Mentorens værktøjskasse Den vigtigste forudsætning for at kunne fungere som en god mentor i DJ mentor, er et oprigtigt ønske om at stille sin erfaring og opmærksomhed til rådighed for et mindre erfarent medlem. Modsat rollen som coach eller terapeut forudsætter mentorrollen ikke, at du er professionel, eksamineret eller veluddannet ud i mentorgerningen. Hvis du i samarbejde med din mentee udvikler din helt personlige mentor-stil, som fører til udvikling for både mentee og dig selv, skal du være så velkommen til at glemme alt om denne værktøjskasse. Hvis du derimod er nysgerrig på, hvad andre mentorer i forskellige situationer har valgt at udsætte mentees for af spørgsmål, øvelser og hjemmeopgaver, og hvis du har brug for inspiration til, hvordan du lægger den bedste ramme om den mentorrelation, du skal til at have med din mentee, vil der være materiale at hente i denne samling af værktøjer. Husk, at det er mindre vigtigt hvilke værktøjer du vælger at bruge, bare du får bygget et flot hus. Denne værktøjskasse er samlet af DJ mentor med inspiration fra Mentor+ Guiden af Kirsten M. Poulsen og fra DJØFs tilsvarende værktøjskasse. Hvis du har spørgsmål til din mentorrolle, er du velkommen til at henvende dig til DJ mentor. Held og lykke med din mentorrolle. Revideret 17. december 2009 Mads Løkke Rasmussen Karrierekonsulent DJ mentor mentor@journalistforbundet.dk 33 42 80 00 DJ mentor Mentorens værktøjskasse 1
Værktøj nr. 1: Etablering af mål Dette værktøj kan anvendes af både mentor og mentee til at forberede deltagelse i en mentor/mentee-relation. Konkrete, målbare mål, som jeg ønsker at opnå gennem samarbejdet med mentor/mentee evt. fordelt på områderne: - Personlige kompetencer - Faglige kompetencer - Netværk - Videndeling - Karriereudvikling - Kulturforståelse Hvordan vil jeg kunne se at målet er nået? Hvordan vil jeg følge op på disse mål? Hvordan vil jeg fejre, når målet er nået? DJ mentor Mentorens værktøjskasse 2
Værktøj nr. 2: Gensidig forventningsafklaring af mentors roller Brug denne liste til sammen med mentee at drøfte jeres gensidige forventninger til mentor/menteesamarbejdet. Brug samtalen til at drøfte mentees forventninger til resultatet af mentor/menteesamarbejdet. 1. Hvilke forventninger har mentee til mentors rolle? 2. Hvilke roller er det afgørende vigtigt, at du som mentor kan påtage dig i forhold til mentees mål og resultatforventninger? 3. Har du og din mentee samme forventninger til hvilke roller du som mentor påtager dig i samarbejdet? 4. Hvilke roller tror du bliver mest spændende, udfordrende og/eller overraskende at anvende i jeres samarbejde? Her er eksempler på mentors mange gode roller: - Facilitator - Personlig rollemodel - Faglig rollemodel - Historiefortæller - Sparringspartner - Rådgiver - Videndeler - Den der stiller de gode spørgsmål - Kritiker - Netværker - Døråbner - Ven Fire roller, som i sin rene form ikke er gode mentorroller: - Professionel coach Coaching adskiller sig fra mentoring ved, at en coach påtager sig en professionel rolle og stiller en ydelse til rådighed for sin fokusperson/coachee. Kun fokuspersonen er i fokus, og coachens eneste udbytte er et kontant honorar. Relationen mellem mentor og mentee er en to-vejs relation og en personlig relation. Det er et gensidigt lærende samarbejde, hvor begge kan opnå ny læring og nye indsigter. En mentor kan dog godt anvende nogle af coachens værktøjer. - Terapeut Terapi adskiller sig fra mentoring på to områder. En terapeut er (ligesom en coach) en professionel rolle, der vier hele sit fokus til sin klient. Mentoring er en to-vejs relation og en personlig relation. Den anden forskel handler om det emnemæssige fokus. Terapi handler om det private og det personlige. Mentoring handler om det professionelle og det personlige. En mentor bør dog ligesom en terapeut være en fremragende lytter. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 3
