Udbudsbetingelser EU-udbud af rammeaftale vedrørende levering af fødevarer til University College Sjælland Side 1 af 13
1 Indledning Nærværende udbud vedrører levering af fødevarer til University College Sjælland (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør pr delaftale, jf. udbudsdirektivets art. 32, stk. 3. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2014/S 115-202487, der kan findes på http://ted.europa.eu. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: University College Sjælland (UCSJ) Slagelsevej 7 4180 Sorø Tlf. 7248 1000 ucsj@ucsj.dk www.ucsj.dk/ Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Christian Lindemer H. C. Ørsteds Vej 50C 1879 Frederiksberg E-mail: kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale o Rammeaftalebilag A Kravspecifikation o Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste o Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment o Rammeaftalebilag D Leveringsadresser- og tidspunkter Side 2 af 13
o Rammeaftalebilag E Tilbudsbesvarelse Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Aktindsigt Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1. 4 Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen. Ordregiver ønsker at anskaffe fødevarer. Udbuddet omfatter følgende 4 delaftaler: Delaftale 1: Grønt og frugt Delaftale 2: Mejerivarer, kolonialvarer og frostvarer (grønt/frugt/bake off) Delaftale 3: Fersk og frossen fisk Delaftale 4: Fersk og frossen kød Kravspecifikationerne for delaftalerne fremgår af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5 litra b, forbeholder Ordregiver sig ret til at anvende delydelsesreglen. Det betyder, at køb kan ske ved direkte tildeling for enkelte delydelseskøb med en værdi på indtil ca. 600.000 kr. (ekskl. moms) inden for en samlet beløbsmæssig ramme på 20 % af den samlede kontraktværdi. Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på 2 år fra rammeaftaleunderskrift med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i den angivne periode til at købe det af udbuddet omfattede hos de valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. 4.1 Udbudstype Udbuddet gennemføres som et sortimentsudbud, hvilket indebærer, at der er tale om anskaffelse af et stort antal varenumre inden for flere varekategorier. For nærværende udbud er der fastsat 4 forskellige delaftaler. Foruden disse specificerede varer indgår i udbuddet tillige tilbudsgivers øvrige tilbudte sortiment inden for de udbudte varekategorier. Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste udgør de specificerede varelinjer i udbuddets obligatoriske sortiment. Ordregiver har således udfærdiget en repræsentativ tilbudsliste, som dækker den overvejende største del af det historiske årlige forbrug i DKK for de pågældende varer. Tilbudsgiver udfylder tilbudslisten i overensstemmelse med den tilknyttede vejledning. Side 3 af 13
Tilbudsgivers supplerende tilbudte sortiment pr. specificerede varekategori oplyses i Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment, jf. beskrivelsen i dette bilag. Dette sortiment udgøres af alle øvrige varer indenfor de kategorier som tilbudsgiver har budt ind med for at opfylde udbuddets obligatoriske sortiment, som derfor kan indpasses under de af tilbudsgiveren specificerede varekategorier. Der gøres i den forbindelse særskilt opmærksom på, at disse varer ikke vil indgå i vurderingen af pris, men alene vil have betydning for vurderingen af underkriteriet Sortimentsbredde. Priskonkurrencen vil således alene vedrøre prisen på de tilbudte varer i Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste. Ordregiver ønsker af hensyn til sit vedtagne fokus på økologiske fødevarer og opnåelse af det Økologiske Spisemærke i sine kantiner primo 2015, særskilt oplysning om, hvor mange økologiske varer tilbudsgiver har i sit supplerende tilbudte sortiment. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste skal anføre hvilke varekategorier de oplistede varer tilhører hos tilbudsgiver og dermed hvilke rabatter, der fremadrettet vil være gældende i forhold til tilbudsgivers øvrige sortiment, jf. Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment. Generelt for udfyldelse af Rammeaftale B Obligatorisk tilbudsliste gælder, at der skal udfyldes en pris pr. varelinje. Tilbudsgiver skal tillige udfylde kategorien Varekategori ud for hver varelinje og den tilhørende rabat skal være ens pr. varekategori. Denne rabatsats gælder endvidere for produkter i det supplerende sortiment, jf. Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment. Rabatsatsen og de heraf afledte priser for det supplerende sortiment har ikke betydning for prisvurderingen, jf. beskrivelsen ovenfor. 4.2 Rammeaftalen Ordregiver indgår rammeaftale med én leverandør pr. delaftale om levering af ovennævnte leverance(r). Samme leverandør kan vinde flere delaftaler. Det estimerede årlige forbrug forventes at udgøre 8 mio. DKK for UCSJ. I tilbudslisterne oplyses det estimerede forbrug pr. produkt. Forbruget er opgjort på baggrund af historisk data samt forventninger til fremtidigt forbrug, og er som følge heraf ikke forpligtende for Ordregiver. 4.3 Efterfølgende køb på rammeaftalen Køb på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til den leverandør Ordregiver vurderer, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 7, pr. delaftale. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Side 4 af 13
Aktivitet Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED databasen Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet Tidspunkt Fredag den 13. juni 2014 Mandag den 21. juli 2014, kl. 10.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Tirsdag den 29. juli 2014 Tilbudsfrist Forventet udsendelse af underretning og standstill Tirsdag den 5. august 2014, kl. 10.00 Uge 33/34 Forventet rammeaftaleindgåelse Mandag d. 1. september 2014 Implementering af rammeaftale Ugerne 36-40 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) Onsdag d. 1. oktober 2014 5.1.1 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud - Levering af fødevarer senest den 21. juli kl. 10.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: http://ucsj.dk/facility-service/for-leverandoerer/aktuelle-udbud/ Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. Side 5 af 13
5.1.2 Underretning og stand still Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 5.1.3 Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 5.2 Tilbudsevaluering 5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. 5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således få tildelt point afhængig af, hvorledes tilbuddet opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. 6 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet: Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet, herunder anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Side 6 af 13
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2. Tilbudsgiver vil ikke komme i betragtning ved ubetalt, forfalden gæld på 100.000 kr. eller mere til det offentlige Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste to afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver de seneste to afsluttede regnskabsår har haft en positiv egenkapital. Kopi af tilbudsgivers relevante gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum: o Delaftale 1: DKK. 5 millioner. o Delaftale 2: DKK. 10 millioner o Delaftale 3: DKK. 5 millioner o Delaftale 4: DKK. 5 millioner Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. - Tilbudsgiver skal vedhæfte beskrivelse af sammenlignelige leveringer. - Navn på kunde, samt kontaktinformation (navn, tlf. nummer og mailadresse). - Periode for levering af de sammenlignelige leveringer. Dokumentation for oprettet egenkontrolrapport skal vedlægges samt kopi af seneste tilsynsrapport fra Fødevaredirektoratet eller anden relevant myndighed Beskrivelse af tilbudsgivers kvalitets- og miljøsikringssystem skal medsendes Skønner Ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 6.1 Konsortier og underleverandører 6.1.1 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Side 7 af 13
