Administrativ DELSTRATEGI 2011-2015
NOTAT It-delstrategi for administrativ it-anvendelse 9. september 2011 Indholdsfortegnelse 1. Formål...2 2. Baggrund...2 3. Vision...3 4. Strategisk retning...3 4.1. Sammenhængende systemer...3 4.2. Ledelsesinformation...4 4.3. Kommunikation...5 Side 1
1. Formål Delstrategien for den administrative it-anvendelse har som sit vigtigste formål at sikre, at organisationen har fælles opfattelse af såvel visionen for regionens udvikling og anvendelse af administrative it-løsninger som den retning og det ambitionsniveau, der skal forfølges på området. Delstrategien skal udgøre det styrings- og prioriteringsmæssige grundlag for, at regionen udvælger og tilrettelægger projekter, der skal realisere delstrategien inden for strategiperioden. Udvælgelsen og definitionen af projekter vil finde sted inden for rammerne af årligt rullende fireårige it-investeringsplaner og i overensstemmelse med den fastlagte governancestruktur. Ud over en kort baggrundsbeskrivelse beskriver delstrategien den vision, som Region Sjælland vil forfølge i strategiperioden. Visionen uddybes i en beskrivelse af en række identificerede indsatsområder. Indsatsområderne fokuserer på områder, hvor der er behov for en strategisk udvikling, der understøtter visionen. 2. Baggrund Administrativ it omfatter de ikke-kliniske it-løsninger, der understøtter de funktioner og enheder, der servicerer regionens kerneforretning uanset disse støttefunktioners organisatoriske og geografiske placering. Denne definition indebærer, at de administrative systemer, der anvendes på blandt andet sygehusene og i psykiatrien, også betragtes som administrativ it. Tværgående infrastrukturelle it-løsninger, herunder grundlæggende systemer til tekstbehandling, e-mail m.v., er omfattet af it-delstrategien for infrastruktur og fælles infrastrukturelle applikationer. Regionen har i den seneste strategiperiode haft fokus på konsolidering, harmonisering og fornyelse af de administrative it-systemer. Det betyder, at der i denne periode er igangsat en række betydelige strategiske projekter, der alle har understøttet udviklingen af en mere sammenhængende og effektiv administration. Ud over fokus på konsolidering og harmonisering af den administrative systemportefølje har der også været fokus på at opbygge en samlet regional ledelsesinformation og dermed skabe hurtigere og samlet indsigt i regionens virksomhed. Eksempler på administrativ it Systemer til økonomistyring, ESDH, socialt klientsystem, lønudbetaling, ledelsesinformation, intern og ekstern kommunikation, produktionsstyring på vaskerier og kassesystemer i kantiner. Strategiske projekter Regionen har igangsat en række betydelige projekter: NASA (Ny Administrativ System Anvendelse), der omfatter en samlet udskiftning af økonomi-, løn-, HR- og indkøbssystemer. NetOp, der omfatter udvikling af regionens internetsites. Et pilotprojekt, der skal lede frem til en udskiftning af regionens ESDH-system. Side 2
3. Vision Region Sjællands grundprincipper for organisering udtrykkes ved Ét sammenhængende virke og Én fleksibel og forandringsstøttende organisation. Visionen for regionens administrative it-anvendelse understøtter disse grundprincipper. Visionen for administrativ it er at skabe én sammenhængende, effektiv og papirløs administration. Det skal foregå gennem automatisering, procesunderstøttelse og digitalisering af administrative arbejdsgange på tværs af geografiske og organisatoriske skel. Én sammenhængende administration Øget og bedre anvendelse af administrativ it rummer potentiale til at skabe en mere sammenhængende og effektiv administration gennem: Bedre procesunderstøttelse Bedre ledelsesinformation Bedre kommunikationsunderstøttelse 4. Strategisk retning Det administrative område har igangsat en række betydelige projekter. Derfor vil der i strategiperioden primært være fokus på at implementere disse projekter ensartet, så der skabes sammenhængende arbejdsgange og organisatorisk forankring. Den strategiske retning understøtter visionen for det administrative område og regionens grundprincipper for organisering. Derudover bygger den strategiske retning videre på den forrige it-strategis mål om konsolidering, harmonisering og standardisering af it-systemer og arbejdsgange. For at realisere visionen for det administrative område i strategiperioden skal nedenstående indsatsområder forfølges: 1. Sammenhængende systemer 2. Ledelsesinformation 3. Kommunikation. De strategiske indsatsområder er uddybet i det følgende. 