Referat Dato: 13. oktober 2017 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 33 Mødedato 19. september 2017 kl. 17:00 til 19:30 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 33 Deltagere Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator, Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S, byggeleder Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Byggeudvalget Anne J.S. Andersen AJSA Hjortegården, Bestyrelsen Ref. Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Jeyad Baig JEMB 3B, praktikant Afbud Britta Thomsen BRTH 3b, social beboerkoordinator Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Bestyrelsen Sven Herrmann SH 3B, driftschef Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads. 4.0 Status på økonomi 5.0 Inputs fra driften 6.0 Inputs fra beboerkoordinatorerne 7.0 Emner til godkendelse 8.0 Emner til drøftelse 9.0 Emner til orientering fra projektledelsen 10.0 Afholdte og kommende møder og aktiviteter
11.0 Eventuelt Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder Accept/afvisning af BU-møder: BU medlemmer opfordres til at accept/afvisning af møder i Outlook, om muligt, da det er svært at få overblik over, hvor mange der deltager på de enkelte møder. (Også af hensyn forplejning). 1.1 SUKU deltager på næste møde vedr. evaluering af beboerkoordinatorordningen. Præsentation af Jeyad M. Baig (JEMB). JEMB er praktikant i 3B byg og hjælper bl.a. TBQV med referater af BU-møder. Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Hildur Hansen har bemærket at ændringen i de to badtyper som blev besluttet sidst også omfatter 11S (den spejlede version af 11). TBQV oplyste at et punkt i referatet var faldet ud (svar til E&P vedr. evt. banner på gavl). TBQV retter i referatet fra møde 32 og genfremsender sammen med dette referat. Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 Overordnet orientering om fremdrift på byggearbejder ved EKN jf. fremdriftsplanen. Der arbejdes pt. På badeværelser i rækkehusblokkene 112-115. 117 påbegyndes snart. Man forventer at være helt ude af distrikt/område 1 inden nytår inkl. retablering. Det blev aftalt at BRTH skal lægge info om parkering i distrikt 3 op på hjemmesiden, da man nu er begyndt at fylde derovre, hvilket beboerne i rækkehusene er overraskede over. EKN forsøger at placere materiel og materialer mv. til så lidt gene som muligt, men eks. tagmaterialer fylder rigtig meget. Allerede midt i november påbegyndes stilladsopstilling på blok 129-131 i distrikt 3. Parterrefacader på nr. 1013 er påbegyndt hvis alt kører som det skal er man færdige med alle parterrefacader inden jul. Jf. info sidst kan parterresti ved 1006 ikke gøres færdig sammen med 1007-1009, da man skal anvende areal til kørevej for arbejde i rækkehuse i distrikt 2. Overordnet er man forud i tidsplanen, men badeværelserne er 14 dage bagud, men man regner med at indhente tidsplanen på badeværelserne. 2
Varslinger er tilpasset efter dette. Vigtigt at bygherren går aktivt ind i muligheder for at få indhentet og TBQV forslår E&P møde og gør opmærksom på at det er svært at forcere, hvis ikke det er planlagt i rigtig god tid af hensyn til varslingskrav. I distrikt 3 er man færdig med tage i etageblokkene 1010-1011 og i gang med blok 1012. Det vil tage 6 uger pr. blok (mangler 1013-1015). Man er forventeligt færdig omkring marts 2018, hvis vejrliget er ok. Det er mange måneder før tid. Fremdriftsoversigten er vedlagt referatet som bilag A 3.2 Orientering om byggeplads ved EKN. Byggepladsplanen som blev gennemgået er vedlagt referatet, bilag B. Toiletvognene flyttes nu til distrikt 2 det grønne område. E&P må gerne ophænge banner på gavl af 1015 med de forudsætninger der blev aftalt sidst og efterfølgende er ført til referat fra møde 32. Inden årsskiftet vi område/distrikt 1 blive gennem gået vedr. retablering af fliser mv. som er beskadiget. Det sker ved en besigtigelse med TBQV og SH. Ad 4.0 4.0 Status