Henvisning kvikguide Indhold Denne kvikguide indeholder følgende henvisningsemner Emne Side Definition: Hvad er en henvisning? 1 Elektronisk henvisning Elektronisk henvisning modtag 2 Elektronisk henvisning modtag (andre mulige arbejdsgange) 3 Elektronisk henvisning send 4 Elektronisk henvisning - vis henvisning og lægens visitationstekst 4 Elektronisk henvisning opfølgning 5 Elektronisk henvisning se sendt henvisning 5 Henvisning anden Papirhenvisning opret, scan og vis 6 Henvisning til åben indlæggelse 7 Henvisning med usikre (erstatnings) cpr 7 Afvis, omvisitér og afslut Afvis ekstern og intern henvisning 8 Hvor ses afvisningen 9 Omvisiter og se omvisiterede henvisninger 10 Se omvisiteret henvisning 10 Afslut uden behandling 11 Makulér henvisning 11 Fejlet Fejlet afsendt henvisning, ikke afsendt henvisning 12 Fejlet modtaget henvisning 12 Andet Kopi af henvisningstekst 13 Kvalitetsmål 5 er brevet sendt 13 Hvad er en henvisning? En henvisning er en anmodning fra en henvisende instans om udførelse af en sundhedsaktivitet. Eksempel Den praktiserende læge sender anmodning til bestemt sygehusafdeling En klinisk afdeling ønsker udredning for konkurrende sygdom og overgiver behandlingsansvaret til en anden afdeling og sender anmodning. Note Nuklearmedicinsk afdeling Der kan ikke sendes henvisning til Nuklearmedicinsk afdeling 1/13
visiter elektronisk henvisning Arbejdsgangen kan være meget forskelligt, så nedenstående måde skal ses som et eksempel visitér, acceptér henvisning og opret forløb åbn henvisning > visiter henvisning dato er forudfyldt med -35 dage Vigtigt: husk at søge tilbage i tid for se evt. omvisiterede henvisninger søg på Modtagende enhed (Alle i udvalg) søg på Modtager Alle søg på status uvisiteret vælg patient ved at markere Læge Plan: udfyldes (aktivitet, forløbsnavn) udfyld øvrige termer afhængig af afdelingens arbejdsgang angiv visiterende kliniker vælg klar til accept evt. tilføjelser: Sekretær åbn henvisning > visiter henvisning søg evt på din lokalitet afhængig af arbejdsgang søg på status klar til accept marker henvisningen klik på accepter og en dialogboks åbner sig Note: henvisningen har nu status visiteret Opret forløb vælg stamafdeling, forløbsnavn, henvisningsdiagnose Ventestatus udfyld ventestatus og gem 2/13
andre mulige arbejdsgange sortér henvisningerne Der er mulighed for nederst til venstre at sortere på: modtagende enhed: f.eks. SLB Endokrinologisk ambulatorium - eller eller navngiven kliniker sekretæren skal efter lægens visitation så søge på modtagende enhed eller klinikeren Frase Anvend evt. fraser, så at lægen skal udfylde de anvendte fraser. Eksempel Udfyld aktivitet: Udredningsgaranti (tid indenfor 2 uger): _ Beh. garanti: tid indenfor 30 dage: (differentieret ventetidsrettighed): _ Beh. garanti: tid indenfor 60 dage (almindelig vente): _ Prævisition og korrespondance med visiterende læge i forbindelse med prævisitation kan du få systemet til at skifte status fra klar til accept og retur igen til visitation i gang ved at vælge gem nederst til venstre derefter kan du igen søge på status visitation i gang Ventegruppe Note: hvis der ønskes mulighed for udsøgning af patienter, kan du påsætte en ventegruppe 3/13
