DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 02.12.2013 Indkøb af testsystem Jens Ole Nielsen joni@vd.dk 7244 3035 ANNONCERING AF INDKØB I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a - 15 d annonceres følgende: 1. VEJDIREKTORATET ØNSKER TILBUD PÅ TESTVÆRKTØJ Vejdirektoratet ønsker tilbud på et testsystem, som kan hjælpe til at sikre sammenhæng mellem krav og leverancer på Vejdirektoratets mange it-systemer. Systemet skal, udover at være testsystem for fremtidige leverancer, også samle eksisterende testmateriale fra tidligere projekter ét sted. Det er vigtigt for Vejdirektoratet at få struktureret testmateriale, som kan genbruges på tværs af testplaner. Formålet er at sikre, at der ikke skal laves et nyt materiale, hver gang et system går en version op. Testsystemet skal således bruges til at skabe overblik over status og tilstand på Vejdirektoratets it-systemer. Systemet forventes indkøbt i indeværende år med implementering primo 2014. 2. KRAV TIL LEVERANCE Vejdirektoratets krav til systemet er beskrevet i bilag A. Bilag A skal udfyldes af tilbudsgiver og afleveres som en del af tilbuddet. Udover de i bilag A beskrevne krav til systemet, som Vejdirektoratet ønsker at få tilbud på en række optioner. Tilbudsgivers tilbud skal indeholde tilbud på OP1. Tilbuddet skal som minimum indeholde tilbud på OP2, OP3 eller OP4. Tilbudsgiver kan vælge at give tilbud på flere/alle af optionerne OP2, OP3 eller OP4. Tilbudsgiver skal give de oplysninger (se skema nedenfor), som Vejdirektoratet har bedt om vedrørende de tilbudte optioner i bilag B. OPTIONER: Krav Beskrivelse ID OP1 Vejdirektoratet ønsker en option på uddannelse af: a. 10 superbrugere b. 30 brugere Desuden ønske oplæg på uddannelsesforløb/certificering inkl. prisstruktur. OP2 Vejdirektoratet ønsker option på løsningen implementeret som SaaSløsning. En SaaS-løsning anses umiddelbart for at være den mest attraktive løsning for Vejdirektoratet. Leverandøren bedes beskrive, hvilke omkostninger der er forbundet med denne løsning, opstillet som omkostninger pr år, over en 4-årig periode. Optionen skal indeholde prismodel for eventuelle opgraderinger i perioden. Løsningen skal overholde sikkerhedsstandard ISO 27001. Leverandøren bedes beskrive sik- Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
2 af 5 OP3 OP4 kerhedsniveau i løsningen, og behandling af følsom data, samt backupservice. Vejdirektoratet ønsker option på løsningen implementeret som Hosted løsning, hvor hosting-leverandør sikrer alt omkring installation, monitorering af at løsningen er oppe, samt problemløsning ved nedbrud. Leverandøren bedes beskrive, hvilke omkostninger der er forbundet med denne løsning, opstillet som omkostninger pr år, over en 4-årig periode. Optionen skal indeholde prismodel for eventuelle opgraderinger i perioden. Løsningen skal overholde sikkerhedsstandard ISO 27001. Leverandøren bedes beskrive sikkerhedsniveau i løsningen, og behandling af følsom data, samt backupservice. Vejdirektoratet ønsker en option på løsningen som inhouse-løsning Leverandøren bedes beskrive de tekniske minimumskrav til server setup med op til 100 samtidige brugere og en svartid på under 3 sekunder. Beskrivelsen bør forholde sig for muligheden for at bruge VM Ware. Prisen skal inkludere konsulentbistand til basisinstallation af systemet. Løsningen skal overholde sikkerhedsstandard ISO 27001. 3. AFTALEFORHOLD Aftalen om opgaven vil blive indgået på grundlag af det til annoncen vedlagte udkast til aftale. 4. KRITERIER FOR TILDELING Vejdirektoratet foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende underkriterier: Kvalitet Pris Som nævnt ovenfor er det muligt at give flere parallelle tilbud, idet tilbudsgiver kan give tilbud på testsystemer med option på at systemet implementeres hhv. som SaaS-løsning (OP2), Hostedløsning (OP3) eller InHouse-løsning (OP4). Det betyder, at hver tilbudsgiver kan afgive tilbud med op til 3 forskellige forslag til, hvordan systemet implementeres (OP2, OP3 og/eller OP4). Vejdirektoratet vil tildele aftalen til den tilbudsgiver, der blandt de modtagne tilbud, der tilbyder den løsning, der er det økonomisk mest fordelagtige. Kriterierne er uddybende beskrevet i det følgende, hvor delkriterierne optræder i prioriteret rækkefølge. Ad Kvalitet
