Partnering ved vejdrift og beplantningspleje -udbud, partnering og kontrahering Notat 90 2003
Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postbox 9018 1022 København K Tlf.: 3341 3333 Fax.: 3315 6335 Titel Partnering ved vejdrift og beplantningspleje Serie Notat 90 Dato Marts 2003 Udgiver Vejdirektoratet Driftsområdet Digital ISSN 1600-5775 Digital ISBN 87-7923-585-9
Partnering ved vejdrift og beplantningspleje -udbud, partneringaftale og kontrahering Vejdirektoratet, Driftsområdet har i december 2002 efter EU udbud kontraheret en række entrepriser i partneringsamarbejde. Vejdirektoratet betragter den bevidste inddragelse af nye samarbejdsformer som et udviklingstiltag, og det er besluttet at formidle de opnåede erfaringer såvel internt som til eksterne interesserede. Denne rapport som omhandler udbudsfasen og kontraheringen er således frit tilgængelig. Det skal understreges, at udformning af et partneringsamarbejde bør tilpasses de konkrete forudsætninger, og det fremlagte materiale bør derfor ikke anvendes ukritisk. Rapporten findes på Vejdirektoratets hjemmeside www.vd.dk Notat nr. 90
Fase 1 Rapport om partnering Indhold 1 Introduktion 3 2 Hovedkonklusioner 5 3 Baggrund 6 4 Udbuddet 8 5 Udbudsfasen 16 6 Valg af tilbud 18 7 Partneringaftale workshops 19 8 Det videre forløb 20 Bilag: Partneringaftale demoudgave Bilag 1 til partnering aftale: Visioner og målsætninger Bilag 2 til partnering aftale: Aktivitetsplan Bilag 3 til partnering aftale: Opfølgning af samarbejdet på driftsmøder 2
1. Introduktion Dette er fase 1 rapporten om de erfaringer, som er gjort ved det igangsatte partneringsamarbejde på 6 entrepriser vedrørende vejdrift og beplantningspleje. Fase 1 rapporten omhandler perioden frem til arbejdets påbegyndelse (01.01.2003). Fase 2 rapporten vil omhandle det første år af samarbejdet (til 01.01.2004). Rapporten baseres på erfaringer fra de 6 entrepriser, som er kontraherede i 3 entreprisekontrakter med tilhørende partneringaftaler. De 6 vejdrift og beplantnings plejeentrepriser blev udbudt parallelt med udbud af 7 entrepriser vedrørende toiletrenhold. Disse toiletrenholdsentrepriser blev kontraherede sammen med entrepriserne for vejdrift og beplantningspleje. Det blev endvidere aftalt, at toiletrenholdsentrepriserne så vidt muligt inddrages i partneringsamarbejdet. De 6 entrepriser for vejdrift og beplantningspleje og de 3 kontrahenter er: Entreprise Kontrahent/ entreprenør Kontraktsum kr. pr. år Entreprise 2003-N1, Vejdrift NCC 22.108.201 Entreprise 2003-N2, Beplantningspleje 1.136.973 Entreprise 2003-S1, Vejdrift Oasa 9.423.858 Entreprise 2003-S2, Vejdrift 15.301.473 Entreprise 2003-S3, Beplantningspleje Hedeselskabet 1.035.750 Entreprise 2003-S4, Beplantningspleje 1.174.125 3
De 7 toiletrenholdsentrepriser er: Entreprise Entreprise 2003-N3, 7 toiletter beliggende i Århus Amt Entreprise 2003-N4, 11 toiletter beliggende i Nordjyllands Amt Entreprise 2003-N5, 6 toiletter beliggende i Viborg Amt Entreprise 2003-N6, 3 toiletter beliggende i Ringkøbing Amt Entreprise 2003-S5, 5 toiletter beliggende i Rønninge nord/syd, Ålsbo nord/syd og Stavrby Skov Entreprise 2003-S6, 6 toiletter beliggende i Oksekær øst/vest, Årslev vest, Øster Løgum øst/vest og Hylkedal øst Entreprise 2003-S7, 5 toiletter beliggende i Bjøvlund nord/syd, Nørremark, Merring og Harre Sø Kontrahent/ Entreprenør NCC Oasa Kontraktsum kr. pr. år 486.612 680.064 161.420 93.661 468.331 650.134 489.288 De 3 entreprenører har haft lejlighed til at kommentere udkast til rapporten. Konklusioner og vurderinger i rapporten er Vejdirektoratets. I rapporten er vurderinger anført i bokse, som er rastede. 4
2. Hovedkonklusioner De indgåede partneringaftaler med de 3 entreprenører lever op til de forventninger, som forelå hos Vejdirektoratet inden udbuddet blev igangsat. Det indledende samarbejde om partneringaftalerne og arbejdets igangsætning har vist et stort engagement og positive holdninger fra alle involverede hos Vejdirektoratet og entreprenørerne. Samarbejdet om udformning af partneringaftalerne har øget den positive holdning og forventningerne til samarbejdets forløb og resultater. 5