4.1. Sammenhængende systemer Baggrund Regionens administrative brugere anvender, på tværs af organisatorisk og fysisk placering, ofte identiske it-løsninger forskelligt. Identiske løsninger er ofte implementeret på en sådan måde, at det ikke er muligt at videndele med kolleger i lignende funktioner andre steder i organisationen. Den forskellige implementering skaber også udfordringer, når smidige, sammenhængende og effektive processer skal etableres på tværs af regionen. Ligesom der er risiko for, at identiske informationer gemmes flere gange og forskellige steder i de regionale it-løsninger. Retning Regionen vil skabe en mere sammenhængende, digital og automatiseret administrativ itarbejdsplads, hvor der er fokus på selvbetjeningsløsninger og genbrug af data. Side 3
Regionen vil digitalisere manuelle papirbaserede arbejdsgange. En digitalisering af manuelle arbejdsgange lægger grunden for automatisering og muligheden for at stille selvbetjeningsløsninger til rådighed. Tilsvarende skaber automatisering grundlaget for en mere effektiv administration, bedre datakvalitet og muligheden for hurtigere beslutningsprocesser. Regionen vil som udgangspunkt anvende standardfagsystemer tilgængelige på markedet med et minimum af tilpasninger. Hvor det vurderes at give værdi i forhold til de administrative arbejdsprocesser, udvikles der integrationer baseret på regionens integrationsplatform mellem systemerne. Det skal blandt andet sikre bedre datakvalitet, genbrug af data og genbrug af services til udveksling af data. Anvend integrationsplatformen Integrationer mellem it-systemer skaber sammenhængende systemer og dermed forretningsværdi. Alle integrationer i regionen skal anvende regionens integrationsplatform. Det betyder blandt andet, at de retningslinjer, der er angivet for brug af platformen, skal følges. For at begrænse omfanget og kompleksiteten af integration vil Region Sjælland have præference for at anvende fagsystemer, der arkitekturmæssigt passer sammen. Tilsvarende vil regionen have præference for fagsystemer, der passer til den valgte it-infrastruktur. Alle administrative medarbejdere skal anvende de samme administrative it-løsninger til identiske processer, uanset om disse processer udføres af centrale tværgående organisationer, af lokale organisationer eller ved kombinationer heraf. For at sikre og optimere ensartet brug af systemer og arbejdsprocesser skal arbejdsprocesserne identificeres og kobles til de anvendte funktioner i it-systemerne. Fokus Der skal skabes sammenhængende arbejdsgange for de administrative medarbejdere. I alle administrative it-projekter skal de væsentligste arbejdsprocesser identificeres. I implementeringen skal it-løsningerne standardiseres, så de anvendes ensartet på tværs af geografi og organisation. I strategiperioden skal det være et grundlæggende princip, at der automatiseres og etableres selvbetjeningsløsninger i det omfang, det er muligt, så eksempelvis fravær, ferie, kørselsgodtgørelse osv. automatiseres. 4.2. Ledelsesinformation Baggrund Der er en entydig tendens til flere regionale og nationale krav om større effektivitet i regionens kerneforretningsområder. Det er for eksempel målet, at regionens driftsudgifter hvert år reduceres med 2 procent 1. Det betyder, at regionen skal producere det samme for færre ressourcer. Denne udvikling skaber behov for, på tværs af regionen, at skabe større gennemsigtig i forhold til alle dele af regionens drift. Regionen har derfor etableret et Koncern Datavarehus, der skal udgøre fundamentet for den fremtidige udvikling af ledelsesinformationssystemer. De forskellige virksomheder i regionen har på udvalgte områder, blandt andet med afsæt i tidligere løsninger fra før regionsdannelsen, etableret ledelsesinformationssystemer, som understøtter den enkelte virksomheds behov. 1 Kilde: http://www.regionsjaelland.dk/omregionen/oekonomi/documents/budgetaftale%202011%20- %20Region%20Sjælland.pdf Side 4