send elektronisk henvisning vælg henvisning > udgående vælg kontakt (Ingen) dette anbefales fra IT afdelingen udfyld rekvirent udfyld rekvirende enhed udfyld henvisningsmåde vælg modtagende enhed (altid 7 cifret EDI modtager) vælg drop down menuen, for at finde jeres favoritter vælg signer og send og aldrig gem når du har klikket signer og send, fremkommer boks signer og print vælg nej Note favoritter: det er en fordel at have så mange favoritter i sit udvalg som muligt. Du kan bede om yderligere favoritter via Maximo. Vigtigt: Signer og send signer og print Vær opmærksom på, at hvis afdelingen ikke kan modtage din henvisning, vises knappen signer og print - i stedet for signer og send. vis henvisningstekst vælg behandlingsoversigt markér henvisningen henvisningsteksten ses i højre side vis lægens visitationstekst udfyld cpr vælg henvisning > visitér henvisning forudfyldt med valgt patient forudfyldt med status: (Alle igangværende) Lægens visitationstekst i henvisningen ses i højre side Note: visitationnsteksten kan ses i patientens E-journal 4/13
Se sendt henvisning vælg Oversigter > dynamiske oversigter vælg rekvisitions- og henvisningsstatus markér gul linje for at se hvilken status patienten har (f.eks. 5 for booket/i gang) højreklik og vælg gå til rekvisitionen for at se henvisningen Forklaring til status vælg Rekvisition og Svar vælg Rekv/henvisningsstatus klik på knappen Tekst yderst til højre for at få fremvist denne forklaring Visningsvariant Henvisning for f.eks. at se om patienten har fået en tid vælg ctr. B vælg visningsvariant henvisning vælg forløbsansvarlig enhed Alle Søg opfølgning af ikke håndterede henvisninger vælg henvisning > visitér henvisning søg på status uvisiteret visitation i gang klar til accept visiteret usigneret henvist anvendt gem notat Skal følges op af sekretær efter lægens visitation har sekretæren endnu ikke håndteret denne ikke færdig, klar til booking Nogle vil ende med denne status, f.eks. hvis en booket tid er blevet aflyst Hvis en bruger har afvist en henvisning, men kun klikket Gem og ikke Signer og print, har henvisningen status Usigneret. Højreklik på henvisningen og vælg Besvar og du får mulighed for at signere afvisningen. Vælg nej til at printe svaret. 5/13
opret og scan papirhenvisning vælg patient vælg Henvisning > Henvisning > Indgående udfyld henvisende instans vælg korrekt henvisende enhed med 7 karakterer udfyld modtagende enhed vælg skabelon: henvisningsoplysninger udfyld henvisnings- og modtagelsesdato med samme dato Note vedrørende dato for forløb: vigtigt at forløbet oprettet med samme dato som henvisningsdato Note: ved omvisitering skrives dato for oprindelig henvisningsdato udfyld henvisningsdiagnose anamnese: skriv eller vælg evt. frasetekst: henvisning scannet ind i Cosmic PAS vælg enter indscan henvisning ved at klikke på nedenstående ikon vis papirhenvisning Den indscannede papirhenvisning åbnes ved at højreklikke i anamnese under rekvisitionsoplysninger vælg vedhæftede filer 6/13
henvisning til åben indlæggelse Forløbet skal ikke oprettes ud fra en evt. fremsendt henvisning. Hvis der er sendt en henvisning, skal du derfor: vælge afslut uden behandling og vælge afslutningsårsag: 1. Patienten er i igangværende forløb Opret i stedet et nyt forløb til åben indlæggelse Et forløb kan oprettes flere steder i Cosmic. vælg nyt forløb i forløbsvælgeren udfyld henvisningsmåde, henvisende instans vælg forløbsnavn samordnet pleje vælg stamafdeling Note ventestatus: ventestatus er 99 Vigtigt: fremtidige indlæggelser skal lægges ind under dette nyoprettede forløb modtag henvisning med usikre cpr. Henvisningsindbakke med usikre (erstatnings) cpr vælg Henvisning > Henvisningsindbakke sæt i Modtagelse forudfyldt med type: Sygehushenvisning forudfyldt med status: Afventer behandling marker henvisningen klik på behandle nederst til venstre boks fremkommer, hvor du skal indtaste patientens cpr som er udsøgt eller oprettet af dig - i cpr-komponenten Note: jf. instruks på Infonet vedrørende cpr komponenten ok Visiter henvisning Efter påsættelse af patientens cpr kan du søge henvisningen frem i visitér henvisning. Note: der er tilføjet oplysning om udskiftning af cpr 7/13
