Esbjerg Kommune Varekøb - offentligt udbud EU-UDBUD 2012/S 28-045105 Varekøb Offentligt udbud På levering af mobilterminaler til Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune [02.2012]
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 4 1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler... 4 1.3 Opgavens omfang... 4 2. Udbudsbetingelser... 5 2.1 Udbudsform... 5 2.2 Formkrav... 5 2.3 Sprog... 5 2.4 Ejendomsret... 5 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 2.6 Tilbudsfrist... 6 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 6 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 6 2.9 Aftalegrundlag... 6 2.10 Alternative bud... 6 2.11 Konsortier... 6 2.12 Esbjerg Kommunes forbehold... 6 2.13 Tilbudsgivers forbehold... 7 2.14 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 7 2.15 Udvælgelseskriterier... 7 2.16 Tildelingskriterium... 8 3. Tilbudsdisposition... 9 4. Kravspecifikation... 10 1. Sortiment... 10 2. Mindstekrav til alle terminaler (Mindstekrav)... 10 3. Krav til prisberegning (Mindstekrav)... 11 4. Lager (Mindstekrav)... 11 5. Forventet ekspeditionstid... 11 6. Levering og returnering (Mindstekrav)... 11 7. Reklamationsret (Mindstekrav)... 11 8. Reparation (Mindstekrav)... 11 9. Erstatningsapparat... 11 10. Tilbudsgivers supportorganisation... 12 11. Mobilabonnementer (Mindstekrav)... 12 12. Udskiftning og aktivering af erstatnings SIM-kort... 12 13. Tilgængelighed og åbningstider... 12 14. Servicering af brugere... 12 15. Servicering af Esbjerg kommunes it-afdeling... 13 16. Kontaktperson(er)... 13 17. Kommunikation og dokumentation (mindstekrav)... 13 18. Statusmøder (mindstekrav)... 13 19. Fortrolighed (mindstekrav)... 13 5. Rammekontrakt... 14 1 Parterne... 14 2 Kontraktgrundlag... 14 3 Rammekontraktens omfang... 14 4 Kontraktperiode... 15 5 Priser... 15 6 Prisregulering... 15 7 Ændring af produktsammensætning... 16 8 Fakturering... 16 9 Betaling... 16 Side 2 af 25
10 Bonus, gebyrer mv.... 16 11 Offentlige påbud... 17 12 Miljø... 17 13 Garanti og reklamation... 17 14 Underleverandører... 17 15 Erstatning og forsikring... 17 16 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 17 17 Misligholdelse... 18 18 Misligholdelsesbeføjelser... 18 19 Opsigelse af kontrakt... 18 20 Lovvalg og afgørelse af tvister... 18 21 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 19 22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 19 23 Kontraktændringer... 19 24 Underskrift... 20 Bilag Bilag 1 Tilbudsliste... 21 Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø samt udelukkelsesforhold... 22 Kreditor nr. 1... 22 Kreditor nr. 2... 22 Bilag 3 Tidsplan... 25 Side 3 af 25
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af Mobilterminaler til Esbjerg Kommune, i det omfang det er beskrevet nedenfor. Aftalen vil være obligatorisk og dermed bindende for alle afdelinger, decentrale enheder og institutioner hos Esbjerg Kommune. Selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale. Selvejende institutioner uden driftsoverenskomst vil ikke være omfattet af aftalen, men kan anvende den i det omfang, de ønsker det. 1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed i form af nedenstående aftaletype: Totalleverandøraftale: En eneleverandøraftale med samme leverandør på samtlige områder i nærværende udbud. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. Der henvises i øvrigt til bilag 3 - Tidsplan. 1.3 Opgavens omfang Udbuddet omfatter leverance og servicering af kommunens mobilterminaler (mobiltelefoner, smartphones, smarttablets, mobildatadongles) i henhold til nedenstående kravspecifikation og nærværende udbudsmateriale i øvrigt. I Esbjerg Kommune er der omkring 5.550 aktive mobil og mobildata abonnementer udleveret blandt kommunens knapt 12.000 ansatte. Historisk er der udskiftet ca. 20 % af de tilhørende mobilterminaler årligt. Fordelingen på type er på nuværende tidspunkt ca. 45 % mobiltelefoner (heraf ca. 1 % robuste modeller), 45 % smartphones og 10 % mobildata. Smart-tablets indgår i tallet for mobildata. Esbjerg Kommunes strategi er, at bestillingen af mobilterminaler fortages decentralt (afdelinger/institutioner), dog således at der fastholdes en central styring og betaling af de tilknyttede abonnementer hos it-afdelingen. Esbjerg Kommunes It-afdeling varetager selv opsætningen (deployment) af smartphones og smarttablets så denne ydelse er ikke en del af udbuddet. Esbjerg Kommune benytter TDC A/S som sin primære leverandør af teleydelser herunder mobilog mobildataabonnementer aftalen med TDC A/S er baseret på SKI Rammeaftale 02.08.01. Undtaget fra udbuddet er mobilterminaler som bruges til tids- og opgaveregistrering i ældreområdet (CARE-projektet). Disse terminaler er opgavemæssigt, servicemæssigt, organisatorisk og teknisk adskilt fra kommunens øvrige mobilterminaler. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka DKK 1,0 mio. ekskl. moms (anslået). Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for Esbjerg Kommune. Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 - Rammekontrakt. Side 4 af 25
