Evalueringsrapport Nedlukning af Videobaseret udskrivningskonference Telemedicinsk forebyggelsesprojekt på Frederikssund Hospital afd. B1/B2 i samarbejde med Halsnæs Kommune og praktiserende læger. Indhold Formål og metode... 2 Patientgrundlaget... 2 Årsager til nedlukning af projektet... 3 Læring til lignende projekter... 4 Bilag 1- Interviewguide fokusgruppeinterview... 5 Evalueringsrapporten er udarbejdet juli 2013 af Maj Thomsen, Konsulent, Patientforløbsenheden, Kvalitetsafdelingen, Nordsjællands Hospital. 1
Formål og metode Primo marts 2013 så Nordsjællands Hospital ser sig desværre nødsaget til at lukke projektet Videobaseret udskrivningskonference Telemedicinsk forebyggelsesprojekt på Frederikssund Hospital afd. B1/B2 i samarbejde med Halsnæs Kommune og praktiserende læger. Formål Formål med nærværende rapport er at uddybe årsager til projektets nedlukning med henblik på læring til lignende projekter. Metode Evalueringen er baseret på et fokusgruppeinterview der havde til hensigt at belyse projektets organisering og forudsætninger. Fokusgruppeinterviewet er suppleret med et datatræk over indlagte patienter i en given periode.. Datatræk: Der er lavet et datatræk over indlagte patienter fra Halsnæs Kommune på Kardiologisk afdeling, Frederikssund i perioden december 2012- januar 2013 for at få et indtryk af patientgrundlaget i en given periode. Fokusgruppeinterview: Det er igennem et fokusgruppeinterview afdækket hvordan projektets organisering og forudsætninger såsom fusion, manglende ressourcer m.m. har haft betydning for projektets gennemførsel. Deltagerne i fokusgruppeinterviewet var kontaktpersoner fra de afdelinger på hhv. hospital og kommune, der var aktive i projektet op til nedlukningen: Pia Vartman, afdelingssygeplejerske Kardio-, Endo-, og Nefrologisk Afdeling Nordsjællands Hospital, Frederikssund. Charlotte Dons Høj, afdelingssygeplejerske Kardio-, Endo-, og Nefrologisk Afdeling Nordsjællands Hospital, Frederikssund Birte Carøe, Leder af Sundhedsservice, Halsnæs Kommune Interviewer: Maj Thomsen, Konsulent, Patientforløbsenheden, Nordsjællands Hospital Interviewguide for fokusgruppeinterviewet kan ses i bilag 1. Efter interviewet er der foretaget en opsummering af de gennemgående temaer der fremkom under fokusgruppeinterviewet. Disse fremgår af afsnittet Årsager til nedlukning. Opsummeringen af godkendt af de der deltog i fokusgruppeinterviewet. Patientgrundlaget I en to måneders periode (december 2012- januar 2013) har der været indlagt 157 patienter fra Halsnæs Kommune på Kardiologisk afdeling, Frederikssund. Ud af de 157 patienter var 111 patienter over 65 år eller derover. 2
Hvor mange af ovennævnte patienter der kunne være inden for projektets inklusionskriterier kan ikke siges med sikkerhed. Se nærmere i afsnittet Patientgrundlag under Årsager til nedlukning af projektet. Årsager til nedlukning af projektet Nedenfor opsummeres de mest gennemgående temaer, der fremkom under fokusgruppeinterviewet, som årsager til nedlukning af projektet. Organisering, ejerskab og kommunikation To centrale aktører fra hospitalet, projektejer (daværende hospitalsdirektør, Frederikssund) samt projektleder (administrativ afdeling) som begge havde en stor rolle i projektbeskrivelse og opstart er begge holdt op under projektforløbet. Det fremgår, at projektet, efter projektejer og projektleders ophør, har været i dvale, i den forstand at der ikke har været en klar praktisk tovholder/projektleder. Det fremgik, at opfattelsen af forløbet har været lidt forskelligt set fra hhv. hospitalet og kommunens perspektiv, og at det ikke er al information der er kommet videre til rette part i forløbet. Og at der således har været noget kommunikation og forventningsafstemning imellem hospital og kommune som indimellem er glippet. I Halsnæs Kommune har der været en intern projektgruppe med hyppig mødeaktivitet, aftaler med praktiserende læger m.m., men i denne periode har der ikke været afholdt styregruppeog projektgruppemøder på tværs af hospital og kommune, hvilket bl.a. har medført manglende forventningsafstemning og kommunikation. Dette skyldes delvist en række vilkår, som har haft betydning på fremdriften på hospitalet. (se afsnittet Ressourcepres og øvrige hindringer nedenfor). Patientgrundlag I den periode hvor der skulle findes relevante patienter til at afholde videokonferencer, er der kun fundet én enkelt patient, på trods at der har været indlagt flere patienter fra Halsnæs Kommune. Der har været opstillet en række inklusionskriterier. Ved drøftelse af inklusionskriterierne, fremkom forskellige tolkninger af hvilke målgrupper projektet var relevant for. Fx vurderede hospitalet, at videokonferencer kunne være særlig velegnet til komplekse patienter der i forvejen