Det er administrationens opgave at understøtte forretningsområdernes og koncernledelsens behov for realtidsledelsesinformation. Retning Der skal være mere fokus på effektiv regional drift. Det skaber behov for tættere opfølgning og overordnet rapportering. Der er derfor behov for en mere ensartet og fokuseret indsats for at tilvejebringe bedre realtidsledelsesinformation. De fleste it-løsninger kan producere rapporter, der anvendes på de forskellige driftsområder. Koncern Datavarehuset skal gøre det muligt at udarbejde rapporter på ledelsesniveau, foretage simuleringer og på sigt understøtte forskning. Anvend Koncern Datavarehuset Regionen har fokus på kapacitetsudnyttelse og ledelsesinformation. For at skabe ensartet kvalitet i indsamling af data skal Koncern Datavarehuset anvendes som grundlag for ledelsesinformation. Regionen har et generelt princip om, at it-brugerne kun skal indtaste data ét sted, og at andre systemer skal kunne anvende disse data. Det betyder, at brugerne ikke behøver foretage dobbeltindtastninger, og at risikoen for fejl og forkerte data bliver mindre. Koncern Datavarehuset skal følge dette princip, hvilket indebærer, at regionens andre systemer skal levere data til Koncern Datavarehuset. Det betyder, at regionen ved anskaffelse af systemer skal stille krav om adgang til dokumentation af systemernes databaser, og at data skal kunne trækkes ud af systemerne. Fokus Alle nye it-løsninger i regionen skal som udgangspunkt automatisk kunne levere realtidsdata til regionens Koncern Datavarehus. 4.3. Kommunikation Baggrund Velfungerende kommunikation er af afgørende betydning for regionens evne til at fungere sikkert og effektivt. Det er en central opgave for regionens administration at sikre en hensigtsmæssig kommunikation internt i organisationen og i forhold til primærsektoren, samarbejdspartnere, borgere, patienter, pårørende, politikere m.fl. Der er mange muligheder for at anvende it-løsninger til at skabe bedre kommunikation. Regionen anvender flere af disse kommunikationsplatforme, herunder særligt web, e-mail, telefon og video. Retning Det er målet, at regionen skal fungere som én organisation på tværs af geografi og den enkelte medarbejders organisatoriske placering. Regionen vil benytte administrative it-løsninger og kommunikationsteknologi, der understøtter nærhed og sammenhæng i organisationen. Regionens kommunikationsløsninger skal understøtte mobilitet, så data, uanset kilde og teknologi, er tilgængelige dér, hvor brugerne er. Den administrative itarbejdsplads skal være tilgængelig via de til enhver tid Kommunikationsteknologier Et eksempel på teknologi til at knytte medarbejdere tættere sammen og begrænse transporttid er øget anvendelse af videokommunikation. Et andet eksempel er en potentiel udbygning af intranettet til i højere grad at kunne pushe relevante informationer til medarbejderne. Det kunne for eksempel foregå i samspil med informationstavler, hvis fysiske placering er bestemmende for, hvilke informationer der vises. Side 5
bedst egnede enheder set i forhold til de opgaver, der skal løses. Med den nuværende teknologi indebærer det, at den administrative it-arbejdsplads skal kunne anvendes på stationære pc er, bærbare pc er, tynde klienter, touch tablets, smartphones, touch-vægskærme og informationstavler. Denne fleksibilitet stiller krav til it-arkitekturen bag den administrative it-arbejdsplads om single sign-on, fleksibel adgang til data og logik samt separation af systemernes præsentation og logiske opbygning. Regionen vil sikre, at de enkelte medarbejdere i hele regionen har en bred vifte af kommunikations- og informationsmuligheder til rådighed. Derved understøttes udviklingen mod én regional og sammenhængende organisation. Fokus Videomøder og andre lignende teknologier, der skaber nærvær og nedsætter transporttid, skal prioriteres højt. Tilsvarende vil regionen fokusere på at holde papirløse møder for derved at skabe grundlaget for at afholde virtuelle møder. Kommende it-løsninger skal kunne afvikles på en bred vifte af mobile og stationære enheder. I tilknytning til intranettet vil regionen arbejde med mulighederne for i højere grad at distribuere informationer målrettet regionens forskellige virksomheder og medarbejdergrupper. Side 6
Region Sjælland Koncern IT Alléen 15 4180 Sorø E-mail: it@regionsjaelland.dk Telefon: 70 15 50 00 www.regionsjaelland.dk 2011 Region Sjælland Side 7
Side 8