6.1.2 Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds Økonomiske og finansielle formåen eller Tekniske og/eller faglige formåen. I så fald skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders forpligtelse i så henseende (underskrevet erklæring). 7 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftaler vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund: Underkriterier - Delaftale 1-4 Vægtning i procent Pris 50 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste. Således vil de af tilbudsgiver anførte priser i DKK ekskl. Moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Se afsnit 7.1 for uddybende vedrørende underkriteriet Pris. Service 30 % Underkriteriet Service vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag E - Tilbudsbesvarelse. I vurderingen vil indgå tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene KP1- KP13. Ved bedømmelse af underkriteriet Service vægtes det positivt, at tilbudsgiver tilbyder Ordregiver services og løsninger, som tilfører værdi og fleksibilitet i relation til samarbejdet mellem tilbudsgiver og Ordregiver og som yderligere understøtter Ordregiver ved at frigøre ressourcer, opretholde faglighed blandt medarbejdere og være en seriøs samarbejdspartner som forstår køkkenernes produktion og kunder. Kvalitet 10 % Side 8 af 13
Underkriteriet Kvalitet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag E - Tilbudsbesvarelse. I vurderingen vil indgå tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene KP14 og KP15. Ved bedømmelse af underkriteriet Kvalitet vægtes det positivt, at tilbudsgiver tilbyder en kvalitet i de tilbudte produkter, der vil medvirke til, at Ordregiver opnår en adgang til et kvalitetsniveau, som svarer til Ordregivers forventninger til en seriøs fødevareleverandørs udvalg, og som vil understøtte Ordregivers ambitioner i relation til kvalitet. Sortimentsbredde 10 % Underkriteriet Sortimentsbredde vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment og/eller vedhæftede fil med sortiment. - Andelen af konventionelle varer oplyst af Tilbudsgiver, vil udgøre 50% af underkriteriet Sortimentsbredde. - Andelen af økologiske varer oplyst af Tilbudsgiver, vil udgøre 50% af underkriteriet Sortimentsbredde. Det vægtes positivt, at tilbudsgivers supplerende sortiment giver adgang til et bredt og dybt sortiment, således at Ordregiver har adgang til et relevant og attraktivt sortiment. Tilbudsgiver opnår maksimal score ved at kunne tilbyde en faktor 10 i yderligere varer. Dvs. er der fx angivet 100 varer i en delaftales obligatoriske tilbudsliste, vil en tilbudsgiver opnå maksimal score ved at tilbyde 10x100 = 1000 varer i sit supplerende sortiment. Vær dog opmærksom på at Ordregiver forbeholder sig retten til at se bort fra tilbudte varer jf. afsnit 7.1. Se afsnit 7.1 for uddybende vedrørende kriteriet Sortimentsbredde. 7.1 Uddybning af under- og delkriterier Underkriteriet Pris : Side 9 af 13
Ved bedømmelse af Pris vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger. Af Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste fremgår det forventede indkøb pr. vare pr. år. Det forventede indkøb udgør således den relative vægtning i vurderingen af de tilbudte priser, hvorfor den årlige indkøbssum udregnes på baggrund af de af tilbudsgiver anførte priser multipliceret med forventede forbrug. At tilbuddet skal afgives i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger, indebærer at tilbuddet skal dække alle fastsatte krav i udbudsmaterialet, ligesom alle ydelser tilbudt af tilbudsgiver skal være indregnet. Det kan således ikke faktureres yderligere for sådanne forhold. Tilbudsgiver kan dog fakturere for ordre under 500 kr. jf. Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste, såfremt, at tilbudsgiver har oplyst herom i sit tilbud Mangler en Tilbudsgiver at byde ind på en varelinje, eller er varelinjen mangelfuld udfyldt, indgår varelinjen kun i evalueringen for pris for tilbudsgiveren, hvis en eller flere andre tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de korrekt tilbudte priser på varelinjen overføres til den/de tilbudsgiver(e), der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuldt. Således vil alle varer hvor mindst én tilbudsgiver har budt korrekt ind indgå i vurderingen af underkriteriet Pris. Det er et mindstekrav, at der afgives pris på minimum 90 % af tilbudslistens varer pr. delaftale. Såfremt dette krav ikke opfyldes, vil tilbudsgivers tilbud blive afvist. Det er endvidere et mindstekrav, at tilbudspriserne kan dokumenteres ved en til tilbuddet vedlagt officiel og offentlig tilgængelig prisliste pr. den 1. juli 2014. I tillæg hertil skal ved aftalestart, jf. tidsplanen pr. den 1. oktober 2014, oplyses tidligere priser gældende pr. den 1. juli 2014, samt den 1. oktober 2014. Prislisten foreslås vedlagt i form af Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment, blot skal det sikres at listen i