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan ses på kommunens hjemmeside. Yderligere information om Esbjerg Kommunes organisering kan ses på kommunens hjemmeside www.esbjergkommune.dk 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S 28-045105. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar i pdf-format gerne på cd-rom eller USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det elektroniske tilbud. Alle filer bedes navngivet med Tilbudsgivers navn efterfulgt af kort beskrivelse af indhold f.eks. [Tilbudsgiver] bilag KRAV[x]. Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen i kapitel 3 fulgt. Alle punkter i tilbudsdispositionen SKAL besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Esbjerg Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Niels Pedersen, pr. e-mail: itadministration@esbjergkommune.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2012/S Mobilterminaler senest den 12.03.2012 kl. 08.00. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Esbjerg Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Esbjerg Kommunes hjemmeside på adressen www.esbjergkommune.dk. Side 5 af 25
2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2012/S Mobilterminaler og Må kun åbnes af It. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Esbjerg Kommune i hænde senest den 26.03.2012 kl. 12.00 på følgende adresse: Esbjerg Kommune It - sekretariatet Torvegade 74 6700 Esbjerg Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 01.08 2012 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos Esbjerg Kommune i den udbudte kontraktperiode. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.15. Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 2.12 Esbjerg Kommunes forbehold Den anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Selvejende institutioner uden driftsoverenskomst vil ikke være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag, men kan anvende den i det omfang, de ønsker det. Esbjerg Kommune forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Esbjerg Kommune. Side 6 af 25
2.13 Tilbudsgivers forbehold Forbehold accepteres ikke, og hvis Tilbudsgiver alligevel tager forbehold, vil Esbjerg Kommune se bort fra tilbuddet i forbindelse med tilbudsvurderingen. 2.14 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver skal udfylde bilag 2 omkring skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø. Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 2 oplistede statslige tjenester. 2.15 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Personlige forhold: Dokumentation for, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Dokumentationen skal være gældende på ansøgningstidspunktet. Udfyld bilag 2. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2. Økonomisk og finansiel kapacitet: Revisorpåtegnet dokumentation for Tilbudsgivers balance for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Revisorpåtegnet dokumentation for Tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Side 7 af 25
2.16 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Esbjerg Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delkriterium Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Varekurv - Rabatsats på listepris pr. kategori (1-4) Service, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Ekspeditionstid, serviceorganisation, support organisation - Tilgængelighed og åbningstider - Kommunikation og kontaktmuligheder Sortiment herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Bredden af Tilbudsgivers sortiment Vægtning i procent 45 % 35 % 20 % Varekurven bruges til at vurdere tildelingskriteriet pris, og der gælder følgende: Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten (bilag 1). Tilbud skal afgives i form af listepris, rabatsats og deraf følgende nettopriser på de i varekurven angivne modeller. Det skal angives, hvilke rabatsatser, der ligger til grund for de tilbudte nettopriser og rabatsatsen skal gælde for alle indkøb i kategorien jf. afsnit 4.1. Listeprisen er defineret som Tilbudsgivers laveste udsalgspris. Tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i priserne. Der skal oplyses en rabatsats pr. kategori (1-4). Side 8 af 25
