Udbudsbetingelser - Ordregiverversion 2015-07-27 Udbudende virksomhed Tårnby kommune Indkøb Urologiprodukter Trine Duelund Nielsen 15/6 Symbolforklaring: Teksten indgår i bekendtgørelsen Teksten/spørgsmålet indeholder krav, som skal opfyldes Teksten vil indgå i aftalen Teksten indgår i kvalificeringen Teksten vil blive offentliggjort i aftalekataloget Teksten indeholder fortrolig information Spørgsmålet er vægtet og indgår i delen af indkøbet Spørgsmålet besvares af køberen Udbudsmateriale 1 Indledning 1.1 Indledning Tårnby og Dragør Kommuners nuværende kontrakt på urologiprodukter udløber ved udgangen af februar måned 2016 og skal derfor sendes i udbud. Tårnby og Dragør Kommuner inviterer Dem herved til at deltage i et offentligt udbud på en 2-årig rammekontrakt med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. 1.2 Kontraktperiode Rammekontrakten skal træde i kraft den 1. marts 2016 og være gældende frem til 28. februar 2018 med option på forlængelse i 2 x 12 måneder. Ved option skal forstås, en aftale om levering urologiprodukter, som indebærer en forpligtelse for den valgte leverandør til fortsat at levere på uændrede vilkår, men uden at der er en forpligtelse for kommunen, til at tage optionen i brug. 1.3 Rammekontraktens omfang og sortiment Rammekontrakten forudsættes indgået med én tilbudsgiver og omfatter levering af urologiprodukter til Tårnby og Dragør Kommuner i et omfang der svarer til det antal bevillinger, som ordregiver har udstedt til borgere med behov for urologiprodukter. Rammekontrakten omfatter ikke bevillinger til borgere, der vælger at benytte deres ret til fritvalgsordning i henhold til Serviceloven. Oversigten viser antallet af bevillingshavere på urologiprodukter, samt det samlede forbrug (kr.) af produkter. Gælder for en periode på 12 måneder. Kommuner Bevillinger på urologiprodukter Tårnby Kommune...185 Dragør Kommune...102 Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 1 af 16
Kommuner Forbrug af urologiprodukter ca. DK kr. Tårnby Kommune...1.900.000 kr. Dragør Kommune...880.000 kr. Det skal pointeres, at det angivne antal bevillinger og forbrug er et øjebliksbillede for opgørelsestidspunktet og løbende ændrer sig, alt efter hvor mange bevillinger der gives i kontraktperioden. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig derfor ikke til udover kommunernes faktuelle behov. Kravspecifikationen for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets punkt 3. 2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europaparlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011, med senere ændringer, om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af nærværende dokument indeholdende betingelserne for afgivelse af tilbud, kravspecifikation og udkast til kontrakt. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk eller engelsk. Hvis ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning. 2.4 Generelle betingelser Udover de i udbuddet anførte betingelser, lægges bekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014 om Lov om køb og bekendtgørelse nr. 781 af 26. august 1996 om lov om aftaler mv. til grund for eventuelle uoverensstemmelser vedrørende alle forhold i kontrakten. Tilbudsgivers generelle salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse ved indgåelse af rammekontrakt om urologiprodukter. Tilbudsmaterialet skal udformes på dansk og afgives elektronisk via TendSign. Tilbud, der fremsendes skriftligt i papirform, pr. mail eller lignende, vil ikke blive antaget som konditionsmæssige. De vedhæftede bilag 4 skal anvendes ved tilbudsgivningen, i uændret form. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 2 af 16
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialer, til brug for tilbudsgivningen. Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som Tårnby Kommunes ejendom. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger, at fremsende andre dokumenter som en del af sit tilbud, er ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsevalueringen. Vedlagte bilag 4 - tilbudsskema for urologiprodukter skal, i uændret form, benyttes i forbindelse med tilbudsgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Det er vigtigt, at tilbudsgiver forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om teknisk afklarende oplysninger. 2.5 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.6 Tilbudsfrist Tilbud og alle tilhørende bilag skal være udfærdiget og uploaded i Tendsign senest den 28.10.2015 kl. 23.59. Herefter lukkes automatisk for muligheden, for at afgive tilbud. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Procedure Tilbud skal uploades som nævnt under punkt 2.6. Bilag skal udfyldes, for at afgørelse om tildeling af kontrakt kan træffes på et sammenligneligt grundlag. Alle forhold i tilbuddet skal være indregnet og belyse alle forhold om tilbudsgivers løsning af den udbudte ydelse. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Efter åbningen af tilbuddene forbeholder ordregiver sig ret til at rette henvendelse til en/flere tilbudsgivere med henblik på afklarende spørgsmål. Tilbudsmaterialet skal udformes på dansk og afgives elektronisk via Tendsign. Tilbud, der fremsendes skriftligt i papirform, pr. mail eller lignende, vil ikke blive antaget som konditionsmæssige. De vedhæftede bilag skal anvendes ved tilbudsgivningen i uændret form. Behov for support og systemtekniske spørgsmål, i forbindelse med tilbudsafgivelsen, henvises til Tendsign support på mai: tendsignsupport@visma.com eller på telefonnummer +46 771 440 200. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 3 af 16
Desuden kan vejledning til tilbudsafgivningen fås ved at følge instruktionsvideo på Youtube via dette link: http://www.youtube.com/watch?v=b0kx-qa5e6k. 2.8 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål relateret til dette udbud skal være skriftlige og afgives i Tendsign senest den 17.10.2015. Tilbudsgiver henstilles til at afgive alle spørgsmål inden ovennævnte tidsfrist. Kun henvendelser med særlig grundlæggende betydning for tilbudsgivningen kan afgives op til 6 dage før tilbudsfristen. Alle henvendelse og spørgsmål besvares løbende, dog vil sidste ajourføring af svar ske den 19.10.2015. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet eller bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om ordregiver vil indarbejde de foreslåede ændringer. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses for væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsgrundlag, eller ændringerne vil medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. 2.9 Ordregivers forbehold Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger, der kan få indflydelse på denne rammekontrakt. Herudover tages forbehold for eventuel indgivelse af klage til Klagenævnet For Udbud eller anden 3. instans, der kan have indflydelse på opfyldelsen af denne kontrakt. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, hvis et af rammekontraktens omfattede produkter ikke kan dække et særligt behov hos bevillingshaveren. Ordregiver er interesseret i information omkring nye og forbedrede produkter. Ordregiver forbeholder sig dog ret til, at indkøbe nye produkter udenfor aftalen - jævnfør Udbudsdirektivets regler om delydelser ved anskaffelse af varer og tjenesteydelser. For god ordens skyld gøres der opmærksom på, at de udbudte områder er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg for særlige personlige hjælpemidler. Det giver bevillingshaveren mulighed for, at vælge en anden leverandør end den leverandør ordregiver har valgt. Bevillingshaveren kan efterfølgende få udgifterne til hjælpemidlet refunderet, dog maksimalt med det beløb udbyder skulle have betalt for det pågældende hjælpemiddel hos egen leverandør. 2.10 Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for punkterne i dette udbudsmateriale. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet af klaret ved, at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialet afsnit 2.7. 2.11 Udvælgelse- og kvalifikationskriterier Med henblik på vurdering af tilbudsgivers generelle egnethed skal tilbuddet, ud over en Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 4 af 16
besvarelse af udbudsmaterialets øvrige punkter, indeholde følgende oplysninger og dokumentation: Økonomisk - og finansiel kapacitet: * Underskrevet tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige samt andre udelukkelsesgrunde (Bilag 1) * Økonomisk og finansiel formåen (Bilag 2) * Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner DKKR. Kontrakthaver forpligter sig til at opretholde sådan en forsikring i hele kontraktperioden. Ved negativ egenkapital i seneste afsluttet regnskabsår - skal tilbudsgiver vedlægge en redegørelse for den negative egenkapital. Hvis udbyder ikke finder redegørelsen tilfredsstillende, kan tilbuddet afvises. I så fald bør tilbudsgiver i bilag 2 henvise til dokumentation/bilag. For tilbudsgivere der først er etableret indenfor 12 måneder og ikke har regnskab, skal der med tilbuddet vedlægges en periodeopgørelse - i så fald bør tilbudsgiver i bilag 2 henvise til dokumentation/bilag. Tilbudsgiver afgiver oplysningerne på tro og love. Udbyder kan efterfølgende forlange, at få revisorpåtegnet erklæring på de nævnte tal. Hvis denne revisorpåtegnet erklæring indeholder forbehold, vil tilbudsgiver ligeledes blive frasorteret. Teknisk kapacitet: * Referencelister på lignende leverancer, virksomheden har haft i de seneste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner (Bilag 3) * Kopi af gyldig tilladelse fra Datatilsynet til brug for opbevaring og behandling af personfølsomme data. Udbyder forbeholder sig ret til at efterprøve rigtigheden af de indsendte oplysninger Opmærksomheden henledes på, at alt ovennævnte dokumentation skal uploades og være udført på dansk. I modsat fald, vil tilbuddet ikke blive antaget som konditionsmæssigt. Er der udfyldt, underskrevet og vedhæftet tro- og loveerklæring om udbetalt forfalden gæld til det offentlige samt andre udelukkelsesgrunde (Bilag 1 (Ja/Nej svar) Kravgrænse Ja Nej Er der udfyldt, underskrevet og vedhæftet oplysninger om økonomisk og finansiel formåen (bilag 2) (Ja/Nej svar) Kravgrænse Ja Nej Er der udfyldt og vedhæftet oplysninger om referencer (Bilag 3) (Ja/Nej svar) Kravgrænse Ja Nej 2.12 Tildeling Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, som afgiver det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud, i henhold til følgende underkriterier (opstillet i prioriteret orden, %-tallet Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 5 af 16
afgiver hvor højt kriteriet vægter i vurderingen): 1. Pris 50 % 2. Kvalitet 40 % 3. Service - bevillingssystem 10 % Ad 1 pris - produkter Der vil for bilag 4 blive evalueret på den totale sum. Totalsummen udregnes ved at gange tilbudspris pr stk. på hver varelinje med estimeret forbrug pr. år, hvorefter disse sammenlægges. Tilbud skal afgives i danske kr. eksklusiv moms og inklusiv: - Alle forbundne omkostninger og afgifter - Konsulentbistand i form af direkte og faglig konsulentbistand til udbyders ansatte i form af telefonisk og personlig rådgivning i salg af urologiprodukter samt vejledning i brugen af disse - Konsulentbistand i form af afvikling af temadage og kursus - Bevillingshåndteringssystem Ad 2. Kvalitet Vurderes på baggrund af besvarelserne i bilag 4. Her vil anvendes følgende terminologi: - Bør-krav - Mindstekrav Bør-krav Bør-krav er udtryk for ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller bestemt vilkår. Bør-krav kan opfyldes helt eller delvis. Manglende opfyldelse af et bør-krav medfører ikke, at tilbudsgiver bliver ikke-konditionsmæssigt. Tilbudsgivers beskrivelse af en evt. opfyldelse af bør-krav indgår i evalueringen. Mindstekrav Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til disse mindstekrav. Mindstekrav skal således opfyldes, og tilbudsgiver garanterer ved afgivelse af sit tilbud, at samtlige mindstekrav opfyldes. Såfremt ét eller flere mindstekrav ikke er opfyldt, vil ordrgiver være forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt Kvalitet vurderes endvidere på baggrund af de fremsendte vareprøver, samt evt. gennemførte afprøvninger/tests. Vurderingen af produkterne vil ske på baggrund af en sygeplejefaglig vurdering. Ad 3 Service - Bevillingshåndteringssystem Evalueres ud fra i hvor høj grad tilbudsgiver tilbyder et bevillingshåndteringssystem, som har en brugergrænseflade, der er let at anvende. Det vil sige, at den enkelte bruger efter introduktion/oplæring til systemet kan benytte alle dele af systemet uden anden instruktion end den, der følger af forklarende tekst. Der vil være en vurdering af, om der er en logisk og brugervenlig forside samt opbygning af og forbindelse mellem de øvrige sider, herunder færrest mulige klik og gode søgemuligheder. Vurdering af, om systemet giver overblik frem for detaljer, at det er logisk adgang til detaljer Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 6 af 16
