Kom godt i gang med Fakturering

Kom godt i gang med Fakturering Dette hæfte er en introduktion til Fakturering. Fakturering udgør sammen med Bogføring og Status- og efterposteringer registreringsdelen i DLBR ØkonomiIT på pc. Endvidere er det muligt at sende en efaktura introduktionen hertil er i dette hæfte. Hæftet indeholder mange skærmbilleder - og uddrag af skærmbilleder - for at illustrere programmets vigtigste funktioner. For at komme i gang med fakturering vælges det lodrette faneblad Registrering. Dernæst vælges det vandrette faneblad Fakturering. Udgivet September 2006 Redaktør Tryk Udgiver Videncentret for Landbrug Videncentret for Landbrug Videncentret for Landbrug, Økonomi Support Se www.dlbr.dk/it eller ring på 7015 5015. 2

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Oprettelse af kunde... 5 Standardbetalingsbetingelser... 7 Opret produkter... 8 Indtast faktura... 10 Udskriv faktura... 13 Send efaktura... 15 Genveje m.m.... 17 Summering... 17 Saldo... 18 Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning... 19 Opsætning... 21 Taster... 22 Funktionstaster... 22 Genvejstaster... 23 Offentlige krav til efakturaer... 24 Hvad er en elektronisk faktura?... 24 Hvem er omfattet af kravet om elektronisk faktura?... 24 Hvilke nye tiltag er der til fakturaen?... 24 EAN-nummer (den elektroniske postadresse)... 24 Hvilke forskellige muligheder er der?... 25 3

Oprettelse af kunde Oprettelse af kunde Du opretter en kunde ved at vælge Rediger og Rediger/opret kunder, eller brug o i feltet Kundenummer og klik på knappen Ny. Du kan også taste det kundenummer du vil bruge til den nye kunde i feltet Kundenummer og tast e. Så får du en dialogboks, hvor du kan vælge mellem Opret, Vis kunder og Annullér. Som kundenummer kan du eksempelvis bruge kundens telefonnummer. Figur 1: Opret/rediger kunde I 3. linie i adresse kan du udfylde enten postnummer eller bynavn. Ikke udfyldt felt påsættes automatisk. Du kan udfylde CVR nr. med 8 cifre. (Det kan også bruges til momsnummer, hvis dette skulle være anderledes end dit CVR nr.) EAN nr. er begrænset til 13 cifre, og skal kun bruges, hvis du skal sende en efaktura. Du bliver bedt om at gentage EAN nr. Du vil opleve, at der er mange check på, om EAN nr. er det rigtige. Grunden til dette er, at EAN nr. er den elektronisk post adr. på kunden er EAN forkert, vil en anden eller ingen modtage fakturaen. 5

Oprettelse af kunde Momsnummeret er til udenlandsk handel. Du har også mulighed for at bruge feltet til CHR nr. ved handel med dyr. Dette felt skal ikke bruges til dit danske moms nr. Du har mulighed for at sætte et kryds i Elektronisk faktura, hvis du ønsker at lave elektroniske faktura til denne kunde. Der er dog nogle krav/check på om denne kunde kan være elektronisk: Udfyldt EAN nr. på kunden Udfyldt CVR nr. på kunden (valgfrit) Udfyldt Bank/Giro under fanebladet Ejendom Medlemsoplysninger Udfyldt CVR nr. på medlem i MENU/administration rediger/opret medlem I kontonummer skrives kontonummer fra kasseregistrering, hvorpå ind- og udbetalinger fra kunden skal registreres. Brug o til at se hvilke konti der allerede er i brug. Når du vælger et nyt kontonummer, skal du svare JA til at tilvælge dette på ejendomsniveau. Herefter bliver der spurgt, om kontoteksten skal rettes til navnet på kunden. Svar JA, og kontoteksten får kundens navn, som står i 1. linie i faktureringsnavn. Husk derfor altid at udfylde Faktureringsnavn inden du vælger kontonummer. Leveringsnavn og adresse kan anvendes på Følgesedler. Feltet udfyldes kun, hvis adressen skal afvige fra faktureringsadressen. Det er muligt at få udskrevet leveringsnavn og -adresse på faktura, afregning eller kreditnota. Vær opmærksom på rudekuverten ved brug af leveringsnavn og adresse. Hvis betalingsbetingelser udfyldes, vil disse oplysninger automatisk blive påsat fakturaen. Du kan vælge en af dine standardbetalingsbetingelser. Oplysninger om betalingsbetingelser kan altid rettes på den enkelte faktura. Se oprettelse af standardbetalingsbetingelser. Saldo og Vælg STEF-periode udfyldes kun, hvis der findes en saldo på kunden ved oprettelse. 6

Standardbetalingsbetingelser Standardbetalingsbetingelser Du kan oprette 9 standardbetalingsbetingelser via Rediger Rediger/opret standardbetalingsbetingelser. Retter du senere i oplysningerne, vil denne rettelse slå igennem hos alle de kunder, som anvender denne standardbetalingsbetingelse. Figur 2: Opret/rediger standardbetalingsbetingelser I betalingsdage skriver du antal kreditdage fra fakturadato/løbende måned. I tekstfelterne kan skrives information om betalingsbetingelserne. Denne tekst vil stå nederst på fakturaen sammen med rentesatsen. Bemærk: Betalingsbetingelserne er alene en information til kunden. Programmet kan ikke beregne rente på de udestående fordringer 7

Opret produkter Opret produkter Du opretter et produkt ved at vælge Rediger og Rediger/opret produkter, eller tast o i feltet produkt. Klik på Ny og tast produktets nummer. I feltet konto skriver du det kontonummer som produktet skal bogføres på i kasseregistrering, o viser din kontoplan. Klik på søjlen Tekst. Nu sorteres listen i alfabetisk orden. Der kan sorteres på alle søjler. Klik her for at skjule/slette produkter. Genvejstaster virker også her! Klik her for søgning i produkterne Figur 3: Opret/rediger produkt Når du skal overføre et eller flere produkter til fakturaen skal markering sættes i Vælg ud for de produkter, du skal bruge. Tryk OK. Herefter overføres oplysningerne til fakturaen. Du kan efterfølgende ændre i tekst, enhed eller pris, hvis du ønsker det. I Produktoversigten kan du også redigere, søge efter produkter, slette og skjule produkter. I skjul produkter kan du få vist produktnumre, der ikke har været anvendt siden en valgt dato. 8

Opret produkter Det er muligt at søge på alle fire ting! Figur 4: Søg i produkter Skjulte produkter vises med kursiv skrift ved tryk på t. t skifter mellem vis udvalgte og vis alle. 9

Indtast faktura Indtast faktura Når du står i kundenummer, tryk på o, så vises en oversigt over alle kunderne. Marker kunden og klik OK. Brug derefter q, så springer markøren til produkt, som også kan vælges via o. Udfyld antal og ret eventuelt i tekst/pris - og gå videre til næste linie. Når du er færdig med fakturaen, skal denne lukkes. Brug igen q. Markøren står nu i Fakturadato. Default udfyldes datofeltet med datoen for sidst lukkede faktura. Ønskes datoen ændret, tast da ny dato. Klik på Luk. Figur 5: Faktura hovedbilledet Når fakturaen er lukket, bliver posteringerne overført til kasseregistrering, og fakturaen kan udskrives. Der kan ikke ændres i en lukket faktura. Der er lagt en forsendelsesstatus ind oppe i højre hjørne (punkt nr. 4), i dette tilfælles er fakturaen Ikke sendt. Du vil se, at der vil være følgende muligheder for status på forsendelse: Åben Ikke udskrevet (fakturaen IKKE elektronisk) Udskrevet (fakturaen IKKE elektronisk) Ikke sendt (fakturaen elektronisk) Sendt (fakturaen elektronisk) 10

Indtast faktura Endvidere har du mulighed for at skrive en personreference (punkt nr.1) og et ordre nr. (punkt nr. 2) med på faktura disse vil ses på udskriften. Du vil også kunne udfylde med Kundens konto (punkt nr. 3), dette kan være et krav til en efaktura. Ønsker du at se fakturaen, inden den lukkes, tryk på printer ikonet. I udskriftsbilledet nederst til højre sætter du markering i Åbne. Vælg den faktura du vil se og klik på Udskriv eller Vis udskrift. Her vælger du om produkt nr. og kundens moms nr. skal med på udskriften. Her vælger du mellem lukkede/åbne fakturaer. Figur 6: Udskriv faktura Der kan laves et følgebrev til fakturaen med b + T. Dette skal laves inden fakturaen lukkes. Du kan også skrive eventuel information i Tekst-kolonnen. Dækker fakturaen en periode, kan denne skrives i felterne Periode. Du kan også skrive dato ud for hver enkelt fakturalinie. M står for momskode. Er koden 1 (salg) eller 2 (køb) lægges der 25% moms til beløbet. 0 betyder ingen moms af beløbet på den linie. Under Funktioner kan du starte ny nummerering af faktura. Du vælger selv det fakturanummer, programmet skal starte med. Har du en engangskunde som du ikke ønsker at oprette i kundelisten, kan du skrive 0 i Kundenr. Så åbnes felterne til faktureringsnavn og adresse på fakturaen. Engangskunder er altid tilknyttet konto 8999 99. 11

Indtast faktura Brug frit kunde 0 Figur 7: Faktura for engangskunder Du har mulighed for at se status på din faktura Rediger Vælg lukket faktura. Mulighed for at få status på den enkelte faktura. Figur 8: Vælg lukket faktura Her kan du se om dine fakturaer er sendte, udskrevne eller om de er skjulte. 12

Udskriv faktura Udskriv faktura Klik på printeren og de fakturaer, som ikke er udskrevet endnu vises. Marker den/de fakturaer, du ønsker at udskrive. Vælg herefter under Formular hvilken type formular, du vil udskrive med. Det er muligt at skjule en faktura fra udskriftbestillingsbilledet. Eksempelvis her hvor der er både en faktura og en kreditnota vil du nu have mulighed for at skjule dem. Figur 9: Rediger udskrifter Markering i Fortrykt formular (punkt 1) betyder, at du udskriver på brevpapir eller formular, hvor der er fortrykte felter. Når du vælger Fortrykt formular, kan du vælge mellem forskellige indbetalingskorttyper nederst i billedet. Du har nu mulighed for at få udskrevet en faktura med hele OCR linie (punkt 3), den nederste linie på et Girokort eller kun midterste del (punkt 2). Begge muligheder er til en kortart +71. Hvis du også markerer i Fortrykt hoved (punkt 4), bliver dit navn, adresse, tlf. nr., fax nr. og email-adresse ikke skrevet øverst på fakturaen. Tlf. nr., fax nr., CVR-nr. og email-adresse hentes fra Hovedmenu Administration Medlemmer Rediger. Bank/giro nr. kommer fra fanen Ejendom Medlemsoplysninger i økonomiprogrammet. Du kan indsætte logo (punkt 5) på udskriften. I udskriftsbilledet under fanen Formular skal du vælge Udskriftsegenskaber Logo definition. Du udpeger det ønskede logo under Søg efter logo. 13

Udskriv faktura Logoet skal være i fil-formatet bitmap (bmp). Programmerne Paint og Microsoft Photo Editor kan gemme billeder i dette format. Der kan ændres på logoets størrelse og placering ved at angive/ændre værdier i højde-, bredde- og margenfelterne. Ved at trykke på udskriftsegenskaber kommer denne dialog frem. Figur 10: Indstillinger for logo Du har mulighed for at udskrive, så udskriften tager højde for en rudekuvert. Vælg Udskriv til rudekuvert. Der er muligt at skrive leveringsadresse med ud på faktura. Du skal bare være opmærksom på, at du ikke både kan udskrive leveringsadresse og tage højde for rudekuvert. Under Udskriftsegenskaber kan du også flytte på placering af data på indbetalingskort, hvis din printer ikke skriver korrekt i felterne. 14

Send efaktura Send efaktura Ændringerne her er primært, at der er kommet en helt ny udskrift nemlig Elektronisk faktura (punkt 1). Du vil hurtigt finde ud af, at denne udskriftstype er sat op på samme måde som Alm. faktura. Figur 11: Send efaktura Ideen er, at du kun skal have vist de elektroniske fakturaer, når du først har valgt elektronisk faktura til venstre i figur 11. Du kan stadig vælge mellem lukkede og åbne. Med Send knappen (punkt 2), kan du sende din elektroniske faktura. Når du trykker på denne knap, skal du være HELT sikker på, at EAN nr. er det rigtige check heller en gang for meget. For at du kan sende en efaktura, skal du have anskaffet dig en epostkasse. Programmet kaldes Ec Web Client, der bruges til forsendelse af elektroniske fakturaer. Bestil via dit lokale kontor eller på www.landscentret.dk/dlbrit. Ved bestilling af epostkasse får du mulighed for at sende elektroniske fakturaer. Uden ekstra omkostninger kan dette program også bruges til kommunikation mellem DLBR Bogføring og DLBR Ø90 Online, og dermed kan du frit transportere data. Hvis ikke du har lyst til at sende elektroniske fakturaer, og fortsat bruger Læs Ind Bureau, er dette også muligt. Du kan udskrive en Papir udgave af en elektronisk faktura, som nu indeholder de rigtige oplysninger (punkt 3). Det er også her, du kan udskrive en kopi til eget brug. 15

Send efaktura Figur 12: Eksempel på faktura 16

Genveje m.m. Genveje m.m. Hvis du lige har lukket en faktura giver b+ N mulighed for at vælge blandt ikke lukkede fakturaer på alle kunder. Klik på Annuller, hvis du vil have en ny tom faktura på samme kunde. b+ F viser alle fakturaer på den valgte kunde. I dette billede kan du sætte markering i Vis alle kunder. Så vises alle fakturaer. Du kan sortere data i billedet ved at klikke på kolonnernes overskrift. Vil du se en faktura - marker denne - og klik OK. Der er en række søgefunktioner i kunde- og produktdialogen. Ved at klikke på knappen Søg fremkommer en række felter, hvor det er muligt at indtaste søgeværdier. På kunder kan der søges i felterne: Kundenr., kundenavn og kontonr. For produkter er søgefelterne: Produktnr., tekst, pris og kontonr. Summering Normalt overføres alle fakturalinierne enkeltvis til kasseregistrering. Vælges Summering under Funktioner, bliver posteringer summeret pr. kontonummer. Dvs. alle produkter, som hører til samme kontonummer, overføres til en linie i kasseregistrering. Teksten i kasseregistrering vil være kontoens tekst og ikke produktteksten. Husk at fravælge summering igen, hvis ikke du vil anvende summering på næste faktura. Summering skal vælges/fravælges inden fakturaen lukkes. 17

Genveje m.m. Saldo Du kan få vist saldooversigt på kunden ved at taste b + U, se nedenstående. Figur 13: Vis saldooversigt for kunde 18

Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning Du har mulighed for at laves tilbud. Denne funktion kan genanvendes, når du skal lave en ordrebekræftelse, følgeseddel eller faktura. Tilsvarende kan en ordrebekræftelse ophøjes til følgeseddel/faktura og følgeseddel til faktura. Når du vælger en kunde, hvorpå der findes et tilbud, ordrebekræftelse eller følgeseddel, fremkommer der en boks med disse, som du kan vælge fra. Hvis et fakturabeløb bliver negativt, vil der automatisk blive skrevet kreditnota på udskriften. Er fakturabeløbet negativt, fordi du har købt noget hos en kunde, kan du sætte markering i feltet Afregning, så vil udskriften få teksten Afregning. Marker her for Afregning Figur 14: Afregning Husk. Selvom der er valgt afregning, skal beløbene indtastes med minus foran, hvis det er et køb. 19

Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning Tilbud/ordrebekræftelse/følgeseddel kan slettes, hvis du ikke ønsker at anvende denne til en faktura. Vælg blankettypen i boksen og vælg derefter Rediger Slet. Tilbud/ordrebekræftelse/følgeseddel bliver automatisk slettet, hvis den er anvendt til f.eks. faktura. Figur 15: Slet tilbud 20

Opsætning Opsætning Under Opsætning kan du vælge mellem forskellige opsætninger af skærmbilledet. Du kan også lave din egen opsætning ved at vælge Opsætning Rediger. Disse felter vises ikke i skærmbilledet Disse pile bruges til at flytte det markerede felt >>og<< flytter alle felter Marker og tryk på Pil, hvis rækkefølge skal ændres Hvis kolonnen skal overspringes i indtastning, marker her Figur 16: Opsætning af felterne Når du har tilrettet opsætningen af skærmbilledet, er det vigtigt at du gemmer den. Vælg Opsætning Gem som, og indtast et navn på opsætningen. En anden opsætning med felter placeret i en anden rækkefølge kan give et bedre overblik, og er der felter du normalt ikke bruger, kan de fjernes helt fra skærmbilledet. 21

