Projektlederens værktøj 7. Referencer til andre værktøjer Nr. Navn Sammenhæng med Kritisk sti (CPM) 4.3.3 Tidsplan Udarbejdelse af tidsplan er forudsætningen for at kritisk sti kan findes 4.4.2 Successiv kalkulation Benyttes til estimering 4.3.5 Milepælsplanlægning Mere detaljeret om milepæle 8. Sammenhæng med internationale standarder PMI: Her omtales CPM i planlægningsprocessen 6.5 Develop Schedule IPMA: I IPMAS ICB omtales CPM i den tekniske kompetence 1.11 Time & project phases PRINCE2: Her omtales CPM i temaet Plans. 9. Referencer til Projektledelse Teori og praksis Del 4 Vidensbanken: Planlægnings- og specifikationsfasen Planlægning og styring af tid 10. Definitioner 11. Web referencer 12. Litteraturliste A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 4th edition, PMI, 2008 Office of Government Commerce: Managing Successful Projects with PRINCE2, Stationary Office Books, 2009 Office of Government Commerce: Directing Successful Projects with PRINCE2, Stationary Office Books, 2009 IPMA Competence Baseline (ICB), version 3, IPMA, 2006 222
4.3.5 Milepælsplanlægning 0. Engelsk betegnelse Milestone: Milepæl Milestone Plan: Milepælsplan Milestone Chart: Milepælsdiagram 1. Beskrivelse Mens en traditionel tidsplan visualiseret i et stav-diagram eller et netværks-diagram (4.3.3), viser de aktiviteter, der skal til for at udføre projektet, fokuserer milepælsplanen på de slutdatoer (milepæle), hvor noget skal være opnået eller være udført. Påbegynd holdningsundersøgelse blandt personalet Besøg på andre virksomheder Opmærksomhedstræning gennemført Beslutning om kick-start Styregruppen nedsat Styregruppen uddannet Påbegynd kundeundersøgelse Uddannelse af andre ledere xxx uddannede 10 Quality Action Teams nedsat og i arbejde Ferie April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Jan Tid Figur 1 Milepælsplan. Eksempel med plan for QAT = Quality Action Teams. 2. Hvor og hvornår værktøjet benyttes Milepælsplanen udarbejdes i fasen Planlægning og specifikation, men allerede i fasen Før projektet besluttes kan en overordnet plan udarbejdes. 4 223
Projektlederens værktøj 3. Hvordan værktøjet benyttes Trin nr. Trin navn Aktivitet Supplerende bemærkning 1 Overordnede milepæle 2 Supplerende milepæle 3 Milepælenes afhængigheder Fx med udgangspunkt i målhierarkiet (4.2.2) eller produktnedbrydningen (4.3.2 PBS) findes projektets overordnede milepæle De øvrige milepæle fastlægges De indbyrdes afhængigheder mellem milepælene samt disses tidsmæssige placering fastlægges 4 Aktiviteter For hver milepæl listes de aktiviteter, der skal udføres for at sikre, at milepælen nås 5 Estimering af ressourcer 6 Udarbejdelse af milepælsplan Ressourceforbruget for at nå en given milepæl fastlægges Milepæls-planen kan nu præsenteres Når alle milepæle er nået, skal projektet være udført og alle mål opnået. Der må ikke være overlap mellem milepælene, og hver milepæl skal kunne defineres klart og forståeligt. Da milepælene repræsenterer vigtige opfølgningspunkter, bør milepæle for store og vigtige projektleverancer suppleres med forudgående milepæle for delleverancer, tests, inspektion osv. Dette for at sikre mod et såkaldt big bang, hvor alt sættes på et bræt. De forudgående milepæle giver projektlederen mulighed for rettidig indgriben, hvis opfølgningen afslører problemer. De supplerende milepæle for leverancer til projektet kan være myndighedsgodkendelser, styregruppemøder, faseovergange/ gatemøder i projektmodellen, andre vigtige møder osv. Milepælsplan Milepælsplan (fig.1) Hjælpemidler 224
4.3.5 Milepælsplanlægning Rev. Nr.: Projektets navn Dato: Projektleder: Ansvarlig for skabelonen: Milepæl navn Milepæl nr. Milepælens resultat Milepælens målbare succeskriterier Ansvarlig for milepælen Ressourceforbrug Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Afhængig af milepæl nr. Aktiviteter der fører til milepælen: Aktivitetens nr. Aktivitetens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af aktivitet nr. Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt starttidspunkt Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt sluttidspunkt Varighed 4 225
