Job- og personprofil for leder af Regnskabsafdelingen
1. BAGGRUND Lederen af vores regnskabsafdeling har valgt at gå på pension, og derfor søger vi nu en ny afdelingsleder. Favrskov Kommune er en vækstkommune med over 47.000 indbyggere og væksten forventes at fortsætte de kommende år. Favrskov Kommune ligger centralt placeret i Østjylland med kort afstand til både Aarhus, Randers, Viborg og Silkeborg. Favrskov Kommune er kommunens største arbejdsplads med cirka 4.000 medarbejdere, der hver dag arbejder på at gøre kommunen til en af Danmarks bedste. Favrskov Kommune har i en årrække markeret sig som en af de billigst drevne kommuner i Danmark målt i nettodriftsudgifter pr. indbygger. Det stiller særlige krav om en målrettet og resultatorienteret ledelse, som tager initiativ til og understøtter en effektiv og udviklende tilrettelæggelse af opgaveløsningen. For nærmere oplysninger om kommunens samlede økonomi, se link til Kommunens økonomi Denne job- og personprofil beskriver de overordnede rammer for jobbets indhold samt forventningerne til kandidaterne. 2. ORGANISATION 2.1. Administrativ organisation Favrskov Kommunes administrative organisation består af fire forvaltninger med hver sin direktør. Sammen med kommunaldirektøren udgør de fire direktører kommunens direktion. De fire forvaltninger og de mange decentrale arbejdspladser understøttes af tværgående funktioner inden for økonomi, løn, personale, it og HR. Den administrative organisation fremgår af nedenstående diagram:
Borgmester Nils Borring Kommunaldirekt ør Jan Kallestrup Borgmestersekretariat og HR Jakob Ljungberg Teknik og Kult ur Lars Clement Social og Sundhed Kate Bøgh Børn og Skole Hans Minor Vedel Job og Økonomi Asbjørn Friis Jensen Der henvises til Favrskov Kommunes hjemmeside - favrskov.dk - for nærmere oplysninger om Favrskov Kommune som helhed og om de enkelte forvaltninger. 2.2. Job og Økonomi Regnskabsafdelingen hører organisatorisk til Økonomi og Løn under Job og Økonomi. Organisationen i Job og Økonomi: Job og Økonomi Asbjørn Friis Jensen Seniorkonsulent Kjeld Gregers Sekretariat, Job og Økonomi Henriette Rasmussen Arbejdsmarked Anita Jensen Økonomi og Løn Bo Cassøe Jepsen IT Henrik Brix 2.3. Økonomi og Løn Økonomi og Løn består af tre selvstændige afdelinger jf. nedenstående diagram:
Økonomi og Løn Bo Cassøe Jepsen Regnskab Vakant Budget Søren Vestergaard Løn og Personale Karsten Truelsen Lederen af Regnskabsafdelingen refererer til chefen for Økonomi og Løn. Chefen for Økonomi og Løn udgør sammen med de tre afdelingsledere ledergruppen i Økonomi og Løn. Afdelingslederen har det ledelsesmæssige ansvar for medarbejdere og opgaver i regnskabsafdelingen. Men tilgangen til arbejdet i ledergruppen er, at det fælles resultat går forud for det individuelle. Afdelingslederen skal bidrage til et udfordrende, konstruktivt og tillidsfuldt samspil i ledergruppen. Ledergruppen i Økonomi og Løn skal sammen sikre en effektiv resurseudnyttelse, et stærkt tværfagligt fundament og understøtte en økonomi i balance. Økonomi og Løn er placeret i administrationsbygningen i Hinnerup. Økonomi og Løn supporterer hele organisationen, så fælles for alle medarbejdere er, at man deltager i møder mv. i de øvrige administrationsbygninger og på de decentrale arbejdspladser. 2.4. Regnskabsafdelingen Regnskabsafdelingens 11 medarbejdere varetager forskellige arbejdsområder, som både vedrører klassiske back office -opgaver og mere udadvendte konsulentopgaver i forhold til hele kommunens organisation. Arbejdsområderne er indenfor regnskabsaflæggelse, projektregnskaber, bankforretninger, konsulentfunktion i forhold til økonomisystem, bogføring, ledelsestilsyn, intern kontrol, vedligeholdelse af kommunen principper for økonomistyring (kasse- og regnskabsregulativet), støttet boligbyggeri, forsikringsadministration, risikostyring og debitor. Afdelingen er opdelt i et regnskabsteam, et konsulentteam og et forsikringsteam. Regnskabsteam Regnskabsteamet forestår aflæggelsen af kommunens årsregnskab i samarbejde med den øvrige organisation. Udarbejdelsen af årsregnskabet omfatter udarbejdelse af en lang række oversigter og noter. Af andre opgaver kan nævnes regnskabsføring vedr. legater, udarbejdelse af projektregnskaber, håndtering af momsspørgsmål, opgørelse af likvide aktiver, hjemtagelse af lån, support vedr. afstemninger, udførelse af