3. Baggrund Vejdirektoratet, Driftsområdet besluttede i foråret 2002 at udbyde de omtalte 6 entrepriser i et partneringsamarbejde. Om baggrunden for beslutningen var der anført følgende i et notat af den 18.03.2002: Hvorfor anvende partnering? De hidtidige erfaringer fra bygge og anlægsentrepriser indikerer en række fordele ved partnering: Bedre samarbejdsklima Gunstigere pris/kvalitetsforhold Hurtigere byggetider Fokus flyttes fra modspil til samarbejde Uoverensstemmelser løses i dialog Det kan antages, at det vil være muligt, at opnå fordele på tilsvarende områder ved anvendelse af partnering ved D&V entrepriser. D&V entrepriser kontraheres ofte over flere år (de aktuelle entrepriser løber over 4 år med option til forlængelse i yderligere 2 gange 1 år). Der er derfor i sådanne længerevarende samarbejder gode muligheder for at etablere og udvikle et partneringsamarbejde. Vejdirektoratet har et ønske om at afprøve mulighederne for at opnå gevinster ved et partneringsamarbejde ved D&V entrepriser. Gevinster kunne være: Der samarbejdes med entreprenørerne om opfyldelsen af Vejdirektoratet s overordnede målsætninger om økonomi, sikkerhed og fremkommelighed En sikrere styring af økonomi og kvalitet Opnåelse af effektiviseringer gennem procesoptimeringer Et bedre samarbejdsklima Ingen ressourcer som bindes i negative konfliktforløb En udvikling af nye samarbejdsformer og metoder En større sandsynlighed for, at entreprenørerne opnår fornuftige dækningsbidrag 6
Partnering ved nybyggeri og nyanlæg er afprøvet i en række forsøgsbyggerier og der foreligger en række danske og udenlandske rapporter herom 1. Erfaringer herfra er indgået i grundlaget for planlægning af det aktuelle partneringsamarbejde. 1 Her skal især nævnes Projekt Nye Samarbejdsformer, Slutrapport, Erhvervs - og Boligstyrelsen, Marts 2002, som kan downloades på www.ebst.dk 7
4. Udbuddet Udbudsform Det blev besluttet, at udbyde entrepriserne på det sædvanlige grundlag, som hidtil er anvendt ved vejdrift og beplantningspleje entrepriser og med oplæg til partneringaftalerne som et supplement hertil. Det blev endvidere besluttet, at der skulle være en prøveperiode på de første 9 måneder, hvorefter parterne kan tage stilling til, om samarbejdet skal fortsætte. Udbuddet var underlagt EU s Tjenesteydelsesdirektiv, og der valgtes begrænset udbud efter en offentlig prækvalifikationsrunde ved indrykning af udbudsbekendtgørelse i EU og annonce i dagblade. Bekendtgørelsen blev endvidere lagt på Vejdirektoratet s hjemmeside. Oplægget til partnering samarbejdet, hvor der lægges op til en procesoptimering efter aftaleindgåelse anses ikke at stride mod EU direktivernes forhandlingsforbud. Det blev således konkluderet, at når indhold i denne optimering i givet fald skal foregå i forbindelse med arbejdernes udførelse og ikke er en del af kontraheringen, overtrædes forhandlingsforbudet ikke, idet der ikke ved kontrahering og færdiggørelse af partnering aftalen foregår forhandlinger om priser eller omfang. Udvælgelse af tilbudsgivere I udbudsbekendtgørelsen var der indføjet følgende om partnering: Med den/de entreprenør/er, som tildeles entrepriserne vil der blive samarbejdet i partnering med henblik på en løbende optimering af ydelserne og skabelse, samt fastholdelse af et godt samarbejde. Udvælgelsen foregik efter følgende (sædvanlige) udvælgelseskriterier: virksomhedens egenkapital og omsætning inden for de seneste 3 regnskabsår relevante referencer virksomhedens ressourcer generelt (personale, IT anlæg, udstyr, mv.) beskrivelse af virksomhedens generelle kvalitets - arbejdsmiljø og miljøstyringspolitik 8
Der blev ikke nævnt referencer vedrørende partneringsamarbejde, da det ikke forventedes, at de potentielle bydende på daværende tidspunkt havde sådanne af betydning. Der var generelt ved udvælgelsen taget hensyn til opnåelse af den bedst mulige konkurrencesituation. Der var medtaget både store og mindre firmaer, og således at der var tilstræbt en hensigtsmæssig fordeling af ansøgerne på entrepriserne. Der udvalgtes følgende 5 delvis forskellige bydende til hver af de 6 entrepriser: Entreprise 2003-N1 Vejdrift NCC Roads A/S Hedeselskabet Skov og landskab Entreprise 2003-N2 Beplantning NCC Roads A/S Hedeselskabet Skov og landskab Entreprise 2003-S1 Vejdrift NCC Roads A/S Hedeselskabet Skov og landskab Entreprise 2003-S2 Vejdrift NCC Roads A/S Hedeselskabet Skov og landskab Entreprise 2003-S3 Beplantning NCC Roads A/S Hedeselskabet Skov og landskab Entreprise 2003-S4 Beplantning NCC Roads A/S Hedeselskabet Skov og landskab OASA A/S OASA A/S OASA A/S OASA A/S OASA A/S OASA A/S ISS Facility Services MTHøjgaard a/s ISS Facility Services Århus Amt Nygaard PER AARSLEFF A/S Udbudsmaterialet ISS Facility Services PER AARSLEFF A/S PER AARSLEFF A/S Nygaard PER AARSLEFF A/S Anlægsgartner Frank Sørensen Udbudsmaterialet bestod af: Særlige Betingelser (SB) Vejdirektoratet s standardtilføjelser til AB 92 (TAB) AB 92 Særlig arbejdsbeskrivelser for vejdrift hhv. beplantningspleje (SAB) Tilbuds - og afregningsgrundlag (TAG) Tilbudsliste (TBL) Oplæg til partneringaftale (bilag til SB) Bedømmelse af tilbud (bilag til SB) Det blev som omtalt valgt at anvende Vejdirektoratet s sædvanlige udbudsgrundlag, og lade partneringsamarbejdet supplere dette. 9