på økonomi 4.1 Der afsættes efter gennemgang og aftale med SH og EKN et beløb pr. område/distrikt til retablering af huller i et niveau svarende til det antal huller der er i område 1. Asfalt er mange steder - især i etape 2 - i meget dårlig stand og det medfører huller og revner. Der er flere steder intet slidlag tilbage. Der er ikke slidlag med i budgettet. SH undersøger parallelt, hvad det vil koste at få lagt sf-sten på alle p- pladser jf. opdrag fra afdelingsbestyrelsen. Dette projekt vedkommer ikke byggesagen, men det er vigtigt at der orienteres, så byggesagen eks. ikke sætter opstribning i gang på asfalt, som evt. skal fjernes. Pt. er asfalt visse steder så dårlig at det ikke giver mening at bruge penge på opstribningen. Det er målet at TBQV inden årsskiftet kan vise en forenklet statusoversigt med data trukket fra budgetopfølgningen (det interne 3B økonomistyringsværktøj). Dette har afventet en total gennemgang af budgettet som ikke er afsluttet endnu. Ad 5.0 5.0 Inputs fra driften 5.1 Orientering fra møde med Herlev Kommune vedr. affaldsløsning og beboerinformation (TBQV), da SH er til afdelingsbestyrelsesmøde i anden 3
afdeling d.d. Herlev Kommune tømmer komprimator og aftaler med Reno Norden at de tømmer fremover. Svend opsiger andre renovatører. Herlev Kommune aftaler med Reno Norden, at de besigtiger adresserne med henblik på afhentning af 660 liters dagrenovation ved rækkehusblokkene. Herlev Kommune besigtiger sammen med driften de eksisterende affaldsstationer i rækkehusområderne og aftaler nærmere, hvad der skal suppleres med for sortering af plads, metal, pap. Kuber fastholdes ves rækkehusene, men fjernes ved etageblokkene. Driften giver Herlev Kommune besked, når nedgravet løsning ved etageblokkene er klar til idriftsættelse. Herlev Kommune leverer 16 batteribeholdere. Herlev Kommune laver infomateriale til beboerne tilpasset hver blok for anvisning af nærmeste affaldsstation (byggesagen har leveret input vedr. dette). Herlev Kommune har bekræftet at tilskudsbeløbet til den nedgravede løsning er 605.000,- svarende til 1100,-pr husstand. Ad 6.0 6.0 Inputs fra beboerkoordinatorerne 6.1 Status fra LOJE/BRTH: E&P har ansat en beboer i flexjob. Opslag om lærepladser er på trapperne og kommer ud snarest. 20. september har BRTH møde med kommunens jobcenter. Ad 7.0 7.0 Emner til godkendelse 7.1 Lukning af huller til krybekældre. Det blev besluttet at lukke med let konstruktion, så man kan benytte åbninger fremadrettet som flugtveje herved sparer man hugning i beton. EKN oplyste at krav til arbejde i krybekældre vedr. arbejdsmiljø øges. Der vil blive lukket mod terræn som før med jord, men være en markering af, hvor åbningerne kan skabes. EKN fremviste oversigt over åbninger som i opdateret version kan overdrages til driften, så de er bekendt med eksakte forhold. 7.4 Belægninger omkring tilpasses stenøen og gøres færdig inden udgangen af december. BU efterlyser en ventebænk som er indkøbt til området ved bestyrelseslokalet. EKN spørger Malmos. 7.5 Ekstra indblæsning til rækkehuse, hvor værelse er opdelt. Det er tidligere besluttet at udføre indblæsning i det ekstra rum, hvis skillevæg ER etableret. Hvis der ikke er etableret skillevæg, skal beboer etablere, hvis de på et senere tidspunkt ansøger om at opsætte skillevæg. 4
BU skulle beslutte, om indblæsning også skal udføres bagudrettet (EKN anførte at det drejende sig om 9 boliger). Af hensyn til projektøkonomi men ikke mindst at skulle ind og forstyrre de givne beboere igen, indstillede EKN at ændringen kun udføres fremadrettet dvs. fra da beslutningen blev taget. SH kunne på sidste møde tiltræde dette. Af hensyn til ikke at skulle belaste beboerne med byggeri igen, blev det besluttet at man ikke går tilbage og etablerer ekstra indblæsning i de 9 boliger. Ad 8.0 8.0 Emner til drøftelse: Inputs fra BU til undersøgelse afklaring: En beboer har henvendt sig til BU medlem, fordi han havde fået at vide, at han selv skal rengøre hele campingtoilettet, hvilket han var utilfreds med. Dette er en misforståelse. Campingtoilettet bliver tømt 3 gange om ugen: mandag, onsdag og fredag. Man skal stille den nederste del af toilettet udenfor ens dør til tømning. Kun den øverste del skal man selv beholde og holde ren (som man normalt holder bræt mv ren.). Der henvises til pædagogisk vejledning med billeder på www.fremtidssikringhjortegården.dk En del spørgsmål til færdiggørelse af klublokaler. EKN informerede om, at klubberne er blevet tilbudt at bruge lokalerne i den lange periode mellem færdiggørelse af parterrefacader/arbejde med rørføring, da det er muligt at anvende lokalerne i dette tidsrum. Først når man skal til at retablere efter alle badeværelser i den enkelte blok er tilsluttet den nye rørføring, er lokalet ikke brugbart. Klubber har været til infomøde og Britta har særskilt kontakt til dem vedr. tidsplan. Der er mange uforudsete udgifter i klublokalerne herunder mange ulovlige installationer som byggesagen bliver nødt til at rette op på. Det koster tid og penge. Det skal tages op, hvordan man kan undgå at klubberne fremover laver ulovlige installationer. Inden lokaler overdrages involveres den enkelte klub hvis de ønsker det i en gennemgang for at forventningsafstemme omkring, hvad der laver og IKKE laves. Der udarbejdes særskilt tidsplan for retablering af parterrrelokaler - gennemgås på næste møde. Ad 9.0 9.0 Orientering fra projektledelsen 9.1 1-års tjek af prøveblokke gennemføres som supplement til den 1-års gennemgang der gennemføres 1 års efter aflevering af hele etape 1. Planlægges til gennemførelse i efteråret. Først omdeles liste til beboerne, dernæst varsling af tjek af udvalgte boliger. Efterskrift: Igangsættes efter efterårsferien. Breve mv. er udarbejdet. 9.2 Gennemgang af ny proces vedr. færdigmelding og mangelopfølgning på badeværelser (TBQV). Illustration af processen er vedlagt som bilag C. 5
Der er indtil videre gode tilbagemeldinger vedr., ændringerne. De sidste som har fået beboerlister tidligere i processen jf. gl. proces, er afsluttet. Fremover får beboerne først beboerlisten til udfyldelse, når E&P har udbedret de evt. mangler der konstateres ved 100% gennemgangen (lige efter E&P s færdigmelding). Både entreprenør og tilsyn er tilstede ved 100% gennemgange, hvilket betyder, at man er enige om mangler inden boligen forlades. 9.3 Sociale klausuler: Orientering om, hvad 3B har gjort siden sidste møde, hvor JN orienterede om, at der går rygter om, at der er mange enkeltmandsfirmaer på pladsen. Det blev sidst aftalt, at TBQV skulle undersøge udbudsmaterialet og 3F s politik nærmere og orientere BU. Der er i udbudsmaterialet stillet de krav der var mulige, herunder vedr. sociale klausuler og ILO konventionen. 3b udbad sig den dokumentation vi har krav på, og modtog i første omgang ufuldstændig dokumentation og mere dokumentation blev efter advokatvurdering efterspurgt. Efterskrift: Mere materiale er modtaget i uge 40 og medio uge 41 er der kommet advokatvurdering. Tiltag afklares i uge 42 og der orienteres mere detaljeret på næste møde i uge 43. 9.4 Teknisk løsning vedr. indblæsning til værelse, som beboere har opdelt. Der er udarbejdet byggepladsskitse som angiver, hvordan entreprenørerne skal udføre i de forskellige opdelingssituationer der forekommer. Skitser gennemgås på mødet til orientering. Punktet blev udskudt. TBQV gennemgår tegningerne på næste møde. 9.5 Klager om vand på altaner hvad gøres, og svar til beboerne. Under byggesagen fuges gamle altansidevinduer med elastisk fuge, hvis fugen er ødelagt dette er konstateret ca. 10 steder. Der fuges ikke langs facaden her har der altid været en åben spalte på flere cm. langs den ru facadeplade. Den nye glasfoldedør er ikke en tæt konstruktion, så der kan stadig komme vand ind, hvis vinden presser regn mod facaden. Pt. registrerer beboerkontoret alle henvendelser, så de ligger på en liste og der kan følges op samlet, hvis det skyldes noget man pt. ikke har kunnet konstatere. Der er det fald på tagrender som der skal være, og dimensioneringen på både nedløbsrør og tagrender er i orden. Tagrender er større end tidligere pga. nye krav. Et enkelt tilfælde skyldtes et stoppet rør, som driften har fulgt op på. En enkelt beboer har været bekymret for vand ifht. de el-udtag der er etableret på altanen, men dette el-udtag er konstrueret til at være udendørs, så der er ingen grund til panik over dette. Vi skal drøfte, hvordan beboerne bedst orienteres bredt om emnet. Der er desværre mange som har en forventning om et tæt altanrum, da de nu har fået ny gulvbelægning eller evt. en glasfoldedør. Det blev aftalt, at der skal ligge info på hjemmesiden ang. vand på alta- 6
ner for at forventningsafstemme med beboerne. Der gøres også opmærksom på at det ikke kan være afrensningen der gør altaner utætte, da der ikke spules, men kun afvaskes let inden klargøring til udlægning af trægulv på altanerne. 9.6 Inddragelse af P-pladser og ryddelighed. EKN varslede ekstern oprydning, da der ligger for meget affald i bebyggelsen. Orientering om resultatet som er bedre, men der er stadig mangler særligt småting der flyder visse steder. Der er fokus på at få ryddet p-pladser så snart de er frigivet udfordringen er, at kort efter E&P er væk, kommer Malmos og arbejder på forarealer og nedgravet affald mv. når det gælder p-pladser ved etageblokkene. Område/distrikt 1 forventes dog helt færdig inden årsskiftet. Pt. værst omkring 1010-1011. EKN arbejder sammen med tilsynet og entreprenørerne hele tiden på at minimere brug af parkeringspladser, men der er rigtig mange aktiviteter som fylder både maskiner og materialer. Det vil hjælpe når etageblokkenes udvendige arbejder og nedgravet affald er færdigt. Når entreprenøren spærrer af respekteres dette ikke af beboerne herunder fjerner beboerne bomme og skilte, hvilket giver problemer. BRTH laver en generel information vedr. parkering til beboerne - herunder info om at der er mange p-pladser i de områder der ikke er så tynget af byggesagen endnu. Man bliver nødt til at leve med, at parkering ikke kan foregå helt så nemt som sædvanligt. Der ligger også allerede generel info om parkering på hjemmesiden. 9.7 Arbejdsplatforme/stillads der står ubenyttede hen hvem betaler? Det gør afdelingen ikke. Det er sandsynligvis billigere for entreprenøren at have materiel liggende end at køre væk midlertidigt. Afdelingen betaler kun for stillads i den periode det er opsat. 9.8 Arbejde der bliver kasseret og udføres på ny kassering af fliser, hvem betaler? Afdelingen betaler kun for det antal kvadratmeter fliser der opsættes. Der er altid spild det kan være en flise med fejl. Da brændingen nogle gange varierer en smule fra sending til sending, vælger man i disse tilfælde at kassere, da det er påtalt at vi vil have ensartede flidser på det enkelte badeværelse. 9.9 Asbest: Stumper af tagplader, der er fundet på terræn. Der er kun asbest i tagplader på etageblokkene og disse bliver behandlet efter alle forskrifter, og der har hidtil ikke været bemærkninger ved besøg fra arbejdstilsynet. I rækkehusene er der ikke asbest i tagplader som udskiftes, så udover at der selvfølgelig ikke skal ligge stumper og flyde, er der ingen fare for beboerne her. Orientering om nyt besøg fra AT. AT gav 11.09 E&P to strakspåbud, som omgående blev håndteret. Dels var der et hul i afskærmningen på 7