- Guru En mentor skal passe på ikke at ende som sin mentees guru. En guru har svar på alt, og vil altid vide bedre end sine disciple. Hvis en mentor ender som guru for sin mentee, vil mentee ende med at være afhængig af sin gurus råd. En mentor må gerne være klog og give sin mentee gode råd, men skal arbejde på at gøre sin mentee stærk og uafhængig, frem for afhængig og svag. - Curlingforælderen En mentor kan være en slags onkel for sin mentee, og vil i mange tilfælde med held kunne åbne døre for sin mentee, ved at lade ord falde de rigtige steder, og ved at sætte mentee i forbindelse med de rigtige personer. Men det må ikke udarte sig til, at mentor ender i en rolle som curlingforælder for mentee, hvor begge forventer, at det er mentors rolle at feje alle forhindringer væk fra den vej mentee skal gå. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 4
Værktøj nr. 3: Samarbejdsaftale Udarbejdes som indledning til samarbejdet og kan trækkes frem med jævne mellemrum for at evaluere resultater og sikre at samarbejdet stadig er på rette spor. Forandringer og justeringer kan løbende udarbejdes. Samarbejdsaftalen bør sættes på skrift og begge bør have en kopi. Aftalen bør indholde: - Mål hvad I hver især ønsker at opnå som resultater af samarbejdet gerne beskrevet så konkret som muligt. - Gensidige forventninger hvordan forventer mentor, at mentee agerer i samarbejdet, og hvordan forventer mentee, at mentor agerer? Kan og vil begge leve op til disse forventninger? - Mentors mange roller hvad betyder de for både mentor og mentee? (Se værktøj nr 2) - Samarbejde de praktiske ting o Kontaktoplysninger samt aftale om hvornår og hvordan I må kontakte hinanden o Mødefrekvens o Varighed af et møde o Mødested o Regler for ændring af møde eller etablering af et ekstra møde - Spilleregler o Hvordan vil I håndtere fortroligheden? o Hvordan forbereder vi os til møderne? o Hvordan arbejder mentee mellem møderne? o Vil vi anvende handlingsplaner? o Vil vi være i kontakt mellem møderne? o Er der nogen emner, som vi ikke ønsker at drøfte? o Hvordan håndterer vi det, hvis den ene part er utilfreds med samarbejdet? - Evaluering og opfølgning o Hvor ofte vil vi følge op på vores mål og forventninger? o Hvordan vil vi følge op på målopnåelse? o Hvordan vil vi give hinanden feedback? - Afslutning o Hvordan vil vi vide, at målet er nået? o Hvordan vil vi afslutte vores samarbejde? o Vil vi holde kontakt videre frem i givet fald hvordan? DJ mentor Mentorens værktøjskasse 5
Værktøj nr. 4: Logbog For at få det optimale ud af at være mentor eller mentee, er det nødvendigt at skrive ting ned. Også selvom det bare er noter eller stikord. En personlig logbog kan være et nyttigt værktøj. Mentor kan bruge logbogen til: - at følge op på samarbejdet med mentee o Hvad skete der på mødet? o Hvilke aftaler blev truffet? o Hvad vil være vigtigt at tage op næste gang? o Hvilken betydning kan der ligge i mentees udtalelser? - at dokumentere resultater for mentee - at reflektere over egen læring o Hvad har jeg lært om min egen situation i arbejdslivet, af at tale med min mentee om dennes situationer i sit arbejdsliv? o Hvilke nye ideer har jeg fået til min egen kommunikation og adfærd i mit arbejdsliv? o Hvad har jeg lært i min rolle som mentor? Hvilken effekt har min respons til mentee haft Logbogen kan have forskellige forme. Det kan fx være et Word-dokument, en kina-bog eller en Mayland-kalender. Find din egen stil og struktur for en logbog. Mentee kan bruge logbogen til: - Forberedelse til møder med mentor o Emner jeg gerne vil tale med mentor om o Områder jeg ønsker at udvikle - Notater fra møde med mentor o Beslutninger o Handlingsplaner o Hjemmearbejde - Refleksioner og evalueringer mellem møderne med mentor o Hvad har været godt og skidt på jobbet? o Hvordan har jeg håndteret problematiske situationer og personer? o Hvordan har jeg præsteret på jobbet i forhold til aftaler med mentor? o Hvad ønsker jeg i fremtiden? DJ mentor Mentorens værktøjskasse 6
