udbudsbetingelser UDBUDSBETINGELSER Udvikling og udbredelse af et sikkerhedstjek 28. september 2015 Sagsnr. 2015-11573
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 2/12 1. Overordnede rammer for udbuddet 1.1 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning, er: Erhvervsstyrelsen Langelinie Allé 17 DK-2100 København Ø erst@erst.dk CVR-nr.: 10150817 1.2 Om udbuddet Erhvervsstyrelsen udbyder hermed opgaven Udvikling og udbredelse af et sikkerhedstjek. Der henvises i øvrigt til kravspecifikationen for oplysninger om indholdet af opgaven. Alle interesserede opfordres til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Opgaven annonceres i henhold til lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). 2. Udbudsmaterialet 2.1 Det samlede udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen (offentliggøres udbud.dk) Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation Kontraktudkast Evt. spørgsmål/svar eller rettelsesblade, der udformes og offentliggøres i udbudsperioden på www.erst.dk under menuen Udbud Tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tro og love erklæring om endelig afsagt dom
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 3/12 2.2 Tilgængelighed af udbudsmaterialet Alt materiale i forbindelse med udbuddet vil blive offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, www.erst.dk under menuen Udbud. 3. Procedure og tidsplan for udbuddet 3.1 Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet 28.9. Udsendelse af udbudsbekendtgørelse 5.10. kl. 12. Frist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet 6.10. kl. 12 Sidste frist for opdatering af udbudsmaterialet 12.10., kl. 12.00 Frist for aflevering af tilbud 15.10. Evt. møde med konsulenter 16.10. Forventet indgåelse af kontrakt Erhvervsstyrelsen tager forbehold for ændringer i tidsplanen. 3.2 Spørgsmål til Erhvervsstyrelsen om udbuddet Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske skriftligt og helst pr. e-mail til: Erhvervsstyrelsen Att.: Anna Bay Damholt E-mail: postmar@erst.dk Tilbudsgivere og andre interesserede opfordres til løbende i udbudsperioden at holde sig orienteret på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, www.erhvervsstyrelsen.dk under menuen udbud, hvor bl.a. eventuelle spørgsmål og svar vedrørende udbuddet gøres tilgængelige i anonymiseret form. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt af besvare dem senest seks kalenderdage før tilbudsfristens udløb. 3.3 Form og procedurekrav til aflevering af tilbud m.v. 3.3.1 Sprog Tilbud skal afgives skriftligt og være affattet på dansk. Dog accepteres eventuelle CV er på engelsk i det omfang, de ikke findes på dansk. 3.3.2 Datering og underskrift på tilbud Tilbud skal være dateret og underskrevet af tilbudsgiver.
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 4/12 3.3.3 Format og øvrige formkrav for aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i mindst to eksemplar i papirformat samt et digitalt eksemplar på enten USB-stick eller på CD/DVD-rom. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at det afleverede materiale er læsbart for Erhvervsstyrelsen, hvorfor digitale filer fx kan være i PDF-format eller i MS Word- eller Excel-format. Tilbud afleveres til: Erhvervsstyrelsen Att. Anna Bay Damholt Langelinie Allé 17 DK-2100 København E-mail: postmar@erst.dk 3.3.4 Tilbudsfrist Tilbud skal være afleveret inden tilbudsfristens udløb (se tidsplanen i punkt 3.1). Erhvervsstyrelsen er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb. 3.3.5 Forbehold for annullation af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en gensidigt underskrevet, endelig kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Erhvervsstyrelsen, såfremt styrelsen finder, at der er saglig grund hertil, fx hvis der ikke indkommer kvalificerede tilbud, eller hvis der ikke kan opnås enighed mellem tilbudsgiver og udbyder om kontraktens form og indhold. 3.3.6 Alternative tilbud Der kan ikke afleveres alternative tilbud. 3.3.7 Udgifter til tilbudsmaterialets udarbejdelse m.v. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er Erhvervsstyrelsen uvedkommende. Erhvervsstyrelsen forbeholder sig ret til at beholde det indkomne materiale. De i tilbudsmaterialet indeholdte informationer er Erhvervsstyrelsens ejendom. 3.3.8 Aktindsigt Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i nærværende udbud vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed, dog typisk efter høring af den eller de virksomheder, oplysningerne vedrører.