afvis til intern henviser = sygehushenviser med Cosmic PAS Arbejdsgangen hvem der afviser kan være forskelligt vælg henvisning > visiter henvisning vælg status: uvisiteret klik på afvis udfyld afvisningstekst (vigtigt at udfylde denne for at kunne kopier historik) kopier fra historik klik på signer og send** klik på gem Note **: her kan du se, om henvisningen er ekstern eller intern. Hvis det er en intern (også assistance), står der signer og send Hvis rekvisitionen er ekstern, står der signer og print afvis til ekstern henviser = praktiserende læge og andre uden Cosmic PAS Vigtigt: Husk at sende et afvisningsnotat Arbejdsgangen kan være forskelligt med hensyn til hvem der afviser en henvisning. vælg henvisning > visiter henvisning vælg status: uvisiteret klik på afvis udfyld afvisningstekst (vigtigt at udfylde denne for at kunne kopier historik) kopier fra historik klik på signer og print du må ikke trykke gem nej til print Send afvisningsnotat til ekstern henviser vælg journal > nyt notat vælg kontakt (Ingen) Note: det er vigtigt at der ikke sættes en kontakt på notatet vælg notatskabelon: afvisning af henvisning kan sendes uden kontakt åbn denne i nøgleordene er det muligt at anvende historik, og derved få teksten med, som blev skrevet, da den blev afvist: sæt i historik > vælg kopier historik vælg signer notat vælg journal > send notat i feltet kontakt vælg: send note uden kontakt find sks kode på henvisende enhed eller sæt kryds i egen læge og send notatet Anden mulig afvisnings-arbejdsgang Visiterende læge vælg henvisning > visitér henvisning udfyld afvisningstekst (vigtigt at udfylde denne for at kunne kopier historik) vælg gem notat Sekretæren vælg henvisning > visiter henvisning vælg status: visitation i gang klik på afvis kopier fra historik klik på signer og print du må ikke trykke gem nej til print 8/13
Hvor ser afsenderen den interne afvisning? Der er 2 muligheder: 1. vælg visiter henvisning > vælg status afvist 2. vælg rekvisition og svar > vælg svar på undersøgelser vælg fane Henvisning/assistance rekvisition hø.klik for at gå til rekvisitionen Hvor ser modtageren den interne afvisning? 1. vælg rekvisition og svar > indbakke Note: Ses kun her indtil den er godkendt 2. vælg rekvisition og svar > svar på undersøgelser vælg fane Henvisning/assistance rekvisition hø. klik for at gå til rekvisitionen Note: Ses uanset signeringstilstand 3. Kan også ses i usignerede og ikke godkendte data hos den kliniker der har stået som rekvirent, så længe den ikke er godkendt Hvor ser afsenderen den eksterne afvisning? Der er 2 muligheder: 1. vælg visiter henvisning > vælg status afvist 2. vælg rekvision og svar > svar på undersøgelser fane henv. og assistance rekv. hø.klik for at gå til rekvisitionen Se at afvisningen er sendt: vælg journal/journal > alle notater denne enhed 9/13