Værktøj nr. 5: Mødestruktur Det anbefales, at møderne mellem mentor og mentee følger en fast struktur, for at sikre fokus og fremdrift. Nedenstående forslag til struktur kan bruges som inspiration til den struktur mentor og mentee måtte vælge. 1. Bekræfte mødets emner og agenda 2. Afklare om der siden sidst at dukket nye emner op, som også er væsentlige, og om de skal drøftes på dette møde eller et senere møde 3. Opfølgning fra det sidste møde a. Hvad er der sket siden sidst? b. Hvordan har mentor brugt input fra sidste møde i hverdagen? c. Hvordan er det gået med handlingsplanen siden sidst? 4. Hvad nu? a. Er der i løbet af den hidtidige samtale dukket emner op, som det er vigtigt at drøfte? 5. Handlingsplan frem til næste møde 6. Evaluering af mødet a. Hvordan har samtalen fungeret? b. Hvad har været mentees vigtigste udbytte af samtalen? c. Hvad har været mentors vigtigste udbytte af samtalen? d. Hvad vil vi gøre anderledes næste gang? DJ mentor Mentorens værktøjskasse 7
Værktøj nr. 6: Mentees handlingsplan Formålet med en handlingsplan er at føre mentee mod målet. Det sker ved først at identificere de konkrete handlinger, der kan føre mentee mod målet. Det er også vigtigt at identificere rækkefølgen af handlinger. Mentee kan enten forberede handlingsplanen hjemme, og præsentere den for mentor, eller udvikle den på et møde med mentor. Handlingsplanen skal tænkes som en stige, hvor toppen af stigen er målet, og hvor trinnene er de rigtige handlinger i den rigtige rækkefølge: Målet Jeg vil: Handling Formål Ressourcer Gennemføres i perioden Skal være gennemført inden DJ mentor Mentorens værktøjskasse 8
Værktøj nr. 7: SWOT-analyse Bogstaverne står for Strengths (styrker), Weaknesses (svagheder), Opportunities (muligheder) og Threats (trusler). SWOT-analysen anvendes oftest til at analysere nu-situationen for en virksomhed. Men den kan også bruges til at analysere nu-situationen for mentee. Styrker Faglige og personlige færdigheder Viden Erfaring Uddannelser Personlige styrker Talenter Muligheder Deltagelse i projektgruppe på jobbet Nye job Nye venner Nye netværk Ny læring og udvikling Ny energi Svagheder (egne) Manglende ledererfaring Manglende IT-kompetencer Dårlig kommunikation Manglende fokus Trusler (udefrakommende) Mange andre søger det job jeg ønsker Fyringsrunde i farvandet Skift til ny IT-platform Færre henvendelser fra kunder Lad mentee udfylde analysen inden et møde. Gå den så igennem sammen, og se om I kan udvide den, og diskuter hvordan mentee bedre kan bringe sine styrker i spil, håndtere sine svagheder, udnytte sine muligheder og imødekomme de udefrakommende trusler. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 9
Værktøj nr. 8: Spørgsmål der rykker! Der er spørgsmål, der rykker mere end andre. Det er de spørgsmål, der ikke bliver svaret på umiddelbart, fordi mentee bliver tavs og tænker sig om. Eksempler kan være: Er der en speciel varm grød, vi hele tiden bevæger os rundt om i denne samtale? Hvad skal der til, for at du føler dig parat til at tage denne samtale med din chef/din kollega/din medarbejder? Hvad er det du frygter vil ske hvis? Har du selv nogen skjulte agendaer? Hvis du var mig, hvilket spørgsmål ville du så stille dig selv nu? Hvad ved du allerede nu, som du først finder ud af om et år? Hvis dine medarbejdere/dine kolleger/din ledelse var 100% ærlige over for dig, hvad ville de så sige? Hvad er vigtigst for dig: at være populær eller at få dine løsninger igennem? Hvad er dit eget ansvar i denne situation? Hvis