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 5/12 Såfremt der er specifikke oplysninger i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra en eventuel anmodning om aktindsigt, kan tilbudsgiveren med fordel på forhånd angive dette i sit tilbud med præcisering og afgrænsning af hvilke oplysninger eller passager, herunder om pris, der ønskes undtaget, bl.a. af hensyn til de krav til kort sagsbehandlingstid, der gælder for anmodninger om aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. 3.3.9 Forhandlingsforbud Erhvervsstyrelsen gør opmærksom på, at styrelsen som ordregiver ikke vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der må i overensstemmelse med EU-retten kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er affattet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 4. Krav til tilbuddets form og indhold Tilbuddet skal indeholde og disponeres efter følgende hovedafsnit: 4.1 Tilbudsgivers kontaktoplysninger og underskrift 4.1.1 Den juridiske person Tilbudsgiver skal i tilbudsmaterialet klart og tydeligt angive, hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Tilbudsmaterialet skal endvidere være tydeligt forsynet med hovedansvarlig kontaktperson. Tilbudsgiver skal underskrive tilbuddet. Digital underskrift kan anvendes. Tilbudsgiver opfordres til at anføre underskrift(er) på den side der beskriver, hvem der byder på opgaven.
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 6/12 4.1.2 Tilbud afgivet af konsortium eller partnerskab Hvis tilbud afgives af et konsortium eller partnerskab omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget (projektansvarlig), som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium eller partnerskab får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet eller partnerskabet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. Der kan findes vejledning om konsortiedannelse og betingelser for, at et konsortium kan afgive fælles tilbud på et udbud i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens publikation Vejledning i konsortiedannelse. 4.2 Tilbudsgivers opgaveforståelse Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers overordnede forståelse af opgaven. 4.3 Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer Tilbuddet skal indeholde en dækkende beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver påtænker at løse opgaven. Tilbuddet skal indeholde konkrete og fyldestgørende forslag til aktiviteter, der gennemføres for at nå de overordnede målsætninger for programmet, samt en beskrivelse af hvilken effekt disse aktiviteter forventes at have. Efter omstændighederne kan det endvidere være relevant at beskrive tilbudsgivers overvejelser om metodevalg, risikoanalyse og øvrige procesmæssige udfordringer mv. 4.4 Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen 4.4.1 Organisationsdiagram og kompetencer mv. Kvalifikationer og kompetencer for projektteamet skal beskrives og dokumenteres i tilbuddet. I den forbindelse kan der vedlægges: CV er for alle i projektteamet referencer for lignende opgaver for hver deltager i projektteamet. 4.4.2 Oplysninger om brug af underleverandører eller samarbejdspartnere Hvis tilbudsgiver agter at anvende en eller flere underleverandører eller samarbejdspartnere til udførelsen af den udbudte opgave eller dele heraf, skal underleverandørernes eller samarbejdspartnernes navne angives klart og entydigt i tilbuddet, såvel som det skal beskrives til hvilke dele af opgavens udførelse disse påtænkes anvendt.
