KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer

KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer 1. Kreditor generelt For at Navision Stat kan modtage en elektronisk faktura på en given kreditor skal der foretages opsætning heraf. Dette betyder, at der på hver enkelt kreditorkort skal tages stilling til om købsfakturaer skal kunne modtages elektronisk. Alle Kreditorer oprettes og redigeres centralt i Regnskabskontoret. Ny procedure for oprettelse af elektroniske kreditorer: Hvis der er tale om nyoprettelse af kreditorer i forbindelse med elektroniske fakturaer skal I blot ringe eller maile til Regnskabskontoret og oplyse det Indgående dokumentnr. på den elektroniske faktura som indeholder den Kreditor der skal oprettes. Købsfakturaer fra alle danske kreditorer skal modtages elektronisk. Hvis I modtager en papirfaktura fra en leverandør, skal den IKKE sendes til Regnskabskontoret. I selv sende fakturaen tilbage til den pågældende leverandør vedlagt standardbrevet med angivelse af jeres sted-specifikke EAN-nr. Standardbrevet kan findes på Økonomiportalen: http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu9/efakturering/efaktura_standardbrev.doc Øvrige Købsfakturaer Almindelige fakturaer fra udenlandske og evt. danske kreditorer godkendes, anvises, konteres, inddateres og klarmeldes som hidtil. 1

2. Tilpasning af kreditorstamkortet - Regnskabskontoret Vælg Køb/Kreditorer På fanebladet Betaling skal kreditors CVR nummer tilføjes: For alle kreditorer hvor faktura skal modtages elektronisk skal CVR nummer være angivet. For alle kreditorer hvorfra der skal modtages elektroniske købfakturaer og kreditnotaer, skal der opsættes en BizTalk partner. På kreditorkortet vælges knappen Kreditor / Opret BizTalk partner 2

Følgende boks fremkommer: Klik på Yes og der oprettes en BizTalk partner på kreditor Alle eksisterende CVR-kreditorer er rettet til, således at CVR nummer står korrekt og der er ligeledes oprettet en BizTalk partner. 3

3. Modtagelse af Elektroniske fakturaer i Navision Stat - fra den 7. juni 2006 Alle elektroniske dokumenter (faktura og kreditnota) indlæses automatisk i Købsmodulet i Navision Stat. Det er den decentrale økonomimedarbejders opgave dagligt at kontrollere, om der ligger købsdokumenter på de Stedspecifikke EAN-numre i Indbakken = Indgående BizTalk-dok Indbakken består af 3 underordnede bakker: Venter: Accepterede: Afvist: her ligger nye dokumenter, samt dokumenter der endnu ikke er overført som købsdokument/købskreditnota. her ligger de dokumenter, der er overført som købsdokument/købskreditnota. her ligger de afviste dokumenter. Indbakken Vælg Køb/Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok./Venter 4

4. Generelt om OIO-faktura / LæsInd-faktura En OIO-faktura har værdien PIE i feltet OIO Dokument Type på indbakkehovedet. Med fakturaen følger en række oplysninger, som kan ses på indbakkehovedet, samt et antal købslinier. En LæsInd faktura har værdien PIP i feltet OIO Dokument Type på indbakkehovedet. I forhold til OIO-fakturaer har disse fakturaer et begrænset indhold. Der dannes ingen købsdokument-linier. Indbakken Vælg Køb/Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok./Venter Eksempel: Vedrører det et elektronisk OIO-bilag kan man se på fanebladet fakturering, hvem kreditor er. Vedrører det et bilag der er skannet via LæsIndbureau, kan man kun se kreditor ved at vælge Dokument, Vis Originalbilag. 5

På Fanebladet Levering findes der oplysninger om Leveringsadresse og Leveringskontakt. Fanebladet Biztalk: Oplysninger om hvornår bilaget er modtaget dato, tidspunkt m.v. 6