Projektlederens værktøj Milepælsliste Rev. Nr.: Projektets navn Dato: Projektleder: Ansvarlig for skabelonen: Milepæl nr. Milepæl navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af milepæl nr. Tidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt tidspunkt 4. Supplerende bemærkninger Milepælsplanen kan udføres manuelt, og det kan være en god idé at gøre det samlet i projektgruppen for derved at sikre ejerskab, vidensdeling m.m. 5. Begrænsninger Milepælsplanen skal fremstå overskuelig, og detaljeringsgraden tilpasses målgruppen. 6. Hjælpemidler Emne Brug Bog Digitalt medie Milepælsliste Milepælsplan (fig.1) Beskrivelse af milepælen Listning af samtlige projektets milepæle Viser eksempel på Milepælsplan Der kan her arbejdes videre med udgangspunktet Der kan her arbejdes videre med udgangspunktet Der er mange andre måder at udarbejde en Milepælsplan på 226
4.3.5 Milepælsplanlægning 7. Referencer til andre værktøjer Nr. Navn Sammenhæng med Milepælsplanlægning 4.3.2 Projektnedbrydning Input til Milepælsplanlægningen 4.3.3 Tidsplan Planlægning med aktiviteter 4.2.2 Målhierarki Input til Milepælsplanlægningen 8. Sammenhæng med internationale standarder PMI: Benytter følgende planlægningsprocesser: 6.1 Define Activities 6.2 Sequence Activities 6.3 Estimate Activity Resources 6.4 Estimate Activity Durations 6.5 Develop Schedule IPMA: I IPMAS ICB omtales planlægning i den tekniske kompetence 1.11 Time & project phases PRINCE2: Benytter produktbaseret nedbrydning, PBS, og det er beskrevet i temaet Plans. 9. Referencer til Projektledelse Teori og praksis Del 4 Vidensbanken: Planlægnings- og specifikationsfasen Planlægning og styring af tid 10. Definitioner 11. Web referencer Link til open source planlægningsværktøj: www.openworkbench.org 12. Litteraturliste A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 4th edition, PMI, 2008 Office of Government Commerce: Managing Successful Projects with PRINCE2, Stationary Office Books, 2009 Office of Government Commerce: Directing Successful Projects with PRINCE2, Stationary Office Books, 2009 IPMA Competence Baseline (ICB), version 3, IPMA, 2006 4 227
4.3.6 Styring af projektets tid 0. Engelsk betegnelse Schedule Baseline: Basistidsplan 1. Beskrivelse Når projektet er planlagt (4.3.3, 4.3.5) fastfryses planen, og projektlederens opgave er nu at sikre, at planen holder. Den fastfrosne plan kaldes ofte basistidsplanen (schedule baseline) og opfølgning på projektet sker op mod denne. Man kan fx følge op på en plan vist som Gantt-diagram, hvor både basistidsplanen og den aktuelle status vises. Figur 1 Gantt-diagram med basistidsplan (Schedule Baseline) og aktuel status. Eksemplet viser en plan for en undersøgelse med afsluttende rapportskrivning. 2. Hvor og hvornår værktøjet benyttes Styring af projektets tid foregår primært i fasen Udførelse og opfølgning. 228
4.3.6 Styring af projektets tid 3. Hvordan værktøjet benyttes Trin nr. Trin navn Aktivitet Supplerende bemærkning Hjælpemidler 1 Information om projektets status 2 Opfølgning på plan 3 Korrigerende handlinger Projektlederen indsamler data om projektets aktuelle stade Status sammenlignes med basistidsplanen Projektlederen iværksætter tiltag så projektet så vidt muligt igen følger basistidsplanen Projektlederen skal så vidt muligt basere sin informationsindhentning fra uigendrivelige facts. Vær bl.a. opmærksom på Hope Creep, hvilket er det fænomen, at projektdeltagerne rent faktisk er bagud i forhold til basistidsplanen, men at de alligevel rapporterer, at de er på planen. Dette skyldes, at ingen vil skuffe, og at de har en tro på, at de indhenter det, de er bagud. Status vs. Basistidsplanen præsenteres på Aktivitetslisten eller Milepælslisten eller grafisk, fx på Gantt-diagrammet Tjekliste: Styring af projektets tid Aktivitetsliste Milepælsliste Gantt-diagram med basistidsplan og aktuel status (fig.1) Tjekliste: Styring af projektets tid 4 229