(ingen unødvendige omvej). 2.13 Afgivelse af tilbud For at afgive et konditionsmæssigt tilbud, skal nedenstående være opfyldt i bilag 4 - tilbudsskema for urologiprodukter: Alle grønne felterskal udfyldes. Alle fortrykte varelinjer skal anvendes i uændret form. Det er således ikke tilladt at tilføje, fjerne eller ændre varelinjer/kolonner. Under hver varegruppe skal det fremgå, hvilken rabatsats der ligger til grund for de tilbudte priser. De tilbudte priser skal oplyses med udgangspunkt i tilbudsgivers offentlige tilgængelige listepriser. Tilbudsgiver skal på forlangende kunne henvise til et link, hvor ordregiver kan finde tilbudsgivers officielle gældende listepriser på de tilbudte produkter. 2.14 Vareprøver i forbindelse med afgivelse af tilbud Udbyder forbeholder sig ret til at indhente vareprøver eller yderligere dokumentation på nogle produkter i tilfælde af, at udbyder er i tvivl om det tilbudte produkt lever op til udbyders mindstekrav. Dette skal være uden omkostning for udbyder. Vareprøverne (3 stk. pr. vareprøve) skal være udbyder i hænde senest 5 hverdage efter anmodningen. 2.15 Bevillingshåndteringssystem Tilbudsgiver stiller fra kontraktens ikrafttrædelse et elektronisk bevillingshåndteringssystem, til rådighed. Systemet er internetbaseret, og tilbudsgiver skal hoste systemet, vedligeholde og sikre opdateringer af informationer. Brugergrænsefalden i systemet er opbygget efter følgende principper om: - Brugeren kan let navigere gennem systemet - Systemet skal være på dansk - Hjælpe funktioner/vejledninger er på dansk - Samtlige fejlmeddelelser er dansksprogede, kontekstrelevante, handlingsanvisende samt umiddelbare forståelige og anvendelige for brugerne Systemet skal som min. kunne håndtere: - Elektronisk oprettelse / ændring af bevillinger - Bevillingsoversigt samlet og pr. bevillingshaver - Forbrugsoplysninger samlet og pr. bevillingshaver Senest seks måneder efter kontraktens ikrafttrædelse skal udbyder kunne trække statistik m.m. fra det elektroniske bevillingshåndteringssystem. I særlige tilfælde kan/må udvalgt personale foretage ændringer pr. telefon. En ændring/tilføjelse pr. telefon skal altid følges op elektronisk. Oplysning om hvilke udvalgte personer, er aftalt ved kontraktindgåelse. Efter udbuddet vil eventuelle tilføjelser kunne indsættes her. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 7 af 16
Ved kontraktophør og overgang til ny leverandør, skal tilbudsgiver være behjælpelig med at få data overført til ny leverandør Almindelig orientering til ordregiver sker via mail eller telefonisk. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse samt brugervejledning af det tilbudte system. Der vil for konditionsmæssige tilbudsgivere være en præsentation af det tilbudte system se venligst pkt. 2.12. Bevillingshåndteringssystemet vil blive evalueret i forhold til kriteriet service - se pkt. 2.12. Tilbudsgiver skal i bilag 4 tilbudsskema oplyse en pris for oplæring i bevillingshåndteringssystemet. 2.16 Præsentation af bevillingshåndteringssystem Efter tilbudsfristens udløb inviteres de konditionsmæssige tilbudsgivere til, at lave en fremvisning af det tilbudte bevillingshåndteringssystem. Fremvisningen skal være en konkret fremvisning. Præsentationen samt beskrivelse danner baggrund for evalueringen af det tilbudte system - se venligst pkt. 2.12 tildelingskriteriet. Vurderingen vil blive foretaget af udbyders faglige bevillingspersonale. Fremvisningen forventes afholdt 8. december 2015 i Tårnby Kommune. Der afsættes 1 ½ time pr. tilbudsgiver til denne præsentation. 2.17 Bestilling Tilbudsgiver skal senest ved kontraktstart stille webbaseret it-system til rådighed for ordregiver, således at: - Ordregivers administrative områder har adgang til at lægge bestillinger og bevillinger i systemet. - Ordregivers administrative områder skal tillige kunne foretage ændringer og rettelser i bevillingerne. - Borgere med bevilling selv kam foretage bestillingerne i henhold til en bevilling. - Borgere med bevilling skal tillige kunne bestille ved brug af genbestillingskort eller via telefon. Tilbudsgiver skal vedhæfte beskrivelse af, hvordan mindstekrav opfyldes. 2.18 Efterlevelse af internationale konventioner Den vindende tilbudsgiver forpligter sig, som en del af kontraktgrundlaget, til at efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. I kontrakten mellem ordregiver og den vindende tilbudsgiver indsættes en arbejdsklausul i henhold til ILO-konventionen nr. 94. Formålet med arbejdsklausulen er, at sikre gode arbejdsforhold for tilbudsgivers medarbejdere. Tilbudsgiver skal sikre, at ansatte hos tilbudsgiver eller tilbudgivers underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår herunder arbejdsmiljø, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgåe af de, inden for det pågældende faglige område, mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område jf. ILO konvention nr. 94, om brug af arbejdsklausuler i offentlige kontrakter. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 8 af 16