så fald indeholder priser på varer fra det obligatoriske sortiment. Såfremt dette krav ikke opfyldes, vil tilbudsgivers tilbud blive afvist. Såfremt samtlige tilbudsgivere på delaftalen, som i øvrigt er konditionsmæssige, undlader at afgive en pris på et givent produkt, vil Ordregiver lægge til grund, at produktet er udgået og produktet vil udgå af evalueringen. Produktet vil herefter ikke indgå i opgørelsen af varelinjerne, hvor tilbudsgiver som minimum skal byde ind på mindst 90 % af de opregnede produkter. Dette betyder, at såfremt det står klart for en tilbudsgiver, at denne på forhånd ikke kan byde ind på minimum 90 % af varelinjerne, kan tilbudsgiveren således alligevel have mulighed for, at opfylde minimumskravet på 90 %, såfremt et eller flere produkter på tilbudslisten er udgået (og derfor ikke tilbydes) hos samtlige tilbudsgiverne på delaftalen, som i øvrigt er konditionsmæssige. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på at denne selv bærer risikoen for, at denne er konditionsmæssig jf. ovenstående. Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere produkter på tilbudslisten i rammeaftaleperioden, jf. Rammeaftalens punkt 3. Side 10 af 13
Underkriteriet Sortimentsbredde : Underkriteriet Sortimentsbredde vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment. Det vægtes positivt, at tilbudsgivers supplerende sortiment giver adgang til et bredt og dybt sortiment, således at Ordregiver har adgang til et relevant og attraktivt sortiment. Tilbudsgiver skal oplyse, andelen af konventionelle varer og økologiske varer. Antallet af henholdsvis tilbudte konventionelle varer og økologiske varer vægtes jf. afsnit 7 Tildelingskriterium. I Rammeaftalebilag C Supplerende sortiment anfører tilbudsgiver sine varer med tilhørende varekategorier, som angivet i Rammeaftalebilag B Obligatorisk tilbudsliste. Ordregiver forbeholder sig ret til at vurdere hvorvidt angivet supplerende sortiment er relevant, herunder at det både er bredt og dybt på de tilbudte varekategorier, og kan derfor uden videre afvise et givent antal varelinjer oplyst af tilbudsgiver. Ved bredt sortiment vil Ordregiver foretage en vurdering af sortimentsbredden indenfor hver af de tilbudte varekategorier, hvorfor fx et tilbudt smalt men dybt sortiment ikke vil indfri Ordregivers forventninger til Sortimentsbredde. 8 Tilbud- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud - EU udbud på fødevarer til UCSJ og Må ikke åbnes i posten. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 05.08.2014, kl. 10.00 på følgende adresse: University College Sjælland (UCSJ) Slagelsevej 7 4180 Sorø Att.: Bernt Overmark Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 2 skriftlige eksemplarer samt 2 digitale eksemplarer vedlagt som USB-stik. Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Alle tilbudsdele og bilag skal være kompatibelt med Microsoft Word/Excel. Det er i forbindelse med tilbudsafgivelse et mindstekrav, at tilbudsgiver sammen med tilbuddet vedlægger officiel og offentlig tilgængelig prisliste. Dette skal vedlægges i 2 eksemplarer. Side 11 af 13
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbudsgiver kan betinge sig, at et tilbud afgivet på én delaftale er gældende under forudsætning af, at tilbudsgiveren bliver tildelt rammeaftalen på en eller flere andre delaftaler. F.eks. kan en tilbudsgiver betinge, at et tilbud på delaftale 1. Grønt og Frugt er gældende i så fald, at tilbudsgiver tildeles rammeaftalen på delaftale 2, Mejeri-, kolonial-, og frostvarer. En eventuelt betingelse herfor anføres i Rammeaftalebilag E - Tilbudsbesvarelse. Det bemærkes udtrykkeligt, at dette ikke er at betragte som et forbehold, og ordregiver vil således ikke benytte betingelsen til at vurdere, om tilbudsgivers tilbud skal eller bør erklæres ukonditionsmæssigt jf. afsnit 8.9. 8.2 Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes 12. 8.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 8.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.5 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.6 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.7 Delaftaler Der kan afgives tilbud på en eller flere af de udbudte delaftaler. Side 12 af 13
8.8 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.9 Forbehold 8.9.1 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 13 af 13