Det er Vejdirektoratet s opfattelse på baggrund af partnering samarbejderne i disse entrepriser at der er behov for at tilpasse betingelsesgrundlaget til den nye samarbejdsform. Af særlig interesse i udbudsmaterialet er SB bilagene, oplæg til partneringaftale og bedømmelse af tilbud, og disse bilag skal nærmere omtales i det følgende. Oplæg til partneringaftale Indhold i oplæg til partneringaftalen var: 1 Aftalens baggrund og overordnede formål 2 Parternes målsætninger 3 Optimering af ydelser 4 Nøgletal og incitamenter 5 Samarbejdets organisering og proces 6 Mulighed for ophævelse af aftalen 7 Håndtering af uoverensstemmelser Det valgtes, at partneringaftalen var et supplement til entreprisekontrakten. Partneringaftalen er reflekteret i bilag 1 til denne rapport (som er en demo udgave af de indgåede partneringaftaler, og som omtales senere). Der anføres i det følgende nogle uddrag fra oplæg til partneringaftale i udbudsmaterialet. Det skal noteres, at oplæg til partneringaftalen i udbudsmateriale ikke bestod af færdige formuleringer, men der var lagt op til, at de bydende kunne og skulle levere deres input i tilbudene. Om målsætninger anføres indledningsvis På den første workshop mellem parterne (inden kontraktindgåelse og færdiggørelse af partneringaftalen) drøftes parternes målsætninger og disse formuleres til et fælles sæt målsætninger for entreprisens gennemførelse. Vejdirektoratets målsætninger er overordnet udtrykt i Vejdirektoratets strategiske grundlag, og indeholder følgende overordnede mission: Vejdirektoratet havde altså anført sine målsætninger i oplæg til partneringaftalen. Tanken var således, at den endelige partneringaftale skulle udarbejdes i et samarbejde på grundlag af oplægget og entreprenørens forslag i hans tilbud. 10
Om procesoptimering anføres bl.a. i oplægget: Optimeringer kan bl.a. bestå af hensigstmæssige ændringer i arbejdsprocedurer og i koordinering/rækkefølge af ydelsernes udførelse. Optimeringer kan også indebære anvendelse af nyt materiel. Optimeringen af de samlede ydelser skal overholde den økonomiske ramme set over et år ad gangen. Formuleringen om procesoptimering afspejler den grundlæggende vurdering hos Vejdirektoratet, at der er effektiviseringsgevinster at hente på arbejderne. Incitamenter ønskedes anvendt for at fremme optimeringsprocessen herunder at opnå f.eks. øget sikkerhed for trafikanter og udførende samt fremkommelighed for trafikanterne. Der er bl.a. anført følgende om incitamenter i oplægget: Et incitament har til formål at belønne en ekstra indsats på et område, hvor entreprenøren har mulighed for at påvirke resultatet bl.a. gennem omhyggelig forudseenhed, anvendelse af hensigtsmæssige ressourcer og et effektivt beredskab ved uforudseelige hændelser. Det er vigtigt, at incitamenter udformes således, at alle led hos entreprenøren inddrages i opfyldelsen. I forbindelse med ulykker ved vejarbejderne er Vejdirektoratet indstillet på at indarbejde et incitament på op til 100.000 kr. pr. år, såfremt der ikke sker ulykker. Vejdirektoratet er endvidere indstillet på, at der indarbejdes et incitament, som indebærer, at der sker en økonomisk fordeling af eventuelle gevinster pga. optimeringer af ydelserne. Den særlige hævemulighed, hvis partneringsamarbejdet ikke forløber tilfredsstillende (for begge parter) var i oplægget formuleret således: Vejdirektoratets sigte er, at partneringsamarbejdet fører til et positivt forløb. Da processen er ny, knytter der sig usikkerhed til, om denne bliver en succes. Vejdirektoratet ønsker derfor at have mulighed for at kunne hæve aftalen efter et år, hvis det viser sig at samarbejdet ikke forløber tilfredsstillende. Vejdirektoratet er indstillet på at gøre hævemuligheden gensidig. Den nærmere udformning drøftes og fastlægges på workshoppen. Endelig skal det anføres, at det i oplægget var lagt åbent frem til entreprenørerne at komme med forslag til håndtering af uenigheder: 11
På workshoppen drøftes og fastlægges bestemmelse om alternative metoder før brug af syn/skøn og voldgift iht. AB 92. Det kan f.eks. være: beslutningstrappe opmand (foregreben tvisteløsning) mæglingsmand (mediation) Det er vigtigt, at oplæg til partnering samarbejdet i udbudsmaterialet ikke indeholder færdige løsninger, som har karakter af krav der skal opfyldes af de bydende. Der bør efterspørges de bydendes forslag og erfaringer, for at gøre det endelige resultat bedre, og der bør lægges op til en fælles proces, så den endelige partnering aftale ejes af alle parter. Bedømmelse af tilbud Tilbud blev valgt ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud. Der valgtes følgende vægtede underkriterier for hver af de 6 entrepriser: Underkriterium Vægt i % Pris 50 Oplæg til partneringsamarbejde 15 Procesoptimering 15 Ledelse og organisation på opgaven 5 Bemanding på opgaven 10 Kvalitetsstyring, miljø og sikkerhed ved opgaveløsningen 5 Vægten på pris blev fastsat ud fra en diskussion af, hvor meget Vejdirektoratet var/er villig til at betale mere for et kvalitativt meget godt tilbud i forhold til et billigere, men ringere tilbud. 12
Vægten på pris blev fastsat ud fra følgende graf 2 : Vægt på pris i % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 91 83 67 50 50 40 33 25 25 14 Of/Bi 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 Ekstrem Sandsynlig X aksen er forholdet mellem det der vil/kan ofres (benævnt Of) på kvalitet i forhold til bedømmelsesintervallet. Bedømmelsesintervallet er den prisforskel, som modsvarer en karakterforskel på 10 (der anvendtes en karakterskala fra 0 til 10, se næste side). Bedømmelsesintervallet sættes sædvanligvis til 25-30 % af det forventede niveau af tilbudssummen. Som eksempel kan tages entreprise N1, hvor bedømmelsesintervallet blev fastsat til 4 mio. kr. Of (offerviljen) blev skønnet at ligge på max. ca. 2 mio. kr. (Of/Bi = 0,5) svarende til vægt på pris på mellem 50 og 67 %. Prisen fremkom ved den sædvanlige tilbudsliste med forud udfyldte mængder. For de øvrige underkriterier er der en beskrivelse af indhold i bilaget til SB, og denne anføres her for de 2 underkriterier partneringsamarbejde og procesoptimering : 2 Fremstillingen her af bedømmelsesgrundlaget er noget summarisk, da fastsættelse af vægtene ikke i sig selv er væsentligt i relation til partneringsamarbejdet 13
Underkriterium Indhold Vægt Partnering samarbejde Der skal anføres forslag til entreprenørens målsætninger, samt forslag til nøgletal og incitamenter, jfr. oplæg til partneringaftale. Der ønskes oplæg til brug af elementer, som sikrer et godt samarbejde. Der ønskes et oplæg, som viser, at entreprenøren har forståelse for forudsætninger for og indhold i partnering samarbejdet. 15 % Procesoptimering Der skal vedlægges oplæg til ideer til optimering af konkrete ydelser i tilbudslisten, jfr. oplæg til partneringaftale. Oplægget kan indeholde (begrundede) forslag, hvor krav i SAB fraviges. Der ønskes beskrevet muligheder og strategier for den påtænkte optimering, som vil ske i et partneringsamarbejde i løbet af 2003. Der lægges vægt på, at der forelægges konkrete eksempler på gennemførlige optimeringer. 15 % Bedømmelsen af tilbudene var i bilaget anført således: Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer. Totalværdien kan maximalt blive 10.00. Der anvendes en 5 trins karakterskala for bedømmelse af de kvalitative underkriterier: 0 gives for det netop acceptable tilbud 4 gives for under middel 7 gives for middel 9 gives for over middel 10 gives for det bedst mulige tilbud (som ikke behøver foreligge) Karakter for pris (Kp) findes efter følgende formel: Kp = (Bi Pf) x 10/Bi 14
10 0 Forskel til laveste pris Pf=(P-Pl) Bedømmelsesinterval Bi P er tilbudets pris angivet pr. år. (incl. Tillæg for evt. forbehold). Abcissen Pf er P minus den laveste tilbudspris (det tilbud - Pl -, som har laveste pris, får derved karakteren 10). Bi er et forud valgt interval, som er anført herunder. 2003-N1, Vejdrift 4.000.000 2003-N2, Beplantningspleje 400.000 2003-S1, Vejdrift 2.000.000 2003-S1, Vejdrift 2.000.000 2003-S3, Beplantningspleje 400.000 2003-S4, Beplantningspleje 400.000 Uanset at det ikke er krævet i de nugældende EU direktiver, er det Vejdirektoratet, Driftsområdets opfattelse, at der bør vedlægges en vægtet bedømmelsesmodel i udbudsmaterialet. Dette har følgende fordele: Det må antages at øge de bydendes tillid til udbudsprocessen Det medfører, at udbyderen gennemfører en god (intern) diskussion af sine prioriteringer Det er et godt værktøj ved valg af tilbud De bydende kan udarbejde deres bud med større vægt på udbyderens prioriteringer 15
5. Udbudsfasen I udbudsfasen afholdtes 2 møder med de bydende: Et orienteringsmøde i starten af udbudsfasen. Dagsorden var orientering om partnering oplægget og bedømmelsen af tilbuddene samt en gennemgang af Main-man systemet (EDB-system til entreprisestyring). Et spørgemøde midt i udbudsfasen. På dette spørgemøde blev oplæg til partneringaftale og tilbudsbedømmelsen igen gennemgået og drøftet. Et spørgsmål om procesoptimering er anført herunder med svar. Spørgsmål: Indebærer partnering samarbejdet, at en ydelse hvor entreprenøren som grundlag for prissætningen i TBL har antaget nogle forudsætninger at denne prissætning kan tages op, hvis disse forudsætninger ikke holder. Er der mulighed for at justere på denne måde og fordele tab/gevinst? Svar: Procesoptimeringen jfr. oplæg til partnering aftalens pkt. 3 indebærer, at en forudsætning for at revidere/justere en tilbudt pris, er, at der er tale om en ændring, som kan medføre enten en besparelse eller en kvalitetsøgning (eller en kombination heraf). Optimeringer kan bl.a. bestå af hensigtsmæssige æn- dringer i arbejdsprocedurer og i koordinering/rækkefølge af ydelsernes udførelse. Optimeringer kan også indebære anvendelse af nyt materiel. Der vil derfor som udgangspunkt ikke blive mulighed for at efterforhandle priser, hvor der ikke indgår en procesoptimering. Som anført i partneringaftalen pkt. 4 er Vejdirektoratet indstillet på at drøfte incitament (fordeling af økonomisk gevinst) ved besparelser. I denne forbindelse er det meget vigtigt, at de enkelte tilbudspriser afspejler entreprenørens omkostning ved ydelsen; dvs. at de bydende undlader taktiske omfordelinger med henblik på spekulation i relativt forbrug af mængder. Vejdirektoratet ønsker, at optimeringsprocessen foregår således, at entreprenøren ved åbne kalkulationer dokumenterer forslag til prissætning for ændrede ydelser. Der blev i øvrigt stillet spørgsmål og udsendt rettelsesblade på sædvanlig vis, men der blev ikke stillet yderligere spørgsmål fra de bydende om partnering samarbejdet og bedømmelse af tilbud. 16