3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen fulgt. Alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Til besvarelse af afsnit 4, 5 og 6 bedes vedlagte excelark [tilbudsgiver]_tilbudsliste.xlsx anvendt bemærk der er en fane pr. krav og en fane til varekurven. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.15 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.16 anførte delkriterier til tildelingskriterium. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil den 01.08.2012 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer 4 Udvælgelseskriterier Relevante dokumenter jf. afsnit 2.15. Dokumenterne bedes tydeligt markeret med Tilbudsgivers navn 5 Delkriterium 1 Pris Tilbudsgiver skal udfylde relevante priser og rabatsatser i varekurven og krav nr. 3 og 9 6 Delkriterium 2 Service Tilbudsgiver besvarer krav nr. 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 og 19 Delkriterium 3 Sortiment Tilbudsgiver skal oplyse bredden af sit sortiment jf. krav nr. 1 og 2 Side 9 af 25
4. Kravspecifikation 1. Sortiment Tilbudsgiver skal i tilbudslisten angive bredden (defineret som antal forskellige producenter fordelt på operativsystemer) af sit sortiment, som lever op til minimumskravene i udbudsmaterialet inden for følgende kategorier (1-4): Produkt Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Minimumskrav til funktionalitet Robust mobiltelefon. Telefonen skal være støvtæt, vandafvisende og stødsikker svarende til minimumstandarden IP54 (International Protection rating 54). Telefonen skal primært anvendes til tale og SMS. Almindelig mobiltelefon med fast numerisk tastatur. Telefonen skal primært anvendes til tale og SMS Avanceret mobiltelefon med trykfølsom skærm - smartphone. Telefonen skal kunne synkronisere e-mail, kalender og kontaktpersoner med Exchange via push. Skal som minimum understøtte opkobling via UMTS og WiFi. Smart-tablet (ultrabærbar pc, tablet pc, tablet computer, tavle pc.). En personlig håndholdt enhed uden fysisk tastatur med touch screen som den primære inputmulighed. Enheden skal kunne synkronisere e-mail, kalender og kontaktpersoner med Exchange via push. Skal som minimum understøtte opkobling via UMTS og WiFi. Esbjerg Kommune tillægger bredden af sortiment værdi, således at et bredere sortiment vægtes positivt. Det vægtes positivt, såfremt Tilbudsgiver leverer mobilterminaler med forskellige typer af operativsystemer (til en type regnes ikke varierende versionsnumre af et givet operativsystem). Oplys derfor både operativsystem og versionsnummer i tilbudslisten. Ved aftalens ikrafttræden vil Esbjerg Kommune i samarbejde med Tilbudsgiver aftale et konkret sortiment på 1-5 terminaler pr. kategori, som kommunen forventer, er lagervarer jf. krav 4 og 5. 2. Mindstekrav til alle terminaler (Mindstekrav) Alle terminaler, som indgår i det opgjorte sortiment, skal overholde følgende krav: 1. Danske menuer 2. Leveres med batteri 3. USB tilslutning til PC 4. Terminalerne må ikke være SIM-låste 5. Bluetooth version 2.0 eller nyere 6. Adgang til det danske GSM og mobildata netværk 7. Oplader 230V til DK 8. Adgang til download af dansk manual Side 10 af 25
3. Krav til prisberegning (Mindstekrav) Esbjerg Kommune ønsker at få en aftale, hvor Tilbudsgiver giver en fast rabatsats i % pr. kategori (1-4) på hele Tilbudsgivers sortimentet, som opfylder mindstekravene til de leverede terminaler, jf. Krav 2. Rabatsatsen skal baseres på den altid gældende listepris, defineret som Tilbudsgivers laveste udsalgspris. Til brug for prissammenligningen af tilbud skal Tilbudsgiver endvidere oplyse listepriser og rabatsats i % på den i tilbudslisten beskrevne varekurv. 4. Lager (Mindstekrav) Tilbudsgiver skal som minimum kunne leverer 75 % af kommunens ordrer inden for det aftalte sortiment - som lagervarer. 5. Forventet ekspeditionstid Tilbudsgiver skal angive gennemsnitlig forventet ekspeditions- og leveringstid for: Terminaler under henholdsvis kategori 1, 2, 3 og 4, som er lagervarer Terminaler under henholdsvis kategori 1, 2, 3 og 4, som er ikke er lagervarer 6. Levering og returnering (Mindstekrav) Tilbudsgiver skal sikre, at der kan leveres omkostningsfrit til alle Esbjerg Kommunes adresser uden yderligere omkostninger for kommunen for adresseoplysninger se www.esbjergkommune.dk. Ligeledes skal Tilbudsgiver tilbyde omkostningsfri returnering af terminaler i tilfælde af reklamation. 