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 7/12 Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge dokumentation fx i form af tilbud fra underleverandører og skriftlige hensigtserklæringer eller interesseretilkendegivelser fra partnere. 4.5 Tilbudsgivers tidsplan Tilbud skal indeholde en detaljeret tidsplan for opgaven. Planen kan fx indeholde en angivelse af omfanget (antal timer) af de ydelser, der tilbydes leveret, samt en tidsplan med konkrete milepæle for f.eks. start, aktiviteter og afslutning af opgaven. 4.6 Pris Tilbuddet skal angive en fast, samlet pris eksklusiv moms på udførelsen af hele opgaven som beskrevet. Tilbuddet kan ikke stille krav om hel eller delvis forudbetaling. Vederlaget forfalder og udbetales som fastsat i Erhvervsstyrelsens kontraktudkast. Tilbuddet skal indeholde et overskueligt budget. Tilbudsgiver opfordres til at angive et estimat over forventet ressourceallokering fordelt på de forskellige personalegrupper, fx projektleder, konsulenter, kontormedarbejdere, studentermedhjælpere mv. 4.7 Vedståelsesfrist Det skal tydeligt anføres i tilbuddet, at tilbuddet mindst skal vedstås i fire (4) måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. mindst indtil den 9.2.2016. 4.8 Forbehold Tilbudsgiver er berettiget til at tage forbehold over for dele af udbudsmaterialet forudsat, at dette ikke er tale om forbehold overfor væsentlige elementer. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for mindstekrav. Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist på en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: Punkt i udbudsmaterialet Konkret henvisning til præcis hvilket punkt, der tages forbehold over for i udbudsmaterialet Tilbudsgivers forbehold Kort og præcis redegørelse af forbeholdet Begrundelse Kort begrundelse for forbeholdet
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 8/12 Tilbudsgiver må ikke tage forbehold vedrørende grundlæggende udbudsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Erhvervsstyrelsen indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. I tilfælde af usikkerhed, om hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og dermed kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud under offentlige og begrænsede udbud. 4.9 Underskrevet tro og love erklæring om endelig afsagt dom. 4.9.1 Pligtig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Erhvervsstyrelsen har som ordregiver pligt til at udelukke virksomheder fra deltagelse i udbudsproceduren, der ved endelig afsagt dom er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, dvs.: 1. Deltagelse i en kriminel organisation. 2. Overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv. 3. Overtrædelse af forbuddet mod EU-svig. 4. Overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge. Tilbudsgiver skal derfor underskrive og vedlægge en tro- og love erklæring om, at der ikke er afsagt endelig dom om, at tilbudsgivers virksomhed har medvirket til ovenstående forhold. Skabelon for denne erklæring er vedlagt. 4.9.2 Mulig udelukkelse af virksomheder fra at deltage i udbudsprocessen Til orientering oplyses, at Erhvervsstyrelsen har mulighed for at udelukke fra deltagelse i udbudsprocessen virksomheder, a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som den ordregivende myndighed bevisligt har konstateret
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 9/12 e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land, eller g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til udbudsdirektivet, eller som har undladt at give disse oplysninger. Serviceattest For at kontrollere, om der foreligger sådanne udelukkelsesgrunde, kan Erhvervsstyrelsen efter tilbudsfristens udløb stille krav om, at den vindende tilbudsgiver fremsender en fuld serviceattest som yderligere dokumentation inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. Mere information om serviceattester kan findes på http://erhvervsstyrelsen.dk/serviceattest. 4.10 Underskrevet tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbudsgiver skal underskrive og vedlægge en tro- og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Skabelon for denne erklæring er vedlagt. Serviceattest Ordregiver kan efter tilbudsfristens udløb stille krav om, at den vindende tilbudsgiver fremsender en fuld serviceattest som yderligere dokumentation inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. Mere information om serviceattester kan findes på http://erhvervsstyrelsen.dk/serviceattest. 5. Evaluering af tilbud 5.1 Behandling af forbehold Tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ikke-konditionsmæssige. Tilbudsgivers forbehold overfor vilkår eller krav, der ikke relaterer sig direkte til de anvendte tildelingskriterier vil blive kapitaliseret af Erhvervsstyrelsen, dog ikke
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 10/12 forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt Erhvervsstyrelsen ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, og dette vanskeliggør tilbudssammenligning, er Erhvervsstyrelsen berettiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. 5.2 Tilbudsvurdering Forud for bedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Er et tilbud ikke konditionsmæssigt er Erhvervsstyrelsen berettiget og forpligtet til at se bort fra tilbuddet Vurderingen sker herefter på baggrund af de indkomne, konditionsmæssige tilbuds besvarelse af kravspecifikationen og kontraktvilkår. 5.3 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 5.4 Underkriterier og vægtning af underkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af følgende underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterium Vægt Beskrivelse Kvalitet [40] % Ved vurdering af dette kriterium vil der blive lagt vægt på tilbuddets evne til kvalitativt at imødekomme udbudsmaterialets formål og krav. Dette vil blive vurderet ud fra i hvor høj grad tilbuddet: på en fyldestgørende måde opfylder alle forhold i det samlede udbudsmateriale, herunder som angivet i kravspecifikationen. indeholder en konkretiseret og detaljeret beskrivelse af opgaveløsningen, se kravsspecifikation pkt. 1.4 opgavebeskrivelse: 1. Beskrivelse af koncept hvordan et sammenhængende værktøj skal se ud 2. Test af eksisterende spørgeramme 3. Udvikling af handlingsanvisende vejledningsmateriale 4. Plan for udbredelse af tjekket. indeholder aktiviteter af den fornødne relevans og kvalitet i forhold til at realisere projektets overordnede målsætninger - Fx grundig desk research og dialog med eksperter og interviews med casevirksomheder.
