vering af oplysningerne vil medføre væsentlig økonomisk skade for myndigheden selv.

vering af oplysningerne vil medføre væsentlig økonomisk skade for myndigheden selv. Derudover bemærkes det, at nogle af de hensyn, som i forbindelse med sin vurdering af spørgsmålet om meroffentlighed har lagt vægt på, ikke ligger til grund for bestemmelsen i offentlighedslovens 23, stk. 1, som selskabet i den forbindelse har henvist til. Desuden fremgår det ikke af begrundelsen, at det er indgået i selskabets vurdering, at du som journalist tilknyttet et massemedie må antages at have en særlig interesse i at få udleveret oplysningerne. Statsforvaltningen skal derfor anmode om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse om aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedslovens bestemmelser. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Den 18. november 2016 har Statsforvaltningen afgivet en udtalelse om s afgørelse af 15. juli 2016 om afslag på aktindsigt i den del af et udkast til referat af et møde i den 20. juni 2016, der vedrører en sag om økonomi, der var et lukket punkt på mødets dagsorden. Det fremgår af denne udtalelse, at selskabets afgørelse ikke var begrundet i overensstemmelse med forvaltningslovens bestemmelser, således at der forelå et tilstrækkeligt prøvelsesgrundlag, og at der ikke var foretaget en afvejning af de modstående hensyn i forbindelse med meroffentlighedsvurderingen. På foranledning af Statsforvaltningens udtalelse har genoptaget sagens behandling. Den 30. november 2016 har selskabet truffet en ny afgørelse om afslag på aktindsigt med følgende begrundelse: Efter offentlighedslovens 23, stk. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke interne dokumenter. Efter offentlighedslovens 23, stk. 1 anses som interne dokumenter de dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående. Bestemmelsen i offentlighedslovens 24 har til formål at beskytte myndighedernes interne og politiske beslutningsproces. Et lukket dagsordenspunkt, benævnt omkring økonomi i et udkast til et referat fra møde, udgør et intern arbejdsdokument, som nævnt i lovens 23, stk. 1, nr. 1 og er derfor ikke omfattet af retten til aktindsigt. Afsløring af ovennævnte vil medføre væsentlig økonomisk skade for og de berørte parter, i og med at den er direkte relateret til planen for risikobaseret dimensionering af beredskabet i s dækningsområde. 2

Oplysningerne undtages desuden efter offentlighedslovens 30, nr. 2, hvis aktindsigt efter et konkret skøn må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der typisk af konkurrencemæssige grunde påføres virksomheden skade. Det er s vurdering, at der i referatet under punktet økonomi findes oplysninger om økonomiske, drifts- eller forretningsforhold, der vedrører det økonomiske grundlag for operativ drift af brandstationer og vagtcentral, herunder fremgangsmåde ift. dimensionering af beredskabet, personalemæssige og virksomhedsmæssige ressourcer, hvis udlevering kan medføre en nærliggende risiko for at der kan påføres økonomiske tab af nogen betydning. Mere end 25 % af driftsopgaverne er udliciteret i dag, og der forventes også konkurrenceudsættelser på området i fremtiden (både eksisterende og evt. andre opgaver). Offentlighed om disse forhold vil kunne få væsentlig økonomisk betydning for s fremtidige muligheder for at konkurrenceudsætte driftsopgaver og opnå omkostningsreduktion på baggrund af markedsafprøvning i fri konkurrence. Hvis oplysninger om nuværende økonomiske forhold gøres tilgængelige for markedet, er der risiko for, at kommende tilbud afspejler det nuværende økonomiske grundlag frem for et reelt omkostningsniveau fastlagt i en egentlig konkurrencesituation. har i overensstemmelse med offentlighedslovens 34 givet aktindsigt i de øvrige oplysninger, der ikke kan undtages fra aktindsigt. har på baggrund af genbehandling af sagen overvejet, om den del af et udkast til referat af s møde, der vedrører en sag om økonomi, der var lukket punkt på mødets dagsorden, kan udleveres til Dem efter princippet om meroffentlighed i offentlighedslovens 14, stk. 1. Vi har i den forbindelse foretaget en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger til grund for bestemmelsen i offentlighedslovens 23, stk. 1, og på den anden side den almen interesse, De må antages at have i, at anmodningen om aktindsigt imødekommes. begrunder afslaget bl.a. ud fra, at der fortsat skal tages hensyn til relevante og aktuelle økonomiske og personalemæssige forhold og hvor risikoen for et misvisende billede af økonomi ved udleveringen vejer tungere end offentlighedens interesse i at få oplysningerne udleveret. Oplysningerne kan fortolkes misvisende med potentiel skadevirkning for de berørte parter. Det er således hverken generelle samfundsmæssige hensyn eller hensyn til Jer specifik, der vejer tungere end ovenstående. har på den baggrund ikke fundet grundlag for at udlevere de pågældende dokumenter. Det bemærkes hertil, at under punktet økonomi, som anmodningen drejer sig om, blev behandlet økonomien i en dimensioneringsplan, som på det tidspunkt forelå som udkast. Udkastet til dimensioneringsplan, herunder økonomidelen er efterfølgende trukket tilbage, i og med at processen omkring forslaget ikke havde været hensigtsmæssig. Denne beslutning blev bakket op på s møde den 14. oktober2016, hvilket betyder, at i årene 2016-2018 fortsætter på nuværende vilkår, se vedhæftede pressemeddelelse. 3