Feltet Referenceordrenr Dette felt fungerer som reference til en Navision Stat-købsordre. Du kan bruge referencenummeret, hvis du vil opdatere den købsordre, der refereres til. Feltet Sporings-id Dette felt indeholder BizTalk-dokumentets interne sporings-id, som bruges af BizTalk-serveren. Sælger ID Feltet indeholder evt. sælgers EAN lokationsnummer på 13 cifre ellers lig med CVR-nummer Feltet Kreditor CVR Nr. Kreditors CVR eller SE nummer. Hvis CVR er lig med 0 kan fakturaen ikke accepteres Feltet OIO Dokument Type PIE = Dokumentet er en OIO ægte elektronisk faktura. PIP = Dokumentet er en OIO Læs Ind faktura. PCM = Dokumentet er en OIO kreditnota. PCP = Dokumentet er en OIO Læs Ind kreditnota. BuyerPartyID Køberens EAN-nummer. 5. Godkendelse og accept af elektroniske købsbilag AU har endnu ikke noget godkendelsesworkflow til de elektroniske fakturaer. Dette medfører at de elektroniske dokumenter skal udskrives og derefter manuelt udsendes til godkendelse, anvisning og kontering som hidtil. 6. Hvem udskriver hvad? Decentralt: Alle elektroniske dokumenter på de nye Stedspecifikke EAN-numre skal fra den 9. juni 2006 udskrives af de decentrale Navision Stat brugere. På de enkelte Steder anbefales der at der for hvert stedspecifikt EAN-nummer udpeges en ansvarlig E-fakturafordeler. Elektroniske købsdokumenter i Indbakken skal udskrives dagligt og bør aldrig ligge i Indbakken mere end 1 uge i forbindelse med ferie eller sygdom. I disse tilfælde skal der laves aftaler med Institut/Fakultet omkring håndteringen af disse købsdokumenter. Der skal decentralt udarbejdes en procedure for håndteringen af de elektroniske bilag i Navision Stat, som beskriver hvem der har ansvaret for de elektroniske købsdokumenter på de respektive EAN-numre. 7

Regnskabskontoret Regnskabskontoret vil løbende kontrollere, at alle de øvrige elektroniske købsdokumenter i Indbakken knyttet til de Stedspecifikke EAN-numre og eventuelle uidentificerbare dokumenter bliver håndteret og accepteret af de decentrale Navision brugere. - Printede OIO-xml originale elektroniske fra Navision Stat Indbakken - håndteres efter proceduren for elektroniske fakturaer. - Printede LæsInd fakturaer - håndteres efter proceduren for elektroniske fakturaer. Den modtagne udprintede elektroniske faktura/kreditnota sendes til manuel godkendelse, anvisning og evt. kontering efter de gældende procedurer. Dokumentet returneres hurtigst muligt til den relevante decentrale Navision Stat bruger. 7. Hvordan finder jeg mine E-fakturaer med stedspecifikke EAN-numre? Vælg Køb/Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok./Venter Løsning 1 - Ventende BizTalk købsdokument: Tryk på Faneblad BizTalk og stå i Feltet BuyerPartyID - Vælg Tabelfilter = Ctrl F7 eller Flowfilter = Shift F7 Tast det relevante EAN-numre du vil afgrænse på. Det er endvidere en god ide at afgrænse på dato = Bilag modtaget den. Klik OK 8

Indbakken og oversigten vil nu kun indeholde de købsdokumenter på det valgte EAN-nummer og det valgte datofilter. Anbefaling: De elektroniske dokumenter kommer i løbet af hele dagen, hvorfor det er en god ide at have følgende procedure: Gå i den elektroniske Indbakke hver morgen og hent de elektroniske købsdokumenter på dine EAN-numre fra dagen før. Forlad aldrig INDBAKKEN med et tomt filter kan give problemer næste gang man vil åbne de ventende BizTalk dokumenter. Løsning 2 - Oversigt over indgående BizTalk købsdokumenter i Indbakken Tast F5: Stå i Kolonnen BuyerPartyID Vælg Tabelfilter = Ctrl F7 9

Indbakken og oversigten vil nu kun indeholde de købsdokumenter det valgte EAN-nummer. 8. Hvordan udskriver jeg en elektronisk faktura fra Indbakken? Vælg Køb/Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok./Venter OIO-faktura = PIE =ægte elektronisk faktura Dokumentet kan udskrives ved at trykke på knappen Dokument og vælge Vis original bilag. 10

Her åbnes et nyt dokument, der viser det modtagne dokumentoplysninger. Dokumentet viser de oplysninger der normalt står på en faktura Fakturanummer, Fakturadato, varelinier, Betalingsoplysninger og Betalingsbetingelser m.v. Dokumentet svarer til den originale faktura der normalt modtages og skal udskrives. Vedlagte bilag kan ses som Tiff-bilag under Bilag. Udskrivning sker ved at vælge File og Print, printer ikon eller CTRL P. 11