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 11/12 bygger på et velfunderet idégrundlag, og hvorvidt der er god sammenhæng mellem alle opgaveløsningens faser og aktiviteter. anvender metoder/organisation, der er egnet til at sikre, at der vil ske den fornødne inddragelse af ekspertise på de forskellige områder, som opgaven dækker. påpeger relevante risici og udfordringer og opstiller evt. bud på løsning heraf. demonstrerer, at tilbudsgiver har overblik over opgaven. formår at afgrænse opgaveløsningen på hensigtsmæssig måde. giver rimelig sikkerhed for, at tilbudsgivers udøver relevant kvalitetskontrol, metode- og kildekritik og opgavestyring med henblik på sikring af rettidig og korrekt opfyldelse af kontrakten samt sikring af det faglige ambitionsniveau, relevansen og kvaliteten af aktiviteterne i opgaven. Organisering og kompetencer i bemandingen Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers opgaveforståelse, jf. punkt 4.2 og Tilbudsgivers opgaveløsning, aktiviteter og leverancer, jf. punkt 4.3. [30] % Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at organiseringen af opgaveløsningen modsvarer opgavens kompleksitet og omfang. Herunder vægtes, at relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede, og der lægges vægt på den tilbudte bemandings relevante erfaring med løsning af lignende opgaver. Der kan fx være tilbudsgivers kendskab til informationssikkerhed ISO 27001, erfaring med at udvikle vejledningsmateriale til SMV (fx video og tekst) samt erfaring med at kommunikere til SMV Der lægges endvidere vægt på begrundelsen for og beskrivelsen af hvem der er tilknyttet som projektleder og kernemedarbejdere på opgaven. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers organisering og kompetencer i bemandingen, jf. punkt 4.4. Pris [20] % Ved vurderingen af dette kriterium lægges der vægt på laveste samlede pris ekskl. moms og inklusiv eventuelle optioner. Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Pris, jf. punkt 4.6. Tidsplan [10] % Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på, at eventuelt timetal er tilpasset både den samlede projektperiode samt de enkelte aktiviteter, så det er realistisk, at de kan gennemføres uden forsinkelser i forhold til tidsplanen. Der lægges endvidere vægt på, om tilbuddet indeholder beskrivelse
Erhvervsstyrelsens udbudsbetingelser side 12/12 af relevante milepæle undervejs i projektet: Beskrivelse af koncept hvordan et sammenhængende værktøj skal se ud Test af eksisterende spørgeramme Udvikling af handlingsanvisende vejledningsmateriale Plan for udbredelse af tjekket Dette underkriterium vil blive bedømt ud fra tilbuddets beskrivelse af Tilbudsgivers tidsplan, jf. punkt 4.5. 6. Tildeling og aftaleindga else 6.1 Underretning om resultatet Ved Erhvervsstyrelsens valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive samtidigt og skriftligt underrettet herom i overensstemmelse med udbudsdirektivet artikel 41 og lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. Underretningen til den vindende tilbudsgiver om, at denne tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et juridisk bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen juridisk bindende kontrakt eller tilsagn herom, før der foreligger en gensidigt underskrevet kontrakt mellem Erhvervsstyrelsen og den valgte tilbudsgiver. Resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i EU-tidende i overensstemmelse med de gældende regler herom i udbudsdirektivet. 6.2 Indgåelse af kontrakt Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af den stand-still periode, som i henhold til 3 i lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. er fastsat til 10 dage efter afsendelse af underretningen. Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontraktskabelon.