Stavtrup, den 10.03.2017 Mødeindkaldelse til generalforsamling i Grundejerforeningen Jarlsminde Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling i henhold til vedtægternes 14 i Lokalcenter Søholm, Bispevej 70, Stavtrup Med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent Onsdag den 29. marts kl. 19:00 2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed 2016. 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for 2016 til godkendelse (bilag a). 4. Diverse information omkring: a. Cykelstien b. snerydning 5. Forslag fra bestyrelsen a. Udskiftning af samtlige nr. skilte ved stam- og stikveje i grundejerforeningen. 6. Forslag fra medlemmer a. Etablering af vejforhindring (bilag b) b. Etablering af kantrist ved nr. 10. 7. Vedtagelse af budget og kontingent for 2017. (bilag c) 8. Nedsættelse af div. udvalg og aktiviteter a. Udvalg: Festudvalg og grønt udvalg. b. Forårs og efterårs arbejdsdage. 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter a. Kasser Karen Yde afgår (genvalg modtages) b. Bestyrelsesmedlem John Pedersen afgår (genvalg modtages ikke) c. Suppleant Anders Frederiksen afgår (opstiller til bestyrelsesmedlem) d. Valg af 1. suppleant. e. Valg af 2. suppleant. 1
10. Valg af 2 revisorer og 1 revisor suppleant a. Revisor Villy K. Pedersen (genvalg modtages) b. Revisor Niels J. Guldberg (genvalg modtages) c. Suppleant Flemming Meilstrup (genvalg modtages) 11. Eventuelt. NB! Der vil i en pause under generalforsamling blive serveret håndmad, sodavand og øl. 2
Bilag A - Regnskab 2016: Indtægter: Kontingent 344.250,00 Rente mm 423,10 Indtægter i alt 344.673,10 Udgifter: Forsikring -3.286,31 Nygaard sommer vh kontrakt -85.725,00 Fejning/Kloak/vh ud over kontrakt -16.350,00 Snerydning og glatførebekæmpelse -113.596,87 Hjemmeside DNS -45,00 Revisor -300,00 Bank gebyr -1.440,19 Generalforsamling -3.463,00 Arbejdsdag -1.637,50 Bestyrelse -8.300,00 Digitalarkiv (Dropbox) -676,62 Vin til afgående formand -295,00 Bænk og bord jf. GF2016-3.699,00 Fliser jf. GF2016-9656,25 Udgifter i alt -248.470,74 Henlæggelse til vejfonden jf. Budget 2016-75.000,00 Henlæggelse til vejfonden - rente indtægter -423,10 Samlet henlæggelse til vejfond -75.423,10 Årets driftsresultat efter henlæggelse til vejfond 20.779,26 3
Balance Aktiver Vejfond - vej renovation fond Vejfondkonto 178.246,37 Festudvalget i VH konto 21.177,97 Drift og vedligeholdelse Vej vedligeholdelse i højrentekoto 100.000,00 Vej vedligeholdelse penge i driftkonto 82.864,45 Samlet til drift og vej vedligholdelse 182.864,45 Samlet aktiver 382.288,79 Passiver Egenkapital pr. 5. januar 2016 286.086,43 Samlet henlæggelse til vejfond 75.423,10 Årets drift resultat efter henlæggelse til vejfond 20.779,26 Egenkapital balance ultimo 2016 382.288,79 4
Bilag B Vejforhindring: Der er mange børn, der bruger stamvejen samt stikvejene til leg, boldspil, cykler mm. Det er både beboernes børn samt besøgende og børnebørn. Selvom vi voksne forsøger at passe på børnene samt lærer dem at begå sig i trafikken, er de indtil en vis alder ikke sikre i trafikken. Vi ønsker derfor at reducere hastigheden på de biler, der besøger os på Jarlsmindevej og forslår et forsøg med plantekasser placeret strategiske steder på vejen som chikaner. Det er en billig løsning, der er nem at fjerne igen, hvis det ikke fungerer. Vi foreslår at det kan evalueres efter fx 2 år, dvs. i 2019. Alle detaljer i forslaget er til diskussion så som placering, antal, udseende, mm. Det vigtige i forslaget er at nedbringe bilernes hastighed. Forslaget støttes af flg. matrikler: Jarlsmindevej 6, 8, 10, 12, 88, 92, 94,104 (via underskriftsindsamling) og alle de adspurgte skrev under. Projektplan: 29.marts 17: Forslaget er på agendaen til generalforsamlingen. Hvis det godkendes, kaldes der ind til en halv arbejdsdag. Der kaldes ind til en halv arbejdsdag en lørdag eller søndag i april/start maj, hvor plantekasserne etableres. Materialerne vil være bestilt på forhånd, så alt er klar på dagen. Ansvarlig: Heidi (nr. 92) Vedligeholdelse fx lugning, udskiftning af visne planter og klipning af planter varetages af Heidi (nr. 92) samt andre frivillige. Dækning af disse udgifter løber højst op i 500,- årligt som primært skal dække evt. indkøb af nye planter. Evt. Marts 2019: Evaluering af projektet Forslag til plantekasser samt pris: Der er forskellige muligheder, der varierer i pris, se 3 forslag nedenfor. Planter: Der vælges planter, der er pæne sommer og vinter og som kan overvintre, så genplantning om foråret undgås samt bunddække, så der er minimum chancer for ukrudt. Fx vedbend, løg, sommerstauder samt et opstammet træ i midten, så det syner af noget fx japansk kirsebærtræ. Prisen for planter og jord er i alt ca. 6000,- 6 stk Japansk kirsebær (400,-): 2400,- 60 stk vedbend: 700,- 12 stk sommerstaude (50,-): 600,- 12 poser forårs- og sommerløg (50,-): 600,- Jord (300 l for 150,-): 8 x 150 = 1200,- Levering: 500,- 5
3 forslag til plantekasser: 1. Materiale: Genbrugsplast (vedligeholdelsesfri, www.park-udstyr.dk) fås også i andre former. Pris pr stk: ca. 3.900 for en firkantet og ca. 6.000 for en 6-kantet I alt for 6 stk med planter: ca. 30.000 (firkantet) eller 42.000,- (6-kantet) 2. Materiale: Træ (www.uno.dk) Pris pr. stk: 7.000 I alt for 6 stk med planter: ca. 48.000,- 3. Materiale: Vintønde (holder jf. hjemmesiden i 10 år som plantekasse, www.jopa.dk), men vi tror umiddelbart at disse er for små. Pris: ca. 2.500 for en hel I alt for 6 stk med planter: 14.000,- 6
Forslag til placering (6 stk i alt 2 plantekasser i hver cirkel): 2 stk hvor cykelstien krydser Jarlsmindevej samt 2x2 på stamvejen efter sviget, som angivet nedenfor med røde cirkler og krydser. 7
Bilag C Budget 2017: Jarlsminde Grundejerforening Budget 2017 Indtægter: Kontingent, 81 x 4550 368.550,00 Indtægter i alt 368.550,00 Udgifter: Forsikring 3.500,00 Nygaard Sommer kontrakt 86.000,00 Kloak / Fejning / v/h omkostninger 16.000,00 Snerydning og glatførebekæmpelse 120.000,00 Hjemmeside (DNS) 100,00 Digitalarkiv (Dropbox) 800,00 Revisor 300,00 Bank gebyr 2.500,00 Generalforsamling 4.500,00 Arbejdsdag 1.500,00 Bestyrelse 8.300,00 Henlæggelse til vejfond 10.000,00 Vejskilte jf. Forslag 5.a 45.000,00 Vejforhindring jf. Forslag 6.a 48.000,00 Kantrist jf. forslag 6.b 21.250,00 Udgifter i alt 367.750,00 Årets driftsresultat efter henlæggelse til vejfond 800,00 8