Nogle PIE dokumenter har underbilag. Det ses i feltet Ingen Bilag som vis bilag. LæsInd fakturaer = PIP Dokumentet kan udskrives ved at vælge Dokument og Vis original bilag. Fakturaer fra LæsInd mangler ofte en række oplysninger. Vælg Vis Bilag og få vist den originale faktura 12

CTRL-P for udskrivning 13

Bemærknings- og statusfelt i Indbakken På modtagne elektroniske købsdokumenter i Indbakken er der mulighed for at tilføje en status for det pågældende købsdokument i forbindelse med print af de elektroniske fakturaer fra Indbakken. Fanebladet generelt. Status kan indeholde følgende værdier: Ej behandlet, Kontering, Godkendelse og Bemærkning. Status er default sat til Ej behandlet. Det er således muligt at vælge f.eks. Godkendelse eller kontering i forbindelse med at Det Elektroniske Købsdokument udskrives. Hvis denne mulighed anvendes konsekvent er det muligt at overvåge status for de ventende elektroniske købsdokumenter. Det anbefales at der besluttes en lokal procedure for anvendelsen af Statusværdier. 9. Godkendelse, anvisning og kontering - decentralt Den udprintede elektroniske faktura/kreditnota på de stedspecifikke EAN-numre sendes til manuel godkendelse, anvisning og evt. kontering efter de gældende procedurer. Der skal altid ske kontering og anvisning på den originale udprintede faktura. Hvis der er tale om en LæsIND faktura, skal kontering og anvisning ske på den udprintede indscannede originale faktura og ikke på den elektroniske del. Kun den udprintede indscannede faktura skal i disse tilfælde fremsendes til Regnskabskontoret. (se s. 13). Dokumentet returneres hurtigst muligt til den relevante decentrale Navision Stat bruger. 14

10. Accept elektroniske købsdokumenter og inddatering af købslinier decentralt Stedspecifikke EAN-numre Efter modtagelsen af det anviste Købsdokument, skal det nu accepteres i Indbakken. Proceduren er den samme for købsdokumenter modtaget fra Regnskabskontoret og købsdokumenter som er udprintet decentralt. Find det relevante købsdokument i Indbakken Brug Kreditors fakturanummer det fremgår altid på den printede faktura. Vis Oversigten F5 Søg i kolonnen Kreditors fakturanummer via CTRL+B eller anvend Feltfilter F7 og find den relevante faktura ved at afgrænse på der korrekte fakturanummer. 15

Købsfaktura kan nu ses under Køb og Fakturaer med alle de accepterede linier. STANDARD FUNKTIONALITET Vælg Funktion/Accepter Når købsdokumentet accepteres overføres det til købsfakturaer eller købsordrer i Købsmodulet, forudsat at den relevante kreditor er oprettet, i modsat fald vil der fremkomme en fejl. Se procedurebeskrivelse for nyoprettelse og ændring af kreditorer i Navision Stat. http://www.au.dk/da/adm/budget/navision/kreditorproc.htm Hvis kreditor er korrekt oprettet er proceduren følgende: Når købsdokumentet accepteres fremkommer følgende meddelelse: Årsagen er at det kontrolleres, om der er en ordre den kan matche op i mod. Dette skyldes at der altid skal medsendes et ordrenummer i OIO-fakturaen. 16

NY FUNKTIONALITET I NAVISION Hvis der skal ske accept af et købsdokument med mange linier, er der nu mulighed for at acceptere alle linier på en gang. Eksempel: Vælg Funktion/Accepter alle linier Hertil svares Yes. 17

Tillæg til afsnit 10 Accept af elektroniske købsdokumenter Find det relevante købsdokument i Indbakken brug søg CTRL+B eller filtre. OIO-købsdokument Der er 2 muligheder for at påføre finanskonto eller anlægsnummer i feltet nummer på købslinien. Metode 1: Finanskonto eller anlægsnummer påføres købsdokumentet i Indbakken inden accept. Fordelen ved denne metode er at finanskonto og beløb kommer med over på den dannede købsfaktura. Vælg kolonnerne Brug Type og Brug nr. (Vis kolonne) Brug Type = Finans eller Anlæg Brug nr. = Finanskontonr. eller Anlægsnummer Metode 2: Brug Type = Blank Brug nr. = Blank Finanskonto eller anlægsnummer påføres IKKE købsdokumentet i Indbakken inden accept. Fordelen er at den fulde kontering med finanskontering og dimensionskontostreng udelukkende foregår på selve købsdokumentet. 18

