Revideret 12.06.2013/20.06.2013/17.09.2013/05.10.2013 Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Fibigerstræde 5 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Dorthe Bach/TVA Telefon: 9940 9213 Email: dob@adm.aau.dk Dato: 15.01.2015 Sagsnr.: 2012-000-00012 Delegationsinstruks økonomi, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Delegationsinstruks for økonomi beskriver, hvordan placeringen af det daglige driftsøkonomiske ansvar og den økonomiske styring følger Det Samfundsvidenskabelige Fakultets organisation. Det er endvidere en præcisering af placering af budget og bogføring på omkostningssteder i forhold til denne organisering. Der refereres til følgende omkostningssteder; 51001 er på fakultetsniveau og omfatter primært konteringer til og fra niveau 1 511x er på fakultetsniveau, underopdelt pr. ansvarlige institut og omfatter VIP og D- VIP løndele (eksterne lektorer, undervisningsassistenter og bedømmelse). Dog omfatter 51105 Fællesområdet, mens 51106 omfatter dekanens puljer 52x er på institutniveau 54x er på deltidsuddannelsesniveau 56x er på fakultetsniveau omfattende Fakultetskontoret 57x er på fakultetsniveau omfattende Ph.d. skolen, herunder Delphi 58x er på skole- og studienævnsniveau Dekanen godkender Fakultetets indtægtsbudget og fordeling heraf på institutniveau (i henhold til den interne budgetmodel for SAMF) Budget til beskatning og interne bidrag til AAU Fællesområder Budget og anvendelse af dekanens puljer (omkostningssted 51106) Budget for Fakultetskontoret, efter indstilling fra sekretariatschefen (omkostningssted 56x) Budget for SAMF fællesforvaltning, efter indstilling fra sekretariatschefen (omkostningssted 51105) Budget for den Samfundsvidenskabelige Ph.d. skole og Delphi, efter indstilling fra Ph.d. skolelederen (omkostningssted 57x). Budgetrammen udstikkes af dekanatet.
Den enkelte skoles og det enkelte studienævns budget, efter indstilling fra studielederen (omkostningssted 58x) Budget for den enkelte deltidsuddannelse, efter indstilling fra institutlederen (omkostningssted 54x) Det enkelte instituts budget, efter indstilling fra institutlederen (omkostningssted 52x) Det enkelte instituts stillingsplan for VIP/ph.d. inkl. institutlederen samt D-VIP i form af eksterne lektorer, undervisningsassistenter og bedømmelse, efter indstilling fra institutlederen (omkostningssted 511x) Dekanen har delegeret kompetencen til at godkende den enkelte skoles, det enkelte studienævns samt den enkelte deltidsuddannelses budget til institutlederen, jf. Delegation af personaleledelse og driftsøkonomi til institutleder og studieleder (journalnr.: 2012-000-00012). Der skal foreligge en skriftlig beskrivelse af delegationen, herunder en beskrivelse af tilsynet. Institutleder Skal udarbejde omkostningsbudget, der skal godkendes af dekanen, omfattende; o Lønomkostning vedr. hel- og deltidsuddannelserne; VIP og D-VIP (eksterne lektorer og undervisningsassistenter) (omkostningssted 511x) TAP (omkostningssted 52x) o Eksternt finansierede projekter Budget på projektniveau (omkostningssted 52x) Frikøb på personniveau (omkostningsstedet, hvor personen er tilknyttet) Samfinansierede ph.d. projekter (omkostningssted 52x, løn til ph.d. og interne vejledere dog 511x) o Lokalebehov ekskl. behov for auditorier (omkostningssted 51001) o Ønsker til ændring af de fysiske rammer (skal ansøges hos dekanatet) o Øvrig drift og følgeomkostninger jf. ovenstående (omkostningssted 52x) Endvidere skal institutlederen godkende den endelige disposition af allerede eksisterende VIP ressourcer samt ønske om yderligere VIP ressourcer. Dette bl.a. med afsæt i indstilling fra studielederen vedr. undervisningsområdet. Den faktiske disposition og økonomistyring af instituttets budget kan uddelegeres til en betroet medarbejder. Der skal foreligge en skriftlig procedurebeskrivelse, herunder en beskrivelse af håndtering af tilsynet. Studieleder Skal udarbejde omkostningsbudget for anvendelse af de bevilgede driftsmidler for skolen og skolens studier efter drøftelse i Studierådet. Budgetterne skal godkendes af institutlederen.