Fremadrettet udfærdiges en dimensioneringsplan til forventet ikrafttrædelse den 1. januar 2019. Efterfølgende har du den 6. december 2016 på vegne af s afgørelse under henvisning til følgende: klaget over Jeg mener stadig, at der bl.a. af hensyn til meroffentlighedsprincippet, bør kunne gives indsigt i de økonomiske forhold, der i første omgang ville begrunde en dramatisk nedskæring af beredskabet, og siden hen har betydet, at samtlige seks kommuner i er nødsaget til at tage et kassetræk på tilsammen knap 23 mio. kroner de kommende år. (Ad. Dagsorden Byråd, 05.12.2016, pkt. 133/ Ejerstrategi, vedtægter og ny dimensioneringsplan for.) Det er skatteborgerne, der skal betale det fælles selskabs drift, og dermed har offentligheden helt åbenlyst interesse og krav på at kunne se, hvordan skattekronerne forvaltes. Hvis der er konkurrencemæssige hensyn i forhold til kommercielle opgaver, som skatteborgerne ikke er involveret i, så må man vurdere om de evt. kan undtages aktindsigten. Jeg vil dog fastholde, at selskabet som et paragraf 60 selskab bør være transparent ikke mindst hvad angår de økonomiske forhold. På foranledning af din klage har den 7. december 2016 genvurdet sagen og besluttet at fastholde afgørelsen af 30. november 2016. Selskabet har samme dag fremsendt sagen til Statsforvaltningen. Efter en gennemgang af de fremsendte akter har Statsforvaltningen forstået sagen således, at s udkast til referat ikke er en del af et dokument, som antaget i vores udtalelse af 18. november 2016, men et selvstændigt dokument. Statsforvaltningens kompetence Det fremgår af kommunestyrelseslovens 47, stk. 2, at Statsforvaltningens tilsyn med kommunerne omfatter kommunale fællesskaber, jf. lovens 60. Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunale fællesskaber overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale fællesskabers dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. 4

