Projektledelse. Trine Ammitzbøll 1. semester 2014

Transkript

1 Projektledelse Trine Ammitzbøll 1. semester 2014

2 Dagens program >> >> >> >> >> >> >> Tema 2: Web design Projekter og projektledelse Interessentanalyse, risikostyring & tidsplan Roller Teams Frokost Trello, Asana og Podio

3 Litteratur for idag >> >> Bjarne Kousholt: Projektledelse. Teori og praksis 4. udgave - S , , , , , , udgave - S , , , , , Asana + Instagantt, Trello, Podio >> Kommunikation i multimediedesign Kap. 2, 3 og 8. >> Lynda.com Project Management Fundamentals with Bonnie Biafore

4 Opgave 2 - Luksus kaffe >> >> >> >> To Websites til to forskellige målgrupper Målgruppe 1: Ældre damer, Målgruppe 2: Karierremennesker Minimum: 1 forside, 2 undersider til hver website Grafik: Eget design i Photoshop samt fotos fra Flickr.com med CC licens eller egne fotos. Grid-baseret design, mockups, personas, korrekt mappe struktur. INGEN KODNING FØR ONSDAG Fordel projektroller i teamet (Belbins roller). Hvilke muligheder og begrænsninger I oplever med rollerne. Anvend projektplanlægnings redskaberne Asana (+ instagantt)eller Trello. Fulgte I jeres plan og hvilke problemer I evt. stødte på. Medtænk faserne IDEO s Design Thinking.

5 Hvad er et projekt? - og er det et projekt hvis kun 1 person medvirker?

6 Projektkendetegn Et klart defineret formål En dato, hvor det skal være afsluttet Ukendte faktorer og risici Grænser for omkostninger og ressourceforbrug Nye erfaringer Nye resultater Udfordrer vanetænkning Udfordrer en statisk organisation Samarbejde på tværs

7 Projektledelses organisationer Internationale organisationer for projektledelse PMI: Project Management Institute, USA 1969 Har udviklet PMBOK guiden, en fasemodel der bidrager med viden og tjeklister til planlægning og håndtering af et projekt fra start til slut. Best Practice for gennemførelse af projekter. Metoden kan anvendes til forskellige typer projekter. ISO: International Organization for Standardization Udvikler og offentliggører Internationale standarder og sikre at produkter og tjenester er sikkerheds godkendt. ISO Guid ance on project management, er en standard for egentligt projektledelse.

8 Projektledelses organisationer Internationale organisationer for projektledelse IPMA: International Project Management Association, Europa 65 IPMA er en paraply-organisation for projektleder-foreninger i europæiske lande. Den bidrager til projektlederes kompetenceudvikling samt afholder også eksaminer og tildeler certifikater i projektledelse. I DK hedder den Dansk Projektledelse. PRINCE2: PRojects IN Controlled Environments Det er en overordnet projektledelsesmetode, der kan anvendes i alle typer projekter, miljøer og brancher. PRINCE2 fokuserer på selve ledelsen af et projekt og ikke på udviklingen af et projekts produkter. Man ser ofte PRINCE2 i offentlige sammenhænge.

9 Projektledelses organisationer Internationale organisationer for projektledelse CMMI: Capability Maturity Module Integration Er en rammemodel, der opstiller en række krav til en organisations udviklingsprocesser for at opnå et vist kapabilitetsniveau målt på en skala fra 1 til 5. Niveauerne kan betragtes som en række velafprøvede procesområder en organisation kan implementere for at nå sit ønskede modenhedsniveau. APM: Association of Project Management Er en registreret velgørenhedsorganisation som har til formål at udvikle og fremme de faglige discipliner i projektledelse og programledelse. APM er certificeringsorganet for IPMA.