Taster Taster Musen kan bruges overalt, men du kan også bruge tastaturet alene. Funktionaliteten er i det store hele Windows-standard med enkelte specielle tilretninger, som gælder for DLBR ØkonomiIT. Funktionstaster Markøren er enten en lodret streg, der blinker i feltet, eller en stiplet firkant omkring en knap, et faneblad eller et felt. Enter (numerisk) springer videre til næste felt. f opdaterer, men bliver stående i feltet. v springer mellem alle felter. Hvis du bliver ved med at tabulere, bevæger markøren sig ud på de vandrette og lodrette faneblade. q -tasten springer mellem kundenr., produktnr. og fakturadato. o, vis muligheder. Kan bl.a. bruges i Kundenr. og Produkt, hvorefter de oprettede kunder/produkter vises. I kontonr. felter vil du få vist de anvendte konti. l er brugervejledningen. t skifter mellem Viser alle/viser udvalgte i kundelisten og produktlisten. 22

Taster Genvejstaster Generelle... b + Slet... D Udskriv... P Fortryd... Z Rediger/opret konto... R Periode... H Bemærkninger, følgebrev... T Klip... X Kopier... C Indsæt... V Faktura... b + Kopier fra følgeseddel mv.... K Kopier faktura... A Åben ny, tom faktura mv.... N Rediger/opret kunde... O Rediger/opret produkt... G Kundesaldo... U Vælg lukket faktura... F Indsæt linie... I a + det understregede bogstav, der er vist i menuerne, kan bruges som genvej. 23

Offentlige krav til efakturaer Offentlige krav til efakturaer Dette bilag kan du læse, for at få en bedre forståelse for Elektroniske fakturaer. Fra 1. feb. 2005 modtager det offentlige kun elektroniske regninger. Hvad er en elektronisk faktura? En elektronisk faktura er en regning, som er omformet til et bestemt dataformat, så det kan indlæses direkte i de offentlige økonomisystemer. Dermed er den gamle papir faktura blevet omdannet til en elektronisk faktura. Kravet om elektronisk fakturering dækker over alle former for regninger, f.eks. fakturaer, kreditnotaer og betalingsanmodninger. Det format, som alle offentlige institutioner skal kunne modtage i, hedder OIOXML elektronisk regning. Hvem er omfattet af kravet om elektronisk faktura? Da elektronisk fakturering blev indført den 1. februar 2005, kunne alle offentlige institutioner udelukkende modtage regninger i elektronisk format. Dvs. institutioner i stat, amt og kommune, såsom ministerier, sygehuse, skoler eller renovationsdepoter mv. Det berører alle leverandører til det offentlige. Det offentlige har mulighed for at tilbageholde det tilgodehavende, som leverandøren måtte have til det offentlige, indtil der er leveret en elektronisk faktura. Hvilke nye tiltag er der til fakturaen? Det offentlige kræver, at der pr. 1. feb. 2005 er kommet følgende nye oplysninger på fakturaen, hvis der skal handles med det offentlige: EAN nummer (den elektroniske postadresse). Alle offentlige myndigheder har et EAN-nummer. Det er et 13 cifret nummer, som entydigt identificerer en enhed (fx en institution). Ordre- eller rekvisitionsnummer. Person- eller anden reference. Internt konteringsnummer. (Skal kun med, hvis kunden oplyser det ved ordreafgivelse). 24

Offentlige krav til efakturaer Hvilke forskellige muligheder er der? Der findes ikke et bestemt system, som skal bruges for at lave en elektronisk regning. Der kan frit vælges mellem 3 måder at sende en elektronisk regning på: Læs Ind-bureau Fakturaportal Elektronisk fakturasystem Ligegyldigt hvilke af disse der vælges, skal den elektronisk faktura forbi et såkaldt VANS-netværk (et elektronisk posthus). VANS netværket er grundstenen i hele ideen omkring elektronisk fakturering, da netværket står for at modtage disse elektroniske regninger og sørger for at sende regningerne videre til rette offentlige myndigheder. Grunden til at dette netværk skal virke som mellemled er, at de offentlige institutioner ikke har samme sende/modtage-moduler. Men ved hjælp af VANS-netværket konverteres OIOXML-filen til et format, som den pågældende offentlige myndighed kan modtage. 25