Statsforvaltningens udtalelse Offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) finder efter lovens 2 anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det fremgår af offentlighedslovens 7, stk. 1, og stk. 2, at enhver med de undtagelser, der er nævnt i 19-35, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, om interne dokumenter, har følgende ordlyd: 23. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses 1) dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, [...] I lovforslaget til offentlighedsloven (lovforslag nr. 144 af 7. februar 2013), er det blandt andet anført under de specielle bemærkninger til 23: Bestemmelserne i stk. 1, nr. 1-3, har til formål at sikre en beskyttelse af forvaltningsmyndighedernes interne og politiske beslutningsproces samt de forskellige stadier af disse processer. Herudover har bestemmelserne til formål at sikre en beskyttelse af de offentligt ansattes arbejdsvilkår derved, at de sikres adgang til på en fri og formløs måde at foretage deres overvejelser og udføre det forberedende arbejde, uden det pres en eventuel senere offentliggørelse af ufærdige eller foreløbige overvejelser kan udgøre. / / Bestemmelsen i nr. 1 indebærer i sammenhæng med stk. 2 at ethvert dokument, der udarbejdes af en myndighed, og som ikke afgives til udenforstående, har karakter af et internt dokument. Det er således ikke en betingelse for at undtage et dokument efter nr. 1, at dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter, eller at det tilsigter at tjene som grundlag for myndighedens interne beslutningsproces. Offentlighedslovens 26 og 28 har følgende ordlyd: 26. Retten til aktindsigt omfatter uanset 23, stk. 1, interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere efter 13, 3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, 4) dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller 5

5) dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder. 28. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af 23, 24, stk. 1, 25 og 27, nr. 1-4, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er omfattet af 23, 24, stk. 1, 25 og 27, nr. 1-3. Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke, i det omfang 1) det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, 2) de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller 3) oplysningerne er offentligt tilgængelige. Statsforvaltningen har forstået s begrundelse således, at udkastet til referat af det lukkede punkt om økonomi på s møde den 20. juni 2016 ikke er er afgivet til udenforstående og derfor er et internt dokument, jf. offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Statsforvaltningen har ikke grundlag for at antage, at har undtaget det pågældende dokument fra aktindsigt i strid med offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, om interne dokumenter. Det fremgår dog ikke af s begrundelse, at der er taget stilling til, hvorvidt dokumentet er omfattet af offentlighedslovens 26 om retten til aktindsigt i nogle interne dokumenter eller indeholder oplysninger, der er omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens 28. Det bemærkes, at offentlighedslovens 34 om retten til aktindsigt i en del af et dokument, som ifølge begrundelsen er indgået i s vurdering af sagen, ikke finder anvendelse på interne dokumenter. Det bemærkes endvidere, at ikke har været berettiget til at undtage oplysninger i dokumentet i medfør af offentlighedslovens 30, nr. 2, under henvisning til at udlevering af oplysningerne vil medføre væsentlig økonomisk skade for myndigheden selv. Bestemmelsen i offentlighedslovens 30, nr. 2, giver myndigheder adgang til at nægte aktindsigt med henblik på at beskytte virksomheder eller tredjemand, hvis forhold er omtalt i myndighedernes dokumenter. Der henvises til FOB 2005, side 285, og side 522-523 i Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014. Statsforvaltningen har ikke herved taget stilling til, om de pågældende oplysninger kan undtages fra aktindsigt i medfør af andre bestemmelser i offentlighedsloven. For så vidt angår s henvisning til offentlighedslovens 24 bemærkes det, at bestemmelsen vedrører retten til aktindsigt i ministerbetjeningsdokumenter, hvorfor Statsforvaltningen lægger til grund, at der er tale om en skrivefejl, og at der rettelig henvises til 23. 6

Derudover bemærkes det, at nogle af de hensyn, som i forbindelse med sin vurdering af spørgsmålet om meroffentlighed har lagt vægt på, ikke fremgår af bestemmelsen i offentlighedslovens 23, stk. 1, som selskabet i den forbindelse har henvist til. Desuden fremgår det ikke af begrundelsen, at det er indgået i selskabets vurdering, at du som journalist tilknyttet et massemedie må antages at have en særlig interesse i at få udleveret oplysningerne. Statsforvaltningen skal derfor anmode om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse om aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedslovens bestemmelser. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltningen.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen Kontorchef Eva Sonne Fuldmægtig 7