10 Elementer i projektet Et projekt er et målrettet foretagende, som involverer integreret anvendelse af mennesker for at sikre succes. The Organizational Engineering Approach to Project Management Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 18

11 Hvad er ikke et projekt?

12 Hvad er ikke et projekt? Når projektet går over i drift og vedligeholdelse, kan det ikke længere betegnes som et projekt. Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 21

13 Projektets størrelse Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 24

14 Projekttype Forandringsprojekt (ændre adfærd, procedurer mm. i en organisation) Teknisk projekt (F.eks. bygning af et hus) Softwareudviklingsprojekt (Udvikling af ny software fra bunden ) Analyseprojekt (Grundig undersøgelse. Bruges f.eks. som forprojekt) Leveranceprojekt (Udstyr af en eller anden ar leveres til en kunde) Tilretningsprojekt (Et standard IT-system tilrettes efter kundens behov) Implementeringsprojekt (Et tidligere udviklet system implementeres) Konstruktionsprojekt (Løser en på forhånd specificeret opgave) Udviklingsprojekt (Et projekt der skaber noget nyt) Strategisk projekt (Et projekt med et strategisk mål, eks. udvikle ledere) Operativt projekt (Et projekt med et operativt mål, skaber resultater)

15 Projektets faser Bogen benytter følgende fem faser: Før projektet besluttes (Forundersøgelser, go/ no go) Planlægnings- og specifikationsarbejdet (Scope, tidsplan & budget) Udførelsen og den løbende opfølgning (Projektet udføres) Aflevering af produktet og evaluering af projektet Drift og vedligeholdelse af produktet (ansvar for produktets levetid) Kilde: Design Thinking for educators, side 7

16 Undgå IT-skandalerne 1. Foranalyse og planlægning (Kravsspecifikation, budget, risikoanalyse) 2. Kontrakt 3. Modulopdelte projekter (Nyt modul igangsættes først når det foregående er afsluttet) 4. Professionel rådgivning (Hvis ikke der er tilstrækkelige kvalifikationer i projektgruppen) 5. Viden til kunden / brugeren (Vigtigt inden et stort projekt igangsættes) 6. Aftalt realistiske mål (Samt politisk accept af disse) 7. Etablering af fast styregruppe på projektet 8. Benyt standardkontrakter samt standard udbudsregler 9. Opmærksom på valg af system (Opmærksom på mindre risiko ved standardsystemer) 10. Organisatorisk tilpasning (Omfatter blandt andet undervisning af brugerne)

17 Projektets og produktets livscyklus Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 39

18 Vandfaldsmodellen Der begyndes i den ene ende - bevæger os fremad - og slutter i den anden ende. Kravsspecifikation Design Implementering Afprøvning Vedligeholdelse Kilde: Model af egen tilvirkning

19 Iterativ model Iterativ model (iteration betyder gentagelse) Der begyndes med en lille bid af projektet - gennemfører faserne - og så udvider efterhånden som vi bliver klogere. Fasemodellen gennemløbes flere gange, indtil vi har hele projektklumpen med. Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 46

20 Iterativ proces - Spiral model

21 Iterativ proces - Design Thinking

22 Vandfald vs iterativ proces

23 PAUSE...

24 Projektets interessenter Interessenter De personer, enheder eller organisationer der er aktivt involveret i projektet. Spørg: Hvem der - positivt eller negativt - har interesse i projektet og resultatet Interessenter kan eksempelvis være Projektlederen Projektmedarbejderne Virksomhedens topledelse Kunden Fagforeninger, offentlige instanser Samarbejdspartnere Konkurrenterne Brugerne Leverandørerne

25 Interessentanalyse - hvorfor? Vær opmærksom på interessenterne for... Målene konfliker ofte Menneskelige ting driller ofte mest Projektlederen skal gøre sig klar på potentielle udfordringer Interessenternes mål konflikter ofte, derfor er det vigtigt at projektlederen at der laves en interessentanalyse. Det er ofte de menneskelige ting der driller mest i forbindelse med projekterne, derfor er det vigtigt at projektlederen fra starten gør sig klart, hvilke udfordringer han/hun står overfor.