alle barrierer og forhindringer var væk, hvad ville du så gøre? Hvor meget kan du selv have medvirket til at skabe dette problem? Hvordan vil du forklare denne situation for din familie? Hvis du kendte svaret, hvad ville det så være? Hvis du havde penge nok til ikke at behøve at gå på arbejde, hvad ville du så gøre? Hvis du blev langtidssyg, hvilke opgaver ville så ikke blive løst? Hvad frygter du allermest? Hvad er du mest vred over? Hvad er det, du virkelig nyder ved dit arbejde? Hvis du kunne vælge frit, hvilke af dine arbejdsopgaver ville du så allerhelst beskæftige dig med? Hvad får dig til at føle, at du gør en værdifuld forskel? Hvad vil du miste, hvis du vinder denne konflikt? Hvad er det, som holder dig tilbage fra at gøre det, du mener er rigtigt at gøre? Hvad siger din intuition? Hvad ville der ske, hvis du gjorde det modsatte af, hvad andre forventer, du vil gøre? Hvem kan du bede om hjælp? Hvad har du selv kontrol over? Hvad har du selv indflydelse på og hvordan kan du udøve den indflydelse? Har du nogen mulighed for at få indflydelse på den beslutning vælg dine kampe med omhu? Hvorfor er det vigtigt for dig? Giv mentee tid til at tænke sig om og svare. Din tavshed er i denne sammenhæng ikke en dårlig ting. Mentee har bolden, og du skal bare vente på svaret. Tro på dit spørgsmål, i stedet for at stille en masse spørgsmål på én gang. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 10
Værktøj nr. 9: Prioriteringsmatrix Er god til at arbejde konkret med prioriteter. Hvis mentee har svært ved at vælge hvor han eller hun skal lægge sin energi, kan en simpelt opdeling i nedenstående fire kategorier ofte give et bedre overblik. Vigtigt B A Ikke vigtigt C D Haster Ikke Haster Prioriteringsmatrixen er en metode, hvor mentee bliver bedt om at liste alle sine arbejdsopgaver op og skrive dem på små postit og herefter placerer dem i matrixen alt efter i hvor høj grad de er vigtige eller om de haster. Øvelsen giver et udgangspunkt til at kunne diskutere prioritering på et bedre grundlag. Især hvis man inddrager det aspekt, der handler om, hvad man så i øjeblikket bruger mest tid på. Kan åbne for spørgsmål som: hvis det ikke er vigtigt og det ikke haster hvorfor bruger du så al din energi på det nu?! Kan være med til at give mentee en ny erkendelse, som han/hun måske endda vil tage med hjem til sin chef og trykprøve. Har min chef samme opfattelse af mine opgaver? Vær opmærksom på, at opgaverne flytter sig i matrixen! Og husk også, at hvis vi kun har vigtige, haste opgaver, så brænder vi sammen. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 11
Værktøj nr. 10: SMARTØF-modellen Sæt mål smarte mål Ikke alle mål er lige gode. Når mentee skal arbejde med en handleplan, kan mentees mål inden da være testet af med SMARTØF-modellen. Ideen er at gøre målet så konkret som muligt, så mentee ikke forfølger et upræcist mål, der dækker over det virkelige mål. Et SMARTØF-mål skal være: S pecifikt Hvad er det helt specifikt, jeg ønsker? M ålbart Hvordan vil jeg vide, at jeg er i målet? A ttraktivt Hvad vil det give mig, at nå målet? R ealistisk I forhold til tid og ressourcer. Er der forhindringer? T idsbestemt Hvornår er jeg i målet? Ø kologisk Er resten af dit liv bæredygtigt, når du når målet? F ormuleret positivt Sørg for at målet er formuleret positivt. Tag udgangspunkt i mentees mål. Spørg konkret, hvordan målet er specifikt, hvordan mentee vil gør målet målbart, hvad der gør det attraktivt for mentee og så videre. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 12