3 af 5 Vejdirektoratet vil foretage sin vurdering af dette underkriterium på baggrund af tilbudsgivers oplysninger/beskrivelser mv. i bilag A og B. Vejdirektoratet vil under dette underkriterium tillægge det positiv vægt, hvis der er tale et standardsystem med mulighed for individuelle tilpasninger. Ved vurderingen af underkriteriet vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang tilbudsgiver opfylder de fravigelige krav i bilag A. Følgende forhold vil indgå positivt i vurderingen: at systemet i høj grad opfylder de funktionelle krav (tilbudsgiver beskrivelser i bilag A og B) at systemet har en høj grad af sammenhæng og brugervenlighed at systemet udgør en fremtidssikret løsning i forhold til o konsekvenser ved opgraderinger, o eksport af data, og o leverandøruafhængighed VD foretrækker en SaaS-løsning under forudsætning af, at det er muligt at foretage egenudvikling af VD-tilpassede felter. Ad Pris Underkriteriet Pris vil blive vurderet på grundlag af evalueringssummerne i bilag C. For hver løsning tilbudsgiver tilbyder, vil evalueringssummen for den pågældende løsning indeholde tilbudsgivers pris for årlig drift inkl. etablering, pris på OP1 samt pris på den tilbudte løsning (OP2, OP3 eller OP4). 5. KONTAKTPERSON Vejdirektoratet Att.: Jens Ole Nielsen Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Tlf.: 7244 3035 E-mail: joni@vd.dk 6. SPØRGSMÅL Spørgsmål kan stilles pr. mail til Jens Ole Nielsen, e-mail joni@vd.dk
4 af 5 Frist for modtagelse af spørgsmål er den 11. december 2013 kl. 12. Spørgsmål og svar vil herefter blive offentliggjort på http://www.vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/leverandoerportal/sider/default.aspx under Aktuelle udbud i anonymiseret form, hvor nærværende annonce er indlagt. 7. TILBUD Tilbuddet udformes på grundlag af vedlagte aftale inklusiv bilag. Tilbuddet skal være på dansk. Følgende bilag skal tilbudsgiver udfylde som en del af tilbuddet: Bilag A (kravspecifikation og svarskema) Ved udfyldelse af bilag A er det vigtigt, at tilbudsgiver udfylder feltet "Tilbudsgivers bemærkninger" for de fravigelige krav, således at Vejdirektoratet har mulighed for at tage graden og karakteren af kravets opfyldelse i betragtning ved evalueringen. Evt. uklarheder i tilbudsgivers besvarelse kan (indenfor de til enhver tid gældende rammer, som udbudsretten fastlægger) tillægges negativ betydning i tilbudsevalueringen. Det er ligeledes vigtigt, at tilbudsgiver tydeligt angiver om mindstekravene krav er opfyldt eller ej. Hvis det ikke er angivet, at samtlige mindstekrav er opfyldt, vil dette således kunne føre til afvisning af tilbudsgiverens tilbud. Bilag B I dette bilag kan tilbudsgiveren (Leverandøren) indsætte de dele af tilbuddet som ikke er besvaret ved udfyldelsen af Bilag A og Bilag C, herunder Leverandørens tilbud på optionerne, jf. pkt. 2 ovenfor. Bilag C I dette bilag skal tilbudsgiver anføres priser og ligeledes underskrive den i bilaget indeholdte tro-og loveerklæring. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører skal bilag C underskrives af samtlige deltagende økonomiske aktører. Ved udfyldelse af bilag C er det vigtig, at tilbudsgiver udfylder alle felter. Bilag C indeholder derudover en tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, erklæringer vedrørende artikel 27 og 45 i udbudsdirektivet 2004/18/EF og bemyndigelseserklæring og erklæring om solidarisk hæftelse, såfremt flere byder i forening. Bilagene bliver efter udbuddets afslutning en del af kontrakten.
5 af 5 8. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud) vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. I bilag A er det angivet om et krav er at betragte som et mindstekrav eller der kan tages forbehold over for kravet (betegnet som et fravigeligt krav). I forbindelse med udarbejdelse af tilbud er det vigtigt, at tilbudsgiverne udfylder de relevante felter i bilag A, dvs. tydeligt angiver om kravene er opfyldt eller ej. Hvis det ikke er angivet, at samtlige mindstekrav er opfyldt, vil dette således kunne føre til afvisning af tilbudsgiverens tilbud. Vedr. tilbudsgivers udfyldelse af bilag A i relation til fravigelige krav henvises der til indledningen i punkt 7. 9. TILBUDSGIVNING FRIST Tilbuddet - mærket Tilbud på testsystem - skal være på både papir og elektronisk medie og indleveres til: Att: Jens Ole Nielsen Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Frist for modtagelse af tilbud er 17. december 2013 kl. 12.00. 10. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES Bilagene i udfyldt stand, i den udstrækning tilbudsgiver har skullet udfylde bilaget, jf. bl.a. punkt 8. Der modtages kun tilbud der ligger under EU s tærskelværdi for udbud.