26 Hvem er interessenter for jeres kaffe projekt?

27 Hvornår laves en risikoanalyse og hvorfor?

28 Risikostyring Hvornår laves en risikoanalyse og hvorfor? I fasen før projektet besluttes, da vi har mulighed for at sige nej! Et projekt indebærer pr. definition en risiko Risiko involverer både trusler og muligheder En risikoanalyses laves for at kaste lys over estimeringen Projektlederen skal gøre sig klar om potentielle udfordringer

29 Risikostyring - SWOT En SWOT-analyse kan give et overblik over risikoen + % Internt i virksomheden S STYRKER (Strengths) W SVAGHEDER (Weaknesses) Eksternt i virksomheden O MULIGHEDER (Opportunities) T TRUSLER (Threats)

30 Indledende risikoanalyse Den indledende risikoanalyse foretages i fem trin: 1. Risikoidentifikation (Brainstorming / Brainwriting ud fra: Hvad kan gå galt i projektet? En liste over risici opstilles) 2. Risikokonsekvens (Konsekvensen af hver enkelt risikoidentifikation vurderes. Tid, kvalitet, cost/benefit, ressourcer) 3. Risikosandsynlighed (Sandsynligheden vurderes for nr. 1) 4. Den samlede risiko (Beregnes konsekvens x sandsynlighed. Herved opnås en prioritering af de identificerede risici)

31 Indledende risikoanalyse 5. Aktionsplan (Udarbejdes udfra de vigtigste risici) Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 219

32 Indledende risikoanalyse Sandsynligheden og konsekvens (SxK) må afvejses med omkostningerne til risikoaktionen. I dette tilfælde er risikotolerancelinien 9. Hvis SxK er mindre end 9 accepteres risikoen, er den større accepteres risikoen ikke og der skal iværksættes tiltag til at reducere risikoen.

33 SWOT & risikoanalyse Kilde: Projektledelse Teori og praksis, Bjarne Kousholt side 220

34 Projektnedbrydning For at kunne overskue et stort projekt er det ofte nødvendigt at nedbryde det i mindre dele. Man kan vælge følgende: Aktivitetsbaseret nedbrydning (Nedbryde i projektets enkelte aktiviteter) Produktbaseret nedbrydning (Nedbryde i produkter/ydelser)

35 Tidsplanlægning Baseret på nedbrydningen af projektets omfang og indhold, kan selve tidsplanen laves. 1. Definition af aktiviteterne i projektet 2. Fastlæggelse af aktiviteternes rækkefølge 3. Estimering af aktiviteternes ressourcer 4. Estimering af aktiviteternes varighed 5. Udarbejdelse af tidsplanen

36 PAUSE...

37 Projektlederen Hvad er dine erfaringer?

38 Projektlederen

39 Projektlederens evner

40 Projektlederen

41 Projektlederen Hvilken ledertype er du?

42

43 Teamledelse

44 Projektgruppens faser

45 Situationsbestemt ledelse Paul Hershley & Kenneth H. Blanchet Lederskab baseret på den ansattes kompetencer og engagement Kilde: Bjarne Kousholt

46 Projektlederens autoritet

47

48 PAUSE...

49 Opbygning af et projektteam

50 MBTI (Myers-Briggs Type indicator) Tag Personlighedstest

51 Belbins 9 projektroller

52

53 s. 372

54 ØVELSE: Kompetencekort

55

56 Online ressourcer: Belbin: MBTI: Test: Persontypeindikator Bog: s uddybelse af Belbins teamroller

57 ØVELSE: Udvælg projektleder

58 Udvælg en projektleder Online ressourcer: Belbin: MBTI: Test: Persontypeindikator Bog: s uddybelse af Belbins teamroller

59 ØVELSE: Lav et dream team

60 Lav et Dream Team Belbin: MBTI: Test: Persontypeindikator Bog: s uddybelse af Belbins teamroller

61 Gruppekontrakt Gruppekontrakten skal indeholde: Aftaler, ansvar og beslutninger 1. Ambitionsniveau, forventninger, m?ls?tninger 2. Forpligtelser og ansvar 3. Mødeaftaler og mødeformer 4. Diskussioner og beslutninger

62 Team kommunikation Kilde: Kommunikation i multimediedesign s. 29, Linnea Jacobsen

63 PAUSE...

64 Projektstyringsværktøjer - Online

65 Link: trello.com

66 Link: asana.com Se video

67 Lav et Gantt i Asana

68 Opret et projekt i Podio Link: podio.com

69 Øvelse: Trello

70

71 Hvad lærte du idag?

72 Tak for idag :)