Særligt vedr. GEBYR-koder Beløbet kommer ikke med over på købsdokumentet dermed ens for OIO-dokumenter og LæsInd Dokumenter. Hvis der i det modtagne elektroniske OIO-købsdokument forekommer gebyr-koder som f.eks. GEBYR, AFGIFT, FRAGT, RABAT og TOLD vil disse være forkonteret med finanskonto 227090, når købsdokumentet accepteres og overføres til Købsmodulet som en købsfaktura eller udligning af en købsordre. Når købsdokumentet accepteres fremkommer følgende meddelelse: 19

11. Særlig procedure i forbindelse med Rejseforskud Alle Rejseforskud på finanskonto 615510 tastes i Regnskabskontoret dette gælder også i forbindelse med de elektroniske købsdokumenter. Elektroniske fakturaer vedrørende rejseforskud må IKKE ACCEPTERES af den decentrale bruger. 12. Typisk fejlmeddelelser ved accept af købsfakturaer i Indbakken Fejltype 1 AU har fået lavet en tilretning som gør det muligt at komme videre, hvis denne fejl opstår. Vælg Funktion/Overfør bankoplysninger Klik Yes 20

Vælg herefter igen Funktion/Accepter Fejltype 2 AU har fået lavet en tilretning som gør det muligt at komme videre, hvis denne fejl opstår. Vælg Funktion/ Overfør betalingsmetode Klik Yes Vælg herefter igen Funktion/Accepter 21

Fejltype 3 Der er typisk tale om beløbsafvigelser i beløb med og uden moms. Her klikkes OK og Købsdokumentet oprettes i Købsmodulet. Øvrige Fejlmeddelelser Kontakt Regnskabskontoret 13. Håndtering af flere kreditorer med samme CVR-nummer eller anden identifikation Accept af købsbilag fra flere kreditorer med samme CVR-nummer, har tidligere voldt en del problemer, da det ikke var muligt at matche den korrekte kreditor ved accepten i Indbakken, uden at foretage manuelle og periodiske ændringer af kreditorstamdata. Funktion/Accepter Dette er nu løst ved, at der i forbindelse med accept af købsdokumenter i Indbakken gives en advarsel, hvis der findes flere kreditorer med den samme identifikation, dvs. enten flere kreditorer med samme CVR-nummer, samme SE-nummer eller samme P-nummer. Fejlbesked om manglende kreditorentydighed. 22

Via et nyt felt på Fanebladet Generelt Entydig Kreditor Nr. kan der vælges den af de kreditorer, indenfor sammenfaldet, som bilaget skal accepteres med. Klik på pilen til højre i feltet for se valgmulighederne. Klik OK for den valgte kreditor og købsdokumentet kan accepteres og overføres til købsmodulet. Hvis der ikke kan vælges en Entydig Kreditor skal kreditor oprettes. 23

14. Hvis der findes en Købsordre i Navision Stat: Er der inden modtagelsen af den elektroniske faktura oprettet en købsordre i Navision Stat og dette nummer KORDxxxxxx er opgivet til kreditor, SKAL dette fra kreditors side være påført bilaget. Navision Stat kontrollerer, om det påførte købsordrenummer i feltet Referenceordrenr på den elektroniske faktura i Indbakken matcher med en Købsordre. 24

15. Elektronisk købsfaktura Vælg Køb/Fakturaer og find den relevante Faktura Søg Kreditors fakturanummer via CTRL+B eller Vælg evt. Oversigten via F5. og indsæt filtre. Opret købslinier og påfør finanskonto eller anlægsnummer, Momskode samt relevante dimensioner. Vær opmærksom på at konteringen i forhold til faktura beløb er korrekt. Standardprocessen følges: Decentralt: Vælg Funktion / Klarmeld Regnskabskontoret: Vælg Bogføring / Kontroller 25

HUSK at udfylde feltet Klarmeldt af..i stedet for Oprettet af Udskriv kontrolrapporten som fremsendes til Regnskabskontoret. Regnskabskontoret: Købsfakturaen kontrolleres vedr. moms og der foretages en generel legalitetskontrol. Faktura kan herefter bogføres. Betaling følger normal procedure via Udbetalingskladden. 16. Elektronisk kreditnota som udligner en elektronisk faktura Hvis der er tale om en elektronisk kreditnota som udligner en elektronisk faktura, skal begge købsdokumenter accepteres i Indbakken og færdiggøres i Købsmodulet af den decentrale økonomimedarbejder efter de almindelige procedurer. Kreditnota og faktura fremsendes samlet til Regnskabskontoret. 26

