Udtalelse Til Kulturudvalget Den 13. september 2012 Aarhus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice Besvarelse af spørgsmål stillet på byrådsmødet den 29. august 2012 til sag nr. 4 Aktiviteter og partnerskaber i Multimediehuset. Rådhuset 8000 Aarhus C 1. Konklusion Notatet besvarer de spørgsmål, der blev stillet under byrådets behandling den 29. august 2012 af indstillingen Aktiviteter og partnerskaber Indstillingen blev vedtaget, men der blev stillet nogle spørgsmål, som der besvares i vedlagte notat. Sagsnummer 12/000791 Sagsbehandler Henrik Traberg Telefon 8940 9301 E-post borgerserviceogbiblioteker@aarhus.dk E-post direkte htr@aarhus.dk 2. Indhold Steen B. Andersen, Socialdemokraterne Spørgsmål 1: Hvad er status for byggeriet? Svar på spørgsmål 1: Der er indgået i alt fire entreprisekontrakter (Lödige, NCC, Aarsleff og Dan Jord). Hermed er ca. 75 % af den samlede projektøkonomi aftaledækket. Etablering af byggegruben er stort set afsluttet og den nye bro fra Mindet til byggepladsen er taget i brug lige som betonarbejdet til råhuset er påbegyndt.
Arbejdet på byggepladsen blev påbegyndt i juni 2011. Sikkerhedsarbejdet, der ledes af NCC, prioriteres særdeles højt. Der er p.t. efter 425 dage ikke registreret arbejdsulykker, hvilket naturligvis er særdeles tilfredsstillende. Der er pr. 20. august optaget 4 elever på virksomhedsskolen, der drives af Aarhus Produktionsskole. Samtlige elever er over 17 år. Tanken er, at holdet gradvist udbygges. Der er i entrepriseudbuddene indsat sociale klausuler i form af uddannelseskrav (et vist antal praktikpladser). I august blev første del af vejomlægningerne påbegyndt. Det vedrører omdannelse af Havnegade på strækningen fra Europaplads til Toldkammeret, hvor kørearealet indskrænkes til ét spor i hver retning og højdeprofilet på vejen justeres samt omdannelse af Mindebrogade, således at der etableres kørsel i begge retninger med ind- og udkørsel til Havnegade. De afsluttes i foråret 2013. Herefter vil Åboulevarden kunne lukkes, således at afdækning af åen kan påbegyndes. Forud for påbegyndelse af vejarbejderne er der gennemført en omfattende kommunikationsindsats med henblik på at informere om vejarbejderne og anbefale bilisterne alternative ruter. Den foreløbige vurdering er, at kommunikationsindsatsen har haft en markant virkning på trafikmønstrene, hvilket har haft en positiv indflydelse på de potentielle trafikproblemer på Kystvejsstrækningen. Der vil i den kommende tid blive foretaget konkrete målinger af trafikmønstrene. September-oktober 2012 er der i alt 24 fagentrepriser budt ud, som dækker over blandt andet tømrer-, murer, maler, el- og VVS-arbejde. Resultaterne på udbuddene kendes ultimo oktober. Den overordnede tidsplan for projektet overholdes. Spørgsmål 2: Hvad er planerne for indretningen? Svar på spørgsmål 2: Den overordnede indretning mht. bygningsgeometri, placering og størrelse af primære rum, materialevalg samt bygningstekniske installationer ligger fast og vil ikke kunne ændres uden alvorlige konsekvenser for projektets økonomi og tid. Side 2 af 5
Tilbage står den endelige detailindretning af biblioteks- og kontorområderne - en indretning, der løbende må forventes at skulle ændres gennem bygningens levetid. Den detaljerede proces omkring indretning af biblioteks-, borgerservice- og kontorarealer er under aktuel planlægning. Processen skal bl.a. sikre, at leverandørernes ekspertise på de enkelte områder udnyttes bedst muligt i de kommende udbud. Det overvejes, om der skal indgås aftale med en ekstern indretningskonsulent som skal bidrage til at sikre førnævnte. Tidsplanen for gennemførelse af bygherreindkøb, herunder gennemførelse af de nødvendige udbud, er under udarbejdelse. Indkøbene drejer sig om forhold som indretning, inventar, AV udstyr, sorteringsanlæg, indvendige skilte, udstyr vedr. sceneopbygning og scenelys i salene m.v. Det forventes at de forskellige udbud