ikke er kendt i kommunen. Dette er dog ikke præciseret i inklusionskriterierne, hvilket endvidere kunne tyde på et behov for at præcisere kriterierne, som et led i forventningsafstemning mellem hospital og kommune. Deltagerne i fokusgruppeinterviewet stillede endvidere spørgsmålstegn ved, hvorvidt det patientgrundlag der er beskrevet i projektbeskrivelsen afspejler virkeligheden. Det har ikke været hospitalsafdelingens oplevelse at der var så mange patienter. Dette skal selvfølgelig skal ses i lyset af at inklusionskriterier dels er blevet opfattet lidt løst formuleret og genstand for subjektiv vurdering, såvel som ressourcesituationen på hospitalet som beskrives nedenfor. Dog er alle interviewpersonerne enige om, at der er gruppe af patienter/borgere, hvor der med fordel kunne afholdes en videokonference i forbindelse med udskrivningen. Men at tallene i projektbeskrivelsen vedr. patientgrundlaget måske har været overambitiøst. Ressourcepres og øvrige hindringer Udover ovennævnte har der været en række vilkår, særlig internt på hospitalet, som har haft en betydning for projektets manglende gennemførsel. Udover over at projektejer og projektlederen er holdt op, så har hospitalet været igennem en fusion fra et selvstændig Frederikssund Hospital, til et samlet Nordsjællands Hospital, og herefter en periode med stort arbejdspres i forbindelse med overbelægninger, som har gjort det svært at afse ressourcer til projektet. 3
Herudover har der undervejs i projektet været nogle hindringer af mere praktisk karakter som har forhalet processen. Indledningsvist fortalte hospitalet, at der havde været nogle IT- problemer ift. skærme. Da sygeplejerskerne på afdelingen var blevet undervist og en sygeplejerske var trukket ud til projektet, blev processen forhalet yderligere da der var nogle problemer ift. honorering af de praktiserende læger. Herefter blev hospitalet fusioneret, og i fusionen, efterfulgt af overbelægninger, har det været svært at holde fokus og afse ressourcer til projektet. Læring til lignende projekter Projektopstart praksisnær kvalificering af problemstilling og inddragelse af rette personer Interviewpersonerne var enige om, at det er enormt vigtigt for projektets gennemførsel at der fra start af, skabes ejerskab og bruges tid på at kvalificere projektbeskrivelse. Ikke blot på ledelsesmæssigt niveau (styregruppeniveau), men at det foregår på det operationelle niveau, blandt de personer der efterfølgende skal arbejde med det. Det blev flere gange pointeret, at det er vigtigt at de personer der deltager i arbejdet er tæt på praksis, således at de formulerede problemstillinger, målgruppe, inklusionskriterier m.m. forankres og er så praksisnære som muligt. Klar projektorganisering og ansvar Det fremgik endvidere tydeligt af fokusgruppeinterviewet, at det er enormt vigtigt, at der er en klar projektorganisering, tovholder og ansvarsdeling. Og at dette er særlig vigtigt, at være opmærksom på, i situationer hvor der sker ændringer til den oprindelige projektorganisering. Positive erfaringer fra kommune med inddragelse af praktiserende læger Halsnæs Kommune har gjort et stort stykke arbejde, og i planlægningen af projektet, var det lykkedes at lave aftaler med de praktiserende læger, om at afsættet tid til evt. videokonferencer dagligt. På trods af at der aldrig kom mere end én patient igennem, var det alligevel lykkedes at indgå aftaler med praktiserende læger som muliggjorde arbejdsgange omkring videokonferencer på tværs af hospital, kommune og almen praksis. 4
Bilag 1- Interviewguide fokusgruppeinterview Som forberedelse fik deltagerne fået tilsendt beskrivelse af formål med interviewet som foregik d. 8. maj 2013. Introduktion: Præsentation formål og metode. 1. Kort introduktionsrunde: Præsentation af navn, rolle/afdeling og kort præsentation af hvilken rolle I hver især har haft i projektet. 2. Fortæl kort hvad I kender til projektets opstart, - hvordan og hvorfor idéen blev født? (projektets tilblivelse, formulering af formål og udfordring som projektet skal adressere m.m.) 3. Hvordan har I oplevet projektets organisering både i opstart og undervejs? Har der været en klar opgavedeling? (både mellem hospital og kommune samt internt almen praksis) 4. Hvad har I oplevet af barrierer for projektets gennemførsel? (fx ressourcer, arbejdsgange ift. inklusion af patienter, praktiske forhold/udstyr, tydelig ansvarsdeling, ingen patienter, andet?) 5. Hvis I skulle gennemføre et lignende projekt en anden gang, hvad tror I så der skulle til for at det ville blive en succes? 6. Hvilke positive erfaringer er der fra projektet, som kan formidles til andre? (fx hvad virkede godt, har man fundet ud af noget der kan bruges i anden sammenhæng) 7. Øvrige kommentarer? Tak for nu! 5