intern kontrol (intern revision), ajourføring af forretningsgange til kommunens principper for økonomistyring og support samt undervisning i regningsudskrivning. Konsulentteam Teamet forestår konsulentopgaver og undervisning vedr. kommunens økonomisystem samt support vedr. bilagsbehandling, fejllister, og rykkere vedr. fakturaer. Teamet varetager de daglige bankforretninger, herunder bogføringsopgaver i forbindelse med kommunens hovedbankkonto. Af andre opgaver kan nævnes vedligeholdelse af stamdata i økonomisystemet, styring af anlægsgarantier samt konsulentfunktion vedr. ledelsestilsyn og stikprøvekontrol. Forsikringsteam/støttet boligbyggeri Forsikringsteamet varetager administration af kommunens forsikringer og arbejdsskader, herunder sammensætning af den mest optimale forsikringsportefølje for kommunen og behandling af selvforsikringsområder. Der arbejdes målrettet med risikostyring i form af projekter for at forhindre skader i at opstå. Risikostyringen foregår i et tværgående samarbejde med kommunens øvrige områder. Forsikringsteamet afholder og arrangerer endvidere kurser for de decentrale enheder. Herudover udfører teamet myndighedsopgaver i forhold til det støttede boligbyggeri, herunder sagsbehandling af ansøgninger om nye støttede boliger samt afholdelse af dialogmøder med boligorganisationer. Øvrige opgaver Regnskabsafdelingen varetager opgaver i forhold til lånebekendtgørelsen, f.eks. behandling af ansøgninger om kommunegaranti og beregning af deponeringsforpligtelse. Herudover behandler regnskabsafdelingen revisionens besøgsnotater og revisionsberetninger. 3. DE OVERORDNEDE LEDELSESRAMMER Favrskov Kommune er kendetegnet ved en flad struktur med en høj grad af decentralisering, hvor chefer og ledere har stor handlefrihed og ansvar. Rammerne for decentraliseringen er beskrevet i et sæt fælles retningslinjer, som er vedtaget af byrådet. Decentraliseringen er et vigtigt ledelsesredskab i bestræbelserne på at optimere resurseudnyttelsen og samtidig vigtig for motivationen hos ledere og medarbejdere. De fælles overordnede fokusområder for ledelsesindsatsen i Favrskov Kommune fremgår af Favrskov Kommunes ledelsesgrundlag (se Ledelsesgrundlag). I Favrskov Kommune samarbejder ledere og medarbejdere om at fastholde og udvikle et sundt arbejdsmiljø og attraktive arbejdspladser. Rammerne for det gode samarbejde understøttes af et velfungerende MEDsystem præget af en åben dialog.
3.1. Overordnede ansvarsområder Afdelingslederen indgår i Økonomi og Løns ledergruppe. Lederen er på samme tid ansvarlig for ledelsen af regnskabsafdelingen og for helhedsledelsen i Økonomi og Løn. Lederen skal således medvirke til den strategiske udvikling i Økonomi og Løn. Det er væsentligt at bidrage aktivt og udviklende til ledergruppens samarbejde. I Økonomi og Løn arbejder vi ud fra følgende pejlemærker: Tilfredse og kompetente medarbejdere Som afdelingsleder er det en central opgave at lede afdelingens medarbejdere. Personaleledelsen og samarbejdet med medarbejderne er baseret på gensidig respekt. Du skal have fokus på medarbejdernes udvikling og trivsel samt deres fælles performance. Herudover skal du gennem et dialogbaseret samarbejde medvirke til at skabe konstruktive samarbejdsmiljøer, som skaber grundlag for en nytænkende og effektiv opgaveløsning på tværs i Favrskov Kommune. Sikker drift Som afdelingsleder skal du medvirke til at sikre, at afdelingen er kendt for høj kvalitet, grundighed og troværdighed. Du skal have fokus på en faglig korrekt sagsbehandling og en effektiv drift i afdelingen og på tværs af hele kommunens organisation. Yde god service til vores kunder Som afdelingsleder skal du tage medansvar for at udvikle samarbejdet med kommunens øvrige forvaltninger og eksterne samarbejdspartnere. Du skal lytte og gennem en direkte dialog skabe forståelse for synspunkter og bidrage til helhedsorienterede løsninger i samarbejdet. Herunder skal du medvirke til at "Vi arbejder på tværs", en af hjørnestenene i ledelsesgrundlaget, udmøntes i konkrete handlinger. Som afdelingsleder skal du medvirke til en professionel betjening af det politiske niveau, herunder sikre udarbejdelse af kvalificerede og gennemarbejdede beslutningsoplæg til byråd og de politiske udvalg. Vi bidrager aktivt til sammenhængende og innovative løsninger Som afdelingsleder skal du medvirke til at afdelingen er proaktiv. Ser vi et problem adresserer vi det. Vi medvirker til at finde de bedst mulige løsninger, hvor hele organisationen er i fokus. Du skal ligeledes være god til at fange faglige udviklingstendenser og kunne omsætte dem i praksis. Du skal understøtte en øget digitalisering i afdelingen generelt, men også konkret i form af videreudvikling af allerede igangsatte digitaliseringstiltag, således at det høje digitale niveau bevares i Favrskov Kommune. 4. AFDELINGSLEDERENS PROFIL 4.1. Uddannelse og erfaring Som leder af regnskabsafdelingen skal du kunne dokumentere flest mulige af nedenstående kvalifikationer: Du har en relevant uddannelse med tydeligt fokus på økonomi og regnskab Du har et indgående kendskab til kerneområderne i afdelingens opgaveportefølje