Selvom der er afholdt orienteringsmøde og partnering er taget op på både orienteringsmødet og spørgemødet, er det Vejdirektoratet s opfattelse, at der kan være behov for en yderligere indsats over for potentielle bydende med henblik på at introducere samarbejdsformen og de værktøjer, som er knyttet til denne. Der kan her være behov for en indsats fra de udførendes organisationer, da det er begrænset, hvor meget der kan gøres af Vejdirektoratet i et konkret udbudsforløb. Der er endvidere fortsat behov for at informere om grundlaget for tilbudsbedømmelsen, primært for at sikre, at de bydende forstår bedømmelsesmodellen og får tillid til at denne anvendes - som den er udformet. 17
6. Valg af tilbud De valgte 3 entreprenører havde i deres tilbud udarbejdet oplæg til partneringsamarbejde og procesoptimering. Bedømmelsen af disse oplæg blev resummeret således: NCC s oplæg til partnering er fyldigt og relevant. Oplægget til Procesoptimering indeholder en række relevante fokusområder. Der er relevante oplysninger for opgavespecifik organisation og bemanding med CV ere. Der er oplæg til opgavespecifikke planer for KS, miljø og sikkerhed. Oasa s oplæg til partnering er kortfattet, men relevant. Der er forslag til benchmarks. Oplægget til Procesoptimering indeholder forslag til optimering af opgaver i midterrabatter. Der er vedlagt opgavespecifik organisationsplan og CV for leder. Der er vedlagt grundlag for KS, miljø og sikkerhed. Hedeselskabet s oplæg til partnering er særdeles velgennemarbejdet og meget relevant. Oplægget til Procesoptimering indeholder en række relevante, konkrete forslag til indsatsområder. Der er relevante oplysninger for opgavespecifik organisation og bemanding med CV ere. Der er oplæg til opgavespecifikke planer for KS, miljø og sikkerhed. Der blev valgt 3 bydende, som relativt hører til de største herhjemme. Valget var begrundet i tilbud på kombination af pris og en række kvalitative kriterier, her under partnering samarbejde og procesoptimering. Umiddelbart kunne det se ud, som om de store entreprenører er længere fremme i forhold til partnering. I et fremtidigt udbud må det forventes, at flere af de bydende her under også middelstore og mindre entreprenører - vil kunne være med på banen. Denne forventning er baseret på udviklingen inden for nybyggeri, hvor partnering i de første år næsten var forbeholdt de store hoved/totalentreprenører, men hvor nu også de mindre og middelstore entreprenører er klar til at indgå i partnering samarbejder. 18
7. Partneringaftale workshops Partneringaftalerne er udarbejdet på baggrund af: Vejdirektoratet s oplæg i udbudsmaterialet Entreprenørernes oplæg i deres tilbud Drøftelser på 2 workshops/møder med de enkelte entreprenører (hver for sig) De 2 workshops blev ledet af Vejdirektoratet s konsulent som facilitator. Den første workshop forløb fra klokken 13 til ca. 18, hvorefter deltagerne spiste middag sammen. Der var således god tid til drøftelser. Dagsordenen var: Entreprenørens præsentation af sit tilbud Gennemgang af elementer i partneringaftalen, jfr. afsnit 4. På baggrund af drøftelserne udarbejdedes et udkast til partneringaftale med bilag. Den anden workshop foregik fra klokken ca. 10 til ca. 13 og fokuserede på udkastet til partneringaftale med bilag, og endvidere blev udkast til entreprisekontrakter gennemgået. De punkter, som især fik opmærksomhed, var: Incitament og risikodeling ved optimeringer Styring af den samlede økonomi på årsbasis og fleksibilitet ved tiltag over flere år Styregruppens rolle og opgaver Diskussion af resultatmål og ambitionsniveau Resultatet i form af partneringaftalerne er illustreret i en Demoudgave af partneringaftalerne, som er vedlagt som bilag 1. Brugen af workshop formen har fungeret som et relevant værktøj til at fremme en fælles forståelse af samarbejdet og dettes grundlag. Der er dog ikke tvivl om, at dette værktøj kan udvikles yderligere. 19
8. Det videre forløb Der er følgende planlagt om forløbet af samarbejdet i 2003: Sikring af styring af økonomien inden for de aftalte rammer Gennemgang af alle delydelser med henblik på procesoptimering Fortsat operationalisering af de opstillede resultatmål Fortsat udvikling af samarbejdet Indarbejdelse af resultater af drøftelserne i arbejdet på vejene, så der opnås effektiviseringer, øget sikkerhed, øget fremkommelighed, mv. iht. de opstillede ambitioner til resultatmålene Den 1. oktober 2003 tager parterne stilling til om partneringsamarbejdet skal fortsætte og udvikles yderligere i de efterfølgende 3 år. 20