7. Reklamationsret (Mindstekrav) Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver yder reklamationsret (produktgaranti) i 1 år efter levering af mobilterminaler. Alle udgifter i forbindelse hermed herunder reparation, omlevering og udskiftning af enheder samt forsendelses- og transportomkostninger, skal være indeholdt i købsprisen på det omfattede produkt. Tilbudsgiver skal håndtere fejlmelding på alle produkter, som Tilbudsgiver har leveret. 8. Reparation (Mindstekrav) Tilbudsgiver skal senest 2 arbejdsdage efter modtagelsen af et defekt apparat kunne give et overslag over forventet reparationstid og -omkostning. 9. Erstatningsapparat Esbjerg Kommune vil gerne have, at Tilbudsgiver tilbyder brugeren hvis denne ønsker det - et erstatningsapparat i tilfælde af, at brugeres egen terminal i kategori 1,2, eller 3 er til reparation. Dette gælder, uanset om der er tale om en garantisag eller ikke-garantisag. Der ønskes ikke erstatningsapparater for terminaler i kategori 4 (smart-tablets). Erstatningsapparatet skal som minimum tilbyde den samme funktionalitet som terminaler i kategori 2 (almindelig mobiltelefon med fast numerisk tastatur). Brugeren skal kunne anvende sit sædvanlige mobilnummer. Esbjerg Kommune ønsker en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver vil yde denne service samt angivelse af enhedspris pr. udlånt terminal. Side 11 af 25
10. Tilbudsgivers supportorganisation Esbjerg Kommune lægger vægt på, at Tilbudsgiver har adgang til en hurtig og effektiv supportorganisation i forbindelse med reparation af mobilterminaler. Tilbudsgiver skal beskrive supportorganisationen og beskrive, hvordan man vil sikre en hurtig og effektiv håndtering af denne support. 11. Mobilabonnementer (Mindstekrav) Tilbudsgiver skal sikre, at nye abonnementer, som oprettes på Esbjerg Kommunes vegne, bliver oprettet på korrekte kundenumre i TDCs systemer og registreres med de aftalte tillægsabonnementer (især sikkerhed og data) samt brugernavn. Tilbudsgiver skal dokumentere, hvordan man kan håndtere Esbjerg Kommunes brug af mobil- og mobildataabonnementer fra TDC A/S, for eksempel dokumentation for adgang til TDCs forhandlersystem. 12. Udskiftning og aktivering af erstatnings SIM-kort Det er vigtigt for Esbjerg Kommune, at it-afdelingen selv kan foretage udskiftninger af SIM-kort, og via Tilbudsgiver få dem aktiveret hurtigt (< 90 minutter). Tilbudsgiver bedes beskrive, om Tilbudsgiver kan være behjælpelig med at løse denne opgave, og i givet fald hvordan. 13. Tilgængelighed og åbningstider Indkøb og levering af terminaler i kategori 1 og 2 foregår direkte mellem den decentrale enhed i kommunen og Tilbudsgiver uden indblanding af Esbjerg Kommunes it-afdeling. Indkøb af terminaler i kategori 3 og 4 varetages af it-afdelingen. Tilbudsgiver skal beskrive, hvilken tilgængelighed og åbningstider der stilles til rådighed for kommunen. I den forbindelse bedes følgende oplyst: Hvilke muligheder for kontakt tilbydes der? (f.eks. telefon, mail, webshop og/eller fysisk butik) Åbningstider inden for hvilke tidsrum kan kommunens brugere forvente at få adgang til Tilbudsgivers service? Tilbudsgivers fysiske serviceadresser kan eventuelt oplyses Esbjerg Kommune vil tillægge det positiv værdi, at der tilbydes flere forskellige kanaler for bestilling og brugersupport. 14. Servicering af brugere Esbjerg Kommune vil tillægge det positiv værdi, at Tilbudsgiver kan håndtere, at brugerne potentielt alle kommunes ansatte - henvender sig direkte med fejlmelding, diverse spørgsmål til terminaler og deres brug og funktionalitet mv. Tilbudsgiver skal til brug for tilbudsvurderingen angive, hvordan man vil håndtere serviceringen af brugerne: Angivelse af hvor mange timer om ugen der i alt forventes brugt på at servicere Esbjerg Kommunes brugere af mobilterminaler Angivelse af, hvilke svartider, som brugerne gennemsnitlig kan forvente ved hhv. mailkontakt og telefon Hvordan Tilbudsgiver forestiller sig at give vejledning og instruktion af brugerne i forbindelse med anskaffelse og anvendelse af produkter Side 12 af 25