Du kan yde faglig sparring Du har erfaring med personaleledelse - eller som minimum erfaring med ledelse af større projekter Du har lyst til ledelse og kan tage ansvar Du kan udvikle og realisere faglige målsætninger for afdelingen Du er god til at kommunikere såvel skriftligt som mundtligt. Vi forventer ligeledes, at du indgår i afdelingens daglige arbejdsopgaver. Afdelingslederen skal kunne håndtere perioder med større arbejdspres uden at miste balancen mellem privatliv og arbejdsliv. 4.2. Personlige og ledelsesmæssige kompetencer I forhold til personlige og ledelsesmæssige kompetencer skal afdelingslederen besidde nedenstående kompetencer: Går i direkte dialog Du har lyst og evne til at kommunikere klart og tydeligt. Du har en grundlæggende interesse for igennem dialog at udvikle relationen til medarbejdere, kolleger og samarbejdspartnere med henblik på at skabe fælles forståelse og en god oplevet service. Finder nye veje Du evner at se alternative muligheder og bidrager gerne til at skabe nytænkende og tværgående løsninger. Du udfordrer organisationen i opgaveløsningen og vurderer løbende mulighederne for at anvende ny teknologi. Arbejder på tværs Du ser potentialer og nye muligheder i tværgående opgaveløsninger. Du har fokus på at involvere relevante parter tidligt i processerne med henblik på at sikre en fælles retning. Du giver plads til andres meninger og ideer. Bruger feedback Du formulerer tydeligt krav og forventninger til kollegaer og medarbejdere og anvender feedback som et effektivt redskab til at afstemme forventninger. Har fokus på resultater Du har fokus på resultater, men evner samtidig at tilrettelægge og indgå i involverende processer, så der skabes et bredt ejerskab til såvel processerne som resultaterne. Har analytiske evner Du har gode analytiske evner som betyder, at du hurtigt kan sætte dig ind i nye komplekse problemstillinger med indsigt og forståelse. Også på tværs af fagområder. Rodfæstet under pres Du er en robust beslutningstager, som kan holde fast i mål og aftaler også når de udfordres.
Skaber motivation Du er empatisk og går forrest med begejstring og arbejdsglæde. Du arbejder anerkendende og bidrager til en involverende og inkluderende kultur. Delegerer opgaver Du delegerer opgaver i tillid til, at dine medarbejdere yder deres bedste. Et åbent menneske Du har humor, selvindsigt og tør reflektere over egne værdier og ledelsesstil. 5. LØN- OG ANSÆTTELSESFORHOLD Du bliver ansat i Favrskov Kommune med arbejdssted i Job og Økonomi i administrationsbygningen i Hinnerup, Skovvej 20, 8382 Hinnerup. Ansættelsen og aflønning vil ske efter gældende overenskomst. 6. ANSÆTTELSESPROCES Ansøgningsfristen er fredag 29. maj 2015, kl. 12.00. 1. juni 2015 udvælger ansættelsesudvalget kandidater til første samtale. Indkaldelse sker telefonisk og på mail samme dag. Første samtale afholdes onsdag 3. juni 2015. De kandidater, der går videre til anden samtale, skal gennemføre en personlighedstest. Testtilbagemeldingen bliver foretaget mandag 8. juni 2015 af lederudviklingskonsulent Rebecca Abl Jørgensen, og foregår sammen med chef for Økonomi og Løn, Bo Cassøe Jepsen. Anden samtale afholdes torsdag 11. juni 2015. Tiltrædelse forventes pr. 1. august 2015. Ansættelsesudvalget er sammensat af følgende: Chef for Økonomi og Løn Bo Cassøe Jepsen Leder af Budget Søren Vestergaard Leder af Løn og Personale Karsten Truelsen Medarbejderrepræsentant Anny Søstrøm Medarbejderrepræsentant Marianne Lund Madsen Lederudviklingskonsulent Rebecca Abl Jørgensen deltager i testtilbagemeldingen mellem første og anden samtale, og i anden samtale. Desuden deltager direktør for Job og Økonomi Asbjørn Friis Jensen i anden samtale. 6.1. Yderligere oplysninger
Hvis du ønsker yderligere oplysninger om jobbet eller har spørgsmål til job- og personprofilen, er du velkommen til at kontakte chef for Økonomi og Løn, Bo Cassøe Jepsen på telefon 23 74 49 82. Alle henvendelser bliver naturligvis behandlet fortroligt.