Projektlederens værktøj Aktivitetslisten Rev. Nr.: Projektets navn Dato: Projektleder: Ansvarlig for skabelonen: Aktivitetens nr. Aktivitetens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af aktivitet nr. Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt starttidspunkt Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt sluttidspunkt Varighed Milepælsliste Rev. Nr.: Projektets navn Dato: Projektleder: Ansvarlig for skabelonen: Milepæl nr. Milepæl navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af milepæl nr. Tidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt tidspunkt 230
4.3.6 Styring af projektets tid Tjekliste: Styring af projektets tid Rev. Nr.: Projektets navn Dato: Projektleder: Ansvarlig for tjeklisten: Information om projektets status 1 Sørg for at indhente så korrekte informationer om projektets stade som muligt 2 Sørg så vidt muligt for, at oplysningerne om projektets stade er faktabaserede 3 Udsagn baseret på tro og håb bør verificeres af alternativ kilde 4 Vurdér altid kilden, du modtager informationen fra hvilke interesser har kilden? Hvor pålidelige har tidligere oplysninger fra kilden været? Påvirker du kildens oplysninger ved din væremåde? Korrigerende handlinger 5 Opbyg en kultur, der ikke accepterer forsinkelser, og hvor der gribes rettidigt ind 6 7 8 9 Opbyg en kultur med åbenhed, så problemerne kommer frem, mens man endnu kan nå at korrigere Find projektets kritiske sti (4.3.4) og forsøg at påvirke aktiviteterne på denne i tilfælde af forsinkelser. Fx ved at sætte flere ressourcer ind, købe hjælp udefra, overarbejde, skære ned på scope m.m. I tilfælde af truende forsinkelser er en anden løsning at forsøge at få kunden til at acceptere tidsfristforlængelse (uden bøder/erstatning), få kunden til at acceptere reduceret scope, få kunden til at acceptere dårligere kvalitet Husk: det værste man kan gøre, hvis man er ved at blive forsinket, er ikke at gøre noget. 4. Supplerende bemærkninger Der er en nær sammenhæng mellem styring af projektets tid og styring af projektets omkostninger. 5. Begrænsninger Erfaringen viser, at det svære ved styring af store projekters tid, er at få sandheden frem og handle rettidigt. Intet værktøj kan sikre dette. 4 231
Projektlederens værktøj 6. Hjælpemidler Emne Brug Bog Digitalt medie Tjekliste: Styring af projektets tid Aktivitetsliste Milepælsliste Gantt-diagram med basistidsplan og aktuel status (fig.1) Hjælper projektlederen til at opnå realistisk status samt giver input til korrigerende handlinger, hvis forsinkelser skal indhentes Listning af samtlige projektets aktiviteter Listning af samtlige projektets milepæle Eksempel på Ganttdiagram med basistidsplan og opfølgning Der kan her arbejdes videre med udgangspunktet Der kan her arbejdes videre med udgangspunktet Der kan her arbejdes videre med udgangspunktet Der er mange måder, hvorpå et Ganttdiagram med basistidsplan og opfølgning kan præsenteres 7. Referencer til andre værktøjer Nr. Navn Sammenhæng med Styring af projektets tid 4.3.3 Tidsplan Planlægning med aktiviteter 4.3.5 Milepælsplanlægning Planlægning med milepæle 4.3.4 Kritisk sti Benyttes i forbindelse med korrigerende handlinger 8. Sammenhæng med internationale standarder PMI: PMI har følgende proces for styring af projektets tid: 6.6 Control Schedule IPMA: I IPMAS ICB omtales planlægning og herunder styring af tiden i den tekniske kompetence 1.11 Time & project phases PRINCE2: Her benyttes produktbaseret nedbrydning, PBS, og det er beskrevet i temaet Plans, hvor styring af tiden også beskrives. 9. Referencer til Projektledelse Teori og praksis Del 4 Vidensbanken: Udførelse og opfølgning Planlægning og styring af tid 10. Definitioner 11. Web referencer Link til open source planlægningsværktøj: www.openworkbench.org Værktøjet kan også benyttes til opfølgning. 232