15. Servicering af Esbjerg kommunes it-afdeling Brugerne i Esbjerg Kommune forventer, at It-afdelingen er bekendt med udviklingen inden for mobilterminaler. Kommunen vil tillægge det positiv værdi, såfremt Tilbudsgiver kan tilføre itafdelingen den overordnede viden omkring markedsudviklingen. Tilbudsgiver bedes kort beskrive, hvordan man vil håndtere serviceringen af It-afdelingen. 16. Kontaktperson(er) Tilbudsgiver skal angive, om man i sit servicekoncept stiller fast(e) kontaktperson(er) til rådighed for kommunens it-afdeling og/eller eventuelt for kommunens brugere. I givet fald skal angives hvor mange dedikerede kontaktpersoner, der tilbydes. 17. Kommunikation og dokumentation (mindstekrav) Tilbudsgiver skal sikre, at Esbjerg Kommunes It-afdeling ugentligt modtager relevant information omkring oprettelser og ændringer af abonnementer gennemført af Tilbudsgiver herunder angivelse af nummer, TDC kundenummer, brugeridentifikation, afdeling/enhed o.lign. Oversigten skal leveres elektronisk og i et format, der umiddelbart kan viderebearbejdes af kommunen f.eks. Microsoft Excel. Tilbudsgiver skal endvidere vederlagsfrit og efter nærmere specifikation og med rimeligt varsel levere alle informationer omkring Esbjerg Kommunes indkøb til kommunens It-afdeling. 18. Statusmøder (mindstekrav) Der skal afholdes 2 årlige statusmøder mellem Tilbudsgiver og Esbjerg Kommune. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan overholde indgåede aftaler om leverancer, skal brugeren straks orienteres. Tilbudsgiver skal ved de halvårlige statusmøder fremlægge en oversigt over antallet af indgåede aftaler, der ikke er blevet overholdt siden sidste møde. 19. Fortrolighed (mindstekrav) Tilbudsgiver skal sikre, at ethvert forhold vedr. Esbjerg Kommune som kommer til Tilbudsgivers eller ansatte hos Tilbudsgivers kendskab, skal behandles med den fornødne grad af fortrolighed i henhold til gældende lovgivning. Side 13 af 25
5. Rammekontrakt Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammekontrakten skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af Esbjerg Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. Rammekontrakt vedr. levering af Mobilterminaler 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem Esbjerg Kommune Torvegade 74 6700 Esbjerg og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet Kontrakthaver). 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Kontrakten beskriver Esbjerg Kommunes og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakt mellem Kontrakthaver og Esbjerg Kommune B. Udbudsmateriale med bilag fra Esbjerg Kommune af 02.2012 C. Indkomne spørgsmål og svar til nærværende udbudsmateriale D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere det i kontrakten nævnte sortiment på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 3 Rammekontraktens omfang Levering af mobilterminaler og tilhørende service. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Esbjerg Kommune løbende afgiver. Side 14 af 25
4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra indgåelsen og løber i 36 måneder, jf. dog 17 vedr. misligholdelse og 19 vedr. opsigelse af kontrakt. Esbjerg Kommune kan forlænge kontrakten i yderligere 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 6 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 5 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne rabatsatser på sortimentet. Priserne kan reguleres i henhold til 6 Prisregulering. Såfremt Kontrakthaver (jf. 7) introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Esbjerg Kommune have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser på listeprisen for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid, skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i Kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes Esbjerg Kommune til laveste priser. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i 6 vedr. prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Esbjerg Kommune til gode. Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til Esbjerg Kommune ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for Kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til Esbjerg Kommune. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er Esbjerg Kommune uvedkommende. 6 Prisregulering Priserne kan ikke reguleres i opadgående retning i de første 6 måneder regnet fra kontraktens start. Priserne skal til enhver til følge markedet i nedadgående retning. Efter de første 6 måneder kan der ske dokumenterede prisreguleringer månedligt. Prisreguleringen i opadgående retning kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks for de foregående 12 måneder. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal varsles Esbjerg Kommune senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Esbjerg Kommune, It, itadministration@esbjergkommune.dk Side 15 af 25
7 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Esbjerg Kommune herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens sortiment, skal Kontrakthaver levere disse produkter. Esbjerg Kommune medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 8 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Esbjerg Kommune, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent navn og LOGIN Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML eller OIOUBL2.02 og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). OIOUBL2.02 standarden. Esbjerg Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 9 Betaling Esbjerg Kommunes betalingsbetingelse er løbende måned plus 30 kalenderdage fra dato for modtagelse af korrekt elektronisk faktura. Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes disse. 10 Bonus, gebyrer mv. Omsætning som følge af denne kontrakt med Esbjerg Kommune må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Esbjerg Kommune i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af kontraktens estimerede værdi. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring mod Kontrakthaver. Side 16 af 25
11 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 20 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 12 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt, opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Esbjerg Kommune kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Esbjerg Kommune uvedkommende. 13 Garanti og reklamation Er andet ikke bestemt i kontrakten med tilhørende bilag, gælder Købelovens regler om handelskøb. Hvor intet andet er anført, gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 14 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 15 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. 16 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang, og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen Side 17 af 25
Er force majeure isoleret til Kontrakthavers virksomhed, eller områder Kontrakthaver bærer risikoen for, kan Esbjerg Kommune kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 17 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Esbjerg Kommune dette samt underrette Esbjerg Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom Kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv., jf. 10 Overtrædelse af offentlige påbud, jf. 11 Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af Kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse, jf. 21 Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer, jf. 22 Gentagende manglende overholdelse af bestemmelserne om fakturering, jf. 8 Såfremt Kontrakthaver gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, forbeholder Esbjerg Kommune sig ret til at kræve en bod på 2 % af kontraktens estimerede værdi. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 18 Misligholdelsesbeføjelser Esbjerg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger Esbjerg Kommune til at ophæve kontrakten uden varsel. I øvrigt er Kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 19 Opsigelse af kontrakt Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten med den konsekvens, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres, er Esbjerg Kommune berettiget til med 2 måneders varsel at opsige kontrakten for fremtiden. Kommunens ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. Kontrakten er uopsigelig i kontraktperiodens første 18 måneder og kan herefter opsiges med 3 måneders varsel for Esbjerg Kommune og med 6 måneders varsel for Kontrakthaver. 20 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Side 18 af 25
Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for voldgift til pådømmelse efter dansk lov efter Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Værnetinget er Esbjerg Kommunes retskreds. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet klage eller modtaget underretning om begæring af voldgift, har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af instituttet i overensstemmelse med førnævnte regler. 21 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Esbjerg Kommune. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 23 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Esbjerg Kommune og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisreguleringer i henhold til 6 betragtes ikke som en kontraktændring. Såfremt SKI 02.08.01 ophører i kontraktperioden, således at Esbjerg Kommune ikke længere har mulighed for at anvende 02.08.01 til indkøb af mobilabonnementer mv. fra TDC, løser parterne i fællesskab en overgang til ny leverandør. Esbjerg Kommune meddeler eventuelt ophør af SKI 02.08.01 til Kontrakthaver, så snart viden herom foreligger. Side 19 af 25