Skolen får tildelt en vejledende kronebevilling til dækning af skolens tværgående studierelaterede opgaver. Kronebevillingen er sammensat af 3 puljer - en grundbevilling, en bevilling pr. STÅ samt en bevilling til booking af auditorier. Jf. nedenstående tildeles der endvidere en vejledende kronbevilling til studienævnene. Kronebevillingen til skole og studienævn kan skævvrides mellem skolen og studienævnene, men kan ikke overstige den samlede kronebevilling. Såfremt den samlede tildelte kronebevilling efter dialog med institutlederen ikke tildeles skolen og studienævnene fuldt ud, tilfalder residualen instituttet. Skolen får endvidere tildelt et vejledende timetal pr. studienævn, baseret på antal STÅ og den takstgruppe, som den enkelte uddannelse under studienævnet hører under. Timetallet er vejledende og kan kun til fulde udmøntes, såfremt instituttet har økonomi hertil. Timetallet kan skævvrides mellem semestrene og uddannelserne, men må ikke overstige den samlede ramme, som skolen er tildelt. Såfremt der vurderes at være behov for flere timer (eks. som følge af et større optag end budgetteret), skal der via institutlederen ansøges herom i dekanatet. Studielederen har ansvaret for at udarbejde et forslag til budget for anvendelsen af de tildelte timer til studierne. Forslaget skal endeligt godkendes af institutlederen. Studielederen har endvidere sammen med institutlederen ansvaret for, at den budgetterede timeanvendelse holder og der kan udarbejdes et timeregnskab herfor. Følgende omkostningstyper er lagt til grund for beregningen af kronebevillingen til skolerne; Leje af auditorier Leje af eksamenslokaler Særlige behov for licenser i undervisningen Særligt inventar til studerende, der ikke er dækket af Teknisk Forvaltning Undervisningsrelateret IT-udstyr til studerende, der ikke er dækket af Teknisk Forvaltning eller IT-afdelingen Annoncering/PR/reklame Studienævnene får tildelt en vejledende kronebevilling til dækning af studienævnenes studierelaterede opgaver. Kronebevillingen består af en bevilling pr. STÅ. Følgende omkostningstyper er lagt til grund for beregningen af kronebevillingen til studienævnene; Undervisningsmateriale Rejser og befordring til studerende (praktik Socialrådgiveruddannelsen) Eksamenstilsyn (art 111163) og følgeomkostninger Eksterne censorer (art 111147) og følgeomkostninger Gæsteforelæsere (art 111148) og følgeomkostninger Studentermedhjælp tilknyttet uddannelserne (art 111162) og følgeomkostninger Studievejledere/studentervejleder (art 111145) og følgeomkostninger
Studenterundervisere (art 111144) og følgeomkostninger Konsulentydelser Censorformandskab Kontorhold Trykkeri Studenteraktiviteter, herunder RUS-tur Aftagerpanel Den faktiske disposition og økonomistyring af studienævnets budget kan uddelegeres til en betroet medarbejder. Der skal foreligge en skriftlig procedurebeskrivelse, herunder en beskrivelse af håndtering af tilsynet. Ovennævnte omkostningstyper på skole- og studienævnsniveau er ikke nødvendigvis udtømmende, men udtryk for, at alle studierelaterede omkostninger i videst muligt omfang skal budgetteres og bogføres på omkostningssted 58x. Studielederen er ansvarlig for, at budgetterne holder på tværs af studienævnene. Såfremt det ikke er muligt at dække et eventuelt merforbrug inden for skole og studienævn, skal det dækkes ind af instituttet. Studieleder af deltidsuddannelse Skal udarbejde et samlet budget for afvikling af deltidsuddannelsen omfattende en full cost betragtning på omkostningssiden samt et indtægtsbudget for taxameterbetalinger og dermed en fastsættelse af deltagerbetalingen på baggrund af et forventet antal studerende. Budgettet skal godkendes af institutlederen. Omkostningssiden af full cost budgettet omfatter; o Lønomkostning; VIP og D-VIP (omkostningssted 511x) TAP (omkostningssted 52x) o Øvrig drift (omkostningssted 54x); Studierelaterede omkostninger, herunder lokaleleje, leje af eksamenslokaler samt leje af auditorier Alle følgeomkostninger til VIP, TAP og D-VIP, der kan henføres direkte til uddannelsen D-VIP (med undtagelse af eksterne lektorer, undervisningsassistenter og bedømmelse, der ansættes på 511x) Alle øvrige direkte henfør bare omkostninger til uddannelsen - eks. undervisningsmateriale og PR Administrationsbidrag til AAU Fælles og AUB Indirekte omkostninger overhead efter aftale med institutlederen
Delbudgetterne for omkostningssted 54x, skal omfatte den del af omkostningssiden, som bogføres på omkostningsstedet. Deltidsuddannelsernes organisatoriske placering på fakultetet er beskrevet og klarlagt i særskilt notat xx. Lederens daglige driftsøkonomiske ansvar De ledere, til hvilke budgettet er uddelegeret, har det daglige ansvar for; At der bogføres korrekt At budgettet overholdes At der foretages månedlige opfølgninger, herunder månedlig decentral lønkontrol At evt. væsentlige afvigelser afrapporteres til hhv. studieleder og institutleder At det af dekanen godkendte budget indtastes korrekt og rettidigt i de tilhørende økonomisystemer Det praktiske omkring bogføring, månedlige opfølgninger, decentral lønkontrol og indtastning i økonomisystemer kan uddelegeres til en betroet medarbejder. Alle delbudgetter skal fremsendes til Fakultetets Økonomicenter og godkendes af dekanatet som led i den samlede konsolidering af fakultetets budget. Der skal foreligge årlige delbudgetter for; Hvert institut, herunder eksternt finansierede projekter VIP og D-VIP løn (eksterne lektorer, undervisningsassistenter og bedømmelse) Hver skole Hvert studienævn Hver deltidsuddannelse Ph.d. skolen, herunder Delphi Fællesområdet Dekanens puljer, herunder den strategiske pulje og dekanens rådighedssum Fakultetssekretariatet, herunder kommunikation/pr Indtægtssiden i form af statslige midler, deltagerbetaling EVU og IT Vest midler Godkendt xx. februar 2015