Bilag - Partneringaftale mellem Vejdirektoratet Driftsområdet Niels Juels Gade 13 København K og XXXXX Vedrørende udførelse af entrepriserne XXXXX Demoudgave 3 3 Dette er en udgave, som Vejdirektoratet og entreprenørerne (Hedeselskabet, henhv. NCC Roads og Oasa) er enige i kan udleveres til interesserede. Udgaven indeholder ikke en række detaljer, som parterne ikke ønsker offentliggjort. 21
1 Aftalens baggrund og overordnede formål Denne partneringaftale er indgået samtidigt med entreprisekontrakt om entrepriserne XXXX. Partneringaftalen supplerer entreprisekontrakten. Partneringaftalen beskriver det samarbejde parterne har aftalt i forbindelse med entreprisernes gennemførelse. I forbindelse med samarbejdet betragtes oplysninger om økonomi og optimeringsprocesser som fortrolige. Parterne orienterer gensidigt hinanden ved publicering af artikler og konferenceindlæg o.lign. om samarbejdet. 2 Parternes visioner og målsætninger Parterne har i et samarbejde formuleret følgende: Fælles vision med samarbejdet Udpegning af fokusområder Strategiske målsætninger for disse områder Resultatmål (benchmarks), ambitioner og målemetode/grundlag for de enkelte fokusemner Oplæg til incitamenter og bonus Eventuelle kritiske succesfaktorer og indsatser for fokusemnerne Dette grundlag er anført i bilag 1. Det skal understreges, at formulering af de strategiske målsætninger, målemetoder, mv. er en proces, som ikke er afsluttet ved indgåelse af partneringaftalen, men vil fortsætte i hele kontraktperioden, jfr. bilag 2. 3 Optimering af ydelser, åbne kalkulationer og incitamenter Optimeringer kan bla. bestå af hensigtsmæssige ændringer i arbejdsprocedurer, i koordinering/rækkefølge af ydelsernes udførelse og i anvendelse af nyt materiel. Optimeringen af de samlede ydelser skal overholde den økonomiske ramme set over et år ad gangen med mindre andet aftales. I forbindelse med optimeringer og økonomisk incitament skal entreprenøren fremlægge åbne kalkulationer og regnskaber. Ved en aftalt optimering 4 erstattes en eller flere poster i prisgrundlaget af en ny fast enhedspris. Entreprenøren kan verificere den nye enhedspris ved en passende prøveperiode f.eks. på en måned. Afviger entreprenørens faktiske omkostning fra den foreløbigt aftalte enhedspris, drøftes denne på ny. Besparelsen forstået som forskellen i den/de oprindelige enhedspriser og den nye enhedspris (gange det faktiske forbrug) - deles med 50% til hver af partnerne. 4 Denne tekst i kursiv er en forkortet udgave af et eksempel på aftale om optimering. 22
Såfremt en optimering forudsætter, at entreprenøren anskaffer større materiel, fastsættes ved beslutningen om gennemførelsen af optimeringen et af VD garanteret minimumsforbrug (f.eks. antal maskintimer) af det pågældende materiel. Som grundlag for optimeringsprocessen foreligger bilag 3 5, som indeholder de optimerings områder, som foreligger ved indgåelsen af partneringaftalen. Optimeringsprocessen er ikke begrænset til disse emner/områder. 4 Samarbejdets organisering og proces Der afholdes sædvanlige driftsmøder iht. SB. I tilføjelse til den sædvanlige dagsorden på driftsmøderne gennemgås en række spørgsmål om samarbejdet. Der angives vurderinger og bemærkninger som vist i bilag 4. Der er etableret en styregruppe bestående af NN, Vejdirektoratet, opgaveansvarlig, partnering NN, Vejdirektoratet, opgaveansvarlig NN, entreprenøren NN, entreprenøren Det er vigtigt, at alle styregruppens medlemmer deltager i alle styregruppemøder. Hver part kan supplere sig med medarbejdere afhængig af dagsordenen. Styregruppens arbejdsområde og mødeplan fremgår af bilag 2. Drøftelse af optimeringer af ydelserne på baggrund af oplæg fra driftsmøderne - samt overvågning af partneringsamarbejdet sker i styregruppen. Styregruppen gør status for partneringsamarbejdet hver 01.01. og godkender planer for det kommende års partneringsamarbejde. 5 Håndtering af uoverensstemmelser Ved eventuelle uoverensstemmelser anvendes - forinden brug af syn/skøn og voldgift iht. AB 92.- beslutningstrappen. Der er her følgende niveauer: 1. Entrepriseledere og er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 24 timer flyttes denne et trin op til niveau 2 2. Entrepriseansvarlig/opgaveansvarlig og er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 24 timer flyttes denne et trin op til niveau 3 3. Styregruppen - og er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 5 arbejdsdage flyttes denne et trin op til niveau 4 4. Direktører Det skal understreges, at de anførte tidsfrister alene omhandler uenighed om økonomi, tid og kvalitet, medens f.eks. arbejder af betydning for sikkerhed og fremkommelighed mv. ikke udsættes pga. uenighed om betaling, jfr. AB 92, 14, stk. 2. 5 Bilag 3 er ikke med i denne demo udgave 23