omvisiter til anden afdeling Patienten skal omvisiteres til anden afdeling vælg Henvisning > Visiter henvisning vælg status uvisiteret vælg omvisitér skriv tekst find modtagende afdeling Vigtig arbejdsgang ifm. omvisitering Hvis henvisningen er fordelt til en anden modtagende enhed (lokalitet) end den oprindelige, skal henvisningen først fordeles tilbage til den oprindelige modtager af henvisningen. Note: grunden er at denne oprindelige modtager har en elektronisk MEDCOM standard REF01 omvisiteret? Hvordan ser jeg at den indkomne henvisning er omvisiteret? vælg henvisning > visiter henvisning Se under rekvisitionsoplysninger i nederste venstre hjørne, at henvisningen er omvisiteret henvisningsdato er den dato, hvor patienten oprindeligt blev henvist. modtagelsesdatoen er den dato man modtager henvisningen Ventestatus Ved omvisiterede henvisninger er ventestatus 13 (=ventende, omvisiteret fra andet afsnit) i perioden fra oprindelig til modtagedato. Hvis henvisningen er omvisiteret i Cosmic, påsættes ventestatus 13 automatisk. se omvisiteret henvisning vælg oversigter > dynamiske oversigter vælg: Rekvisition og henvisningsstatus dobbeltklik eller hø klik: gå til svarliste 10/13
afslut uden behandling Patienten ønsker ikke behandling vælg Henvisning > Visiter henvisning > status uvisiteret vælg afslut uden behandling, hvis patienten ikke ønsker at blive indkaldt angiv årsag Henvisningen modtages EFTER der er oprettet patientforløb vælg Henvisning > Visiter henvisning > status uvisiteret vælg afslut uden behandling, hvis patienten ikke ønsker at blive indkaldt angiv årsag: patient er i igangværendeforløb makulér Note: anvendes sjældent, f.eks. ved dobbelt henvisning vælg Henvisning > Visiter henvisning vælg makulér 11/13
fejlet afsendt henvisning Find fejlet afsendt henvisning vælg Henvisning > Henvisningsindbakke (E-cpr) Stamafdeling forudfyldt med (alle i udvalg) type forudfyldt med Sygehushenvisning vælg status: Fejlet sæt i Afsendelse vælg søg Giv fagspecifik sekretær information om at gensende henvisning. Vigtigt: hvis henvisningen fejler, sker dette ikke i Cosmic, men i næste led ikke afsendt henvisning Håndter ikke afsendt henvisning / rekvisition (der er gemt, men ikke sendt) vælg: alle patienter vælg: Rekvisition og svar > vælg: ikke afsendte rekvisitioner/henvisninger søg på dine rekvirerende enheder i Med. amb./afsnit forudfyld med rekvirent: (Alle i udvalg) vælg søg Giv fagspecifik sekretær information om at afsende rekvisitionen/henvisningen fejlet modtaget henvisning Kan anvendes, hvis henviser eller patient kontakter os, fordi patienten ikke er blevet indkaldt Vigtigt Det er henviserens ansvar at håndtere disse, idet henviseren modtager en negativ kvittering vælg henvisningsindbakke (E-cpr) Type forudfyldt med sygehushenvisning vælg status: Fejlet sæt i Modtagelse 12/13
kopi af henvisning/-tekst Kopi indgående eller udgående henvisning Kan anvendes til ny udgående henvisning og indsættes i denne (enten via Word eller direkte i ny henvisning / term) vælg henvisning > henvisningsindbakke (E-cpr) vælg stamafdeling: alle i udvalg (forudfyldt) søg på dato henvisningen er modtaget / afsendt type forudfyldt: Sygehushenvisning status forudfyldt: alle vælg modtagelse (ved indgående henvisning) vælg afsendelse (for udgående henvisning) sortér på cpr. for at finde din patient sæt i beskedindhold markér teksten til højre i billedet (enten hele henvisningen eller kun teksten) tast ctr c for at kopiere tast ctr v for at indsætte Kvalitetsmål 5 - er brevet sendt? Kvalitetsmål 5 Senest 2 dage efter henvisningen er modtaget, skal patienten have tilsendt et brev med dato Der er 2 måder du kan se om brevet er sendt? 1) vælg booking > kalender hø.klik og vælg print indkaldelsesbrev og se nedenstående 2) vælg Booking > planlagte aktiviteter vælg din lokalitet > tilføj vælg aktivitet: f.eks. forundersøgelse > tilføj vælg start- og sluttidspunkt for notifikationsdato (f.eks. én uge frem) vælg booket 13/13