24 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Esbjerg, den [dd.mm.åååå] Esbjerg Kommune Kontrakthaver Side 20 af 25
Bilag 1 Tilbudsliste Tilbudslisten er vedlagt i excelark [tilbudsgiver]_tilbudsliste.xlsx bemærk der er en fane pr. krav og en fane til varekurven. Side 21 af 25
Sæt kryds Esbjerg Kommune, EU-udbud på levering af Mobilterminaler 02.2012 Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø samt udelukkelsesforhold 1. Gæld til det offentlige Ifølge Lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:.erklærer undertegnede tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 100.000 kr. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, Esbjerg Kommune kan indhente oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om virksomhedens gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning. Side 22 af 25
Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Esbjerg Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, kan undersøge om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af Tilbudsgiver. 2. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester. Navn: Adresse: By: Telefon: Fax: E-mail: Internetadr.: Skat, Hovedcentret Østbanegade 123 2100 København Ø, DK + 45 72 37 90 00 + 45 72 37 90 01 skat@skat.dk www.skat.dk Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K, DK + 45 32 66 01 00 + 45 32 66 04 79 mst@mst.dk www.mst.dk Arbejdstilsynet Landskronagade 33 2100 København Ø, DK + 45 70 12 12 88 + 45 70 12 12 89 at@at.dk www.at.dk Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at Tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Hvis Tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. 3. Udelukkelsesforhold I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation b) bestikkelse c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) hvidvaskning af penge Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: Side 23 af 25
a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. 4. Underskrift på tro- og love erklæring Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art. 45, stk. 1 og 2. Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift Såfremt virksomheden har ubetalt forfalden gæld over 100.000 kr., kan tilbud ikke accepteres, medmindre tilbudsgiveren, i forbindelse med afgivelse af tilbud, stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. Uanset gældens størrelse kan en Tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i en udbudsforretning under henvisning til, at vedkommende har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Side 24 af 25
Bilag 3 Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende den 06.02.2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 13.03.2012 kl. 12.00 Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 20.03.2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud den 27.03.2012 kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 17 Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets pkt. 2.15, Udvælgelseskriterier. 2. Mindstekrav: I anden omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav og formkrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af rammeaftale: I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt rammeaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets pkt. 2.16, Tildelingskriterium. Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jfr. Håndhævelsesloven nr. 492 af 12. Maj 2010 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, tilbudsgivere mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. Det præciseres, at i henhold til Håndhævelsesloven nr. 492 af 12. Maj 2010 må udbyder tidligst underskrive kontrakten 10 kalenderdage efter, at kommunen har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandør(er). Det forventes, at der kan indgås aftale i uge 18/19 eller umiddelbart efter. Aftalens ikrafttræden den 01.06.2012 Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt. Side 25 af 25