6 Underskrifter København den xxx København den xxx For Vejdirektoratet For entreprenøren Bilag 1 Visioner og målsætninger Bilag 2 Aktivitetsplan for styregruppen Bilag 3 Optimering (ikke vedlagt) Bilag 4 Opfølgning af samarbejdet på driftsmøder 24
Bilag 1 til Partneringaftale Visioner og målsætninger Fælles vision med samarbejdet Visionen med samarbejdet i partnering er på kort sigt at forbedre resultaterne ved gennemførelse af entrepriserne på en række (fokus-)områder, samtidig med at samarbejdet understøtter en mere langsigtet udvikling af nye samarbejdskulturer hos parterne. Det er parternes fælles vision, at der skal sættes nye fremadrettede standarder for gennemførelse af partneringsamarbejder inden for vejsektoren. Fokusområder 1. Økonomi 2. Kvalitet/funktionalitet 3. Samarbejdet 4. Udvikling Hvert fokusområde indeholder en række strategiske målsætninger, som er beskrevet på de følgende sider. Vejdirektoratet Visioner Vejdirektoratet forvalter statens vejnet og skaber herigennem og i samarbejde med hele sektoren det overblik og den viden som sikrer, at det danske vejnet planlægges, drives, udvikles og anvendes med sigte på en bæredygtig udvikling på vej- og transportområdet. Driftsområdets idegrundlag Driftsområdet er et team, der driver og vedligeholder statens veje effektivt samt udvikler og omsætter ny viden til praktisk anvendelse. Værdigrundlag Faglighed Resultatorientering Ansvarlighed Nytænkning Samarbejde Entreprenøren 25
Fokusområder Strategiske målsætninger Forudsætninger for at fastsætte og arbejde med resultatmål Resultatmål (benchmarks) (a) ambitionsniveau (b) målemetode/ grundlag Incitamentbonus Kritiske succesfaktorer Indsatser 1. Økonomi 1.1 Udnyttelse af de økonomiske rammer ift. kvalitets/ funktionsområder ( value for money ) 1.2 Overholde økonomiske rammer Bevare vejkapitalen bedst muligt Styret prioritering udførelsen skal ske iht. den fastlagte prioritering (f.eks. sikkerhed før æstetik og udførelse på den bedste årstid) Overholde VD s bevillinger gennem effektiv økonomisk styring på årsbasis Balance på årsbasis Definition på bevaringstilstand og opgørelsesmetode Beslutnings procedure med prioritering Tæt økonomisk opfølgning Gensidig åbenhed om økonomi (a) /Fastsættes senere/ (b) /Målemetode afhænger af definition/ (a) Prioritering skal følges 100 % (b) Rapportering på driftsmøder (a) Afvigelse mellem -2% og +½% (b) Regnskab ultimo året 26
1.3 Effektivitet og besparelser Dokumentere øget effektivitet gennem besparelser. (Besparelser kan enten ses i regnskab (VD) eller gennem øget kvalitet/funktionalitet) Åbne kalkulatioer. Opgørelse af værdi af øget kvalitet/funktion Fastsættelse af incitamenter/bon us (a) Besparelser på min 2 % pr. år (b) Resultat af incitamenter pr. år og Budget sammenholdt med VD regnskaber for alle driftsområdets entrepriser Økonomisk -dele besparelser 50/50% 1.4 Ressourceforbrug 1.5 Entreprenørens entrepriseøkonomi Udførelse af udvalgte (større) ydelser iht. rullende 3-5 års planlæg-ning Samlede besparelser (alt andet lige) over 3 års perioden Mindske partnernes ressourceforbrug til administration og kontrol/ tilsyn bruge tiden prioriteret Et rimeligt dækningsbidrag 3 års planer koordineret med andre VD opgaver (a) Samlet årlig reduktion i mandtimeforbruget (b) Mandtimeopgørelser til entreprisestyring og administration (a) Fastholde DB i tilbudskalkulation (b) Entrepriseregnskabet 27
Fokusområder Strategiske målsætninger Forudsætninger for at fastsætte og arbejde med resultatmål Resultatmål (a) ambitionsniveau (b) målemetode/ grundlag Incitamentbonus Kritiske succesfaktorer Indsatser 2. Kvalitet/funktionalitet 2.1 Sikkerhed for trafikanter og udførende Sikkerhed for trafikanter og udførende medarbejdere skal øges Ulykkesstatistik for ulykker hvor årsagen er svigt fra entreprenøren (a) Ingen ulykker (b) Registreringer på driftsmøder Årsbonus til vejfolk (kr. 100.000) 2.2 Fremkommelighed (trafikafvikling) Fremkommelighed skal have høj (øget) prioritet Måling af kødannelse Statistik for trafikafvikling (TIC) (a) /fastsættes senere/ (b) Registreringer af kødannelser, gns. udførelsestider for ydelser, som påvirker fremkommelighed, antal dårlig presseomtale, mv. 2.3 Æstetik og trafikant service Fastholde fokus på menneskenære områder (rastepladser) Udarbejdelse af relevante spørgsmål og procedurer (a) Fastholde niveau af trafikanternes vurderinger gennem kontraktperioden 2.4 Miljøhensyn Øge miljøhensyn under udførelsen iht. VD s strategiske miljømål - reduktion af energiforbrug og af brug af miljøskadelige stoffer. NCC har som mål at blive miljøcertificeret a) Årlig reduktion fastsættes senere (b) Forbrug iht. VD s Skema til miljøregistreringer 2.5 Tilstandskvalitet Udførelseskvalitet erstattes af tilstandskvalitet tilstandskvalitet skal endvidere i muligt omfang differentieres og som udgangsgrundlag fastholdes eller øges (a) fastsættes senere (b) Omlægning vil primært understøtte besparelser, jfr. pkt. 1.3 28
2.6 Trafikanttilfredshed Overensstemmelse mellem ønsket og konstateret tilfredshedsniveau få trafikant gener VD udfører generelle interviews om tilfredshed. (a) Ensartet tilfredshedsniveau på alle måleområder, så klager minimeres (b) Trafikantinterviews Fokusområder Strategiske målsætninger Forudsætninger for at fastsætte og arbejde med resultatmål Resultatmål (a) ambitionsniveau (b) målemetode/ grundlag Incitamentbonus Kritiske succesfaktorer Indsatser 3. Samarbejdet 3.1 Teamudvikling og tillid, samarbejdets forløb Samarbejde baseret på åbenhed, gensidig tillid og respekt samarbejdet skal have konstant opmærksomhed (a) Samarbejdet skal udvikle sig positivt således at kontraktperioden forlænges med optionen på 2 x 1 år - Vurderinger på drifts-møder min. 4, jfr. bi-lag 4 (b) Registreringer på driftsmøder (jfr. bilag 4) (a) Ingen hændelser som medfører spildtid ingen forsinkende beslutninger Vurderinger på driftsmøder min. 4, jfr. bilag 4 (b) Registreres på driftsmøder, rapporteres i referater (a) Vurderinger på driftsmøder min. 4, jfr. bilag 4 (b) Registreres på driftsmøder, rapporteres i referater (a) Ingen uenigheder på 3. trin. Vurderinger på driftsmøder min. 4, jfr. bilag 4 (b) Registreringer på driftsmøder, rapporteres i referater 3.2 Kommunikation, beslutninger, aftaleoverholdelse Ærlig og direkte kommunikation, minimering af spildtid beslutninger må ikke forsinke arbejdet Mindske kontrolomfang 3.3 Håndtering af fejl og afvigelser Åbenhed om fejl og afvigelser fejl afhjælpes i fællesskab 3.4 Håndtering af uenigheder Effektiv og tidlig håndtering af uenigheder - undgå negative forløb Etableret model for løsning af uenigheder 29
Fokusområder Strategiske Målsætninger Forudsætninger for at fastsætte og arbejde med resultatmål Resultatmål (a) ambitionsniveau (b) målemetode/ grundlag Incitamentbonus Kritiske succesfaktorer Indsatser 4.Udvikling 4.1 Partnering Udvikle og afprøve hensigtsmæssige metoder og værktøjer Resultatmål og ambitionsniveau drøftes og fastlægges i løbet af 2003. 4.2 Rapportering Udføre erfaopsamling og formidling 4.3 Referencer Samarbejdet skal være en god reference for begge parter 30
Bilag 2 til partneringaftale Aktivitetsplan Oplæg til aktivitetsplan for styregruppenentrepriserne påbegyndes fysisk xxx. Der påbegyndes driftsmøder med sædvanlig dagsorden udvidet med gennemgang af samarbejdet, jfr. bilag 4 til partneringaftalen. Styregruppemøder I henhold til oplæg til partneringaftalen forventes styregruppen at mødes en gang månedligt. Sigtepunktet er, at alle områder skal være gennemgået vedrørende procesoptimering senest den xxx. Ultimo xxx afholdes det første styregruppemøde. Til første møde i styregruppen udarbejder deltagerne i driftsmøderne arbejdsplan for procesoptimeringen. Dagorden for styregruppemøderne foreslås at indeholde: Punkt Bemærkninger 1. Samarbejdets forløb Styregruppen overvåger samarbejdets forløb, jfr. markeringer i byggemødereferater. 2. Procesoptimering, stade og særlige emner Styregruppen følger op på procesoptimeringen. På hvert møde opgøres stadet og særlige emner behandles, jfr. arbejdsplan udarbejdet af driftsmødet. 3. Resultatmål/benchmarks, data, opfølgning og resultater udformede i partneringaftalen drøftes til Resultatmål, som ikke foreligger endeligt endelig udformning. Data vedrørende resultatmål som løbende opgøres, markeres i oversigt. Resultatmål gennemgås iht. oversigten (herved følges kontrakterne vedrørende økonomi og funktionalitet) 4. Eventuelt Herunder rapportering til ledelserne 31
Bilag 4 til partneringaftale Opfølgning af samarbejdet på driftsmøder Pkt.X, Samarbejdet siden sidste møde 1. Samarbejdskli-maet 2. Tillid til hinanden 3. Kommunikation, klart og i tide 1. Meget dårligt 2. Dårligt 3. Nogen lunde 4. Godt 5. Meget godt Hvis markering (1), (2) eller (3) anføres evt. hændelser og aktion for at undgå gentagelser/ rette op på forholdet 4. Overholdelse af tidsmæssige aftaler 5. Fremsendes/ foreligger materiale som aftalt 6. Håndtering af fejl og afvigelser hurtigt og hensigtsmæs-sigt 7. Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæs-sigt 8. Er spildtid undgået 9. Deltagelse af de relevante personer i møderne 10. Træffes de relevante beslutninger uden unødig forsinkelse 32
Vejdirektoratet Vejdirektoratet Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Elisagårdsvej 5 Thomas Helsteds Vej 11 Postboks 1569 Postboks 235 Postboks 529 1020 København K 4000 Roskilde 8660 Skanderborg Telefon 3341 3333 Telefon 4630 7000 Telefon 8993 2200 vd@vd.dk Telefax 3315 6335 Telefax 4630 7105 Telefax 8652 2013 www.vd.dk