er gennemført i løbet af 2013. Spørgsmål 3: Hvad er planerne for bemandingen? Svar på spørgsmål 3: Processen er under aktuel planlægning i Borgerservice og Biblioteker. Den numeriske del af bemandingen afhænger af rammerne herfor, herunder ressourcer og åbningstider for biblioteksdelen og bygningen i det hele taget. Det må fastslås, at med den eksisterende ressource, vil det være særdeles vanskeligt at bemande de nødvendige betjeningspunkter i de meget store publikumsarealer i Multimediehuset. Bemandingen er koblet tæt sammen med den forestående proces omkring detailindretning af bygningen og definitionen af arbejdsopgaver og arbejdsformer. Hvor er personalet fysiske placeret i rummet, hvor store arealer dækker de, hvilke opgaver skal de løse og på hvilken måde? Et enkelt eksempel på dette arbejde er, at arbejde med reception, modtagelse og ankomst i selve bygningen som har tæt sammenhæng med opgavedefinition og indretning. Brugen af Multimediehuset også som medarbejder vil være under udvikling og i proces i hele perioden frem mod bygningens ibrugtagning (og forventelig også efter at bygningen er taget i brug). Side 3 af 5
Spørgsmål 4: Hvordan tænkes de frivillige ind i huset? Svar på spørgsmål 4: Frivillige bliver en vigtig del af Multimediehuset og hænger tæt sammen med den partnerskabsstrategi, der skal udarbejdes for bygningen. Det er én af årsagerne til, at prioriterede ressourcer til partnerskabsarbejdet i Multimediehuset er vigtig for det indhold, der kommer i bygningen. Udgangspunktet for frivillige på bibliotekerne er, at de kan bidrage med mange elementer, hvilket også sker i dag i forhold til fx lektiehjælp og forskellige arrangementer. Men det kommer ikke af sig selv. Det forudsætter dedikerede ressourcer til både udvikling, organisering og understøttelse. Frivillige vil i princippet indgå som partnerskaber, hvor udgangspunktet er mulig synergi i forhold til yderligere kompetencer, yderligere tilbud/aktiviteter til borgerne og/eller ressourcer. Claus Thomasbjerg, Socialistisk Folkeparti Spørgsmål 5: Hvad menes der med kommercielle partnerskaber? Svar på spørgsmål 5: Udgangspunktet for partnerskabsanalysen er, at der er tale om partnerskaber, som på et eller flere områder medfører en synergi indholdsmæssigt i forhold til de aktiviteter, der skal være i Multimediehuset. Synergieffekt kan her være i forhold til yderligere borgerrettede aktiviteter, yderligere kompetencer som giver borgerne et bedre tilbud eller tilførelse af ressourcer til aktiviteter i bygningen. I partnerskabsanalysen tages der således ikke udgangspunkt i udlejningen af de 10.000 m 2 omend der kan være partnerskaber, som forudsætter at dele af de 10.000 m 2 udlejningsarealer indgår. Det betyder med andre ord, at der godt vil kunne udlejes til lejere, som både er kommercielle og som ikke umiddelbart bidrager med synergi i forhold til bygningens øvrige aktører. Dette vil dog ikke blive betragtet som et partnerskab mellem Multimediehuset og den pågældende lejer, men som et rent lejemålsforhold, som bidrager til anlægsfinansieringen af Multimediehuset. Side 4 af 5
De kommercielle partnerskaber, der er nævnt som eksempler i partnerskabsanalysen, er alle inden for områder, som er beslægtede med aktiviteterne i Multimediehuset og derfor formodes at kunne bidrage til den ønskede synergieffekt. De nævnte områder er børneområdet, læring, it og medier, men er ikke nødvendigvis udtømmende. Det er de områder, hvor der umiddelbart ses flest muligheder for at opnå en ønsket effekt i forhold til aktiviteter og brugere i Multimediehuset. Sådanne partnerskaber vil imidlertid ikke betyde, at for borgerne hidtil gratis serviceydelser og services vil blive betalingsbelagte for brugerne. Det kan modsat heller ikke forventes, at sådanne partnerskaber, medfører at biblioteksmæssige grundydelser kan løftes ud af en offentlig forpligtelse. Marc Perera Christensen / Rolf Hapel Side 5 af 5