Tilbudsgiver skal sikre, at ansatte hos tilbudsgiver og tilbudsgivers underleverandører orientere de ansatte om de pågældende arbejdsvilkår. Såfremt arbejdsklausen ikke overholdes, kan ordregiver give Kontrakthaver en bod på indtil 10 % procent af den samlede kontraktsum. Der gives dog et varsel på 10 dage for tilbudsgiver til at berigtige forholdene. 2.19 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 31.1.2016. I tilfælde af klage til Klagenævnet for Udbud, forlænges vedståelsesfristen med længden af Klagenævnets afgørelse vedrørende opsættelse virkning - max. 30 dage. Vedståelsesfristen gælder uagtet, at der er udsendt hensigtserklæring. 2.20 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil ordregiver kunne aflyse udbuddet, hvis udbyder har saglige grunde hertil, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold. 3 Kravspecifikationer 3.1 Produktkrav Samtlige produkter og tilbehør skal efterleve de oplistede krav i bilag 4 krav, samt opfylde de til enhver tid gældende EU- og nationale love, herunder love om produktsikkerhed (L1262), gældende regler, direktiver og branchenormer, samt leve op til kravet om CE-godkendelse, hvis der fra myndigheds side stilles krav herom. Tilbudsgiver skal sikre, at de producenter, hvor tilbudsgiver gør sine indkøb, handler i overensstemmelse med markedsføringsbestemmelserne i lov om medicinsk udstyr og i øvrigt overholder Sundhedsstyrelsens vejledninger på området. Vi ønsker vores produkter skal være fri for PVC og mærkningspligtige ftalater, der hvor det er muligt jf. Sundhedsstyrelsens vejledninger, medmindre andet er angivet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver kan via Sundhedsstyrelsen få nærmere oplysninger om gældende regler på området: www.medicinskudstyr.dk. Ingen af de tilbudte produkter må indeholde stoffer, der er omfattet af EU s liste over stoffer, der kan være sundhedsskadelige eller er forbudt at anvende, inden for produktion af medicinsk udstyr til diagnostik, behandling, lindring af sygdomme, skader, handicap eller forebyggelse. Undtaget fra dette er produkter, som indeholder stoffer, der er optaget på kandidatlisten hos Miljøstyrelsen (REACH). Ved påkrav skal der kunne sendes datablade på samtlige tilbudte produkter. Der skal gøres opmærksom på, hvis der tilbydes produkter som er omfattet af kandidatlisten REACH, skal produkter mærkes i henhold til betingelserne i REACH. Hvis produkter og eventuelt tilbehør fremkalder allergier mv. hos enkelte bevillingshavere, forpligter tilbudsgiver sig til at gøre disse bevillingshavere opmærksomme på anvendelige alternative produkter. Hvis ændring i lovgivningen og /eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner / ændringer i produkternes sammensætning af indholdsstoffer, er tilbudsgiver pligtig til omgående at informere ordregiver herom, samt omgående sikre, at alle fremtidige leverancer opfylder kravet. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 9 af 16
På alle leverede sterile produkter skal der ved leveringstidspunktet, restere minimum 50 % af den totale holdbarhedsperiode. 3.2 Nye produkter Tilbudsgiver skal i hele kontraktperioden tilbyde nye og forbedrede produkter. Ordregiver definerer nye produkter som produkter, hvis indholdsstoffer, sygdomskompenserende effekt og funktionalitet er væsentlig anderledes/forbedret end et tilsvarende produkt inden for sortimentet på tilbudslisten. Produkter, der af producenter/tilbudsgiver, bliver tildelt et nyt varenummer, kan ikke alene af den grund betragtes som et nyt produkt. Tilbudsgiver kan ikke af egen drift konvertere eksisterende produkter til nye produkter hos en bevillingshaver. Hvis et produkt udgår og der skal foretages en produktkonvertering, skal tilbudsgiver altid rette henvendelse til ordregiver, som herefter vil foretage den fornødne orientering af de berørte bevillingshaver og relevant personale hos ordregiver. Tilføjelser af nye produkter skal aftales med ordregiver. Proceduren aftales ved kontraktstart. Ordregiver forbeholder sig dog ret til, at indkøbe nye produkter udenfor aftalen jævnfør Udbudsdirektivets regler om delydelser ved anskaffelse af varer og tjenesteydelser. Hvis der aftales nye produkter til ordregivers tilbudsliste over aftalte varer skal kontrakthaver fremsende ny opdateret og ajourført tilbudsliste. Listen fremsendes til den kontraktansvarlige. Nye produkter skal tilbydes med samme rabatsats som de øvrige varer i varegruppen, og overholde de til enhver tid gældende mindstekrav. 3.3 Erstatningsprodukter Hvis et produkt fra tilbudslisten er i restordre i en længere periode eller det udgår og der skal foretages en produktkonvertering, skal tilbudsgiver altid rette henvendelse til ordregiver, som herefter vil foretage den fornødne orientering. Erstatningsproduktet skal som minimum tilbydes til samme rabatsats som det udgåede produkt, og overholde de til enhver tid gældende mindstekrav. Hvis der p.g.a. restordre ikke er muligt at levere det ønskede produkt, er tilbudsgiver forpligtet til at levere et erstatningsprodukt, der kvalitetsmæssigt svarer til det manglende, subsidiært et bedre produkt - og til samme pris. Hvis et produkt er i restordre udover to hverdage, skal bevillingshaver straks orienteres. Bevillingshavere skal oplyses om forventet leveringstidspunkt. Hvis der kommer erstatningsprodukter til ordregivers tilbudsliste over aftalte varer skal tilbudsgiver fremsende ny opdateret og ajourført tilbudsliste. Af den fremsendte liste skal det fremgå hvilket varenummer erstatningsproduktet erstatter. Listen fremsendes til den kontraktansvarlige. 3.4 Defekte varer og fejlleverancer Defekte produkter og fejlleverancer fra tilbudsgivers ordreekspedition skal returneres af bevillingshavere/ordregiver uden udgift for bevillingshavere eller ordregiver. Til brug for returnering skal tilbudsgiver fremsende en frankeret forsendelseskuvert eller kasse. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 10 af 16
Erstatningsleverancer skal fremsendes hurtigst muligt og skal være bevillingshaver i hænde senest to arbejdsdage fra påpegningen af defekt produkt /fejlleverance over for tilbudsgiver eller dennes personale. Ved forsinkelse kontaktes bevillingshaveren omgående. Ved returnering af produkter skal de krediterede produkter fremgå af samlefakturaen og indeholde oplysninger om bestillers navn og cpr.nr., samt ordre- og fakturanr. Hvis tilbudsgiver kræver en kontrol af et påstået defekt produkt, sker det ligeledes for tilbudsgivers regning. 3.5 Vejledninger, dokumentation og emballage Generelt: - Produktinformation/varedeklaration samt datablade - Miljømærkning Skal fra kontraktstart være udformet på dansk og være tilgængelige i opdateret version - online på tilbudsgivers hjemmeside. Produkterne skal kunne identificeres ved hjælp af billeder på tilbudsgivers hjemmeside. Eventuelle symboler skal være synlige og let forståelige. - Brugervejledninger - Dokumentation for allergitest og hudvenlighed - Afprøvningsrapporter eller evidensbaserede artikler/rapporter hvor disse forefindes. (De accepteres på dansk, svensk eller engelsk) Skal være udformet på dansk, og på forlangende kunne udleveres. Ved levering, skal der i henhold til gældende dansk lovgivning, vedlægges relevant dansk produktinformation og vejledning i brugen af produkterne. Al emballage, det være sig kasser, poser m.v., skal være brugervenlige og lette at åbne, både for bevillingshavere og evt. personale. Emballagen skal fylde så lidt som muligt og gerne være komprimeret. Emballagen skal så vidt muligt, kunne destrueres som almindelig husholdningsaffald. Tekst og symboler på forsendelsesemballagen skal være diskrete. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder ordregiver sig ret til, at bevillingshaveren uden udgifter kan returnere varen, og ny vare fremsendes uden beregning. 3.6 Uddannelse/undervisning Ordregiver ønsker en fortsat kompetenceudvikling og undervisning/uddannelse af medarbejderne på det udbudte område. Det er derfor et krav, at tilbudsgiver vil deltage og arrangere temadage, uddannelses- og undervisningsdage. Den tilknyttede konsulent skal, i samarbejde med ordregiver, planlægge temadage, uddannelses- og undervisningsdage. Underviseren skal have den faglige kompetence, der er nødvendig for gennemførelse af undervisning/uddannelsesforløb. Emnerne skal være aktuelle for ordregiver eller et emne som tilbudsgiver vurderer, kan være Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 11 af 16
til glæde for samarbejdet med ordregiver. Som minimum skal tilbudsgiver tilbyde: - Én temadag årligt i den oprindelige kontraktperiode. Kravet er ligeledes gældende ved en evt. forlængelse af kontrakten. - To undervisningsdage i løbet af den oprindelige kontraktperiode. Kravet er ligeledes gældende ved en evt. forlængelse af kontrakten. - Uddannelse/undervisning i nye produkter på markedet. Interval aftales med ordregiver. Al undervisning / temadage skal være indregnet i de tilbudte priser. 3.7 Konsulentbistand Generelt Tilbudsgiver skal besvare mail korrespondance senest hverdagen efter modtagelse af mailen, med mindre andet er aftalt. Al kommunikation skal foregå på dansk. Tilbudsgiver forpligter sig til at hjælpe med råd og vejledning i de situationer, hvor produktet ikke findes i sortimentet. Al konsulentydelse skal være indregnet i de tilbudte priser. Til ordregivers faglige personale Tilbudsgiver forpligter sig til at: - Yde direkte og faglig konsulentbistand til ordregivers ansatte i form af telefonisk og personlig rådgivning af urologiprodukter samt vejledning i brugen af disse. - Tilbyde tæt samarbejde mellem tilbudsgivers konsulenter og ordregivers faglige personale ved udredning / vurdering af behov for eventuelle produkter. Produkter i forbindelse med denne udredning stilles vederlagsfrit til rådighed. Periodens længde for afprøvning af produkter aftales i samarbejde mellem ordregiver og tilbudsgiver. Dette gælder for fx re-opererede og nye bevillingshavere, der kan have behov for udskiftning af de bevilligede produkt kort tid efter bevillingen er påbegyndt, på grund af vægttab og andre følger af sygdom / kirurgisk indgreb - Den eller de konsulenter som bliver tilknyttet ordregiver skal være fagligt ajourført med den sidste viden på urologiområdet i Danmark. - Den eller de tilknyttede konsulenter deltager i statusmøder, hvor følgende bl.a. gennemgås: - Forbrug - Produkter - Udvikling - Fremtidige fokusområder Hyppighed for statusmøder aftales ved aftaleindgåelse. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 12 af 16
Til bevillingshavere Tilbudsgiver forpligter sig til at: - Yde direkte og faglig konsulentbistand, hvis en bevillingshaver henvender sig for at få rådgivning i brugen af urologiprodukter. - Ved al henvendelse, uanset om der foreligger en bevilling eller ej, vil henvendelsen ikke blive afvist. - Foreligger der ikke umiddelbart en bevilling, forpligter tilbudsgiver sig til, at kontakte ordregiver for at få sagen afklaret og efterfølgende skal ordregiver kontakte personen der henvendte sig. Proceduren for ovennævnte aftales individuelt ved kontraktstart. Den aftalte procedure vedlægges efterfølgende som et tillæg til kontrakten. 3.8 Bestillings- og leveringsbetingelser Bestilling og levering af urologiprodukter sker på baggrund af en 112 bevilling udstedt af ordregiver. For borgere med 112 bevilling må tilbudsgiver ikke stille krav om minimumsbestilling. Bevillingshavere skal kunne afgive varebestilling på følgende måder: - Telefonisk med personlig betjening indenfor tilbudsgivers normale åbningstid. - E-mail, hele døgnet. - Webportal, med personlig profil / login, hele døgnet. Tilbudsgiver må ikke kontakte bevillingshavere for at tilbyde nye produkter, med mindre der er tale om et erstatningsprodukt jf. pkt. 3.3 erstatningsprodukter. Leveringsbetingelserne er frit leveret direkte til den enkelte bevillingshavers adresse, både i eget hjem og på midlertidigt opholdsadresse (indenfor DK). Der skal, efter aftale med tilbudsgiver, være mulighed for levering til bevillingshavers arbejdsplads. Levering skal ske maksimalt to hverdage efter afgivet bestilling - mandag til fredag. Bestillingen skal på ordredagen være afgivet inden kl. 12.00. Tilbudsgiver skal garantere, at kunne levere akutordre "dag til dag" ved bestilling inden kl. 12.00, fx ved "ny borger" eller ved en borgers akut opstående ændrede behov. Der må maksimalt leveres til tre måneders forbrug, dog i hele kartoner. Bestilling udover tre måneder kan kun ske, hvis dette er påført bevillingen. Tilbudsgivers distributionsfirma skal selv sørge for aftale om adgangsforhold. Dvs. at ordregiver ikke er behjælpelig med at fremskaffe nøgler og/eller koder til opgange og lignende. I tilfælde af restordre skal bevillingshaveren informeres herom, herunder forventet leveringstid og eventuelt erstatningsprodukt, jf. pkt. 3.3 erstatningsprodukter. Der må ikke leveres andre produkter, end de oprindeligt bevilligede. Levering af andre produkter kan dog ske efter aftale med bevillingsmyndigheden. Ingen levering af vareprøver uden forudgående accept eller aftale med bevillingshaver. 3.9 Forsinkelse Hvis tilbudsgiver forudser en forsinkelse i leveringen, skal tilbudsgiver straks give meddelelse Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 13 af 16
til bevillingshaver og ordregiver herom, med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen, som forventet varighed og omfang af forsinkelsen. Ordregiver anser, på vegne af bevillingshaver, enhver forsinkelse som væsentligt. Hvis tilbudsgiver ikke leverer til aftalt tid, er bevillingshaver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist. Hvis dette sker, betaler tilbudsgiver differencen for anskaffelse af et tilsvarende produkt hos anden leverandør, således at ordregiver og bevillingshaver kompenseres for det tab, som ordregiver og bevillingshaver lider som følge af forsinkelsen. 3.10 Konvertering Resulterer nærværende udbud i et leverandørskift, skal den valgte leverandør konvertere den forhenværende leverandørs varenumre på urologiprodukter til de nye varenumre efter aftale med ordregiver. Tilbudsgiver skal, omkostningsfrit for ordregiver, aktivt medvirke og afsætte de nødvendige ressourcer til opstart af aftalen, både hvad angår oprettelse af bevillingshavere, information der skal formidles til bevillingshavere, samt eventuel undervisning i forbindelse med selve konverteringen af de nye produkter. Tilbudsgiver vil i forbindelse med konventeringen modtage en liste med oplysninger om nuværende bevillingshavere. Endelig procedure aftales med hver enkelt kommune ved kontraktunderskrivelse. Som led i konverteringsprocessen skal tilbudsgiver, i samarbejde med ordregiver, udarbejde orienteringsskrivelse til bevillingshavere med præsentation af leverandør samt bestillings- og leveringsbetingelser. Tilbudsgiver opfordres til at vedlægge udkast til orienteringsskrivelse i tilbuddet. 3.11 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit, i henhold til Lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger, fremsendes elektronisk til ordregiver efter nærmere aftale. Faktura fremsendes til det af ordregivers oplyste EAN NUMMER. Faktura skal indeholde følgende oplysninger: - EAN-lokationsnummer på den enhed hos kommunen, som skal modtage fakturaen. - Bevillingshavers navn og cpr.nr. - Varenummer - Varebetegnelse udspecificeret (ikke iflg. Aftale) - Kvantum - Stk. pris (aftaleprisen) - Fakturabeløb - Tilbudsgivers CVR-nummer - Leveringsdato - Bevillingshaver skal kunne identificeres med CPR-nummer på fakturaen, så bevillingshaver (ydelsesmodtager) automatisk fremgår af den elektroniske faktura. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, hvis ovenstående oplysninger mangler eller hvis der er påført ikke bevilligede produkter. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 14 af 16
overensstemmelse med det CVR/SE.nummer, som er opgivet i tilbudsgivers tilbud, og som fremgår af kontrakten. 3.12 Betaling Betalingsfristen skal angives på alle fakturaer som 30 dage netto. Betaling med frigørende virkning anses for sket rettidigt ved indbetaling til bank, posthus eller lignende. Såfremt den sidste betalingsdag falder på en lørdag, søndag eller helligdag, er sidste rettidige betalingsdag den første hverdag herefter. Overskrides betalingsfristen kan tilbudsgiver ikke kræve morarenter udover den rentesats, der er fastlagt. 3.13 Priser Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i tilbudsgivers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserende køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i pkt. 13.15 prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssige fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. 3.14 Prisregulering Alle priser er faste i Kontraktens første 12 måneder. Herefter kan prisen reguleres én gang årligt i henhold til KL s pris- og lønskøn. Såfremt ordregiver vælger at udnytte optionen, vil priserne kunne reguleres på samme vilkår. De regulerede priser skal meddeles skriftligt til ordregiver og skal ske med minimum 30 dages varsel. Kun dokumenterede prisreguleringer kan foretages. 3.15 Følgeseddel Med hver leverance skal der vedlægges en følgeseddel, indeholdende følgende oplysninger: - Bevillingshavers navn og adresse. - Ordrenr. - Varenummer og varenavn og antal. - Oplysning om eventuel restordre og forventet leveringstidspunkt. 3.16 Kontraktophør Tilbudsgiver skal ved kontraktophør udlevere en komplet liste over samtlige borgere med tilhørende bevillinger på aftalen. Listen skal som minimum indeholde: - Kommunens navn - Navn og adresse på borger - CRP. nr. på borger - Produkter, der er givet i bevilling - Seneste leveringsdato Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 15 af 16
Kontrakthaver skal herefter destruere samtlige oplysninger. 3.17 Miljø Tilbudsgiver skal garantere, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, - love, - bekendtgørelser, EU-direktiver mv. 3.18 Statistik Tilbudsgiver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik. Statistikken skal som minimum kunne opdeles i forhold til de nævnte varegrupper. Ved kontrakt underskrivelse drøftes, hvilke oplysninger der er behov for. Udskrevet: 2015-07-27 12:32 Side 16 af 16