gives til det tilbud, der fuldt ud opfylder Vejdirektoratets behov i forhold til den udbudte opgave og hvor 0 point gives til det tilbud, der kun netop opfylder Vejdirektoratets behov i forhold til den udbudte opgave. De øvrige karakterer er beskrevet nedenfor. Karakter Beskrivelse 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 8 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt)
7 af 10 Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Der behøves ikke foreligge tilbud, der opnår 10, henholdsvis 0 point. 3.5.4 Resultat af bedømmelsen Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddene rangeres i henhold til deres totalværdi. Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for Pris og Kompetencer: Totalværdi = (Vp Kp) + (Vk Kk), hvor Vp er vægt for pris Kp er karakter for pris Vk er vægt for kompetencer Kk er karakter for kompetencer Totalværdien kan således maximalt blive 10. 3.5.5 Indgåelse af rammeaftaler Vejdirektoratet agter af indgå op til 1 rammeaftale. Tildeling sker ud fra rangfølgen i totalværdi, jf. afsnit 3.5.4. 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt udbudsmaterialet giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter mindre end 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at uploade svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til abas@vd.dk med CC til thwr@vd.dk. Udbuddets titel og spørgsmålets emne skal fremgå mailens emnebeskrivelse: Rammeaftale "VIKINGprojektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet Spørgsmål vedr. < >. Vejdirektoratet offentliggør spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort på www.vejdirektoratet.dk Leverandørportalen Aktuelle udbud senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål.
8 af 10 Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Supplerende meddelelser vil blive gjort tilgængeligt på www.vejdirektoratet.dk Leverandørportalen Aktuelle udbud 5. TILBUD 5.1 ALTERNATIVER Der modtages ikke alternative bud. 5.2 FORBEHOLD Håndtering af forbehold vil foregå som beskrevet nedenfor såvel ved vurdering af tilbud på rammeaftalerne som ved vurdering af tilbud ved miniudbud, jf. afsnit 5. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af Vejdirektoratet. Såfremt tilbuddet indeholder ikke-væsentlige forbehold, kan tilbuddet afvises eller forbeholdene prissættes af Vejdirektoratet. Tilbudsgiveren må pga. ligebehandlingsreglerne ikke spørges om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklaret inden tilbudsafgivelsen. 5.3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbud skal afleveres senest Fredag den 28. november 2014 kl. 12.00. Tilbud skal afleveres i særskilt lukket emballage og skal indeholde én original papirudgave, 2 papirkopier og en USB eller lignende med materialet i digital form samlet i én pdf-fil. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af uoverensstemmelser. Tilbud skal afleveres til: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 1022 København K Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet, Rammeaftale "VIKING-projektsekretær" for EasyWay VIKING sekretariatet, TILBUD. Åbning af tilbuddene vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse.
9 af 10 5.4 DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Tilbudsmaterialet skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet Kuvert mærket Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste indeholdende tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, erklæringer vedrørende artikel 27 og 45 i udbudsdirektivet 2004/18/EF og bemyndigelseserklæring og erklæring om solidarisk hæftelse, såfremt flere byder i forening, er vedlagt tilbuddet. Tilbudslisten afleveres både i 2 papireksemplarer og på elektronisk form, som pdf i underskrevet udgave (på USB eller lignende). Kuvert mærket Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter (Udvælgelse samt underkriterium B Kompetencer): Oplysninger som anført i udbudsbekendtgørelsen III.2 Betingelser for deltagelse : o Tilbudsgivers navn, adresse, selskabsform og ejerforhold. For kontaktperson oplyses telefonnummer og e-mail adresse. o Til dokumentation for den økonomiske formåen skal tilbuddet indeholde ledelsesmæssig erklæring om samlet omsætning de seneste 3 år. For bydende, der har været etableret i mindre end 3 år, for så lang en periode som muligt. o Til dokumentation for den tekniske formåen skal tilbuddet indeholde referenceliste for opgaver, jf. bilag 1, udført inden for de sidste 3 år med angivelse af ordregiver, projektnavn, honorarstørrelse, beskrivelse af opgaven samt periode for opgavens gennemførelse. Underkriterium B: o Der skal vedlægges CV for den tilbudte medarbejder, der indeholder en oversigt over tidligere erfaringer, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 5 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV og oversigt bedes ikke overstige to A4 sider. o Der skal vedlægges en redegørelse for den pågældende medarbejders mulighed for at løse de beskrevne forventede opgaver, som Vejdirektoratet kan få behov for bistand til. Redegørelsen bedes ikke over-stige 2 A4 sider. Ovenstående dokumenter afleveres både i 2 papireksemplarer og på elektronisk form (på USB eller lignende). 5.5 VEDSTÅELSE Tilbud på rammeaftalen skal vedstås i 90 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. 5.6 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse.
10 af 10 TILBUDS- OG AFREGNINGSGRUNDLAG (TAG) Der skal afgives tilbud på den vedlagte tilbudsliste (TBL). På tilbudslisten TILBUD side A anføres evt. modtagne rettelsesblade i tilbudsfasen. De i TBL anførte timetal er alene fastsat af hensyn til bedømmelsen af priselementet i tilbuddene, og de faktisk præsterede timer vil kunne variere ubegrænset i forhold hertil. De anførte timesatser skal dække alle udgifter til arbejdets udførelse og anvendelse af nødvendige IT-programmer være indeholdt i satserne.
Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk