Notat vedr. samarbejde om hjælpemiddelhåndtering mellem Syddjurs, Norddjurs, Favrskov og Randers Kommuner samt Regionshospitalet Randers

Notat vedr. samarbejde om hjælpemiddelhåndtering mellem Syddjurs, Norddjurs, Favrskov og Randers Kommuner samt Regionshospitalet Randers 9.august 2007

Notat vedr. samarbejde om hjælpemiddelhåndtering mellem Syddjurs, Norddjurs, Favrskov og Randers Kommuner samt Regionshospitalet Randers 1. BAGGRUND OG KOMMISSORIUM...3 2. PRÆSENTATION AF KOMMUNERNES OG HOSPITALETS HÅNDTERING AF HJÆLPEMIDLER...4 3. SAMARBEJDSAFTALE MED RANDERS REGIONSHOSPITAL...4 3.1. BAGGRUND... 4 3.2. DRØFTELSER... 5 3.3. INDSTILLING... 5 4. SAMARBEJDSAFTALE VEDR. SÆRLIGE HJÆLPEMIDLER...5 4.1. BAGGRUND... 5 4.2. DRØFTELSER... 6 4.3. INDSTILLING... 7 5. SAMARBEJDSAFTALE VEDR. INDKØB...7 5.1. BAGGRUND... 7 5.2. DRØFTELSER... 7 5.3. INDSTILLING... 8 6. LEASING...8 6.1. BAGGRUND... 8 6.2. DRØFTELSER... 8 6.3. INDSTILLING... 9 7. KOMMUNALT FÆLLESSKAB...9 7.1. BAGGRUND... 9 7.2. DRØFTELSER... 9 7.3. INDSTILLING... 10 8. UDBUD AF HJÆLPEMIDDELDRIFT...10 8.1. BAGGRUND... 10 8.2. DRØFTELSER... 10 8.3. INDSTILLING... 11 9. BILAG 1: NØGLETAL VEDR. HJÆLPEMIDDELHÅNDTERING...12 10. BILAG 2: STATUSSKEMA FAVRSKOV KOMMUNE...13 11. BILAG 3: STATUSSKEMA SYDDJURS KOMMUNE...15 12. BILAG 4: STATUSSKEMA NORDDJURS KOMMUNE...18 13. BILAG 5: STATUSSKEMA RANDERS KOMMUNE...20 14. BILAG 6: STATUSSKEMA REGIONSHOSPITAL RANDERS...23 2

1. Baggrund og kommissorium En arbejdsgruppe har søgt at udrede muligheder og problemstillinger ved forskellige samarbejdsformer omkring hjælpemiddelhåndtering. Arbejdsgruppe bestod af følgende repræsentanter : Syddjurs Kommune : Malle T. Grimnitz (Koordinator vedr. indkøb) og Inge S. Hermansen (Koordinator på Hjælpemiddelområdet) Norddjurs Kommune: Jens Erik Greve (Koordinator i Beskæftigelsesafdelingen) Favrskov Kommune: Rolf Thomsen (Service- og Bestillerchef) Regionshospitalet Randers: Ruth Kjeldstrup (Overfysioterapeut) og Helle Kærgaard (ledende ergoterapeut) Randers Kommune: Merete Grønning (Leder af Hjælpemiddelhuset Kronjylland), Henrik Tanggaard (Administrationsleder af Hjælpemiddelhuset Kronjylland), Torben Olsen (Vicekontorchef i Ældreafdeling og formand i arbejdsgruppen) og Ulla F. Sørensen (Konsulent og sekretær i arbejdsgruppen). Arbejdsgruppens kommissorium var: 1. At prissætte og beskrive serviceniveau for depotfunktion vedr. hjælpemidler 2. At opgøre nuværende volumen og værdi af depotfunktion, kørsel og rengøring, vedligeholdelse af hjælpemidler mv. 3. At vurdere Hjælpemiddelhuset Kronjyllands muligheder for at varetage disse opgaver indenfor gældende regelsæt 4. At vurdere fordele og ulemper ved fælles indkøb af hjælpemidler 5. At beskrive modellen, hvorefter en kommune leaser hjælpemidler herunder redegøre for de likviditetsmæssige effekter af en sådan ordning. Da de deltagende partere ikke har det fulde overblik over økonomien på området pt., har det ikke været muligt at prissætte ydelserne vedr. depotfunktion, kørsel, rengøring og vedligeholdelse mv. og en omkostningssammenligning i forhold til en formaliseret samarbejdsmodel har ikke været mulig. På baggrund af udredning af ovenstående har arbejdsgruppen undersøgt forskellige samarbejdsmodeller og vil indstille forslag til udvidet samarbejde på kort og længere sigt. Notatet er opbygget således, at arbejdsgruppen for hvert emne kort præsenterer baggrund og problemstilling, refererer hoveddrøftelserne i gruppen og indstiller gruppens anbefalinger til styregruppen. 3

2. Præsentation af kommunernes og hospitalets håndtering af hjælpemidler Det fremgår af bilag 1, at der er et samlet indkøb af genbrugshjælpemidler på ca. 24,8 mio. kr. i kommunerne og hospitalet til sammen. Der skal dog tages forbehold for beløbet, som er baseret på bedste skøn. Kun Randers Kommune og Regionshospitalet Randers har centralt hjælpemiddeldepot, mens de øvrige kommuner har flere lokale depoter. Syddjurs Kommune har pt. 2 aftaler med Zealand Care om depot mv. Der er både planlagte og akutte kørsler med hjælpemidler hos alle kommuner og hospitalet. Med undtagelse af Favrskov Kommune har alle kommuner indgået forpligtende indkøbsaftaler, der udløber på forskellige tidspunkter. 2 af de gamle kommuner i Syddjurs: Ebeltoft og Middjurs har begge indgået forpligtende aftaler med Zealand Care. Den seneste pr. 1/8 2009. Randers Regionshospital har indkøbsaftale via Region Midtjylland men ikke af forpligtende karakter, imidlertid er nye på vej, som forventes af blive mere forpligtende. 3. Samarbejdsaftale med Randers Regionshospital 3.1. Baggrund Når Randers Regionshospital bevilger midlertidige hjælpemidler i forbindelse med udskrivning af patienter sker det på baggrund af konkret og individuel vurdering af patientens behov. I det tilfælde hvor der opstår et varigt hjælpemiddelbehov er det kommunen, der på baggrund af konkret og individuel vurdering efterfølgende bevilger hjælpemidler. I kommunens bevillingsafgørelser indgår hensynet til APV i hjemmet, som et element i bevillingen, ligesom kommunerne i højere grad anlægger et mere helhedsorienteret perspektiv i bevillingerne. Adskillelsen mellem midlertidige hjælpemidler bevilget af hospitalet og varige hjælpemidler bevilget af kommunen indebærer i nogle situationer, at de midlertidige hjælpemidler, der leveres tilbage til hospitalet erstattes af tilsvarende leveret fra kommunen. Region Midtjylland er i gang med at etablere Hospice Djursland i Syddjurs Kommune. I den forbindelse har Randers Hospital givet udtrykt ønske om at specielle hjælpemidler, som ikke bliver en del af de basishjælpemidler, der bliver en del af Hospice Djursland, leveres af en kommune. Hospitalet har samme muligheder som kommunerne mht. at outsource driften af hjælpemidlerne. 4

3.2. Drøftelser Arbejdsgruppen har drøftet mulighederne for, hvordan man undgår overlap og dobbeltsagsbehandling, samt hvordan borgere undgår at bytte et hjælpemiddel ud med et andet tilsvarende. En forudsætning for et samarbejde er, at regler vedr. udveksling af personlige oplysninger mellem myndigheder overholdes, ligesom det er en forudsætning, at der, idet omfang kommunerne overtager opgaver, som er en regional forpligtelse, udarbejdes en afregningsmodel. Gruppen vurderer, at det er et teknisk spørgsmål, der forventes at kunne løses. Ved et samarbejde på området vil borgere opleve større sammenhæng og helhed i ydelserne. Arbejdsgruppen har desuden drøftet den problemstilling, at der kan der være niveau forskelle i produkt og pris mellem hospitalets og kommunernes hjælpemidler, som følge af forskellen mellem på den ene side et midlertidigt behov, hvor der kan anvendes mere standardprægede hjælpemidler og de varige hjælpemidler, hvor der er behov for mere individuelle løsninger. Kommunerne er alle interesserede i at drøfte hvordan, der kan udarbejdes en bilateral leveringsaftale om hjælpemidler til Hospice Djursland. 3.3. Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler at den udredning, som foretages på hospitalet i forbindelse med bevilling - inden for reglerne om udveksling af oplysninger mellem myndigheder - koordineres med de oplysninger kommunen har behov for, når der er en lægelig forventning om behov for varige hjælpemidler det aftales med Region Midtjylland, at kommunerne leverer varige hjælpemidler, når der foreligger lægelig udredning der nedsættes en teknisk arbejdsgruppe, som udarbejder afregningsmodel der nedsættes en faglig arbejdsgruppe, som udreder logistik og procedurer for samarbejdet aftale om fælles koordinering og for kommunal levering af varige hjælpemidler i nævnte tilfælde indarbejdes i sundhedsaftalerne èn eller flere kommuner indgår aftale med Randers Regionshospital/Hospice Djursland om levering af særlige hjælpemidler efter en nærmere udredning 4. Samarbejdsaftale vedr. særlige hjælpemidler 4.1. Baggrund Kommunerne og Regionshospitalet Randers oplever, at der er meget lavt flow i hjælpemidler til børn. Børnehjælpemidler optager meget lagerplads og er ofte forældede når der er behov for ny bevilling. Derudover er anskaffelsesudgifterne til børnehjælpemidler høje. Der indkøbes årligt for ca. 2 mio. kr. børnehjælpemidler blandt 5

arbejdsgruppens deltagere. Der har tidligere mellem nogle af kommunerne været forsøg på at etablere uforpligtende samarbejde vedr. børnehjælpemidlerne, som ikke er lykkedes, bl.a. fordi kommunerne har villet have betaling for de brugte børnehjælpemidler. Tilsvarende problemstillinger med lavt flow og omkostningstunge hjælpemidler gør sig gældende for hjælpemidler til svært overvægtige voksne - hvor efterspørgslen efter hjælpemidler er stigende og til små, lange og/eller tynde voksne. Hjælpemidler til syns-, høre- og kommunikationshandicappede samt det fulde ansvar i forhold til boligindretningssager er nye opgaver, som kommunerne har overtaget fra amterne. Ligeledes har kommunerne ansvar for, at der foretages lovpligtige eftersyn på lifte, hvilket kommunerne i dag køber hos private leverandører. Der er et fælles behov for udvikling af faglige kompetencer og netværksdannelse/erfaringsudveksling på området. 4.2. Drøftelser Arbejdsgruppen har drøftet mulighederne for en bedre udnyttelse af de særlige hjælpemidler samt udnyttelse af faglige kompetencer af medarbejdere i forhold til nye opgaver. Det er arbejdsgruppens vurdering, at et udvidet samarbejde vil være en både økonomisk som faglig gevinst for alle parter, og vil være et godt udgangspunkt for evt. udvikling/udvidelse af et samarbejde. Samarbejdet bør formaliseres, så der bliver tale om en skriftlig aftale med ½ til 1 års opsigelse. Hjælpemiddelhuset Kronjylland har den fysiske kapacitet til fælles depot, rengøring og vedligeholdelse og har mulighed for at sørge for etablering og vedligeholdelse af et fælles registreringssystem til lagerføring. En samarbejdsaftale, hvor kommuner og hospital indgår skriftlig aftale om samarbejde indenfor et afgrænset område, kan umiddelbart indgås. Samarbejdsaftalen bør være bindende med en opsigelse på ca. 6 mdr. evt. mere. Der bør aftales særlige vilkår i forhold til Randers Regionshospital og for den del af Syddjurs Kommune, som har kontrakt med Zealand Care. Der vil være tale om fælles udgifter til registrering, lagerstyring, hjemmesideoprettelse og ajourføring. Ved behov for genbrugshjælpemiddel til børn undersøges, om det er på lager via lagerstyringssystemet. Kommunen/hospital sørger selv for afhentning af hjælpemidlet på Hjælpemiddelhuset Kronjylland. Der betales et beløb og rengøring og evt. vedligeholdelse af hjælpemidlet. Hvis det ønskede hjælpemiddel ikke er på lager, indkøber kommunen/hospitalet det pågældende hjælpemiddel, som kommer på fælleslager efter benyttelse. Hospitalet får mulighed for at leje hjælpemidlerne da hospitalet ikke har børnehjælpemidler, der kan indgå i det fælles lager. Dels er der tale om standard hjælpemidler og dels har hospitalet behov for, at hjælpemidlerne er på afdelingen, da der ofte er tale om et akut behov. 6

4.3. Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler at der udarbejdes og indgås en skriftlig aftale om samarbejde vedr. børnehjælpemidler, hjælpemidler til meget svært overvægtige, små, lange og/eller tynde voksne hjælpemiddelhuset Kronjylland påtager opgaven for en udgift på 150.000 kr.i etableringsåret. Årlig udgift forventes efterfølgende at være på 120.000 kr. Udgiften fordeles mellem kommunerne forholdsmæssigt efter indbyggertal hospitalets udgift fastlægges i forhold til aktivitetsopgørelser, som er baseret på lejeopgørelser. aftalen evalueres løbende og efterreguleres årligt. aftalen vedr. børnehjælpemidler er baseret på et princip om, at kommunerne ved aftalens indgåelse afgiver alle børnehjælpemidler til det fælles lager uden betaling. børnehjælpemidlerne er herefter fælleseje. Den del af Syddjurs Kommune, der har kontrakt med Zealand Care har ikke børnehjælpemidler, der kan indgå. Randers Regionshospital leverer ikke til fælles lager, men indgår i lejeaftale Der etableres en database med medarbejdernes faglige kompetencer indenfor nye områder, som kommunerne kan kontake/anvende mod betaling der etableres netværk for erfaringsudveksling på relevante områder der afrapporteres til styregruppen efter et halvt år. 5. Samarbejdsaftale vedr. indkøb 5.1. Baggrund De 4 kommuner og Regionshospitalet indkøber årligt for ca. 24,8 mio. kr. genbrugshjælpemidler. Syddjurs, Norddjurs og Randers kommuner samt hospitalet har pt. indkøbsaftaler af mere eller mindre bindende karakter. Det er en forventning, at der kan opnås mere favorable indkøbsaftaler med et større indbyggergrundlag. 5.2. Drøftelser Arbejdsgruppen har drøftet fordele og ulemper ved at indgå fælles indkøbsaftaler. Det er en forudsætning for at indkøbsaftaler udnyttes optimalt, at der er flere modeller af hver hjælpemiddeltype at vælge imellem, så der kan tages individuelle hensyn. Det er derfor vigtigt, at medarbejdere med fagligt kendskab inddrages i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer inden der indgås indkøbsaftaler. Randers Kommune har gode erfaringer både med at indgå indkøbsaftaler, hvor der er mulighed for at vælge forskellige modeller og med inddragelse af fagligt personale i udformning af kravspecifikationer. Der skal inddrages brugerrepræsentanter i forbindelse med udformningen af kravspecifikationerne ved indgåelse af kommunale indkøbsaftaler, mens en høring heraf 7

ikke er krav i forhold til hospitalet. Inddragelse af brugere forventes dog at kvalificere indkøbsaftalerne. 5.3. Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler at der arbejdes hen imod etablering af fælles indkøbsaftaler, når de nuværende indkøbsaftaler kan opsiges (1/1 2009) der nedsættes en arbejdsgruppe mellem kommuner og hospital, som udarbejder kravspecifikationer i begyndelsen af 2008. 6. Leasing 6.1. Baggrund Der findes forskellige leasingmodeller, hvor kommuner og hospitaler på forskellige vilkår kan leje hjælpemidler og/eller indgå finansieringsaftaler. Norddjurs Kommune har indhentet tilbud fra Kommune Leasing om finansiering af kommunens hjælpemidler. Det er en finansieringsmodel, hvor udgifterne til anskaffelse af hjælpemidler udskydes i en årrække til fordel for en bedre likviditet i kommunen. Kommunen bevarer ejerskabet til hjælpemidlerne. Eksemplet giver en besparelse de første år ved indkøb af hjælpemidler for fx.20 mio. kr. over 5 år. Det kan aftales at faktura sendes til Kommune Leasing for betaling, hvorefter Norddjurs Kommune betaler en leasingydelse på i alt 10,8 mio. kr. i 5 år. Norddjurs Kommune har dermed en likviditetsgevinst i en 5-årig periode på 9,2 mio. kr. Derefter vil der være en årlig leasingydelse 4,3 mio. og likviditetsgevinsten på 9,2 mio. kr. vil være reduceret til 0 efter omkring 30 år. Tilbudet far Kommune Leasing indgår som en del af en samlet besparelsespakke i Norddjurs Kommune. Private leverandører (ex. Falck og Zealand Care) tilbyder forskellige leasing aftaler til kommuner og hospitaler. Der er mulighed for at indgå aftaler, hvor kommuner/hospitaler selv ejer hjælpemidler, men hvor leverandøren til en aftalt pris står for hjælpemiddelhåndteringen i form af depot, rengøring og vedligeholdelse, levering mv. Der er endvidere mulighed for også at lade private leverandører stå for hele hjælpemiddelhåndteringen inkl. indkøb, hvilket er nærmere beskrevet i afsnit 8. Arbejdsgruppens fokus har været finansieringsmodellen via Kommune Leasing. 6.2. Drøftelser Arbejdsgruppen vurderer, at da der er tale om en finansieringsmodel er det vanskeligt at vurdere fordele og ulemper ved modellen. Om det er en økonomisk fordel eller ulempe for kommunen afhænger af likviditetsforhold, renteniveau, øvrige lånemuligheder mv. i kommunen og kan ikke siges entydigt uden analyse af pågældende kommunens samlede 8

økonomiske forhold. Alt andet lige vil der i der over tid være tale om højre udgifter til hjælpemidler, da der er tale om en lånefinansiering til en aftalt rente. 6.3. Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler at der ikke indgås aftaler med et leasingselskab i et fælles samarbejde mellem kommunerne og hospitalet, men at det for de enkelte kommuner kan være relevant at undersøge likviditetsmæssige fordele og ulemper. Såfremt nogle vurderer, at en leasing aftale er fordelagtig for kommunen, anbefales det at samarbejde om fælles leasing aftale for at nedbringe administrationsudgifter mv. 7. Kommunalt Fællesskab 7.1. Baggrund Etablering af kommunalt fællesskab er af mere bindende karakter end en fælles kommunal samarbejdsaftale. Der er fælles ledelse, ligesom det er et krav i et kommunalt fællesskab, at kommunerne afgiver kompetence til fællesskabet. Dog er kommunerne repræsenteret i fællesskabet fx via et repræsentantskab/bestyrelse, som er underlagt kommunalbestyrelsernes instruktionsbeføjelser. Kommunalbestyrelserne kan dermed have direkte indflydelse i selskabet - ved fx at give et bundet mandat til repræsentanten/bestyrelsesmedlemmet. Fordele ved et kommunalt fællesskab er som beskrevet ved samarbejdsaftalen samt udnyttelse af stordriftsfordele, fælles ledelse, forbedret mulighed for fleksibel udnyttelse af arbejdskraften, forbedret mulighed for udvikling af faglige kompetencer ved større enhed. Samt at serviceopgaven altid leveres til kommunerne til en kontraktlig fastsat pris. Der vil således altid være fuld gennemsigtighed i forhold til såvel serviceniveau samt pris pr. ydelse. De deltagende parteres lagre vil indgå som indskud og i tilfælde af opløsning af fællesskabet fordeles hjælpemidlerne efter fastlagt fordelingsnøgle. Der er tale om et nonprofit foretagende. Etablering af et kommunalt fællesskab forudsætter en juridisk og økonomisk udredning, som pt. ikke er foretaget. 7.2. Drøftelser Der er ikke i arbejdsgruppen det fulde økonomiske overblik, da kommunerne endnu ikke er i stand til at prissætte egne ydelser, og at der generelt er et problem som følge af strukturreformen, hvor nye opgaver er kommet til mht. at kende udgiftsniveauet for 9

kommunernes side. Desuden er kommunerne i øjeblikket ved at tilvejebringe egne løsninger og finde ud af egen organisering. Arbejdsgruppen har drøftet og vurderer at principper som gennemsigtighed af priser og serviceniveau kan tilgodeses i et kommunalt fællesskab. Hver kommune kan bevare ejerskab af hjælpemidler og bevare og opnå bedre faglige kompetencer i et fællesskab bl.a. vedr. de opgaver, der er overgået fra amtet. Arbejdsgruppen vurderer, at der pga. de store afstande ikke er nogen oplagt fordel ved at indgå fælles kørsel. En selskabsmodel vil indebære at der i givet fald fortsat skal være lokale depoter i alle kommuner. 7.3. Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler at styregruppen tilkendegiver hvorvidt der skal arbejdes videre med tanken om at lade et kommunalt fællesskab løse driftsopgaverne på vegne af de deltagende parter arbejdet i givet fald påbegyndes i foråret 2008 8. Udbud af Hjælpemiddeldrift 8.1. Baggrund Alternativ til selv at løse driftsopgaver på området er at lade ekstern leverandør påtage sig opgaven efter udbud. På baggrund af udbud, kan der indgås kontrakt for beløb under 1,57 mio. kr. i en 4-årig kontraktperiode. Ved beløb over den grænse skal opgaven i EU-udbud, hvilket vil være tilfældet på hjælpemiddelområdet. Hjælpemiddelhuset Kronjylland har tilkendegivet at ville byde ind på opgaverne i tilfælde af et udbud Fordelen ved en udbudsmodel er at kommunen/hospital bliver bestiller. I forbindelse med udlicitering af opgaven vil der i kommunerne ikke længere være den faglige kompetence på hjælpemiddelområdet i forhold til drift, som kan bevares i et kommunalt fællesskab og ved samarbejdsaftalen. 8.2. Drøftelser Erfaringer fra Syddjurs Kommune er, at ved udlicitering af driften mister kommunerne ejerskab ligesom de faglige kompetencer på området forsvinder. 10

Randers Kommune har tilkendegivet interesse for at indgå i alle samarbejdsformer og også afgive tilbud i tilfælde af udbud. Det vil derfor ikke være aktuelt for Randers Kommune at miste ejerskab og/eller faglige kompetencer i forhold til drift af hjælpemidler. 8.3. Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler at der sker en politisk afklaring af spørgsmålet om fremtidig model for hjælpemiddelhåndtering 11

9. Bilag 1: Nøgletal vedr. hjælpemiddelhåndtering Myndighed Antal indbyggere Antal Hjælpemiddel depoter Årligt indkøb af genbrugshjælpemidler i mio. kr. (Ca. beløb) Indkøbsaftaler og udløbsdato Favrskov 45.000 6* 5,2 Nej** Syddjurs 40.000 2 *** 5,2 2 udløber hhv. 1/8 2008 og 1/8 2009 Norddjurs 38.500 4 4,0 1 udløber 30/12 2008 Randers 92.000 1 centralt + 1 depoter 9,6 1 udløber 31/12 2008 Regionshospital (30.053 udskrivninger) 2 0,8 Ingen forpligtende I alt 215.500 15 24,8 - Bemærkninger: * Favrskov har med virkning fra 1/6 2007 indgået lejeaftale om et centralt hjælpemiddeldepot ** Favrskov har indgået aftale om samarbejde med 2 andre kommuner *** Udover de 2 kommunale hjælpemiddeldepoter har Syddjurs desuden 2 driftsaftaler hos Zealand Care 12

10. Bilag 2: Statusskema Favrskov Kommune Kommune a) Kommune: Favrskov Kommune b) Indbyggertal: 45.000 c) Hjælpemiddelområdets organisatoriske placering: Visitationen til området er placeret hos lederen af Visitationsenheden under Service- og bestillerchefen. Depotfunktion, håndtering og kørsel er placeret hos lederen af serviceafdelingen under Service- og bestillerchefen. Organisation a) Beskrivelse af nuværende organisation (kort) Depoterne i Favrskov Kommune er placeret på 6 lokaliteter i hhv. Hadsten, Hammel, Hinnerup og Ulstrup. Det samlede areal andrager ca. 750 m2. Rengøringen varetages på 4 lokaliteter ligesom der er 4 biler involveret i kørslen b) m2-behov/forbrug depot (skøn, ekskl. hjælpemidler på lokaldepoter) Ca. 800 m2. c) Udfordringer/nuværende overvejelser om fremtiden Favrskov Kommune overvejer at etablere et centralt hjælpemiddeldepot. Økonomi a) Antal årsværk depot (ekskl. kørsel): Ca. 3 (estimat, da flere ansatte på beskyttede vilkår slører billedet) b) Antal årsværk kørsel (skøn): Ca. 1 (kørsel og opsætning) c) Gns. årligt indkøb af hjælpemidler: Ca. 5,2 mio. kr. Beløbet der er relevant for samarbejdet må efterfølgende defineres nærmere. d) Indkøbsaftaler og periode: Der er pt. ingen formelle indkøbsaftaler, mens en del aftaler fra de gamle kommuner videreføres på et uformelt grundlag. Der er imidlertid truffet politisk beslutning om at indgå i et samarbejde med 13

Serviceniveau a) Håndtering af akutte kørsler (beskriv akutte kørsler) Samme dag (men kun på hverdage) b) Antal kørsler (ikke akut) pr. uge 1 x pr. uge 1 x hver 14. dag i enkelte spidsbelastede situationer. a) Leverandør: CSC Vitae b) Kontraktperiode: Nyanskaffet c) Årlig pris: Kan ikke oplyses her og nu IT - Hjælpemiddelsystem Ønsker til samarbejde a) Ønsker til et evt. samarbejde Erfaringsudveksling med henblik på udviklingen af best practise. Afdækning af mulighederne for at dele personale med særlige kompetencer. Afdækning af mulighederne for alternative modeller for ejerskab/gensidig udlejning af hjælpemidler m.h.p. optimering af udnyttelsen af disse. b) Konkrete ønsker til samarbejde/emner til yderligere analyse: Undersøge muligheden for øget synergi ved fælles depotfaciliteter for hjælpemidler med lavt flow herunder børnehjælpemidler, hjælpemidler til svært overvægtige mv. Delt personale med kompetencer indenfor lovpligtige eftersyn, service af elhjælpemidler mv. c) Eksempler på hvor servicen kan forbedres i forhold til borgeren, såfremt der samarbejdes: Bedre og mere rentabel drift vil give muligheden for en bedre og/eller billige service. 14

11. Bilag 3: Statusskema Syddjurs Kommune Kommune d) Kommune: Syddjurs Kommune e) Indbyggertal: 40.000 f) Hjælpemiddelområdets organisatoriske placering: Social & Sundhed Afdelingen for visitation & Hjælpemidler Organisation d) Beskrivelse af nuværende organisation (kort) (Depo)-er) og lokaldepoters placering, varetagelse af rengøring, antal biler ) Ebeltoft & Midtdjurs Kommuner har kontrakt med Zealand Care. Udløb Ebeltoft ultimo 2007, Udløb Midtdjurs ultimo 2008. Rønde & Rosenholm områder: Eget depot, hoveddepot placeres i Rosenholm samt backup lager i Følle. Varetagelse af depot er placeret i kommunen under JobCenter / Projektcenter Syddjurs med en fastansat og ca. 4 / 8 medarbejder i b.la. aktivering. Har pt. 2 biler og forestår selv rengøring / reparation af hjælpemidler. Bestilling af hjælpemidler foretages af sagbehandlere, depotbestyrer bestiller reservedele mv. e) m2-behov/forbrug depot (skøn, ekskl. hjælpemidler på lokaldepoter) Rønde & Rosenholm området har ca. 200 m2 depot pt. Estimeret behov er ca. 500 700 m2. Behov for satellit/akutdepoter estimeret til ca. 8 10. ca. 12 m2 Depotstørrelse regnes rengøring og reparationsudstyr med i antal m2? f) Udfordringer/nuværende overvejelser om fremtiden Medbestemmelse på udformning af ny løsning mht. organisering af depot og indkøbsaftaler. Stor brugerindflydelse på udarbejdelse af et dækkende sortiment med b.la. løbende vedligeholdelse og vurdering af produktmix, produktudvikling mv. Organisering af kørsel til lokalområdet (serviceniveauet) antal af kørsler om ugen. Tidskørsler, akutkørsler skal minimeres med muligheden skal være til stede. Akutreparationer uden for åbningstid helligdage, nat, weekend. (Akutberedskab) 15

Økonomi e) Antal årsværk depot (ekskl. kørsel): Kan ikke opgøres, ligger i ZC s ydelse. f) Antal årsværk kørsel (skøn): Kan ikke opgøres, ligger i ZC s ydelse. g) Gns. årligt indkøb af hjælpemidler: 5.2 mil. h) Indkøbsaftaler og periode: Zealand Care (3.2 mill) tidligst pr. 1.8.2008(E) & 1.8.2009(M) Serviceniveau c) Håndtering af akutte kørsler (beskriv akutte kørsler) Indenfor 5 arbejdstimer på hverdage. d) Antal kørsler (ikke akut) pr. uge Ca. 80 IT - Hjælpemiddelsystem d) Leverandør: Zealand Care, Rambøll Care e) Kontraktperiode: 1.8.08 & 1.8.09 f) Årlig pris: Medregnet i ZC ydelse Konklusion fra arbejdsgruppe indsat: Ønsker til samarbejde 16

d) Ønsker til et evt. samarbejde Se konklusion e) Konkrete ønsker til samarbejde/emner til yderligere analyse: eks. områder, hvor det vurderes at stordrift/volumen kan være en fordel eks. områder, hvor udnyttelsen af eksisterende hjælpemidler kan optimeres (samlede lagerkapacitet kan nedbringes) Eksempelvis lapning og udskiftning af dæk og slanger. Alle børnehjælpemidler samles i ét depot IT-understøttelse af lager/depot funktion med billeder Samlet rengøringsfacilitet. Større indsats på renoverings og reparationsområdet, på ej akutte produkter. Mindre reparationer skal stadig udføres lokalt via personer i eksempelvis jobtræning. f) Eksempler på hvor servicen kan forbedres i forhold til borgeren, såfremt der samarbejdes: Afprøvningsrum for borgere. Afprøvningbane på køretøjer. Mulighed for udlejning til kommunens borgere/gæster mod betaling (midlertidige behov) En høj standard på produkterne Standarder for leveringstidspunkter, leveringsdage mv. 17

12. Bilag 4: Statusskema Norddjurs Kommune g) Kommune: Norddjurs kommune h) Indbyggertal: 38 500 Kommune i) Hjælpemiddelområdets organisatoriske placering: Hjælpemiddelområdet hører under Voksen og pleje, som har indgået en aftale med beskæftigelsesafdelingen om at stå for driften af depoter m.m. Organisation g) Beskrivelse af nuværende organisation (kort) (Depo)-er) og lokaldepoters placering, varetagelse af rengøring, antal biler ) I dag er hjælpemidlerne spredt ud på 4 mindre depoter, (2 i Grenaa, 1 i Ørum og 1 i Allingåbro) 2 biler og en person ansat til rengøring af hjælpemidler. h) m2-behov/forbrug depot (skøn, ekskl. hjælpemidler på lokaldepoter) Ca. 500m2 i) Udfordringer/nuværende overvejelser om fremtiden Der arbejdes på et hoveddepot i Grenaa, og et mindre lokaldepot i Auning. Den største udfordring er at blive enig om en afregningsmodel mellem Voksen og pleje og beskæftigelsesafdelingen. Økonomi i) Antal årsværk depot (ekskl. kørsel): 2 j) Antal årsværk kørsel (skøn): 1 k) Gns. årligt indkøb af hjælpemidler: I aftalen med Kommune Leasing, har man regnet med et årligt indkøb på 4 mio. kr. l) Indkøbsaftaler og periode: Norddjurs Kommune har pr 01-01 2007 indgået en aftale med Kommune Leasing om finansiering af hjælpemidler. Der er en indkøbsaftale aftale med Indkøbskontoret Østjylland den udløber 30-12-2008. 18

Serviceniveau e) Håndtering af akutte kørsler (beskriv akutte kørsler) Udbringning samme dag som henvendelse. f) Antal kørsler (ikke akut) pr. uge Efter ruteplan 2 dage om ugen. g) Leverandør: Zealand Care IT - Hjælpemiddelsystem h) Kontraktperiode: Norddjurs har købt systemet og supportaftale løber for et år af gangen. i) Årlig pris:? Ønsker til samarbejde g) Ønsker til et evt. samarbejde I forhold til forsyningssikkerhed og specielle hjælpemidler. h) Konkrete ønsker til samarbejde/emner til yderligere analyse: eks. områder, hvor det vurderes at stordrift/volumen kan være en fordel eks. områder, hvor udnyttelsen af eksisterende hjælpemidler kan optimeres (samlede lagerkapacitet kan nedbringes) i) Eksempler på hvor servicen kan forbedres i forhold til borgeren, såfremt der samarbejdes: 19

13. Bilag 5: Statusskema Randers Kommune Kommune: Randers Kommune Indbyggertal: 92.000 Kommune Hjælpemiddelområdets organisatoriske placering: Sundhed og ældre forvaltningen. Organisation j) Beskrivelse af nuværende organisation (kort) (Depo)-er) og lokaldepoters placering, varetagelse af rengøring, antal biler ) Depot placeret på Agerskellet 22, reservelager ca 120 m2 under Asferg Ældrecenter med børnehjælpemidler Rengøring foretages på stedet bortset fra enkelte store kørestole som rengøres hos Falck. Der er monteret lift i både værksted og rengøringsrum til løft af tunge emner. Reparationer fortages på stedet. 4 ældre biler er tilknyttet stedet, heraf 1 lille liftbus, der bruges af værksted og nødkaldspersonalet. Hjælpemiddelhuset har ingen stor varevogn, dvs. der kan kun køres med max 2 senge ad gangen. Derudover bruger vi vognmand til sengetransport, hvor der skal bæres over flere etager. k) m2-behov/forbrug depot (skøn, ekskl. hjælpemidler på lokaldepoter) 1200m2: vareindlevering, lager, værksted, rengøring. 600m2 kontorer, omklædning, kantine, reception, mødelokaler og undervisningsrum. Dertil kommer særligt indrettet handicaptoilet, hvor der kan afprøves badeværelsesopstillinger i 1:1 og med rumdækkende lift l) Udfordringer/nuværende overvejelser om fremtiden Økonomi m) Antal årsværk depot (ekskl. kørsel): 3 x fleksjob samt købt ydelse og virksomhedspraktik til rengøring 20