Værktøj nr. 11: Feedback Hvis din chef, kollega, kæreste, ven eller familie skulle beskrive dine kompetencer, hvad ville de så sige? Vælg én Hvad mener han/hun du er god til i dit job? Hvordan ser han/hun det vise sig i praksis? Hvad ser han/hun som dine tre styrker? Hvis han/hun skulle beskrive dig for en ny leder, hvad ville de så sige? Hvad tror du, han/hun synes, du med fordel kan udvikle mere af fremover? Feedback er vi som regel ikke så gode til at få og give. Her er der en mulighed, hvor du beder mentee om at vælge eksempelvis 5 personer fra ovenstående kategorier. Mentee kontakter de valgte og spørger om de vil give feedback det vil de fleste! Mentee sender så spørgsmålene til de 5 og beder om at få feedbacken skriftlig kan jo gøres nemt via mail. De samlede input mønstre og variationer kan så være input til en samtale. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 13
Værktøj nr. 12: Luftballonen Du skal ud og flyve med din luftballon og du skal have 5 mål med for dit arbejdsliv. Pludselig skal du over en lille bjergtop og du bliver nødt til at smide et mål lasten er for tung Efter noget tid kommer der en større tinde og vægten er for tung smid et mål Osv. Luftballon øvelsen er en måde at visualisere mentees mål. Mentee kan have forberedt målene hjemmefra og så tager I snakken. Hvorfor skal det mål smides over bord og hvad betyder det for din motivation osv. Indtil der er ét mål tilbage: Hvorfor er det lige præcis det mål? Hvad betyder det at få det realiseret? Hvad hvis det ikke sker? Osv. DJ mentor Mentorens værktøjskasse 14
Værktøj nr. 13: Arkæologi Mit job Hvad er status? Hvad giver mig energi og glæde? Jobindhold Arbejdsrolle Kollegaer Leder Organisation Min faglige udvikling Min personlige udvikling En øvelse som mentee med fordel kan lave som lektie. Systematikken gør, at der bliver arbejdet hele vejen rundt om jobbet. Hvad er mentee især optaget af og hvad er det der giver energi eller måske tager energi? DJ mentor Mentorens værktøjskasse 15
Værktøj nr. 14: Afslutning og evaluering af mentor/mentee-relationen Det kan være svært at afslutte en mentor/mentee-relation. Det kan skyldes, at rammerne ikke har været klart nok aftalt på forhånd. Det kan være en ubehagelig situation, hvis mentor kun har forpligtiget sig til 12 måneder, og nu ved afslutninger føler, at mentee forventer mere. Uanset om der er mulighed for mere læring i situationen, må det være i orden for mentor at afslutte sit job, når aftalen er slut. Det kan også være svært at afslutte relationen, simpelthen fordi det har været en god og lærerig relation, som man gerne vil fortsætte. I nogle tilfælde vælger mentor og mentee at fortsætte samarbejdet på egen hånd, og så længe begge parter oplever et udbytte, er det en god beslutning. Men der vil komme et tidspunkt, hvor der opstår et mætningspunkt, og hvor begge parter har brug for at komme videre. Mentee kan evt. søge sig en ny mentor med en anderledes erfaring og viden, eller vælge at indgå i en helt anden type udviklingsprogram. Mentor kan tilbyde sig til en ny mentee. Det er imidlertid vigtigt, at mentor og mentee sammen får skabt en god og en tydeligt afslutning på deres samarbejde. Det både for at gøre det klart for sig selv og hinanden hvilket udbytte hver har fået, og også for at undgå misforståede forventninger til relationen fremover. Mentees evaluering af resultater, eller mentors evaluering af eget udbytte Personlig udvikling hvad har jeg lært om mig selv og om mig selv i forhold til andre. Hvilke personlige kompetencer har jeg udviklet? Faglig udvikling hvilke faglige kompetencer har jeg udviklet undervejs? Netværk hvordan har jeg udvidet mit netværk undervejs? Videndeling hvilken ny viden har jeg opnået undervejs? Karriereudvikling hvilken ny indsigt har jeg opnået i mine egne karriereønsker? Hvilke nye muligheder har jeg opdaget? Hvilke planer har jeg lagt for fremtiden? Kulturforståelse hvordan begår jeg mig i dag i min virksomheds kultur, og hvordan er jeg blevet bedre til at håndtere de uskrevne spilleregler? DJ mentor Mentorens værktøjskasse 16