17. Efter bogføring Hvordan kan jeg finde elektroniske købsdokumenter? Vælg Køb/Bogførte fakturaer Der er mulighed for at få vist original bilaget under Faktura/ Vis original Bilag. En anden mulighed at er vælge /Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok./Accepteret Oversigten - F5 og relevante filtre kan alle accepterede elektroniske købsdokumenter findes her. 27

18. Rapport af Udbetalingskladden - Regnskabskontoret Regnskabskontoret kontrollerer at de betalingsoplysninger, der er valgt i udbetalingskladden, passer med dem, som kreditor har angivet på den modtagne elektroniske faktura. Rapport - Check Kladde mod Indbakke: Rapporten giver mulighed for at kontrollere, at de betalingsoplysninger, der er valgt i udbetalingskladden, passer med dem, som kreditor har angivet på den modtagne elektroniske faktura. Disse oplysninger ligger i Navision i den tabel ( indbakke-tabellen ), som fakturaen blev lagt i inden dokumentet blev overført til købsmodulet i Navision. Man behøver altså ikke at finde de originale bilag frem. Man skal blot udskrive denne rapport, når man skal kontrollere, om de oplysninger, der står i specifikationslisten, passer til de originale bilag. Bemærk dog, at rapporten ikke viser de bilag, som er indtastet manuelt. Et manuelt bilag vil ikke ligge i indbakke-tabellen, da det jo netop ikke er indlæst elektronisk i Navision, men er tastet ind. Manuelt indtastede bilag skal således stadig foreligge fysisk, når der skal kontrolleres mod specifikationslisten. 28

19. Hvad gør vi, hvis vi ikke modtager kreditors faktura? - Tracking ID købsdokumenter - Når et elektronisk købsdokument er leveret hos AU s VANS-leverandør CSC uden fejl, har vi i juridisk forstand modtaget det og har derfor ansvaret for det. Fejl i Transportlaget på AU s Navision server eller i Navisions Indbakke bliver betegnet Tracking ID fakturaer. Der er tale om fakturaer, der ikke lever op til OIOXML bekendtgørelsens krav. Fakturaen kan normalt udskrives via Dokument/Fejllog. På fanebladet BizTAlk vil der være hak i XML validerings fejl og der vil stå Tracking ID Regnskabskontoret har ansvaret for at udskrive disse Tracking ID fakturaer fra Indbakken under ventende BizTalk-købsdokumenter. Regnskabskontoret vil i forbindelse med udskrift af Tracking ID fakturaer Afvise det elektroniske købsdokument i Indbakken i Navision. Regnskabskontoret vil løbende udskrive og udsende Tracking ID fakturaer til de relevante decentrale Steder disse købsdokumenter vil være stemplet med TRACKING-ID - SKAL INDTASTES i rødt. Decentralt en modtagne udprintede Tracking ID faktura/kreditnota sendes til manuel godkendelse, anvisning og evt. kontering efter de gældende procedurer. Dokumentet returneres hurtigst muligt til den relevante decentrale Navision Stat bruger. Tracking ID købsdokumentet tastes manuelt i Købsmodulet under Køb/fakturaer. 29

20. Afvisning af Købsdokumenter i Indbakken Vælg Funktion/Afvis Det kan være nødvendigt at afvise elektroniske købsdokumenter i Indbakken i de tilfælde hvor der er mangelfulde oplysninger på den elektroniske faktura. Hvis det er nødvendigt at afvise et købsdokument i Indbakken skal der fremover skrives en bemærkning, som begrunder afvisningen. Vælg Køb/Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok/Venter Eksempel: Hvis det i eksemplet anvendte købsdokument skal afvises, skal der via Dokument/Bemærkning tilføjes en begrundelse for afvisningen. 30

I dette eksempel er der en bemærkning på det elektroniske købsdokument fra leverandøren. Den må ikke slettes! Skriv f.eks.: 07-11-06 Dokumentet afvises på grund af mangelfulde oplysninger 21. Oprydning i Den Elektroniske Indbakke Hvis der er tale om korrekte elektroniske fakturaer, SKAL DISSE ALTID ACCEPTERES VIA INDBAKKEN og må ikke tastes manuelt i Købsmodulet. Elektroniske købsdokumenter i Indbakken må kun Afvises, hvis der er tale om mangelfulde oplysninger på den elektroniske faktura. I disse tilfælde kontaktes Regnskabskontoret, som evt. kontakter leverandøren, med krav om fremsendelse af en ny faktura. 31