et stilladstrappetårn og et rækværk dels var en palle med asbestplader blevet mærket forkert med tape, hvor der stod PCB, og man fandt nogle mindre stumper af eternittag oppe på tagfladen, hvilket ikke er tilladt. Efterskrift: AT har været på opfølgende besøg og fundet forholdene i orden. 9.10 Nødsituationer, hvis lifte spærrer ved etagehuse. Gennemgang af procedure. Der er indgået aftaler med brandvæsenet om tilkørselsforhold. EKN Brandmyndighederne har ingen særlige krav til bagsiden, idet alle kan reddes fra forsiden. Der blev spurgt til om ambulancekørsel (akut) på samme måde som brandvæsenet er orienteret om byggesagen. Efterskrift: Beredskabsplanen i HJG omfatter kun brandvæsenet, Beredskab ØST. Ambulancekørsel hører under regionerne, og håndteres af Falck. Man har ikke haft kontakt til Falck omkring tilkørselsforhold i Hjortegården, men det bør heller ikke være nødvendigt, da der ikke er ændrede tilkørselsforhold til adresserne. Tilkørsel til p-pladserne er altid muligt, der er opsat bomme men de er ikke aflåst. Tilkørsel til parterrer er altid muligt fordi vi har etableret midlertidige køreveje. Adgang til trappeopgange; når fordøre er afspærret er der altid adgang fra bagdøre og omvendt. Der er altid adgang til rækkehuse. 9.11 Standardtidsplan: Linkes fra www.fremtidssikringhjortegården.dk til E&P s hjemmeside, hvor flowdiagrammer lægges op, som ugeplanerne. 9.12 Altanglasvægge: Status på udskiftning og økonomi forhandles stadig. TBQV forventer at kunne orientere om udfaldet på næste møde. 9.13 Opgørelse vedr. vandskade i aktivitetsklubben udskydes til et senere møde hvor IG er til stede. 9.14 Infomøder: Næste bookede møde er 3. oktober for blok 123 til 128 Et par medlemmer fra BU skal gerne deltage. Ad 10.0 10.0 Afholdte og kommende arrangementer 2017 TBQV booker fremover galleriåbninger i Outlook og på hvert møde tjekkes det, om BU-medlemmer kan deltage. Galleriåbninger lægges også på nedenstående aktivitetsliste. Der forventes ikke at skulle afholdes flere infomøder før januar TBQV 8
følger på, når E&P forventeligt fremsender opdateret tidsplan/varslingsplan i uge 42. Ad 11.0 11.0 Eventuelt Til næste BU-møde nr. 34 viser EKN en oversigtstegning vedr. nedgravet affaldsløsning og der gives status (forventeligt færdige uge 45). Der skal evt. gøres brug af et gult kort for at minimere de mange inputs udenom dagsordenen (Det kræver lidt øvelse fra alle parter). Næste gang viser Ekrem BU, hvordan Ajour anvendes. TBQV. Fugebredde på 10 mm. For de bløde fuger i badeværelser fastholdes de 10 mm. kan ikke minimeres til 8 mm. med det krav der er om sliptape (dette skulle undersøges). Status Afholdte arrangementer Dato og kl Sted Afholdt Etape 1 Info-/Opstartsmøde Tirsdag d. 3. januar kl. 17-19 Rækkehuse 101-109 Afholdt Byggeudvalgsmøde 26 Tirsdag d. 31. januar kl. 17-19 Byggeskur Afholdt Byggeudvalgsmøde 27 Tirsdag d. 28. februar kl. 17-19 Byggeskur Afholdt Byggeudvalgsmøde 28 Tirsdag d. 28. marts kl. 17-19 Byggeskur Afholdt Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. februar kl. 17-19 Etagehuse 1003-1004 Afholdt Etape 1 info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. marts kl. 17-19 Rækkehuset110-115 Afholdt Byggeudvalgsmøde 29 Tirsdag d. 25. april kl. 17-19 Byggeskur Afholdt Byggeudvalgsmøde 30 Tirsdag d. 23. maj kl. 17-19 Byggeskur Afholdt Byggeudvalgsmøde 31 Tirsdag d. 27. juni kl. 17-19 Byggeskur Afholdt Etape 1-info/opstartsmøde Tirsdag d.30. maj kl. 17-19 Etagehuse 1006-1009 og 1042 Afholdt Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 13. juni kl. 17-19 Rækkehuse 117-122 Afholdt Byggeudvalgsmøde 32 Tirsdag d. 22. august kl.17-19 Byggeskur Afholdt Byggeudvalgsmøde 33 Tirsdag d.19. september 17-19:30 Byggeskur HH res. Etape 1 info/opstartsmøde Tirsdag d. 3. oktober kl. 17.19 Invit. omdelt Rækkehuse 123-128 Indk./invit. Galleriåbning Torsdag d. 5. oktober 16-18 Galleriet Indk./invit. Galleriåbning Tirsdag d. 10. oktober 16-18 Galleriet Indkaldt Byggeudvalgsmøde 34 Tirsdag d. 24.oktober 17-19:30 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 35 Tirsdag d.28. november 17-19:30 Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 36 Tirsdag d.19. december 17-19:30 Byggeskur 9
Bilag A Fremdriftsplan dateret 19.09.2017 B Byggepladsplan dateret 19.09.2017 C Illustration af ny proces ved aflevering af bad/ventilation dateret 19.09.2017 10